Acercando Los Archivos A Los Ciudadanos

ARBOR Ciencia, Pensamiento y Cultura
Vol. 190-765, enero-febrero 2014, a103 | ISSN-L: 0210-1963

doi: http://dx.doi.org/10.3989/arbor.2014.765n1010
VARIA / VARIA
ACERCANDO LOS ARCHIVOS BRINGING ARCHIVES TO THE

A LOS CIUDADANOS. UNA PUBLIC. THE EXPERIENCE OF
EXPERIENCIA DESDE EL PORTAL THE MINISTRY OF CULTURE’S
DE ARCHIVOS ESPAÑOLES (PARES) SPANISH ARCHIVES PORTAL
DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN, (PARES)
CULTURA Y DEPORTE1
Alfonso Sánchez Mairena

Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos
Área de Relaciones Institucionales
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
Secretaría de Estado de Cultura
Subdirección General de los Archivos Estatales
alfonso.sanchez@mecd.es
Cómo citar este artículo/Citation: Sánchez Mairena, A. (2014). Copyright: © 2014 CSIC. Este es un artículo de acceso abierto
“Acercando los archivos a los ciudadanos. Una experiencia distribuido bajo los términos de la licencia Creative Commons
desde el Portal de Archivos Españoles (PARES) del Ministerio Attribution-Non Commercial (by-nc) Spain 3.0.
de Educación, Cultura y Deporte”. Arbor, 190 (765): a103. doi:
http://dx.doi.org/10.3989/arbor.2014.765n1010
Recibido: 20 junio 2012. Aceptado: 15 septiembre 2012.
RESUMEN: El Portal de Archivos Españoles supone la tercera gene- ABSTRACT: The Spanish Archives Portal is the third generation
ración en la informatización de los Archivos Estatales. Está destinado in the computerization of the State Archives. It is intended to
a facilitar a los investigadores y a los ciudadanos el acceso integrado provide citizens and researchers with integrated on-line access
en red a las bases de datos archivísticas de los ocho grandes archi- to the archival databases of the eight state general archives
vos de titularidad estatal distribuidos por la geografía española, al distributed across Spain, while facsimiles or digital versions of
mismo tiempo que se van incorporando los facsímiles u objetos digi- the documents are added to the archival description catalogue.
tales de los documentos. Al mismo tiempo, PARES elabora una línea At the same time, PARES is producing a line of tools for electronic
de herramientas para la gestión electrónica de los servicios públicos management of the public services offered in the network of
ofrecidos en la red de centros a los investigadores y ciudadanos que the State Archives to researchers and members of the public
acceden presencialmente. Y en tercer lugar, PARES es una platafor- visiting the archive in person. And thirdly, PARES is an archival
ma destinada a favorecer todas las estrategias de difusión posibles. platform intended to promote the whole range of possible
Fundamentalmente, la plataforma es a día de hoy un repositorio dissemination strategies. The platform today is fundamentally
para la creación, gestión y difusión de los archivos históricos; no obs- a repository for the creation, management and dissemination
tante, se encuentra en proceso de transformación para adecuarse of historical records. However, also it is involved in a process of
a los conceptos de “archivos abiertos”, al mismo tiempo que hacia transformation to accommodate the concepts of “open files”
los presupuestos de la Web 2.0. Para ello, se están llevando a cabo and web 2.0 principles. To do this, different courses of action
diferentes líneas de actuación como es la conversión de PARES en un are being pursued such as converting PARES into an OAI-PMH
repositorio OAI-PMH, que permita interoperar con otros sistemas de repository, which allows interoperability with other archival
información archivístico, tanto españoles como internacionales; y se information systems, both Spanish and international, and the
están elaborando nuevas herramientas y estándares para la incorpo- development of new tools and standards for the incorporating
ración de Puntos de Acceso multilingües. multilingual access Points.
PALABRAS CLAVE: Portal de Archivos Españoles (PARES); Servicios KEYWORDS: Spanish Archives Portal (PARES); State Archives;
Públicos; Archivos estatales; Difusión; Acceso en línea; Bases de datos Public Services; Diffusion; Access on line; Archival databases;
archivísticas; Gestión electrónica; Interoperabilidad; Puntos de acceso. Electronic management; Interoperability; Access points.
1. LA INFORMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS de Archivos. Pero el primer hito en la automatización
ESTATALES: UNA TRADICIÓN EN LA MODERNIZACIÓN de los archivos fue el denominado Proyecto de infor-
DE LOS VIEJOS ARCHIVOS matización del Archivo General de Indias, comenzado
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El Portal de Archivos Españoles (PARES) [http://pa- en la década de los ochenta e inaugurado en 1993
res.mcu.es] es una plataforma informática archivística (González, 1999, p. 8)3, que ha supuesto todo un hito,
Acercando los archivos a los ciudadanos. Una experiencia desde el Portal de Archivos Españoles (PARES) del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
desarrollada por el Ministerio de Educación, Cultura y dado que en la experiencia habida surgieron los pri-
Deporte2 con dos objetivos fundamentales. En primer meros modelos de herramientas informáticas de ges-
lugar, crear, evolucionar y perfeccionar una plataforma tión, descripción y difusión archivísticas (Oddos, 1994;
de difusión en Internet para el Patrimonio Histórico Do- Rütimann et al., 1992; González, 1999). En esta prime-
cumental español, al mismo tiempo que proporcionar ra generación se crearon sistemas locales para la ges-
herramientas informáticas para la gestión electrónica tión electrónica de cada archivo, mediante la comer-
de los servicios públicos archivísticos desarrollados cialización externa de unos programas informáticos
en la red de archivos y centros que forman el sistema concretos (Díez de los Ríos, 1996; Álvarez-Coca, 2010,
archivístico gestionado por la Secretaría de Estado p. 183; Álvarez-Coca et al., 2006, pp. 18, 28, 30-31). Es
de Cultura (Sánchez, 2008). Como otras plataformas, conveniente destacar que en los trabajos de análisis
puede ser enfocada desde un doble punto de vista: el surgieron los primeros modelos formales de metada-
tecnológico y el archivístico. PARES es, de esta manera, tos archivísticos que luego fueron evolucionados por
una plataforma web destinada a la difusión en Inter- el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA) con la
net, al mismo tiempo que una plataforma profesional aparición de la primera norma de descripción general
interna de trabajo en red, que proporciona herramien- archivística destinada a permitir el intercambio nor-
tas tanto para posibilitar el acceso on-line, como para malizado de datos, la Norma ISAG (G): Norma Interna-
la gestión de los servicios archivísticos y para el control cional General de Descripción Archivística (Ministerio
de los fondos documentales de los archivos. Simultá- de Cultura, 2000)4. El siguiente paso fue la conexión
neamente se debe procurar la conexión y cooperación en red de todos los archivos mediante una platafor-
con las líneas de actuación internacionales y naciona- ma integrada denominada Archivos Españoles en Red
les. Proporciona así servicio a los archivos de titulari- (AER), inaugurada en 2003. Esta segunda generación
dad estatal gestionados por el Ministerio de Educación creó una arquitectura informática archivística que re-
Cultura y Deporte, que se encuentran distribuidos por forzaba la ecuación input-output para la creación y di-
la geografía española. Estos están apoyados por el fusión de las bases de datos archivísticas y su difusión
Centro de Información Documental de Archivos [CIDA] en Internet, que siguiendo con el esquema de la fase
y por el Servicio de Reproducción de Documentos de anterior, ampliaba la masa de información archivísti-
los Archivos Estatales [SRDAE]. En el conjunto de esta ca normalizada a la que ir vinculando los diferentes
red se preservan y difunden unos 280 km. de docu- proyectos de digitalización conforme a una serie de
mentos, de los que casi la mitad se encuentran en el criterios de relevancia (De Santos y Desantes, 2004).
Archivo General de la Administración (AGA), ubicado La plataforma AER se integró tecnológicamente con el
en Alcalá de Henares (Madrid). Abarca documentos Censo-Guía de Archivos, y aunque la primera concen-
cuya noticia arranca del siglo VI hasta el año 2006, y, tró sus esfuerzos a la integración de la descripción y
por tanto, están materializados en diferentes soportes la difusión de la red de Archivos estatales españoles,
documentales, expresados en distintas lenguas y siste- el Censo-Guía, por su parte, pasó a recibir, además
mas escriturarios, producidos en diferentes contextos de los sistemas archivísticos autonómicos y locales,
históricos; y distribuidos físicamente por diferentes y de diferentes instituciones archivísticas publicas y
provincias españolas. privadas, los contenidos procedentes de los archivos
de Iberoamérica, producto de las actividades del Pro-
PARES fue inaugurado en mayo de 2007, aunque grama ADAI (Ayudas al Desarrollo Archivístico Ibero-
su análisis y desarrollo comenzó en 2005. Desde una americano) y del marco de cooperación institucional
perspectiva temporal, nuestro portal supone lo que de la Secretaría de Estado de Cultura. El proyecto AER
venimos conviniendo como tercera generación en el recibió reconocimientos internacionales a la labor de
proceso de informatización de los Archivos Estatales, los archivos españoles (Desantes, 2004), así como se-
que hunde sus raíces en proyectos pioneros nacidos veras críticas (González, 2003). No obstante, la apues-
en los años 80, como la automatización de los proto- ta de los Archivos Estatales españoles por la búsqueda
colos notariales de los Archivos Históricos Provincia- de mayor visibilidad pública en Internet a través de
les, la elaboración de la base de datos integrada de AER produjo la creación y fidelización de una impor-
la Guía de Fuentes Documentales y el Censo – Guía
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ARBOR Vol. 190-765, enero-febrero 2014, a103. ISSN-L: 0210-1963 doi: http://dx.doi.org/10.3989/arbor.2014.765n1010
tante comunidad internacional de usuarios virtuales, munes en toda la red de archivos. Pero, sobre todo,
beneficiada por los logros del acceso on-line mediante PARES ha de evolucionar fundamentalmente hacia
la ruptura de las tradicionales barreras del acceso pre- una tecnología de archivos abiertos, cuyos contenidos
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sencial a los archivos (Cruz y Sánchez, 2006). puedan ser recolectados por los principales motores
de búsqueda en Internet y sus contenidos ser aprove-
La experiencia obtenida en estas fases precedentes

