Modelo de Los Recursos Logísticos y Financieros

POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MODELO DE ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Y FINANCIEROS
Unidad
misional
Sistema de
información Cadena
logística
Optimizando los recursos logísticos

y financieros de la Polícia Nacional,
para garantizar la sostenibilidad
del servicio policial.
1983-2016
Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN Elaboración y Redacción
Presidente de la República
Dependencia de Planeación DIRAF
Doctor LUIS CARLOS VILLEGAS ECHEVERRI
Ministro de Defensa Nacional Colaboración y aportes
General Dirección Administrativa y Financiera (DIRAF)
JORGE HERNANDO NIETO ROJAS
Área Logística
Director General Policía Nacional
Grupo de Movilidad
Mayor General Grupo de Intendencia
RICARDO ALBERTO RESTREPO LONDOÑO Grupo de Armamento
Subdirector General Policía Nacional
Área Financiera
Mayor General
Área Contratación
OMAR RUBIANO CASTRO
Director Administrativo y Financiero Área de Infraestructura
Coronel Dependencias Asesoras
POLICÍA NACIONAL
JUAN CARLOS LEÓN JAIME
Subdirector Administrativo y Financiero Diseño e impresión
Imprenta Nacional de Colombia
Coronel
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA RICARDO BLANCO GÓMEZ
Carrera 66 No. 24-09
PBX: 4578000
Jefe Oficina de Comunicaciones Estratégicas
Bogotá, D. C.
Para la elaboración de este material fueron fundamentales los aportes

y comentarios realizados por la Oficina de Planeación de la Policía Nacional.
www.policia.gov.co
diraf.jefat@policia.gov.co
Carrera 59 No. 26-21 CAN Piso 2
(1) 315 9000 IP. 9681 - 9113
Bogotá, D. C.
4 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 5

Este modelo ha sido trazado en concordancia con los parámetros del Plan
de Modernización y Transformación del Sector Defensa, además busca
garantizar la financiación de la política de defensa y seguridad, así como la
proyección de las Fuerzas. El reto es que, a través de la planeación basada
en capacidades, las proyecciones de gasto en personal y la eficiencia en el
gasto, entre otros aspectos, se logre su consolidación.
GENERAL JORGE HERNANDO NIETO ROJAS
Director General Policía Nacional
El Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros
cuenta con tres elementos de gestión: Unidad de Negocio, Cadena
Logística y Sistema de Información.
Un modelo de administración Su ámbito de aplicación se extiende a los niveles de gestión misional,

salud, bienestar y educación. Por medio de ellos se despliega el quehacer
transparente policial y sus componentes logísticos y financieros, según la especialidad,
definiendo su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad
a partir del principio de optimización de los recursos, soportados en el
La Policía Nacional de todos los colombianos proyecta su gestión en talento humano y la integración de los sistemas de información para
el marco del Plan Estratégico Institucional, con este apunta a construir lograr la toma de decisiones desde el nivel central hacia cada una de las
‘Comunidades Seguras y en Paz’, y desempeña un rol fundamental como unidades policiales, en los niveles táctico, estratégico y operacional.
promotora de la convivencia y la seguridad a través del control del delito,
la educación ciudadana, la prevención, la mediación y la articulación Las unidades policiales deben garantizar la vinculación, competencia,
institucional e interinstitucional. permanencia y actualización de funcionarios idóneos, como garantía de
la confianza que los ciudadanos depositan en la administración de los
Tomando como base los lineamientos para las entidades del sector recursos públicos.
público y la Política Integral de Transparencia Policial, puesta en marcha,
se ha establecido un Modelo de Administración para los Recursos En este documento se consigna la doctrina que los integrantes de la
Logísticos y Financieros que permita la sostenibilidad de la Institución, lo Policía Nacional, en todos los ámbitos, deben conocer sobre el despliegue
que redundará en la satisfacción de las necesidades para el cumplimiento y componentes del Modelo. Los conceptos aquí expuestos incentivarán
de la misionalidad institucional. el imaginario colectivo sobre lo que será y significará la gestión y
administración de los recursos logísticos y financieros, como resultado del
La Dirección Administrativa y Financiera, como unidad de soporte y apoyo, legado trascendental de nuestros antecesores y la voluntad de mantener
es la garante del manejo de los recursos, atendiendo unas directrices los esfuerzos históricos que hoy sustentan la visión estratégica de la
para fortalecer y mantener las capacidades logísticas de la Institución en Institución.
cualquier escenario.

