Manual Tecnico Usuario PDF

MANUAL TECNICO SUCURSAL VIRTUAL
EMPRESAS
1
MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS
ÍNDICE
CONTENIDO PAGINA
INTRODUCCION .......................................................................................................................4
DEFINICIÓN............................................................................................................................................................................................. 4
BENEFICIOS............................................................................................................................................................................................. 4
FUNCIONAMIENTO DE LA SUCURSAL VIRTUAL DE EMPRESAS.......................................................................................... 5
Requerimientos...................................................................................................................................................................................5
Modo de operación............................................................................................................................................................................5
Cómo operar la sucursal virtual de empresas?............................................................................................................................6
SEGURIDAD ..............................................................................................................................7
SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS.................................................................. 7
Esquema s de seguridad de la sucursal virtual empresas ...........................................................................................................7
REGLAS DE SEGURIDAD..................................................................................................................................................................... 9
Creación de Reglas de Seguridad ................................................................................................................................................10
CAMBIO DE CLAVE............................................................................................................................................................................ 14
Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual...............................................................................................................14
Cambio de Clave por Decisión del Usuario ...............................................................................................................................15
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD.................................................................................................................... 16
SEGURIDAD INFORMÁTICA EN BANCOLOMBIA..................................................................................................................... 20
POLÍTICA DE PRIVACIDAD.............................................................................................................................................................. 21
MÓDULO S DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS .......................................................23

MÓDULO DE AUTOGESTION.......................................................................................................................................................... 23
Módulo de autogestión empresas ................................................................................................................................................24
Módulo de autogestión usuarios .................................................................................................................................................26
Activación de usuario, asignación de rol, creación perfil.......................................................................................................29
Crear y Asignar Perfil .....................................................................................................................................................................31
Regeneración de claves ..................................................................................................................................................................36
CONSULTAS Y REPORTES DE AUDITORIA ................................................................................................................................. 40
Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria ................................................................................................................41
Consultas de logs auditoria...........................................................................................................................................................42
Mis transacciones............................................................................................................................................................................42
ESTADO DE LAS TRANSACCIONES .............................................................................................................................................. 43
PREGUNTAS FRECUENTES ............................................................................................................................................................... 45
FORMATOS DE ENTRADA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA

.....................................................................................................................................................51
1. PAGOS SAP - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE.................................................................................... 51
2.) FORMATO CSV PARA IMPORTAR CUENTAS....................................................................................................................... 56
3.) FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA - BANCOLOMBIA.................................................................................................. 58
4.) ESPECIFICACIONES DEL NUEVO FORMATO PAB:............................................................................................................... 61
2
5.)PAGO DE NOMINA CON BANCOLOMBIA PREPAGO (EFECTIVO SEGURO) INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE
INFORMACIÓN.................................................................................................................................................................................... 65
ANEXO ................................................................................................................................................................................................... 71
1. Clase de transacciones contenidas ..........................................................................................................................................71
2. Códigos de estados de transacción.........................................................................................................................................71
3. Códigos instituciones financieras............................................................................................................................................73
FORMATOS DE SALIDA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA 75

1. FORMATO ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS .............................................................................................................................. 75
1.1 Archivo de movimiento por fechas .........................................................................................................................................75
1.2 Formato Extracto en Medio Magnético ...............................................................................................................................76
1.3 Formato Notas Débito y Crédito............................................................................................................................................76
1.4 Movimiento Tarjeta de crédito................................................................................................................................................77
1.5 Movimiento de remesas............................................................................................................................................................78
1.6 Control de presupuestos ..........................................................................................................................................................79
2. FORMATO DE SALIDA RECAUDOS........................................................................................................................................... 80
2.1 Formato recaudos de salida BANCOLOMBIA..............................................................................................................................80
2.2 Formato de salida de recaudos ASOBANCARIA 98......................................................................................................................82
3. FORMATO DE RESPUESTA ESTADO DE PAGOS............................................................................................................... 83
4. ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS......................................................................................... 84
5. ARCHIVO DE NOVEDADES MONETARIAS.............................................................................................................................. 86
5.1 Registro de Control de Lote ....................................................................................................................................................87
5.2 Registro Detalle de Transacciones ........................................................................................................................................88
5.3 Registro de Documentos (opcional) ......................................................................................................................................88
6. FORMATO ARCHIVOS DE ESTABLECIMIENTOS AFILIADOS............................................................................................ 91
6.1 Archivo establecimientos afiliados........................................................................................................................................91
7. FORMATO ARCHIVOS DE CUENTA CENTRALIZADORA ................................................................................................... 93
8. FORMATO ARCHIVOS DE CREDITO PRIVADO....................................................................................................................... 94
ANEXOS................................................................................................................................................................................................. 94
1. Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA.............................................................................................94
2. Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA 98...............................................................................................96
3. Tabla de códigos de respuestas de Pagos...............................................................................................................................97
4. Clase de tra nsacciones contenidas ....................................................................................................................................... 100
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INTRODUCCION
La Nueva Sucursal Virtual Empresas le permite manejar mejor su negocio y esta desarrollada
para facilitarle el desempeño y la eficiencia en el manejo de la Tesorería y su relación con
BANCOLOMBIA.
Tenemos módulos de seguridad que se adaptan a sus especificaciones y métodos, los mejores
recursos para que usted pueda hacer todo, absolutamente todo lo que hace y mas de una
manera fácil y rápida.
Esta nueva Sucursal Virtual Empresas esta diseñada para todo tipo de empresas, para usted,
para mi y para todos los que tenemos en nuestra mente la eficiencia.
DEFINICIÓN
Servicio a través de Internet mediante el cual una empresa puede manejar integralmente su
tesorería las 24 horas del día, los 7 días de la semana, 365 días del año, desde cualquier lugar
del mundo, con la más alta tecnología en seguridad y calidad.
BENEFICIOS
§ Permite conectarse al Banco las 24 horas al día, los 7 días a la semana, desde cualquier
computador que tenga acceso a Internet.
§ Soporte gratuito a través de la Línea de Atención al Cliente.
§ Esquema de seguridades delimitando funciones por usuario, cuenta y tipo de operación.
Se cuenta con 3 esquemas de seguridad, diseñados para dar solución ágil y practica
para cada tipo de organización.
§ Presentación de las cuentas de manera consolidada.
§ Facilidad de manejo.
§ Bajos requerimientos técnicos.
§ No requiere instalaciones especiales de software.
§ Fácil capacitación con la ayuda del DEMO y el Manual para los usuarios finales.
§ Facilidad para estructurar archivos de pagos, sin necesidad de elaborar archivos planos
previamente.
§ Administración de usuarios y de notificaciones por medio de correo electrónico tanto a
usuarios del sistema como a usuarios externos (proveedores y empleados).
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§ Facilidad administrativa al tener Macro-perfiles (tesorería, nomina, recaudos, pagos,

etc).
§ Vista de consultas consolidadas y en detalle. Visión global y especifica de la posición
financiera de la empresa.
§ Permite almacenar modelos de lotes de pagos. Agilidad y eficiencia, ya que se pueden
consultar, editar o eliminar lotes de pagos ya estructurados.
§ Esquema de validación en la aplicación de pagos: cuenta destino y monto
(Transacciones duplicadas)
§ Eficiente manejo de grupos económicos, permitiendo consultar cuentas de otras
empresas, con previa autorización de la empresa dueña de las cuentas.
§ Consulta de transacciones y reportajes de auditoria. Funcionalidad de búsqueda por
usuarios, tipo de transacción, rango de fechas, montos, etc.
§ No requiere de equipos con especificaciones altas de Hardware.
§ Eficiente manejo de programación de operaciones, definiendo el número de
repeticiones y la frecuencia.
FUNCIONAMIENTO DE LA SUCURSAL VIRTUAL DE EMPRESAS
Requerimientos
Para operar el servicio de Banca Virtual se requiere tener instalados o configurados los
siguientes elementos:
• Conexión de Internet para establecer la conexión entre su computador personal y el

servidor del Banco.
• Navegador de Internet o Browser Microsoft Internet Explorer 5.0 o mayor, con nivel de
cifrado de 128 bits. Si el nivel de cifrado es inferior a 128 Bits (40 o 56 Bits) requerirá
hacer una actualización para poder acceder al servicio.
• Resolución de video de 800*600 píxeles con 256 colores es la
recomendada para una mejor visualización del servicio. (ideal en 1024 * 768)
• Sistema Operativo Windows 95, 98, NT, Milenium y XP. (Por ahora no se soporta MAC)
Modo de operación
El modo de operación de la Sucursal Virtual Empresas es en línea con el servidor del Banco,
para tal efecto cuenta con un sistema que permite acceder la base de datos de la entidad tanto
para solicitar información como para ordenar operaciones bancarias. El tiempo de conexión o
utilización se vera reducido al tiempo que se requiera para transferir información en cualquier
sentido y dependerá del volumen de información (numero de transacciones u operaciones) y de
1
la velocidad de transferencia que permita su canal dedicado a internet.
1
Para una mejor conectividad le recomendamos utilizar un proveedor de internet que le garantice un buen canal.
5
Cómo operar la sucursal virtual de empresas?
Para disponer del servicio, a través del navegador de internet debe ubicar el home page o
pagina principal del Banco y dirigirse a la sección de Empresas cuya dirección es
http://www.bancolombia.com/empresas, donde se debe de direccionar al campo de
“Transacciones” y dar clic. Esta operación lo lleva a la pantalla de “Inicio de sección” , donde
debe de ingresar el NIT de la empresa, su número de cédula y su clave personal, luego presione
Aceptar.
Para altos volúmenes le recomendamos un canal de banda ancha. (128 , 256)
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SEGURIDAD
SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS
Esquemas de seguridad de la sucursal virtual empresas
La nueva Sucursal Virtual Empresas ofrece la posibilidad a las empresas de escoger entre 3
diferentes esquemas de seguridad, aquel que se ajusta mejor a su estructura administrativa y a
sus necesidades de control.
A continuación se presenta un gráfico de los cada uno de los esquema y se explica brevemente
cada esquema a que tipo de seguridad se ajusta mejor, debido a las implicaciones operativas
que requiere.
ADMINISTRACIÓN DELEGADA CONTROL DUAL SÚPER USUARIO
MODULO ADMINISTRATIVO AMBOS MÓDULOS AMBOS MÓDULOS

Administrador Preparador Usuario Dual 1 Súper Usuario
Solo puede preparar acciones Prepara o aprueba tanto Acceso a ambos módulos.
transacciones como Puede realizar acciones
acciones administrativas. administrativas o
Requiere del 2° para transaccionales sin necesidad
administrativas transacciones monetarios de aprobación
Administrador Aprobador
Solo puede aprobar acciones
administrativas
MODULO TRANSACCIONAL AMBOS MÓDULOS MODULO TRANSACCIONAL

Transaccional 1 Usuario Dual 2 Usuario Dual 1
Ingresa solo al modulo transaccional. Prepara o aprueba tanto Prepara o aprueba tanto
transacciones como transacciones como acciones
Prepara o aprueba transacciones. Requiere acciones administrativas.
administrativas. Requiere del 2°
de un 2° para transacciones monetarias o Requiere del 2° para
transacciones monetarios para transacciones monetarios o
administrativas o administrativas administrativas
Transaccional 2
Ingresa solo al modulo transaccional.
Prepara o aprueba transacciones. Requiere
de un 2° para transacciones monetarias o
administrativas
Ø Administración delegada
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Empresa Objetivo: Ideal para empresas con una estructura funcional donde están claramente
separadas los departamentos administrativos y de seguridad, de los áreas encargadas de la
tesorería. Este esquema requiere como mínimo de 2 usuarios que administren las seguridades,
los perfiles de usuarios y los productos disponibles y otros 2 usuarios que realicen las
operaciones de consulta y transaccionales de la tesorería.
Esquema de funcionamiento: Se basa en dividir totalmente las funciones administrativas de

las transaccionales, para lo cual se requiere 4 usuarios como mínimo:
ADMINISTRACIÓN DELEGADA
MÓDULO ADMINISTRATIVO
Administrador Preparador
Sólo puede preparar acciones
administrativas
Administrador Aprobador
Sólo puede aprobar acciones
administrativas
MÓDULO TRANSACCIONAL
Transaccional Preparador
Sólo puede preparar transacciones

Transaccional Aprobador
Sólo puede aprobar transacciones
Ø Control Dual
Empresa Objetivo:
Ideal para empresas que manejas su tesorería con la regla de seguridad base, que consiste en
que una transacción para ejecutarse en el Banco debe ser preparada y aprobado por usuarios
diferentes. Las funciones que cada usuario tendrá sobre el sistema se definen a través de un
completo menú que da autorización a todas las funcionalidades de la Sucursal Virtual
Empresas.
Esquema de funcionamiento: Se basa en la participación de 2 usuarios en cada transacción

monetaria para minimizar el riesgo.
CONTROL DUAL
AMBOS MÓDULO S
Usuario Dual 1
8
Prepara o aprueba tanto

transacciones como acciones
para transacciones monetarios o
administrativas
AMBOS MÓDULO S
Usuario Dual 2
Prepara o aprueba tanto
transacciones como acciones
para transacciones monetarios o
administrativas
Ø Súper Usuario:
Empresa Objetivo:
Ideal para empresas que deseen tener usuarios que puedan realizar operacione s sin necesidad
de aprobación. Pero que al mismo tiempo puedan crear usuarios que operen bajo el esquema
de control dual. Son empresa con una alta flexibilidad, y estructuras operativas livianas, ya que
con un único usuario la empresa puede comenzar a manejar toda su tesorería.
Esquema de funcionamiento: Se base en que el “Súper Usuario” puede realizar cualquier

operación, incluso creando otros usuarios para el sistema sin aprobaciones de otros usuarios
SUPER USUARIO
AMBOS MÓDULO S
Súper Usuario
Acceso a ambos módulos. Puede
realizar acciones administrativas o
transaccionales sin necesidad de
aprobación
MÓDULO TRANSACCIONAL
Usuario Transaccional
Ingresa sólo al Módulo

transaccional. Prepara o aprueba
transacciones. Requiere de un 2°
para transacciones monetarias o
administrativas
REGLAS DE SEGURIDAD
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Las reglas de seguridad son instrucciones permanentes que se le dan al sistema para que
aplique ciertos procedimientos durante la aprobación de una transacción específica. Las reglas
las define la empresa afiliada al servicio de Sucursal Virtual Empresas, de acuerdo a sus
políticas o su percepción del riego para ese tipo de transacción.
La definición de una regla consta de dos partes:
• Especificación de las condiciones (características de la transacción) para las que aplica

y la regla que debe aplicar el sistema: La especificación de las condiciones se hace
estableciendo el tipo de transacción (ej. pago a terceros), las cuentas de origen de los
fondos (ej. TODAS), y el rango de montos de la transacción.
• La especificación de la regla: incluye el número de aprobadores que deben participar, si

se requieren aprobadores (nombres) específicos para aprobarla y el horario en el cual
estas transacciones pueden ser ejecutadas.
La funcionalidad de administración de reglas de seguridad permiten crear, editar y eliminar

reglas específicas de negocio que el sistema aplica en el manejo y ejecución de transacciones.
De esta manera la empresa afiliada al servicio cuenta con libertad para definir que reglas de
negocio se deben utilizar al ejecutar los diversos tipos de transacciones que soporta el sistema.
No hay limites específicos en cuanto al número de reglas de seguridad que una empresa
afiliada al servicio puede definir en el sistema.
El sistema cue nta con una regla base (default) incorporada. El sistema empleará siempre la
regla base durante la ejecución de transacciones de riesgo para las cuales la empresa afiliada
no ha definido una regla de seguridad específica. Como “transacciones de riesgo”, el sistema
considera todas aquellas transacciones que implican movimientos de dinero, o obligaciones
para mover dinero, en el presente o en el futuro. Por lo tanto, todos los pagos y transferencias
están sujetos a esta regla.
La regla base exige de la aprobación de un usuario con privilegios suficientes para el tipo de
transacción y rango de montos definido para la ejecutar la transacción en cuestión, excepto
cuando el usuario que prepara y envía la transacción sea un súper-usuario.
Las funciones de administración de reglas de seguridad que soporta el sistema de Sucursal

Virtual Empresas son:
• Creación Reglas de Seguridad

• Edición de Reglas de Seguridad
• Eliminación de Reglas de Seguridad
Creación de Reglas de Seguridad

El proceso de creación de reglas de seguridad está compuesto por las siguientes tareas.
• Ingreso de la Regla de Seguridad
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• Procesamiento Inicial de la Orden de Creación de la Regla

• Aprobaciones y Procesamiento Definitivo de la Orden
El proceso de reglas de seguridad exige que todas las etapas mencionadas antes se lleven a
cabo para que la regla sea efectivamente creada en el sistema. Si el proceso es abortado en
alguna de sus etapas intermedias el sistema ignorará la orden y eliminará los datos ingresados
del sistema.
La tabla de reglas de seguridad mostrará para cada regla definida en el sistema:
• Nombre de la Regla
•
2
Estado
o Siendo preparada
o Pendiente de aprobación
o Rechazada
o Ejecutada
o En ejecución
o Aprobada
o Abortada por error
o Estado sin determinar
o Ejecutada con novedades
• Transacción Aplicable
o Apertura Inversión Virtual

o Abono A Créditos
o Desembolsar Credipagos Virtual
o Pagar Tarjetas De Crédito
o Programar Pago De Tarjetas De Crédito
o Trasferencias a BANCOLOMBIA
o Trasferencias a Conavi
o Programar Transferencias
o Pagar nominas o proveedores (pagos manuales o con archivos planos)
o Pagar A Terceros
o Enviar archivos al Banco
o Recibir de archivos del Banco
o Pagar facturas
• Rango de Montos Aplicable
2
La descripción de las transacciones que se ejecutan en el sistema se describen en “Estado De Las Transacciones”,
Pág. 38.
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La tabla mostrará en negrilla aquellas reglas para las cuales hay tareas de administración
pendientes (aprobación o rechazo de la última acción administrativa). Adicionalmente, frente a
cada regla habilitada, el sistema ofrece las opciones:
• “editar” regla de seguridad

• “eliminar” regla de seguridad
Para crear una regla, el usuario administrador preparador o súper-usuario podrá hacer clic en la
opción “Crear Regla de Seguridad” en el menú principal o en el botón “crear”en la página de
Estado de Reglas de Seguridad.
Para crear la regla de seguridad se debe ingresar la siguiente información:
• Nombre de la Regla
• Transacción para la que aplica
• Cuentas para las que aplica (para cuentas de origen propio)
• Rango de Montos para los que aplica
• Regla de Seguridad Asignada
• El rango de fechas efectivas para los cuales aplicará la regla.
Adicionalmente, dependiendo de la regla definida la persona tendría

que especificar:
• Usuarios Aprobadores Específicos

• Operador lógico aplicable (Y/O)
Las opciones de asignación de reglas de seguridad serán:
• La transacción requiere de “1 Aprobador” con privilegios en cuanto al tipo de transacción

y montos especificado
• La transacción requiere de “2 Aprobadores” con privilegios en cuanto al tipo de
transacción y montos especificado
• La transacción requiere de “Aprobadores Específicos”. En este caso el usuario podrá
utilizar los campos de asignación de usuarios aprobadores específicos para definir la
cantidad de aprobadores requeridos (máximo 3) y el procedimiento de aprobación, así:
o Aprobador A o Aprobador A o B o C
o Aprobador A y B o Aprobador A y B
o Aprobador A, B Y C o Aprobador A y B o C
o Aprobador A o B o Aprobador A o B y C
Donde A, B y C representan los nombres de usuario de los usuarios específicos asignados, los
cuales deberán contar con privilegios de aprobación suficientes para transacciones del tipo y
rango de montos especificados.
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Una vez ingresados los datos de especificación de la regla y que el cliente haga clic en “enviar”,
el sistema verifica y valida la información ingresada de la siguiente forma:
• Los datos ingresados en cada campo respecto al tipo y longitud de los mismos.
• El nombre de la regla no existe para la empresa afiliada en cuestión.
• No se presentan redundancias con otras reglas (no hay otra regla que aplique a la
misma transacción, para una o mas de las cuenta definidas y para montos dentro del
rango definido) en al especificación de la regla.
• Si el usuario no ingresa fechas en los campos de fecha efectivas de aplicación de la
regla, el sistema asumirá que esta es de aplicación inmediata y nunca expira.
En caso de que la verificación no sea exitosa por el no cumplimiento de una o mas de las
condiciones de verificación enunciadas arriba, el sistema procederá de la siguiente forma:
• Volverá a presentar al usuario la página de creación de reglas de seguridad pre-

diligenciada, solicitándole al usuario cambiar el nombre de la regla, y/o
• Solicitará al usuario editar los datos correspondientes a los campos en los que
detectaron problemas, especificándole el tipo de información que se debe ingresar en
cada campo rechazado, y/o
• Solicitará al usuario cambiar la especificación de la regla, informándole el nombre y la
especificación de la regla con la cual existe conflicto.
Si la validación es exitosa, el sistema presentará al usuario una página de confirmación,

presentando lo s datos ingresados en formato de presentación (sólo lectura).
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CAMBIO DE CLAVE
La funcionalidad de cambio de clave permite a los usuarios transaccionales o administrativos

que ya están operando el sistema cambiar su clave de acceso al sistema. Con el fin de
incrementar la seguridad, el sistema exigirá cambiar la clave a todos los usuarios cada 30 días
calendario.
El usuario podrá realizar el cambios de clave en la Sucursal Virtual Empresas por el Módulo de
Información Usuario – Actualizar datos y clave.
Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual

