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RESUME
La société ELAN, filiale de Bouygues Bâtiment Ile de France est spécialisée dans le management de
projet. Elle intervient sur trois domaines principaux : le bâtiment, l’immobilier et les télécoms et
réseaux.
Le pôle Multisite Bâtiment d’ile de France travaille maintenant depuis plus de 18 mois en tant que
Maitre d’œuvre sur divers projets aux Galeries Lafayette de Paris. Ces projets possèdent à la fois des
caractéristiques d’opération Multisite (unicité de l’interlocuteur client, du contexte travaux, …) et
d’opération de conduite de projet bâtiment (singularité architecturale de chaque projet, montants de
travaux importants, …).
Afin de développer cette activité, Elan souhaite mettre en place un outil de management de projet, au
service de ses collaborateurs, adapté à ce type de projets et à la récurrence de certaines tâches
associées. La réalisation de cet outil nommé Elan MS Gestion Grands Projets est le sujet principal de
ce Projet de Fin d’Etudes.
Après une analyse des outils existant au sein du pôle Multisite bâtiment et une période de pratique du
métier, l’outil a été développé suivant les besoins des collaborateurs Elan travaillant sur les projets
des Galeries Lafayette, tout en l’imaginant intuitif et réutilisable pour d’autres projets. L’outil MS
Gestion Grands Projets, qui prend en compte les exigences du Système de Management de
l’Entreprise a subi une phase de test et d’application sur les chantiers des Galeries Lafayette, en
particulier le projet « Luxe Femme ».
ABSTRACT
The company ELAN, a subsidiary of Bouygues Bâtiment Ile de France is specialised in project
management. Its fields of intervention are : building, real estate, telecoms and network.
The Multisite Project Management pole of Paris area has been working for 18 months as Project
Manager on various projects in Galeries Lafayette. These projects own caracteristics of both Multisite
(unicity of client, and environment of the projects) and construction project management (singularity of
the architectural project, large financial contracts, …).
In order to expand its activity, Elan aims to develop a management tool designed for its employees. It
has to be suited to this type of projects and the recurrence of numerous associated tasks. The design
and programming of this tool, named “Elan MS Gestion Grand Projet”, is the main subject of this
project graduation.
After the analysis of existing processes and a period of work-training, this tool has been programmed
according to Elan employees’ needs while managing Galeries Lafayette projects. It also has to be
usable with other clients. « MS Gestion Grands Projets », which considers the Management System
of the Company, has been tested and applied on the project « Luxe Femme » in Les Galeries
Lafayette in Paris.
Dans le cadre du développement de son activité auprès des Galeries Lafayette, le pôle Multisite
d’Elan cherche à créer un outil adapté à la gestion des grosses opérations qui s’y déroulent. En effet,
contrairement à une agence bancaire par exemple, les travaux sont d’une durée importante, avec de
nombreux intervenants et des montants importants. De plus, les collaborateurs Elan ne suivent qu’un
ou deux de ces projets contre de multiples projets de moindre importance usuellement (dans le cas
d’agences postales par exemple).
L’élaboration d’un tel outil sera donc l’objet de ce Projet de Fin d’Etude. Cet outil, nommé Elan MS
(Multisite) Gestion Grand Projet, a été élaboré pour les projets des Galeries Lafayette, tout en gardant
l’objectif de lui donner le pouvoir d’être adaptable à tout client, et d’être facile d’utilisation pour tout les
collaborateurs.
Pour le Maître d’œuvre d’exécution, une opération est composée de « n » marchés (ou lots). La
gestion de ce projet est divisible en quatre volets :
• Volet Financier
• Volet Gestion
• Volet Sécurité
• Volet Gestion des Plans, Contrôle Technique
Ce sont ces quatre volets qu’il s’agira d’implémenter dans l’outil de Gestion de Projet.
L’outil programmé permet les actions principales listées ci-dessous. L’automatisation d’un grand
nombre de celles-ci (génération automatique de documents, enregistrements automatiques, …)
permet de diminuer le temps passé par le collaborateur sur ces tâches et de le libérer pour
d’autres actions.
• Gestion Financière
o Devis :
Ecriture : les données principales des devis sont entrées dans la base de
données
Visualisation de l’ensemble des devis et tri possible
Suppression des devis non commandés
o Ordres de Service :
Ecriture : génération automatique de l’OS à partir du choix du devis,
enregistrement automatique dans le package
Visualisation de l’ensemble des devis et tri possible
Suppression des OS non facturés
o Facturation :
Création du masque de facturation à partir de l’OS choisi et enregistrement
automatique dans le package
Entrée des situations travaux et mise à jour automatique du masque de
facturation pour transmission au service financier client
Le programme Elan MS Gestion Grand Projet a été testé sur les chantiers des Galeries
Lafayette, permettant de corriger des bugs, d’ajouter des fonctions et de développer des perspectives
d’amélioration pour le futur.
Les retours des collaborateurs Elan ayant testé l’outil sur leurs différentes opérations ont été positifs,
que ce soit en termes de facilité d’utilisation, de gain de temps grâce à la génération automatique
des documents financiers (OS, Masques de Facturation, …), des situations mensuelles ou encore des
tableaux récapitulatifs de gestion de validation des versions de plans ou de sécurité.
Le fichier permettant l’initialisation du programme, en lecture seule, est présent sur le réseau Elan,
dans le dossier du pôle Multisite, et peut être lancé pour n’importe quelle opération.
De plus, un manuel d’aide à l’utilisation a été réalisé, bien que le programme ait été développé pour
être accessible facilement et intuitif. Il est également disponible sur le réseau Elan
CONCLUSION
Dans le cadre de son développement sur le marché des travaux importants présentant une
récurrence, le pôle Multisite d’Elan nécessitait un outil d’aide à la gestion contractuelle quotidienne du
maître d’œuvre.
Celui-ci a été développé sous informatique, en accord avec le Système de Management d’Entreprise
d’Elan, et en visant une maîtrise accrue du triptyque d’objectif coût qualité délai.
L’outil Elan MS Gestion Grands Projets, créé pour application sur les chantiers des Galeries Lafayette
à Paris, en particulier le premier étage « Luxe Femme », a été conçu pour être simple d’utilisation et
adaptable à tout projet, et à tout client. Il permet de gérer les volets financiers, de sécurité, de gestion
et de contrôle technique de toute opération. En outre, les documents de synthèse qu’il permet de
générer sont un plus, à la fois pour le collaborateur Elan (annuaire chantier et mailing chantier), mais
aussi pour le client avec les synthèses financières ou les sorties de tableau de synthèse Sécurité.
La mise en application de l’outil, ou phase de test, a été concluante, l’accueil de cet outil par les
maîtres d’œuvre Elan aux Galeries Lafayette ayant été positif. Ils ont noté des améliorations
significatives sur leurs modes de travail, qui leurs permettent de traiter les documents administratif
plus efficacement, et d’augmenter la qualité de leur prestation auprès du client. Elan MS Gestion
Grands Projets pourra faire l’objet d’une adaptation future aux futurs clients du pôle pour répondre au
mieux à leurs besoins.