SENA

APRENDIZ:

INSTRUCTOR:

TEMA:

Actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras

FECHA:

16 DE SEPTIEMBRE DEL 2019

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO

NORMAL DE COMPRAS
Teniendo en mente que la empresa tiene la necesidad constante de adquirir
recursos: Humanos, de medio ambiente, infraestructura y de materiales. Sin estos
recursos, la empresa no va a funcionar. Eso por un lado.

Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de

personal, de método y de presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a
funcionar. Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la
cual comprende:
 Identificar los productos críticos a comprar
 Definir especificaciones del producto a comprar
 Planear las compras
 Evaluar y seleccionar proveedores
 Realizar el trámite de compra
 Verificar el producto comprado
 Re-evaluar proveedores
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora).

- Identificar y definir las especificaciones de los productos a comprar

Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar
las compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos los
aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones)
definidos: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización

- Planear las compras: La planeación de las compras está relacionada con

los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que
pretendo vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el
pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual
establece el producto, las cantidades a comprar y el momento en que lo
debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me permite mejorar las
negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos, permite
disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento que le brindo al
producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar, por ejemplo.

- Seleccionar, evaluar y reevaluar al proveedor: Para seleccionar un

proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su capacidad
para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de
selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que
considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son,
por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga
 las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma,
la organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará.

- Verificando el producto comprado: Siempre al recepcionar lo solicitado,

se debe de verificar (sea con una inspección, prueba, ensayo, etc) los
aspectos requeridos del producto. Una práctica muy útil es comparar lo
especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico. Aquello
que no coincide, puede considerarse una no conformidad del proveedor,
según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias
(registros) de la verificación.

- Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas y de mejora): Lo

que no se mide, no se mejora. ¿Cómo vas a mejorar algo si no sabes cómo
va? La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
correctivas y de mejora que contribuyan al equilibrio de la empresa. De igual
forma, tener riesgos asociados a la compra nos permitirá las acciones
correctivas y preventivas que podemos adelantar. Te propongo los siguientes
indicadores, pero de nuevo, todo debe ajustarse al tipo de empresa que tienes.

INTERNOS

1. Listado productos críticos.

2. Recibo de caja o comprobantes de ingreso

3. Plan de compras.

4. Recibos de consignación.

5. Solicitud o búsqueda de un proveedor.

6. Listado de proveedores.

7. Plan de acción.
 8. Evaluación de proveedores (establecer un tipo de cuadro comparativo o
algo estadístico que permitan identificar los aspectos positivos y negativos
de cada proveedor.

9. Registros de verificación de los productos.

10. Plan de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

11. Inventarios

EXTERNOS

1. Leyes, decretos, circulares que garanticen un buen proceso de compras.

2. Manuales de material o maquinaria.

3. Factura de venta

4. Comprobante de egreso