GUÍA TÉCNICA PARA LA

ELABORACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN
JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA DEL
DISTRITO FEDERAL
Enero de 2017

Lic. Elvia Salas Guerrero, en funciones de Secretaria Ejecutiva en términos de la designación hecha por
el Presidente de esta Junta, Lic. Carlos Leonardo Madrid Varela, mediante oficio de fecha 18 de enero
de 2017, hago constar que las presentes 20 (veinte) fojas corresponden a la Guía Técnica para la
Elaboración de Manuales de Organización, mismo que fue aprobado por el Consejo Directivo de la Junta
de Asistencia Privada del Distrito Federal el día 18 de enero de 2017 en sesión ordinaria número 217,
mediante acuerdo 217/6. Las fojas a que se refiere esta certificación contienen mi rúbrica (__________)
en tinta verde.
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ÍNDICE

I. PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 3
II. DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................ 4
III. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN ....................................................................................... 6
IV. INTEGRACIÓN DEL MANUAL .................................................................................................. 6
1. PORTADA............................................................................................................................... 7
2. ÍNDICE ..................................................................................................................................... 8
I. PRESENTACIÓN................................................................................................................... 9
II. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN ............................................................................... 9
III. ATRIBUCIONES ............................................................................................................. 11
IV. MISIÓN VISIÓN Y VALORES (MISIÓN SÓLO MANUAL ESPECÍFICO) ............. 11
V. OBJETIVOS (INSTITUCIONALES O DEL ÁREA) ....................................................... 12
VI. ORGANIGRAMA (GENERAL O ESPECÍFICO) ........................................................ 13
VII. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS (SÓLO MANUAL
ESPECÍFICO) .............................................................................................................................. 13
VIII. APROBACIÓN................................................................................................................. 18
V. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA ...................... 19
VI. APROBACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA.................................................................................. 20

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I. PRESENTACIÓN

El propósito de esta Guía Técnica es contar con una metodología y criterios para la elaboración
de Manuales de Organización, atendiendo las disposiciones del Eje 5. “Efectividad, Rendición
de Cuentas y Combate a la Corrupción”, Área de oportunidad 1. “Mejora Regulatoria y
Simplificación Administrativa” del Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2013-
2018, mismo que establece como línea de acción el fortalecimiento de la planeación
gubernamental mediante mecanismos integrales y metodologías que permitan transitar a la
simplificación administrativa y a la mejora regulatoria en el Gobierno de la Ciudad de México.

En este contexto, la presente Guía se fundamenta en la “Guía Técnica y Metodológica para la

Elaboración e Integración de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la
Administración Pública del Distrito Federal”, la cual complementa, reconstruye e integra
nuevos elementos requeridos para el control, presentación y actualización de los manuales
como resultado de la experiencia y forma de trabajo de la Junta de Asistencia Privada del
Distrito Federal.

Esta guía considera seis apartados, el primer de ellos corresponde a esta presentación; el
segundo describe el concepto y clasificación del manual; el tercero contiene el marco jurídico
que sirve de base para su elaboración e incluye los ordenamientos normativos para su
creación, aplicación y desarrollo; el cuarto establece los criterios para la presentación y
elaboración de manuales, la metodología, los elementos, características y requisitos que
deben cumplirse; el quinto y sexto apartado señalan los criterios para la publicación de los
manuales.

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II. DISPOSICIONES GENERALES

Objetivo General

Orientar a los servidores públicos que intervienen en la elaboración de Manuales de

Organización de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal, estableciendo los criterios,
que permitan homologar su estructura, organización y operación.

Concepto de Manual de Organización

El Manual de Organización es un instrumento de trabajo y consulta que integra la presentación,

el marco jurídico de actuación, atribuciones, misión, visión, valores, objetivos institucionales,
organigrama así como los objetivos y funciones de las unidades administrativas.

Para efectos de esta Guía se entiende por:

a. Guía: Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización.

b. Junta: Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal.
c. Consejo: Consejo Directivo de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal.
d. Manual: Manual de Organización.
e. Ley: Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el Distrito Federal.
f. Reglamento: Reglamento de la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el
Distrito Federal.