chados por la amplia comunidad de usuarios existente.
llevó en 2005 a que el entonces Ministerio de Cultura
apostara por la tercera generación de informatización En 2007, PARES ofreció el libre acceso on-line a su
a través del Portal de Archivos Españoles. Como plata- base de datos, tras la supresión legal de la antigua
forma de difusión, PARES evolucionaba hacia el con- TNI (Tarjeta Nacional de Investigador), que había
cepto de Portal de Archivos Españoles, como un espa- condicionado el acceso controlado en AER, mediante
cio en el que dar cabida con el tiempo a proyectos de el registro previo y la obtención de unos códigos de
difusión archivística de todo tipo, tanto los producidos acceso (login de usuario y contraseña)5. A pesar de
por la red de archivos estatales, como por otras redes la lógica legal que tenía este acceso controlado, los
en un futuro a medio y largo plazo, conforme los mar- nuevos investigadores vía Internet lo consideraron,
cos de cooperación fueran materializándose. PARES, en muchas ocasiones, más como un obstáculo que
además de permitir el acceso a las herramientas de como un servicio acorde con la innovación del acce-
interrogación de su base de datos de documentos di- so en línea desde Internet (Carabias, 2009, p. 374).
gitalizados, ampliaba su espacio de difusión a las he- En PARES el registro previo es solo obligado para los
rramientas de referencias virtuales y de difusión elec- profesionales que trabajan en la fase interna, debido
trónica, mediante el aprovechamiento otras bases a los necesarios requisitos de control y estadística;
de datos y exposiciones virtuales ya existentes y que y en el acceso presencial a los archivos, cuando se
eran objeto de interés por los clientes de la platafor- hace desde el módulo de gestión interna de archivos.
ma –investigadores, estudiantes, ciudadanos–. PARES El usuario de PARES en Internet no necesita registro
surgió al mismo tiempo que entre 2005 y 2007 se creó previo y su acceso es libre, haciéndolo siempre a
el nuevo protocolo web institucional del Ministerio información que no debe tener ninguna restricción
de Cultura, conforme a los requisitos de accesibilidad legal o de propiedad intelectual, publicada en PARES
para discapacitados (WAI-AA – WCAG 1.0) definido por los distintos archivos.
para Contenido Web 1.0 del W3C, protocolo vigente
Investigadores, estudiantes y ciudadanos acceden
actualmente. En este entorno, la plataforma PARES
a una representación electrónica de los documentos
surgió como un micrositio web específico integrado
mediante su reflejo en unidades de descripción archi-
en el mosaico de la web institucional de la Secretaría
vística articuladas en campos o metadatos archivísti-
de Estado de Cultura.
cos normalizados según la Norma ISAD (G). Estas uni-
Por tanto, los principales objetivos marcados insti- dades de información archivística son las que tienen
tucionalmente para PARES consisten en la creación de vinculadas las imágenes digitalizadas del documento
un portal especializado en archivos históricos genera- original, cuyos criterios selectivos obedecen a deter-
les para su difusión archivística en Internet, al mismo minadas recomendaciones y buenas prácticas inspira-
tiempo que sea una plataforma profesional de trabajo das en la preservación y la difusión digital (Cruz y Sán-
interno en red (Intrapares), que provea de herramien- chez, 2006, pp. 38-39). Todo el conjunto de facsímiles
tas para la gestión electrónica de los servicios públi- digitalizados que representan a un mismo documento
cos archivísticos, y permita la atención de calidad a forman parte de un objeto digital que puede ser usa-
los usuarios de los archivos –clientes presenciales– y do directamente, impreso, guardado o exportado de
a través de la propia plataforma –clientes virtuales–. la plataforma mediante distintas estrategias.
Simultáneamente, nuestro portal archivístico debe
Es de justicia indicar que la evolución de la informa-
evolucionar para converger con las principales líneas
tización de los Archivos de titularidad estatal gestiona-
de cooperación nacional e internacional en materia
dos por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
de archivos. Por ello, PARES debe ser progresivamen-
refleja el esfuerzo y la apuesta del conjunto de los pro-
te el reflejo de las buenas prácticas y de los procesos
fesionales que los gestionan y que trabajan en ellos, de-
de normalización archivística. Y consecuentemente la
dicados a la elaboración y difusión de contenidos cultu-
gestión normalizada de los servicios archivísticos debe
rales archivísticos de calidad en el mundo de Internet.
materializarse en el uso de herramientas comunes,
Un medio este que manifiesta un curioso fenómeno de
avanzado hacia la gestión de procesos y trámites co-
evolución perfectiva, dada la rápida obsolescencia de
3
las tecnologías en un entorno virtual cambiante, junto Jurídicamente en la reciente regulación del Sistema
a la proliferación saturadora de los denominados con- Español de Archivos de la Administración General del
tenidos basura y las problemáticas de la transmisión del Estado (Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre;
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conocimiento, que en conjunto suponen un constante BOE nº 284 de 25/11/2011) el Portal de Archivos Es-
y severo reto para generar y satisfacer a una creciente pañoles tiene como finalidad primordial la difusión en
comunidad de lectores e investigadores virtuales en su Internet de las bases de datos descriptivas y de los ban-
mayor parte. A día de hoy, los Archivos Estatales han cos de objetos digitales que recrean los documentos de
conseguido con su esfuerzo constante aumentar la visi- la red de archivos del Ministerio de Educación, Cultura y
bilidad profesional como gestores de servicios públicos Deportes, fomentándose el máximo acceso libre y gra-
demandados en la red de centros difundidos en PARES tuito a los ciudadanos (art.º 19.a). De la misma manera,
se muestra en la tabla I. inicia un marco jurídico para que otros archivos del Sis-
tema Español de Archivos se adhieran a la plataforma
Los conceptos de integración, escalabilidad e intero-
perabilidad que se han ido generando en las diferen- PARES, indicación que incide en la evolución de nuestro
tes generaciones del proceso de informatización de portal hacia una infraestructura de archivos abiertos
los Archivos Estatales permiten actualmente definir que permita el intercambio de información bidireccio-
PARES como una plataforma integrada por diferentes nal con otros archivos dentro y fuera de España.
aplicaciones como son el Portal de Archivos Españoles,
el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y 2. PARES: UNA PLATAFORMA INFORMÁTICA PARA
diferentes micrositios web especializados. Este comple- GESTIONAR LOS SERVICIOS PÚBLICOS ARCHIVÍSTICOS
jo a día de hoy está comenzando la interoperabilidad Y PARA DIFUNDIR Y ACCEDER ELECTRÓNICAMENTE
con proyectos internacionales como el Portal de Archi- AL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ESPAÑA
vos Europeos (APEx: Archives Portal Europe network for El acceso a PARES se realiza de diferentes maneras,
excellence)6, EUROPEANA7 y MONASTERIUM8, este a utilizándose cualquiera de los navegadores usuales:
través del Proyecto ICARUS y la Fundación ENArc. Las
principales líneas de actuación evolucionan de forma 1. Mediante la URL del propio micrositio9.
sinérgica, compartiendo Puntos de Accesos y Registros
2. Usando los enlaces directos que aparecen en el
de Autoridades, Registros descriptivos documentales
portal web de la Secretaría de Estado de Cultura10
para diferentes funciones, así como la provisión de es-
y en el micrositio de la Subdirección General de
tos últimos a APEx mediante una pasarela de archivos
abiertos. PARES comparte con el Censo-Guía la infor- los Archivos Estatales11.
mación referida a macrodescripción, es decir, fondo, 3. A partir del micrositio web de cualquiera de los
colección y serie con sus divisiones, mientras que obtie- Archivos Estatales12.
ne de ese instrumento la información referida al nivel
de archivo como institución.
Tabla I
Archivo / Centro* Acrónimo Localización

Subdirección General de los Archivos Estatales SGAE Ministerio de Cultura. Madrid
Archivo General de la Administración AGA Alcalá de Henares (Madrid)
Archivo Histórico Nacional AHN Madrid
Archivo General de Indias AGI Sevilla
Archivo General de Simancas AGS Simancas (Valladolid)
Archivo de la Corona de Aragón ACA Barcelona
Archivo de la Real Chancillería de Valladolid ARCHV Valladolid
Centro Documental de la Memoria Histórica CDMH Salamanca
Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional SNAHN Toledo
Archivo Central del Ministerio de Cultura ACMCU Ministerio de Cultura. Madrid
Centro de Información Documental de Archivos CIDA Alcalá de Henares (Madrid).
Servicio de Reproducción de Documentos de los Archivos
SRDAE Madrid
Estatales
* En el año 2010 fue transferida la gestión de los tres archivos históricos provinciales del País Vasco a la Comunidad Autónoma de Euskadi. De
momento, los fondos descritos y digitalizados en los caso de Álava / Araba y Guipúzcoa / Gipuzkoa se mantienen en difusión en el Portal de
Archivos Españoles.
4
PARES ha sido producido mediante un desarrollo (Oracle text), el resto de herramientas que articulan
modular por generaciones de herramientas, así como PARES están basados en la filosofía del software libre.
del perfeccionamiento de las existentes, lo cual per- Nuestra plataforma es un programa propietario del
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mite su escalabilidad. Desde el doble punto de vista Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, articulada
tecnológico y archivístico, PARES es una aplicación en módulos cuyos desarrollos diferenciados se elabo-

web específica de archivos on-line. La infraestructura ran externalizadamente por diferentes empresas que
ha sido diseñada de forma centralizada con base en la concurren mediante el sistema de concurso público.
Subdirección General de los Archivos Estatales, desde La coordinación informática la realiza la Subdirección
el punto de vista de los procesos de mantenimiento y General de Tecnologías de la Información y Comuni-
seguridad; aunque la gestión de datos y servicios está cación, y la archivística por la Subdirección General de
diferenciada por cada uno de los archivos integrantes los Archivos Estatales.
de la red; es decir, cada archivo actúa y gestiona en
La integración de los datos y las imágenes, así como
su propio ámbito. Estamos ante un modelo de cen-
la centralización tecnológica tiene ventajas desde
tralización de la infraestructura, de integración de la
el punto de vista del programa de copias de seguri-
información, de difusión integrada y de gestión dis-
dad, securización de la plataforma, de los procesos
tribuida de la misma y de los servicios archivísticos,
de migración, de ampliación de infraestructura o de
en virtud de diferentes perfiles y capacidades dentro
la actualización de versiones, liberando a los archivos
de cada archivo. La base de datos de PARES presenta
de estas tareas, al mismo tiempo que se les presta
unas características específicas, puesto que partiendo
constante apoyo técnico. Pero muy especialmente se
de un producto estándar de mercado como Oracle,
ofrece una clara ventaja de cara a facilitar los procesos
la plataforma ha evolucionado hacia herramientas
de normalización de la información archivística y de
optimizadas y especializadas archivísticamente para
la gestión de manera que se agilizan los procesos de
usos y fines de indagación y difusión específicos. Tec-
contribución y cooperación con los programas de ac-
nológicamente PARES es un sistema optimizado para
tuación internacionales como, por ejemplo, APEnet, el
una gestión ágil de los datos y las imágenes vincula-
Portal de Archivos Europeos. Ello no impide la gestión
das en un entorno de relaciones múltiples en tiempo
en cada archivo con sus propias particularidades.
real. Las búsquedas ofrecen los resultados de forma
suficientemente rápida. Independientemente de que El desarrollo modular de PARES se vertebra en dos
la arquitectura informática está basada en el citado grandes fases, articuladas a su vez por diferentes he-
producto de mercado y en su gestor de base de datos rramientas, según el siguiente esquema:
Tabla II
PARES INTRAPARES
Acceso “desde la red” (on-line). Acceso “dentro de la red” (in-line).

