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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS

(SISTEDA, SGC y MECI)

MODELACIÓN DEL SUBPROCESO


GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL

OBJETIVO: Celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos necesarios para la contratación que se realice en la Administración Central del Mu
validación para garantizar la transparencia en los procesos contractuales.

ALCANCE: Inicia con la elaboración y perfeccionamiento del contrato, incluyendo la supervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE


PLANEAR

Planear las actividades para el seguimiento técnico,


Minuta de contrato y/o aceptación de Profesional asignado de administrativo, financiero, contable, y jurídico con el
Supervisor y/o intervetor
la oferta Equipo de Contratación propósito de garantizar el cumplimiento del objeto
del contrato

Minuta de contrato y/o aceptación de Profesional asignado grupo de


Equipo de Contratación Legalizar el contrato
la oferta contratación
HACER

Profesional asignado grupo de


Solicitud de modificaciòn Equipo de Contratación Modificar contrato
contratación
VERIFICAR

Contrato legalizado y publicado Profesional asignado grupo Seguimiento a la ejecución del contrato y/o
Supervisor y/o Interventor
SECOP de contratación aceptación de la oferta

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MODELACIÓN DEL SUBPROCESO


GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL

OBJETIVO: Celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos necesarios para la contratación que se realice en la Administración Central del Mu
validación para garantizar la transparencia en los procesos contractuales.

ALCANCE: Inicia con la elaboración y perfeccionamiento del contrato, incluyendo la supervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

Entes de control internos y Director (a) direcciòn desarrollo


Informes de auditorìa Subsanar hallazgos
externos administrativo.
ACTUAR

Informe de Supervisiòn / solicitud de Profesional asignado grupo de


Supervisor y/o Interventor Aplicar sanciones
aplicaciòn de sanciòn contratación

MECANISMOS DE MEDIC
PUNTOS DE CONTROL OPERATIVO
(INDICADORES DE GEST

Véase el Formato Plan de Control


No Aplica
codigo MEDE01.05.02.18.P01.F16.

RECURSOS REQUISITOS DE LA NORMATECNICA DE CALIDAD

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA

4.1. Requisitos Generales


4.2. Gestión Documental
5.2. Enfoque al Cliente
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7.2por cualquier relacionados
Procesos medio, sin previacon
autorización
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el cliente 2 de 108
7.4. Adquisición de Bienes y Servicios
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ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL

OBJETIVO: Celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos necesarios para la contratación que se realice en la Administración Central del Mu
validación para garantizar la transparencia en los procesos contractuales.

ALCANCE: Inicia con la elaboración y perfeccionamiento del contrato, incluyendo la supervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

Espacio físico adecuado 4.1. Requisitos Generales


Ordenador del Gasto Muebles de oficina 4.2. Gestión Documental
Asesor Equipos de cómputo 5.2. Enfoque al Cliente
Profesionales Especializado Red de datos 7.2 Procesos relacionados con el cliente
Profesionales Universitario Acceso a Internet 7.4. Adquisición de Bienes y Servicios
Técnico Software de uso general y específico
Auxiliar Administrativo Teléfonos
Impresoras

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GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
SISTEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02

os para la contratación que se realice en la Administración Central del Municipio de Santiago Cali, através de su revisión y

ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

USUARIOS Y/Ó GRUPOS DE


PRODUCTOS
INTERÉS

Todos los procesos de la


Acta de Inicio admnistraciòn central municipal y
Contratista

Usuarios y grupos de interes


Contrato legalizado y publicado Secop
internos y externos

Contrato modificado y publicado Usuarios y grupos de interes


Secop internos y externos

Informe de Supervisiòn Ordenador del gasto

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ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02

os para la contratación que se realice en la Administración Central del Municipio de Santiago Cali, através de su revisión y

ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

Entes de control internos y


Plan de mejoramiento
externos

Comunicación a las entidades de


control, Procuraduría, al RUP y Usuarios y grupos de interes
SECOP, el acto administrativo internos y externos
sancionatorio.

MECANISMOS DE MEDICION
(INDICADORES DE GESTION)

No Aplica

DOCUMENTOS RELACIONADOS

No Prohibida
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ACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02

os para la contratación que se realice en la Administración Central del Municipio de Santiago Cali, através de su revisión y

ervisión de la ejecución, hasta la terminación del mismo.

No aplica

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DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES


GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
Y/O GRUPOS DE INTERÉS
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
Insumos Características del Insumo

Determinación de proveedor seleccionado, valor de compra


Minuta de contrato y/o aceptación de la oferta Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos
Fechas de entrega, debe ser utilizado el formato establecido

Detalle de solicitud de modificación, valor, tiempo


Solicitud de modificaciòn
Autorización de modificación

Documento donde se fijan el objeto, plazo, cuantía, forma de pago, garantías, obligaciones de las partes,
resolución de conflictos, liquidación, y en general, las reglas que rigen la naturaleza del contrato celebrado.
Contrato legalizado y publicado SECOP Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos
Fecha de inicio de ejecución, número de entregables, responsabilidades de las partes
Numeración, fecha de publicación.

Identificación de hallazgos, observaciones


Informes de auditorìa Formato establecido por Manual de Calidad
Implementación de acciones, tiempos y responsables

Formato establecido en Manual de Calidad, detalle de las acciones propias de la supervisión


Informe de Supervisiòn / solicitud de aplicaciòn de
Determinación de cumplimiento de entregables, requerimientos, modificaciones
sanciòn
Detalle de los informes recibidos del proveedor, fechas de entrega

Producto Características del Producto

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DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES


GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
Y/O GRUPOS DE INTERÉS
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL

Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la fecha de


iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si así se
pactó en el contratoDocumento en el cual se establecen aspectos basicos para dar inicio al contrato. En este
Acta de Inicio
se identifican los siguientes aspectos: Numero de contrato, Fecha de inicio de ejecución, contratante,
contratista, valor y plazo , Cronograma de ejecución Detalle de entregables, responsables Definición de
alcance, actividades específicas.