Políticas

1. La Dirección Administrativa, a través de la Coordinación de Planeación y Procesos

Administrativos, proporcionará la asesoría técnica necesaria para la elaboración de los
manuales de organización.

2. Se elaborará un Manual General de Organización de la JAPDF y un Manual Específico

de Organización por cada una de las áreas que la integran.

3. El Manual General de Organización debe ser elaborado por la Dirección Administrativa.

4. Previo a la elaboración de los Manuales Específicos de Organización, será

indispensable que se cuente con el organigrama de la JAPDF debidamente aprobado
por el Consejo Directivo.

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5. Cada Manual Específico de Organización debe ser elaborado por el área
correspondiente y presentarse al Consejo Directivo para su aprobación por conducto
de la Dirección Administrativa.

6. La Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos podrá emitir

recomendaciones sobre el contenido de los manuales específicos.

7. La actualización de cada Manual se realizará cuando se efectúen cambios en el

organigrama derivados del crecimiento, compactación, distribución de funciones o por
modificación en funciones.

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III. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN

El marco jurídico de actuación que regula la elaboración de los manuales está definido en el:

REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

“Artículo 18.- Los Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los
titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados y
Órganos Político-Administrativos.

La adscripción y atribuciones de las unidades administrativas de apoyo técnico-

operativo, que no se establecen en este Reglamento, quedan establecidas en dichos
manuales. Estos manuales deberán ser remitidos a la Oficialía Mayor para su revisión,
dictamen y registro; cuando la Oficialía Mayor estime que en los citados manuales se
establecen atribuciones que afecten la esfera jurídica de terceros, los mismos se
sancionarán previa y adicionalmente por la Consejería Jurídica y de Servicios Legales.”

IV. INTEGRACIÓN DEL MANUAL

Los apartados que integrarán los manuales de organización, son los siguientes:

I. PRESENTACIÓN
II. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN
III. ATRIBUCIONES
IV. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
V. OBJETIVOS (INSTITUCIONALES O DEL ÁREA)
VI. ORGANIGRAMA (GENERAL O ESPECÍFICO)
VII. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS (SÓLO MANUAL ESPECÍFICO)
VIII. APROBACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

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1. PORTADA

Se refiere a la primera hoja, es la cubierta delantera del Manual y debe elaborarse en base a
las siguientes indicaciones:

• Colocar Logo de CDMX y de la

Junta, de conformidad con el
Manual de Comunicación e
Identidad Gráfica de la CDMX.

• Indicar Manual General de

Organización ó Manual
Específico de Organización
(área o Dirección)
• Mayúsculas, Arial 24,
interlineado sencillo.

• Asentar Junta de Asistencia

Privada del Distrito Federal
• Mayúsculas, Arial 20,
interlineado sencillo.

• Asentar únicamente el mes y

el año de elaboración del
manual.
• Mayúsculas, Arial 14,
interlineado sencillo.

• Asentar Número de sesión del

Consejo en que se autorice el
documento, acuerdo y fecha
de sesión.
• Estos datos se incorporan
después de autorizado
• Mayúsculas, Arial 10,
interlineado sencillo.

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2. ÍNDICE

En este apartado se debe relacionar los elementos contenidos en el Manual, que se identifican
por su orden de aparición y por la cantidad de páginas de conforman cada uno de los
elementos.

Se presenta el siguiente ejemplo para mejor comprensión: En encabezado:

• Colocar Logo de la CDMX y la
Junta, de conformidad con el
Manual de Comunicación e
Identidad Gráfica de la CDMX.
• Número de revisión
consecutivo y fecha de
revisión.
• El nombre del Manual ya sea
General de la Junta o
Específico de un área.

• Tabla de contenido con título

Arial, 14.
• El resto del Manual en Arial
11.

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I. PRESENTACIÓN

Se explica el contenido del Manual, su utilidad, los fines y propósitos generales que se
pretenden cumplir. Incluye información de cómo se integrará, quién, cómo y cuándo realizará
las actualizaciones y su trámite de autorización ante el Consejo Directivo.

