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Infrastruktur und Prozesse. Adobe Sign.

Elektronische Unterschrift
verkürzt Einkaufsprozess von
mehreren Wochen auf zwei Tage

Die Situation: Zeitintensive papiergebundene Der Kunde

­Genehmigungsprozesse Jochen Kalisch, zuständig für den IT-Einkauf des


Provinzial NordWest Konzerns.
Wenn der IT-Einkauf der Provinzial externe Dienstleister beauftragte,
konnte es aufgrund der dezentralen Struktur und des hohen Zeitauf- „Die Zwei-Faktor-Authentifizierung von Adobe Sign
wands für das Bearbeiten, Ausdrucken, Scannen und Versenden der hat etwaige Sicherheitsbedenken von vorn herein
Papierdokumente durchaus bis zu sieben Wochen dauern, um alle nöti- entkräftet, die Integration in unsere IT-Infrastruktur
gen Unterschriften einzuholen. Nachdem der DSV die Vorteile eines war völlig unproblematisch und unsere Genehmi-
digitalen Workflows mit der elektronischen Unterschrift und insbeson- gungsprozesse dauern höchstens noch zwei Tage –
dere die hohen Sicherheitsstandards von Adobe Sign vorgestellt hatte, der Tipp des DSV war Gold wert!“
fiel die Entscheidung für die Digitalisierung des Prozesses allerdings
sehr schnell: Adobe Sign wurde umgehend eingeführt. Dienstleistungen des DSV
•• Persönliche Beratung mit sparkassenspezifischem
Die Lösung: Adobe Sign macht Papier überflüssig Know-how
Neben der Prozesseffizienz war die Rechtssicherheit der elektronischen •• Dauerhafter Service und Support vor, während und
Signatur ein wesentliches Argument für die Einführung. In dieser Hin- nach dem Projekt
sicht erfüllt Adobe Sign höchste Anforderungen: Zusätzlich zur einfa- •• Kostengünstige Bereitstellung des Signaturservice
chen Authentifizierung per Signatur kann eine Zwei-Faktor-Authentifi- •• Transparentes, nutzenorientiertes Abrechnungs-
zierung genutzt werden. Dabei muss der Unterzeichner beispielsweise modell
zusätzlich einen Code eingeben, den er per SMS auf sein Mobiltelefon •• Planungssicherheit für mehrere Jahre
erhält. Diese hohen Standards haben letztlich alle Beteiligten über-
zeugt. Zudem erforderte die Einführung von Adobe Sign keinerlei Inves- Auf einen Blick
titionen. Die cloud- und webbasierte Lösung konnte völlig problemlos Die Provinzial nutzt Adobe Sign für die Genehmi-
in die vorhandene IT-Infrastruktur der Provinzial integriert warden. gungsprozesse im IT-Einkauf und konnte damit den
Zeitaufwand gegenüber dem bisherigen papier­
Der Nutzen: Schneller, sicherer und komfortabler gebundenen Prozedere drastisch verkürzen. Auch
­Dokumentenaustausch der geringe Einrichtungsaufwand, die komfortable
Usability und das hohe Sicherheitsniveau haben
Wenn die Provinzial heute Genehmigungsprozesse anstößt, sind diese
überzeugt. Inzwischen denken weitere Abteilungen
innerhalb von zwei Tagen und meist sogar noch schneller abgeschlos-
über die Einführung von Adobe Sign nach.
sen. Die Dokumente werden ohne Zeitverlust per Link zwischen den
Unterzeichnern in Kiel, Münster und Hamburg sowie den externen
Partnern ausgetauscht und signiert. Weil Adobe Sign auch auf mobilen
Geräten problemlos nutzbar ist, verzögert selbst eine Geschäftsreise
den Unterschriftsprozess nicht. Nach den durchweg positiven Erfah-
rungen des IT-Einkaufs zeigen bereits weitere Abteilungen großes
Interesse. Denn auch in der Rechtsabteilung und im Personalwesen
verspricht die elektronische Signatur mit Adobe Sign enormen Effizienz-
und Zeitgewinn.
3027245.08.2018

Ich bin gerne für Sie da.


Deutscher Sparkassen Verlag GmbH (DSV), Christian Schulze-Amelung, Telefon 0711 782-1643,
Am Wallgraben 115, 70565 Stuttgart  christian.schulze-amelung@dsv-gruppe.de