Maja01 02 02

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)
MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
OBJETIVO: Celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos necesarios para la contratación que se realice en la Administración Central del Mu
validación para garantizar la transparencia en los procesos contractuales.
ALCANCE: Inicia con la elaboración y perfeccionamiento del contrato, incluyendo la supervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.
INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE

PLANEAR
Planear las actividades para el seguimiento técnico,

Minuta de contrato y/o aceptación de Profesional asignado de administrativo, financiero, contable, y jurídico con el
Supervisor y/o intervetor
la oferta Equipo de Contratación propósito de garantizar el cumplimiento del objeto
del contrato
Minuta de contrato y/o aceptación de Profesional asignado grupo de

Equipo de Contratación Legalizar el contrato
la oferta contratación
HACER
Profesional asignado grupo de

Solicitud de modificaciòn Equipo de Contratación Modificar contrato
contratación
VERIFICAR
Contrato legalizado y publicado Profesional asignado grupo Seguimiento a la ejecución del contrato y/o
Supervisor y/o Interventor
SECOP de contratación aceptación de la oferta
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del Alcalde.
1 de 108


Entes de control internos y Director (a) direcciòn desarrollo

Informes de auditorìa Subsanar hallazgos
externos administrativo.
ACTUAR
Informe de Supervisiòn / solicitud de Profesional asignado grupo de

Supervisor y/o Interventor Aplicar sanciones
aplicaciòn de sanciòn contratación
MECANISMOS DE MEDIC
PUNTOS DE CONTROL OPERATIVO
(INDICADORES DE GEST
Véase el Formato Plan de Control

No Aplica
codigo MEDE01.05.02.18.P01.F16.
RECURSOS REQUISITOS DE LA NORMATECNICA DE CALIDAD
RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA
4.1. Requisitos Generales

4.2. Gestión Documental
5.2. Enfoque al Cliente
Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación
7.2por cualquier relacionados
Procesos medio, sin previacon
autorización
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del Alcalde.
el cliente 2 de 108
7.4. Adquisición de Bienes y Servicios


Espacio físico adecuado 4.1. Requisitos Generales

Ordenador del Gasto Muebles de oficina 4.2. Gestión Documental
Asesor Equipos de cómputo 5.2. Enfoque al Cliente
Profesionales Especializado Red de datos 7.2 Procesos relacionados con el cliente
Profesionales Universitario Acceso a Internet 7.4. Adquisición de Bienes y Servicios
Técnico Software de uso general y específico
Auxiliar Administrativo Teléfonos
Impresoras
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del Alcalde.
3 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F11
GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
SISTEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2
ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
os para la contratación que se realice en la Administración Central del Municipio de Santiago Cali, através de su revisión y
ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.
USUARIOS Y/Ó GRUPOS DE

PRODUCTOS
INTERÉS
Todos los procesos de la

Acta de Inicio admnistraciòn central municipal y
Contratista
Usuarios y grupos de interes

Contrato legalizado y publicado Secop
internos y externos
Contrato modificado y publicado Usuarios y grupos de interes

Secop internos y externos
Informe de Supervisiòn Ordenador del gasto
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del Alcalde.
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MEDE01.05.02.18.P01.F11

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
Entes de control internos y

Plan de mejoramiento
externos
Comunicación a las entidades de

control, Procuraduría, al RUP y Usuarios y grupos de interes
SECOP, el acto administrativo internos y externos
sancionatorio.
MECANISMOS DE MEDICION
(INDICADORES DE GESTION)
No Aplica
DOCUMENTOS RELACIONADOS
No Prohibida
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MEDE01.05.02.18.P01.F11

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
No aplica
Página
del Alcalde.
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DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

Y/O GRUPOS DE INTERÉS

Insumos Características del Insumo
Determinación de proveedor seleccionado, valor de compra

Minuta de contrato y/o aceptación de la oferta Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos
Fechas de entrega, debe ser utilizado el formato establecido
Detalle de solicitud de modificación, valor, tiempo

Solicitud de modificaciòn
Autorización de modificación
Documento donde se fijan el objeto, plazo, cuantía, forma de pago, garantías, obligaciones de las partes,
resolución de conflictos, liquidación, y en general, las reglas que rigen la naturaleza del contrato celebrado.
Contrato legalizado y publicado SECOP Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos
Fecha de inicio de ejecución, número de entregables, responsabilidades de las partes
Numeración, fecha de publicación.
Identificación de hallazgos, observaciones

Informes de auditorìa Formato establecido por Manual de Calidad
Implementación de acciones, tiempos y responsables
Formato establecido en Manual de Calidad, detalle de las acciones propias de la supervisión

Informe de Supervisiòn / solicitud de aplicaciòn de
Determinación de cumplimiento de entregables, requerimientos, modificaciones
sanciòn
Detalle de los informes recibidos del proveedor, fechas de entrega
Producto Características del Producto
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DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

Y/O GRUPOS DE INTERÉS

Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la fecha de

iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si así se
pactó en el contratoDocumento en el cual se establecen aspectos basicos para dar inicio al contrato. En este
Acta de Inicio
se identifican los siguientes aspectos: Numero de contrato, Fecha de inicio de ejecución, contratante,
contratista, valor y plazo , Cronograma de ejecución Detalle de entregables, responsables Definición de
alcance, actividades específicas.
Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos

Contrato legalizado y publicado Secop Fecha de inicio de ejecución, número de entregables, responsabilidades de las partes
Numeración, fecha de publicación
Condiciones y detalle de bienes, obras o servicios modificados

Fecha de contrato, número de entregables modificados, responsabilidades de las partes modificados,
Contrato modificado y publicado Secop
indicación de garantías modificadas
Numeración, fecha de publicación
Formato establecido en Manual de Calidad, detalle de las acciones propias de la supervisión

Informe de Supervisiòn Determinación de cumplimiento de entregables, requerimientos, modificaciones
Detalle de los informes recibidos del proveedor, fechas de entrega, Cronograma de ejecución
Determinación del tipo de acción, relación de actividades

Plan de mejoramiento
Asignación de responsables y fechas de ejecución
Detalle de sanción e historial de seguimiento

