TEMA 2

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y
NUEVAS TECNOLOGÍAS

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 ¿DÓNDE NOS ENCONTRAMOS?

Empezamos el primer tema, el objetivo que perseguimos es exponer contenidos

que se encuentren al alcance de todos, y es que cuando hablamos de tecnologías cada
persona tiene un grado diferente de familiaridad con este entorno y en la
Administración Electrónica actual hay mucha tecnología. Vamos a trabajar a través de
unos contenidos que sean compresibles por todos para poder comprender la
importancia del momento que estamos viviendo, su utilidad y lo que nos vamos a
encontrar en el trabajo de aquí en adelante, ya que las principales normas ya están
adaptadas y para la Administración resultan ya una obligación. Ya lo tenemos en
nuestros procesos de trabajo, no hay marcha atrás.

El principal escollo con lo que nos encontramos para comenzar es la dificultad de

acceso de las entidades locales a la tecnología necesaria para cumplir con la legislación
vigente, como ya apuntábamos en la introducción. Hay varios supuestos para las
entidades locales:

• Municipio de menos de 20.000 habitantes. En este caso nos tenemos

que remitir a la Ley Reguladora de Bases de Régimen local que nos dice
expresamente que tenemos que acudir a la Diputación.

Artículo 36.1.g de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del

Régimen Local :

“1. Son competencias propias de la Diputación o entidad equivalente las que le atribuyan en
este concepto las leyes del Estado y de las Comunidades Autónomas en los diferentes sectores
de la acción pública y, en todo caso, las siguientes: g) La prestación de los servicios de
administración electrónica y la contratación centralizada en los municipios con población
inferior a 20.000 habitantes.”

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 • Municipio de más de 20.000 habitantes. En este caso tenemos que
dirigirnos a la Comunidad Autónoma y firmar un Convenio para la
prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica.
Previamente la Comunidad Autónoma tiene firmado un Convenio a su
vez con la Administración General del Estado. (Adjuntamos en el curso el
Convenio que la Comunidad de Castilla León tiene suscrito con la
Administración General del Estado, así como un modelo tipo para las
entidades locales que se tuvieran que adherir).

1 - MODELO ACTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

“En la actualidad estamos

construyendo, entre todos,
Como resultado del contexto reseñado de desarrollo de la
los pilares sobre los cuales
Administración electrónica y del marco normativo que la regula, desde se deberá sustentar un
nuevo modelo de
hace varios años las Administraciones públicas españolas vienen
Administración pública. Un
realizando un esfuerzo por impulsar un modelo de Administración que, nuevo modelo en el que se
materialice su principal
en base a principios de simplificación, normalización, eficiencia y eficacia,
objetivo, que no es otro que
sitúe al ciudadano y empresas en el centro de la actividad el de servir con objetividad
a los intereses generales,
administrativa.
valiéndose para ello de las
ventajas competitivas que
El objetivo de este esfuerzo no ha sido otro que acercar las proporcionan las
Tecnologías de la
Administraciones a los ciudadanos y empresas y lograr que éstas se
Información”
conviertan en instrumentos que se anticipan a sus necesidades, de fácil
Fuente: Informe “2012 La
acceso y utilización, ágiles en la tramitación y disponibles las 24 horas
eAdministración al servicio
del día, los 365 días del año, preservando los máximos estándares de del ciudadano”. Fernando
de Pablo. Director General
excelencia, calidad y seguridad.
para el Impulso de la
Administración Electrónica,
Para lograr estos objetivos, las Administraciones han llevado a Ministerio de Política
Territorial y Administración
cabo un amplio abanico de actuaciones dirigidas a evolucionar hacia un
Pública.
nuevo modelo de Administración, la Administración electrónica.

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 Una manera de explicar cómo se está abordando hoy en día el desarrollo y
evolución de la Administración electrónica en España es partiendo de un modelo que
tome como referencia la perspectiva del ciudadano - empresa reflejando el escenario
o proceso.