Cada vez que un usuario ingresa al sistema y es autenticado, el sistema verificará en los
registros del mismo la fecha del último cambio de clave. Si el sistema detecta que han
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transcurrido mas de 30 días desde el último cambio de clave, el sistema presentará

automáticamente la página de cambio de clave.
Todas las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la barra superior de navegación y

en los banners estarán deshabilitados, exceptuando la opción “Salir” en el menú principal que le
permitirá al usuario abortar el proceso de cambio de clave y salir del sistema.
Para cambiar la clave, el usuario deberá ingresar la clave actual, la nueva clave y la
confirmación de la nueva clave. Una vez el usuario hace clic en “Enviar”, el sistema verificará
que la nueva clave y su confirmación coincidan. Si no coinciden presentará nuevamente la
página de cambio de clave con un mensaje de error solicitándole que ingrese nuevamente los
datos.
Si la confirmación es positiva, el sistema enviará una orden de cambio de clave al host del
banco. La orden de transacción al banco incluye:
• Número de afiliación de la empresa

• Identificación de usuario
• Clave Actual
• Nueva Clave
El banco verificará y autenticará la clave actual ingresada por el usuario. El banco deberá
verificar que la nueva clave cumpla con las políticas de seguridad del banco:
§ Longitud de 8 caracteres.
§ Sean Alfanuméricas (comenzando por letras)
§ No hayan sido utilizadas como clave para ese usuario en las pasadas 3 ocasiones en las
que se le solicito cambiar la clave.
Cambio de Clave por Decisión del Usuario

Los usuarios podrán cambiar su clave en cualquier momento. Para acceder a la función de
cambio de clave, el usuario debe hacer clic en la funcionalidad “Cambio de Clave” en el menú
principal, el sistema presentará al usuario la pantalla de cambio de clave. En este caso todas
las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la
barra superior de navegación o en los banners, estarán habilitadas. El usuario podrá cancelar
el proceso de cambio de clave haciendo clic en cualquier opción y seleccionando otra
funcionalidad disponible en el sistema.
El procedimiento de clave se ejecutará según se describió para el caso anterior (Cambio de

Clave por Expiración de Clave Actual)
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Se debe tener en cuenta que los campos de Nombre. Apellido, Fecha de nacimiento, no
pueden ser modificados por el usuario.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD
Controles en procesos
Seguridad y privacidad de su información

El acceso a los servicios disponibles en Internet, es protegido con tecnología de Firewalls, los
cuales son mecanismos de seguridad que analizan las conexiones externas y permiten el
ingreso sólo a aquellas que cuentan con la autorización requerida, haciendo que se establezca
sólo la comunicación entre conexiones aprobadas y bajo las condiciones permitidas.
Toda las transacciones y consultas realizadas a través de la Sucursal Virtual Empresas, es

protegida con tecnología SSL (Secure Socket Layers). De esta manera, una vez que usted se
conecta con una página segura, toda la información que viaja entre su navegador y nuestro sitio
Web es encriptada con el nivel mas alto, según lo permita su navegador. Esto significa que su
información no podrá ser observada por un tercero cuando está utilizando nuestros servicios en
línea.
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Para garantizar la autenticidad de la Sucursal Virtual Empresas, existe una certificación que
permite que nuestros clientes puedan verificar e identificar en cualquier momento que realmente
están interactuando con nuestro sitio web.
Autenticación de Usuarios
En cada sesión establecida con nuestro sitio web, nuestros clientes son identificados con un
nombre de usuario y una contraseña, este proceso permite determinar la identidad de la
persona que está realizando la conexión. El abandono de una sesión se da de manera
inmediata cuando se presiona la opción de “Salida” o cuando la aplicación detecta inactividad
por un período de tiempo de prudente. La custodia de esta contraseña es de total
responsabilidad de nuestros clientes y es por ello que recomendamos que sea memorizada y
no sea divulgada por ningún motivo.
Desconexión segura
El sistema terminará la sesión del usuario si no detecta actividad durante 7 minutos continuos.
El sistema presentará un mensaje al usuario luego de detectar inactividad por 5 minutos
continuos, dejándole saber que cerrará la sesión durante los próximos 2 minutos.
Si el sistema no detecta actividad durante los 2 minutos siguientes a la emisión del mensaje de
aviso, se dará por terminada la sesión.
Control del tiempo de procesamiento

El Sistema de Administración de Seguridad y usuarios controla la comunicación de acuerdo
con unos tiempos máximos de procesamiento o timeouts. Cuando en el proceso de
comunicación se excede el tiempo establecido, el sistema presentará un mensaje de error al
usuario final, indicando que no ha recibido respuesta del host del banco o de cualquiera de los
servicios involucrados en la ejecución de las tareas. Este mensaje de error estará acompañado
de los procesos de roll-back de la tarea requeridos para conservar la integridad del sistema.
Registros de eventos y reportes de auditoria

El Sistema de Administración de Seguridad registrará en archivos de log de auditoria todas las
operaciones realizadas por todos los usuarios, módulos y sistemas afiliados a sus servicios.
Estos logs podrán ser consultados por usuarios con privilegios adecuados. Para efectos de
análisis de este documento, el lector deberá tener en cuenta que el sistema registrará en logs
de auditoria, para todas la funcionalidades descritas, todos los usuarios del sistema y todos lo
módulos del sistema (Seguridad, Pagos en Lote y Transacciones), cualquier tipo de actividad
realizada por el usuario, incluyendo:
§ Ingreso al sistema
§ Navegación dentro del sistema
§ Operaciones de consulta
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§ Ingreso de ordenes, instrucciones o transacciones
o Abortados
o Cancelados
o Aprobados
o Rechazados
o Ejecutados
Transmisión interna de Datos

La transmisión de datos entre los servidores de Sucursal Virtual Empresas y el Sistema Central
del banco se hace a través de canales dedicados, protegiendo la información con métodos de
encriptación 3DES SHA1 desde la base de datos donde se almacenan los datos hasta el
Sistema Central.
Para transacciones definidas como de alto riesgo tales como pagos a terceros o pagos en lote,
pago de nómina y pagos a proveedores, se utilizará un algoritmo de encriptación llamado
MD5, el cual protege especialmente los datos transmitidos a fin de garantizar la integridad y
confidencialidad durante su envío desde los servidores de origen y su recepción en el
Sistema Central.
Requerimientos de Acceso al Sistema

Los requerimientos mínimos para poder acceder a los servicios y funcionalidades del sistema
de administración de seguridad y usuarios son:
Ser un usuario administrador preparador, administrador aprobador o el súper-usuario para la empresa

afiliada al servicio y adicionalmente contar con:
§ Número de Afiliación de la empresa

§ Identificación de Usuario.
§ Clave
§ Un browser que soporte encriptación de 128 bits y html 4.2.
Todos los usuarios del sistema accederán al sistema a través de una única pantalla de
ingreso por banco. Luego de que el usuario ha sido autenticado positivamente, el sistema
presentará al usuario la pagina principal definida para su perfil y tipo de afiliación:
§ Usuarios Súper-Usuarios: Página de Estado de en Proceso

§ Usuarios Administradores Preparadores: Página de Estado de Usuarios – Preparación
§ Usuarios Administradores Aprobadores: Página de Estado de Usuarios – Aprobadores
§ Usuarios Transaccionales (Preparadores y Aprobadores): Página de Estado de
Transacciones.
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El menú principal del sistema será único para cada usuario; y dará acceso sólo para aquellas
opciones y funcionalidades para las cuales se le ha asignado privilegios.
Navegadores recomendados
Con el fin de que usted pueda disfrutar de toda la funcionalidad ofrecida por la Sucursal Virtual
Empresas, es recomendable que emplee las versiones 6.0 de los navegadores Internet Explorer
o Netscape. Si no cuenta con estas versiones, podrá descargarlos de manera gratuita desde
Internet. Igualmente esto le permitirá emplear la máxima capacidad de encriptación
proporcionada por nuestro sitio.
Acceso a la funcionalidad
Los usuarios accederán a la página de login del sistema de Sucursal Virtual Empresas a través
del home de empresas de BANCOLOMBIA.
Flujo de Proceso
Cada vez que un usuario ingresa al sistema, el sistema solicitará al usuario los datos de
ingreso:
§ Número de Afiliación de la Empresa

§ Identificación de Usuario
§ Clave
Una vez que el usuario ingresa los datos y hace clic en “Continuar”, el sistema verificará que los
valores ingresados en los campo “Número de Afiliación de la Empresa” y “Identificación de
Usuario” corresponden a alguno de los registros de usuarios en las bases de datos del sistema.
El sistema verificará únicamente aquellos registros en la base de datos correspondientes al
número de afiliación de la empresa suministrado. Si el registro no existe, el sistema volverá a
presentar la página de login, la cual incluirá un mensaje de error solicitando al usuario ingresar
nuevamente sus datos de login. El sistema contará el numero de veces que la transacción
resulta fallida por esta causa y bloqueará al usuario a la tercera vez consecutiva que se presente
3
este tipo de error.
Después de realizado el bloqueo, el usuario para poder obtener de nuevo el ingreso a la

Sucursal Virtual Empresas debe de realizar el proceso de regeneración de clave por el Modulo
de Autogestión, donde deberá de seguir los pasos solicitados. Además, el usuario después de
realizado el proceso satisfactoriamente debe de esperar a que el usuario administrador le
4
asigne un rol, para luego ser activado.
3
El usuario sólo podrá ser desbloqueado por los usuarios administradores.
4
Para observar los pasos y la información, favor ver “Regeneración de Clave” en las paginas 35 a 39.
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SEGURIDAD INFORMÁTICA EN BANCOLOMBIA
Para BANCOLOMBIA uno de los activos más valiosos es la información. Es por eso que nos
preocupamos por asegurar la confidencialidad e integridad de las transacciones y de toda la
información que nos suministran nuestros clientes a través de los diferentes medios
electrónicos.
Somos sensibles con el compromiso que hemos adquirido en la custodia de la información de
nuestros clientes y con este fin hemos establecido normas y Políticas de Seguridad a lo largo de
toda la infraestructura tecnológica para proteger apropiadamente la información involucrada
tanto en los procesos internos como los externos.
Así mismo las Políticas y las herramientas de seguridad son concebidas en un ámbito dinámico,
para que puedan ser ajustadas rápidamente a los cambios que sufre la Tecnología de la
Información y prevenir la exposición a los riesgos.
La Sucursal Virtual BANCOLOMBIA cuenta con estándares de seguridad, aceptados y

probados en la industria, que nos permiten brindar a nuestros clientes la tranquilidad y
confiabilidad que ellos necesitan.
Vigilancia permanente
Se han establecido mecanismos de vigilancia permanente que nos permiten monitorear y
detectar en un momento dado, los intentos de acceso no permitidos que pueden atentar contra
la estabilidad de la Infraestructura Tecnológica, evitando que se violen los sistemas de
seguridad.
Frecuentemente BANCOLOMBIA realiza evaluaciones de seguridad a sus plataformas

tecnológicas contando con el apoyo de firmas de gran reconocimiento internacional que
analizan los servicios disponibles simulando ataques reales. Esta estrategia se conoce como
Programa de Ethical Hacking.
Como conservamos segura su información

BANCOLOMBIA emplea un amplio rango de métodos de seguridad para el cuidado de su
información, dentro de ellos:
• Seguridad física de los sistemas de almacenamiento de datos.

• Frecuente destrucción de los documentos temporales y no requeridos.
• Sistemas de procesamiento de datos seguros que emplean avanzados equipos de
cómputo y programas que protegen su información.
Encripción de datos.
• Uso de perfiles (usuarios, contraseñas y permisos) de acceso por parte de todos los
empleados que administran la información bancaria.
• Políticas de cambio frecuente de contraseñas.
20
• Sistemas de autenticación de dos factores. Es un método avanzado para identificar los

empleados que tienen privilegios especiales en las plataformas tecnológicas y evitar la
suplantación de los mismos.
• Sistemas de generación de backups que aseguran la disponibilidad de la información
incluso en un caso de desastre.
• Planes de contingencia que aseguran la continuidad del negocio.
Límite de acceso para los empleados

En BANCOLOMBIA, el acceso a la información personal y financiera de nuestros clientes es
limitado a aquellos que por razones del negocio requieren conocer de esta información.
Nuestros empleados son sensibles a la importancia de la Seguridad de la Información,

manteniendo la confidencialidad de los datos de nuestros clientes y los principios de privacidad.
Protección contra virus

Todas nuestras estaciones y servidores cuentan con software de detección y eliminación de
virus informáticos, el cual verifica permanentemente la información que ingresa a nuestra
organización, evitando las infecciones, propagación y destrucción de los datos.
Su rol en la protección de la información personal

• Memorice su PIN (contraseña de acceso) y no lo escriba en ninguna parte.
• No comparta su PIN con ninguna persona.
• Para una desconexión inmediata recuerde emplear la opción de “Salida segura”.
• Asegúrese de tener un antivirus instalado en su computador para reducir el riesgo de que
su computador sea infectado y actualícelo frecuentemente.
• Actualice su navegador a la última versión, esto le ofrece la posibilidad contar con un
nivel alto de protección cuando realice sus transacciones.
• Emplee los navegadores recomendados en nuestro sitio web.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD
El presente reglamento contiene lineamientos, cuyo propósito es manifestar el compromiso de

EL BANCO con la protección de datos de cada USUARIO y se entiende como un anexo al
reglamento de Términos y Condiciones de Uso de El Servicio para todos sus efectos legales.
Por lo tanto, EL USUARIO y EL BANCO se sujetan a las siguientes reglas:
1. En ejecución de El Servicio, EL BANCO se propone almacenar cierta información

personal de EL USUARIO, que en adelante será llamada "los Datos" y serán tomados
por EL BANCO con el propósito exclusivo de:
21
a) Mantener y mejorar las condiciones en que se presta El Servicio, así como su

mantenimiento, gestión, administración, prestación y ampliación.
b) Optimizar el uso de El Servicio por parte de EL USUARIO.
c) Posibilitar procedimientos de pago de El Servicio más eficientes.
d) Elaborar perfiles por monto y tipo de transacción.
e) Ofrecer nuevas transacciones asociadas con su operación.
2. Los Datos serán objeto de tratamiento automatizado por parte de EL BANCO

directamente o a través de un proveedor de hospedaje seguro, que los incorporará a los
correspondientes archivos automatizados y que serán responsabilidad de EL BANCO.
3. EL BANCO garantiza privacidad total en los datos relativos a la transaccionalidad,

integridad en los mensajes intercambiados y mecanismos que permitan que una vez
realizada una transacción, quede constancia de ello.
4. EL BANCO ha adoptado niveles de seguridad adecuados para proteger los Datos

suministrados a través de El Servicio y ha tomado todas las medidas técnicas a su
alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado o hurto de los
Datos, según consta en el reglamento de Términos y Condiciones de Uso del Servicio de
la Sucursal Virtual Empresas.
5. EL BANCO enviará "cookies" a EL USUARIO, archivo de texto que se remite al disco

duro de EL USUARIO al entrar al sitio web de EL BANCO y que contiene cierta
información, generalmente suministrada por EL USUARIO mismo cuando abre tal sitio.
Las "cookies" enviadas por EL BANCO tienen la finalidad exclusiva de facilitar a EL
USUARIO navegar por los sitios y páginas web del Servicio, para predeterminar los
perfiles que EL USUARIO utili za y hacerle más amable su acceso a El Servicio. Gracias
a los "cookies", EL BANCO puede reconocer a EL USUARIO registrado, sin que tenga
que registrarse en cada visita, para acceder a las áreas y servicios seleccionados
libremente por EL USUARIO. Por lo tanto, si EL USUARIO decide utilizar El Servicio sin
permitir la recepción de "cookies" podrá hacerlo, pero será necesario que EL USUARIO
complete el procedimiento de registro cada vez que acceda a un servicio de EL BANCO.
Con el propósito de respetar la privacidad de EL USUARIO, las "cookies" de EL
BANCO únicamente se asocian con un Usuario anónimo y su computador, sin
proporcionar referencias que permitan deducir los Datos de EL USUARIO, porque las
"cookies" de EL BANCO no pueden leer datos de su disco duro ni leer los archivos
"cookie" creados por otros proveedores. No obstante, EL USUARIO tiene la posibilidad
de configurar su navegador para ser avisado en pantalla de la recepción de "cookies" y
para impedir la instalación de "cookies" en su disco duro. Para ampliar esta información,
EL USUARIO debe consultar las instrucciones y manuales de su navegador.
6. Cualquier cesión de los Datos a terceros por parte de EL BANCO o del proveedor
autorizado TODO1 así como el uso de los mismos para finalidades diferentes a las
22
mencionadas en este reglamento, deberá obtener el consentimiento previo y expreso de

EL USUARIO, dado por cualquier medio idóneo. Por regla general, EL BANCO no
revelará Dato alguno a terceras personas, excepto cuando EL BANCO considere de
buena fe que la ley así lo requiere o si EL USUARIO ha dado su autorización.
MÓDULO S DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
MÓDULO DE AUTOGESTION
En este Módulo es por donde los diferentes usuarios podrán realizar la afiliación de empresas,
usuarios y la regeneración de clave.
Para la afiliación de empresas, usuarios y regeneración de clave de la Sucursal Virtual
Empresas, los usuarios deben de ingresar a la pagina principal del Banco y dirigirse a la
sección de Empresas cuyo enlace es http://www.bancolombia.com/empresas, y
direcciónarse al link de “Productos” e ingresar al campo de “Productos tradicionales”, debe de
seleccionar el campo de “Banca Electrónica” para llegar a la pagina de la Sucursal Virtual
Empresas. Donde el usuario deberá dar clic en el link o botón “Solicitud de afiliación” que lo
llevara al Módulo de Autogestión.
23
Módulo de autogestión empresas
Para la afiliación de empresas a la Sucursal Virtual Empresas, el primer usuario o

representante legal deben de ingresar a la pagina principal del Banco y direcciónarse al
Módulo de Autogestión , donde el usuario deberá dar clic en el link o botón “Afiliación nueva
empresa”.
Ahora el usuario que esta realizando la autogestión debe de tener en cuanta los siguientes
pasos: \\192.168.3.10\bancolombia\site\contenidoCentralizado\info
• Debe de realizar la autogestión de la empresa ingresando la información requerida por

el Banco, como son los datos de la empresa, datos de la cuenta, datos del usuario y
datos del representante legal (si no es el representante legal el que esta realizando la
autogestión). Lo que le permitirá realizar la afiliación de la empresa y creación del primer
usuario.
24
NIT: Número de Identificación Tributario de la empresa que se

está afiliando. No escriba el dígito de verificación y omita los
guiones.
Nivel de seguridad: Seleccione uno de los siguientes
esquemas de seguridad. Si necesita mayor información para
hacerlo, le invitamos a ver el demo de la Sucursal Virtual
Empresas o la pagina 8 de este manual.
2do bloque: Datos de la cuenta

