BUREAU VERITAS COLOMBIA - REVISIÓN GERENCIAL AÑO 2012

Fecha: Febrero 06 de 2013

Asistentes:
1. Renato Macedo de Catrib
2. Otoniel Duarte
3. Augusto Lima
4. Emilio Fernández
5. Henry Vesga
6. Carmen Cortes

Temas a tratar:

1. Compromisos y Acciones de Seguimiento de la revisión anterior

2. Desempeño de los sistemas de gestión HSEQ KPIS indicadores ambiental, seguridad
industrial, salud ocupacional y código de ética.
3. Auditoria internas 2012 – Auditorías Externas Organismos de Certificación (CIDET;
CCS) – Estado de Acciones preventivas, Correctivas, Análisis
4. Comunicación de las partes interesadas externas, reclamos de clientes –
Retroalimentación del Cliente – Encuestas de Satisfacción de Clientes, quejas y
reclamos.
5. Cambios que pudieran afectar el Sistema HSEQ
6. Recomendaciones de mejora

1. COMPROMISOS Y ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE LA REVISION ANTERIOR

COMPROMISOS
Qué Quién Cuándo Estatus
Dirección
COPASO
Cronograma de actividades de gestión,
Coord SG 10 ENE 2013 Cumplido
implementación en HSEQ RS 2013
HSE
Trabajadores
Coordinador
Monitoreo a los trabajadores operativos con apoyo
Industria HSE
del coordinador de Industria e integrantes del
Gerentes de 30 AGO 2012 Cumplido
COPASO, seguimiento por competencias y
línea
habilidades HSEQ.
COPASO.
Revisión de documentación de proveedores para William Pardo
11 Feb 2013 Cumplido
evidenciar cumplimiento de requisitos de SSOA Asistente HSE
Asesor
externo
Revisión de matriz Legal, de aspecto e impactos experto en
12 Oct 2012 Cumplido
ambientales, de peligros y riesgos. normatividad
Coord SG
HSE
Inicio de Integración de los sistemas de gestión Gerencia
X X X Abierta
HSE y Q general
Coordinador
Industria HSE
Seguimiento al plan de acción de cierre de las NC
Gerentes de 15 ENE 2013 Cumplido
menores de la auditoria de HSEQ
línea

Seguimiento al PVE ergovisual con apoyo de ARP Medico 22 OCT 2012 Cumplido
COLMENA y SANITAS( informes) Coordinador
Industria HSE
 COMPROMISOS

Seguimiento e identificación a los cambios que

Revisión
podrían afectar a los Sistemas de Gestión de 06 FEB 2013 Cumplido
gerencial
HSEQ

2. DESEMPEÑO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN HSE Q KPIS INDICADORES

AMBIENTAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y CÓDIGO DE
ÉTICA.

HSE

NOMBRE DEL INDICADORES INDICADORES

OBJETIVOS HSE META Observaciones
INDICADOR Q4 2012 Q1 2013
Se evidencia
aumento en el
Fortalecer la Consumo de consumo de
conciencia Energía (kw) 8709 / 93,65 pp 17692 / 116,39 energía debido al
ambiental (mensual) aumento del factor
mediante la de ocupación en la
Reducir los
aplicación del compañía.
consumos
programa de
de energía y Consumo de Se evidencia una
Energía y
papel en un Papel (Resmas) 300 / 3,23 pp 485 / 3,19 reducción en el
Residuos en todas
2%. Para (mensual) consumo de papel.
las instalaciones
2012 Se evidencia una
con más de 20
aumento leve en
trabajadores y
Consumo de Agua el consumo de
calcular la huella 215 / 2,31 457 / 3,01
(m3) (mensual) agua. Se evidencio
de carbono para el
una fuga de agua y
50% del personal
se corrigió.
según la política
HSE 112 del Se realizo un cálculo para enero de 2013 que nos dio
Calculo de
grupo. un indicador de huella de carbono total de 96.230 kg
Emisiones de
de CO2. Siendo más representativo en los
CO2
desplazamientos.
Asegurar que el
100% de los
Dar Se evidencia
recién llegados
inducción y cumplimiento con
(incluidos los Cumplimiento del
capacitación el requisito de
administradores, Programa de 100% 100%
al 100 % de inducción y re
reciban la Inducción
los nuevos inducción a los
inducción y el
trabajadores. trabajadores
entrenamiento en
HSE necesarios.
Llevar a cabo las
auditorías internas
Alcanzar un
HSE mínimo una
cumplimiento
vez al año, con el
del 100 %
fin de verificar el Cumplimiento con
del Se cumplió con el
cumplimiento con el Programa Anual
Programa programa de
las exigencias de de Auditorías
Anual de auditorías y con los
los Sistemas de Internas en HSE y 100% 100%
Auditorías cronogramas de
Gestión de la cumplimiento de
Internas en los programas de
empresa. Y los cronogramas
HSE y gestión.
garantizar el de los programas
cumplimiento
cumplimiento de
de
los cronogramas
programas
de los programas
propuestos

CALIDAD

Para el tema de Calidad, los indicadores fueron analizados y serán detallados más adelante.