Comunicación a las entidades de control, Procuraduría,
Fechas de audiencias, comunicados, observaciones, respuestas
al RUP y SECOP, el acto administrativo sancionatorio.
Documentación del proceso
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MEDE01.05.02.18.P01.F12
SISTEDA, SGC y MECI)
VERSIÓN 2
S Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

FECHA DE ENTRADA
GRUPOS DE INTERÉS EN VIGENCIA
23/dic/2014
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
Proveedores
Profesional asignado de Equipo de Contratación
Equipo de Contratación
Profesional asignado grupo de contratación
Entes de control internos y externos
Clientes y/o Grupos de Interés
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MEDE01.05.02.18.P01.F12
SISTEDA, SGC y MECI)
VERSIÓN 2
S Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

FECHA DE ENTRADA
GRUPOS DE INTERÉS EN VIGENCIA
23/dic/2014
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
Todos los procesos de la admnistraciòn central municipal y

Contratista
Usuarios y grupos de interes internos y externos
Ordenador del gasto
Entes de control internos y externos
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Alcalde.
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(SISTEDA , SGC y MECI)
DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: MODIFICACION CONTRATO. VERSION 1
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE
Viene del procedimiento Formalización, Legalización y

Supervisión (MAJA01.02.02.18.P06)
Elaborar solicitud de modificación (prórroga, adición,

suspensión, cesión o modificación de cláusula) de un
contrato o convenio sustentado en
1
MAJA01.02.02.18.P06.F02- Informe de supervisión del
contrato (Informe parcial de supervisión/interventoría) o
acta de seguimiento a la ejecución del contrato.
Analizar la solicitud y sustentación para determinar si la

encuentra ajustada a las cláusulas del contrato o
convenio y a la normatividad vigente, encontrando que
2 es procedente
(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de

Control MEDE01.05.02.18.P01.F16
Realizar las modificaciones de

los contratos suscritos por la
Página
del Alcalde.
11 de 108
entidad, según los
Realizar la Modificación
1 requerimientos recibidos y Ordenador del gasto
Contrato
aprobados, de acuerdo con la
normatividad legal vigente y
requisitos previstos para ello.

CARGO
RESPONSABLE
4 Verificar si Implica adición presupuestal o traslado

entidad, según los
1 requerimientos recibidos y Ordenador del gasto Continuar MAHP03.05 Gestión Presupuestal/
Contrato
aprobados, de acuerdo con la MAHP03.05.02 Ejecución Presupuestal /
normatividad legal vigente y 5
MAHP03.05.02.18.P01 Modificaciones presupuestales
requisitos previstos para ello. de ingresos y gastos (adición, reducción y traslado)
Proyectar el documento de modificación (prórroga,

6 adición, suspensión, cesión o modificación de cláusula)
para la firma de las partes
Revisar la modificación del contrato, verificando los

7
datos contenidos y autorizar la remisión al contratista.
Página
del Alcalde.
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entidad, según los SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
1 requerimientos recibidos y Ordenador del gasto (SISTEDA , SGC y MECI)
Contrato
aprobados, de acuerdo con la
normatividad legal vigente y
requisitos previstos para ello. DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

CARGO
RESPONSABLE
Entregar modificación al Contratista y una vez firmado

8
por este lo envía al ordenador del Gasto competente
9 Firmar modificación y devolver para su publicación
Publicar modificación formalizado en SECOP una vez

ha sido suscrito por el contratista y archiva original en
la carpeta del Contrato, comunicándole al Supervisor/
Interventor por medio de correo electrónico.
10 NOTA: En el caso de contratos de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión con
personas naturales cuya duración sea mayor a un mes
debe notificar estas modificaciones a la al
Garantizar que las
Supervisor/Interventor designado
modificaciones de los contratos Profesional asignado
2 Publicar modificación
suscritos por la entidad, sean Oficina Jurídica
publicados en debida forma
Página
del Alcalde.
13 de 108

Garantizar que las
modificaciones de los contratos Profesional
CARGOasignado
2
N° Publicar modificación
ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
suscritos por la entidad, sean Oficina Jurídica
RESPONSABLE
publicados en debida forma
Volver a procedimiento MAJA01.02.02.18.P06

11
"Formalización, legalización y supervisión"
Fin
Página
del Alcalde.
14 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15
DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA , SGC y MECI) VERSIÓN 2
EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P07
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA
INICIO

de contrato
NO
Líder del equipo de
X 1
contratación
SI
Página
del Alcalde.
15 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
Supervisor y/o Interventor NO

de contrato 6
SI
Responsable asignado
dependencia requirente
Profesional asignado de
Equipo de Contratación 2
Líder de Equipo de
Contratación
Página
del Alcalde.
16 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
Profesional asignado de
Equipo de Contratación
A
Ordenador del gasto
Responsable SECOP
Página
del Alcalde.
17 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
Profesional asignado
Oficina Jurídica
Página
del Alcalde.
18 de 108

PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1
CARGO
RESPONSABLE
Inicio
Viene del procedimiento Formalización,

1 Legalización y Supervisión
(MAJA01.02.02.18.P06)
Elaborar comunicación escrita solicitando al

2
contratista el cumplimiento y las explicaciones
Verificar si el contratista da respuesta a la

3 solicitud de explicaciones por incumplimiento de
contrato
Analizar documentación recibida y determinar si

4
Dar inicio a las tareas relativas inicia procedimiento sancionatorio o no
Recibir motivación del Supervisor y/o
1 a la sanción por incumplimiento
incumplimiento Interventor de contrato
del contrato
Página
del Alcalde.
19 de 108

CARGO
Dar inicio a las tareas relativas RESPONSABLE
Recibir motivación del Supervisor y/o
1 a la sanción por incumplimiento
incumplimiento Interventor de contrato
del contrato
Definir si es procedente dar inicio al proceso
5
sancionatorio
Informar ordenador del gasto del presunto

6
incumplimiento
Analizar documentación recibida y determinar si

inicia procedimiento sancionatorio o no; o
adoptar otra medida administrativa
7
(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de