Número de cuenta: ingrese el número de cualquier cuenta de
depósitos que la empresa tenga en BANCOLOMBIA, sin guiones.
Tipo de cuenta: seleccione el tipo de la cuenta de depósitos (si
es corriente o de ahorros.)
3er bloque: Datos del usuario

Nombre (s): nombre del usuario que se está afiliando al servicio.
Apellidos (s): apellido del usuario que se está afiliando al
servicio.
Fecha de nacim iento: digite la fecha de nacimiento en el
formato indicado (dd/mm/aaaa), primero día, luego mes y por
último, año.
* Esta información la solicita el sistema al momento de requerirse
una regeneración de clave. Los datos personales y la respuesta
secreta nos permitirán verificar la validez del usuario.
Correo electrónico: digite un correo electrónico personal. Por
este medio el sistema puede enviarle información confidencial.
Teléfono: digite el teléfono directo de la empresa donde se le
puede contactar. No digite indicativos ni espacios entre los
números.
Identificación personalizada: este I.D personalizado será su
identificación en el sistema. Puede ser alfanumérico y de una
longitud hasta de 16 caracteres.
Documento de identificación: digite el documento de
identificación.
Tipo de documento de identificación: seleccione el tipo de
documento.
Clave: secuencia alfanumérica de 8 caracteres. Debe comenzar
con letra y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Se pedirá el
cambio de esta clave en el primer ingreso al sistema.
Confirmación de la clave: digite nuevamente la clave.
Recuerde que es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Pregunta secreta: pregunta que le permitirá hacer una
recordación de clave personal en caso de olvido de la misma.
Utilice una pregunta secreta que sólo usted pueda responder.
Respuesta secreta: es la respuesta que usted debe dar al
momento de solicitar una recordación de clave, y debe coincidir
exactamente con la que ingresa en este momento. No utilice
espacios. La respuesta secreta es sensible a mayúsculas y
minúsculas.
4to bloque: Datos del Representante Legal

Nombre (s): nombre del funcionario de la empresa que se
registra ante el Banco como representante legal.
Apellidos (s): apellido del funcionario de la empresa que se
registra ante el Banco como representante legal.
Correo electrónico: digite el correo electrónico del
representante legal de la empresa. Por este medio el sistema
puede enviarle información confidencial.
Identificación del Representante Legal: ingrese la
1er bloque: Datos nueva empresa identificación del funcionario de la empresa que se registra ante
el Banco como representante legal.
25
Tipo de documento de identificación: seleccione el tipo de documento entre las diferentes opciones.
• Además, se le permitirá al usuario seleccionar el tipo de esquema para la empresa

4
(Administración Delegada, Control Dual O Super Usuario ), luego dar clic en continuar,
que lo direccionara al la pantalla de confirmación, para saber si fue exitosa la afiliación.
• Si la autogestión fue aprobada, se debe tener en cuenta que “BANCOLOMBIA, después

de validar los datos de la empresa y del primer usuario en estado inactivo, le enviará al
representante legal por correo electrónico, el contrato de uso de la Sucursal Virtual
Empresas, con el fin de que lo conozca de manera previa a la firma del contrato físico
que le entregará su gerente”.
• El gerente realiza la visita para la venta del producto de Sucursal Virtual Empresas,
donde se firmara el contrato y la forma 667 (con el representante legal) impresa por
BANCOLOMBIA.
• Después de la validación y aprobación de los anteriores requerimientos,

BANCOLOMBIA realiza la activación de la empresa y del primer usuario. (el Banco sólo
activa el primer usuario para el esquema de seguridad Súper Usuario, para los
esquemas de seguridad Delegada y Dual el Banco activa a ambos usuarios. Los otros
usuarios son activados por el usuario administrador de la empresa o en algunas
ocasiones BANCOLOMBIA puede activar usuarios administradores cuando la empresa
no puede ejecutarlo por motivos de fuerza mayor)
• BANCOLOMBIA enviara un mensaje de Bienvenida con el enlace del Módulo

transaccional de la Sucursal Virtual Empresas por vía e-mail a la dirección del usuario
administrador o de la empresa.
• En el momento en el que se ingrese a la Sucursal Virtual Empresas, el sistema le pedirá

el cambio de la clave que ingreso en el Módulo de autogestión por una nueva. (por
políticas de seguridad, ya que esta considerada como clave de primer ingreso)
Módulo de autogestión usuarios
Por medio de este Módulo los empleados de la empresas que requieran el ingresos a la
Sucursal Virtual Empresas por características de su trabajo y por autorización del gerente,
pueden realizan un proceso de autogestión ágil y sencillo, para luego esperar la asignación y
activación por cuenta del usuario administrador. (este proceso se puede realizar antes de que la
empresa se encuentre activa para una mayor eficiencia y agilidad)
Para la afiliación de un usuario a la Sucursal Virtual Empresas, el usuario debe de ingresar a la
pagina principal del Banco y direcciónarse al Módulo de Autogestión , donde el usuario deberá
dar clic en el link o botón “Afiliación nueva usuario”.
26
Ahora el usuario que esta realizando la autogestión debe de tener en cuanta los siguientes
pasos:
• El usuario debe de ingresar la información requerida por el Banco, como son los datos
del usuario que esta gestionando la autogestión, datos de la empresa y datos de la
cuenta asignada por la empresa. Luego dar clic en continuar.
1er bloque: Datos del usuario
Nombre (s): nombre del usuario que se está afiliando al servicio.

Apellidos (s): apellido del usuario que se está afiliando al servicio.
Fecha de nacimiento: digite la fecha de nacimiento en el formato
indicado (dd/mm/aaaa), que es primero día, luego mes y, por último,
año.
*Esta información la solicita el sistema al momento de requerirse
una regeneración de clave. Los datos personales y la respuesta
secreta nos permitirán verificar la validez del usuario.
Correo electrónico: digite un correo electrónico personal. Por
este medio el sistema puede enviarle información confidencial.
Teléfono: digite el teléfono directo de la empresa donde se le
puede contactar. No digite indicativos ni espacios entre los
números.
Id. personalizado: este id personalizado será su identificación en
el sistema. Puede ser alfanumérico y de una longitud hasta de 16
caracteres.
Documento de identificación: digite el documento de
identificación.
Tipo de documento de identificación: seleccione el tipo de
documento.
Clave: secuencia alfanumérica de 8 caracteres. Debe comenzar
con letra y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Se pedirá el
cambio de esta clave en el primer ingreso al sistema.
Confirmación de la clave: digite nuevamente la clave. Recuerde
que es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Pregunta secreta: le permitirá hacer una recordación de la clave
personal, en caso de olvido. Utilice una pregunta que sólo usted
pueda responder.
Respuesta secreta: es la respuesta que usted debe contestar al
momento de solicitar una recordación de clave. Debe coincidir
exactamente con la que ingresa en este momento. No utilice
espacios. La respuesta secreta es sensible a mayúsculas y
minúsculas.
1er bloque: Datos empresa

NIT: Número de Identificación Tributario de la empresa que se está
afiliando. No escriba el dígito de verificación y omita los guiones.
2do bloque: Datos de la cuenta

Número de cuenta: ingrese el número de cualquier cuenta de
depósitos que la empresa tenga en BANCOLOMBIA, sin guiones.
Tipo de cuenta: Seleccione el tipo de la cuenta de depósitos (si es corriente o de ahorros.)
27
• En la pantalla de confirmación el usuario podrá observar los datos ingresados y la

confirmación de la autogestión exitosamente.
• Por ultimo se le envía un e-mail al usuario que esta pendiente por ser activado
• Después de los anteriores pasos, al usuario administrador de la empresa le corresponde

la función de la activación y asignación del rol.
• Después de que el usuario se encuentre activo y realice su primer ingreso a la Sucursal

Virtual Empresas, el sistema le pedirá el cambio de la clave que ingreso en el Módulo
de autogestión por una nueva. (por políticas de seguridad, y no olvidar que cada mes el
sistema le pedirá el cambio de clave)
28
Activación de usuario, asignación de rol, creación perfil
La primera activación y asignación de rol del primer usuario es por parte del Banco como se
explico en el Módulo de autogestión empresa, pero después todos los usuarios que se
autogestionan serán activados por un usuario administrador de la empresa.
Para la activación, asignación y creación del perfil se deben de realizar los siguientes
procedimientos:
• Primero que todo, el Banco le envía un e-mail al usuario administrador informando que
hay un usuario pendiente de activación, esto para que ingrese a la SUCURSAL VIRTUAL
EMPRESAS y realice toda la operación de activación.
• Después de ingresar a la Sucursal Virtual Empresas, se debe dirigir al Módulo

Administrativo – Usuario - Administrar Usuario, donde encontrara todos los usuarios
que se han creado y su correspondiente estado. Además se puede administrar los
usuarios correspondientes para Modificar, Eliminar, Activar o Desactivar. Sólo eligiendo
el usuario a activar dando clic en el botón a la derecha del usuario y la opción a realizar.
29
• Para ejecutar la activación de un usuario inactivo, se debe tener en cuenta que el primer
paso es asignarle un rol, eligiendo el usuario a activar dando clic en el botón a la
derecha del usuario y la opción de Modificar. Esta operación lo llevara a la pantalla de
Modificación de Usuarios - Información Básica, donde se podrá cambiar sólo el tipo
de usuario y se puede visualizar toda la información básica respectiva.
El usuario administrador debe de seleccionar el tipo de usuario o rol que va a asignar.

Los usuario pueden ser Súper usuario, Administrador aprobador y preparador, y
Transaccional. Después de esta operación dar clic en continuar.
• En esta pantalla se puede observar todos los datos del usuario, con los cambios
realizados. Para validar la modificación se debe hacer clic en Confirmar. Para realizar de
nuevo cambios al tipo de usuario se debe hacer clic en Modificar.
• Después de la confirmación del rol se debe de realizar la activación del usuario en la

pantalla de Administrar usuario, donde sólo hay que elegir el usuario a activar dando clic
en el botón a la derecha y luego Activar.
• Además, el usuario administrador tiene el privilegio de asignación de funciones a los

usuarios del sistema, se realiza a través de la creación de perfiles, que luego se le
asocian a cada tipo de usuario.
30
De esta forma la empresa podrá tener mayor control sobre la asignación de funciones y
privilegios a varios usuarios al mismo tiempo, pues cuando realice un mantenimiento
sobre un perfil, es decir, adicione cuentas, modifique topes u otras operaciones, éstas se
ejecutarán sobre todos los usuarios que tienen asignado el perfil.
Crear y Asignar Perfil
Para la creación del perfil ingrese al Módulo Administrativo – Perfiles – Crear perfiles y
siga las instrucciones:
Esta funcionalidad solo aplica para usuarios con rol transaccional:

§ En este primer cuadro el usuario administrador editara un nombre para el perfil que se va
a crear y el rango de fecha en el que aplicara. Además, podrá seleccionar en el botón de
la izquierda los privilegios administrativos con los que desea que cuente el usuario, lo
que significa que solo le aparecerán las funciones seleccionadas por el usuario
administrador en la Sucursal Virtual Empresas.
1. En el campo Nombre de perfil se digita el nombre que desee que lleve el perfil
que se va a realizar.
2. En los campos Fecha efectiva de inicio y final se define un rango de fecha
dentro del cual aplican los privilegios definidos aquí.
31
§ En estos cuadro el usuario administrador podrá seleccionar privilegios para el perfil a

crear de archivos especiales, tanto para que el perfil del usuario transaccional sea solo
preparador (esto significa que el usuario solo podrá preparar los archivos especiales en
los que posee privilegio y debe de esperar que un usuario aprobador le apruebe la
operación), o sea solo de aprobación (este usuario solo podrá aprobar operaciones
previamente construidas por un usuario preparador), o con ambos privilegios si es
necesario.
32
§ En este cuadro se muestran las funciones de consultas, en donde el usuario

administrador podrá seleccionar las consultas que desee que tenga acceso el usuario
transaccional. Además, el usuario administrador podrá seleccionar las cuentas a las que
desea que tenga acceso para la consulta al dar clic en Definir Cuentas. En donde
aparecerán las cuentas que posee la empresa y solo se debe de dar clic en la cuentas
que se desee que tenga privilegios o en Todas las cuentas si así lo requiere.
33
§ En este cuadro se muestran las funciones de preparación de transacciones,. Además, el

usuario administrador podrá seleccionar las cuentas a las que desea que tenga acceso
34
para en donde el usuario administrador podrá seleccionar las transacciones a las que
desee que tenga acceso el usuario transaccional realizar la preparación de una
transacción al dar clic en el campo Definir Cuentas. En donde aparecerán las cuentas
que posee la empresa y solo se debe de dar clic en la cuentas que se desee que tenga
privilegios o en el campo Todas las cuentas si así lo requiere.
§ En este cuadro se muestran las funciones de aprobación de transacciones, en donde el

usuario administrador podrá seleccionar las transacciones a las que desee que tenga
acceso el usuario transaccional para aprobar. Además el usuario administrador podrá
definir privilegios y restricciones en:
1. El usuario administrador podrá seleccionar las cuentas a las que desea que tenga
acceso.
2. En el campo Monto máximo por transacción, el usuario administrador podrá
restringir el monto máximo por transacción (si no elige monto máximo se asume
que es ilimitado).
3. En el campo Periodo el usuario administrador podrá restringir el monto transado
por periodo.
4. En el campo Monto máximo de aprobación por periodo define el monto máximo
de dinero a transar en el periodo elegido.
35
§ Por último, dar clic en Aceptar o Cancelar la orden. En la siguiente función de

Verificación, podrá verificar las opciones y privilegios asignados al perfil antes de su
confirmación. Por favor presione Aceptar para confirmar esta operación o Cancelar para
modificar su selección.
Regeneración de claves
En este Módulo los usuarios podrán realizar el proceso de regeneración de clave por motivo de
olvido o por otro motivo.
Requerimiento para el proceso de regeneración de clave:
1. El cliente ingresa al módulo de autogestión y debe seleccionar la opción

“Regeneración de clave”.
36
2. En la primera pantalla el sistema debe mostrarle al cliente:
En dicha pantalla el cliente debe ingresar:
ü NIT Empresa: Es el número de NIT ingresado en la afiliación de la SUCURSAL

VIRTUAL EMPRESAS. Debe ser un campo numérico.
ü ID Personalizado: Es un campo alfanumérico en donde el usuario ingresa su ID
personalizado.
ü Fecha Nacimiento (dd/mm/aaaa): Campo numérico. El sistema debe colocar
automáticamente los / . Aplica las mismas validaciones que tiene dicho campo
en la afiliación de un usuario.
ü Correo Electrónico: Aplican las mismas validaciones que tiene dicho campo en la
afiliación de un usuario.
3. Luego el sistema debe validar la información y realizar los siguiente según sea
el caso:
37
[ CASO NEGATIVO (los datos ingresados por el usuario no concuerdan

con los que tiene el sistema)
[ CASO AFIRMATIVO (los datos ingresados por el usuario concuerdan con los
que tiene el sistema). El sistema debe continuar con la actividad 4.
4. El sistema debe mostrar la siguiente pantalla:
ü El usuario procede aquí a ingresar la respuesta secreta la cual aparecerá en

asteriscos, además, se recomienda la respuesta sin espacios en blanco, y es
sensible a mayúscula y minúsculas.
ü La respuesta secreta debe ser sensible a mayúsculas y minúsculas.
Aquí se pueden presentar dos situaciones:
a) Que el usuario se le haya olvidado la clave y recuerde la respuesta secreta

b) Que el usuario se le haya olvidado la clave y la respuesta secreta.
Caso (a): El usuario ingresa la respuesta secreta y luego da clic en Continuar.

Caso (b): El usuario olvida la respuesta secreta y debe dar clic en el botón de “No
recuerdo respuesta”
38
En ambos casos el sistema llevará al usuario a la página siguiente (actividad 5), la

diferencia radica en que en el caso (b), el sistema marcar la transacción con el fin de
conocer que la clave que el cliente ingrese en la actividad 5 es llamada como semilla que
es una clave, la cual originará una segunda clave que será enviada al correo electrónico
del usuario
5. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla:
En dicha pantalla el cliente ingresa la nueva clave y la reconfirma.
ü La clave aparecerá en asteriscos y debe contener las validaciones generales

dadas para este tema.
ü La clave nueva y la confirmación deben ser iguales.
Luego el usuario debe dar clic en Confirmar y mostrar en la pantalla el siguiente

mensaje al usuario:
39
Nota: Después de realizados estos pasos el usuario debe de esperar a que un usuario
administrador le vuelva a asignar el rol, la activación y si es necesario la asignación de un perfil,
5
después de estos pasos el usuario podrá de nuevo ingresar a la Sucursal Virtual Empresas.
Pagina de logueo:
Para el caso (a) en el que el cliente ingresa la respuesta secreta, la pantalla de

logueo debe ser igual a un logueo normal, cuando ingrese el sistema le debe
solicitar el cambio de clave. (clave de primer ingreso)
Para el caso (b) en el que el cliente tiene dos claves (semilla y la clave enviada
por e-mail), el sistema le debe mostrar la pantalla de logueo normal y una vez
identifique que el usuario tiene la segunda clave, la debe solicitar una nueva clave,
así:
Nota: BANCOLOMBIA como política de seguridad validara que la clave cumpla con
los siguientes requisitos:
§ Longitud de 8 caracteres.
§ Sean Alfanuméricas (comenzando por letras)
§ No hayan sido utilizadas como clave para ese usuario en las pasadas 3 ocasiones en las
que se le solicito cambiar la clave.
CONSULTAS Y REPORTES DE AUDITORIA
5
Para observar de nuevo los pasos a seguir favor ver las paginas de la 28 a la 35. “Activación de usuario, asignación de
rol, creación perfil” y “Crear y Asignar Perfil”
40
Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria
Acceso a la Funcionalidad
Luego de haber ingresado a la aplicación, el usuario administrador o el súper-usuario podrán
acceder a la funcionalidad de consultas de transacciones y reportes de auditoria haciendo clic
en la opción “Reportes de Actividad” en el menú principal.
Flujo del Proceso

Al hacer clic en el botón “Reportes de Auditoria” en el menú principal, el sistema presentará al
usuario la página de Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria. Esta página ofrece al
usuario campos para especificar la consulta o el reporte de auditoria que desea generar. La
página ofrece los siguientes campos para especificar la consulta:
• Por Rango de Fechas

• Por Estado de Transacción:
o Siendo preparada
o Pendiente de aprobación
o Rechazada
o Ejecutada
o En ejecución
o Aprobada
o Abortada por error
o Estado sin determinar
o Ejecutada con novedades
• Por Cuentas de Origen