Condiciones de compra, y detalle de bienes, obras o servicios adquiridos


Contrato legalizado y publicado Secop Fecha de inicio de ejecución, número de entregables, responsabilidades de las partes
Numeración, fecha de publicación

Condiciones y detalle de bienes, obras o servicios modificados


Fecha de contrato, número de entregables modificados, responsabilidades de las partes modificados,
Contrato modificado y publicado Secop
indicación de garantías modificadas
Numeración, fecha de publicación

Formato establecido en Manual de Calidad, detalle de las acciones propias de la supervisión


Informe de Supervisiòn Determinación de cumplimiento de entregables, requerimientos, modificaciones
Detalle de los informes recibidos del proveedor, fechas de entrega, Cronograma de ejecución

Determinación del tipo de acción, relación de actividades


Plan de mejoramiento
Asignación de responsables y fechas de ejecución

Detalle de sanción e historial de seguimiento


Comunicación a las entidades de control, Procuraduría,
Fechas de audiencias, comunicados, observaciones, respuestas
al RUP y SECOP, el acto administrativo sancionatorio.
Documentación del proceso

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SISTEDA, SGC y MECI)
VERSIÓN 2

S Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES


FECHA DE ENTRADA
GRUPOS DE INTERÉS EN VIGENCIA
23/dic/2014

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
Proveedores

Profesional asignado de Equipo de Contratación

Equipo de Contratación

Profesional asignado grupo de contratación

Entes de control internos y externos

Supervisor y/o Interventor

Clientes y/o Grupos de Interés

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SISTEDA, SGC y MECI)
VERSIÓN 2

S Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES


FECHA DE ENTRADA
GRUPOS DE INTERÉS EN VIGENCIA
23/dic/2014

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02

Todos los procesos de la admnistraciòn central municipal y


Contratista

Usuarios y grupos de interes internos y externos

Usuarios y grupos de interes internos y externos

Ordenador del gasto

Entes de control internos y externos

Usuarios y grupos de interes internos y externos

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION CONTRATO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

Viene del procedimiento Formalización, Legalización y


Supervisión (MAJA01.02.02.18.P06)

Elaborar solicitud de modificación (prórroga, adición,


suspensión, cesión o modificación de cláusula) de un
contrato o convenio sustentado en
1
MAJA01.02.02.18.P06.F02- Informe de supervisión del
contrato (Informe parcial de supervisión/interventoría) o
acta de seguimiento a la ejecución del contrato.

Analizar la solicitud y sustentación para determinar si la


encuentra ajustada a las cláusulas del contrato o
convenio y a la normatividad vigente, encontrando que
2 es procedente

(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de


Control MEDE01.05.02.18.P01.F16

Realizar las modificaciones de


los contratos suscritos por la
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entidad, según los
Realizar la Modificación
1 requerimientos recibidos y Ordenador del gasto
Contrato
aprobados, de acuerdo con la
normatividad legal vigente y
requisitos previstos para ello.
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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION CONTRATO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

4 Verificar si Implica adición presupuestal o traslado


Realizar las modificaciones de
los contratos suscritos por la
entidad, según los
Realizar la Modificación
1 requerimientos recibidos y Ordenador del gasto Continuar MAHP03.05 Gestión Presupuestal/
Contrato
aprobados, de acuerdo con la MAHP03.05.02 Ejecución Presupuestal /
normatividad legal vigente y 5
MAHP03.05.02.18.P01 Modificaciones presupuestales
requisitos previstos para ello. de ingresos y gastos (adición, reducción y traslado)

Proyectar el documento de modificación (prórroga,


6 adición, suspensión, cesión o modificación de cláusula)
para la firma de las partes

Revisar la modificación del contrato, verificando los


7
datos contenidos y autorizar la remisión al contratista.

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Realizar las modificaciones de
los contratos suscritos por la
entidad, según los SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
Realizar la Modificación
1 requerimientos recibidos y Ordenador del gasto (SISTEDA , SGC y MECI)
Contrato
aprobados, de acuerdo con la
normatividad legal vigente y
requisitos previstos para ello. DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION CONTRATO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

Entregar modificación al Contratista y una vez firmado


8
por este lo envía al ordenador del Gasto competente

9 Firmar modificación y devolver para su publicación

Publicar modificación formalizado en SECOP una vez


ha sido suscrito por el contratista y archiva original en
la carpeta del Contrato, comunicándole al Supervisor/
Interventor por medio de correo electrónico.
10 NOTA: En el caso de contratos de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión con
personas naturales cuya duración sea mayor a un mes
debe notificar estas modificaciones a la al
Garantizar que las
Supervisor/Interventor designado
modificaciones de los contratos Profesional asignado
2 Publicar modificación
suscritos por la entidad, sean Oficina Jurídica
publicados en debida forma

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION CONTRATO. VERSION 1
Garantizar que las
modificaciones de los contratos Profesional
CARGOasignado
2
N° Publicar modificación
ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
suscritos por la entidad, sean Oficina Jurídica
RESPONSABLE
publicados en debida forma

Volver a procedimiento MAJA01.02.02.18.P06


11
"Formalización, legalización y supervisión"

Fin

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EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


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EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P07
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

INICIO

Supervisor y/o Interventor


de contrato

NO
Líder del equipo de
X 1
contratación
SI

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EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


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EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P07
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

Supervisor y/o Interventor NO


de contrato 6
SI

Responsable asignado
dependencia requirente

Profesional asignado de
Equipo de Contratación 2

Líder de Equipo de
Contratación

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EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


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CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P07
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

Profesional asignado de
Equipo de Contratación

A
Ordenador del gasto

Responsable SECOP

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EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


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EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P07
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

Profesional asignado
Oficina Jurídica

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
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ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

Inicio

Viene del procedimiento Formalización,


1 Legalización y Supervisión
(MAJA01.02.02.18.P06)

Elaborar comunicación escrita solicitando al


2
contratista el cumplimiento y las explicaciones

Verificar si el contratista da respuesta a la


3 solicitud de explicaciones por incumplimiento de
contrato

Analizar documentación recibida y determinar si


4
Dar inicio a las tareas relativas inicia procedimiento sancionatorio o no
Recibir motivación del Supervisor y/o
1 a la sanción por incumplimiento
incumplimiento Interventor de contrato
del contrato

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
Dar inicio a las tareas relativas RESPONSABLE
Recibir motivación del Supervisor y/o
1 a la sanción por incumplimiento
incumplimiento Interventor de contrato
del contrato
Definir si es procedente dar inicio al proceso
5
sancionatorio