Control MEDE01.05.02.18.P01.F16
Página
del Alcalde.
20 de 108

CARGO
RESPONSABLE
Elaborar comunicado de citación al contratista

incumplido y comunicado a la aseguradora
8 cuando fuere el caso, según normatividad
vigente, en el cual se fija fecha y hora para
adelantar la audiencia;
Firmar comunicado de citación al contratista

10
incumplido y comunicado a la aseguradora
Realizar audiencia conforme a la normatividad

11
vigente, garantizando el debido proceso
Determinar si existe merito para sancionar al

12
contratista
Velar porque la parte

Garantizar debido proceso presuntamente incumplida
2 Ordenador del gasto
al contratista tenga la posibilidad de
justificarse o no
Página
del Alcalde.
21 de 108

CARGO
RESPONSABLE
Garantizar debido proceso presuntamente incumplida Recibir en la misma audiencia recurso de
al contratista tenga la posibilidad de reposición, si el contratista o la aseguradora lo
justificarse o no interpusiere. Si no lo interpone, se finaliza
13
audiencia.
Se suscribe MAJA01.02.02.18.P08.F01- Acta de
audiencia sancionatoria
14 Verificar si se interpone recurso de reposición
15 Analizar recurso de reposición interpuesto
Resolver recurso de reposición aclarando,

16 confirmando (SI) o revocando (NO) el acto
administrativo y se notifica en estrados.
Página
del Alcalde.
22 de 108

CARGO
RESPONSABLE
17 Finalizar Audiencia, expedir acto administrativo

sancionatorio y se notifica en estrados.
Archivar la documentación del proceso en

18 carpeta, verificando la existencia de toda la
documentación del proceso.
Volver a procedimiento MAJA01.02.02.18.P06"

19
Formalización, legalización y supervisión"
justificarse o no
Página
del Alcalde.
23 de 108

CARGO
Velar porque la parte RESPONSABLE
justificarse o no
Elaborar acto de cesación de procedimiento con
20
la notificación en estrados; y remitir a las partes.
Comunicar el acto administrativo en firme a las

21 entidades de control, Procuraduría, Cámara de
Comercio (RUP) y publicar en SECOP.
Comunicar al contratista la decisión adoptada en

22 audiencia, si este no compareciera a la
audiencia.
Página
del Alcalde.
24 de 108

CARGO
RESPONSABLE
Archivar la documentación del proceso en

23 carpeta, verificando la existencia de toda la
documentación del proceso.
Garantizar que la información
generada quede debidamente
Líder de Equipo de
3 Archivar el proceso archivada, dándose continuidad
Contratación
al procedimiento de legalización
y supervisión del contrato
Volver a procedimiento MAJA01.02.02.18.P06"
24
Formalización, legalización y supervisión"
Fin
Página
del Alcalde.
25 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
NO
5
SI
Supervisor y/o
Interventor de contrato
Página
del Alcalde.
26 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
Supervisor y/o CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE Interventor de contrato
CARGO
OPERATIVO TAREA
NO
3 20
SI
NO
20
X Ordenador del gasto
SI
A
Página
del Alcalde.
27 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
Oficina Jurídica
Ordenador del gasto
Ordenador de gasto
supervisor
NO
Ordenador del gasto 20
SI
Página
del Alcalde.
28 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA SI
Oficina Jurídica
NO
Profesional asignado 16
Equipo de contratación SI
Equipo de contratación
NO
14 20
Ordenador del gasto
SI B
Página
del Alcalde.
29 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
B
Ordenador del gasto
Líder del equipo de

contratación
de Equipo de
Contratación
Página
del Alcalde.
30 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
Profesional asignado 7
Oficina Jurídica 12
16
Líder de Equipo de
Contratación
Líder de Equipo de C
Contratación
Página
del Alcalde.
31 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
OPERATIVO TAREA
C
Líder de Equipo de
Contratación
Líder de Equipo de
Contratación
Página
del Alcalde.
32 de 108
(SISTEDA, SGC y MECI) VER
DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE

GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1
PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL
Inicio
Consolidar toda la información general requerida para ejercer

la actividad de supervisión: CDP, análisis del sector, estudios
previos, pliego de condiciones, oferta, contrato, convenio,
Designar el supervisor para el Secretario de 1
orden de aceptación de oferta u orden de compra, ficha
seguimiento técnico, Despacho, Director
1
Designar e informar
administrativo, financiero, de Departamento
técnica, RPC, garantías, aprobación de las garantías, entre
al supervisor otros - MAJA01.02.02.18.P07.F11
contable y jurídico del objeto Administrativo,
del contrato. Director Técnico
Designar el(los) supervisor(es) y hacer entrega de toda la

información general del contrato, convenio, orden de
2 aceptación de oferta u orden de compra requerida para
ejercer la actividad de supervisión mediante formato
Designación de Supervisor - MAJA01.02.02.18.P09.F01
Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración por cualquier medio, sin previa
pagina 33 de 108
autorización del Alcalde.


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Verificar si se cumplen los requisitos de legalización y

ejecución: RPC, contrato, convenio, orden de aceptación de
oferta u orden de compra suscrito, garantías y ARL si aplican
3 y demás requisitos establecidos, para dar incicio al periodo X
de ejecución.
(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de Control

Realizar la revisión Garantizar que se cuenta con MEDE01.05.02.18.P01.F16
de los documentos los todos los documentos
Supervisor y/o Informar al equipo estructurador del proceso y al contratista
2 requeridos para el requeridos en la normativa
Interventor
inicio de la ejecución aplicable para ejercer la el incumplimiento de lo(s) requisitos de ejecución y
4
del contrato supervisión del contrato legalización del contrato, convenio, orden de aceptación de
oferta u orden de compra
pagina 34 de 108


Realizar la revisión Garantizar que se cuenta con
PROCEDIMIENTO: Supervición
de los documentos - Versión
los todos 1
los documentos
Supervisor y/o
2 requeridos para el requeridos en la normativa
Interventor PUNTO
inicio de la ejecución aplicable para ejercer la CARGO
N° ACTIVIDADES
del contrato OBJETIVO DE LA
supervisión del ACTIVIDAD
contrato N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL
Subsanar los requisitos de ejecución y legalización del