Este proceso estaría compuesto por una serie de acciones o mecanismos a

utilizar por parte del interesado o la Administración, los cuales se corresponderían con
los diferentes niveles o capas del modelo conceptual de Administración electrónica:
desde la elección del canal de acceso, pasando por la iniciación del servicio o
procedimiento y la gestión o tramitación interna, hasta la entrega final del servicio
público.

A continuación, se presenta una aproximación esquemática a este proceso que

se seguiría en la prestación de un servicio electrónico, identificando las distintas capas
o niveles conceptuales establecidos como guía para el presente estudio de prácticas de
referencia en Administración electrónica.

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Como se identifica en este proceso, existen distintas fases en la prestación de un
servicio público:

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 Ante una necesidad determinada o el requerimiento de una Administración para
llevar a cabo un trámite o gestión administrativa, el interesado (ciudadano, empresa,
Administración, etc.) puede contactar con la Administración a través de un conjunto
de canales habilitados y disponibles en cada Administración.

Entre las diferentes maneras posibles, de forma general en el conjunto de las

Administraciones existen fundamentalmente los siguientes canales de acceso
disponibles:

Canal presencial, mediante Oficinas de Atención al Ciudadano,

propias o en régimen de colaboración con otras AAPP, a través de las
que es posible ofrecer información general y específica, realizar
labores de registro de documentos dirigidos a la Administración y
llevar a cabo gestiones o trámites de forma presencial.

Canal telefónico, que además de ofrecer información al ciudadano,

en multitud de ocasiones permite la realización de ciertos trámites y
gestiones rápidas y de alto valor añadido para el interesado.

Canal electrónico, a través de portales web destinados a albergar

información y acceso a servicios o trámites a través de Internet. Entre
estos sitios web, existen portales destinados a la prestación exclusiva
de servicios electrónicos, son los denominados portales de
Administración electrónica, y, en caso de cumplir un conjunto de
requisitos particulares establecidos por la normativa reciente, serán
Sedes Electrónicas.

De forma adicional, en respuesta a la cada vez mayor integración, se

están habilitando nuevos medios de acceso mediante dispositivos
móviles, servicios interactivos a través de la TDT, etc.

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 Una vez que el interesado toma contacto a través de alguno de los canales, tiene
a su disposición una serie de servicios que configuran las gestiones que pueden
solicitarse a través de dicho canal.

En caso de haber seleccionado el canal de relación electrónico, se le ofrece un

catálogo de servicios electrónicos disponibles, a través del cual el interesado puede
acceder al servicio deseado, mediante fichas informativas, y tiene la posibilidad de
iniciar la tramitación del mismo.

Es de destacar que las Administraciones han realizado un gran esfuerzo por

disponer del máximo número de servicios y procedimientos administrativos accesibles
por medios electrónicos, con información y documentación simplificada y normalizada,
de modo que se transmita una homogeneidad que facilite a los interesados su acceso y
utilización.

Además de servicios comunes, algunas Administraciones ofrecen ciertos

servicios de alto valor añadido enfocados en necesidades concretas y actuales de
ciudadanos y empresas, entre ellos se encuentran la personalización de servicios, los
servicios automáticos o de respuesta inmediata, los servicios de asistencia a la
teletramitación o de ayuda online y servicios de participación ciudadana y servicios
colaborativos a través de redes sociales.

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 A continuación, existe un conjunto de mecanismos que posibilitan la tramitación
telemática de servicios electrónicos, asegurando las máximas garantías jurídicas y de
seguridad.

Acreditación electrónica

Para poder iniciar la gestión electrónica el interesado deberá acreditar su

identidad de forma electrónica ante la Administración. Para ello, el ciudadano debe
disponer de un certificado electrónico válido reconocido por la Administración, por
ejemplo, el DNI electrónico o el certificado Clase 2 CA de la Fábrica Nacional de Moneda
y Timbre (FNMT).

Asimismo, la Administración se acredita ante los ciudadanos mediante

certificados de sede electrónica y comunicaciones cifradas seguras a través de
Internet, así como firmando cada documento y certificado emitido con sello electrónico
que permite verificar su integridad y autenticidad.