Entorno de difusión y libre acceso. Entorno de trabajo interno con acceso controlado según
1. Herramientas de Acceso en red: perfiles y capacidades por herramientas, en virtud del grado
a. Buscador (Sencillo / Avanzado) de responsabilidad.
b. Inventario Dinámico. 1. Módulo de búsquedas integrado.
2. Herramientas para las Referencias virtuales y la 2. Módulo de Administración de usuarios internos.
difusión: 3. Módulo de Gestión interna de archivos:
a. Contacte. a. Registro general de investigadores.
b. Novedades y artículos informativos. b. Salas de investigación.
c. RSS. c. Reprografía.
d. Lista distribución 4. Control de fondos (v1).
e. Micrositios Web monográficos. 5. Módulo de Descripción:
f. Enlaces a recursos de información. a. Unidades descriptivas de documentos.
g. Vídeo. b. Puntos de Acceso y Autoridades.
h. Facebook. c. Revisión.
3. Enlaces a recursos archivísticos. 6. Módulo de Estadísticas.
5
Las herramientas de PARES veles de organización de los cuadros de clasificación
y dentro de ellos hasta el nivel de fondo documental.
Esta fase de la plataforma es accesible en Internet.
Los buscadores operan independientemente de que
a103 Su objetivo es proporcionar acceso a los archivos a
escribamos los términos con mayúscula o minúscula,
los ciudadanos e investigadores mediante el acceso
acentuados o no, el único requisito consiste en que
en red, al mismo tiempo que permitir estrategias de
las palabras tengan como mínimo tres caracteres (por

difusión virtual. La web de PARES está articulada por
ejemplo, “Tuy”); el sistema discrimina los artículos, las
diferentes métodos de acceso a la información archi-
conjunciones y las preposiciones, que solo son tenidas
vística, complementada por distintas herramientas
en cuenta para la construcción de una cadena de pala-
de comunicación e información, que permiten una
bras exactas mediante entrecomillado.
estrategia de difusión con amplias posibilidades. Esta
metodología se refleja en la propia arquitectura de la Complementariamente se puede utilizar una búsque-
web del portal de acceso. da por signatura, seleccionando previamente un archi-
vo de la lista desplegable en el que operar, de manera
PARES permite el acceso a dos niveles de informa-
que el sistema cargue su esquema de signaturas, a par-
ción relevantes: por un lado, el acceso en red a la in-
tir del cual se puede seleccionar una en concreto, para
formación archivística y, por otro, a las herramientas
que el sistema nos lleve directamente al documento.
de referencias virtuales. Por tanto, el portal actúa
También se puede escribir directamente una signatu-
como un punto de acceso general a diferentes genera-
ra en el campo, pero es necesario que el investigador
ciones de información propia y otra complementaria
la edite exactamente igual a como está introducida en
obtenida mediante hipervínculo o enlace desde otros
el sistema, dado que una diferencia en un espacio, en
espacios virtuales de los Archivos Estatales.
una mayúscula u otro elemento tipográfico no son re-
Las búsquedas se realizan mediante dos métodos conocidas por el buscador. Las búsquedas por signatu-
distintos, un buscador sencillo y otro avanzado. El ras pueden ser exactas o por signatura incompleta, lo
primero de ellos consiste en una herramienta que cual permite acceder en el caso de las primeras exclu-
permite interrogar a la base de datos integrada por sivamente al documento indicado, y en las segundas a
las aportaciones de nueve de los diez archivos conec- todos los documentos que integran, por ejemplo, una
tados en red13, mediante la escritura de términos en unidad de instalación (caja, legajo o carpeta).
lenguaje natural, que pueden acotarse mediante fil-
El siguiente nivel de búsqueda consiste en una es-
tros por fechas, y además permite recolectar de forma
trategia por encabezamientos de índices de materias,
diferenciada los registros digitalizados, los que no lo
onomásticos, geográficos o de instituciones. Esta ope-
están o tanto unos como otros. Las órdenes de bús-
ración proporciona un nivel de acceso complementa-
queda si se escriben entrecomilladas se convierten en
rio a los anteriores, basados en la búsqueda a texto
órdenes literales de la cadena de palabras indicada,
general, en virtud del diferente nivel de análisis do-
es decir, son búsquedas exactas. Por tanto, no se ob-
cumental que proporcionan los puntos de acceso. En
tendrán el mismo número de resultados si escribimos,
esta primera fase de PARES no se permite el acceso
por ejemplo, “Cristóbal Colón” entrecomillado o no,
a las listas de encabezamientos, dado que los Archi-
siendo más precisas las estrategias entrecomilladas.
vos Estatales se encuentran en fase de normalización
El sistema ofrece una lista de resultados que en este
y depuración de las bases de datos de índices here-
caso se limita a los cien resultados más relevantes.
dadas, especialmente a partir de la publicación de
Es una excelente herramienta para realizar sondeos
la primera norma en este sentido, que tuvo lugar en
acerca de cualquier término y conocer la existencia de
septiembre de 2010; situación que será superada en
documentos relacionados y distribuidos por diferen-
próximas versiones.
tes fondos y series documentales dentro de un mismo
archivo y por toda la red de archivos. La búsqueda avanzada ofrece un mayor número de
resultados respecto a la búsqueda sencilla, aunque
Cuando el usuario necesite profundizar más en sus
el volumen creciente de la base de datos integrada
búsquedas cuenta con el buscador avanzado, que
de PARES plantea problemas a la hora de recolectar
parte de los elementos del buscador sencillo, enri-
la totalidad de los documentos vinculados a una or-
quecido con nuevos parámetros de indagación. De
den de búsqueda en virtud del grado de sencillez de
esta manera, el investigador puede restringir una or-
la misma. Por ejemplo, si indagamos la base de datos
den de búsqueda a un archivo concreto y dentro de
con órdenes intuitivas para un usuario normal, como
este puede centrar su estrategia en los primeros ni-
un apellido o un topónimo como Madrid, que esta-
6
ría presente en más de un millón de registros docu- munes a las unidades de descripción pertinentes con
mentales, el sistema responderá con una pantalla que la orden de búsqueda. Esta estrategia está condicio-
orienta al usuario para que acote y precise su búsque- nada por la existencia actual de hasta dieciséis niveles
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da para poder afinar y obtener resultados más pre- de descripción posibles que pueden contextualizar a
cisos14. Esta es una de las principales problemáticas, una unidad documental16. PARES proporciona el acce-

no exclusiva de PARES, sino de todas las plataformas so directo a las unidades documentales y a su facsímil
integradas que se están gestando en estos momentos, digital, mientras que el acceso al contexto jerárquico
dotadas de millones de registros y donde el tema de del documento dentro del archivo se obtiene me-
la alfabetización informacional y la web semántica son diante dos estrategias. Una huella o rastro en la parte
claves estratégicas que hay que incorporar. superior de la pantalla informa acerca de la orden de
búsqueda, del archivo al que pertenece el documento
Existen, por tanto, tres estrategias diferenciadas de
y acerca de la unidad de macrodescripción a la está
búsqueda:
vinculado el mismo (fondo, serie, colección). En este
a. En la primera, el motor de búsqueda opera bási- último caso mediante hipervínculo se puede acceder a
camente sobre los campos del formulario archi- la información del fondo o la serie a que esté vinculado
vístico basado en la norma ISAD (G). Existe una el documento, permitiendo PARES acceso al contenido
búsqueda a texto completo por los campos que de todos los nodos documentales completos mediante
permiten este tipo de edición como “Título”, “Al- la opción “Contiene”. Esta es una operativa comparti-
cance y contenido”, “Notas” y otros similares. da con el Inventario Dinámico. En segundo lugar, a par-
Sobre esta estrategia se establecen filtros basa- tir de pulsar la opción “Ver” en la unidad descriptiva
dos en otros campos y elementos como los de el sistema proporciona el esquema multinivel al que
“Fecha(s)”, “Archivo”, “Nivel descriptivo” o “Re- pertenece la unidad documental. Es decir, obtenemos
prografía digital”. una doble representación del “Código de referencia”17
y su equivalente en el contexto jerárquico en el que
b. En la segunda, se opera directamente sobre la en-
tiene sentido la unidad documental.
tidad “Signatura”.
Los buscadores de PARES, como hemos indicado,
c. Y, en la tercera, sobre la lista de índices de en-
permiten el acceso a los registros descriptivos en su
cabezamientos de materias, personas, lugares o
doble dimensión, como unidad documental o como
instituciones (Puntos de Acceso).
inserta en un contexto archivístico, junto a las imáge-
Estas estrategias serán perfeccionadas en próximas nes digitalizadas de los mismos. La información ofre-
versiones, donde se mejorará especialmente la bús- cida está representada por un formulario descriptivo
queda y navegación por Puntos de Acceso normali- basado en la Norma ISAD (G), que analiza y representa
zados, que atenderá tanto al Registro de Autoridades los caracteres internos y externos del documento, de
archivísticas como a los Puntos de Acceso específi- la serie o del fondo. Dependiendo de la estrategia de
cos de encabezamientos de lugares, de personas, de descripción realizada por el correspondiente archi-
instituciones y de materias, que irán evolucionando vo, podremos acceder a descripciones someras que
hasta incorporar accesos tesaurizados, conforme la contienen los seis campos mínimos obligatorios esta-
información elaborada en PARES, así como la here- blecidos18 o a descripciones analíticas dotadas de un
dada de las generaciones anteriores, estén normali- mayor nivel de información y detalle. Esto dependerá
zadas conforme al nuevo estándar. El investigador y de la estrategia de descripción utilizada por el archivo
usuario de PARES cuenta con ayudas detalladas que correspondiente. La base de datos de PARES ofrece
explican cómo operar y sacar el mayor rendimiento a registros descriptivos de documentos que pueden es-
estas herramientas. tar digitalizados o no; se viene primando el ofrecer el
Los resultados son proporcionados mediante una máximo de información descriptiva para que el usua-
navegación que permite llegar a la imagen digitaliza- rio pueda conocer la existencia y localizar el máximo
da de un documento, o a su unidad descriptiva, en un número de documentos posible, de manera que, a
máximo de tres pulsaciones con el ratón. Se ofrecen partir de las descripciones de PARES, pueda consultar
estructurados por archivos de procedencia y, dentro los originales en los archivos o solicitar copia de los
de estos, por los niveles de macrodescripción (fondos, mismos. El proceso de digitalización es, sin embargo,
series y colecciones documentales y sus equivalentes más selectivo, dado que se eligen los fondos, series y
como las divisiones de fondos y de series)15 que son co- colecciones documentales en virtud de criterios con-
cretos como pueda ser la antigüedad de los manuscri-
7
tos para evitar su deterioro por la excesiva manipula- nes” situado en la unidad descriptiva. Para acceder
ción del original, la alta demanda por la comunidad a la lectura de los facsímiles, PARES proporciona una
investigadora o la importancia de la información re- herramienta de edición propia, a la cual se accede
a103
gistrada en virtud de la celebración de aniversarios, activando los dos sistemas anteriores. La herramien-
exposiciones u otro tipo de eventos (Grupo de Exper- ta en este caso nos ofrece el objeto digital, entendi-
tos IFLA/ICA, 2005: 32-39). El órgano encargado de la do como la suma de imágenes que representan un
digitalización es el Servicio de Reproducción de Docu- documento mediante reprografía digital. Permite
mentos de los Archivos Estatales (SRDAE). también aplicar operaciones sencillas de tratamien-
to de imágenes como aumento y disminución del
Asociadas a los buscadores, PARES ofrece dos inte-
tamaño, rotación, contraste de brillo y polaridad;
resantes herramientas como son el “Envío telemáti-
también se puede imprimir y exportar cada imagen
co” y la “Agenda” del investigador19. El primero per-
y navegar por las mismas. Cada facsímil digitalizado
mite la exportación de fragmentos de seis imágenes
de un documento tiene una doble etiqueta, dotada
que elige el usuario dentro del objeto digitalizado de
por un elemento que indica la secuencia ordenada
un documento y las puede exportar vía correo elec-
que es útil para indicar la impresión o la exportación
trónico. La exportación se realiza en formato pdf que
vía “Envío telemático”; a lo que se asocia un núme-
tiene incorporada información legal sobre el buen
ro que permite a los archivos incorporar la foliación,
uso de la información gratuitamente conseguida,
paginación u otras representaciones codicológicas.
especialmente destinada a fines de autoformación e
Ambos elementos son complementarios, pues en
investigación, recomendándose el no uso a terceros
muchos casos pueden no coincidir en su secuencia,
con otros fines y la cita de procedencia de las imáge-
debido a que se hayan reprografiado dobles páginas,
nes del documento, archivo y signatura, fundamen-
se hayan omitido páginas en blanco o se hayan in-
talmente. PARES permite la descarga de las imágenes
corporado ampliaciones de miniaturas, entre otras
desde su editor, así como la impresión directa de las
casuísticas. En el caso de la digitalización de una
mismas y de los registros descriptivos. Por su parte,
unidad de instalación (caja, legajo, carpeta), PARES
la “Agenda” es una herramienta que permite a los
permite establecer dentro del mismo objeto digital
usuarios guardar los registros documentales que se-
bloques específicos a cada unidad documental. En la
leccione durante sus búsquedas en un espacio reser-
parte superior de la pantalla se ofrece información
vado que previamente han registrado, sin necesidad
descriptiva esencial para que el usuario pueda refe-
de proporcionar datos personales obligatoriamente,
renciar al documento que está leyendo virtualmente
y conservarlos por un período máximo de tres me-
(archivo, signatura y título).
ses, que se renueva automáticamente cada vez que
el usuario accede a la “Agenda”. En ella, puede rea- Además de los buscadores, PARES ofrece una Guía
lizar anotaciones, gestionar espacios temáticos per- electrónica denominada “Inventario dinámico”, de-
sonalizados y exportar vía correo electrónico su con- bido a que la información está constantemente sien-
tenido. La exportación permite acceder a los títulos do actualizada, mediante procesos de publicación y
de los documentos que actúan como hipervínculos modificación correctiva por parte de los archivos. En
que llevan al usuario de nuevo a PARES para leerlos, Internet PARES permite el acceso a los documentos
imprimirlos, exportarlos o incorporarse a la nave- que exclusivamente están catalogados como acce-
gación por la plataforma. Por directriz corporativa, sibles, permaneciendo dentro del sistema todos los
todas las imágenes llevan una marca de agua que se registros que son migrados y grabados, pendientes
hereda en las exportaciones, destinada a referenciar de procesos de revisión y control de calidad por los
las imágenes de cara a los usos descontrolados de las responsables de descripción de cada centro. Esta
mismas. La marca permite normalmente la lectura Guía electrónica proporciona información real en es-
de los documentos y en caso de necesidad para la tado publicado de todos los fondos documentales de
investigación el usuario, como viene siendo habitual, un archivo dado que están informatizados y disponi-
puede contactar con el archivo de referencia y solici- bles para su consulta en PARES. Mediante un sencillo
tar la reprografía de las mismas. sistema de iconos que activa internamente cada ar-
chivo, el usuario puede conocer qué fondos o series
Cuando un documento está digitalizado el sistema
documentales están total o parcialmente descritos
lo avisa mediante un icono de cámara fotográfica si-
o digitalizados. Esta guía permite acceder a la infor-
tuado en la parte derecha de las listas de resultados,
mación, previa selección de un archivo concreto, y
o mediante un botón específico titulado “Ver imáge-
enlazar directamente a su micrositio web. Mediante
8
un sencillo sistema de filtrado a partir del cuadro de Las herramientas de Intrapares
clasificación, existe una herramienta de “Noveda-
A este entorno de trabajo interno de PARES los
des” que ofrece el acceso a todas aquellas unidades
usuarios acceden mediante su registro e identifica- a103
de descripción en cualquier nivel que hayan sido pu-
ción previos en el sistema. Está articulado por una
blicadas, modificadas en su contenido o hayan sido
serie de módulos, dotados a su vez de diferentes he-