5 contrato, convenio, orden de aceptación de oferta u orden de
compra
Verificar si trata de una compra a través de la tienda virtual

6
del ente competente a nivel nacional.
pagina 35 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Verificar si en los documentos precontractuales del proceso

7 de contratación se estableció la necesidad de elaborar Acta
de Inicio
8 Elaborar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02.
Verificar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02

9
conjuntamente con el contratista.
Gestionar el acta de Legalizar el inicio de la Supervisor y/o

3
inicio ejecución del contrato Interventor
pagina 36 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Realizar los ajustes requeridos en el Acta de Inicio -

10
Gestionar el acta de Legalizar el inicio de la Supervisor y/o MAJA01.02.02.18.P09.F02
3
Firmar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02

11
conjuntamente con el contratista.
pagina 37 de 108

Gestionar el acta de
MACROPROCESO: Legalizar
GESTIÓN el inicioADMINISTRATIVA
JURÍDICO de la Supervisor y/o
3
PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Publicar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02 de

12 acuerdo a los lineamientos establecidos por el ente
competente a nivel nacional
Verificar dentro del tiempo establecido en la normativa

13
vigente si se realizó la publicación del acta de inicio
Solicitar la publicación de forma inmediata del Acta de Inicio -

14
MAJA01.02.02.18.P09.F02
pagina 38 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Remitir el Acta de Inicio para su archivo en el expediente

15 contractual, conforme a los lineamientos del proceso Gestión
Documental MAGT04.03
Verificar si en el contrato, convenio, orden de aceptación de

16 oferta u orden de compra se fija anticipo como forma de
Verificar las condiciones de pago
Verificar condiciones pago del contrato con el fin de Supervisor y/o
4
de pago del contrato aplicar los tramites necesarios Interventor
del anticipo
Continuar procedimiento MAJA01.02.02.18.P11
17
"Tramitar anticipo"
pagina 39 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Realizar seguimiento a la ejecución del contrato, convenio,

18
orden de aceptación de oferta u orden de compra
Verificar si se requiere realizar modificaciones al contrato,

19
convenio, orden de aceptación de oferta u orden de compra
pagina 40 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL

20
"Modificación contrato"
21 Verificar si se presentan posibles incumplimientos
Realizar seguimiento detallado Verificar si se trata de una compra realizada a través de la

Realizar la 22
Supervisión e
del objeto contractual para
Supervisor y/o
tienda virtual del ente competente a nivel nacional
6 verificar el cumplimiento de las
Interventoría del Interventor
obligaciones derivadas del
objeto del contrato
mismo
Aplicar el procedimiento establecido por el ente competente
23
a nivel nacional
pagina 41 de 108


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES,
Realizar OBRAS
seguimiento Y SERVICIOS
detallado
Realizar la
del objeto contractual para
SupervisiónCONTRACTUAL
SUBPROCESO: e Supervisor y/o
6 verificar el cumplimiento de las
Interventoría del Interventor
objeto del contrato
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión
mismo 1
PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL

24
"Sancionatorio".
Recibir los bienes, obras o servicios detallados en los

25 documentos del contrato, convenio, orden de aceptación de
oferta u orden de compra
Verificar si las especificaciones, la calidad y la cantidad de

los bienes, obras y servicios entregados cumplen con lo
26
establecido en los detalles del contrato, convenio, orden de
aceptación de oferta u orden de compra.
pagina 42 de 108
objeto del contrato
mismo



PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Solicitar al contratista el cumplimiento de los requisitos

27 establecidos en los documentos del contrato, convenio,
orden de aceptación de oferta u orden de compra.
Recibir el informe parcial o final de actividades y los soportes

28
requeridos por parte del contratista
Verificar si el informe parcial o final de actividades y los

soportes entregados por el contratista cumplen los requisitos
29 y están completos X

MEDE01.05.02.18.P01.F16
Solicitar al contratista el ajuste en el informe parcial o final de

30 actividades o la subsanación de los documentos para el
cumplimiento de los requisitos
pagina 43 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Elaborar y firmar el informe de supervisión en el formato que

corresponda:
MAJA01.02.02.18.P09.F03 - Informe parcial y/o final de
supervisión de contrato
31 MAJA01.02.02.18.P09.F04 - Informe parcial y/o final de
supervisión Contrato de prestación de servicios y apoyo a la
gestión persona natural
MAJA01.02.02.18.P09.F05 - Informe de supervisión contrato
de obra o interventoría
Remitir al procedimiento Radicación de Cuentas por Pagar a

Proveedores y Acreedores Financieros y Bienes y Servicios
Garantizar que se cumplan los 32
Realizar los trámites requisitos establecidos en el - MAHP03.03.01.18.P11 del Subproceso MAHP03.03.01-
Supervisor y/o Contabilización para continuar con el trámite de pago
7 para la aprobación Contrato, Convenio o
Interventor
de los pagos Aceptación de oferta para la
aprobación de los pagos
pagina 44 de 108


Garantizar que se cumplan los
Realizar los trámites requisitos establecidos en el PUNTO
Supervisor
CARGOy/o
7 para
N° la aprobación OBJETIVO
ACTIVIDADES Contrato,
DEConvenio o
LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
Interventor
RESPONSABLE
de los pagos Aceptación de oferta para la CONTROL
aprobación de los pagos
Publicar el MAJA01.02.02.18.P09.F03 - Informe parcial y/o

final de supervisión de contrato
MAJA01.02.02.18.P09.F04 - Informe parcial y/o final de
supervisión Contrato de prestación de servicios y apoyo a la
33
gestión persona natural
MAJA01.02.02.18.P09.F05 - Informe de supervisión contrato
de obra o interventoría de acuerdo a los lineamientos
establecidos por el organismo competente a nivel nacional
Remitir al profesional encargado del archivo la

documentación del informe parcial o final con los respectivos
34 anexos para su archivo en el expediente contractual,
conforme a los lineamientos del proceso Gestión Documental
MAGT04.03
pagina 45 de 108
Garantizar que se cumplan los
Realizar los trámites requisitos establecidos en el
Supervisor y/o
7 para la aprobación Contrato, Convenio o
Interventor
de los pagos Aceptación de oferta para la
aprobación de los pagos SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Verificar si se culminó la ejecución del contrato, convenio,