• Por Tipo de Transacción (en este campo el cliente tendrá acceso a la opción logs de
auditoria en la lista de opciones):
o Apertura Inversión Virtual

o Abono A Créditos
o Desembolsar Credipagos Virtual
o Pagar Tarjetas De Crédito
o Programar Pago De Tarjetas De Crédito
o Trasferencias a BANCOLOMBIA
o Trasferencias a Conavi
o Programar Transferencias
o Pagar nominas o proveedores (pagos manuales o con archivos planos)
o Pagar A Terceros
o Enviar archivos al Banco
o Recibir de archivos del Banco
Pagar facturas
41
§ Por usuarios
Una vez el usuario especifica en la página “Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria”

los parámetros de la consulta que desea realizar, el sistema procesará la orden verificando los
registros en la base de datos contra los criterios de búsqueda especificados. Si el usuario
seleccionó “Descargar Archivos” como opción de presentación, el sistema presentará al
usuario la página de descarga de archivos.
Consultas de logs auditoria
La funcionalidad de consultas y reportes de auditoria permite a los usuarios administradores:
• Acceder y descargar logs de auditoria correspondientes a las actividades realizadas por

los usuarios de la empresa afiliada (bajo su dominio)
• Realizar consultas sobre las actividades realizadas por los usuarios de la empresa
afiliada (administradores y transaccionales)
• Realizar consultas especificas sobre los detalles de las transacciones que se procesan
en el sistema para la empresa afiliada.
Mis transacciones
En este módulo el usuario podrá encontrar una gran ayuda y ventaja para consultar todos los
movimientos y transacciones que haya ejecutado en fechas particulares o rango de fechas, sin
importar el estado en el que haya finalizado la transacción o las características que haya tenido.
El usuario debe de seguir las siguientes instrucciones:
1. Debe de seleccionar el rango de fechas dentro de las cuales quiere que se realice la
búsqueda para hacer la consulta en los campos de las fechas.
2. Luego en el comando de Seleccione el estado, debe elegir el estado en que se
encuentra la transacción a consultar.
3. En el comando Seleccione una cuenta, se debe de elegir la cuenta a consultar.
4. En el comando de Transacción, el usuario debe elegir el tipo de transacción y el usuario
que la realizó. Después de estos pasos se da clic en Continuar y aparecerán los
reportes requeridos.
42
ESTADO DE LAS TRANSACCIONES
En este módulo encontrará las transacciones u operaciones pendientes de aprobación. Si

desea Aprobar o Rechazar alguna de ellas, seleccione la transacción y luego oprima el botón
correspondiente.
Además, el usuario cuenta con los campos de Refrescar lista, que es la forma de procesar las
nuevas transacciones que no había ingresado al sistema, y el campo Ver histórico de
transacciones”, donde el usuario podrá observar el módulo de transacciones Histórico.
En esta misma pantalla el usuario podrá observar los diferentes estados de las transacciones:
43
Nombre del estado (lo Descripción

que se muestra)
Siendo Preparada La transacción no ha terminado ni ha
entrado al proceso de aprobaciones.
Pendiente por aprobación. La transacción requiere de aprobación

Rechazada La transacción fue rechazada.
Ejecutada La transacción ya terminó su ejecución. Si
requería aprobación fue aprobada y
terminó exitosamente.
En ejecución La transacción fue aprobada y a
continuado con su ejecución.
Aprobada La ya transacción fue aprobada, pero no se
ha enviado a ejecutar.
Abortada por error Luego de ser aprobada, la transacción
generó un error no controlado.
Estado sin determinar No se encontró información de la
transacción.
Ejecutada con novedades La transacción generó una excepción que
fue detectada y controlada por la misma.
Para observar más detalles dar clic en el estado de la transacción.
44
PREGUNTAS FRECUENTES
En esta sección podrá encontrar las respuestas a las preguntas que con mayor frecuencia nos
hacen nuestros clientes. Si no encuentra la respuesta que requiere, puede comunicarse con
nosotros a través de la Sucursal Telefónica, ingresando en la opción 3 del menú principal
"Atención preferencial empresas":
Bogotá 343 00 00
Medellín 510 78 88
Cali 554 05 55
Barranquilla 361 88 00
Desde el resto del país al 01 800 05 12345
¿Cómo verificar que versión de navegador utiliza actualmente y que nivel de encripción
soporta?
Si usted no está seguro de cual es la versión de su navegador, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el menú "Ayuda" de su navegador.
2. Seleccione la opción "Acerca de Internet Explorer" o "Acerca de

Navegator/Communicator" para la versión Netscape.
3. Aparecerá una ventana indicándole la versión y nivel de encripción.
¿Cómo reconocer una pagina segura?

Como usuario de Internet debe saber que existen páginas seguras y no seguras, mientras en la
segunda la información es enviada sin encriptar, en la primera se realiza una encripción antes
de ser enviada.
Tres criterios útiles para saber si una pagina es segura o insegura:
1. Aparece un mensaje antes de ingresar informando que entraremos a una pagina segura.
Esto ocurre siempre y cuando no se haya desactivado la alerta en el navegador.
45
2. Cuando el candado, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla aparece cerrado,
Si damos doble clic al candado, nos muestra información referente al certificado que se le
ha otorgado a BANCOLOMBIA, dicho certificado es un archivo que identifica a
BANCOLOMBIA dentro de la red y se utiliza para encriptar la información y corroborar que el
sitio que Ud. esta visitando y al cual esta enviando información, realmente si es
BANCOLOMBIA. Este certificado digital es emitido por una entidad reguladora, para el caso
de BANCOLOMBIA, la entidad es Verising (www.verising.com)
46
3. Una característica importante es cuando se observa en el campo donde va la dirección

(URL) la cual aparece precedida de HTTPS://, donde la "S" nos indica que está en una
página segura.
¿Cuáles son las políticas comerciales de seguridad?

Algunas de las políticas comerciales de seguridad que tiene BANCOLOMBIA, para mejorar la
seguridad en la utilización de la Sucursal Virtual Empresas son:
47
• Diferentes esquemas de seguridad, para garantizar que cada empresa puede

seleccionar el esquema de seguridad que mas se ajusta a su estructura organizacional.
(ver esquemas de seguridad)
• Bloqueo de la clave durante 24 horas, luego de tres intentos no válidos.
• Reconfirmación de intención de pago por parte del cliente, al momento de realizarlo.
• Tope o monto máximo de trasferencias o pagos por día. El monto máximo para
transferencias y pagos es de $5.000.000/día. Si usted quiere realizar transferencias o
pagos por un monto mayor debe solicitarlo en su sucursal BANCOLOMBIA. (ver
Formatos novedades Sucursal Virtual Empresas)
Cuáles son los diferentes esquemas de seguridad de la Sucursal Virtual Empresas?

BANCOLOMBIA, ha desarrollado para comodidad de las empresas usuarias de Sucursal
Virtual Empresas 3 esquemas de seguridad diferentes, cada uno con características de
funcionamiento particulares, que permiten una operación natural a la empresa según su
estructura organizacional.
Los esquemas de seguridad son:
Administración Delegada:
Características:
Requiere como mínimo 4 usuarios. Dos usuarios que sólo pueden administrar el sistema (crear
usuarios, perfiles, inscribir cuentas, etc) y otros 2 usuarios que sólo pueden realizar
transacciones y consultas monetarias, pero no pueden realizar ninguna función administrativa.
Esquema de funcionamiento:
Se basa en dividir totalmente las funciones administrativas de las transaccionales.
Número mínimo de usuarios requeridos:
Como mínimo 4 usuarios.
Ver demo (Enlace al demo comercial)
Control Dual:
Características:
Requiere como mínimo 2 usuarios que pueden realizar tanto acciones administrativas (crear
usuarios, perfiles, inscribir cuentas, etc) como operaciones transaccionales (transferencias,
pagos, envió de archivos de recaudos, consultas, etc). Para que cualquier operación de las
anteriormente descritas se realice se requiere que el segundo usuario la apruebe.
Se basa en la participación de 2 usuarios en cada transacción (administrativa o monetaria)
para minimizar el riesgo y garantizar la participación como mínimo de dos usuarios de la
empresa.
Como mínimo 2 usuarios.
48
Súper Usuario:
Características:
Requiere como mínimo 1 usuario que pueden realizar todo tipo de transacciones en el sistema y
las operaciones que el realiza no requieren de aprobación, sino que automáticamente se
aplican en BANCOLOMBIA. Adicionalmente este Super Usuario podrá crear usuarios que
operaran bajo el esquema de control dual. Sólo puede existir un Super Usuario.
Se base en que el "Super Usuario" puede realizar cualquier operación, incluso creando otros
usuarios para el sistema sin aprobaciones de otros usuarios. Los usuarios que el cree operaran
bajo el esquema de control dual.
Como mínimo 1 usuario.
¿Qué tipos de esquemas de conexión soporta BANCOLOMBIA para la utilización de la

Sucursal Virtual Empresas?
Las empresas usuarias de Sucursal Virtual Empresas, pueden conectarse a BANCOLOMBIA a
través de diferentes esquemas de conexión:
Conexiones conmutadas (líneas telefónicas):
A través de servicios de Internet estándar ofrecidos por las empresas proveedoras de Internet
del país, ISP por sus siglas en ingles "Internet Service Provider" .
• La velocidad en este esquema de conexión depende de variables como:
• La velocidad del proveedor de Internet que la empresa utilice.
• Numero de usuarios que simultáneamente utilizan la conexión a Internet.
• Calidad de la línea telefónica (verificar si tiene ruido)
• La velocidad y características técnicas del modem.
Las características técnicas del PC.

Ver Recomendaciones de Conexión y Recomendaciones de PC
¿Por qué me sale el error request timeout?

Porque el tiempo de repuesta del Banco o del proveedor de internet no esta siendo adecuado.
Se sugiere esperar e intentar un poco más tarde.
¿Cómo me afilio al servicio Sucursal Virtual Empresas?
49
Para afiliarse al servicio Sucursal Virtual Empresas, el cliente debe tener como mínimo una
cuenta BANCOLOMBIA; debe seleccionar la opción Solicitud de Afiliación dentro de la Sucursal
Virtual; ingresar los datos solicitados: Nit de la empresa (sin dígito de verificación), número de
cédula y nombre del responsable de administrar el sistema, clave inicial de ingreso
(Alfanumérica de 8 caracteres, empezando con una letra) y confirmación de la misma y una
dirección de correo electrónico para futuros contactos; presionar aceptar para que su solicitud
sea atendida ym asignada a su respectivo Gerente, el cual lo contactara para continuar con el
procedimiento de afiliación al servicio y la firma del contrato correspondiente.
¿Cuál es la clave que se debe digitar para ingresar a la Sucursal Virtual Empresas?
La clave es la que el usuario adscrito a la empresa eligió en el momento de solicitar el servicio,
la cual es de 8 dígitos comenzando con letra.
¿Cuántos funcionarios en la empresa cliente pueden hacer uso del servicio Sucursal
Virtual Empresas?
Pueden utilizar del servicio Sucursal Virtual de Empresas todos usuarios que la empresa decida
crear, sin intervención de BANCOLOMBIA. Estos usuarios por empresa son creados por una
persona designada por la empresa, los cuales poseen las atribuciones que esta persona
decida otorgarle.
Las consultas de saldos de depósitos muestran la información en tiempo real?

Se cuentan con dos consultas saldos en tiempo real, una consulta de saldos al inicio del día. De
esta forma la empresa puede consultar como amaneció su posición financiera con
BANCOLOMBIA y como esta en el momento de la consulta.
¿Por qué cuando se digita el documento de identificación puede aparecer un mensaje

de no válido ?
Porque es posible que éste haya sido mal digitado. El número de identificación debe ser
ingresado sin puntos ni comas.
¿Quiénes pueden ser usuarios del producto Sucursal Virtual de Empresas?

Pueden ser usuarios de la Sucursal Virtual de Empresas todas las empresas clientes de
BANCOLOMBIA, que posean uno o más productos como cuentas de depósitos, tarjeta de
crédito, etc.; y que deseen hacer operaciones financieras de forma rápida y segura
50
FORMATOS DE ENTRADA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

BANCOLOMBIA
1. PAGOS SAP - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE
Modalidad : Abono a cuentas Bancolombia, Conavi, Entidades ACH, Pagos en

Efectivo y Pagos en Cheque con entrega individual en sucursal
EL CLIENTE enviará un archivo conteniendo el “lote” de información que desea le sea

procesado.
El “lote” está compuesto de tres formatos de registro a saber :
El primer formato corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá
validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote); el
segundo formato corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser
realizados en dicho lote y el tercer registro (opcional) corresponde a información adicional que
se desee enviar por cada pago.
Registro de Control de Lote :
Nombre campo Tipo Contenido Longitud

Tipo registro numérico valor fijo “1” 1
Nit entidad que envía numérico 10 *
Nombre entidad que envía alfanumérico 16
Clase transacciones contenidas numérico ver anexo # 1 3
Descripción propósito transacciones alfanumérico “a criterio del cliente” 10
Fecha transmisión de lote numérico AAMMDD 6
Secuencia envió de lotes ese día alfanumérico “A B C D E” 1
Fecha aplicación transacciones numérico AAMMDD 6
Número registros (detalle y documentos) numérico Sumatoria número registros 6 *
Sumatoria de débitos numérico valor fijo 0 (ceros) 12 *
Sumatoria de créditos numérico $$$$$$$$$$$$ 12 *
Cuenta cliente a debitar numérico 11 *
Tipo cuenta cliente a debitar alfanumérico S : aho / D : cte 1
51
Registro Detalle de Transacciones

Nit beneficiario numérico 15 *
Nombre beneficiario alfanumérico 18
Banco cuenta del beneficiario numérico Ver nota # 1 9 *
Número cuenta beneficiario numérico Ver nota # 2 17 *
Indicador lugar de pago alfanumérico Ver nota # 3 1
Tipo transacción numérico 25 : Pago en Efectivo 2
26 : Pago en Cheque
27 : Abono a cuenta corriente
37 : Abono a cuenta ahorros
Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 10 *
Concepto alfanumérico Ver nota # 4 9
Referencia alfanumérico Ver nota # 5 12
Relleno alfanumérico “espacios en blanco” 1
Registro de Documentos (opcional) : En formato estructurado para envío de Fax.

Tipo registro numérico valor fijo : 3 1
Número de factura alfanumérico 10
Referencia alfanumérico 10
Signo valor bruto alfanumérico “+/-“ 1
Valor bruto numérico $$$$$$$$$$ 10 *
Signo valor ajuste alfanumérico “+/-“ 1
Valor Ajuste numérico $$$$$$$$$$ 10 *
Signo valor Neto alfanumérico “+/-“ 1
Valor Neto numérico $$$$$$$$$$ 10 *
Detalle alfanumérico Ver nota # 6 41
Registro de Documentos (opcional) en formato libre (para informar el correo electrónico)

Tipo de información alfanumérico valor fijo : @ 1
Relleno alfanumérico “espacios con asteriscos” 52
E-mail alfanumérico Dirección correo electrónico 41
Registro de Documentos (opcional) en formato libre (para registrar texto libre):

52
Tipo de información alfanumérico valor fijo : * 1

Relleno alfanumérico Texto libre 93
Se deben rellenar los espacios en blanco con asteriscos.
NOTAS GENERALES :
1. Los pagos ACH a proveedores con documento de identidad NIT debe ir con digito de
chequeo.
2. Los campos que están marcados con asterisco ( * ) deben ser ajustados a la derecha y
rellenos de ceros por la izquierda.
La estructura del archivo queda : Registro de Control de Lote

Registro de Detalle de Transacción
Registro de documento (opcional)
NOTA # 1 : El campo “Banco Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente,

dependiendo
del tipo de transacción, de la siguiente forma :
Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Banco Cuenta
Beneficiario”
debe ir el código del banco destino.
Si el tipo de transacción es “Pago en Efectivo” (25) o “Pago en cheque con entrega
individual, en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir ceros.
NOTA # 2 : El campo “Número Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente,

dependiendo
Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Número Cuenta
Beneficiario”
debe ir el número de la cuenta del beneficiario en el banco destino.
Si el tipo de transacción es “Pago en Efectivo” (25) o “Pago en cheque entrega
individual”, en “Número Cuenta Beneficiario” debe ir ceros.
NOTA # 3 : El campo “Indicador Lugar de Pago” se diligencia de forma diferente, dependiendo

Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), el “Indicador Lugar de Pago”
debe ir con “S”.
Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” , en el campo “Indicador Lugar de
Pago”
debe se debe colocar el número 1.
NOTA 4 : El campo “concepto” se utiliza de la siguiente manera:
53
• A criterio del cliente para transacciones diferentes de “Pagos en efectivo” (25) y “Pagos
en cheque entrega individual” (26).
• Se redefine para las transacciones de “Pago en efectivo” (25) y “Pagos en cheque

entrega individual”, de la siguiente manera:

Oficina donde se entrega numérico Ver nota # 4.1 5 *
Tipo documento beneficiario alfanumérico 1 : Cédula 1
2 : Cédula de extranjería
3 : Nit
4 : Tarjeta de Identidad
5 : Pas aporte
Relleno alfanumérico “espacio en blanco” 1
NOTA 4.1 : El campo “Oficina donde se Entrega” se diligencia de forma diferente, dependiendo
Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), la “Oficina donde se Entrega”
debe ir con ceros (00000).
Si el tipo de transacción es “Pago en Efectivo” (25) o “Pago en cheque entrega
individual” (26), la “Oficina donde se Entrega” debe ser el número de la sucursal
BANCOLOMBIA, en donde se debe entregar el dinero o el cheque. (Según lista dada
por BANCOLOMBIA).
NOTA # 5 : El campo “Referencia” puede ser usado de la siguiente manera:
• Si reporta un tipo de transacción “Pago en cheque entrega individual” , debe enviar la

cédula del autorizado para reclamar el cheque en la oficina, en cuyo caso deberá
enviarlo justificado a la izquierda con espacios a la derecha. Si no se reporta este
campo para este tipo de transacción, el pago no podrá será rechazado
automáticamente por el sistema.
• Si requiere que el banco le genere un fax al beneficiario del pago, para informarle del
abono, deberá enviar el numero del fax, en cuyo caso deberá diligenciarlo de la siguiente
forma :
Las once primeras posiciones : Son el número del fax. Donde primero debe ir el indicativo de
la ciudad y luego el número del fax. La parte del indicativo y del número del fax sólo debe
contener datos numéricos. Debe estar alineado a la izquierda y blancos a la derecha.
Importante : Si el fax es de la ciudad de Medellín, NO SE DEBE enviar Indicativo, puesto que
serán remitidos desde esta ciudad.
La última posición : Debe llevar la letra “F” indicando que se debe enviar un fax.
54
Ejemplo : Si el número del fax es 3140327 :
Si el fax es de Bogotá, debe venir : 13140327____F

Si el fax es de Ibagué, debe venir : 823140327__F
Si el fax es de Medellín, debe venir : 3140327____F (sin indicativo)
• Si no es ninguno de los casos anteriores, se podrá diligenciar a criterio del cliente para
enviar información adicional, en cuyo caso son 12 caracteres .
NOTA # 6 : El campo “Detalle” del Registro de Documentos, se diligencia de forma diferente,

dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma :
Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Detalle” va un campo libre, a criterio
del cliente. Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” , en el campo “Detalle” se debe
colocar en las primeras 30 posiciones el nombre completo del beneficiario para imprimirlo en el
cheque de gerencia. Si el espacio “Nombre del beneficiario” del registro de detalle (
de18posiciones), es suficiente para colocar el nombre del beneficiario, no es necesario
diligenciar lo explicado en la note 6.
RESPUESTA : El banco proveerá el medio por el cual el cliente puede saber el estado final de
cada uno de los pagos ordenados (aprobados y rechazados), según la tabla del Anexo # 2.
Registro respuesta de Transacciones :

Nit entidad que envió numérico 10
Secuencia envío de lotes ese día alfanumérico “A B C D E..............” 1
Nit participante numérico 15
Nombre participante alfanumérico 18
Banco cuenta del participante numérico 9
Número cuenta participante numérico 17
Lugar de entrega del cheque alfanumérico 1
Tipo transacción n umerico 2
Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 10
Concepto transacción alfanumérico 9
Estado de transacción alfanumérico Ver Anexo # 2 3
Número de cheque numérico 8
Fecha aplicación del pago numérico AAMMDD 6
55
2.) FORMATO CSV PARA IMPORTAR CUENTAS
Debe ser con campos separados por comas ”,sin caracteres como - o espacios en las cuentas
o en los nit, los valores de cada campo sean los detallados entre paréntesis al lado de cada
campo.
CUENTAS AUTORIZADAS BANCOLOMBIA