CONTENIDO
1 3 4
MODELO DE ADMINISTRACIÓN ELEMENTOS DEL MODELO ......................... 41 NIVEL DE DESPLIEGUE ........... 109
DE RECURSOS LOGÍSTICOS 3.1 Unidad misional..................................... 42 4.1 Roles y responsabilidades .. 112
Y FINANCIEROS...................................... 8
Unidad misional de Movilidad..................... 44
Objetivo................................................... 9
Alcance................................................... 9 Unidad misional de Armamento................... 46 Referencia documental.............. 116
1. Generalidades.................................... 11 Unidad misional de Intendencia................... 48
Unidad misional de Infraestructura.............. 50 Glosario..................................... 116
3.2 Cadena logística.................................... 52
2
3.2.1 Proyecciones - planeación
de la demanda.................................... 54
Reglas de Negocio............................. 64
Reglas componente movilidad........... 66
CONCEPTUALIZACIÓN DEL MODELO .. 15 Distribución del equipo automotor
¿Qué es administración? ....................... 15 de la Policía Nacional......................... 66
Ámbitos y componentes........................ 19 Clasificación de vehículos:................. 70
¿Cuáles son los ámbitos de gestión?..... 20 Nivel de riesgo................................... 72
¿Cuáles son los componentes?.............. 24 Mantenimiento del Equipo Automotor.....72
Componente logístico............................ 24
Reglas Componente Armamento........ 74
Movilidad.............................................. 25
Armamento........................................... 26 Reglas Componente Intendencia........ 80
Intendencia........................................... 27 Elementos de vestuario...................... 80
Infraestructura ...................................... 28 Elementos de papelería...................... 85
Tecnología de la información 3.2.2 Adquisiciones .................................... 86
y las telecomunicaciones...................... 29
3.2.3 Almacenamiento y distribución........... 90
Semovientes......................................... 30
3.2.4 Control de activos............................... 91
Componente financiero......................... 34
¿Qué es el modelo de administración?... 37 3.3 Sistema de información....................... 106
Modelo
de Administración
Recursos Logísticos
y Financieros
DIRAF
Objetivo
Garantizar la sostenibilidad de la capacidad logística necesaria para la
prestación del servicio de policía a través de la sinergia y desarrollo de
tres (3) elementos: Unidad Misional, Cadena Logística y Sistemas de
Información, bajo un concepto innovador, con énfasis en la priorización
de recursos para la reposición, cobertura y crecimiento de los bienes
requeridos para el cumplimiento de la misión policial.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN Alcance

DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Aplica a todos los ámbitos de gestión institucional, alineado con los
componentes logísticos y financieros según la especialidad de la unidad
Y FINANCIEROS policial en los niveles estratégico, táctico y operacional.

DIRAF
1. Generalidades

En el contexto nacional, una situación de cesación del conflicto armado
exige que la Policía Nacional asuma nuevos retos; protección de recursos
naturales, fronteras, cuidado de la infraestructura, mejoramiento de
las condiciones de convivencia, seguridad y defender el respeto de los
acuerdos de paz. Es así que el Ministerio de Defensa Nacional estableció,
dentro del marco del Plan de Modernización y Transformación del Sector
Defensa, la iniciativa de sostenibilidad del gasto con la que busca garantizar
la adecuada financiación de la política de defensa y seguridad, así como la
proyección de las Fuerzas Militares y de Policía1.
1
Ministerio de Defensa “Política de defensa y seguridad para la nueva Colombia”.

El desarrollo de esta iniciativa tiene como objetivo establecer las directrices respuesta oportuna para enfrentar los nuevos desafíos en un escenario
encaminadas al fortalecimiento y sostenibilidad de las capacidades que ha sufrido diferentes cambios con respecto a los fenómenos
logísticas necesarias para prestar el servicio de Policía garantizando la criminales.
seguridad y convivencia ciudadana a través de la implementación de los
siguientes aspectos2: De ahí la necesidad del mando institucional de implementar
un modelo de administración que garantice la sostenibilidad
wwSostenibilidad del gasto institucional, para lo cual definió el objetivo estratégico R1
wwPlaneación basada en capacidades “Consolidar e implementar un modelo de administración
wwCosteo unitario de recursos logísticos y financieros que asegure su uso
wwCálculo de costo de ciclo de vida óptimo”.
wwProyecciones de gasto de personal y equipo
wwEficiencia en el gasto A continuación se presenta los lineamientos
wwPresupuestación por programas básicos para la implementación, consolidación
wwModelo de compras y mejora del modelo de administración de los
wwModelo de mantenimiento recursos logísticos y financieros para su uso
óptimo por parte de todas las unidades
De esta forma, la Policía Nacional está llamada a ser garante del óptimo policiales.
manejo de los recursos logísticos y financieros diseñando un modelo
de administración para gestionar de forma acertada los componentes
requeridos para el Servicio de Policía en los ámbitos de gestión en que
se desenvuelve la Institución; este reto se logrará a través de la sinergia
y sostenibilidad de tres (3) elementos: Unidad Misional, Cadena Logística
y Sistemas de Información, los cuales interactúan entre sí y buscan el
cumplimiento de la política del buen uso de los recursos, permitiendo la
optimización y la sostenibilidad institucional para el servicio de policía.
La Dirección Administrativa y Financiera, como responsable de la gestión