35
orden de aceptación de oferta u orden de compra
Continuar con el procedimiento Evaluación del Contratista -

36
MAJA01.02.03.18.P02
Fin
pagina 46 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2
DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
pagina 47 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
SI
Supervisor y/o 6
interventor
NO
Supervisor y/o
interventor
pagina 48 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso A
A
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del NO
Proceso 3
SI
pagina 49 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Profesional (rol NO
jurìdico) Equipo 16
Estructurador del
Proceso
SI
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso
SI
Supervisor y/o
interventor
NO
pagina 50 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
NO
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Supervisor y/o
interventor
B
pagina 51 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
B
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso
SI
Supervisor y/o
interventor
NO
Supervisor y/o
interventor
pagina 52 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Auxiliar Administrativo
NO
Supervisor y/o 7
interventor
SI
Supervisor y/o
interventor
pagina 53 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
35
Supervisor y/o
interventor
Supervisor y/o
interventor NO
SI
pagina 54 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Supervisor y/o
interventor y Líder de
Contratación
NO
Supervisor y/o
25
interventor
SI
NO
Supervisor y/o
interventor
SI
Supervisor y/o
interventor
FIN
pagina 55 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Líder de Contratación FIN
D
Supervisor y/o
interventor 25
SI
Supervisor y/o
interventor
NO
pagina 56 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Supervisor y/o
interventor
Supervisor y/o
interventor
SI
Supervisor y/o
interventor
NO
Supervisor y/o
interventor
pagina 57 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Supervisor y/o
interventor
E
Supervisor y/o
interventor
pagina 58 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Supervisor y/o
interventor
pagina 59 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
NO
Supervisor y/o 18
interventor
SI
Supervisor y/o
interventor
pagina 60 de 108
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO: PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS Version 1
CARGO
RESPONSABLE
Inicio
Verificar si trata de una compra a través de la tienda virtual del

1
ente competente a nivel nacional
2 Verificar si es contratación de minima cuantía
Garantizar que se establecen y Diligenciar el formato Aceptación de la oferta -

Formalizar y suscribir el 3
formalizan de manera precisa Ordenador del MAJA01.02.02.18.P10.F01
contrato / Aceptación de
las condiciones contractuales gasto
la oferta
para ambas partes
pagina 61 de 108
Garantizar que se establecen y
Formalizar y suscribir el
formalizan de manera precisa Ordenador del
la oferta
para ambas partes
Elaborar la minuta de Contrato en el formato que aplique:

Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a
la Gestión - MAJA01.02.02.18.P10.F02
Contrato de Obra - MAJA01.02.02.18.P10.F03
Contrato de Consultoría - MAJA01.02.02.18.P10.F04
Contrato de Servicios - MAJA01.02.02.18.P10.F05
4
Contrato de suministro - MAJA01.02.02.18.P10.F06
Contrato de arrendamiento de inmuebles -
MAJA01.02.02.18.P10.F07
Contrato de compraventa bienes muebles -
MAJA01.02.02.18.P10.F08
Contrato de comodato - MAJA01.02.02.18.P10.F09
pagina 62 de 108
Verificar si la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta
5
requiere ajustes
1
Realizar los ajustes petinentes en la Minuta del Contrato ó
6
Aceptación de oferta
7 Aprobar la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta

la oferta
para ambas partes
Verificar si la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta
8
requiere ajustes
9 Firmar la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta
10 Númerar y fechar la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta
pagina 63 de 108
11 Verificar si se trata de una Minuta de Contrato

Tramitar la firma de la Minuta del Contrato por parte del
12
la oferta Contratista
para ambas partes
Publicar el contrato o aceptación de oferta y la oferta

13 seleccionada de acuerdo a los lineamientos establecidos por el
ente competente a nivel nacional
Ejecutar el procedimiento Elaboración y revisión Ficha Técnica

14
Expedir los documentos de Impuestos y Contabilidad - MAHP03.03.01.18.P20
Garantizar el compromiso de
que soportan las
los recursos para el pago del Ordenador del
2 condiciones
contrato / aceptación de la gasto
presupuestales para el
oferta Elaborar el Registro Presupuestal de Compromiso (RPC) de
pago
15 acuerdo al procedimiento Ejecución Presupuestal -
MAHP03.06.02.18.P01
16 Verificar si se requeren garantías para la ejecución del contrato

Garantizar que el contrato / Profesional (rol
Gestionar la aprobación aceptación de oferta tiene el jurídico) Equipo
de las garantías respaldo de una compañía de Estructurador del
seguros para su ejecución Proceso
Solicitar al contratista las garantías requeridas en el contrato o
17
aceptación de oferta
pagina 64 de 108
Verificar si las garantías cumplen con los requisitos para la
legalización del contrato o aceptación de oferta
18

MEDE01.05.02.18.P01.F16
19 Solicitar al contratista la corrección de las garantías
20 Recibir del contratista las garantías corregidas
Garantizar que el contrato / Profesional (rol

Gestionar la aprobación aceptación de oferta tiene el jurídico) Equipo Elaborar el formato Aprobación de Pólizas para contratos -
de las garantías respaldo de una compañía de Estructurador del 21
MAJA01.02.02.18.P10.F10
3
Verificar si el formato Aprobación de Pólizas para contratos -
22
MAJA01.02.02.18.P10.F10 requiere ajustes
Realizar los ajustes petinentes en el formato Aprobación de

23
Pólizas para contratos - MAJA01.02.02.18.P10.F10
Dar Visto Bueno en el formato Aprobación de Pólizas para

24
contratos - MAJA01.02.02.18.P10.F10
pagina 65 de 108
Verificar si el formato Aprobación de Pólizas para contratos -
25
MAJA01.02.02.18.P10.F10 requiere ajustes
Garantizar que el contrato / Profesional (rol Aprobar y firmar el formato Aprobación de Pólizas para
26
Gestionar la aprobación aceptación de oferta tiene el jurídico) Equipo contratos - MAJA01.02.02.18.P10.F10
de las garantías respaldo de una compañía de Estructurador del
Continuar con el procedimiento Supervisión -