Cuentas acreditar Numérico 11
Tipo de cuentas Numérico ( 1= cte, 7= aho) 1
Oficina Numérico Tres primeros dígitos 3
Autorización consulta Alfabético ( si, no) 2
Autorización débito Alfabético (si, no) 2
Autorización créditos Alfabético (si, no) 2
Ejemplo:
00102486390,7,1,"Si","Si","Si"
00156797500,7,1,"No","No","Si"
00256640400,7,2,"No","No","Si"
00487589900,1,4,"No","No","Si"
00801373130,7,8,"No","No","Si"
CUENTAS AUTORIZADAS CONAVI

Cuentas a creditar Numérico 15
Tipo de Cuentas Numérico (siempre “7”) 1
Ejemplo:
10013456789834,7
10038475847484,7
CUENTAS EMPLEADOS

Cuentas beneficiario Numérico 15
Tipo de Cuentas Numérico (1=cte. 7=aho) 1
Nombre del beneficiario Alfabético 30
Banco de la cuenta Numérico ver anexo 3 9
56
Documento de identidad Numérico 13

Tipo de documento Numérico 1 (1= Cédula, 2Cedula extran, 3=nit,
4tarjeta de identidad )
Ejemplo:
00187643252,1,nombre de prueba, 005600078,42154253,1
CUENTAS TERCEROS PARA PAGOS
Cuentas beneficiario Numérico 15

Tipo de Cuentas Numérico (1=cte. 7=aho) 1
Nombre del beneficiario Alfabético 30
Banco de la cuenta Numérico ver anexo 3 9
Documento de identidad Numérico 13
Tipo de documento Numérico1 (1= Cédula, 2Cedula extran,
3=nit, 4tarjeta de identidad )
Ejemplo:
00801363661,nombre de prueba,005600078,890567557,1
NOTA: Los pagos ACH a proveedores con documento de identidad NIT debe ir con digito de chequeo sin el guión.
NITS PARA OBLIGACIONES

Documento Numérico 13
Tipo de documento Numérico 1(1= Cédula, 2=Cedula extran, 3=nit,
4=tarjeta de identidad )
Nombre Alfanumérico 40
Ejemplo:
890945678,3,compañía de prueba
TRANSFERENCIAS EN LOTE
57

Cuenta débito Numérico 11
Tipo cuentas débito Numérico (1 = Cte, 7 = Aho) 1
Cuenta crédito Numérico S in guiones 15
Tipo cuenta crédito Numérico (1 = Cte, 7 = Aho) 1
Banco de la cuenta Numérico ver nota #1 9
Referencia Numerito “a criterio del cliente” 11
Valor Numérico 15,2 17
Nota: * Cuando el campo es numérico no requiere llevar ceros a la izquierda tener

presente que las cuentas de BANCOLOMBIA son de 11 dígitos y las de conavi son de
15 dígitos.
Ejemplo:
00176346317,1,101500002762244,7,5701100,4378,10678716 Cuenta acreditar conavi
08090037607,1,00801366031,1,5600078,977,8979000 Cuenta acreditar Bancolombia
00100047360,1,100100000000003,7,5701100,1234,100000 Cuenta acreditar conavi
00176346317,1,100939349845675,1,005701100,00000004378,0000010678716.00
08090037607,1,000000801366031,1,005600078,00000000977,0000008979000.00
*Se deben tener en cuenta que si el numero. de la cuenta incluye ceros estos se deben
incluir en el campo.
3.) FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA - BANCOLOMBIA
FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA
Registro de control de archivo(170

caract eres)
Camp Nombre Longitud Formato Requisito Valor Descripción
o campo
1 Tipo de 1 Numérico Obligatorio 1 (constante) Indica el tipo de registro de control del archivo
registro
2 NIT Entidad 13 Numérico Obligatorio Según cada NIT de la Entidad inscrita en el convenio.
Recaudadora empresa
3 Nombre de 20 Alfanuméri Opcional Nombre de la empresa.
Entidad co
Recaudadora
4 Código del 15 Numérico Obligatorio Código asignado Código que identifica un convenio de recaudos
Convenio por Bancolombia
5 Fecha de 8 Numérico Obligatorio AAAAMMDD Fecha de envío del archivo por parte de la
Transmisión del empresa recaudadora
archivo
6 Secuencia de 1 Alfanuméri Obligatorio A-Z, 0-9 Carácter que refleja el orden cronológico de
Envío co grabación de los archivos y permite diferenciar
varios archivos generados en un mismo día.
7 Fecha de 8 Numérico Obligatorio AAAAMMDD Fecha de aplicación o vencimiento de los
Aplicación o registros contenidos en el archivo. Si en el
58
Vencimiento registro de detalle no se diligencia la "fecha", se

asume ésta como la fecha del registro.
8 Número de 8 Numérico Obligatorio Total de registros de detalle y documentos que
Registros vienen en el archivo.
9 Valor total de 17 Numérico Obligatorio 15 Enteros y 2 Sumatoria de los valores de transacción de los
las Decimales registros de detalle.
transacciones
10 Reservado 79 Alfanuméri Espacios
co
Registro de detalle (170

caracteres)
Camp Nombre Longitud Formato Requisito Valor Descripción
o campo
1 Tipo registro 1 Numérico Obligatorio 6 (constante) Indica el tipo de registro de detalle
2 Nit del Pagador 13 Numérico Opcional Nit del pagador Corresponde al número de identificación del
titular de la cuenta cuando es un débito
automático. Es obligatorio cuando el débito es a
una cuenta a través de ACH ó cuando se
requiere validar la relación nit vs cuenta en
BANCOLOMBIA. De lo contrario puede ir en
ceros.
3 Nombre del 20 Alfanuméri Opcional Corresponde al nombre del pagador. Es
pagador co obligatorio cuando el débito es a través de ACH,
de lo contrario puede estar en blancos.
4 Banco Cuenta 9 Numérico Opcional Ver Tabla de Para débito automático identifica el código del
del Pagador Bancos ACH banco donde esta inscrita la cuenta del Pagador
y es obligatorio. Para facturación tiene que
estar en ceros.
5 Número de la 17 Numérico Opcional Para débito automático identifica el numero de la
Cuenta a cuenta o de la tarjeta de crédito del Pagador y es
Debitar obligatorio. Para facturación tiene que estar en
ceros.
6 Tipo de 2 Numérico Opcional 57=Débito a Cta cte Para débito automático identifica el tipo de cuenta
Transacción 67=Débito a Cta a debitar del Pagador y es obligatorio. Para
Aho 77=Débito TC facturación tiene que estar en ceros.
Visa 87=Débito TC
Master 00=Pago x
otro canal
7 Valor 17 Numérico Obligatorio 15 Enteros y 2 Valor de la transacción
Transacción Decimales
8 Indicador 1 Alfabético Opcional S=Si ó N=No o Para débito automático identifica si se requiere
Validación Espacios hacer validación de nit versus cuenta en las
Nit/Cta cuentas BANCOLOMBIA. Para facturación tiene
que estar en "N".
9 Referencia1 30 Alfanuméri Opcional Ver descripción Este campo tiene tres formas diferentes de
co detallada sobre diligenciarse: 1) Si es débito
diligenciamiento automático en BANCOLOMBIA : Es un campo
para Débito por alfanumérico libre de 30 posiciones, es opcional,
Demanda o para a criterio de la empresa.
Facturación 2) Si es débito automático en otro banco (ACH) :
Las primeras 24 posiciones alineadas a la
izquierda son el código único de referencia y es
obligatorio y las 6 restantes posiciones deben
venir en blanco
3) Si es facturación : Es un campo clave dividido
en 2 partes : a) Las primeras 13 posiciones
son el código (factura, crédito, poliza, cédula,
etc) o llave de acceso por el cual se ingresará
por los canales electrónicos (sucursal virtual y
telefónica) para realizar los pagos, es un campo
59
numérico y obligatorio (no puede ser ceros). b)

Las restantes 17 posiciones son
10 Referencia2 30 Alfanuméri Opcional Según cada Reservado para la empresa Recaudadora

co empresa
11 Fecha 8 Numérico Opcional AAAAMMDD Fecha de aplicación (para debito automático) o
vencimiento o vencimiento (para facturación). Si el campo viene
aplicación en ceros, se asume como fecha del registro la
que aparece en el registro de control.
12 Períodos 2 Numérico Opcional Según cada Indica el período facturado (mes, bimestre, etc.)
facturados empresa
13 Ciclo 3 Alfanuméri Opcional Según cada Reservado para la empresa Recaudadora
co empresa
14 Reservado 17 Alfanuméri Espacios
co
Registro de documentos (adenda opcional) (170

caracteres)
Camp Nombre Longitu Formato Requisito Valor Descripción
o campo d
1 Tipo registro 1 Numérico Obligatorio 3 (constante) Indica el tipo de registro con información
adicional. Solamente se utiliza para el débito
automático con rastreo de cuentas
2 Nit del Pagador 13 Numérico Opcional Nit del pagador Corresponde al número de identificación del
titular de la cuenta de rastreo en BANCOLOMBIA.
Es obligatorio cuando se requiere validar la
relación nit vs cuenta. De lo contrario va en
ceros
3 Nombre del 20 Alfanumérico Opcional Nombre del titular de la cuenta de rastreo
pagador
4 Banco Cuenta 9 Numérico Obligatorio 005600078 Código de BANCOLOMBIA (sólo existe rastreo
del Rastreo (Constante) para cuentas BANCOLOMBIA)
5 Número de la 17 Numérico Obligatorio Número de la cuenta ó tarjeta de crédito de
Cuenta de rastreo.
Rastreo
6 Tipo de 2 Numérico Obligatorio 57=Débito a Cta cte Identifica el tipo de cuenta de rastreo
Transacción de 67=Débito Ahorros
Rastreo 77=Débito TC Visa
87=Débito TC
Master
7 Indicador 1 Alfabético Obligatorio S=Si ó N=No Indica si se valida la relación nit vs. Cuenta
Validación
Nit/Cta
8 Reservado 107 Alfanumérico Espacios
NOTA GENERAL : Los campos numéricos deben ir alineados a la derecha y rellenos de ceros por la izquierda
y los campos alfanuméricos deben ir alineados a la izquierda y con espacios por la derecha.
60
4.) ESPECIFICACIONES DEL NUEVO FORMATO PAB:
1. Estructura Formato de pagos Sistema PAB
Registro de Control de Lote (Longitud de registro 264)
Campo Nombre de campo Longitude Requiere Formato Valor Descripción

S/N
1 Tipo registro 1 S Numérico 1 Indica el tipo de registro de
control del archivo
2 Nit entidad 15 S Numérico Según cada Nit de la entidad que envía el
Originadora empresa lote
3 Aplicación 1 N Alfanumérico I=Inmediata Tipo de aplicación del lote.
M=Medio D
N=Noche
4 Filler 15 N Alfanumérico Blancos
5 Clase de transacción 3 S Numérico Según tabla Clase de transacciones
#1. contenidas en el archivo
6 Descripción propósito 10 N Alfanumérico Según cada Descripción del propósito de
transacciones empresa transacciones
7 Fecha Transmisión de 8 S Numérico AAAAMMDD Fecha de transmisión de lote
lote
8 Secuencia envió de 2 S Alfanumérico “A B C …” Secuencia de envío de lotes
lotes ese día En un mismo día no puede
enviarse la misma
secuencia.
9 Fecha aplicación 8 Numérico AAAAMMDD Fecha de aplicación del lote
transacciones
10 Número de registros 6 Numérico Sumatoria N° Número de registros de
de registros detalle y de documentos.
11 Sumatoria de débitos 17 (15,2) Numérico 0 Sumatoria de débitos. No

aplica
12 Sumatoria de créditos 17 (15,2) S Numérico Valor a pagar Sumatoria del valor a
de todo el acreditar en cada registro de
lote. detalle. 15 Enteros y dos
decimales sin punto.
13 Cuenta cliente a 11 S Numérico Número de Cuenta del
debitar cliente pagador.
14 Tipo de cuenta cliente 1 S Alfanumérico S: ahorros Tipo de cuenta del cliente
a debitar D: corriente pagador.
C: Contable
15 Filler 150 Alfanumérico Utilización futura
Registro de Detalle de transacciones
Campo Nombre de campo Long Formato Requer Valor Descripción

S/N
1 Tipo registro 1 Numérico S Valor fijo 6 Indica el tipo de registro de
detalle
2 Nit beneficiario 15 Alfanumérico S Nit del beneficiario del pago.
3 Nombre del 30 Alfanumérico S Según Nombre del beneficiario del
beneficiario cada pago
empresa
61
4 Banco cuenta del 9 Numérico S Banco cuenta del beneficiario.

beneficiario (destino) Es requerido sólo si la
transacción es abono a cuenta.
5 Número cuenta del 17 Alfanumérico S Alineada a Numero de cuenta del
beneficiario la beneficiario (ahorros, corriente,
izquierda y tarjeta de crédito otros bancos,
con número de obligación otros
espacios bancos). Es requerido si se
a la trata de un abono a cuenta
derecha
6 Indicador Lugar de 1 Alfanumérico Ver tabla Indicador de lugar de pago
pago #2 (Región). Sólo aplica para
generación masiva de cheques.
7 Tipo de transacción 2 Numérico Ver tabla Tipo de transacción

#3
8 Valor transacción 17 (15,2) Numérico S Valor transacción. Puede ser
cero si se trata de una
Prenotificación.
9 Fecha aplicación 8 Numérico N Fecha en que se debe realizar
el pago al beneficiario. Si está
en ceros o errada se asume
fecha de aplicación del registro
de control.
9 Referencia 21 Alfanumérico N Referencia del pago, a criterio
del cliente
10 Tipo de documento de 1 Alfanumérico N Ver tabla Es requerido sólo si el pago es
identificación #4 para entregar por ventanilla.
11 Oficina de entrega 5 Numérico N Códigos Código de oficina para entrega
Oficinas de cheques disponible para el
Bancolom convenio. Cuando es entrega en
bia todas las oficina debe ir en
ceros
12 Número de Fax 15 Alfanumérico N Número de fax a donde se
desea enviar información del
pago al beneficiario
13 e-mail 80 Alfanumérico N Dirección correo electrónico del
beneficiario del pago
14 Número identificación 15 Alfanumérico S Identificación del autorizado
del autorizado para reclamar cheques por
ventanilla. Sólo es requerido
bajo esta modalidad.
15 Filler 27 Alfanumérico Espacios Utilización futura
Registro de Documentos
Camp. Nombre de campo Long Formato Valor Descripción

1 Tipo registro 1 Numérico 3 Indica el tipo de registro de
documentos
2 Número de factura 10 Alfanumérico 10 Número de factura
3 Referencia 10 Alfanumérico Según Referencia
empresa
4 Signo valor bruto 1 Alfanumérico “+/-“ Signo valor bruto
62
5 Valor bruto 17 (15,2) Numérico $$$$$$$$$ Valor bruto

$
6 Signo valor ajuste 1 Alfanumérico “+/-“ Signo valor ajuste
7 Valor ajuste 17 (15,2) Numérico $$$$$$$$$ Valor ajuste
$
8 Signo valor neto 1 Alfanumérico “+/-“ Signo valor neto
9 Valor neto 17 (15,2) Numérico $$$$$$$$$ Valor neto
$
10 Adición 41 Alfanumérico Detalle Información adicional sobre la
factura que se está relacionando.
Se muestra en el fax tal como el
cliente la envía.
11 Filler 148 Alfanumérico Utilización futura
Registro de Documentos en formato libre
NOTA: Este tipo de registro se utilizará tanto para el formato actual SAP como para el Formato
PAB, ya que se quiere facilitar al cliente el envío de información adicional de sus pagos en
formato libre.
Para el caso del SAP, la estructura del registro tipo 3 será:

documentos
2 Tipo de Información 2 Numérico @=Direcció Si se registra un @, deberá ir
n de Correo seguido de una dirección de correo
*=Informaci electrónico.
ón adicional Si se registra un *, seguirá la
información adicional del pago.
Si se omite el @ el sistema asumirá
que esta información se va a enviar
vía Fax (al número relacionado en el
campo referencia del formato SAP).
3 Descripción 92 Alfanumérico Según cada Información en formato libre.

empresa
Para el caso del nuevo formato en el Sistema PAB, la estructura del registro será:

documentos
2 Descripción 263 Alfanumérico A criterio del Descripción de pagos relacionados
cliente en los registros tipo 6.
Tabla 1. Clases de Transacciones
63
COD DESCRIPCION
220 Pago Proveedores
225 Pago Nomina
230 Pago Dividendos
231 Pago Intereses
232 Pago Comisiones
233 Pago Seguros
234 Pago Cédulas de Capitalización
235 Pago Televisión por Cable
236 Pago Cuotas club
237 Pago Matriculas
238 Pago Otros Conceptos
720 (Cuenta Mundial) Proveedor
725 (Cuenta Mundial) Nomina
738 (Cuenta Mundial) Otros Pagos
820 (Tesorería) Proveedor
825 (Tesorería) Nomina
838 (Tesorería) Otros Pagos
920 (DAT) Proveedor
925 (DAT) Nomina
938 (DAT) Otros Pagos
Tabla 2. Indicador Lugar de Pago
COD NOMBRE LUGAR

1 CARABOBO
3 GERENCIA OPERATIVA
4 ALTO PRADO
30 CARRERA OCTAVA
Tabla 3. Tipos de Transacciones
COD DESCRIPCION
23 PRENOTIFICACION CTA CTE
25 PAGO POR VENTANILLA
26 CHEQUE DE GERENCIA
27 ABONO CUENTA CORRIENTE
28 INSCRIPCION CUENTA CORRIENTE
33 PRENOTIFICACION CTA AHORROS
36 CHEQUES GERENCIA ENTREGA INDIVIDUAL
37 ABONO A CUENTA DE AHORROS
40 EFECTIVO SEGURO
99 ANULACION DE PAGO
64
Tabla 4. Tipos Documentos de Identificación
COD DESCRIPCION
1 Cédula
2 Cédula de extranjería
3 Nit
4 Tarjeta de Identidad
5 Pasaporte
5.)PAGO DE NOMINA CON BANCOLOMBIA PREPAGO (EFECTIVO SEGURO)

INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE INFORMACIÓN
ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS
El CLIENTE, enviará un archivo tipo texto (archivo plano), el cual contiene uno o varios registros
de Novedades (o detalles) y al final del archivo un registro de control, para procesar las
Novedades NO Monetarias por el banco.
Este archivo contiene la información correspondiente a novedades

administrativas sobre las tarjetas y los Tarjetahabientes.
Por cada novedad debe venir un único registro. Los registros son procesados en
forma secuencial, lo que permitiría enviar en un registro una creación y en un
siguiente registro una novedad de modificación.
NOTAS IMPORTANTES:
1. El cliente debe estar afiliado al la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS , también
debe tener afiliada una cuenta para debitar.
2. El archivo de las Novedades NO Monetarias se deben enviar 5 días hábiles
antes de enviar las Novedades Monetarias.
3. El nombre del archivo que nos envíen a través SUCURSAL VIRTUAL
EMPRESAS , se debe llamar tdenov.txt
4. El NIT de la empresa, debe ser de 9 dígitos, esto quiere decir que el dígito
de verificación no debe ser ingresado.
5. El horario de envío del archivo de las Novedades NO Monetarias es antes de
la 1:00pm
6. Si envía más de un archivo durante el día, se tomará el último archivo
enviado.
7. El archivo se debe enviar por el menú OTRAS TRANSACCIONES - ENVIAR
ARCHIVOS AL BANCO.
65
8. Los archivos de respuestas se reciben por el menú OTRAS TRANSACCIONES -