Informar ordenador del gasto del presunto


6
incumplimiento

Analizar documentación recibida y determinar si


inicia procedimiento sancionatorio o no; o
adoptar otra medida administrativa
7

(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de


Control MEDE01.05.02.18.P01.F16

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ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

Elaborar comunicado de citación al contratista


incumplido y comunicado a la aseguradora
8 cuando fuere el caso, según normatividad
vigente, en el cual se fija fecha y hora para
adelantar la audiencia;

Firmar comunicado de citación al contratista


10
incumplido y comunicado a la aseguradora

Realizar audiencia conforme a la normatividad


11
vigente, garantizando el debido proceso

Determinar si existe merito para sancionar al


12
contratista

Velar porque la parte


Garantizar debido proceso presuntamente incumplida
2 Ordenador del gasto
al contratista tenga la posibilidad de
justificarse o no

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE
Velar porque la parte
Garantizar debido proceso presuntamente incumplida Recibir en la misma audiencia recurso de
2 Ordenador del gasto
al contratista tenga la posibilidad de reposición, si el contratista o la aseguradora lo
justificarse o no interpusiere. Si no lo interpone, se finaliza
13
audiencia.
Se suscribe MAJA01.02.02.18.P08.F01- Acta de
audiencia sancionatoria

14 Verificar si se interpone recurso de reposición

15 Analizar recurso de reposición interpuesto

Resolver recurso de reposición aclarando,


16 confirmando (SI) o revocando (NO) el acto
administrativo y se notifica en estrados.

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

17 Finalizar Audiencia, expedir acto administrativo


sancionatorio y se notifica en estrados.

Archivar la documentación del proceso en


18 carpeta, verificando la existencia de toda la
documentación del proceso.

Volver a procedimiento MAJA01.02.02.18.P06"


19
Formalización, legalización y supervisión"
Velar porque la parte
Garantizar debido proceso presuntamente incumplida
2 Ordenador del gasto
al contratista tenga la posibilidad de
justificarse o no

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
Velar porque la parte RESPONSABLE
Garantizar debido proceso presuntamente incumplida
2 Ordenador del gasto
al contratista tenga la posibilidad de
justificarse o no
Elaborar acto de cesación de procedimiento con
20
la notificación en estrados; y remitir a las partes.

Comunicar el acto administrativo en firme a las


21 entidades de control, Procuraduría, Cámara de
Comercio (RUP) y publicar en SECOP.

Comunicar al contratista la decisión adoptada en


22 audiencia, si este no compareciera a la
audiencia.

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DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SANCIONATORIO. VERSION 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

Archivar la documentación del proceso en


23 carpeta, verificando la existencia de toda la
documentación del proceso.
Garantizar que la información
generada quede debidamente
Líder de Equipo de
3 Archivar el proceso archivada, dándose continuidad
Contratación
al procedimiento de legalización
y supervisión del contrato
Volver a procedimiento MAJA01.02.02.18.P06"
24
Formalización, legalización y supervisión"

Fin

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del Alcalde.
25 de 108
MEDE01.05.02.18.P01.F15
DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA , SGC y MECI) VERSIÓN 2

EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


23/dic/2014
EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

NO
5
SI
Supervisor y/o
Interventor de contrato

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DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA , SGC y MECI) VERSIÓN 2

EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


23/dic/2014
EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
Supervisor y/o CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE Interventor de contrato
CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

NO
3 20

SI

NO

20
X Ordenador del gasto
SI
A

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DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA , SGC y MECI) VERSIÓN 2

EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


23/dic/2014
EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

Profesional asignado
Oficina Jurídica

Ordenador del gasto

Ordenador de gasto
supervisor

NO
Ordenador del gasto 20
SI

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(SISTEDA , SGC y MECI) VERSIÓN 2

EÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA


23/dic/2014
EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA SI

Profesional asignado
Oficina Jurídica

NO
Profesional asignado 16
Equipo de contratación SI

Profesional asignado
Equipo de contratación

NO
14 20
Ordenador del gasto
SI B

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23/dic/2014
EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

B
Ordenador del gasto

Líder del equipo de


contratación

Profesional asignado
de Equipo de
Contratación

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EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

Profesional asignado 7
Oficina Jurídica 12

16

Líder de Equipo de
Contratación

Líder de Equipo de C
Contratación

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EN VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P08
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE LA FLUJOGRAMA
OPERATIVO TAREA

C
Líder de Equipo de
Contratación

Líder de Equipo de
Contratación

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Inicio

Consolidar toda la información general requerida para ejercer


la actividad de supervisión: CDP, análisis del sector, estudios
previos, pliego de condiciones, oferta, contrato, convenio,
Designar el supervisor para el Secretario de 1
orden de aceptación de oferta u orden de compra, ficha
seguimiento técnico, Despacho, Director
1
Designar e informar
administrativo, financiero, de Departamento
técnica, RPC, garantías, aprobación de las garantías, entre
al supervisor otros - MAJA01.02.02.18.P07.F11
contable y jurídico del objeto Administrativo,
del contrato. Director Técnico

Designar el(los) supervisor(es) y hacer entrega de toda la


información general del contrato, convenio, orden de
2 aceptación de oferta u orden de compra requerida para
ejercer la actividad de supervisión mediante formato
Designación de Supervisor - MAJA01.02.02.18.P09.F01

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(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Verificar si se cumplen los requisitos de legalización y


ejecución: RPC, contrato, convenio, orden de aceptación de
oferta u orden de compra suscrito, garantías y ARL si aplican
3 y demás requisitos establecidos, para dar incicio al periodo X
de ejecución.