28
MAJA01.02.02.18.P09
Fin
Elaborado por: Faysuly Manrique Libreros Cargo: No Aplica
Revisado por: Andrés Felipe Pereira Rodríguez Cargo: Subdirector de Abastecimiento Estratégico
Aprobado por: Luz Adriana Vásquez Trujillo Cargo: Directora Departamento Administrativo de Contratación
pagina 66 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15
(SISTEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 1
ÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN

08/abr/2011
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
OPERATIVO LA TAREA
Profesional (rol SI
jurídico) Equipo 14
Estructurador del
Proceso NO
Profesional (rol NO
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso SI
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del 5
Proceso
pagina 67 de 108
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
pagina 68 de 108
A
Líder de Equipo de 3
NO
Contratación
SI
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Líder de Equipo de
Contratación
SI
Ordenador del gasto
NO
Ordenador del gasto
B
pagina 69 de 108
B
Profesional (rol
jurídico) Equipo NO
Estructurador del
Proceso
SI
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Profesional 1
Profesional
Profesional (rol NO
Estructurador del
Proceso SI
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso C
pagina 70 de 108
C
Profesional (rol
jurídico) Equipo SI
X
Estructurador del
Proceso
NO
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso
Líder de Equipo de NO
Contratación
SI
Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso 25
Líder de Equipo de
Contratación
D
pagina 71 de 108
D
Ordenador del gasto SI

23
NO
Ordenador del gasto
Profesional (rol
Estructurador del
Proceso
Fecha: 21/jun/2018 Firma:
ecimiento Estratégico Fecha: 25/jun/2018 Firma:
nto Administrativo de Contratación Fecha: 26/jun/2018 Firma:
pagina 72 de 108


PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1
PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Inicio
Diligenciar el formato MAJA01.02.02.18.P11.F01 -

Revaluación de proveedores, conforme a lo establecido en el
1
Instructivo para el diligencimiento del formato Revaluación de
Proveedores - MAJA01.02.02.18.P11.I01
Notificar al Proveedor el resultado obtenido en la

2 Revaluación de acuerso a lo establecido en la normativa
vigente.
Verificar si el proveedor, interpone recurso contra el resultado

3 de la revaluación de su desempeño, de acuerdo a la
normativa vigente aplicable.
Realizar la Determinar y aplicar criterios

Este Supervisor y/o
1 documento esde
revaluación propiedad
parade la Administración
la re-evaluación de losCentral del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración por cualquier medio, sin previa
pagina 73 de 108
autorización del Alcalde. Interventor
proveedores proveedores externos


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Resolver el recurso de Reposición, conforme a lo establecido

4 en la normativa vigente (Aclarar, modificar, adicionar o
1 revaluación de para la re-evaluación de los
Supervisor y/o revocar)
Interventor
Verificar si además del recurso de reposición, el proveedor

5
presenta recurso de apelación
Resolver el recurso de Apelación conforme a lo establecido

6 en la normativa vigente (Aclarar, modificar, adicionar o
revocar)
pagina 74 de 108

GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA Supervisor y/o VIG
1 revaluación
ADQUISICIÓN DEde para laY re-evaluación
BIENES, OBRAS SERVICIOS de los
Interventor
PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
7 Dejar la decisión en firme y con fuerza ejecutoria
Reportar al Departamento Administrativo de Contratación

Pública, la información de la revaluación del proveedor a
8
través del mecanismo establecido por este Organismo para
tal fin.
Consolidar la información de la revaluación de los

9
proveedores de la entidad
pagina 75 de 108
Directores de
Generar informe de Contar con información Departamento
re-evaluación de consolidada del desempeño de Administrativo,


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Generar el Informe de Revaluación de proveedores de la

10 entidad, de acuerdo a los plazos establecidos, incluyendo las
lecciones aprendidas de acuerdo a los resultados obtenidos.
Verificar si el Informe de Revaluación de proveedores de la

11
entidad requiere ajustes
Directores de
re-evaluación de consolidada del desempeño de Administrativo,
2
proveedores de la los proveedores de bienes, Secretarios de
Realizar los ajustes requeridos en el Informe de Revaluación
12
entidad obras o servicios de la entidad Despacho, de proveedores de la entidad
directores técnicos
pagina 76 de 108


Directores de
re-evaluación de consolidada del desempeño de Administrativo, PUNTO
2 CARGO de
N° proveedores
ACTIVIDADES de la OBJETIVO
los proveedores
DE LA de bienes,
ACTIVIDAD Secretarios N° TAREAS CRÍTICO DE
entidad obras o servicios de la entidad RESPONSABLE
Despacho, CONTROL
Aprobar el Informe de Revaluación de proveedores de la

13
entidad.
Divulgar el Informe de Revaluación de proveedores de la

14 entidad, a los equipos de contratación y al nivel directivo de
la entidad
Publicar en la instancia del Departamento Administrativo de

15
Contratación
pagina 77 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Verificar si existen los aspectos que son de competencia de

16 cada organismo y que hayan podido afectar el
comportamiento de los proveedores
Generar un plan de trabajo para resolver los aspectos que

17 son de competencia de cada organismo y que hayan podido
afectar el comportamiento de los proveedores.
Implementar el plan de trabajo para resolver los aspectos

18 que son de competencia de cada organismo y que hayan
podido afectar el comportamiento de los proveedores.
Establecer acciones
Directores de
para mejorar el Implementar lecciones
Departamento
comportamiento de aprendidas para para mejorar el
Administrativo,
3 los proveedores de comportamiento de los
Secretarios de
bienes, obras o proveedores de bienes, obras o
Despacho,
servicios de la servicios de la entidad
entidad
pagina 78 de 108


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Establecer acciones
Directores de
Departamento
Administrativo, Realizar seguimiento trimestral (marzo, junio, septiembre y
Secretarios de diciembre) el plan de trabajo para resolver los aspectos que
bienes, obras o proveedores de bienes, obras o 19
Despacho,
servicios de la servicios de la entidad son de competencia de cada organismo y que hayan podido
entidad afectar el comportamiento de los proveedores.
Reportar al Departamento Administrativo de Contratación

