GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

COMUNICACIONES TECNOLÓGICOS
INSTRUCTIVO PARA EL PRÉSTAMO DE LOS AUDITORIOS Y SUS RECURSOS
TECNOLÓGICOS
Código: TIC-GTI-IN004 Versión: 00 Fecha de Emisión:07/09/2015 Página 1 de 3

1. OBJETIVO:

Definir actividades y condiciones para el préstamo y uso de los auditorios del Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos en la sede de Chapinero ubicada en la Carrera 10 No.64-60Bogotá.

2. ALCANCE:

Inicia desde la verificación de disponibilidad hasta la entrega del auditorio junto al mobiliario y recursos tecnológicos
requeridos para la reunión.

3. DEFINICIONES:

Auditorio A: Tiene una capacidad máxima de 65 personas adicionalmente cuenta con:

 65 sillas y una mesa.
 Una pizarra o tablero digital con su respectivo lápiz y borrador.
 Un panel de conexiones con entrada para cables de internet, cables de poder y cables VGA
 Un control digital para el prendido y apagado de las luces, proyección de la imagen desde un computador portátil
y modulación de temperatura del aire acondicionado.

Auditorio B: Tiene una capacidad máxima de 20 personas. Adicionalmente cuenta con:

 20 sillas y una mesa.
 Una pizarra o tablero digital con su respectivo lápiz y borrador.
 Un panel de conexiones con entrada para cables de internet, cables de poder y cables VGA.
 Un control digital para el prendido y apagado de las luces, proyección de la imagen desde un computador portátil
y modulación de temperatura del aire acondicionado

Auditorio General: Tiene una capacidad máxima de 85 personas. Es la unión del Auditorio A y el Auditorio B.

Computador portátil: Es un computador (ordenador) personal con un tamaño entre las 11 y 17 pulgadas de fácil
portabilidad por su tamaño y peso, con similares características de almacenamiento, procesamiento de datos y ejecución
de tareas y aplicativos de un computador de escritorio.

Cargador AC/DC: Es un adaptador de corriente alterna que permite proveer energía a dispositivos que no cuentan con
su propia fuente. En este caso corresponde a una batería para computador portátil.

Cable de video VGA: Video Graphics Array (VGA), Adaptador Gráfico de Video. Es un cable que mediante conexión
permite visualizar la imagen del computador en otros dispositivos.

Cable de sonido: Permite transmitir la señal de audio de un dispositivo a otro.

Pizarra Interactiva y accesorios (lápiz y borrador): Es un dispositivo que proyecta la imagen sobre la pantalla que lo
integra, ejecuta tareas y aplicativos y puede controlarse de manera táctil ofreciendo la posibilidad de interactuar con la
imagen de manera directa. Es la versión digital de un pizarrón y se dispone de un bolígrafo digitaly borrador para las
notas o gráficos realizados a mano.

Dispositivos de Red: Es conformado por un conjunto de elementos como; Hubs y switches de red, Routers, Tarjetas de
red, Adaptadores de red, Módems y cable de red entre otros.

Medios Tecnológicos: Par el efecto de la reserva y préstamo del auditorio se entienden por medios tecnológicos el
computador portátil, cargador de batería, mouse , los cables de conexión VGA y de internet , tablero digital con el lápiz y
borrador y micrófono.

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Modulo (panel) Control sistemas sala: Es el dispositivo ubicado en la entrada de cada auditorio con el cual se
controlan los sistemas de video, audio, iluminación y aire acondicionado.

4. ACTIVIDADES PARA EL PRESTADO DE AUDITORIOY RECURSOS TECNOLÓGICOS

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Realizar la solicitud de acuerdo a la disponibilidad del auditorio por medio de

correo electrónico al siguiente correo:
Auditorio A: auditorioa@invima.gov.co
Auditorio B: auditoriob@invima.gov.co
El correo debe indicar:
 Fecha
 Hora
Solicitud de
 Tema de la Reunión Funcionario(a)
préstamo del
 Nombre completo Solicitante
auditorio
 Dirección u oficina
 Grupo
 Dirección u oficina de quien va ser el responsable del auditorio
 Correo electrónico
 Extensión telefónica
 Recursos tecnológicos y de comunicación que requiere (proyección de
audiovisuales, conexión a internet, computador portátil y micrófono).

Funcionario(a)
de la Oficina de
Una vez la solicitud es recibida se debe verificar de nuevo la disponibilidad del
Confirmar la Tecnologías de
Auditorio y la disponibilidad de los recursos tecnológicos solicitados. Se confirma
reserva del la Información
por correo electrónico el préstamo del auditorio al solicitante y se agenda la
auditorio encargado del
reserva en calendario del auditorio respectivo.
préstamo de los
auditorio.

Funcionario(a)
Se realiza la entrega del auditorio, del mobiliario y de los recursos tecnológicos
Entregar el encargado del
comprobando sus funcionamientos como mínimo 15 minutos antes de dar inicio
Auditorio al Grupo de
a la reunión, esta entrega debe ser registrada en el formato de inventario de
solicitante soporte
elementos auditorio y debe ser firmada por el responsable del auditorio.
Tecnológico.

Funcionario(a)
Una vez finalizada la reunión, el responsable debe informar al funcionario de la Solicitante
oficina de tecnologías de la información para hacer entrega del auditorio y de los Funcionario(a)
Recibir el recursos tecnológicos prestados, quien debe verificar su funcionamientos y el encargado del
Auditorio estado del mobiliario; si corresponde a lo entregado antes de la reunión se Grupo de
formaliza el recibo del auditorio con la firma del formato de inventario de soporte
elementos auditorio que se diligenció al momento de la entrega del auditorio. Tecnológico.

5. CONDICIONES GENERALES

 No se permite el ingreso ni consumo de alimentos y bebidas dentro de los auditorios.

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 Si en el uso normal de los auditorios se excede el horario acordado se debe informar con al funcionario
encargado para agenda en el respectivo calendario.
 El funcionario solicitante debe ser quien firma el formato de inventario de elementos auditorio y es responderá
por los daños ocasionados que se deriven del mal uso dado a los elementos y herramientas tecnológica del
auditorio.
 Informar inmediatamente al funcionario responsable del grupo de soporte tecnológico cualquier situación
anómala o irregular que se presente durante el uso de las herramientas tecnológicas disponibles en el auditorio.
 Entregar el auditorio limpio y tal cual se entrega. Si se necesita hacer algún montaje o modificación al escenario
deberán tener la autorización previa.
 Abstenerse de pegar clavos o cintas adhesivas que deterioren las paredes.

6. PUNTO DE CONTROL

Correo electrónico solicitud de préstamos de auditorio

Registros de recibido a satisfacción del auditorio y los bienes solicitados.
Programados, calendario del préstamo del auditorio

7. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Política Sistema de Gestión Integrado GDI-DIE-PL001

Formato de inventario elementos auditorios TIC-GTI-FM012

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