Código:GCC-GH-FT-17

Versión: 0
FORMATO PARA ENTREGA DE CARGOS
Fecha:27 DE AGOSTO DEL 2019

Área o cargo: Auxiliar De Gestión Humana

Motivo de la entrega de cargo: renuncia____ rotación ___ vacaciones ____ licencia X otro ____________________
Quien entrega el cargo: Angela Xiomara Pérez Ramírez Quien recibe el cargo: Rudy Yileny Rinta López
Fecha: 1 de Septiembre 2019
ENTREGA DE ACTIVOS

ELEMENTOS DE TRABAJO ESTADO QUIEN ENTREGA QUIEN RECIBE

FUNCIONES A DESEMPEÑAR:
 Atender y tramitar cuando haya lugar, las solicitudes relacionadas con el área, de forma personal
o telefónica
 Apoyar la ejecución de los procesos de gestión humana y cumplir con las responsabilidades
definidas en el mapa de procesos del área de forma precisa y adecuada.
 Cumplir con los estándares administrativos de calidad y servicios definidos por el coordinador de
área
 Participara en las reuniones de grupo de trabajo para el diagnóstico y planes de mejoramiento.
 Elabora distintas comunicaciones del área, relacionadas con ingresos, retiros, certificaciones,
descargos, permisos y en general todas aquellas que sean solicitadas por el jefe de área
 Realizar mensualmente el proceso de novedades (ingresos, retiros, incapacidades, vacaciones,
sanciones) y entrega a tesorería y coordinador de gestión humana
 Administra las hojas de vida del personal activo, controlando el archivo de los documentos según
check list.
 Tramita todas las afiliaciones requeridas para el ingreso de nuevos trabajadores a la empresa y
revisa la documentación necesaria para este propósito con apoyo del área HSE.
 Coordina con las cajas de compensación familiar la prestación de servicios oportunos a los
trabajadores.
 Coordina la toma de exámenes ingreso, egreso, periódicos
 Soporta auditorias de las operadoras Parex, Frontera, Arl en cuanto al proceso Gestión Humana
 Elabora estadísticas e indicadores del Sistema integrado de gestión en el proceso Gestión
Humana
 Realiza y verifica las acciones correctivas de los hallazgos encontrados en las diferentes
auditorias
 Hacer el trámite y control de radicación de incapacidades
 Realiza el Registro y estadísticas de ausentismo
 Diligencia los contrato de trabajo y demás documentos para el ingreso de personal
 Responsable de controlar y hacer seguimiento el sistema de gestión al interior de su proceso.

RESPONSABILIDADES DERIVADAS DEL CARGO

 Responder a las solicitudes realizadas por parte de quienes lo requieran y que correspondan al área de gestión humana o
tengan incumbencia con la misma. Generalmente dichas solicitudes vienen por parte de los jefe directos (documentación,
información de personal, alistamiento de auditoria, redacción de documentos o cartas alternos o personales), por parte de los
colaboradores (certificaciones laborales, desprendibles de pago, solicitudes de permisos, solicitudes de afiliaciones de
familiares, solicitudes de vacaciones entre otras.) por parte de asesores (documentación de la empresa, rut, cámara de
comercio, certificaciones bancarias, referencias comerciales etc, según lo requieran y se autorice).
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 Realizar las certificaciones laborales solicitadas por los colaboradores: para ello siempre se debe preguntar para que la
requieren, generalmente para pasar en las viviendas a los arrendatarios, para pasar en los jardines o colegios de los hijos,
para pasar otras hojas de vida por otro lado, o para préstamo, en este último caso debe incluir el salario, se debe tener en
cuenta la información que aparece en la base de datos de personal por cargos para realizar la certificación, donde se
evidencia el nombre completo, numero de cedula, lugar de expedición fecha de ingreso, cargo, salario(el salario se anexa
únicamente cuando se requiera para bancos, préstamos y se realiza la solicitud de certificado de ingresos y retenciones al
contador con autorización de la Jefe Ana; esto generalmente para el caso de conductores ya que se anexa en la certificación
un valor de bonificación aproximado el cual se saca de ahí dividiendo en 12 el valor que aparece como otros pagos.)
 Realizar Ingresos de personal: Se reciben las hojas de vida según la necesidad existente de la vacante, (generalmente los
jefes las traen o van llegando eventualmente) si en el momento no hay vacantes abiertas se informa a quien traiga la hoja de
vida que en el momento no hay pero que si desea la puede dejar para tenerla en cuenta cuando se habrá la vacante; en el
momento que los jefes autoricen para contratación se procede a realizar el análisis y la revisión de las hojas de vida teniendo
en cuenta lo siguiente:
1) se verifican las referencias tanto personales, como laborales, llamando a cada uno de los números que aparezcan en la
hoja de vida y así mismo se verifican los certificados de estudios (generalmente los que presentan del SENA para verificar su
veracidad) y demás que tenga adjuntos en la hoja de vida.
2) se verifican las referencias de antecedentes disciplinarios ingresando a las páginas de la policía, contraloría y procuraduría
y se descarga el certificado de antecedentes con el número de cedula de la persona.
3) se verifica y descarga certificado de las paginas SIMIT donde se revisan las infracciones de tránsito, RUNT donde se
verifica la vigencia del pase y SISCONMP donde se verifica la vigencia y veracidad del carnet de transporte de mercancías
peligrosas (este último aplica únicamente para conductores).
4) en el caso de los conductores la hoja de vida debe traer adicional carnets vigentes de mecánica básica, manejo defensivo,
primeros auxilios, control de incendios, mercancías peligrosas, trabajo seguro en alturas.
5) Se realiza la verificación de los sistemas de seguridad social en los que se encuentre para poder realizar las respectivas
afiliaciones. Para verificar en que EPS se encuentra el colaborador, se ingresa a la página de ADRES y ahí se ingresa el
número de cedula y el código que aparezca en la imagen, ahí nos arrojan la EPS y el estado en que se encuentra si está
activo o retirado, en cualquiera de los dos casos se debe afiliar a la EPS que aparezca ahí independientemente el estado y ya
si desea cambiar de EPS se hace la gestión después pero inicialmente siempre se afilia a la que le aparezca en el ADRES.
Para llevar a cabo las afiliaciones a EPS se realiza por medio de las asesoras que a continuación se mencionan:
MEDIMAS: Asesora Carolina cel:311 859 21 22 correo: carolinaparra.asesoramedimas@gmail.com
NUEVA EPS: Asesora Ruby

PROHIBICIONES
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De acuerdo a lo anterior la persona que recibe el cargo certifica que ha sido entregado el puesto de trabajo para el desarrollo
normal que requiere la empresa.

En constancia firman:
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Quien entrega_______________ Quien recibe_____________________
Firma y cedula firma y cedula