Al elaborar la introducción, a efecto de facilitar su comprensión, se recomienda utilizar un

vocabulario sencillo.

Se deben incluir en el texto, en el orden que se mencionan, los siguientes puntos:

• Propósito y utilidad
• Síntesis del contenido
• Ámbito de aplicación
• Áreas que participaron en su elaboración
• Importancia de mantenerlo actualizado

II. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN

En este apartado se debe incluir los principales ordenamientos jurídico-administrativos

vigentes que fundamentan de manera específica el quehacer de la JAPDF o del área en
cuestión.

Debe evitarse la incorporación de normatividad que impacte a la JAPDF de forma secundaria

por ser parte de la administración pública de la Ciudad de México, por ejemplo aquella
relacionada con atribuciones genéricas, transparencia, archivo, entrega, recepción,
inventarios, materia procesal, entre otros.

Los ordenamientos deben enlistarse de acuerdo con la jerarquía normativa siguiente:

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Estatuto de Gobierno del Distrito Federal
 Leyes
 Códigos
 Reglamentos
 Decretos
 Acuerdos del Consejo Directivo
 Manuales y guías técnicas
 Circulares
 Oficios

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La redacción del marco jurídico de actuación debe considerar los siguientes aspectos:

Nombre
Nombre
completo del Fecha de Fecha de la
completo del
medio de publicación última reforma
ordenamiento
publicación

Para el caso de acuerdos, circulares y oficios, debe seguirse el orden cronológico en el que fueron
publicados.

• Enumerar los ordenamientos

jurídico-administrativos de
forma consecutiva.
• Incorporar subtítulos en
negrita para la división de la
normatividad.
• Arial 11, interlineado sencillo.

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III. ATRIBUCIONES

En este apartado se debe transcribir textualmente las atribuciones conferidas en la Ley de

Instituciones de Asistencia Privada para el Distrito Federal (LIAPDF) y su Reglamento, así
como las de otros instrumentos jurídico-administrativos.

• Redactar en mayúsculas el
nombre completo del
ordenamiento.
• Transcribir literalmente los
preceptos como lo establece
la normatividad.

IV. MISIÓN VISIÓN Y VALORES (MISIÓN SÓLO MANUAL ESPECÍFICO)

Misión:

Es la razón de ser del área y explica su existencia y debe de responder a lo siguiente:

• ¿Quiénes somos? o ¿Por qué existimos (cuál es nuestro propósito básico)?

• ¿Qué hacemos? o ¿Cuáles son nuestros servicios?
• ¿Para qué lo hacemos? o ¿Qué necesidades podemos satisfacer?
• ¿Para quién lo hacemos?
• ¿A través de qué lo hacemos?

Debe redactarse de manera breve y concisa para facilitar su entendimiento.

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Visión:

Representa el escenario altamente deseado y responde a las siguientes preguntas:

• ¿Qué y cómo queremos ser?

• ¿Qué deseamos lograr?
• ¿Qué percepción deseamos que se tenga de la Junta o el área?

Debe redactarse de manera breve y concisa para facilitar su entendimiento.

Valores:

Criterios objetivos que sirven para orientar, motivar y definir la actuación de la Junta o del área.

V. OBJETIVOS (INSTITUCIONALES O DEL ÁREA)

Objetivo:

Es el propósito que un área determinada pretende cumplir, especifica con claridad el qué, para
qué y la acción determinada que se debe realizar. Establecer objetivos significa predeterminar
qué se quiere lograr.

La redacción del objetivo debe cumplir con las siguientes reglas:

1. Que sea realizable, factible y viable.

2. Que sea específico y exacto, que no de lugar a diferentes interpretaciones.
3. Que sea factible de medición (mediante metas).

El objetivo de cada titular, debe estar alineado con el objetivo de su área.

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VI. ORGANIGRAMA (GENERAL O ESPECÍFICO)

Es la representación gráfica de las unidades que la conforman, refleja los niveles jerárquicos
y líneas de autoridad.