(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de Control


Realizar la revisión Garantizar que se cuenta con MEDE01.05.02.18.P01.F16
de los documentos los todos los documentos
Supervisor y/o Informar al equipo estructurador del proceso y al contratista
2 requeridos para el requeridos en la normativa
Interventor
inicio de la ejecución aplicable para ejercer la el incumplimiento de lo(s) requisitos de ejecución y
4
del contrato supervisión del contrato legalización del contrato, convenio, orden de aceptación de
oferta u orden de compra

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(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
Realizar la revisión Garantizar que se cuenta con
PROCEDIMIENTO: Supervición
de los documentos - Versión
los todos 1
los documentos
Supervisor y/o
2 requeridos para el requeridos en la normativa
Interventor PUNTO
inicio de la ejecución aplicable para ejercer la CARGO
N° ACTIVIDADES
del contrato OBJETIVO DE LA
supervisión del ACTIVIDAD
contrato N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Subsanar los requisitos de ejecución y legalización del


5 contrato, convenio, orden de aceptación de oferta u orden de
compra

Verificar si trata de una compra a través de la tienda virtual


6
del ente competente a nivel nacional.

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Verificar si en los documentos precontractuales del proceso


7 de contratación se estableció la necesidad de elaborar Acta
de Inicio

8 Elaborar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02.

Verificar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02


9
conjuntamente con el contratista.

Gestionar el acta de Legalizar el inicio de la Supervisor y/o


3
inicio ejecución del contrato Interventor
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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Realizar los ajustes requeridos en el Acta de Inicio -


10
Gestionar el acta de Legalizar el inicio de la Supervisor y/o MAJA01.02.02.18.P09.F02
3
inicio ejecución del contrato Interventor

Firmar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02


11
conjuntamente con el contratista.

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(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

Gestionar el acta de
MACROPROCESO: Legalizar
GESTIÓN el inicioADMINISTRATIVA
JURÍDICO de la Supervisor y/o
3
inicio ejecución del contrato Interventor
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Publicar el Acta de Inicio - MAJA01.02.02.18.P09.F02 de


12 acuerdo a los lineamientos establecidos por el ente
competente a nivel nacional

Verificar dentro del tiempo establecido en la normativa


13
vigente si se realizó la publicación del acta de inicio

Solicitar la publicación de forma inmediata del Acta de Inicio -


14
MAJA01.02.02.18.P09.F02

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Remitir el Acta de Inicio para su archivo en el expediente


15 contractual, conforme a los lineamientos del proceso Gestión
Documental MAGT04.03

Verificar si en el contrato, convenio, orden de aceptación de


16 oferta u orden de compra se fija anticipo como forma de
Verificar las condiciones de pago
Verificar condiciones pago del contrato con el fin de Supervisor y/o
4
de pago del contrato aplicar los tramites necesarios Interventor
del anticipo
Continuar procedimiento MAJA01.02.02.18.P11
17
"Tramitar anticipo"

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Realizar seguimiento a la ejecución del contrato, convenio,


18
orden de aceptación de oferta u orden de compra

Verificar si se requiere realizar modificaciones al contrato,


19
convenio, orden de aceptación de oferta u orden de compra

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Continuar procedimiento MAJA01.02.02.18.P07


20
"Modificación contrato"

21 Verificar si se presentan posibles incumplimientos

Realizar seguimiento detallado Verificar si se trata de una compra realizada a través de la


Realizar la 22
Supervisión e
del objeto contractual para
Supervisor y/o
tienda virtual del ente competente a nivel nacional
6 verificar el cumplimiento de las
Interventoría del Interventor
obligaciones derivadas del
objeto del contrato
mismo
Aplicar el procedimiento establecido por el ente competente
23
a nivel nacional

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autorización del Alcalde.
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES,
Realizar OBRAS
seguimiento Y SERVICIOS
detallado
Realizar la
del objeto contractual para
SupervisiónCONTRACTUAL
SUBPROCESO: e Supervisor y/o
6 verificar el cumplimiento de las
Interventoría del Interventor
obligaciones derivadas del
objeto del contrato
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión
mismo 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Continuar procedimiento MAJA01.02.02.18.P08


24
"Sancionatorio".

Recibir los bienes, obras o servicios detallados en los


25 documentos del contrato, convenio, orden de aceptación de
oferta u orden de compra

Verificar si las especificaciones, la calidad y la cantidad de


los bienes, obras y servicios entregados cumplen con lo
26
establecido en los detalles del contrato, convenio, orden de
aceptación de oferta u orden de compra.

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autorización del Alcalde.
obligaciones derivadas del
objeto del contrato
mismo

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS


(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Solicitar al contratista el cumplimiento de los requisitos


27 establecidos en los documentos del contrato, convenio,
orden de aceptación de oferta u orden de compra.

Recibir el informe parcial o final de actividades y los soportes


28
requeridos por parte del contratista

Verificar si el informe parcial o final de actividades y los


soportes entregados por el contratista cumplen los requisitos
29 y están completos X

(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de Control


MEDE01.05.02.18.P01.F16

Solicitar al contratista el ajuste en el informe parcial o final de


30 actividades o la subsanación de los documentos para el
cumplimiento de los requisitos

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autorización del Alcalde.
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Elaborar y firmar el informe de supervisión en el formato que


corresponda:
MAJA01.02.02.18.P09.F03 - Informe parcial y/o final de
supervisión de contrato
31 MAJA01.02.02.18.P09.F04 - Informe parcial y/o final de
supervisión Contrato de prestación de servicios y apoyo a la
gestión persona natural
MAJA01.02.02.18.P09.F05 - Informe de supervisión contrato
de obra o interventoría

Remitir al procedimiento Radicación de Cuentas por Pagar a


Proveedores y Acreedores Financieros y Bienes y Servicios
Garantizar que se cumplan los 32
Realizar los trámites requisitos establecidos en el - MAHP03.03.01.18.P11 del Subproceso MAHP03.03.01-
Supervisor y/o Contabilización para continuar con el trámite de pago
7 para la aprobación Contrato, Convenio o
Interventor
de los pagos Aceptación de oferta para la
aprobación de los pagos

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autorización del Alcalde.
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1
Garantizar que se cumplan los
Realizar los trámites requisitos establecidos en el PUNTO
Supervisor
CARGOy/o
7 para
N° la aprobación OBJETIVO
ACTIVIDADES Contrato,
DEConvenio o
LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
Interventor
RESPONSABLE
de los pagos Aceptación de oferta para la CONTROL
aprobación de los pagos