logística para el servicio de policía, se convierte en la piedra angular
para el logro de los nuevos retos institucionales, aunado a la escasez de
recursos que demanda a las instituciones generar nuevos mecanismos de
optimización de los bienes y servicios.
Asumir este reto es posible gracias a la articulación del plan estratégico

institucional 2015-2018 y la planeación presupuestal, a través de la
inclusión de conceptos modernos de la administración para la gestión y
el fortalecimiento de la cadena logística de la Policía Nacional, con el fin
de realizar el seguimiento y control de las adquisiciones y proyectos de
inversión frente a las capacidades actuales versus las requeridas, como
2
Ministerio de Defensa “Política de defensa y seguridad para la nueva Colombia”.

DIRAF
2. Conceptualización del modelo

¿Qué es administración?
Dada la complejidad de las actividades que realizan, las organizaciones
necesitan ser administradas, es decir, orientadas de forma racional con el
propósito de hacerlas competitivas, lo cual implica desarrollar actividades
de planeación, organización, dirección y control de las diferentes acciones3.
El proceso administrativo4, que tiene su origen en el enfoque de la adminis-

tración general de teóricos administrativos y más tarde se consolida con
el enfoque neoclásico, comprende el conocimiento, las herramientas y
técnicas del quehacer administrativo y hace referencia a los procesos de:
3
CHIAVENATO, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración.
4
BERNAL TORRES, César Augusto, Introducción a la administración de las
organizaciones.

Planeación:
Proceso mediante el cual
se definen los objetivos, se
fijan las estrategias y se
formulan programas con el
fin de integrar y coordinar las
actividades a desarrollar por
parte de la entidad.
Organización: Control:
Proceso que consiste en Proceso que consiste en
determinar las tareas que se retroalimentar, es decir, proveer
deben realizar para lograr lo a la organización de información
planeado, diseñar y especificar que indica cómo se está
actividades, crear estructura desempeñando y cuál es la
de la organización (quién dinámica del entorno en el que
rinde cuentas, a quién y dónde actúa, con el propósito de lograr
se toman las decisiones), sus objetivos de manera óptima.
establecer procedimientos y
asignar recursos. Es decir que a la vez que
se planea, se organiza, se
Dirección o ejecución: incorpora, se dirige y se controla
Consiste en la ejecución de en el ámbito corporativo (global
todas las fases del proceso para la compañía o empresa),
administrativo mediante la también se implementan estos
conducción y orientación de procesos (de planear, organizar,
los recursos, y el ejercicio del dirigir y controlar) en cada una
liderazgo. de estas áreas, en función (a
partir) de lo propuesto en el
ámbito corporativo.

Ámbitos y componentes
La Policía Nacional ha adoptado el concepto de recursos como el
conjunto de elementos adecuados para resolver una necesidad o
prestar un servicio, directamente asociados al logro de los resultados
y el cumplimento de la misión.
Sostener la capacidad disponible de estos recursos en cuanto

a su cantidad y calidad es el reto institucional, toda vez que
son limitados, escasos y tienen un ciclo de vida útil, lo que exige
establecer un principio de reposición como política institucional
para los bienes utilizados para el funcionamiento de los ámbitos de
gestión Misional, Educativo, Salud y Bienestar Social permitiendo
garantizar la “sostenibilidad” de los siguientes componentes
logísticos institucionales: Movilidad, Intendencia, Armamento, Tic
e Infraestructura, entre otros.