En lo relacionado a la actuación administrativa por parte de los empleados

públicos u órganos, éstos disponen de certificados
y firma digital que les identifica y autentifica para
ejercer dichas actuaciones, asegurando un cauce
completamente electrónico en la tramitación
administrativa de los servicios.

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 Tramitación electrónica

Una vez acreditada la identidad del interesado, la Administración registra la

entrada de la solicitud a través del Registro electrónico de documentos y toma el relevo
en el proceso de gestión del servicio público, desarrollando las tareas relativas a la
tramitación del procedimiento administrativo que finalizarán con la entrega del
servicio al ciudadano o empresa.

Como soporte a este proceso, las Administraciones ponen a disposición de los

interesados un conjunto de plataformas o servicios de soporte a la tramitación
electrónica de los servicios, que ofrecen la posibilidad de realizar, entre otras, las
siguientes acciones:

 Cumplimentación y envío de formularios electrónicos y

otra documentación de utilidad para la tramitación del servicio.

 Anexado y aportación electrónica de documentos a

formularios o expedientes administrativos iniciados con
anterioridad.

 Pago electrónico de impuestos, tasas y precios públicos

a través de pasarelas conectadas con entidades financieras.

 Obtención de copias, comprobantes y duplicados de

documentos electrónicos de un expediente concreto,
incluyendo siempre un código seguro de verificación
electrónica para la comprobación de su autenticidad e
integridad por terceros.

 Consulta del estado y la fase de tramitación de

expedientes administrativos en curso por los interesados.

 Envío de notificaciones telemáticas seguras a los

interesados.

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 De cara a optimizar la productividad en la gestión y tramitación administrativa
de los servicios, es imprescindible disponer de herramientas informáticas que
automaticen determinadas actividades operativas (gestión económica, gestión de
expedientes, gestión de incidencias, etc.). Estos sistemas de BackOffice o gestión interna
optimizan la productividad en la gestión administrativa facilitando el desempeño de
funciones de los empleados públicos.

Estas herramientas, si bien no repercuten directamente en el ciudadano,

contribuyen a la reducción de tiempos de respuesta y la mejora de la gestión interna de
la Administración.

A efectos de evitar a los interesados la aportación de documentación e

información que obra en poder de las Administraciones públicas, se implantan
plataformas y servicios que, apoyados por convenios entre Administraciones, y sobre la
base de la autorización explícita previa por parte del interesado, posibilitan la consulta
e intercambio de información vinculada con el interesado, evita a éste realizar
desplazamientos innecesarios para la gestión de trámites administrativos.

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 Como soporte a todo este proceso, las distintas Administraciones deben
asegurar que existe un escenario favorable al desarrollo y asentamiento de los
conceptos de Administración electrónica.

En este sentido, se deben llevar iniciativas en los siguientes ámbitos:

ESTRUCTURA
APOYO INSITUCIONAL MARCO NORMATIVO
ORGANIZATIVA

Que coordine, impulse

Que dé cobertura al y evalúe el desarrollo
Que permita impulsar
impulso de las de la Administración
iniciativas que
actuaciones en materia electrónica, y
desarrollen el resto de
de Administración mecanismos
capas del proceso
electrónica adecuados para la
gestión del cambio

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2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Y
CARACTERÍSTICAS

¿Qué es la Administración Electrónica?

• Comisión Europea de la UE: “La administración electrónica es el uso de las

TIC en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes,
con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y
reforzar el apoyo a las políticas públicas”

• Domingo Laborda: “Es el uso de las tecnologías de la información y las

comunicaciones en la Administración para que, combinadas con ciertos
cambios organizativos y nuevas capacidades de los empleados públicos,
mejoren la eficacia, la productividad, la agilidad y la comodidad en la
prestación de servicios a los ciudadanos.”

La idea clave sobre la administración electrónica es que no se trata

simplemente de llevar las TIC a la actividad administrativa, sino que constituye un
elemento fundamental en los procesos de modernización administrativa dentro de los
cuales se enmarca que debe llevar a la mejora y simplificación de los servicios.