Para su elaboración se debe considerar lo siguiente:

 Cada casilla debe contener la denominación del puesto.

 El título del puesto debe ser escrito horizontalmente.
 No incluir los nombres de los servidores públicos.
 El tamaño de las casillas debe ser estandarizado, esto quiere decir que se deben dibujar
en dimensiones semejantes para representar cada unidad del área y con líneas de reporte
para identificar las relaciones entre ellas.
 El organigrama debe representar los niveles jerárquicos.
 Representar áreas de asesoría (staff), mediante líneas discontinuas.

VII. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS (SÓLO MANUAL

ESPECÍFICO)

En el Manual Específico se deben describir los objetivos y las funciones de cada uno de los
puestos que integran las unidades administrativas.

Objetivo

Los objetivos son los resultados que deben ser alcanzados, constituyen el propósito que se
pretende cumplir y especifica con claridad el qué y para qué se debe realizar una acción,
describe la finalidad a la que se orientan los recursos y los esfuerzos de un área para el
cumplimiento de una actividad institucional.

Consideraciones para su construcción:

 Debe ser claro en lo que se quiere lograr.
 Debe plantear un reto para el ocupante del puesto.
 Debe estar alineado con la misión y objetivos del área.
 Debe estar orientado a resultados.
 Debe ser factible, medible y conciso.
 Debe plantear un objetivo por cada unidad que integre al área.
 Debe iniciar con un verbo en infinitivo y se evitará el uso de adjetivos calificativos.

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Construcción del Objetivo

Verbo activo Un producto Una estratégia

•Debe comenzar con un •Debe indicar el "qué" se •Indica "cómo" alcanzar el

verbo en infinitivo que quiere lograr en un objetivo, estableciendo
delimite el alcance y área/tema de trabajo un enfoque y/o una
actuación del puesto de específico. dirección a seguir.
acuerdo con su nivel. •Debe coincidir con lo
planteado en la misión
del área

A continuación se presenta una tabla con algunos ejemplos de verbos que pueden facilitar la
construcción de los objetivos.

Mandos Directivos Mandos Medios Mandos Operativos

Administrar Aplicar Analizar
Determinar Desarrollar Orientar
Asegurar Diagnosticar Comparar
Concretar Conceptualizar Diseñar
Definir Crear Entregar
Establecer Especificar Examinar
Estructurar Explicar Interpretar
Evaluar Identificar Mostrar
Implementar Indicar Presentar
Impulsar Medir Registrar
Promover Optimizar Seleccionar
Trazar Organizar Sintetizar
Vigilar Proponer

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Funciones

Las funciones son el conjunto de actividades y tareas sustantivas realizadas sistemáticamente

por el puesto para alcanzar los objetivos deseados.

Las funciones debe ordenarse en razón de las etapas del proceso administrativo: planeación,
organización, dirección y control.

La redacción de las funciones debe iniciar con un verbo en infinitivo de forma veraz, breve,
clara y precisa.

Integración de las funciones

Verbo activo Actividad específica Propósito

• Debe redactarse en • Es la descripción • Debe especificar el

tiempo infinitivo y
expresar la función que
realiza el puesto en
términos de una
actividad específica
concisa de la actividad
que se realiza, sin
importar el papel que
tome el puesto en
cuestión.
motivo final por el cual
se realiza la función.
• El propósito debe crear
un vínculo claro entre
las funciones y los
objetivos de los
puestos.

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Las funciones asignadas a las unidades deben mantener congruencia con el nivel jerárquico.