Publicar el MAJA01.02.02.18.P09.F03 - Informe parcial y/o


final de supervisión de contrato
MAJA01.02.02.18.P09.F04 - Informe parcial y/o final de
supervisión Contrato de prestación de servicios y apoyo a la
33
gestión persona natural
MAJA01.02.02.18.P09.F05 - Informe de supervisión contrato
de obra o interventoría de acuerdo a los lineamientos
establecidos por el organismo competente a nivel nacional

Remitir al profesional encargado del archivo la


documentación del informe parcial o final con los respectivos
34 anexos para su archivo en el expediente contractual,
conforme a los lineamientos del proceso Gestión Documental
MAGT04.03

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autorización del Alcalde.
Garantizar que se cumplan los
Realizar los trámites requisitos establecidos en el
Supervisor y/o
7 para la aprobación Contrato, Convenio o
Interventor
de los pagos Aceptación de oferta para la
aprobación de los pagos SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Supervición - Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Verificar si se culminó la ejecución del contrato, convenio,


35
orden de aceptación de oferta u orden de compra

Continuar con el procedimiento Evaluación del Contratista -


36
MAJA01.02.03.18.P02

Fin

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autorización del Alcalde.
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

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autorización del Alcalde.
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

SI
Supervisor y/o 6
interventor
NO

Supervisor y/o
interventor

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autorización del Alcalde.
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso A

A
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del NO
Proceso 3
SI

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autorización del Alcalde.
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Profesional (rol NO
jurìdico) Equipo 16
Estructurador del
Proceso
SI

Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso

SI
Supervisor y/o
interventor
NO

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autorización del Alcalde.
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA
NO

Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Supervisor y/o
interventor
B

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MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

B
Profesional (rol
jurìdico) Equipo
Estructurador del
Proceso

SI
Supervisor y/o
interventor
NO

Supervisor y/o
interventor

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Auxiliar Administrativo

NO
Supervisor y/o 7
interventor

SI

Supervisor y/o
interventor

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CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

35
Supervisor y/o
interventor

Supervisor y/o
interventor NO

SI

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


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VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Supervisor y/o
interventor y Líder de
Contratación

NO
Supervisor y/o
25
interventor
SI

NO
Supervisor y/o
interventor
SI

Supervisor y/o
interventor
FIN

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CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Líder de Contratación FIN

D
Supervisor y/o
interventor 25

SI
Supervisor y/o
interventor
NO

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Supervisor y/o
interventor

Supervisor y/o
interventor

SI
Supervisor y/o
interventor

NO

Supervisor y/o
interventor

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


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VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Supervisor y/o
interventor

E
Supervisor y/o
interventor

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


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VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Supervisor y/o
interventor

Auxiliar Administrativo

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STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P09

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

NO
Supervisor y/o 18
interventor
SI

Supervisor y/o
interventor

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS Version 1

CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS
RESPONSABLE

Inicio

Verificar si trata de una compra a través de la tienda virtual del


1
ente competente a nivel nacional

2 Verificar si es contratación de minima cuantía

Garantizar que se establecen y Diligenciar el formato Aceptación de la oferta -


Formalizar y suscribir el 3
formalizan de manera precisa Ordenador del MAJA01.02.02.18.P10.F01
contrato / Aceptación de
las condiciones contractuales gasto
la oferta
para ambas partes

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Garantizar que se establecen y
Formalizar y suscribir el
formalizan de manera precisa Ordenador del
contrato / Aceptación de
las condiciones contractuales gasto
la oferta
para ambas partes

Elaborar la minuta de Contrato en el formato que aplique:


Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a
la Gestión - MAJA01.02.02.18.P10.F02
Contrato de Obra - MAJA01.02.02.18.P10.F03
Contrato de Consultoría - MAJA01.02.02.18.P10.F04
Contrato de Servicios - MAJA01.02.02.18.P10.F05
4
Contrato de suministro - MAJA01.02.02.18.P10.F06
Contrato de arrendamiento de inmuebles -
MAJA01.02.02.18.P10.F07
Contrato de compraventa bienes muebles -
MAJA01.02.02.18.P10.F08
Contrato de comodato - MAJA01.02.02.18.P10.F09

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Verificar si la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta
5
requiere ajustes

1
Realizar los ajustes petinentes en la Minuta del Contrato ó
6
Aceptación de oferta

7 Aprobar la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta


Garantizar que se establecen y
Formalizar y suscribir el
formalizan de manera precisa Ordenador del
contrato / Aceptación de
las condiciones contractuales gasto
la oferta
para ambas partes
Verificar si la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta
8
requiere ajustes

9 Firmar la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta

10 Númerar y fechar la Minuta del Contrato ó Aceptación de oferta

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autorización del Alcalde.
11 Verificar si se trata de una Minuta de Contrato

Garantizar que se establecen y


Formalizar y suscribir el
formalizan de manera precisa Ordenador del
contrato / Aceptación de
las condiciones contractuales gasto
Tramitar la firma de la Minuta del Contrato por parte del
12
la oferta Contratista
para ambas partes

Publicar el contrato o aceptación de oferta y la oferta


13 seleccionada de acuerdo a los lineamientos establecidos por el
ente competente a nivel nacional

Ejecutar el procedimiento Elaboración y revisión Ficha Técnica


14
Expedir los documentos de Impuestos y Contabilidad - MAHP03.03.01.18.P20
Garantizar el compromiso de
que soportan las
los recursos para el pago del Ordenador del
2 condiciones
contrato / aceptación de la gasto
presupuestales para el
oferta Elaborar el Registro Presupuestal de Compromiso (RPC) de
pago
15 acuerdo al procedimiento Ejecución Presupuestal -
MAHP03.06.02.18.P01

16 Verificar si se requeren garantías para la ejecución del contrato


Garantizar que el contrato / Profesional (rol
Gestionar la aprobación aceptación de oferta tiene el jurídico) Equipo
de las garantías respaldo de una compañía de Estructurador del
seguros para su ejecución Proceso
Solicitar al contratista las garantías requeridas en el contrato o
17
aceptación de oferta

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Verificar si las garantías cumplen con los requisitos para la
legalización del contrato o aceptación de oferta
18

