EVIDENCIA 3: INFORME “IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN”

Individual:
WILMER ALEXANDER VELA GONZALEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTION LOGISTICA No. (1565225)
AÑO 2018
EVIDENCIA 3: INFORME “IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN”

Individual:
WILMER ALEXANDER VELA GONZALEZ

Docente:
VIVIANA ECHEVERIA
Instructora Responsable

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTION LOGISTICA No. (1565225)
AÑO 2018
 Actividad de aprendizaje 7

Para una empresa es necesario contar con herramientas que permitan

administrar de manera efectiva el flujo de información dentro de cada uno de los
eslabones de la cadena de producción y abastecimiento. Por ende, en esta
evidencia debe elaborar un informe acerca de las plataformas informáticas
requeridas por una empresa para el manejo de clientes, eslabones de la cadena,
datos, procesos y usuarios. En el informe debe determinar el software necesario
para cubrir las necesidades de la empresa, incluyendo software de simulación.
Relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación con
el flujo de información:

NOSOTROS

TECNOLOGIA ULTRA S.A.S

NIT. 540 058109-6
CARRERA 20 No. 12-22 Chía Cundinamarca
Tel. 8620041
Cel. 3224567898

TECNOLOGIA ULTRA S.A.S es una mayorista de tecnología con una trayectoria

de 13 años en el mercado colombiano con experiencia en el mercado IT, con la
representación de 12 marcas reconocidas a nivel mundial y con un personal de
75 empleados, con destrezas y habilidades conformando la personalidad de la
empresa.
Toda la operación logística y comercial de TECNOLOGIA ULTRA SAS es realizada
desde nuestra sede principal en el municipio de CHIA Cundinamarca su ubicación es
estratégica, conectamos con vías importantes y estamos cerca de grandes zonas
industriales como la zona industrial del norte en tocancipa, zona industrial cota- Siberia
y el fácil acceso a la capital del país Bogotá lo que hace posible una actividad comercial
que establece una malla de trasporte para poder distribuir nuestra mercancía por tierra
o por aire. Con el apoyo de la agencia ROLI ADUANAS S.A. encargada de gestionar
y tramitar exportaciones importaciones y tránsitos aduaneros y cumpliendo con la
normatividad y calidad Con el fin de poder dar cumplimiento del trasporte del producto
hasta la entrega satisfactoria al cliente.
Nuestra compañía cuenta con una flota de vehículos camiones para distribuir tecnología
a más de 500 clientes a nivel Bogotá con el servicio de (TAT) y 1200 clientes a nivel
regional llegando a cada uno de estos 70 municipios con el apoyo de empresa de
logística y trasporte aliadas TCC Y DEPRISA las cuales nos prestan un servicio
multimodal.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENTE COMERCIAL

ALTA DIRECCION PRESIDENTE

GERENTE FINANCIERO

SISTEMAS COORDINADOR ASISTENTE

HARDWARE ANALISTA SOFWARE HARDWARE

GESTION HUMANA COORDINADOR

GESTION HUMANA ASISTENTE GESTION RECEPCION

MERCADEO DIRECTORA
DISEÑADOR GRAFICO ASISTENTE
MERCADEO
MERCADEO

DIRECTORA CARTERA CORRDINADOR DE ANALISTAS

CREDITO Y CARTERA
CREDITO

SEGURIDAD

LOGISTICA
OPERACIONES DIRECTOR
OPERACIONES COMPRAS COM EXT

DESPACHOS

UNIDAD DE
SOLUCIONES DIRECTOR GERENTE DE ESPECIALISTA DE
INTEGRALES PRODUCTO PRODUCTO

AREA DE VENTAS GERENTE DE ZONA EJECUTIVOS

 PROCESO ALTA DIRECCION PROCEDIMIENTO

PLANEACION FINANCIERA PLANIFICACION FINANCIERA ANUAL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO INICIA Y APOYA LA BASE OPERACIONAL

PLANEAR SELECCIONA ESTRATEGIAS DE ACCIÓN Y EJECUCIÓN.

MERCADEO

DESICIONES ESTRATEGICAS PUNTO DE

VENTA. - GESTIONA LOS RECURSOS PARA INCENTIVAR A LOS
CLIENTES E IDENTIFICA SUS NECESIDADES.
- PUBLICIDAD PARA LA EMPRESA.

COMERCIAL
- MANTENIMIENTO DE CLIENTES.
GERENCIAR LAS RELACIONES - REACTIVACION DE CLIENTES.
COMERCIALES - RECLUTAMIENTO CLIENTES

GESTION HUMANA

- CUMPLIEMIENTO DE LAS
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION DE POLITICAS ESTABLECIDAS.
CALIDAD - PROGRAMA DE SEGURIDAD
Y SALUD EN EL TRABAJO
- CONTRATACION PERSONAL

SERVICIO AL CLIENTE

SOLUCION DE REQUERIMIENTOS CLIENTES - QUEJAS Y RECLAMOS.

- ATENCION A USUARIOS.

ACTORES QUE PARTICIPAN DIRECTAMENTE EN LA CADENA LOGISTICA.