PRESIDENCIA SECRETARÍA DIRECCIÓN DE COORDINACIÓN / JEFATURA

EJECUTIVA ÁREA SUBDIRECCIÓN DE DEPARTAMENTAL
ÁREA
Autorizar Asignar Asignar Actualizar Actualizar
Coordinar Atender Atender Analizar Analizar
Definir Autorizar Autorizar Aplicar Aplicar
Desarrollar Controlar Controlar Asignar Asignar
Dictaminar Coordinar Coordinar Controlar Controlar
Dirigir Definir Definir Coordinar Coordinar
Establecer Desarrollar Desarrollar Evaluar Evaluar
Evaluar Determinar Determinar Formular Formular
Instruir Difundir Difundir Implantar Implantar
Organizar Dirigir Dirigir Informar Informar
Planear Diseñar Diseñar Integrar Integrar
Programar Establecer Establecer Investigar Investigar
Promover Evaluar Evaluar Orientar Orientar
Proponer Implantar Implantar Participar Participar
Resolver Organizar Organizar Plantear Plantear
Vigilar Planear Programar Proponer Proponer
Programar Proponer Recabar Recabar
Promover Resolver Registrar Registrar
Proponer Verificar Resguardar Resguardar
Resolver Vigilar Reportar Reportar
Verificar Solicitar Solicitar
Vigilar Supervisar Supervisar
Tramitar Tramitar
Vigilar Vigilar

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Por cada puesto, las hojas en donde se detallen los objetivos y funciones deben ser firmadas
tal y como se muestra en la siguiente ilustración:

• Nombre completo de la
persona.
• Nombre del puesto

El personal que elabora, revisa y autoriza se marca en la siguiente tabla:

Elabora Revisa Autoriza

Persona que ocupa el puesto, o el Secretario Ejecutivo, Director, Presidente, Secretario
jefe inmediato si el puesto está Coordinador o Jefe de Ejecutivo o Director del área.
vacante. Departamento del área.

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VIII. APROBACIÓN

La hoja de aprobación del Manual, debe contener el nombre completo de los integrantes del
Consejo Directivo, el número de sesión y la fecha, tal y como se muestra en el siguiente
ejemplo:

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V. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA GUÍA

TÉCNICA

Elabora: Revisa: Autoriza:

Ing. César Zayas Gutiérrez Ing. José Antonio Magdaleno Lic. Carlos Leonardo Madrid
Jefe de Departamento de Velasco Varela
Control de Gestión Estratégica Director Administrativo Presidente

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VI. APROBACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA
SESIÓN 217 ORDINARIA CELEBRADA EL 18 DE ENERO DE 2017

LIC. CARLOS LEONARDO MADRID VARELA LIC. ELVIA SALAS GUERRERO

Presidente Directora Jurídica de la JAPDF, quien firma en suplencia, por ausencia del
Secretario Ejecutivo de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal
con fundamento en los artículos 82 fracciones I, IX, XV y último párrafo, y
83, fracciones IV y V de la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para
el Distrito Federal, y 73 de su Reglamento, así como en la Regla 14.4 de las
Reglas de Operación de las Sesiones del Consejo Directivo de la Junta de
Asistencia Privada del Distrito Federal.

DRA. ELENA MAGALY SALGADO GUERRERO LIC. LORENA MIGOYA MASTRETTA

Suplente del Secretario de Desarrollo Social de la Ciudad Suplente de la Secretaria de Gobierno de la Ciudad de
de México México

LIC. CARLOS MAURICIO MEDINA GÓMEZ MTRA. MÓNICA ANGÉLICA ÁVILA TORRES
Suplente del Secretario de Finanzas de la Ciudad de Suplente del Director General del Sistema para el
México Desarrollo Integral de la Familia de la Ciudad de México

MTRA. MA. ESTELA MEDINA ACOSTA LIC. JULIO CESAR HERNÁNDEZ SÁNCHEZ
Consejera Representante del rubro de Discapacidad y Suplente del Secretario de Salud de la Ciudad de México
Rehabilitación

DR. JOSÉ ANTONIO GERARDO EZQUERRA ING. JORGE LUIS PÉREZ LERMA
GONZÁLEZ Consejero Representante del rubro de Niñas, Niños y
Consejero representante del rubro de Adolescentes
Educación, Cultura y Desarrollo Comunitario

LIC. MA. LEONOR MÓNICA VAN DER VLIET CAMPERO SRA. MARÍA DEL PILAR SERVITJE DE MARISCAL
Consejera Representante del rubro de Personas Mayores Consejera del rubro de Salud y Adicciones

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