(P.C.) = Punto de Control – Ver Formato Plan de Control


MEDE01.05.02.18.P01.F16

19 Solicitar al contratista la corrección de las garantías

20 Recibir del contratista las garantías corregidas

Garantizar que el contrato / Profesional (rol


Gestionar la aprobación aceptación de oferta tiene el jurídico) Equipo Elaborar el formato Aprobación de Pólizas para contratos -
de las garantías respaldo de una compañía de Estructurador del 21
MAJA01.02.02.18.P10.F10
seguros para su ejecución Proceso

3
Verificar si el formato Aprobación de Pólizas para contratos -
22
MAJA01.02.02.18.P10.F10 requiere ajustes

Realizar los ajustes petinentes en el formato Aprobación de


23
Pólizas para contratos - MAJA01.02.02.18.P10.F10

Dar Visto Bueno en el formato Aprobación de Pólizas para


24
contratos - MAJA01.02.02.18.P10.F10

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Verificar si el formato Aprobación de Pólizas para contratos -
25
MAJA01.02.02.18.P10.F10 requiere ajustes

Garantizar que el contrato / Profesional (rol Aprobar y firmar el formato Aprobación de Pólizas para
26
Gestionar la aprobación aceptación de oferta tiene el jurídico) Equipo contratos - MAJA01.02.02.18.P10.F10
de las garantías respaldo de una compañía de Estructurador del
seguros para su ejecución Proceso

Continuar con el procedimiento Supervisión -


28
MAJA01.02.02.18.P09

Fin

Elaborado por: Faysuly Manrique Libreros Cargo: No Aplica

Revisado por: Andrés Felipe Pereira Rodríguez Cargo: Subdirector de Abastecimiento Estratégico

Aprobado por: Luz Adriana Vásquez Trujillo Cargo: Directora Departamento Administrativo de Contratación

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GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 1

ÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


08/abr/2011
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P10
PUNTO DE CARGO
CONTROL RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
OPERATIVO LA TAREA

Profesional (rol SI
jurídico) Equipo 14
Estructurador del
Proceso NO

Profesional (rol NO
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso SI

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del 5
Proceso

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Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

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A

Líder de Equipo de 3
NO
Contratación

SI

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Líder de Equipo de
Contratación

SI
Ordenador del gasto

NO

Ordenador del gasto

Auxiliar Administrativo
B

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B
Profesional (rol
jurídico) Equipo NO
Estructurador del
Proceso
SI

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Profesional 1

Profesional

Profesional (rol NO
jurídico) Equipo 28
Estructurador del
Proceso SI

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso C

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C
Profesional (rol
jurídico) Equipo SI
X
Estructurador del
Proceso
NO

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso

Líder de Equipo de NO
Contratación
SI

Profesional (rol
jurídico) Equipo
Estructurador del
Proceso 25

Líder de Equipo de
Contratación
D

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autorización del Alcalde.
D

Ordenador del gasto SI


23

NO

Ordenador del gasto

Profesional (rol
jurídico) Equipo 16
Estructurador del
Proceso

Fecha: 21/jun/2018 Firma:

ecimiento Estratégico Fecha: 25/jun/2018 Firma:

nto Administrativo de Contratación Fecha: 26/jun/2018 Firma:

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Inicio

Diligenciar el formato MAJA01.02.02.18.P11.F01 -


Revaluación de proveedores, conforme a lo establecido en el
1
Instructivo para el diligencimiento del formato Revaluación de
Proveedores - MAJA01.02.02.18.P11.I01

Notificar al Proveedor el resultado obtenido en la


2 Revaluación de acuerso a lo establecido en la normativa
vigente.

Verificar si el proveedor, interpone recurso contra el resultado


3 de la revaluación de su desempeño, de acuerdo a la
normativa vigente aplicable.

Realizar la Determinar y aplicar criterios


Este Supervisor y/o
1 documento esde
revaluación propiedad
parade la Administración
la re-evaluación de losCentral del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración por cualquier medio, sin previa
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autorización del Alcalde. Interventor
proveedores proveedores externos
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Resolver el recurso de Reposición, conforme a lo establecido


4 en la normativa vigente (Aclarar, modificar, adicionar o
Realizar la Determinar y aplicar criterios
1 revaluación de para la re-evaluación de los
Supervisor y/o revocar)
Interventor
proveedores proveedores externos

Verificar si además del recurso de reposición, el proveedor


5
presenta recurso de apelación

Resolver el recurso de Apelación conforme a lo establecido


6 en la normativa vigente (Aclarar, modificar, adicionar o
revocar)

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autorización del Alcalde.
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


Realizar la Determinar y aplicar criterios
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA Supervisor y/o VIG
1 revaluación
ADQUISICIÓN DEde para laY re-evaluación
BIENES, OBRAS SERVICIOS de los
Interventor
proveedores proveedores externos
MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

7 Dejar la decisión en firme y con fuerza ejecutoria

Reportar al Departamento Administrativo de Contratación


Pública, la información de la revaluación del proveedor a
8
través del mecanismo establecido por este Organismo para
tal fin.

Consolidar la información de la revaluación de los


9
proveedores de la entidad

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Directores de
Generar informe de Contar con información Departamento
re-evaluación de consolidada del desempeño de Administrativo,
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Generar el Informe de Revaluación de proveedores de la


10 entidad, de acuerdo a los plazos establecidos, incluyendo las
lecciones aprendidas de acuerdo a los resultados obtenidos.

Verificar si el Informe de Revaluación de proveedores de la


11
entidad requiere ajustes
Directores de
Generar informe de Contar con información Departamento
re-evaluación de consolidada del desempeño de Administrativo,
2
proveedores de la los proveedores de bienes, Secretarios de
Realizar los ajustes requeridos en el Informe de Revaluación
12
entidad obras o servicios de la entidad Despacho, de proveedores de la entidad
directores técnicos

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1
Directores de
Generar informe de Contar con información Departamento
re-evaluación de consolidada del desempeño de Administrativo, PUNTO
2 CARGO de
N° proveedores
ACTIVIDADES de la OBJETIVO
los proveedores
DE LA de bienes,
ACTIVIDAD Secretarios N° TAREAS CRÍTICO DE
entidad obras o servicios de la entidad RESPONSABLE
Despacho, CONTROL
directores técnicos

Aprobar el Informe de Revaluación de proveedores de la


13
entidad.