 Programa EPICOR
Procedimiento Operativo
Solicitud
CLIENTE inicio COMUNICACIÓN
pedido
CLIENTE

EJECUTIVOS Procesamiento Monta la orden al

base de datos sistema con fecha
de entrega

Verificación RESOLVER
CREDITO Y CARTERA cupo de crédito NO DIFERENCIA
y condiciones
Analistas comerciales

SI

ORDEN LIBERADA

PROCESO DE ASIGANCION Y
POS-DESPACHOS RECOLECCION GENERACION DE ORDENES

Coordinador y asistente

ENRRUTAR DESTINOS BOGOTA Y

REGIONAL EN EL SISTEMA
RUTAS CLIENTES ESQUEMA DE SEGURIDAD
BOGOTA VEHICULOS A
FIDELIZADOS
SEPARACION Y PRE ALISTAMIENTO
DESPACHO CARGUE DE CON PISTOLA DE
LOGISTICA CODIGO DE BARRAS
VEHICULO
SEGURIDAD
Coordinadores y auxiliares
FACTURACION

B
CLIENTES
REGIONAL
OPERADOR
LOGISTICO

ESQUEMA DE SEGURIDAD
Identifique las necesidades presentes en los sistemas de información de
la empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional:
Para nuestra empresa TECNOLOGIA ULTRA SAS, se necesita un programa principal
base que almacene información y que sea capaz de controlar la mayoría de los
procesos como:

 Los procesos financieros, contables.

 Procesos para el área comercial ventas
 Procesos de crédito y cartera.
 Procesos logísticos y pos despachos.
 Procesos comercio exterior.
 Procesos servicio al cliente garantías.
Para el área de gestión humana y nomina se debe emplear un programa
independiente que no sature a Epicor además de contar con sistemas de
comunicaciones eficientes para que no existan fallas en el sistema y por ende no se
detenga la operación.
Para el área de seguridad contar con programas de monitoreo al personal control de
accesos, vehículos e instalaciones con cctv, y plataformas para estudios de seguridad
al personal que labore en la empresa.

Indique qué software o tecnologías de la información servirían como

apoyo en cada una de las áreas de la empresa y establezca la respectiva
plataforma informática a utilizar:
Para nuestra empresa TECNOLOGIA ULTRA SAS ante las necesidades ya
identificadas se sebe implementar un sistema de información llamado EPICOR el
cual ofrecerá soluciones que impulsaran nuestro crecimiento empresarial involucrando
toda la información para poder llevar de manera organizado la ejecución de cada
proceso.
El software administra:
Área financiera:
- Contabilidad general.
- Administración de recursos.
- Administraciones de activos fijos.
- Cuentas por pagar.
- Cuentas por cobrar.
Área Crédito y cartera.
- Administración de contactos.
- Crédito y cobranza
Área de ventas:
- Administración de contactos.
- Administración de pedidos.
- Administración de cálculos y cotizaciones.
Área de servicio al cliente:
- Administración garantías clientes. DOAS.
Área de logística:
- Administración de almacenes.
- Administración de inventario.
Área de pos-despachos:
- Administrador asignación generación de órdenes.
- En rutar destinos Bogotá y regional.
- Envió y recepción.
Adicional el encargado de esta área debe involucrarse con plataformas de las
transportadoras TCC Y DEPRISA para realizar los seguimientos del guía y articularlas
en un reporte general que debe enviar todos los días a los ejecutivos de la mercancía
que ya fue despachada.
Área de seguridad:
Se deberá emplear la plataforma de monitoreo llamada SATRACK para la gestión de
riesgos en el trasporte.
- Optimiza la operación y aumenta la productividad.
- Control de tráfico, controlando horas de llegada de los vehículos a su destino
final.
- Control logístico en tiempos, controlando la puntualidad en las entregas y los
tiempos de cargue y descargue.
- Hábitos de conducción.
De igual forma para realizar estudios de seguridad al personal que ingresa a la
empresa con la Plataforma RISKS INTERNATIONAL, la cual nosotros generamos una
solicitud y todo el equipo de trabajo de esa empresa realiza las tareas ordenadas por
el cliente entregándonos resultados finales en los tiempos establecidos por el cliente.
Y plataforma para verificación confiabilidad a proveedores.
La empresa blinda la seguridad de las instalaciones con:
Un programa llamado WINLOAD el cual controla todo el sistema de alarmas y accesos
del personal de la empresa.

 sistemas CCTV y monitoreo de alarmas mediante un programa llamado

GDMSS LITE CON UN DVR ALHUA que se puede controlar mediante
aplicación en el teléfono que generara mensaje al correo electrónico en caso
de activación del sistema.
Área de sistemas:
- Administraciones de hardware software.
- redes y comunicaciones (telefonía e internet con claro Colombia-)
Área de nómina:
Plataforma utilizada llamada MIDASOFT para el pago de la nómina al personal de la
empresa.

Gracias al empleo de programa Epicor y las demás plataformas se podrán

llevar a cabo todos los procesos de la empresa de una manera más organizada
proporcionando acceso seguro pero abiertos a la funcionalidad de la lógica
empresarial.