objeto de vinculación de imágenes digitalizadas. La
rramientas, todos ellos interconectados entre sí.
presentación de la información es multinivel y jerar-
quizada conforme a los cuadros de clasificación de Siguiendo el orden lógico del acceso y la gestión
cada archivo. de la información, tenemos en primer lugar un mó-
dulo para la administración de usuarios internos.
Tanto en la lista de resultados del inventario diná-
Este módulo está supervisado por la Administración
mico como en los ubicados en la lista de registros
de PARES (Superadministrador), que crea a los Ad-
dependientes de una unidad de macrodescripción,
ministradores de cada archivo. Estos se encargan de
mediante la opción “Contiene”, el sistema ofrece la
gestionar los perfiles de los diferentes usuarios, con-
posibilidad de realizar filtros recurrentes sobre la lis-
forme a las buenas prácticas obligadas en el manejo
ta de resultados documentales, operando sobre los
de bases de datos personales, que coordinadamente
campos “Alcance y contenido” y “Título(s)”. Dado
con la dirección de los centros debe proporcionar
que la lista de resultados puede recolectar docu-
acceso a las diferentes herramientas en virtud de la
mentos ubicados en distintos niveles por debajo de
función y la responsabilidad que haya que ejercer.
la unidad superior representada en la primera pan-
Estos perfiles van desde el de director de archivo,
talla de resultados, PARES ofrece también la posibi-
pasando por los de revisión, hasta llegar a los de gra-
lidad de volver a filtrar los resultados por uno de los
bador o usuario esencial de las herramientas.
“Niveles inferiores” de descripción.
Para la elaboración, control y gestión de las bases
Si hacemos una comparación entre el acceso tra-
de datos descriptivas existe un módulo de descrip-
dicional presencial a los archivos y el virtual a tra-
vés de plataformas electrónicas integradas como ción, articulado a su vez en diferentes bases de datos
PARES, observamos cómo los buscadores y el in- relacionadas (Unidades de descripción, Signaturas,
ventario dinámico proporcionan funciones que han Productores archivísticos y Puntos de acceso), que
dado tradicionalmente los diferentes instrumentos están complementados por una potente herramien-
de descripción, de control y difusión. Estos han sido ta de revisión que permite buscar, editar, publicar,
tradicionalmente elaborados en relación a cada uno exportar y efectuar operaciones de modificación ma-
de los fondos o series documentales a que se refe- siva en virtud de los perfiles y capacidades de cada
rían, habiéndose creado interesantes y voluminosas usuario. Existe un entorno de pruebas que replica la
bibliotecas especializadas en instrumentos de re- información, donde se editan las remesas de migra-
ferencias. Sin embargo, una plataforma integrada ciones de datos para elaborar controles de calidad
como la nuestra funciona en virtud de una lógica previos, y para practicar operaciones de modifica-
parecida a un gran inventario por cada uno de los ción masiva. El módulo de productores archivísticos
archivos, articulado por sus diferentes fondos, se- está basado en la Norma ISAAR (CPF), y es coordi-
ries y colecciones documentales. Cada nodo de in- nado por el Centro de Información Documental de
formación -por ejemplo, una serie y todos los docu- Archivos (CIDA), que actúa como agencia de norma-
mentos vinculados a ella- equivale a un inventario lización de encabezamientos de instituciones, fami-
tradicional. Las estrategias de búsqueda funcionan lias y personas productoras de fondos y coleccio-
con la misma lógica de los tradicionales índices de nes documentales. El módulo de Puntos de acceso
encabezamientos de materias, onomásticos, geo- está en estos momentos en fase de desarrollo para
gráficos o de instituciones; aunque los buscadores evolucionar las antiguas bases de datos de encabe-
electrónicos permiten enriquecer las estrategias de
zamientos de indización de cara a su normalización
búsquedas con términos complejos y extensos, ca-
para elaborar Tesauros especializados a partir de los
denas de palabras entrecomilladas y la aplicación de
encabezamientos de materias, personas, geográficos
diferentes filtros. El resultado es siempre una lista
de resultados y esta vendría a funcionar como los e instituciones, siendo el marco donde aplicar la Nor-
tradicionales catálogos, aquellos donde podemos ma para la elaboración de Puntos de Acceso de los
obtener las referencias a documentos vinculados Archivos Estatales, publicada en 2010. Una vez que
por el criterio subjetivo con el que se realizó el catá- las bases de datos estén depuradas y preparadas,
logo (Arroyal-Martín, 1991, 101-118). será el momento para ofrecer en los buscadores de
9
PARES tesauros y registros de autoridad. El módulo y cualquier otro documento que los técnicos de los
de descripción en red de PARES permite a cualquier archivos consideren oportuno.
usuario del sistema la organización y la ordenación
a103 Para la revisión de la información existe una herra-
de la información de la base de datos de forma per-
mienta específica, que ayuda a gestionar las bases de
sonalizada, sin que afecte a los criterios de ordena-
datos de unidades descriptivas, signaturas, autorida-
ción básicos que son indicados por los responsables

des archivísticas y puntos de acceso de forma diferen-
de descripción de cada archivo.
ciada y relacionada al mismo tiempo. Funciona como
Para la organización del trabajo es importante re- un buscador de gran capacidad y a partir de los regis-
señar que la base de datos de unidades de descrip- tros localizados se pueden realizar todo tipo de ope-
ción y de signaturas es de creación y gestión exclu- raciones masivas (editar, cortar / pegar, modificación
siva de cada archivo, mientras que las de Puntos de masiva, unificar, exportar, etc.) y obtener diferentes
Acceso y de Autoridades Archivísticas son compar- tipos de informes destinados a facilitar fundamental-
tidas. Es decir, que mientras un registro descriptivo mente el trabajo de revisión en red. Las operativas
corresponde a una única unidad documental que masivas que supongan un alto grado de rendimiento
está preservada en un archivo concreto, los puntos interno de la infraestructura son gestionadas aparte
de acceso de encabezamientos y autoridades son en un módulo de gestión específico, que se propor-
entidades normalizables para la gestión compartida ciona a los responsables de estas operaciones técni-
(un punto de acceso: N unidades documentales). Así, cas. En la gestión y control de los Puntos de Acceso y
por ejemplo, un mismo encabezamiento geográfico, Autoridades se ha ampliado la colaboración entre la
es decir, un topónimo, puede ser compartido por Administración de PARES y el Centro de Información
una pluralidad de unidades de descripción ubicadas Documental de Archivos (CIDA) de cara a la gestión
en distintos archivos, y usados para identificar un lu- normalizada de estos ámbitos. Cooperación que ya
gar que aparece de forma relevante en el contenido existía a la hora de compartir información en el ni-
informativo de documentos producidos en distintas vel de la macrodescripción y en el institucional entre
épocas y sobre diferentes soportes documentales. el Portal de Archivos Españoles y el Censo – Guía de
Este módulo de descripción contiene también una España e Iberoamérica. El CIDA ha sido designado
sencilla herramienta para la vinculación de imágenes como centro agencia normalizadora en estas mate-
a las unidades de descripción digitalizadas. Esta he- rias en el ámbito de los Archivos Estatales, actuando
rramienta permite incorporar objetos digitales a las especialmente en la validación de encabezamientos
unidades de descripción previamente creadas en el y entidades en estos entornos de información com-
sistema, de manera que los archivos puedan intro- partida por más de un archivo.
ducir nuevas digitalizaciones a partir, por ejemplo, Complementario al módulo de reprografía existe
de programas locales de reprografía digital, mientras una réplica del buscador en Internet que permite a
que las cargas masivas de los proyectos se realizan a los técnicos de los archivos revisar la información en
través del Servicio de Reproducción de Documentos tres estados de edición en virtud de dos niveles de
de los Archivos Estatales. Esta herramienta permite accesibilidad, técnica y legal:
también la descarga, tratamiento y gestión de las
1. Información sin restricción de acceso público:
imágenes que reproducen una unidad documental
estado “Publicado” en Internet.
concreta en formato jpg (una unidad documental:
N imágenes). La herramienta de vinculación tam- 2. Información con restricción de acceso público:
bién permite vincular a las unidades de descripción estados “Grabado” (pendiente de revisar) y “Re-
todo tipo de ficheros y documentos electrónicos, visado” (pendiente de publicar).
que pueden ser publicados en Internet o ser leídos
Esta herramienta permite, según el grado de res-
exclusivamente en Intranet. Con ella, por ejemplo,
ponsabilidad en función de las tareas que hay que
se pueden vincular a las unidades de descripción
realizar, que un usuario pueda trabajar solo en el en-
transcripciones, catálogos y documentos técnicos a
torno de su archivo o navegar por toda la base de da-
las unidades de fondo y serie. Y en caso de Intranet
tos integrada. Los usuarios capacitados que accedan
se pueden asociar documentos como, por ejemplo,
a toda la base de datos solo podrán realizar tareas de
copias en formato pdf de la legislación publicada en
modificación exclusivamente en el entorno del centro
el BOE que pueda afectar a un fondo o serie, intro-
al que estén vinculados.
ducir tablas de equivalencias, guías de descripción,
10
El módulo de gestión interna fue elaborado a partir cios y, una vez que se han migrado la mayoría de las
de 2006 para proporcionar herramientas de gestión bases de datos externas, se prevé a medio plazo un
comunes para la gestión de los servicios públicos ar- crecimiento tal vez de menor intensidad debido al
a103
chivísticos de registro de investigadores presenciales contexto socioeconómico en que estamos y también
a un archivo, de control y gestión de Salas de Inves- debido a la mayor dedicación a las tareas de actua-