RECEPCIÓN DE ARCHIVO AL BANCO
9. La empresa sólo recibe archivos de los registros que han sido rechazados,
los registros que fueron procesados correctamente no reciben ninguna
información.
10. Siempre se debe enviar antes el archivo de las NOVEDADES NO MONETARIAS
y luego las MONETARIAS, de lo contrario se rechazará el archivo.
REGISTRO DETALLE NOVEDADES NO MONETARIAS
Longitud de registro: 202
No. Descripción campo Posic. Dec. Bytes Tipo Del Al

1 Nit Empresa 15 0 15 N 1 15
2 Tipo Identificación 1 0 1N 16 16
3 Numero de Identificación Empleado 15 0 15 N 17 31
4 Primer Apellido 15 -- 15 X 32 46
5 Segundo Apellido 15 -- 15 X 47 61
6 Primer Nombre 15 -- 15 X 62 76
7 Segundo Nombre 15 -- 15 X 77 91
8 Nombre del Empleado para Realce 19 -- 19 X 92 110
9 Dirección Residencia 40 -- 40 X 111 150
10 Código Empresa 5 -- 5X 151 155
11 Tipo de Novedad 3 -- 3X 156 158
12 Campo Futuro 1 15 -- 15 X 159 173
13 Campo Futuro 2 15 0 15 N 174 188
14 Campo Futuro 3 1 1X 189 189
15 Campos Error 13 13 X 190 202
Reglas para los campos:
Tipo N: Campo numérico, ajustado a la derecha con relleno de ceros a la

izquierda, sin signo. El campo siempre debe llevar un cero si no existe
información, de lo contrario se rechazará.
Tipo X: Campo alfanumérico, ajustado a la izquierda con relleno de blancos a la

derecha.
Para campos de montos, en la columna Posic. Se indica la longitud de la parte

entera y en la columna dec. Se indica él numero de decimales. No debe llevar
separador de miles ni de decimales. (Sin comas ni puntos)
Los campos no llevan ningún separador (ni comas, ni blancos, ni tabs, ni

espacios)
66
CONTENIDO DE CAMPOS
En la columna OBSERVACIONES, cuando diga el campo que es Obligatorio, lo

debe enviar la empresa para procesar la información, si falta alguno de estos
campos especificados, el banco rechazará todo el archivo.
No CONTENIDO OBSERVACIONES
1 Número del NIT de la empresa a la cual pertenece el Obligatorio
empleado. El NIT, es de 9 posiciones, no debe incluir el dígito
de chequeo.
2 Tipo del documento de identificación del empleado Obligatorio
Valores validos:
0 Cédula de Ciudadanía
2 Cédula de Extranjería
3 Numero de identificación del empleado Obligatorio
4 Primer Apellido del Empleado Obligatorio
5 Segundo Apellido del Empleado Opcional
6 Primer Nombre del Empleado Obligatorio
7 Segundo nombre del Empleado Opcional
8 Nombre del empleado que aparece en la tarjeta Obligatorio
9 Dirección de la residencia del empleado Obligatorio
10 Código de Negocio dentro de la entidad en la que esta Obligatorio
radicada la cuenta de la empresa a la cual pertenece el Código de Oficina la cual es
empleado asignada por BANCOLOMBIA
11 Tipo de Novedad que se esta realizando en este registro Obligatorio

Valores Validos:
C Creación
M Modificación de datos (los
campos 1, 2 y 3 no pueden
ser modificados para un
empleado)
R Retiro del empleado de la
empresa (esta novedad
bloquea los registros de la
tarjeta con un bloqueo
definitivo)
T Bloqueo Temporal de la
tarjeta
D Desbloqueo (para tarjetas
con bloqueo temporal)
12 Campo Futuro 1 Opcional

15 Campos Error Opcional, cuando se presente
un rechazo este campo
indicara en cual de los campos
anteriores se encuentra el
error
67
Nota:
Para el campo 11 Código de Negocio, el banco se comunicará con la empresa,
para asignarle uno, este código es para realizar el envío correcto de las tarjetas
y las claves (sobreflex)
REGISTRO DE CONTROL NOVEDADES NO MONETARIAS
Por cada archivo de novedades, debe venir un único registro de control y este debe ser
el último registro del archivo. El sistema antes de aplicar las novedades verifica la
consistencia de la información del registro de control, en el caso de que alguna
información del registro de control no coincida con la información de los registros de
novedades no se procesará ninguna novedad.
Longitud de Registro = 202
No. DESCRIPCION CAMPO OBSERVACIONES Posic Dec. Tipo Del Al
1 NIT Empresa 15 0 N 1 15
2 Espacios 1 -- X 16 16
3 Numero total de registros 15 0 N 17 31
reportados
4 Espacios 79 -- X 32 110
5 Espacios 19 -- X 111 129
6 Espacios 19 -- X 130 148
7 Espacios 19 -- X 149 167
8 Espacios 19 -- X 168 186
9 Espacios 16 -- X 187 202
Contenido de Campos:
No. CONTENIDO OBSERVACIONES

1 Numero del NIT de la empresa a la cual pertenece el empleado. Obligatorio
2 Espacios Debe contener blancos
3 Numero total de registros reportados, incluyendo el registro de Obligatorio
control
68
NOTA IMPORTANTE
El campo 3 (Número total de Registros) el resultado debe contener el registro
de control, o sea que si son 5 detalles y un registro de control, el campo 3,
debe ir un 6, que sería el total de los registros
69
ANEXO
1. Clase de transacciones contenidas
CODIGO DESCRIPCION
220 Pago Proveedores

225 Pago Nomina
230 Pago Dividendos
231 Pago Intereses
232 Pago Comisiones
233 Pago Seguros
234 Pago Cédulas de Capitalización
235 Pago Televisión por Cable
236 Pago Cuotas club
237 Pago Matriculas
239 Pago Otros Conceptos
721 (Cuenta Mundial) Proveedor
726 (Cuenta Mundial) Nomina
739 (Cuenta Mundial)Otros Pagos
820 (Tesorería) Proveedor
825 (Tesorería) Nomina
838 (Tesorería) Otros Pagos
920 (DAT) Proveedor
925 (DAT) Nomina
938 (DAT) Otros Pagos
2. Códigos de estados de transacción
RECHAZOS :
Código Descripción
C01 Empresa No Afiliada

C02 Clase Transacciones Inválida
C03 Fecha Transmisión Inválida
C04 Fecha Aplicación Inválida
C05 Total de Registros, Débitos y/o Créditos No Numéricos
C06 Primer Registro de lote No es de Control
C07 Cuenta del cliente a debitar, No existe
C08 Cuenta del cliente a debita r, Cancelada
C09 Tipo de cuenta a debitar Inválido
C10 Cuenta No Autorizada para Debitar
C11 Pago Anulado, por orden del cliente
71
C12 Pagos vienen en archivo duplicado

V01 Totales de Control No Coinciden con Contenido
D01 Tipo de Registro Detalle No Existe
D02 Banco de la Cuenta a Afectar No Existe
D03 Indicador de Localidad de la Cuenta Errado
D04 Tipo de Transacción Inválido
D05 Campo Valor No Numérico
D06 Número de Cuenta No Numérico
D07 Número de Cuenta No Existe
D08 Cuenta BANCOLOMBIA Cancelada
D09 Campo código de Referencia, No numérico
D10 Cuenta No Autorizada para Acreditar
D11 Nit Cuenta a acreditar No coincide con Nit enviado
D12 Nit proveedor No inscrito para pagos
D13 Tipo de pago No puede ser hoy mismo
D14 Valor errado en transacción No monetaria
D15 Pago con cheque No permitido
D16 Valor excede transacción para ACH
D17 Código banco debe ir en ceros
D18 Nit del proveedor no es numérico
D19 Fondos insuficientes para el pago
D20 Entidad No permite abono en cuenta
D21 Nombre Beneficiario es Obligatorio
D22 Pago Anulado, Por Orden del Cliente
D24 Valor cero no permitido en destino
D25 Nit no puede venir en ceros
D26 Banco NO en Contingencia
D27 Banco Inhabilitado temporalmente
U01 Valor pago no corresponde a documentos
U02 Signos malos en documentos
U03 Valores No numéricos en documentos
U04 Documentos con valores en desacuerdo
R01 Cheque Rechazado al ser Consignado
R02 Cheque anulado por no ser reclamado
R03 Pago Rechazado en ACH, Cuenta No Existe
R04 Pago Rechazado en CONAVI, Cuenta No Existe
R05 Pago Rechazado en CONAVI, Cuenta con problemas
R06 Pago Rechazado en CONAVI, problema de comunicaciones
R07 Pago Rechazado en ACH, Cuenta con Problemas
R13 Verificación rechazada en ACH, Cuenta No Existe
R14 Verificación rechazada en ACH, Cuenta con problemas
R17 Verificación rechazada en BANCOLOMBIA, Cuenta No Existe
R18 Verificación rechazada en BANCOLOMBIA, Cuenta con problemas
R19 Pago ventanilla anulado. No reclamado
R20 Pago ventanilla bloqueado. Orden cliente
72
R21 Tipo Nit Beneficiario Invalido

R22 Oficina Entrega no existe
APROBACIONES :
Código Descripción
OK1 Por Aplicar en BANCOLOMBIA, proveniente de cliente

OK2 Por Aplicar en ACH
OKN Por verificar en BANCOLOMBIA
OKG Por verificar en ACH
OKL Por entregar en Ventanilla
OK3 Cheque de gerencia generado
OK5 Por Aplicar en CONAVI
OK7 Cheque de gerencia entregado
OKA Abonado en cuenta BANCOLOMBIA, proveniente de cliente
OKB Abonado en entidad de ACH
OKC Abonado en cuenta CONAVI
OKI Verificado en BANCOLOMBIA
OKJ Verificado en ACH
OKM Entregado en Ventanilla
3. Códigos instituciones financieras
INSTITUCION CODIGO LOGITUD CUENTA
CITIBAK 005600094 10
DAVIVIENDA 005895142 12
COLPATRIA 005600191 10
LLOYDS TSB 005600104 cte: 9 aho; 10
SANTANDER 005600065 9
BANCO DE CREDITO 005600146 9
BANCO SUDAMARIS 005600120 8
BANCO OCCIDENTE 005600230 9
UNION COLOMBIANO 005600227 9
GRANAHORRAR 005701304 10
BANCO POPULAR 005600023 9
COLMENA 005701809 13
BANCO ALIADAS 000001048 11
BANCO TEQUENDAMA 005600298 9
ABN AMBRO 005600081 10
73
BANCO DE BOGOTA 005600010 9

BANCAFE 005600052 9, 15
CAJA SOCIAL 005600829 12
BANCO GANADERO 005600133 9, 14, 16
BANCOLOMBIA 005600078 11
CONAVI 005701100 15
BANCO AV VILLAS 006013677 13
BANCO SUPERIOR 005600340 10
BANCO AGRARIO 000001040 11
STD CHARTERED 005600243
MERCANTIL 005600285 10
UCONAL 005707010 15
COFIANDINA 005707078
CUPOCREDITO 005707081
MEGABANCO 000001036 10
FIDUCIARIA SKANDIA 005715028
FIDUCIARIA ALANZA 005715057
AHORRAMAS 005895139
74
FORMATOS DE SALIDA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

BANCOLOMBIA
1. FORMATO ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS
1.1 Archivo de movimiento por fechas

Campos separados por comas con los campos alfabéticos entre comillas:
Movimiento por fechas
Campo Tipo Campo Longitud Contenido

Cuenta Numérico 11
Oficina origen Numérico 3 Tres primeros dígitos de la cuenta origen
Tipo Cuenta Numérico 1 1= Cuenta Corriente

7= Cuenta Ahorros
Fecha Numérico 8 aaaa/mm/dd
Documento Numérico 9 Numero del cheque para las transacciones que lo
requieren
Valor Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos
dígitos decimales Si la transacción es débito este
campo contendrá el signo menos (-) como primer
carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.
Código Transacción Numérico 4 Código interno de la transacción.
Nombre Extracto Alfanum érico 40 Texto de la transacción. Para las transacciones

Transacción referenciadas en este campo se incluye la
referencia.
Causal devolución Numérico 2 Código de la causal de devolución para las
transacciones que lo utilizan.
Nombre de la oficina Alfanumérico 20
El primer registro es el de títulos y va dentro de la exportación.
Ejemplo
NCta,Oficina,TCta,Fecha,NumCheque,VTrn,CodTrn,NomLTrn,
CausalDv,NomOfc
00100000001,001,D,26111997,,35000.00,4166,"TRASLADO CTAS BANCOLOMBIA
ENLINEA
BANCOLOMBIA",00,Carabobo00100000001,001,D,26111997,,297620.00,8258,"ABONO
PREAUTORIZADO NOMINA",00,Carabobo
00100000001,001,D,26111997,,-50000.00,9151,"RETIRO CAJERO
BANCOLOMBIA",00,Carabobo
75
1.2 Formato Extracto en Medio Magnético
Archivo de Extracto:
La información contenida en este archivo se genera el primer día del mes (en
la noche- los clientes lo tendrían el 2° día del mes en la mañana) y por lo tanto
contiene sólo las transacciones que entraron hasta el ultimo día del mes.
Como ya saben hay transacciones que entran uno o varios días después pero
que afectan el saldo de días anteriores (por ejemplo la devolución de un
cheque) pero estos registros son fiel copia de lo que se imprimirá en papel y
se enviará al cliente. A diferencia del movimiento por fechas que puede ser
afectado por estas transacciones.
Campo Tipo Campo Longitud

Fecha Numérico 8 (aaaa/mm/dd)
Cuenta Numérico 11
Consecutivo Numérico 6
Tipo Cuenta Numérico 1 =Cte, 7=Aho)
Oficina Numérico 3
Código Transacción Numérico 4
Nombre Extracto Transacción Alfanumérico 40
Documento Numérico 9
Valor Numérico 15 (2 Decimales)
Oficina Origen Numérico 3
Tipo transacción Alfanumérico 1 (D=Debito,
(C=Crédito)
Saldo día Numérico 15(2 Decimales)
Nombre oficina Alfanumérico 20
El primer registro es el titulo de los campos, el segundo es el Saldo inicio mes y

el ultimo el saldo al final de mes. Campo saldo día sólo se llena al cambiar de día,
los demás registros del día vienen en 0.
1.3 Formato Notas Débito y Crédito
76
Campo Tipo Campo Longitud

Cuenta Numérico 11
Tipo Cuenta Alfanumérico 1 D=CTE S=AHO
Fecha Numérico 8 (aaaa/mm/dd)
Valor Numérico 17,2
Tipo transacción Numérico 2 (DB= DEBITO
(CR = CREDITO)
Explicación Alfanumérico hasta 600 caracteres
Cuenta,TipoCuenta,FechaTrn,Valor,TipoTrn,Explicacion
00100000001,D,12112003,76544.00,DB,"Abono efectuado con débito automático al
Estado de Cuenta en pesos, correspondiente al mes de NOVIEMB. Tarjeta de
Crédito Nro.: 5303727000479494."
00100000001,D,13111997,100000.00,CR,"Traslado de fondos por
ENLINEA BANCOLOMBIA de la cuenta001-00000002, CARABOBO
MEDELLIN"
Nota: El movimiento en tiempo real se visualiza en movi miento por fecha
1.4 Movimiento Tarjeta de crédito
Campo Tipo Longitud Contenido

Numero de tarjeta Numérico 16
Tipo de tarjeta Numérico 1 1. Personal
2. Empresarial
Emisor Numérico 1 1. Visa
2. Mastercard
4. American Express
Fecha movimiento Numérico 8 aaaa/mm/dd
Código Moneda Numérico 1 1 Pesos
2 Dólares
valor total Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos
dígitos decimales Si la transacción es debito
este campo contendrá el signo menos (-)
como primer carácter, ocupando uno de los
dígitos enteros.
Plazo Numérico 2 Las cuotas diferidas en la compra
Fecha facturación Numérico aaaa/mm/dd
Descripción Alfanumérico 30
Tasa de interés Numérico 3,3 3 enteros y 3 decimales
77
1.5 Movimiento de remesas

Numero de cuenta Numérico 11
Tipo de remesa Alfanumérico 2 NE : Negociada
CO : Al cobro
Numero de cheque Numérico 9

Estado de la confirmación Alfanumérico 2 CC: Consignada
CI: Impagadas
CF: Confirmadas
CP Pendientes de confirmar
Fecha Consignación Numérico 8 aaaa/mm/dd

Fecha confirmación Numérico 8 aaaa/mm/dd
Plaza receptora Alfanumérica 20 Nombre de la plaza
Plaza giradora Alfanumérico 20 Nombre de la plaza
Banco girado Alfanumérico 30 Entidades bancarias
Valor en cheque Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal +
dos dígitos decimales Si la transacción
es debito este campo contendrá el signo
menos (-) como primer carácter,
ocupando uno de los dígitos enteros.
Valor comisión Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal +

Valor portes Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal +

Valor comunicaciones Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal +

78
Vlr Int de devoluciones Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal +

Valor iva Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal +

Causal de devolución Alfanumérico 20
1.6 Control de presupuestos

Número de cuenta Numérico 11
Cupo asignado Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos
decimales Si la transacción es debito este campo
contendrá el signo menos (-) como primer carácter,
Valor gasto Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos
Valor devuelto Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos
Cupo Disponible Numérico 15.2 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos
79
2. FORMATO DE SALIDA RECAUDOS

2.1 Formato recaudos de salida BANCOLOMBIA
Registro de control de archivo(210 caracteres)

Campo Nombre campo Longitud Formato Valor Descripción
1 Tipo de registro 1 Numérico 1 (constante) Indica el tipo de registro de
control del archivo
2 NIT Entidad 13 Numérico Según cada empresa NIT de la Entidad inscrita en el
Recaudadora convenio.
3 Nombre de la 20 Alfanumérico Nombre de la empresa
Entidad Recaudadora
Recaudadora
4 Código del 15 Numérico Código asignado por Código que identifica un convenio
Convenio BANCOLOMBIA de recaudos
5 Fecha Generación 8 Numérico AAAAMMDD Fecha de Generación del archivo
del Archivo de respuesta por parte de
BANCOLOMBIA
6 Secuencia de 1 Alfanumérico A-Z, 0-9 Carácter que refleja el orden
Envío cronológico de grabación de los
archivos y permite diferenciar
varios archivos generados en un
mismo día.
7 Número de 8 Numérico Total de registros de detalle y
Registros documentos reportados.
8 Valor total de 17 Numérico 15 Enteros y 2 Decimales Sumatoria de los valores de
transacciones transacción de los registros de
detalle que han sido exitosos.
9 Número de 17 Numérico La cuenta donde se realizo el
Cuenta crédito. Corresponde a la cuenta
Recaudadora inscrita en el convenio
10 Tipo de Cuenta 2 Numérico 57=Cta Corriente 67=Cta Tipo de cuenta donde se realizo
Recaudadora Ahorros el crédito
11 Tipo Real Cuenta 1 Alfanumérico 1 = Cta.Corriente 7 = Tipo real de la cuenta
Cta.Ahorros 9 = Recaudadora
Cta.Recaudadora
Registro de detalle (210 caracteres)

1 Tipo registro 1 Numérico 6 (constante) Indica el tipo de registro de
detalle
2 Nit del Pagador 13 Numérico Nit del pagador Nit del pagador si es enviado o
ceros
3 Nombre del 20 Alfanumérico Nombre del pagador si es
pagador enviado o espacios
4 Banco Cuenta del 9 Numérico Ver Tabla de Bancos ACH Banco cuenta del pagador (si es
Pagador debito automático) o ceros (si es
facturación)
80
5 Número de la 17 Numérico Numero cuenta del pagador (si

Cuenta a Debitar es debito automático) o ceros (si
es facturación)
6 Tipo de 2 Numérico 57=Débito a Cta cte 67=Débito a Tipo de cuenta a debitar (si es
Transacción Cta Aho 77=Débito TC Visa debito automático) o ceros (si es
87=Débito TC Master facturación)
88=Efectivo 89=Cheque
00=Pago por otro canal
7 Valor Transacción 17 Numérico 15 Enteros,2 Decimales Valor de la transacción