Divulgar el Informe de Revaluación de proveedores de la


14 entidad, a los equipos de contratación y al nivel directivo de
la entidad

Publicar en la instancia del Departamento Administrativo de


15
Contratación

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Verificar si existen los aspectos que son de competencia de


16 cada organismo y que hayan podido afectar el
comportamiento de los proveedores

Generar un plan de trabajo para resolver los aspectos que


17 son de competencia de cada organismo y que hayan podido
afectar el comportamiento de los proveedores.

Implementar el plan de trabajo para resolver los aspectos


18 que son de competencia de cada organismo y que hayan
podido afectar el comportamiento de los proveedores.
Establecer acciones
Directores de
para mejorar el Implementar lecciones
Departamento
comportamiento de aprendidas para para mejorar el
Administrativo,
3 los proveedores de comportamiento de los
Secretarios de
bienes, obras o proveedores de bienes, obras o
Despacho,
servicios de la servicios de la entidad
directores técnicos
entidad
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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VER

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE


GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL
Establecer acciones
Directores de
para mejorar el Implementar lecciones
Departamento
comportamiento de aprendidas para para mejorar el
Administrativo, Realizar seguimiento trimestral (marzo, junio, septiembre y
3 los proveedores de comportamiento de los
Secretarios de diciembre) el plan de trabajo para resolver los aspectos que
bienes, obras o proveedores de bienes, obras o 19
Despacho,
servicios de la servicios de la entidad son de competencia de cada organismo y que hayan podido
directores técnicos
entidad afectar el comportamiento de los proveedores.

Reportar al Departamento Administrativo de Contratación


Pública, el seguimiento de las acciones del plan de trabajo
20 para resolver los aspectos que son de competencia de cada
organismo y que hayan podido afectar el comportamiento de
los proveedores

Consolidar el informe de seguimiento trimestral (marzo, junio,


septiembre y diciembre) el plan de trabajo para resolver los
21
aspectos que son de competencia de cada organismo y que
hayan podido afectar el comportamiento de los proveedores.

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Establecer acciones
Directores de
para mejorar el Implementar lecciones
Departamento
comportamiento de aprendidas para para mejorar el
Administrativo,
3 los proveedores de comportamiento de los
Secretarios de
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
bienes, obras o proveedores de bienes, obras o (SISTEDA, SGC y MECI) VER
Despacho,
servicios de la servicios de la entidad
directores técnicos
entidad
DISEÑO DE PROCEDIMIENTO FECHA DE
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA VIG
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Revaluación de proveedores Version 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Fin

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MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Supervisor

Supervisor

NO
Supervisor

SI

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STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Supervisor

NO
Supervisor

SI

Superior jerárquico o
funcional del
Supervisor

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STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Superior jerárquico o
funcional del
Supervisor

Líder de Contratación

Subdirector de
Abastecimiento
Estratégico

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Subdirector de
abastecimiento
estratégico

Director del NO
Departamento
Administrativo de
Contratación Pública SI

Subdirector de
abastecimiento
estratégico

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Director del
Departamento
Administrativo de
Contratación Pública

Director del
Departamento
Administrativo de
Contratación Pública

Profesional
Universitario

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STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Directores de
Departamento
Administrativo, NO
Secretarios de
Despacho, directores
técnicos SI

Directores de
Departamento
Administrativo,
Secretarios de
Despacho, directores
técnicos

Líder de Contratación
de cada organismo

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MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Líder de Contratación
de cada organismo

Líder de Contratación
de cada organismo

Subdirector de
abastecimiento
estratégico

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TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P11

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Inicio

Recibir la solicitud de certificación de contratos / convenios a


través del Sistema de Gestión Documental a través del
1 procedimiento MAGT04.03.18.P07 - Centro de
documentación y correspondencia o a través de los canales
habilitados en la entidad

Verificar si la solicitud de certificación de contratos /


2 convenios cuenta con las estampillas establecidas en la
normativa vigente

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Recibir la solicitud Determinar que se cumplen los


de certificación de requisitos para expedir la Líder de
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(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Consignar en el documento correspondiente que se recibe la


3 solicitud sin estampillas y que debe aportarlas para la
expedición de la certificación.

Reasignar la solicitud al responsable de la elaboración de la


4
certificación

Recibir la solicitud Determinar que se cumplen los


de certificación de requisitos para expedir la Líder de Verificar si el solicitante ha suscrito contratos con el
1 5
contratos / certificación de contratos / contratación Organismo.
convenios Convenios

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1
Recibir la solicitud Determinar que se cumplen los
de certificación de requisitos para expedir la Líder de
1 PUNTO
contratos / certificación de contratos / contratación
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
convenios Convenios RESPONSABLE
CONTROL

6 Devolver la solicitud al solicitante

Verificar si la solicitud cumple con los requisitos necesarios


para expedir la certificación. (Información de los contratos /
convenios a certificar y estampillas requeridas por la
7 normativa vigente)

(P.C.)=Punto de Control – Ver Formato Plan de Control


MEDE04.05.02.18.P01.F16.

Informar al solicitante dentro de los plazos establecidos en la


8 normativa vigente, los requisitos que está incumpliendo para
la expedición de la certificación del contrato / convenio.

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Recibir la solicitud Determinar que se cumplen los
de certificación de requisitos para expedir la Líder de
1
contratos / certificación de contratos / contratación
convenios Convenios

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS


(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Verificar si el solicitante cumple los requisitos pendientes


9 para la expedición de la certificación de contratos / convenios
dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente.