tigación, así como para los servicios de reprografía. lización y mejora de la calidad de las descripciones.
Al mismo tiempo, han sido diseñadas para permitir
gestiones específicas de cada archivo a partir del mo- 3. LAS REFERENCIAS VIRTUALES
delo común. Desde 2009 se encuentra en proceso pi-
La progresiva incorporación de las tecnologías in-
loto en los Archivos General de Simancas y de la Real
formáticas y de las comunicaciones a partir de los
Chancillería de Valladolid, donde fue presentado a la
años ochenta al mundo de los archivos ha permitido
comunidad archivística de los centros junto a investi-
acuñar el término “usuario virtual” de los servicios
gadores profesionales. A lo largo de 2011 se hizo su
archivísticos, procedente de la tradición anglosajo-
puesta en funcionamiento en estos centros y comen-
na (Taylor, 1984). La experiencia en el ámbito del
zó el proceso de incorporación al resto de archivos. La
Ministerio de Cultura nos lleva a valorar el impor-
idea central de este módulo, frente a las generaciones
tante y estratégico papel que han adquirido los
anteriores, es conseguir la gestión actualizada de un
servicios de referencias de los archivos así como de
único expediente electrónico de investigadores pre-
la administración de la plataforma PARES desde el
senciales, que proporcione la información necesaria
momento en que la difusión en Internet permite el
sobre los documentos consultados por los mismos a
acceso potencial a la amplia comunidad virtual de
lo largo de un historial, así como el número de investi-
internautas. Los primeros sistemas de información
gadores que han accedido a cada unidad documental
automatizados a nivel local de los años 80 y 90 ya
concreta. Esta información es muy útil para determi-
mostraban las capacidades y la relevancia de estos
nados procedimientos de certificación e información
servicios como uno de los elementos de calidad en
oficial. Las bases de datos personales tienen acceso
virtud de la rapidez y pertinencia de las respuestas
controlado y están vinculadas a los responsables que
(Díez de los Ríos, 1996).
indiquen la dirección de cada centro, garantizándose
responsablemente el buen uso y gestión. El Portal de Archivos Españoles cuenta con una
serie de herramientas que permiten ofrecer un sis-
Este módulo tiene incorporadas también herra-
tema de referencias mediante un doble proceso de
mientas para el control de las referencias vía correo
información virtual y otro directo. Las referencias
postal, correo electrónico distinto al “Contacte” y
directas están representadas por la posibilidad de
vía telefónica. También proporciona la gestión elec-
atención telefónica y vía correo electrónico median-
trónica de algunos procesos de control de fondos,
te la herramienta de “Contacte”. En el caso de la ad-
como la entrada y salida de documentos para prés-
ministración de PARES, ubicada en la Subdirección
tamos o exposiciones externas. Es el ámbito a partir
General de los Archivos Estatales, ha desaparecido
del cual seguir desarrollando las herramientas de
prácticamente la comunicación vía correo postal o
forma escalable para cubrir toda la problemática
fax que, sin embargo, significativamente se continúa
del control y gestión físicos de los fondos documen-
dando en los diferentes archivos. Las respuestas y
tales, teniendo en cuenta las características espe-
orientaciones suelen ser inmediatas, no dilatándose
cíficas de archivos con fondos de naturaleza admi-
generalmente más de lo necesario para recabar la in-
nistrativa o intermedia, como es el caso del Archivo
formación. El sistema de “Contacte” es también una
General de la Administración o del Archivo Central
herramienta integrada para toda la red de archivos,
del Ministerio de Cultura.
por lo que una consulta que, por ejemplo, llegue a la
El diseño de la arquitectura modular de PARES per- administración de PARES solicitando reprografía de
mite, como hemos indicado anteriormente, la inte- un documento concreto de un archivo es inmedia-
gración de la información, su gestión distribuida y la tamente remitida al archivo en cuestión, que proce-
evolución escalable de un sistema cuyos contenidos de a solucionar el caso, sin que el usuario tenga que
en bases de datos y bancos de imágenes digitales volver a realizar la consulta en el micrositio web del
ha tenido un crecimiento exponencial desde los ini- archivo correspondiente.
11
Entre las herramientas de referencias virtuales, el primer nivel de la web del Ministerio y de la Sub-
PARES ofrece una amplia gama de canales de infor- dirección General de los Archivos Estatales, que es
mación. Existe enlace a una serie de espacios mo- enlazable desde el membrete institucional de PARES.
a103
nográficos web, donde se presentan en un primer Para las próximas versiones de PARES se incorporará
nivel los más consultados o de reciente publicación; ya una herramienta de información general estadís-
mientras que en la pestaña “Monográficos” de la tica a partir de los datos publicados.

parte superior de la pantalla se guarda un directo-
Desde enero de 2012, los internautas pueden ac-
rio con todos los que han ido sucediéndose en el
ceder a un proyecto piloto de comunidad en redes
tiempo que quedan siempre disponibles para los
sociales, denominado “Portal de Archivos Españo-
usuarios e investigadores. En las secciones denomi-
les: PARES”, disponible en Facebook20. Este espacio
nadas “Enlaces de interés” y “Recursos” se ofrece
colaborativo sí exige el previo registro del cliente
acceso a todo tipo de catálogos específicos o a di-
en la comunidad, acto que a cambio le permite,
rectorios de recursos elaborados por los distintos
además de leer la información, participar con co-
archivos estatales. Las novedades y avisos suelen
mentarios y propuestas, así como conocer a otros
aparecer formando espacios web específicos en la
participantes interesados en la misma comunidad
parte central del portal, que complementariamente
de intereses. El Facebook de PARES permite una
se enriquecen con las comunicaciones circuladas en
interesante labor de referencias virtuales comple-
la “Lista de distribución” de PARES a toda la comu-
mentaria a la llevada a cabo por el contacte, la lista
nidad de usuarios registrados en la misma. Desde
de distribución, el teléfono o la visita presencial en
el membrete del Ministerio de Cultura el usuario
la sede de los Archivos Estatales o de cualquiera de
puede continuar su navegación por toda la web del
los archivos de la red. La tecnología de esta red so-
mismo, donde se puede acceder a todo tipo de re-
cial permite al usuario también compartir los con-
cursos de información cultural. Existe un manual
tenidos, al mismo tiempo que a nuestro portal le
audiovisual descargable en la opción “Ver video de
permite elaborar comunicaciones breves que enla-
presentación”. Esta herramienta audiovisual se vi-
zan a direcciones URL, cargando imágenes digitales
sualiza en el entorno denominado “CANAL del Mi-
o vinculando ficheros textuales. Ello permite dar re-
nisterio de Cultura” como espacio de comunicación
levancia periódica a todo tipo de noticias de prensa
cultural específico en el entorno YouTube (http://
destacadas o de noticias culturales que previamen-
www.youtube.com). Aquí el usuario puede conec-
te estén disponibles en web. Es el marco ideal para
tarse también a diferentes vídeos monográficos o
replicar la información, como por ejemplo de avisos
reportajes de naturaleza archivística como los de los
de jornadas, cursos o actividades, tanto en PARES
archivos General de Indias, de la Corona de Aragón,
como en las sedes de nuestros archivos.
o al General de Simancas, el documental sobre el se-
llo en la Administración, el vídeo sobre la obtención Aunque las herramientas de PARES se diseñaron a
de copias de documentos de la “Causa General”, en- partir de las carencias de las generaciones anterio-
tre otros. Y desde el “Inventario Dinámico”, una vez res y especialmente a partir de propuestas directas
seleccionado un archivo concreto se puede acceder de los usuarios, tanto las herramientas de acceso y
directamente al micrositio web de ese centro. navegación como las referencias virtuales adolecen
aún de determinados elementos (García y Chain,
Complementariamente, tanto los “Buscadores”
2010), que serán necesariamente abordados en
como el “Inventario dinámico” cuentan con manua-
las próximas versiones de PARES, en un necesario
les descargables en formato pdf que informan de-
acercamiento a la filosofía de la web 2.0 y la web
talladamente sobre el funcionamiento de las herra-
semántica. A pesar de esas carencias, menores pero
mientas, así como sobre las estrategias de búsqueda
significativas, PARES se ha convertido en un mode-
y navegación.
lo en la evolución de los archivos del siglo xix a los
Hasta el momento no se ha ofrecido en PARES un del siglo xix por su eficacia operativa para acercar
espacio para la información estadística, debido a la los archivos históricos a los ciudadanos, rompien-
atribución de comunicación de estos datos el propio do las barreras tradicionales del acceso presencial
Ministerio de Cultura, que la ofrece en un apartado y ayudando a la creación de modelos operativos en
específico de “Servicios al ciudadano” localizado en el acceso y la transmisión del conocimiento (Parra
12
et al., 2010). No obstante, los retos siguen siendo la simultánea necesidad de conocer: ¿cómo buscar
importantes, especialmente de cara a alcanzar las e indagar?, ¿qué existe?, ¿qué novedades existen
metas de la denominada web semántica. dentro de la masa de información fácilmente reco-
a103
nocibles?, ¿cómo guardar y recuperar de forma fácil
A pesar de que nuestro portal aún presenta un
la memoria de la propia investigación? Y, sobre todo,
bajo nivel de interactividad, tiene una amplia au-