CODIGO DE ETICA

El código de ética fue actualizado, distribuido y evaluado en un 100% por todos los
funcionarios de Bureau Veritas Colombia, al igual que sus contratistas.

3. AUDITORIA INTERNAS 2012 – AUDITORÍAS EXTERNAS ORGANISMOS DE

ACREDITACIÓN) – ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS, ANÁLISIS
AUDITORÍAS REALIZADAS

Interna

Auditoría Interna de sistemas de gestión Ambiental ISO 14001 versión 2004 se tiene planeada
para realizarla en Abril del 2013, los resultados de la auditoría realizada en 2012 permitieron
evidenciar un Sistema de Gestión Ambiental implementado y en mejora continua. Los hallazgos
de no conformidad, documentados durante la auditoria fueron los siguientes:

1. No Conformidad Menor: 4.3.3 No se encuentra evidencia de la retroalimentación

realizada a los proyectos sobre los resultados de los indicadores para el último periodo
del 2011 y para el primero del 2012.

2. No Conformidad Menor: 4.5.3 No se evidencia documentación de acciones preventivas

o correctivas generadas de una fuente diferente a las auditorías internas. Se requiere
fortalecer la implementación del procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.

3. No Conformidad Menor: 4.5.5 La auditoría interna realizada en el año 2011, se realizo

durante el mes de febrero y la auditoría realizada en el 2012 se programo para el mes
de abril, lo cual es un incumplimiento al procedimiento de auditorías internas que
establece ciclos anuales de auditorías internas.

La auditoria fue realizada por Paola Andrea Castro Gomez y Carolina Rojas; se registraron 4
No conformidades menores que fueron cerradas oportunamente.

Auditoría Interna para OHSAS 18001 / 2007 y RUC: Se realizo en Octubre de 2012 Se
registraron 4 No conformidades menores que fueron cerradas oportunamente, los hallazgos
de no conformidad, documentados durante la auditoria fueron los siguientes:

1. No se encuentra listado de proveedores aprobados, lo cual es un requisito establecido

en el procedimiento de Comunicación con contratistas y proveedores . De acuerdo a
los requisitos hse descritos en dicho procedimiento, no se encuentra para el proveedor
Faro de recarga de extintores el certificado de productos, para el proveedor sanitas, no
se encuentra licencia en so de los profesionales que realizaron las evaluaciones
medicas. (4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia)

2. Al revisar los listados de asistencia a capacitacion, se encuentran 2 versiones

diferentes de dicho formato, las cuales se han usado de manera alterna, algunos de los
formatos no se encuentran completamente diligenciados, esto representa
incumplimiento con el requisito control de documentos. (4.4.5 Control de Documentos)

3. No se encuentra evidencia de la medición de la eficacia de las capacitaciones

realizadas, de acuerdo a lo establecido por la empresa en el procedimiento
Competencia, Imparcialidad e Integridad, el cual define la herramienta formato de
Evaluación de Capacitaciones y establece que cada capacitación debe ser evaluada.
Esto representa un incumplimiento al numeral 2.5 de la guía RUC.

4. No se encuentran registros de Reinducción realizada a los funcionarios Castillo Gomez

Marcela y Chacon Perez Evaristo, para el periodo evaluado. Lo cual es un
incumplimiento al requisito 2.6, Programa de inducción reinducción de la Guia RUC

Auditoría Interna para Calidad de casa Matriz: Se realizo en Agosto de 2012. Se registraron
seis No conformidades menores que se trataron y se cerraron oportunamente.
De la misma manera fue analizada la efectividad de las Auditorías Internas, puesto que no se
repitieron los hallazgos encontrados en el 2011.

Para el 2013 se plantea consolidar el esquema corporativo donde las lista de chequeo son
diseñadas por casa matriz y la auditoria es administrada por la Herramienta AIM que permite el
monitoreo desde Holding. Adicionalmente se está empezando la implementación de la
herramienta CERIS, bajo la cual se monitoreara los cierres de no conformidades de incidentes
internos y externos, al igual que los cierres de las no conformidades.