Pública, el seguimiento de las acciones del plan de trabajo
20 para resolver los aspectos que son de competencia de cada
organismo y que hayan podido afectar el comportamiento de
los proveedores
Consolidar el informe de seguimiento trimestral (marzo, junio,

septiembre y diciembre) el plan de trabajo para resolver los
21
aspectos que son de competencia de cada organismo y que
hayan podido afectar el comportamiento de los proveedores.
pagina 79 de 108
Establecer acciones
Directores de
Departamento
Administrativo,
Secretarios de
bienes, obras o proveedores de bienes, obras o (SISTEDA, SGC y MECI) VER
Despacho,
servicios de la servicios de la entidad
entidad

PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Fin
pagina 80 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Supervisor
Supervisor
NO
Supervisor
SI
pagina 81 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Supervisor
NO
Supervisor
SI
Superior jerárquico o
funcional del
Supervisor
pagina 82 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Superior jerárquico o
funcional del
Supervisor
Líder de Contratación
Subdirector de
Abastecimiento
Estratégico
pagina 83 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Subdirector de
abastecimiento
estratégico
Director del NO
Departamento
Administrativo de
Contratación Pública SI
Subdirector de
abastecimiento
estratégico
pagina 84 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Director del
Departamento
Administrativo de
Contratación Pública
Director del
Departamento
Administrativo de
Contratación Pública
Profesional
Universitario
pagina 85 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Directores de
Departamento
Administrativo, NO
Secretarios de
Despacho, directores
técnicos SI
Directores de
Departamento
Administrativo,
Secretarios de
Despacho, directores
técnicos
de cada organismo
pagina 86 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
de cada organismo
de cada organismo
Subdirector de
abastecimiento
estratégico
pagina 87 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
pagina 88 de 108

PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1
PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Inicio
Recibir la solicitud de certificación de contratos / convenios a

través del Sistema de Gestión Documental a través del
1 procedimiento MAGT04.03.18.P07 - Centro de
documentación y correspondencia o a través de los canales
habilitados en la entidad
Verificar si la solicitud de certificación de contratos /

2 convenios cuenta con las estampillas establecidas en la
normativa vigente
pagina 89 de 108
Recibir la solicitud Determinar que se cumplen los

de certificación de requisitos para expedir la Líder de

PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Consignar en el documento correspondiente que se recibe la

3 solicitud sin estampillas y que debe aportarlas para la
expedición de la certificación.
Reasignar la solicitud al responsable de la elaboración de la

4
certificación

de certificación de requisitos para expedir la Líder de Verificar si el solicitante ha suscrito contratos con el
1 5
contratos / certificación de contratos / contratación Organismo.
convenios Convenios
pagina 90 de 108

1 PUNTO
contratos / certificación de contratos / contratación
CARGO
convenios Convenios RESPONSABLE
CONTROL
6 Devolver la solicitud al solicitante
Verificar si la solicitud cumple con los requisitos necesarios

para expedir la certificación. (Información de los contratos /
convenios a certificar y estampillas requeridas por la
7 normativa vigente)
(P.C.)=Punto de Control – Ver Formato Plan de Control

MEDE04.05.02.18.P01.F16.
Informar al solicitante dentro de los plazos establecidos en la

8 normativa vigente, los requisitos que está incumpliendo para
la expedición de la certificación del contrato / convenio.
pagina 91 de 108
1
contratos / certificación de contratos / contratación
convenios Convenios


PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Verificar si el solicitante cumple los requisitos pendientes

9 para la expedición de la certificación de contratos / convenios
dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente.
Consultar el / los expedientes contractuales de los contratos

10
requeridos en la certificación
Diligenciar el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 -

11
Certificación de Contratos / Convenios
pagina 92 de 108

PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Elaborar el comunicado de respuesta al solicitante, conforme

12 a los lineamientos del proceso gestión documental -
MAGT04.03
Verificar si el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 -

13 Certificación de Contratos / Convenios o el comunicado de
respuesta requieren ajustes
Realizar los ajustes requeridos en el formato

Elaborar la Brindar información clara y MAJA01.02.02.18.P12.F01 - Certificación de Contratos /
14
certificación de veraz sobre los contratos Líder de Convenios o en el comunicado de respuesta, según sea el
2
contratos / suscritos en el Organismo al contratación caso
Convenios solicitante
pagina 93 de 108

Elaborar la Brindar información clara y PUNTO

CARGO
N° ACTIVIDADES
certificación de OBJETIVO DE los
veraz sobre LA contratos
ACTIVIDAD Líder de N° TAREAS CRÍTICO DE
2 RESPONSABLE
contratos / suscritos en el Organismo al contratación CONTROL
Convenios solicitante
Aprobar y firmar el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 -

15 Certificación de Contratos / Convenios y el comunicado de
respuesta
Anexar las estampillas establecidas en la normativa vigente

16 en el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 - Certificación de
Contratos / Convenios
Enviar la respuesta de solicitud y el formato

17 MAJA01.02.02.18.P12.F01 - Certificación de Contratos /
Convenios al solicitante
pagina 94 de 108
Elaborar la Brindar información clara y
certificación de veraz sobre los contratos Líder de SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
2
contratos / suscritos en el Organismo al contratación
Convenios solicitante (SISTEDA, SGC y MECI)

PUNTO
CARGO
RESPONSABLE
CONTROL
Archivar los documentos de acuerdo a los lineamientos del

18
proceso gestión documental - MAGT04.03
Fin
pagina 95 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
SI
Auxiliar del Centro de NO

documentación y
correspondencia
pagina 96 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
Auxiliar
LAdel Centro de
TAREA
documentación y
correspondencia
SI NO
pagina 97 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
SI NO
Responsable de
elaborar la certificación
pagina 98 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
Responsable deDE
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
elaborar
LAlaTAREA
certificación
NO
18
SI
pagina 99 de 108
Responsable MEDE01.05.02.18.P01.F15
de