necesitan conocer cómo solventar de forma rápida
diencia formada por estudiantes, profesores y lo
y eficiente cualquier duda en cualquier momento.
que se viene denominando el colectivo de “autores”
Por ello, las problemáticas del acceso y la accesibi-
entre una amplia gama de ciudadanos. PARES pro-
lidad deben estar relacionadas con uno de los obje-
porciona un aceptable grado de operatividad, como
tivos fundamentales del profesional de los archivos,
se demuestra con el uso y referencia de PARES en
proporcionar información archivística de la mayor
la elaboración de herramientas e instrumentos de
calidad posible, caracterizada por los conceptos de
información virtuales. En 2010, especialistas del
fiabilidad, seguridad, integridad, accesibilidad y es-
ámbito del I+D+i universitario español usaron PA-
tabilidad posibles (Sánchez Mairena, 2011).
RES para ensayar una guía informativa del acceso
a los fondos del Archivo General de Indias a través Desde muy pronto, la experiencia de trabajo en
de nuestra plataforma (García y Mas, 2010). Un año PARES ha inspirado también a los propios archiveros
antes, el mismo equipo había experimentado un a contextualizar el trabajo de sus centros en el ám-
modelo de evaluación o auditoría a través del análi- bito del trabajo de la organización de los Archivos
sis de la web de los archivos históricos estatales del Estatales y con su marco de referencia en nuestra
Ministerio de Cultura (García y Chain, 2009). Esta lí- plataforma. En el IV Congreso de la Lengua españo-
nea de auditoría fue ampliada en 2010 al Portal de la, la directora del Archivo General de Indias valoró
Archivos Españoles, que presenta la enorme virtud en la perspectiva de las fases de informatización de
de ofrecernos un feedback externo sobre la funcio- los Archivos Estatales la relevancia internacional
nalidad y percepción de nuestra plataforma (García conseguida por ese archivo a partir de la difusión
y Chain, 2010). Además del valor intrínseco de la do- digital de los documentos en Internet (Simó, 2007).
cumentación archivística digitalizada que se ofrece Y recientemente se ha tratado sobre la representa-
en Internet, sus progresivos logros están también ción de la información de un archivo en PARES en
relacionados con la organización del trabajo interno función del modelo de los cuadros de clasificación
de los profesionales de los archivos y las herramien- como reflejo de una de las preferencias tradiciona-
tas internas que necesitan para su trabajo. Todo ello les de la investigación especializada (Álvarez y Coca,
en su conjunto propicia la labor de preservación, 2011). PARES es valorado como recurso de informa-
tratamiento, descripción gestión y difusión de nues- ción científica en Internet, catalogado como una
tro patrimonio documental; esfuerzos que se ven “referencia útil” (Gutiérrez y Molero, 2011), convir-
reflejados cuando el Portal de Archivos Españoles tiéndose ya en un hito en diferentes publicaciones
es localizable en repositorios internacionales como de referencias científicas (Pons, 2008). No obstan-
el European History Primay Source, integrado en la te, la naturaleza archivística del Portal de Archivos
www Virtual Library History21. Españoles a veces no es tenida en cuenta por los
propios profesionales de la información documen-
PARES se ha constituido en un espacio donde el
tal, en el momento en que se alude a PARES como
término anglosajón “usuario” adquiere una rica
un recurso más dentro del concepto de biblioteca
polisemia (Taylor, 1984), por la que el investigador
digital (Méndez, 2009, pp. 40-41), a pesar de que
profesional o aficionado, junto al ciudadano que
desde el punto de vista de la epistemología cientí-
busca antecedentes administrativos o jurídicos o la
fica esto puede suponer una grave distorsión meto-
persona que busca recursos de información para la
dológica y conceptual; que desafortunadamente se
enseñanza o el autoaprendizaje se igualan ante las
expande, cuando observamos que en importantes
mismas problemáticas que plantea el acceso y la na-
recursos de información cultural como el directorio
vegación por una plataforma de información cultu-
de la Biblioteca Nacional de España (www.bne.es),
ral de naturaleza archivística. Todos estos clientes,
nuestro portal forma parte a su vez del directorio
independientemente del uso y finalidad que persi-
de “Colecciones digitales españolas”, antes que del
gan, se enfrentan a los mismos retos consistentes en
de “Recursos digitales”, diluyéndose impropiamen-
13
te la naturaleza archivística frente al concepto de En el año 2006 la Subdirección General de los
colección, ajeno al Principio de Procedencia como Archivos Estatales impulsó el Programa de Descrip-
eje fundamental de la metodología archivística22. Es ción Intensivo de los Archivos Estatales (PIDA), que
a103
corriente comprobar cómo en los servicios biblio- entre esa fecha y 2010 ha producido una media de
tecarios existen colecciones de manuscritos que en un millón de registros para su difusión en PARES.
gran medida son de naturaleza y procedencia archi- En un primer lugar, se destinó a informatizar ins-
vística, pero el tratamiento documental proporcio- trumentos de descripción no integrados en las fa-
nado no es plenamente archivístico, con el riesgo ses anteriores, así como a la migración de todas las
de pérdida del vínculo y del contexto archivísticos bases de datos locales. En el año 2009, comenzó a
en los sistemas de información y referencias que plantear la problemática de la calidad de las des-
se generen. Esta línea prolifera debido al atracti- cripciones que había que difundir en nuestro por-
vo y las facilidades de las nuevas tecnologías de la tal, conforme a los criterios de calidad y conformi-
información y las comunicaciones (TIC), donde un dad a las normas archivísticas, coincidiendo con la
reciente “neo nominalismo” apuntala a la propia aparición del Modelo Conceptual del Sistema Archi-
epistemología de las ciencias del documento, dado vístico Español, elaborado por la CNEDA (Comisión
que las antiguas fuentes documentales ahora son Española de Normas de Descripción Archivística), y
consideradas como “fuentes digitales” bajo el úni- el impulso de la primera norma para la elaboración
co denominador común de su acceso en Internet de Puntos de Acceso de los Archivos Estatales.
(Benito y García, 2008). Y creemos que esta línea
puede suponer un grave riesgo de desvirtuación del En 2008, a la vista de los resultados conseguidos
documento archivístico como uno de los produc- en el Portal de Archivos Españoles, la entonces Di-
tos de nuestra secular historia de la cultura escrita. rección General del Libro, Archivos y Bibliotecas
El documento archivístico puede tener diferentes diseñó el Plan de Digitalización y Consulta en red
usos, funciones y representaciones, unos analógi- de los Archivos Estatales, aprobado en Consejo de
cos (el documento, el códice, el mapa, la fotografía, Ministros del 16 de junio de ese año. El plan se mar-
etc.) y otros equivalentes virtuales, como la repre- caba como ejes de intervención la normalización, la
sentación de los primeros mediante la unión de un preservación, la difusión y la creación de infraes-
formulario normalizado estructurado al que se vin- tructuras adecuadas. Para ello, se estructuraba en
culan facsímiles digitales. Pero la representación y nueve líneas de actuación, parte de ellas directa-
el uso electrónico del documento preexistente no mente relacionadas con PARES:
tienen por qué crear nuevas entidades documenta- 1. Programa General de Digitalización, para vincu-
les de naturaleza digital, sino que en realidad vie- lar a las bases de datos descriptivas previamen-
nen a representarlas mediante otro soporte u otra
te elaboradas.
dimensión de preservación y gestión. Es decir, que
el documento, independientemente de que nazca 2. Programa Intensivo de Descripción, para sus-
bajo un soporte tradicional o electrónico, adquie- tentar la línea anterior.
re su naturaleza documental en virtud de múltiples 3. Potenciar el Portal de Archivos Españoles (PA-
variables. RES) como tecnología archivística.
4. LA PRESERVACIÓN Y LA DIFUSIÓN DE LA MEMORIA 4. Ampliación del Programa de Ayudas a Proyec-

ESCRITA ARCHIVÍSTICA: EL PLAN DE DIGITALIZACIÓN tos Archivísticos de instituciones privadas sin
Y CONSULTA EN RED DE LOS ARCHIVOS NACIONALES ánimo de lucro.
El Portal de Archivos Estatales (PARES) así como los Estos programas se unen a los proyectos propios
sistemas de información precedentes se han nutrido de cada centro en su propia dinámica de trabajo. En-
de bases de datos descriptivas que se crean en las tre mayo de 2007 y diciembre de 2012, el Portal de
propias herramientas electrónicas o procedentes de Archivos Españoles ha experimentado un aumento
migraciones de bases de datos externas. A estas bases de los contenidos archivísticos que gestiona y difun-
de datos documentales en un momento posterior se de, que se muestran perfectamente en la siguiente
vinculan los diferentes proyectos de reproducción di- tabla y gráfico de indicadores generales:
gital de los documentos previamente descritos.
14
Tabla III
Unidades descriptivas Imágenes Autoridades Puntos de Acceso
a103
2007 1.944.413 12.983.859 27.974 1.026.054
2008 2.622.973 13.560.312 28.152 1.98.325

2009 4.692.611 17.477.619 29.425 1.133.937
2010 5.018.347 24.321.225 30.773 1.195.844
2011 5.437.362 27.141.358 24.017 1.147.049
2012 5.677.189 30.653.521 28.341 1.268.580
Gráfico 1
5. LOS MICROSITIOS WEB ARCHIVÍSTICOS teropera con otros recursos de información. Este es-
ESPECIALIZADOS pacio se ha convertido en una verdadera unidad docu-
Dentro del Portal de Archivos Españoles se difunden mental sobre el tema, utilizando los facsímiles de los
diferentes micrositios de naturaleza archivística. Una documentos protagonistas de los acontecimientos.
parte de ellos fueron iniciados en etapas anteriores y El Portal de Víctimas de la Guerra Civil integra des-
otros han sido creados en PARES. Sus datos pueden cripciones analíticas de personas que aparecen en
proceder de fuera del sistema de información de PARES documentos preservados en archivos de titularidad
y en otros casos desarrollarse a partir del mismo (Sán- estatal, tanto de gestión directa por el Ministerio de
chez, 2008, pp. 128-129). Cultura, como transferida, caso del Archivo Histórico
El monográfico sobre la Guerra de la Independencia Provincial de Aragón. En este micrositio destaca el
española (1808-1812) ha sido desarrollado por el Ar- recurso al video para orientar a los ciudadanos en la
chivo Histórico Nacional como una exposición virtual forma de navegar y obtener copias y certificaciones
que se nutre de documentos conforme van siendo de los documentos localizados para el ejercicio de de-
descritos y publicados en PARES a partir de sus series rechos civiles o para la investigación. Este vídeo se lo-
y fondos de procedencia en ese archivo. La clave con- caliza también en el Canal Cultura dentro de YouTube.
siste en utilizar un punto de acceso de materias co- El Portal de Movimientos Migratorios Iberoamerica-
mún a todos los registros que pasan automáticamente nos es un espacio colaborativo sobre este tema entre
a difundirse, además de en PARES, en este micrositio archivos españoles e iberoamericanos con documen-
especializado, donde la base de datos archivística in- tación relativa a los procesos migratorios. Su principal
15
característica es la incorporación del multilingüismo 6. LA TRANSFORMACIÓN DE PARES EN UN SISTEMA
en la navegación extendido a las lenguas cooficiales DE ARCHIVOS ABIERTOS
de España y al inglés, además de aplicarse ya la nor- En el Report on archives (Report, 2005, pp. 81-107)
a103
malización de los Puntos de Acceso de personas y se planteaba la preparación de un Portal en Internet
geográficos en el motor de búsqueda. de archivos y documentos que a partir de 2007 se de-
Estos monográficos son espacios donde se pueden nominó APENet [www.apenet.eu] que desde 2013 ha
adaptar diferentes tecnologías web, caso del Archivo Ge- pasado a denominarse APEx [http://www.apex-project.
neral de la Administración con las Danzas de España, que eu/]. El Portal estará hospedado en la infraestructura
incluye documentos audiovisuales digitales, o el Catálo- de uno de los Archivos estatales o nacionales de un país
go Monumental de España en Google Earth, donde se miembro de la UE, en colaboración con el resto de los
aplica la metodología de la geo-referenciación. servicios archivísticos de los otros estados miembros e
instituciones europeas. Esto significa que los archivos a
En estos momentos, se está desarrollando el próxi-
escala europea tendrán su propia visibilidad social uni-
mo Portal de Archivos Privados, un espacio donde se
ficada, independientemente de que el portal europeo
difundirán también de forma integrada las bases de
será el proveedor de contenidos culturales archivísticos
datos producidas en el programa de ayudas económi-
a EUROPEANA [www.europeana.org], el “mega” portal
cas a proyectos archivísticos sin ánimo de lucro de la
cultural. Con el tiempo, el portal de archivos irá integran-
Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas a
do todas las iniciativas archivísticas locales, privadas o
instituciones privadas.
regionales que en estos momentos estén contribuyen-
Los monográficos consultables actualmente en PA- do a diferentes recolectores, caso de España respecto a
RES son los siguientes23: HISPANA [http://hispana.mcu.es], que es el directorio y
Tabla IV
Micrositio difundidos en PARES Registros Imágenes
1. Portal de Movimientos Migratorios Iberoamericanos 74.948 238.444