8 Indicador 1 Alfabético S=Si ó N=No Indicador de validación nit vs.
Validación Nit/Cta Cuenta enviado
9 Referencia1 30 Alfanumérico Según cada empresa Equivale al número de la factura ó
código que identifica el pago.
10 Referencia2 30 Alfanumérico Según cada empresa Información enviada por la
empresa recaudadora
11 Valor Recaudado 17 Numérico 15 Enteros,2 Decimales Valor real recaudado.
12 Valor Comisión 14 Numérico 12 Enteros,2 Decimales Valor de la comisión de cada
recaudo.
13 Código de 3 Alfanumérico Ver Tabla de códigos de rechazo Código que identifica el motivo
Respuesta del rechazo ó aceptación de la
transacción
14 Fecha de 8 Numérico AAAAMMDD Fecha de vencimiento o
vencimiento o aplicación del pago enviada
aplicacion
15 Períodos 2 Numérico Según cada empresa Indica el período facturado (mes,
facturados bimestre, etc.)
16 Ciclo 3 Alfanumérico Según cada empresa Información enviada por la
empresa recaudadora
17 Canal de Pago 2 Numérico 01=Débito Automático 02=Caja Identifica el canal por donde se
03=Sucursal Virtual 04=Sucursal realizó el pago
Telefónica 05=ATM
18 Plaza de Recaudo 1 Numérico 1=Nacional 2=Local Identifica si el recaudo fue local ó

nacional. Cuando el pago se
realiza a través del canal caja
19 Oficina de 4 Numérico Código de la oficina donde se
Recaudo realizó el pago. Cuando el pago
se realiza a través del canal caja.
20 Fecha Generación 8 Numérico AAAAMMDD Fecha de Generación o Envío
o Envío del Archivo original del archivo llegado del
recibido ** Recaudador
21 Secuencia de 1 Alfanumérico A-Z, 0-9 Secuencia original del archivo
Envío del archivo llegado del Recaudador
recibido **
** = Estos campos permiten identificar el archivo enviado por el recaudador al cual pertenece la transacción.
Registro de documentos (adenda - opcional) (210 caracteres)
81

1 Tipo registro 1 Numérico 3 (constante) Indica el tipo de registro de
documentos. Se utiliza para
enviar al cliente recaudador la
información adicional asociada
con el pago
2 Número de 2 Numérico Corresponde al número que
Identificación del identifica el campo adicional
Campo inscrito en el convenio.
3 Longitud de campo 3 Numérico Corresponde a la longitud del
campo que se reporta
4 Información 130 Alfanuméric Información adicional del pago
Adicional o
5 Nombre campo 30 Alfanuméric Nombre del campo de
o información adicional
5 Reservado 44 Alfanuméric Espacios
o
Ver Anexo1:
Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA
2.2 Formato de salida de recaudos ASOBANCARIA 98
Posee 3 registros, longitud: 64 caracteres.
Registro de control o encabezado.
CAMPO LONGITUD TIPO Valor DESCRIPCIÓN

Tipo de Registro 2 Alfanuméric 01(constante Indica el tipo de registro, en este caso de control o
o ) encabezado
Código empresa 13 Alfanuméric Nit de la empresa recaudadora o Código EAN13
a asignado por el IAC, ajustado a la derecha y
complementado por ceros(0)
Fecha de recaudo 8 Numérico Fecha de proceso(aaaammdd)
Código de la 3 Numérico 055 Código de la entidad Recaudadora
entidad
recaudadora
Numero de la 15 Numérico Número de la Cuenta del cliente afiliado al servi cio.
cuenta
Relleno 23 Alfanuméric Valor espacios.
o
Registro de datos.

Tipo de Registro 2 Numérica 02(const Indica el tipo de registro, 02 detalle.
ante)
Referencia 25 Numérica Identificación del ID de cobro de la Factura o Referencia de
Pago. Esta compuesto por el Símbolo variable (10 dígitos) y 2
dígitos de chequeo. Ver algoritmo de los dígitos de chequeo
anexos.
Valor 13 Numérico Valor del recaudo. Sólo enteros.
82
Procedencia del 2 Numérico Medio de captura del pago.

pago
Secuencia 7 Numérico Secuencia de grabación del registro. Se inicia en 2
Oficina 4 Numérico Código de la Oficina o sucursal de la entidad por donde se hizo
la transacción. Esta información se utilizará para subtotalizar de
esta forma las gestiones diarias, de forma que sean totalmente
consistentes con los extractos que la entidad entrega.
Tipo pago 2 Alfanuméri CH/EF Indica si el pago fue en CHeque o en EFectivo.
co
Relleno 9 Alfanuméri Valor espacios
co
Registro de totales

Tipo de Registro 2 Numérica 09(constante) Indica el tipo de registro: Totales.
Total registros. 9 Numérica Número total de registros tipo detalles del archivo
Valor total. 18 Numérico Suma del valor del recaudo. Sólo e nteros.
Relleno 35 Alfanumérico Valor espacios.
Nota: todos los campos numéricos son ajustados a la derecha y complementados con ceros. Ejemplo: valor del recaudo 15,000 → 0000000015000
Ver Anexo 2:
Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA 98
3. FORMATO DE RESPUESTA ESTADO DE PAGOS
El banco proveerá el medio por el cual el cliente puede saber el estado final de cada uno de los
pagos ordenados (aprobados y rechazados), según la tabla del Anexo # 1.
Registro respuesta de Transacciones :

Secuencia envío de lotes ese día alfanumérico ABCDE 1
83

Tipo transacción numérico 2
Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 15.2 (17)
Estado de transacción alfanumérico Ver Anexo #3 3
Ver Anexo 3
Tabla de códigos de respuestas de Pagos
4. ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS
Este archivo contiene la información correspondiente a novedades administrativas sobre las

tarjetas y los Tarjetahabientes rechazadas, no aplicadas por algún error.
Consta de uno o varios registros de novedades y al final tiene un registro de control.
REGISTRO DETALLE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS
Longitud de registro: 202
Por cada novedad rechazada debe de ir un único registro. Los registros son procesados en
forma secuencial, lo que permitiría enviar en un registro un rechazo.
No. Descripción campo Posic. Dec. Bytes Tipo Del Al

1 Nit Empresa 15 0 15 N 1 15
2 Tipo Identificación 1 0 1 N 16 16
3 Numero de Identificación Empleado 15 0 15 N 17 31
4 Primer Apellido 15 -- 15 X 32 46
5 Segundo Apellido 15 -- 15 X 47 61
6 Primer Nombre 15 -- 15 X 62 76
7 Segundo Nombre 15 -- 15 X 77 91
8 Nombre del Empleado para Realce 19 -- 19 X 92 110
9 Dirección Residencia 40 -- 40 X 111 150
10 Código Empresa 5 -- 5 X 151 155
11 Tipo de Novedad 3 -- 3 X 156 158
12 Campo Futuro 1 15 -- 15 X 159 173
84
13 Campo Futuro 2 15 0 15 N 174 188

14 Campo Futuro 3 1 1 X 189 189
15 Campos Error 13 13 X 190 202
Reglas para los campos:
Tipo N: Campo numérico, ajustado a la derecha con relleno de ceros a la izquierda, sin signo.
El campo siempre debe llevar un cero si no existe información, de lo contrario se rechazará.
Tipo X: Campo alfanumérico, ajustado a la izquierda con relleno de blancos a la derecha.
CONTENIDO DE CAMPOS
No CONTENIDO OBSERVACIONES
1 Número del NIT de la empresa a la cual pertenece el empleado. El Obligatorio
NIT, es de 9 posiciones, no debe incluir el dígito de chequeo.
2 Tipo del documento de identificación del empleado Obligatorio
Valores validos:
0 Cédula de Ciudadanía
2 Cédula de Extranjería
3 Numero de identificación del empleado Obligatorio
4 Primer Apellido del Empleado Obligatorio
5 Segundo Apellido del Empleado Opcional
6 Primer Nombre del Empleado Obligatorio
7 Segundo nombre del Empleado Opcional
8 Nombre del empleado que aparece en la tarjeta Obligatorio
9 Dirección de la residencia del empleado Obligatorio
10 Fecha de nacimiento del empleado Opcional
Formato : AAAAMMDD
11 Código de Negocio dentro de la entidad en la que esta radicada la Obligatorio
cuenta de la empresa a la cual pertenece el empleado Código de Oficina la cual es
asignada por BANCOLOMBIA
12 Tipo de Novedad que se esta realizando en este registro Obligatorio
Valores Validos:
C Creación
M Modificación de datos (los
campos 1, 2 y 3 no pueden ser
modificados para un empleado)
R Retiro del empleado de la
empresa (esta novedad bloquea
los registros de la tarjeta con un
bloqueo definitivo)
T Bloqueo Temporal de la
tarjeta
D Desbloqueo (para tarjetas con
bloqueo temporal)
85

16 Campos Error Debe contener el error presentado
en el proceso. Indica la posición
que tiene el error, si existe una S
en la posición 3, es porque el
campo 3, tiene error.
S= Indica error en ese campo
Blanco= Indica que el campo esta
bueno, sin errores.
5. ARCHIVO DE NOVEDADES MONETARIAS
Para el archivo de Novedades Monetarias, nos basamos en el mismo archivo que es enviado al
banco para realizar:
PAGO A PROVEEDORES
INFORMACION SUMINISTRADA POR EL CLIENTE.
MODALIDAD DE PAGO: Abono a cuentas BANCOLOMBIA, CONAVI, ACH, CHEQUES DE
GERENCIA, EFECTIVO SEGURO
Donde el CLIENTE, enviará un archivo plano tipo texto, conteniendo los “lotes” de información
que desea le sean procesados.
Cada lote está compuesto de 3 formatos de registro de la siguiente forma:
• El primer formato, corresponde a un registro de control que contendrá información que

permitirá validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero
del lote)
• El segundo formato, corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser
realizados en dicho lote.
• El tercer formato, es opcional, corresponde a la información adicional que se deseen enviar
por cada pago.
Para enviar los registros que se quieren pagar la nómina por medio de EFECTIVO SEGURO,
se adiciona un Tipo de Transacción = 40 (EFECTIVO SEGURO)
Antes de enviar un tipo de transacción 40, EFECTIVO SEGURO, el archivo de Novedades NO

Monetarias, debe ser enviado, de lo contrario el archivo se rechazará, pues el empleado no se
encuentra creado en el aplicativo Efectivo Seguro.
Los otros formatos y el llenado de los demás campos siguen de forma igual. A continuación, se
realiza la explicación de dichos formatos:
86
PAGOS - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE
Modalidad pago: abono a cuentas BANCOLOMBIA, Conavi, entidades ACH, cheques de

gerencia, efectivo seguro (visa pagos)
EL CLIENTE enviará un archivo plano tipo texto, conteniendo los “lotes” de información que
desea le sean procesados.
Cada “lote” está compuesto de tres formatos de registro a saber :
El primer formato corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá
validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote); el
segundo formato corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser
realizados en dicho lote y el tercer registro (opciona l) corresponde a información adicional que
se desee enviar por cada pago.
5.1 Registro de Control de Lote

Nit entidad que envía numérico 10*
Nombre entidad que envía alfanumérico 16
Clase transacciones contenidas numérico ver anexo # 1 3
Descripción propósito transacciones alfanumérico “a criterio del cliente” 10
Secuencia envío de lotes ese día alfanumérico “A B C D E..............” 1
Fecha aplicación transacciones numérico AAMMDD 6
Número registros (detalle y documentos) numérico Sumatoria número registros 6*
Sumatoria de débitos numérico valor fijo 0(ceros) 12*
Sumatoria de créditos numérico $$$$$$$$$$$$ 12*
Cuenta cliente a debitar numérico 11*
Tipo cuenta cliente a debitar alfanumérico S : aho / D : cte 1
NOTA REGISTRO DE CONTROL

1. El campo Nit entidad que envía debe estar afiliado al la SUCURSAL VIRTUAL
EMPRESAS
2. El campo Cuenta cliente a debitar debe estar afiliado al la SUCURSAL VIRTUAL
EMPRESAS
3. Las fechas deben ser en el formato AAMMDD.
87
4. EL campo Fecha aplicación transacciones debe ser mayor o igual a la fecha de proceso
o a la fecha que envía el archivo.
5.2 Registro Detalle de Transacciones

Nit beneficiario numérico 15*
Nombre beneficiario alfanumérico 18
Banco cuenta del beneficiario numérico Ver nota # 1 9*
Número cuenta beneficiario numérico Ver nota # 2 17*
Indicador lugar de pago alfanumérico Ver nota # 3 1
Tipo transacción numérico 26 : Cheque de Gerencia 2
27 : Abono a Cta.Cte
37 : Abono a Ahorros
40 : Efectivo Seguro
Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 10*

Concepto transacción alfanumérico “a criterio del cliente” 9
Referencia alfanumérico Ver nota # 4 12
NOTA REGISTRO DE DETALLE

1. El campo NIT beneficiario debe ser diferente de cero.
2. El campo Nombre del Beneficiario no debe venir en blancos.
3. El campo Valor de transacción NO puede ser igual a cero.
4. El campo Banco cuenta del beneficiario debe ser igual a CERO.
5. El campo Número cuenta del beneficiario debe ser igual a UNO.
6. EL campo Tipo transacción es igual a 40.
5.3 Registro de Documentos (opcional)

Número de factura alfanumérico 10
Signo valor bruto alfanumérico “+/-“ 1
Valor bruto numérico $$$$$$$$$$ 10*
Signo valor ajuste alfanumérico “+/-“ 1
Valor Ajuste numérico $$$$$$$$$$ 10*
Signo valor Neto alfanumérico “+/-“ 1
Valor Neto numérico $$$$$$$$$$ 10*
88
NOTAS GENERALES : Los campos que están marcados con asterisco ( * ) deben ser
ajustados a la derecha y rellenos de ceros por la izquierda.
La estructura del archivo queda :

Registro de Control de Lote
NOTA # 1:
El campo “Banco Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo
de transacción, de la siguiente forma:
q Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Banco Cuenta Beneficiario”
debe ir el código del banco destino, de acuerdo con ANEXO # 2.
q Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” (26), en “Banco Cuenta Beneficiario”
debe ir ceros.
q Si el tipo de transacción es “Efectivo Seguro” (40), en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir
CERO.
NOTA # 2:
El campo “Número Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo
q Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Número Cuenta Beneficiario”
debe ir el número de la cuenta del beneficiario en el banco destino.
q Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” (26), en “Número Cuenta Beneficiario”
debe ir ceros.
q Si el tipo de transacción es “Efectivo Seguro” (40), en “Número Cuenta Beneficiario” debe
ir UNO.
NOTA # 3:
El campo “Indicador Lugar de Pago” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo
q Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), el “Indicador Lugar de Pago” debe ir
con “S”.
89
q Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” (26), el “Indicador Lugar de Pago” debe

decir la ciudad donde se entregará el cheque, a saber:
“1”: Medellín “4”: Barranquilla
“3”: Cali “6”: Bogotá
q Si el tipo de transacción es “Efectivo Seguro” (27 o 37), el “Indicador Lugar de Pago” debe
ir con “S”.
NOTA # 4:
El campo “Referencia” puede ser usado de dos formas. La primera es para el cliente
simplemente enviar información adicional, en cuyo caso son 12 caracteres libres a criterio del
cliente, y la segunda es para indicar que se desea que el banco envíe un fax al beneficiario del
pago, informándole del abono, en cuyo caso el campo se interpreta de la siguiente forma:
Las once primeras posiciones: Son el número del fax. Donde primero debe ir el indicativo de la
ciudad y luego el número del fax. La parte del indicativo y del número del fax sólo debe contener
datos numéricos. Debe estar alineado a la izquierda y blancos a la derecha. Importante: Si el
fax es de la ciudad de Medellín, NO SE DEBE enviar Indicativo, puesto que serán remitidos
desde esta ciudad.
La última posición: Debe llevar la letra “F” indicando que se debe enviar un fax.
Ejemplo :
Si el número del fax es 3140327:
Si el fax es de Bogotá, debe venir: 13140327___F
Si el fax es de Ibagué, debe venir: 823140327__F
Si el fax es de Medellín, debe venir 3140327____F (ojo, sin indicativo)
BANCOLOMBIA retornará al cliente al día hábil siguiente del pago, un archivo de

respuesta, informando que paso con cada uno de los pagos enviados para procesarse.
Es básicamente el mismo formato del registro de detalle enviado, solamente adicionando los
campos de identificación de la empresa, la fecha de aplicación del pago, el estado de la
transacción (aprobada o rechazada).

Secuencia envío de lotes ese día alfanumérico “A B C D E” 1
90

Tipo transacción numérico 2
Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 10
Estado de transacción alfanumérico Ver Anexo # 3 3
INSCRIPCION DE CUENTAS :
Todas las cuentas de la empresa que puedan en un momento dado ser debitadas para hacer
los pagos, deben ser reportadas e inscritas previamente.
TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS :
El intercambio de archivos entre el BANCOLOMBIA y sus clientes, se hará a través la
SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA” suministrado por el banco.
Ver Anexo 4
Clase de transacciones contenidas
6. FORMATO ARCHIVOS DE ESTABLECIMIENTOS AFILIADOS
6.1 Archivo establecimientos afiliados
91
Campo Tipo Campo Longitud Descripción

Fecha Numérico 8 ddmmaaaa
Descripción Alfanumérico 30
Cuenta origen Numérico 11
Tipo cuenta Numérico 1 1=Cuenta Corriente
7=Cuenta Ahorros
Valor compra Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
dígitos decimales Si la transacción es débito
este campo contendrá el signo menos (-) como
primer carácter, ocupando uno de los dígitos
enteros.
Valor comisión Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Valor retención Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Valor retención + IVA Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Valor + ica Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Valor neto Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Valor propinas Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Valor neto Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
92
7. FORMATO ARCHIVOS DE CUENTA CENTRALIZADORA

Numero de cuenta Numérico 11
Tipo de cuenta Numérico 1 1 Corriente 7 Ahorro
Tipo Centralizadora Alfanumérico 20 Matriz
Satélite
Saldo disponible numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Traslado debito Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Traslado crédito Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros.
Fecha numérico 8 AAAA/MM/DD
93
8. FORMATO ARCHIVOS DE CREDITO PRIVADO
Campo Tipo Campo Longitud Contenido

Numero de pagare Numérico 11
Fecha utilización Numérico 8 AAAA/MM/DD
Valor utilización Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros
Cuota de intereses Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros
Cuota de capital Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros
Cuota de mes Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros
Saldo Numérico 17.2 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos
enteros
Tipo producto 0 Norma Diferente de 0: Bloqueado
Cupo disponible
Cupo total
Pago total
Pago mínimo
ANEXOS
1. Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA
CXX : Error en registro de control.