ANÁLISIS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS

Además de las acciones correctivas de las auditorías internas y externas, En 2012 se

generaron 4 Acciones correctivas internas HSE en el momento hay 2 dos Abiertas y 2
acciones preventivas originadas de resultados de revisiones de los clientes en los contratos
ejecutados, todas están cerradas y fue evidenciada su eficacia.

PLAN DE AUDITORIAS

El plan de auditorías 2013 para Colombia es:

PROGRAMA DE AUDITORIAS 2013 - COLOMBIA

AUDITORIA FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
EXTERNA CIDET 14001
EXTERNA C.C.S OHSAS 18001 Y
RUC
INTERNA 14001
INTERNA OHSAS 18001 Y RUC
INTERNA Calidad Proyectos
(muestra)
INTERNA Procesos y Calidad
Casa MATRIZ

4. COMUNICACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS, RECLAMOS DE

CLIENTES – RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE – ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN
DE CLIENTES, QUEJAS Y RECLAMOS

Respecto al Sistema de Gestión HSE durante el último año 2012, no se han recibido, de partes
interesadas externas, solicitudes o comunicaciones.

Internamente, se reportaron 4 acciones de mejora SAM para las oficinas por parte de los
funcionarios, no se evidencian sugerencias en el buzón ni mediante el correo corporativo.

Durante las reuniones de COPASO realizan sugerencias y seguimientos a los indicadores y

otros factores, estos se revisan con sus respectivas gerencias.

QUEJAS Y RECLAMOS

Este ítem se revisa periódicamente con el cliente y es evaluado en las calificaciones de

desempeño del contrato, dependiendo del cliente, también se revisan en las reuniones
sistemáticas llevadas a cabo cada vez que solicita el cliente, allí se plantean compromisos y se
cierran en las fechas propuestas.

Respecto al Sistema de Gestión HSE no se reportaron quejas en el año 2012.

En el sistema de Calidad, Para este año 2012 todo fue reportado en TQR por trimestre.

Se evidenció el cumplimiento de Objetivos en términos del tiempo de respuesta y trámite del

cierre del reclamo del cliente.

5. CAMBIOS QUE PUDIERAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTION

El equipo de trabajo de Bureau Veritas se fortaleció con la entregada de Emilio Fernández

como Vicepresidente de Industria, y Augusto Lima como Director de todas las funciones
soporte de la empresa.

Los Gerentes de Cada Proyecto en Bureau veritas hoy en día tienen una responsabilidad más
visible en el tema de HSEQ y esto se encuentra evidenciado explícitamente en la definición de
sus roles.

Hubo cambio en la PRESIDENCIA DEL GRUPO BV a nivel Internacional y el primer mensaje

de nuestro nuevo CEO fue el del cumplimiento y conciencia con los temas de HSE. Durante el
año 2012 se evidenció una participación muy activa en el tema de HSE principalmente por
parte de CASA MATRIZ, brindando lineamientos, organizando campañas, monitoreando los Kpi
´s.

Se revisaron las cuatro políticas y se determino que eran acorde al desempeño de la compañía
y cumplían con las metas y objetivos, se decide no cambiarlas.

6. RECOMENDACIONES DE MEJORA, COMPROMISOS Y ACCIONES DE SEGUIMIENTO

COMPROMISOS
Qué Quién Cuándo
Coord. HSE
Llevar a cabo el proceso de recopilación de la información Industria y
30 JUN 2013
por medio digital, para disminuir consumo de papel. Corporativo
Dto. Sistemas
Alineación de los Objetivos y Metas con los emitidos por
Gerentes 30 JUN 2013
la casa matriz.
Coord. HSE
Mejorar la información del sistema Integrado de gestión
Industria y
por medio de la página web contando con claves y 30 DIC 2013
Corporativo
usuarios y el Lotus Notes.
Dto. Sistemas
Fortalecer las competencias del coordinadores HSE en
Coord. Hse industria
temas ambientales y de calidad y ampliar la base de 01 AGO 2013
y Coorporativo
auditores Internos HSEQ
Fortalecer el área técnica de IVS con un respaldo de una
Gerencia
persona que apoye el campo HSE en esa línea de 01 AGO 2013
Coord. HSE
negocio.
Fortalecer el área comercial en cuanto a la verificación de Comercial
la satisfacción del cliente con encuestas puntuales del Gerencia 30 JUN 2013
desempeño HSE en los contratos. Coord. HSE