Consultar el / los expedientes contractuales de los contratos


10
requeridos en la certificación

Diligenciar el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 -


11
Certificación de Contratos / Convenios

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(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Elaborar el comunicado de respuesta al solicitante, conforme


12 a los lineamientos del proceso gestión documental -
MAGT04.03

Verificar si el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 -


13 Certificación de Contratos / Convenios o el comunicado de
respuesta requieren ajustes

Realizar los ajustes requeridos en el formato


Elaborar la Brindar información clara y MAJA01.02.02.18.P12.F01 - Certificación de Contratos /
14
certificación de veraz sobre los contratos Líder de Convenios o en el comunicado de respuesta, según sea el
2
contratos / suscritos en el Organismo al contratación caso
Convenios solicitante

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1

Elaborar la Brindar información clara y PUNTO


CARGO
N° ACTIVIDADES
certificación de OBJETIVO DE los
veraz sobre LA contratos
ACTIVIDAD Líder de N° TAREAS CRÍTICO DE
2 RESPONSABLE
contratos / suscritos en el Organismo al contratación CONTROL
Convenios solicitante

Aprobar y firmar el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 -


15 Certificación de Contratos / Convenios y el comunicado de
respuesta

Anexar las estampillas establecidas en la normativa vigente


16 en el formato MAJA01.02.02.18.P12.F01 - Certificación de
Contratos / Convenios

Enviar la respuesta de solicitud y el formato


17 MAJA01.02.02.18.P12.F01 - Certificación de Contratos /
Convenios al solicitante

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Elaborar la Brindar información clara y
certificación de veraz sobre los contratos Líder de SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
2
contratos / suscritos en el Organismo al contratación
Convenios solicitante (SISTEDA, SGC y MECI)

DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: Certificación de contratos / Convenios Versión 1

PUNTO
CARGO
N° ACTIVIDADES OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD N° TAREAS CRÍTICO DE
RESPONSABLE
CONTROL

Archivar los documentos de acuerdo a los lineamientos del


18
proceso gestión documental - MAGT04.03

Fin

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

SI

Auxiliar del Centro de NO


documentación y
correspondencia

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TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
Auxiliar
LAdel Centro de
TAREA
documentación y
correspondencia

SI NO

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

SI NO

Responsable de
elaborar la certificación

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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
Responsable deDE
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
elaborar
LAlaTAREA
certificación

NO
18

SI

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Responsable MEDE01.05.02.18.P01.F15
de
elaborar la certificación
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DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

NO
Líder de Contratación
de cada organismo
SI

Responsable de
elaborar la certificación

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MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Líder de Contratación
de cada organismo

Responsable de
elaborar la certificación

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autorización del Alcalde.
MEDE01.05.02.18.P01.F15
STIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
TEDA, SGC y MECI) VERSIÓN 2

DE PROCEDIMIENTO FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CÓDIGO: MAJA01
CÓDIGO: MAJA01.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02
CÓDIGO: MAJA01.02.02.18.P12

CARGO
RESPONSABLE DE FLUJOGRAMA
LA TAREA

Auxiliar de archivo de 9
gestión

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI )

PLAN DE CONTROL
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
Codigo del No. De Descripción de la accion de Cargo Metodo de Medición
Objeto de control Criterio de Control
Procedimiento Tarea control a realizar Responsable o Control

Verificar si las garantías


Líder de Equipo de
MAJA01.02.02.18.P06 10 cumplen con los requisitos Garantías Pliego de condiciones
Contratación
Comparación
de legalización

Recibir y verificar que los


informes de supervisión o
interventoría estén
MAJA01.02.02.18.P06.F0 Profesional asignado
debidamente diligenciados y Plan de trabajo y
MAJA01.02.02.18.P06 42 2- Informe de supervisión de Equipo de Verificación
que estén completos en la cronograma establecido;
del contrato Contratación
carpeta del contrato de
acuerdo con el plan de trabajo
y cronograma establecido;

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI )

PLAN DE CONTROL
GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA
ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL
Codigo del No. De Descripción de la accion de Cargo Metodo de Medición
Objeto de control Criterio de Control
Procedimiento Tarea control a realizar Responsable o Control

Analizar la solicitud y
sustentación par determinar si
Solicitud de modificación
la encuentra ajustada a las Cláusulas del contrato o
(prórroga, adición, Líder del equipo de
MAJA01.02.02.18.P07 2 cláusulas del contrato o convenio y a la Análisis
suspensión, cesión o contratación
convenio y a la normatividad normatividad vigente
modificación de cláusula)
vigente, encontrando que es
procedente

Analizar documentación
recibida y determinar si inicia
Informe del presunto Clausulas del contrato y la
MAJA01.02.02.18.P08 7 procedimiento sancionatorio o Ordenador del gasto Análisis
incumplimiento normatividad legal
no; o adoptar otra medida
administrativa

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GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
SISTEDA, SGC y MECI ) VERSIÓN 2

PLAN DE CONTROL FECHA DE ENTRADA


23/dic/2014
EN VIGENCIA

CODIGO: MAJA01
CODIGO: MAJA01.02
CODIGO: MAJA01.02.02
Equipo
Frecuencia Registro
requerido

Cada vez que se


tenga un proceso Acto de Aprobación de la
No requiere
de contratación que Garantía de Cumplimiento
requiera garantías

Visto Bueno en el informe de


No requiere Mensualmente
supervisión

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GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
SISTEDA, SGC y MECI ) VERSIÓN 2

PLAN DE CONTROL FECHA DE ENTRADA


23/dic/2014
EN VIGENCIA

CODIGO: MAJA01
CODIGO: MAJA01.02
CODIGO: MAJA01.02.02
Equipo
Frecuencia Registro
requerido

Cada vez que se


Documento de modificación
tenga un proceso
(prórroga, adición,
No requiere de contratación
suspensión, cesión o
donde requieran
modificación de cláusula
modificación

Cada vez que se


tenga se presente
No requiere Visto Bueno para elaboración
un presunto
incumplimiento

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA , SGC y MECI)

INFORMES GENERALES
NOMBRE DEL MACROPORCESO
NOMBRE DEL PROCESO

MACROPROCESO: GESTION JURIDICO ADMINISTRATIVA


PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
SUBPROCESO: CONTRACTUAL

TIPO DE INFORME NOMBRE DEL INFORME CARACTERISTICAS O ESPECIFICACIONES

Requerimientos Legales No Aplica

Normas, Políticas
internas de operación y
No Aplica
Disposiciones
Administrativs Internas

Requerimientos del
No Aplica
usuario Externo

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Alcalde.
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MEDE01.05.02.18.P01.F17
TEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA , SGC y MECI) VERSIÓN 1

INFORMES GENERALES FECHA DE ENTRADA EN


23/dic/2014
VIGENCIA

CODIGO: CODIGO: MAJA01


CODIGO: CODIGO: MAJA01.02
CODIGO: CODIGO: MAJA01.02.03

DESTINATARIOS FECHA DE ENTREGA / PERIODICIDAD

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del108
Alcalde.
de 108