DXX : Error en registro de Detalle o de Documentos Adicional
OK0 : Todo bien en validación de cuenta en BANCOLOMBIA
OK1 : débito total exitoso en BANCOLOMBIA
OK2 : débito parcial exitoso en BANCOLOMBIA
OK3 : Débito pendiente de respuesta en ACH
OK4: Débito total exitoso en entidad ACH
94
OK5: Prenotificación aceptada en entidad ACH
NRO. CODIGO DESCRIPCION
1. C01 Nit de entidad que envía no es numérico

2. C02 Código de Convenio no es numérico
3. C03 Fecha de transmisión de lote con formato inválido
4. C04 Secuencia de lote no tiene un valor válido
5. C06 Número de registros no es numérico
6. C07 Sumatoria de débitos no es numérico
7. C08 Código de Convenio no inscrito en Sistema de Recaudos
8. C09 Nit de entidad que envía no inscrito en convenio
9. C12 Numero de registros enviados no coincide con lo recibido
10. C13 Sumatoria de débitos no coincide con lo recibido
11. C14 Tipo de registro de control inválido
12. C15 Archivo sin registros de detalle/documentos
13. C16 Convenio no está activo en el sistema
14. D01 Tipo de registro de detalle inválido
15. D02 Banco de la cuenta a debitar no es numérico
16. D03 Cuenta a debitar no es numérica
17. D04 Tipo de transacción no es numérico
18. D05 Valor de la transacción no es numérico
19. D06 Indicador de validación Nit/Cta no es “S” o “N”
20. D07 No existe Nit para validar contra cuenta
21. D08 Código de Banco inválido
22. D09 Tipo de transacción no existe
23. D10 Cuenta a debitar no existe
24. D11 Cuenta en Depósitos con estado inválido para efectuar débitos
25. D12 Cuenta a debitar no pertenece a Nit
26. D13 Tarjeta de crédito no existe
27. D14 Cuenta de Tarjeta de crédito con bloqueos para efectuar débitos
28. D15 Tarjeta de crédito a debitar no pertenece a Nit
29. D16 Registro de documentos no pertenece a ningún registro de detalle
30. D17 Código de Banco no existe en ACH
31. D18 Banco no autorizado para débitos en ACH
32. D19 Validación Nit /Cuenta es requerida para débitos ACH
33. D20 Nit del pagador viene en ceros y es requerido para débitos ACH
34. D21 Tipo de transacción no válida para débitos en ACH
35. D22 Campo de Referencia 1 es requerido para débitos en ACH
36. D23 Cuenta a debitar no ha sido prenotificada en ACH
37. D25 Convenio no habilitado para débitos en ACH
38. D24 Cuenta a debitar tiene prenotificación con estado inválido
39. D26 Nit del pagador no es un campo numérico
40. D27 Fecha de aplicación o vencimiento con formato inválido
41. D29 Fecha de aplicación debe ser posterior a fecha actual de proceso en el sistema
42. D30 Campo Nombre del Pagador es obligatorio para débitos en ACH
43. D31 Valor de transacción no puede venir en cero para Facturación
44. D32 Numero de factura inválida
45. D51 Disponible no es suficiente para débito total
46. D52 Disponible no es suficiente para efectuar débitos parciales
95
47. D53 No está disponible archivo de saldos (error en comunicaciones)

48. D54 No se pudo consultar por timeout (error en comunicaciones )
49. D55 Cuenta con saldo negativo
50. D56 Error de datos en transacción enviada al TEF
51. D57 Transacción rechazada por servidor no disponible
52. D58 Problema de comunicaciones
53. R01 Fondos insuficientes – en entidad ACH
54. R02 Cuenta cerrada – en entidad ACH
55. R03 Cuenta no abierta – en entidad ACH
56. R04 Número de cuenta inválido – en entidad ACH
57. R06 Devolución solicitada por la entidad financiera originadora
58. R07 Autorización de recaudo revocada por el cliente receptor
59. R08 Orden de no pago
60. R09 Fondos no disponibles
61. R10 Devolución de una transacción débito por solicitud del cliente receptor (persona natural)
62. R12 Sucursal vendida a otra entidad financiera
63. R14 Muerte del delegado o representante
64. R15 Muerte del beneficiario o titular de la cuenta
65. R16 Cuenta inactiva o cuenta bloqueada
66. R17 La identificación no coincide con cuenta del cliente receptor
67. R20 Cuenta no habilitada para recibir transacciones
68. R29 Devolución de una transacción débito por solicitud del cliente receptor (persona jurídica)
Nota: todos los códigos de respuesta ACH comienzan por “R” y las descripciones corresponden a las definidas
en ACH para todas las entidades financieras.
2. Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA 98
??
Tabla No. 1. Códigos de entidades recaudadoras
ENTIDAD RECAUDADORA CÓDIGO

Banco de Bogotá 001
Banco Popular 002
Banco de Colombia 003
Bancafé 005
Banco Santander 006
Banco Industrial Colombiano 007
Banco Real de Colombia 008
Citibank de Colombia 009
Banco Anglo Colombiano 010
Caja Agraria 011
Banco Sudameris de Colombia 012
Banco Ganadero 013
Banco de Crédito 014
Banco de Andino 016
Banco Nacional del Comercio 018
Banco Colpatria 019
96
Banco del Estado 020

Banco Uconal 021
Banco Unión Colombiano 022
Banco de Occidente 023
Banco Extebandes 024
Banco Central Hipotecario 025
Bank of America 026
Banco Mercantil 028
Banco Tequendama 029
Bancoop 030
Bancoldex 031
Banco Caja Social 032
Banco del Pacífico 033
Banco Superior 034
Banco Intercontinental 035
Banco Coopdesarrollo 036
Banco de Boston 037
Banco Selfin 038
Banco Davivienda 051
Colpatria 053
Concasa 050
Granahorrar 054
Bancolombia 055
??
Tabla No. 2.
Códigos de procedencias de pago

PROCEDENCIA CÓDIGO
Pago por ventanilla 01
Audiopagos 02
Red Multicolor 03
Servicio Automático de Pagos (SAP) 04
Redeban 05
Débito automático 06
Internet 07
Servibanca 08
ATH 09
Ascredibanco 10
3. Tabla de códigos de respuestas de Pagos
COD DESCRIPCION COD DESCRIPCION

A01 APLICACION EN DIA NO HABIL M10 TIPO DE REGISTRO INVALIDO
97
A02 El archivo a procesar no existe en la librería M11 RECHAZO SIN ADICIONAL O MULTIERROR
A03 ARCHIVO YA PROCESADO M12 RECHAZO MAL ENRUTADO
HORARIO NO DISPONIBLE PARA RECEPCION DE
A04 PAGO M13 NUMERO SEGUIMIENTO INCORRECTO
A05 ARCHIVO RECHAZADO POR REINTENTO M14 TRANSACCION ORIGINAL NO ENCONTRADA
C01 EMPRESA NO AFILIADA M15 VALOR DE RECHAZO INCORRECTO
C02 CLASE TRANSACCIONES INVALIDA M16 NUMERO IDENTIFICACION INCORRECTO
C03 FECHA TRANSMISION INVALIDA M17 CODIGO TRANSACCION INCORRECTO
NIT ORIGINADOR NO COINCIDE CON ENCABEZADO-
C04 FECHA DE APLICACION INVALIDA M18 LOTE
C05 TOTALALES NO NUMERICOS M25 DEVOLUCION DUPLICADA
PRIMER REGISTRO DE LOTE NO ES DE
C06 CONTROL N01 TRANSACCION NO ES PARA BANCOLOMBIA
C07 CUENTA A DEBITAR NO EXISTE N02 TRANSACCION NO ENVIADA POR SAP
C08 CUENTA DEL CLIENTE A DEBITAR CANCELADA N03 FECHA DE TRANSMISION INVALIDA
CLASE TRANSACCIONES INVALIDA EN ENCABEZADO-
C09 TIPO DE CUENTA A DEBITAR INVALIDO N04 LOTE
C10 CUENTA NO AUTORIZADA PARA DEBITAR N05 CODIGO ESTANDAR INVALIDO
C11 PAGO ANULADO, ORDEN DEL CLIENTE N06 FECHA APLICACION INVALIDA
NUMERO LOTE NO NUMERICO EN ENCABEZADO-
C12 PAGOS VIENEN EN ARCHIVO DUPLICADO N07 LOTE
CLASE TRANSACCIONES INVALIDA EN CONTROL-
C13 TIPO DE REGISTRO NO ES VALIDO N08 LOTE
C14 TIPO DE REGISTRO NO ES NUMERICO N09 TOTALES NO NUMERICOS EN CONTROL-LOTE
C15 NIT NO ES NUMERICO N10 NUMERO LOTE NO NUMERICO EN CONTROL -LOTE
C16 Clase de TRN No es Numérico N11 TOTALES NO NUMERICOS EN CONTROL-ARCHIVO
C17 Fecha Aplicación No es Numérico N12 TOTALES DE LOTE NO COINCIDEN
C18 Fecha Aplicación No es Numérico N13 TOTALES DE ARCHIVO NO COINCIDEN
C19 NIT NO PUEDE ESTAR EN BLANCO OK El archivo se recibió exitosamente
C20 NO EXISTE REGISTRO DE CONTROL OK0 POR APLICAR EN CENIT
EXISTE + DE 1 REGISTRO DE CONTROL EN POR APLICAR EN BANCOLOMBIA, ENVIADO POR
C21 ARCHIVO OK1 CLIENTE
C22 CANAL NO EXISTE OK2 POR APLICAR EN ENTIDAD DE ACH
C23 EMPRESA NO EXISTE O ESTA RETIRADA OK3 CHEQUE DE GERENCIA GENERADO
C24 ERROR PROCESANDO ARCHIVO OK4 ABONADO EN BANCOLOMBIA, ENVIADO POR ACH
C25 NIT NO IGUAL AL DE REGISTRO DE CONTROL OK5 POR APLICAR EN CUENTA CONAVI
C26 TIPO DE APLICACIONE NO ES VALIDA OK6 INSCRIPCION CREDITO EXITOSA
C27 FECHA DE APLICACION NO ES VALIDA OK7 CHEQUE ENTREGADO
C28 MESES DE VIGENCIA APLICACION NO ES VALIDA OK8 POR APLICAR EN B.DE COLOMBIA
C29 FORMATO DE ARCHIVO NO ES VALIDO OK9 POR APLICAR EN ACH 4G
REGISTROS DE DETALLE DIFERENTES AL ABONADO EN BANCOLOMBIA, PROVENIENTE DE
C30 CONTROL OKA CLIENTE
C31 SUMATORIA DE DEBITOS DEBE SER CERO OKB ABONADO EN ENTIDAD DE ACH
C32 SUMATORIA DE CREDITOS NO DEBE SER CERO OKC ABONADO EN CUENTA CONAVI
SUMATORIA DE CREDITOS NO CUADRA CON
C33 DETALLE OKD ABONADO EN B.DE COLOMBIA
C35 CUENTA A DEBITAR Y NIT NO CORRESPONDEN OKDP Los Registros no Duplicados se han Procesado
C36 Numero de Registros No Numérico OKE ABONADO EN ACH 4G
C37 Suma de Débitos No es Numérico OKF ABONADO EN BANCOLOMBIA, ENVIADO POR ACH 4G
C38 Suma de Créditos No es Numérico OKG POR VERIFICAR EN ACH
C39 Cuenta No es Numérico OKH POR VERIFICAR EN 4G
D01 TIPO DE REGISTRO DETALLE NO EXISTE OKI VERIFICADA EN BANCOLOMBIA
D02 BANCO DE LA CUENTA A AFECTAR NO EXISTE OKJ VERIFICADA EN ACH
D03 INDICADOR LOCALIDAD DE CUENTA ERRADO OKK VERIFICADA EN 4G
98
D04 TIPO DE TRANSACCION INVALIDO OKL POR ENTREGAR EN VENTANILLA

D05 CAMPO VALOR NO NUMERICO OKM ENTREGADO EN VENTANILLA
D06 NUMERO DE CUENTA NO NUMERICO OKN POR VERIFICAR EN BANCOLOMBIA
ABONADO EN BANCOLOMBIA, PROVENIENTE DE
D07 NUMERO CUENTA BANCOLOMBIA NO EXISTE OKO CENIT
D08 CUENTA BANCOLOMBIA CANCELADA OKP POR VERIFICAR EN CENIT
D09 CAMPO CODIGO DE REFERENCIA NO NUMERICO OKQ ABONADO EN CENIT
D10 CUENTA NO AUTORIZADA PARA ACREDITAR OKR VERIFICADO EN CENIT
D11 CUENTA Y NIT NO CORRESPONDEN OKS POR APLICAR EN TARJETA
D12 NIT PROVEEDOR NO INSCRITO PARA PAGOS OKT ABONADO EN TARJETA
D13 TIPO DE PAGO NO PUEDE SER HOY MISMO OKV POR ENTREGAR EN CAJA
VALOR ERRADO EN TRANSACCION NO
D14 MONETARIA R01 CHEQUE RECHAZADO AL SER CONSIGNADO
D15 PAGO EN CHEQUE O EFECTIVO NO PERMITIDO R02 CHEQUE ANULADO POR NO SER RECLAMADO
D16 VALOR EXCEDE TRANSACCION PARA ACH R03 PAGO RECHAZADO EN ACH, CUENTA NO EXISTE
D17 CODIGO BANCO DEBE IR EN CEROS R04 RECHAZADO EN CONAVI, CUENTA NO EXISTE
D18 NIT BENEFICIARIO NO ES NUMERICO R05 RECHAZADO EN CONAVI, CUENTA CON PROBLEMAS
D19 FONDOS INSUFICIENTES PARA EL PAGO R06 NO EFECUTADO EN CONAVI, POR COMUNICACIONES
D21 NOMBRE BENEFICIARIO DEBE SER OBLIGATORIO R07 RECHAZADO EN ACH, CUENTA CON PROBLEMAS
D22 PAGO ANULADO, POR ORDEN DEL CLIENTE R08 RECHAZADO EN BANCOLOMBIA-CUENTA NO EXISTE
RECHAZADO EN BANCOLOMBIA-CUENTA CON
D23 CLIENTE NO AUTORIZADO A DESTINO R09 PROBLEMAS
NO EFECTUADO EN BANCOLOMBIA-Por
D24 VALOR CERO NO PERMITIDO EN DESTINO R10 comunicaciones
D25 NIT NO PUEDE ESTAR EN CEROS R11 RECHAZADO EN ACH 4G, CUENTA CON PROBLEMAS
D26 BANCO NO EN CONTINGENCIA R12 PAGO RECHAZADO EN ACH 4G, CUENTA NO EXISTE
VERIFICACION RECHAZADA EN ACH, CUENTA NO
D27 BANCO INHABILITADO TEMPORALMENTE R13 EXISTE
VERIFICACION RECHAZADA EN ACH, CUENTA CON
D28 CONSINGACION NO PERMITIDA R14 PROBLEMA
VERIFICACION RECHAZADA EN 4G, CUENTA NO
D29 NIT EMPRESA VS NITPARTICI NO EXISTE R15 EXISTE
TRANSACCION NO ES VALIDA PARA CLASE DE VERIFICACION RECHAZADA EN 4G, CTA CON
D30 PAGO R16 PROBLEM
VERIFICACION RECHAZADA BANCOLOMBIA, CTA NO
D31 ESTADO DE CUENTA INVALIDO R17 EXIS
VERIFICACION RECHAZADA BANCOLOMBIA, CTA CON
D32 CODIGO DEL BANCO DEBE SER NUMERICO R18 PRO
CODIGO DEL BANCO NO PUEDE ESTAR EN
D33 CEROS R19 PAGO VENTANILLA ANULADO. NO RECLAMADO
D34 NRO DE CUENTA NO PUEDE ESTAR EN CEROS R20 PAGO VENTANILLA BLOQUEADO. ORDEN CLIENTE
D35 FECHA DE APLICACION INVALIDA R21 TIPO NIT BENEFICIARIO INVALIDO
D36 INDICADOR DE LUGAR INVALIDO R22 OFICINA ENTREGA NO EXISTE
D37 OFICINA NO VALIDA R23 RECHAZO ACH,NIT-CUENTA NO COINCIDE
BENEFICIARIO NO ESTA AFILIADO PARA
D38 VISAPAGOS R24 NO ABONO TARJETA, MAL ORDENANTE
D39 TIPO DE INDENTIFICACION NO ES VALIDO R25 NO ABONO TARJETA, MAL ID.BENEFICIARIO
D40 OFICINA NO AUTORIZADA PARA LA TRANSACCION R26 NO ABONO TARJETA, BENEFICIARIO BLOQUEADO
D41 PAGO NO REGISTRA CEDULA DEL AUTORIZADO R27 NO ABONO TARJETA, MAL NRO.CUENTA
E01 CANAL NO ACTIVO PARA RECIBIR INFORMACION R28 NO ABONO TARJETA, MAL NOVEDAD
F01 MARCADO PARA DEVOLVER R29 NO ABONO TARJETA, MAL VALOR
F02 DEVUELTO R30 NO ABONO TARJETA, ERROR NO CLARO
F03 ANULADA DEVOLUCION. SIGUE APLICADO R31 Anulado por orden del cliente
M01 TIPO TRANSACCION NO VALIDO RC1 RECHAZADO EN CENIT, CUENTA CON PROBLEMAS
M02 PAGO NO EN BANCOLOMBIA O Dígito chequeo RC2 PAGO RECHAZADO EN CENIT, CUENTA NO EXISTE
99
malo
VERIFICACION RECHAZADA CENIT, CUENTA NO
M03 NUMERO CUENTA NO NUMERICO RC5 EXISTE
VERIFICACION RECHAZADA EN CENIT, CTA CON
M04 NUMERO CUENTA NO EXISTE RC6 PROBLE
M05 CUENTA CANCELADA U01 VALOR PAGO NO CORRESPONDE A DOCUMENTOS
M06 CUENTA NO AUTORIZADA U02 SIGNOS MALOS EN DOCUMENTOS
M07 CAMPO VALOR NO NUMERICO U03 VALORES NO NUMERICOS EN DOCUMENTOS
M08 INDICADOR DE ADICIONAL INVALIDO U04 DOCUMENTO CON VALORES EN DESACUERDO
TOTALES DE CONTROL NO COINCIDEN CON
M09 NIT ENVIADO NO COINCIDE V01 CONTENIDO
4. Clase de transacciones contenidas
NOTA: Para EFECTIVOSEGURO, se debe enviar en Clase de Transacción: 225 ó 226 (Pago Nómina)
CODIGO DESCRIPCION CODIGO DESCRIPCION
220 Pago Proveedores 233 Pago Seguros

225 Pago Nomina 234 Pago Cédulas de Capitalizac.
226 Pago Nomina 235 Pago Televisión por Cable
230 Pago Dividendos 236 Pago Cuotas Club
231 Pago Intereses 237 Pago Matriculas
232 Pago Comisiones 238 Pago Otros Conceptos
100
101

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Prepara o aprueba tanto

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• Especificación de las condiciones (características de la transacción) para las que aplica

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Las funciones de administración de reglas de seguridad que soporta el sistema de Sucursal

• Creación Reglas de Seguridad

Creación de Reglas de Seguridad

• Ingreso de la Regla de Seguridad

• Procesamiento Inicial de la Orden de Creación de la Regla

La tabla de reglas de seguridad mostrará para cada regla definida en el sistema:

o Apertura Inversión Virtual

• Rango de Montos Aplicable

• “editar” regla de seguridad

Para crear la regla de seguridad se debe ingresar la siguiente información:

Adicionalmente, dependiendo de la regla definida la persona tendría

• Usuarios Aprobadores Específicos

Las opciones de asignación de reglas de seguridad serán:

• La transacción requiere de “1 Aprobador” con privilegios en cuanto al tipo de transacción

• Volverá a presentar al usuario la página de creación de reglas de seguridad pre-

Si la validación es exitosa, el sistema presentará al usuario una página de confirmación,

La funcionalidad de cambio de clave permite a los usuarios transaccionales o administrativos

Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual

transcurrido mas de 30 días desde el último cambio de clave, el sistema presentará

Todas las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la barra superior de navegación y

• Número de afiliación de la empresa

Cambio de Clave por Decisión del Usuario

El procedimiento de clave se ejecutará según se describió para el caso anterior (Cambio de

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD

Seguridad y privacidad de su información

Toda las transacciones y consultas realizadas a través de la Sucursal Virtual Empresas, es

Control del tiempo de procesamiento

Registros de eventos y reportes de auditoria

§ Ingreso de ordenes, instrucciones o transacciones

Transmisión interna de Datos

Requerimientos de Acceso al Sistema

Ser un usuario administrador preparador, administrador aprobador o el súper-usuario para la empresa

§ Número de Afiliación de la empresa

§ Usuarios Súper-Usuarios: Página de Estado de en Proceso

§ Número de Afiliación de la Empresa

Después de realizado el bloqueo, el usuario para poder obtener de nuevo el ingreso a la

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