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Características de la Administración Electrónica

Ventajas para el usuario

1. Rapidez y comodidad para los usuarios (a cualquier hora):

- Evitar colas, desplazamientos y horarios.

- Acceso a la información más cómodo, fácil y rápido.

- Acceso universal. La ubicación geográfica y

proximidad de oficinas administrativas deja de ser
un problema, algo especialmente importante en un
país como España.

2. Fomento de la participación de los ciudadanos y

empresas (buzones, cuestionarios, etc.), fomentar una
relación interactiva y más positiva.

3. Impulso de la sociedad de la información: estimula la

participación y aprendizaje del ciudadano y de
trabajadores.

4. Simplificación de los procedimientos e integración

transparente de diferentes administraciones
(soluciones de ventanilla única).

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 Ventajas para la Administración

1. Reducción de costes, tiempos de tramitación, menos errores = mejor

eficiencia y productividad. Mayor satisfacción para funcionarios, contenidos
más estimulantes: el peso burocrático del trabajo se puede derivar hacia
actividades de asesoramiento y soporte a los ciudadanos y las empresas.
Menos uso de papel.

2. Mejora de relaciones e imagen, transparencia: con el ciudadano (según la

UE, un 62% de los ciudadanos europeos perciben los servicios electrónicos
como beneficiosos), entre departamentos y administraciones.

Barreras

- Insuficiente penetración de las TIC en la población española.

- Usabilidad, accesibilidad y falta de experiencia en el uso de las TIC.

- Desconfianza en los medios electrónicos de intercambio de información.

- Desconocimiento de la existencia de la Administración online.

- Recelo de la administración con la seguridad electrónica.

- Falta de integración entre las diferentes administraciones.

- Problemas de financiación y de medios, especialmente para las EELL

(ayuntamientos pequeños, etc.)

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4 IDENTIFICACIÓN, AUTENTICACIÓN, INTEGRIDAD,
CONFIDENCIALIDAD, DISPONIBILIDAD, TRAZABILIDAD Y
CONSERVACIÓN

Si se compara la administración electrónica con la problemática general de las

TIC en el sector privado, la diferencia más característica es la necesidad de mantener en
todo momento las mismas garantías de seguridad jurídica de las actuaciones
administrativas en papel en el plano de la tecnología.

Los conceptos principales en torno a la protección de los datos, informaciones y

servicios utilizados en medios electrónicos que las AAPP gestionen en el ejercicio de sus
competencias son los siguientes:

- Identificación: la correcta identificación de remitente y destinatario. Se refiere

principalmente a que los datos de identidad estén completos de modo que no
pueda haber ambigüedad a la hora de establecer la identidad de una persona
física o jurídica.

- Autenticación: la garantía de conocer fehacientemente la identidad de una

persona física o jurídica. Este concepto guarda una estrecha relación con el no
repudio (imposibilidad de rechazar la autoría de una determinada acción o
documento). La principal herramienta para la autenticación son sistemas de
usuario/clave y la firma electrónica. Ambos mecanismos permiten asimismo el
no repudio.

- Integridad: se refiere a que se puede confiar en que una determinada

información, por ejemplo, de un documento electrónico no fue manipulada y
corresponde a su estado original.

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 - Confidencialidad: guardar el secreto frente a terceros sobre una determinada
información, ya sea un documento, comunicación, etc. La herramienta principal
para lograr este objetivo es la criptografía.

- Disponibilidad: se refiere a la disponibilidad en todo momento de la información

y/o servicios. Esto implica servicios de alta disponibilidad 24x7, servidores
redundados, centros de respaldo, etc.

- Trazabilidad: se refiere a la información histórica que es importante conocer y

conservar, ¿qué cambios ha sufrido la información?, ¿quién ha accedido a ella?,
etc.

- Conservación: la correcta conservación y archivo de la información de modo que

se encuentre disponible e integra aún después de que hayan pasado largos
periodos de tiempo.

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