2. Portal de Víctimas de la Guerra Civil y de represaliados del Franquismo 991.488 0
3. Archivo Fotográfico de la Delegación de Propaganda de Madrid
3.048 6.095
durante la Guerra Civil
4. Respuestas Generales del Catastro del Marqués de Ensenada 13.118 300.818
5. Españoles deportados a campos nazis 8.707 0
6. Guerra de la Independencia 12.038 341.094
7. Carteles de la Guerra Civil 2.293 2.310
8. Portal del Bicentenario de las Independencias Iberoamericanas 7.500 991
Subtotal 1.111.277 889.767
Micrositios difundidos en la Web de Archivos (enlazables desde PARES)
9. Guía de Fuentes Documentales (CIDA) 202.501 0
10. Legislación Española (RAH – MCU) 35.355 113.621
11. Militares y miembros de las Fuerzas de Orden Público al servicio de
350.289 0
la II República (CDMH)
12. Muertos y desaparecidos del Ejército de Tierra de la República
59.852 0
(CDMH)
13. Catálogo de Mapas, Planos y Dibujos en los Archivos Estatales (CIDA) 7.632 7.632
14. Danzas de España (AGA)* 234 234
14. Catálogo Monumental de España en Google Earth 3.871 3.871
Subtotal 659.734 125.358
Total 1.771.011 1.015.125
*Objetos digitales: grabaciones audiovisuales.
16
recolector de recursos digitales del Ministerio de Educa- ción de los Archivos Estatales elaborado entre 1995
ción, Cultura y Deporte de España, y donde a través de y 2002, que se incorporó en primer lugar a AER. Este
los recolectores bibliotecarios están contribuyendo de- modelo de datos estaba enriquecido con determina-
a103
terminados archivos municipales, fundamentalmente. dos metadatos técnicos para la descripción de mate-
Este recolector integra en estos momentos 2,5 millones riales especiales como cartografía y fotografía, según

de objetos digitales procedentes de 131 repositorios lo- las experiencias descriptivas llevadas a cabo en los
cales distintos. Archivos Estatales (Sánchez, 2008). Además, confor-
me la práctica de trabajo lo ha propiciado, se han ela-
El Portal de Archivos Españoles a finales de 2010
borado diferentes metadatos de auditoría, difusión,
integra, como hemos dicho, unos 5 millones de re-
descripción y control. No obstante, estas iniciativas se
gistros descriptivos en formato ISAD (G) que tienen
han llevado a cabo para dar operatividad al trabajo
vinculadas unos 23,4 millones de imágenes digitales.
de descripción, dado que hasta la fecha no contamos
El portal español tiene previsto ser uno de los prin-
con un modelo de normas nacionales de descripción
cipales proveedores de contenidos cuando se inau-
definitivo. De hecho, la Comisión de Normas Españo-
gure APEx, junto con Alemania y Finlandia. En este
las de Descripción Archivística (CNEDA) no comenzó
sentido, la interoperabilidad con los grandes proyec-
a funcionar como Comisión Ministerial hasta el año
tos de difusión europeos ha incidido en la necesidad
200724, y en estos momentos se ha publicado el mo-
de evolucionar PARES desde un sistema de archivos
delo conceptual del sistema de información archi-
anclado en el estilo de la web 1.0 hacia el sistema de
vística, mientras que está pendiente aún el modelo
Archivos Abiertos. Para ello, en 2010 se ha iniciado
formal. A partir del modelo conceptual, PARES debe
la transformación, según la filosofía de la Open Ar-
ser el espacio en el que realizar determinadas adap-
chives Initiative – Protocole for Metadata Harvesting
taciones en la lógica de relaciones entre los niveles de
[http://www.openarchives.org], de la plataforma en
descripción superando los corsés del esquema rígida-
PARES-OAI. Para ello, la arquitectura basada en la
mente jerarquizado de niveles descriptivos de la tra-
ecuación de información centralizada y gestión distri-
dición archivística española, influida por una enorme
buida ha sido un paso estratégico. La centralización
carga administrativista y de tradiciones en las que se
de la infraestructura tecnológica simultáneamente a
fundían las lógicas de la unidad archivística (el docu-
la gestión diferenciada en cada archivo se ha reali-
mento) con la de la unidad de conservación (la caja, el
zado integrando a su vez tres procesos simultáneos:
legajo, la carpeta), así como de otras dinámicas de na-
1) Las herramientas de PARES están optimizadas para
turaleza clasificatoria del conocimiento para agrupar
usos archivísticos y para fines de consulta e investi-
e identificar los diferentes fondos y colecciones. Res-
gación; 2) La normalización en la creación y gestión
pecto a la arquitectura relacional, el diseño originario
de la información conforme a las Normas vigentes;
de PARES, basado en una arquitectura de bases de
3) La especialización de las aplicaciones, permitiendo
datos relacionales, se adapta al esquema conceptual
la gestión diferenciada tanto de los servicios archi-
de CNEDA, permitiendo básicamente la evolución del
vísticos como de los diferentes fondos documentales
sistema de información para agregar diferentes es-
en virtud de perfiles y capacidades diferenciadas. La
tándares o estructuras de metadatos cuyas relaciones
clave está en la integración normalizada de la infor-
enriquecen al documento según las nuevas propues-
mación, que es un elemento de coordinación que
tas descriptivas (Delgado, 2007).
permite los procesos de contribución de contenidos
archivísticos a APEx y otros repositorios OAI posibles. En 2009 se comenzó la incorporación de un módulo
La adaptación de PARES a las distintas normas archi- de elaboración y gestión de Autoridades según la nor-
vísticas (Puntos de Acceso, familia de normas del ICA/ ma ISAAR – CPF, estando previsto en el organigrama
CIA) mediante un sistema integrado es lo que posibi- de la Subdirección General de Archivos que la super-
lita la implantación del trabajo normalizado al mismo visión y normalización final de este ámbito de trabajo
tiempo que permite la contribución de contenidos a esté a cargo del Centro de Información Documental
los grandes repositorios internacionales. de Archivos [CIDA]. La descripción de las instituciones
productoras de Archivos según la nueva norma ISDIAH
PARES se desarrolló inicialmente en la línea de la in-
la debe proporcionar el Censo – Guía de Archivos de
corporación de los estándares del Consejo Internacio-
España e Iberoamérica.
nal de Archivos. Para la descripción de los documen-
tos se utiliza la norma ISAD (G), con una evolución de Para proveer de contenidos desde PARES a APEx
los campos principales según el modelo de descrip- se han comenzado a incorporar las pasarelas [cross-
17
walk] que permitan el flujo de metadatos con infor- archivísticos de España para propiciar su integración
mación archivística según el lenguaje de marcado. En en APENet / EUROPEANA a partir de la infraestruc-
un primer momento, se ha elaborado una pasarela tura OAI archivística del Ministerio de Cultura. En
a103
entre ISAD (G) de PARES y XML-EAD, en un segundo este sentido, en 2006 comenzó una nueva línea de
momento se han hecho las mismas pruebas de carga fomento de las ayudas a proyectos archivísticos sin
entre ISAD (G) de PARES con el XML-EAD elaborado ánimo de lucro de instituciones privadas de nuestro
específicamente por APEx, todo esto en cuanto a los país. Las instituciones beneficiarias se comprometían
contenidos archivísticos, es decir, las entidades docu- a trabajar normalizadamente según el estándar archi-
mentales físicas (documentos) y las entidades docu- vístico de ISAD (G) para propiciar la migración de una
mentales intelectuales (unidades de fondo, colección copia de los datos en PARES-OAI. Para ello, dentro del
y serie). La interoperabilidad de los Productores y de Portal de Archivos Españoles se está elaborando un
las Instituciones archivísticas se hará con sendas pa- micrositio específico para estos Archivos Privados, y a
sarelas entre ISAAR-CPF de PARES con XML-EAC-CPF partir de aquí cualquier institución que provea datos
y mediante la pasarela de ISDIAH del Censo-Guía con archivísticos de sus fondos tendrá una posibilidad de
XML-EAG, respectivamente. Una vez asentados estos estar presente en APEx, aumentando su visibilidad
estándares y maduradas las estrategias de trabajo en social, además de la ya proporcionada por el Censo-
los archivos, se procederá a la incorporación de las Guía y por PARES. El mantenimiento y la gestión de
normas sobre Funciones (ISDF), ámbito en el que aún estas plataformas archivísticas abiertas se hacen por
no está consensuado el nuevo estándar o formato de parte del Ministerio de Cultura, buscando siempre la
intercambio (Fox, 2008). aportación constante de contenidos culturales de ca-
lidad en el entorno de Internet.
Como podemos observar, la arquitectura de estos
flujos consistirá en una exportación de XML basados Los metadatos interoperables serán definidos por
en EAD y sus formatos complementarios a partir de APEx, suponiéndose que serán todos o parte de los
la “Familia de normas del CIA” (ISAD, ISAAR, ISDI- campos obligatorios de ISAD (G): Archivo, Título, Signa-
AH) desde PARES – Censo-Guía hacia el repositorio tura, Nivel descriptivo, Soporte y Volumen, y Registro
OAI del Ministerio de Cultura [OAI-MCU], que actúa de autoridad, a los que se unirán hipervínculos a la uni-
como proveedor de servicios (Barrueco y Subirats, dad descriptiva completa en el sistema de información
2003, pp. 96-106; Peset y Ferrer, 2008). A partir de de origen, en nuestro caso PARES, a los objetos digita-
esta tecnología se proveerá de contenidos archivísti- les y a cualquier elemento vinculado que se estime.
cos directamente a APEx mediante el formato Dublín
Una vez estabilizada la nueva plataforma PARES-
Core. A su vez, el portal de archivos europeo proveerá
OAI, el siguiente paso será la creación de la fase de
contenidos archivísticos a EUROPEANA utilizando el
recolector de contenidos archivísticos proporciona-
formato Dublín Core avanzado [ESE: Europeana Se-
dos por otros sistemas y redes archivísticas. Ante ello,
mantic Elements]. Además de estos flujos de informa-
PARES-OAI se aviene como un excelente ámbito para
ción, los Archivos Estatales pueden proveer también
la creación de marcos de cooperación archivística me-
información archivística a través de HISPANA [http://
diante el establecimiento de protocolos de trabajo, al
roai.mcu.es/es/inicio/inicio.cmd] en aquellos casos
mismo tiempo que potencia de cara al exterior la nor-
de documentos que puedan ser susceptibles de ana-
malización archivística.
lizarse simultáneamente en formatos archivísticos
como ISAD (G) o bibliotecarios como ISBN, MARC.
7. RETOS DE PARES: LA MEJORA DEL ACCESO… HACIA
Esto se está realizando con documentos con forma-
LA WEB 2.0
tos especiales como, por ejemplo, la rica colección
de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Los retos que se plantean a PARES son un reflejo de
Simancas (Simancas, Valladolid), que se ha integrado los que tiene la profesión archivística. Desde el punto
primero en el Catálogo colectivo de la Red de Biblio- de vista de la “alfabetización informacional”, o grado
tecas de los Archivos Estatales del CIDA; y en otro de eficiencia en el uso de los buscadores archivísticos,
momento se incorporará la importante colección de existe una amplia mediatización, tanto tecnológica
Prensa Histórica del Centro Documental de la Memo- como en formación archivística, a la que se enfrenta
ria Histórica (Salamanca). Una vez finalizado este pro- la comunidad de usuarios, compuesta tanto por inves-
ceso de adaptación de PARES en un repositorio OAI, tigadores académicos, como por ciudadanos que bus-
se deberá elaborar un protocolo de flujos de informa- can antecedentes o información para su formación.
ción y cooperación con otros sistemas de información Los investigadores profesionales o aficionados acaban
18
Tabla V. Protocolo Transmisión Contenidos PARES OAI – APENet / EUROPEANA
Proveedor de
Metadatos Proveedor servicios Protocolo Servicio a103
Datos