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
NO
de cada organismo
SI
Responsable de
pagina 100 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
de cada organismo
Responsable de
pagina 101 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15

23/dic/2014
VIGENCIA
CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CARGO
LA TAREA
Auxiliar de archivo de 9
gestión
pagina 102 de 108
(SISTEDA, SGC y MECI )
PLAN DE CONTROL

Codigo del No. De Descripción de la accion de Cargo Metodo de Medición
Objeto de control Criterio de Control
Procedimiento Tarea control a realizar Responsable o Control
Verificar si las garantías

Líder de Equipo de
MAJA01.02.02.18.P06 10 cumplen con los requisitos Garantías Pliego de condiciones
Contratación
Comparación
de legalización
Recibir y verificar que los

informes de supervisión o
interventoría estén
MAJA01.02.02.18.P06.F0 Profesional asignado
debidamente diligenciados y Plan de trabajo y
MAJA01.02.02.18.P06 42 2- Informe de supervisión de Equipo de Verificación
que estén completos en la cronograma establecido;
del contrato Contratación
carpeta del contrato de
acuerdo con el plan de trabajo
y cronograma establecido;
Página
del 103
Alcalde.
de 108
(SISTEDA, SGC y MECI )
PLAN DE CONTROL

Codigo del No. De Descripción de la accion de Cargo Metodo de Medición
Objeto de control Criterio de Control
Procedimiento Tarea control a realizar Responsable o Control
Analizar la solicitud y
sustentación par determinar si
Solicitud de modificación
la encuentra ajustada a las Cláusulas del contrato o
(prórroga, adición, Líder del equipo de
MAJA01.02.02.18.P07 2 cláusulas del contrato o convenio y a la Análisis
suspensión, cesión o contratación
convenio y a la normatividad normatividad vigente
modificación de cláusula)
vigente, encontrando que es
procedente
Analizar documentación
recibida y determinar si inicia
Informe del presunto Clausulas del contrato y la
MAJA01.02.02.18.P08 7 procedimiento sancionatorio o Ordenador del gasto Análisis
incumplimiento normatividad legal
no; o adoptar otra medida
administrativa
Página
del 104
Alcalde.
de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F16
SISTEDA, SGC y MECI ) VERSIÓN 2
PLAN DE CONTROL FECHA DE ENTRADA

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CODIGO: MAJA01
CODIGO: MAJA01.02
CODIGO: MAJA01.02.02
Equipo
Frecuencia Registro
requerido
Cada vez que se

tenga un proceso Acto de Aprobación de la
No requiere
de contratación que Garantía de Cumplimiento
requiera garantías
Visto Bueno en el informe de

No requiere Mensualmente
supervisión
Página
del 105
Alcalde.
de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F16
SISTEDA, SGC y MECI ) VERSIÓN 2
PLAN DE CONTROL FECHA DE ENTRADA

23/dic/2014
EN VIGENCIA
CODIGO: MAJA01
CODIGO: MAJA01.02
CODIGO: MAJA01.02.02
Equipo
Frecuencia Registro
requerido
Cada vez que se

Documento de modificación
tenga un proceso
(prórroga, adición,
No requiere de contratación
suspensión, cesión o
donde requieran
modificación de cláusula
modificación
Cada vez que se

tenga se presente
No requiere Visto Bueno para elaboración
un presunto
incumplimiento
Página
del 106
Alcalde.
de 108
INFORMES GENERALES
NOMBRE DEL MACROPORCESO
NOMBRE DEL PROCESO

TIPO DE INFORME NOMBRE DEL INFORME CARACTERISTICAS O ESPECIFICACIONES
Requerimientos Legales No Aplica
Normas, Políticas
internas de operación y
No Aplica
Disposiciones
Administrativs Internas
Requerimientos del
No Aplica
usuario Externo
Página
del107
Alcalde.
de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F17
TEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
INFORMES GENERALES FECHA DE ENTRADA EN

23/dic/2014
VIGENCIA
CODIGO: CODIGO: MAJA01

CODIGO: CODIGO: MAJA01.02
CODIGO: CODIGO: MAJA01.02.03
DESTINATARIOS FECHA DE ENTREGA / PERIODICIDAD
Página
del108
Alcalde.
de 108

Maja01 02 02

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS

(SISTEDA, SGC y MECI)

MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE

Planear las actividades para el seguimiento técnico,

Minuta de contrato y/o aceptación de Profesional asignado grupo de

Profesional asignado grupo de

MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

Entes de control internos y Director (a) direcciòn desarrollo

Informe de Supervisiòn / solicitud de Profesional asignado grupo de

Véase el Formato Plan de Control

RECURSOS REQUISITOS DE LA NORMATECNICA DE CALIDAD

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA

4.1. Requisitos Generales

MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

Espacio físico adecuado 4.1. Requisitos Generales

ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN

ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

USUARIOS Y/Ó GRUPOS DE

Todos los procesos de la

Usuarios y grupos de interes

Contrato modificado y publicado Usuarios y grupos de interes

Informe de Supervisiòn Ordenador del gasto

ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN

ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

Entes de control internos y

Comunicación a las entidades de

ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN

ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

Determinación de proveedor seleccionado, valor de compra

Detalle de solicitud de modificación, valor, tiempo

Identificación de hallazgos, observaciones

Formato establecido en Manual de Calidad, detalle de las acciones propias de la supervisión

Producto Características del Producto

DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la fecha de

Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos

Condiciones y detalle de bienes, obras o servicios modificados

Formato establecido en Manual de Calidad, detalle de las acciones propias de la supervisión

Determinación del tipo de acción, relación de actividades

Detalle de sanción e historial de seguimiento

S Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

Profesional asignado de Equipo de Contratación

Profesional asignado grupo de contratación

Entes de control internos y externos

Supervisor y/o Interventor

Clientes y/o Grupos de Interés

S Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES

Todos los procesos de la admnistraciòn central municipal y

Usuarios y grupos de interes internos y externos

Usuarios y grupos de interes internos y externos

Ordenador del gasto

Entes de control internos y externos

Usuarios y grupos de interes internos y externos

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA

Viene del procedimiento Formalización, Legalización y