ISAD (G) – EAD
PARES EAD APEnet APENet
ISAAR-CPF –EAC
OAI-MCU
CENSO-GUÍA ISDIAH – EAG Dublin Core HISPANA
HISPANA Duiblin Core ESE

EUROPEANA
APENet OAI-APEnet Dublin Core ESE
enfrentándose a los mismos retos: cómo buscar, qué municación y la difusión en Internet, surgen nuevos
información está disponible, qué novedades hay en el retos. El acceso on line ha ayudado en la última dé-
conjunto de la masa de información, cómo guardar y cada a acercar los archivos a la ciudadanía, al mismo
gestionar la “memoria personalizada” de las búsque- tiempo que se rompían las tradicionales barreras en
das y cómo solventar las dudas (Sánchez, 2011). el acceso presencial (Sánchez, 2008). Pero surgen dos
nuevos y complejos retos: por un lado, la obsolescen-
En estos momentos se está preparando el dise-
cia de los facsímiles digitales de los documentos ana-
ño de la Plataforma para adaptarse a las soluciones
lógicos, por lo que las nuevas generaciones de alfabe-
que debe aportar la web semántica y la adaptación
tizados digitales en el día de mañana probablemente
a la filosofía de la web 2.0. La búsqueda de métodos
no puedan leer los viejos documentos manuscritos
para que el cliente de las herramientas archivísticas
en cualquiera de los sistemas escriturarios; por otro
trabaje y navegue con facilidad necesitará a su vez
lado, asumir irreflexivamente la moda de aplicar la
de un buen nivel de calidad y parametrización de la
filosofía web 2.0 puede plantear problemas de largo
información descriptiva de los documentos, es de-
alcance que es necesario que las organizaciones pú-
cir, de un buen análisis documental, por el cual las
blicas valoren detenidamente.
entidades documentales archivísticas primen sobre
las tradicionales entidades de preservación, como la El nuevo concepto de referencias virtuales las vein-
caja, el legajo o la carpeta. ticuatro horas del día solo puede ser mantenido con
una plantilla permanente y numerosa de profesio-
Por otro lado, la incorporación del concepto de bi-
nales. Y la vasta red de herramientas y de recursos
direccionalidad de la información, mediante la parti-
colaborativos en Internet necesita también de una
cipación activa del cliente en las plataformas archivís-
constante plantilla de profesionales que lean, revisen
ticas web como PARES consistiría básicamente en la
y controlen la pertinencia de los comentarios. Como
adopción de herramientas colaborativas tipo wiki; y
alguien ha expuesto ya, las redes sociales sin control
el proporcionar información disponible en redes so-
de la pertinencia de la información intercambiada,
ciales para que los usuarios conozcan las novedades
que no implica ningún planteamiento censor, nece-
y poder usar los contenidos archivísticos difundidos.
sitan de una vigilancia constante debido a la posibili-
Todo ello implica la transformación gradual en dise-
dad de difusión de contenidos basura e ilegales que
ño y en arquitectura del Portal de Archivos Españoles
las redes sociales vinculadas a instituciones y servi-
hasta convertirse en un verdadero canal de comuni-
cios públicos no pueden dejar de controlar para la
cación, siempre dentro de los protocolos de accesibi-
eficiente consecución de sus fines.
lidad y difusión de la web del Ministerio de Cultura.
Finalmente, no queremos acabar sin recordar el va-
Junto a esta evolución que imponen los rápidos
lor del personal técnico de los archivos, pues garanti-
avances tecnológicos, aplicada al mundo de la co-
19
zar tanto su presencia suficiente como su formación en un futuro no podemos permitirnos que una tec-
y reciclaje es fundamental y estratégico en cualquier nocracia perfeccionada en las últimas generaciones
proceso de perfeccionamiento e incorporación de las tecnológicas aplicadas a los archivos olvide los cono-
a103
nuevas tecnologías. Hay que cuidar el reciclaje tecno- cimientos necesarios para resolver problemas técni-
lógico de las plantillas, así como potenciar y garanti- cos, jurídicos o administrativos que necesiten de un
zar la transmisión del conocimiento técnico y experto profundo conocimiento en los documentos, indepen-
en los fondos documentales del pasado, puesto que dientemente de sus formatos y caracteres internos.
NOTAS
1 El funcionamiento de PARES es posible 9 http://pares.mcu.es radique el archivo + Acrónimo del mis-

gracias al trabajo colaborativo entre los mo) y lo proporciona el Censo Guía de
técnicos de los Archivos Estatales ges- 10 http://www.mecd.gob.es/portada-mecd/, Archivos a través del Centro de Informa-
tionados por el Ministerio de Cultura, formando parte de los “Portales de interés”. ción Documental de Archivos (CIDA). B)
los del Área de Desarrollos Culturales de Contexto de la unidad documental en el
Archivos de la Subdirección General de 11 http://www.mcu.es/archivos/index.html cuadro de clasificación del archivo según
Tecnologías y Sistemas de Información los niveles de descripción. C) Identifica-
y, muy especialmente, por la dedica- 12 http://www.mcu.es/archivos/CE/Archi- ción de la unidad documental mediante
ción del equipo del Área de Relaciones vosCentros.html su signatura; este elemento no aparece
Institucionales que atiende y asiste dia- obviamente en las unidades de Fondo,
riamente las necesidades del Portal de 13 A día de hoy faltan por integrarse los Serie y Colección y sus divisiones.
Archivos Españoles, tanto las personas Archivos Centrales de las Secretarías de
que han trabajado desde 2006, como Estado de Educación y de Cultura. 18 Estos campos son: Archivo, Código de
las que están ahora: Aranzazu Lafuente, Referencia, Nivel descriptivo, Título,
Cristina Díaz Martínez, Jesús Espinosa 14 Siguiendo con el ejemplo anterior, será Fecha, Productor archivístico y Soporte-
Romero y Santiago Muriel Hernández. más útil añadir elementos calificadores Volumen.
al término: por ejemplo, Madrid hospi-
2 A través de la Dirección General del Li- tal; Madrid comercio, etc.; las estrate- 19 La primera es exclusiva de PARES y la segun-
bro, Archivos y Bibliotecas, cuyas líneas gias se pueden enriquecer y ganar en da fue heredada de AER y perfeccionada.
programáticas en materia archivística precisión si aplicamos filtros por rangos
son llevadas a cabo por la Subdirección de fechas, por archivos o por fondos 20 http://www.facebook.com/pages/
General de los Archivos Estatales. dentro de estos. El mayor nivel de aco- Portal-de-Archivos-Espa%C3%B1oles-
tamiento es de momento uno de los PARES/205041349525822.
3 El proyecto fue fruto de la firma de un mejores métodos para interrogar bases
convenio entre el Ministerio de Cultura, de datos nutrida por millones de regis- 21 h t t p : / / p r i m a r y - s o u r c e s . e u i . e u /
IBM España y la Fundación Ramón Are- tros como es el caso de PARES. website/pares-portal-de-archivos-
ces. El sistema se instaló en pruebas en espa%C3%B1oles
1991 y fue inaugurado oficialmente en 15 Información sobre los Niveles de descrip-
1992, año que este proyecto archivísti- ción se proporciona en el manual de Ayuda 22 Véase los conceptos de Fondo, Serie,
co fue reconocido con el galardón euro- del “Inventario dinámico”, p. 8, accesible Colección y unidad documental en el
peo Erasmus. en: http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/ Diccionario de Terminología Archivísti-
PARES_Inventario_Dinamico.pdf ca: http://www.mcu.es/archivos/MC/
4 Disponible en red: http://www.mcu.es/ar- DTA/Portada.html.
chivos/docs/isad.pdf (acceso 13/06/2011). 16 Esta extensa jerarquía existente en PA-
RES procede de la tradición descriptiva, 23 Datos al 31/12/2012.
5 Esta tarjeta fue establecida en el Real heredada de los sistemas de informa-
Decreto 1969/1999 y desapareció con ción previos y método aún vigente en la 24 http://www.mcu.es/archivos/MC/CNE-
el Real Decreto 1266/2006. descripción de nuestra red de archivos. DA/Presentacion.html. En este espacio
se ofrecen todos los documentos elabo-
6 http://www.apex-project.eu/ 17 Este es un campo de la Norma ISAD (G) rados en el desarrollo de los trabajos.
que en el caso de los Archivos Estatales
7 http://www.europeana.eu/ consta de tres elementos: A) Identifica-
ción del archivo (Acrónimo ISO de Espa-
8 http://www.monasterium.net/ ña + Código INE de la población donde
20
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Recibido: 20 junio 2012. Aceptado: 15 septiembre 2012.

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