¿Cuáles son los ámbitos de gestión?
En el marco de la Gestión y Estructura de Procesos, la Policía Nacional
define ámbitos de gestión a través de los cuales analiza y desarrolla los
procesos y características de la Policía Nacional, determinando un ámbito
de gestión institucional, que cumple con la misionalidad policial, y tres
ámbitos subordinados que son: Educativo, Salud y Bienestar Social. Estos
ámbitos de gestión, enmarcados en el Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC), son parte fundamental del Sistema de Gestión Integral (SGI) de
la Institución, y están basados en la estructura del ciclo Planear-Hacer-
Verificar-Actuar (PHVA)5.
Dichos ámbitos establecen parámetros de seguimiento y medición

específicos en cada caso, definiendo previamente criterios estratégicos,
concretos, alineados y que aporten a los objetivos institucionales.
Misional Policial: el objetivo del ámbito de gestión misional policial a

cargo del Director General de la Policía Nacional es desarrollar la misión
encomendada por la Constitución Nacional, orientada a mantener las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades
públicas y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz.
Los grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de gestión son la

comunidad y el Estado. Corresponde a todas las Direcciones operativas y
grupos de la Policía Nacional que se encargan de ejercer la labor misional
de la Policía Nacional. Dirección de Seguridad Ciudadana, Dirección
de Carabineros y Seguridad Rural, Dirección de Protección y Servicios
Especializados, Dirección de Investigación Criminal e Interpol, Dirección
de Inteligencia Policial, Dirección de Tránsito y Transporte, Dirección
Antisecuestro y Extorsión y Dirección de Antinarcóticos.
5
RESOLUCIÓN N° 03392 DEL 30 DE JULIO DE 2015 HOJA N°. 28 CONTINUACIÓN DE
LA RESOLUCIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL DE LA POLICÍA NACIONAL.” A menos que se especifique lo contrario, la
sección de ámbitos de gestión es extractada del documento “Aspectos preliminares
hacia un sistema integrado de gestión: elementos de los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional (SGC- SGSYSO -SGA) para la
Policía Nacional de Colombia”, elaborado en 2013 bajo la coordinación del Grupo de
Procesos.

Educativo: el ámbito de gestión educativo, a cargo de la Dirección Nacional Bienestar Social. El ámbito de gestión de bienestar social de la Policía
de Escuelas (DINAE), se concibe como el direccionador de la formación Nacional comprende los Centros Vacacionales y Recreativos, los Centros
integral del talento humano de la Policía Nacional, a través del proyecto Sociales y los Colegios de la Policía Nacional.
educativo institucional, en cumplimiento de las funciones de docencia,
investigación (aplicada al servicio de policía) y proyección social con el Los Centros Vacacionales y Recreativos prestan los servicios de
fin de contar con personal policial competente, idóneo y sustentado en hospedaje, alimentos y bebidas, actividades culturales y sociales,
principios éticos. recreación dirigida y escenarios deportivos, a la comunidad policial,
ofrecidos con profesionalismo, amabilidad y actitud de servicio. Sus
Los principales grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de principales clientes son miembros de la comunidad policial afiliados:
gestión son: la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional, el personal activo (uniformado y no uniformado) y el personal en uso de buen
personal profesional de la Policía Nacional, los estudiantes de las Escuelas retiro, pensionados y sus beneficiarios.
de Policía, Auxiliares de Policía que prestan su servicio militar en la
Institución, los policías de otros países, el Ministerio de Defensa Nacional, Los Centros Sociales brindan servicios de hospedaje, recreación,
el Ministerio de Educación Nacional y las Secretarías de Educación deporte, cultura y eventos sociales a la comunidad policial afiliada y sus
correspondientes a la localización de las diferentes escuelas de la Policía beneficiarios de acuerdo con su categoría. Sus principales clientes son
Nacional y la comunidad en general. miembros de la comunidad policial afiliados a los centros sociales, sus
beneficiarios e invitados.
Salud: el objetivo del ámbito de gestión de salud a cargo de la Dirección de
Sanidad (DISAN), es contribuir a la calidad de vida de los usuarios de DISAN, La Policía Nacional cuenta con colegios que ofrecen el servicio de educación
satisfaciendo sus necesidades de salud a través de la administración y preescolar, básica y media y educación para el trabajo y desarrollo humano
prestación de servicios de salud integrales y efectivos. a los hijos en edad escolar del personal activo, pensionado o en uso de
buen retiro, afiliados a los servicios de la Dirección de Bienestar Social.
Los principales grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de
gestión son: los afiliados y beneficiarios del personal activo y del personal
con asignación de retiro de la Policía Nacional, así como aquellos miembros Finalmente, las unidades como la
de la comunidad en general que reciben servicios de urgencia vital. Dirección Administrativa y Financiera y
Oficinas Asesoras definen lineamientos
y suministran recursos para responder
de manera integral a los objetivos de
los procesos misionales que soportan
el servicio policial.

¿Cuáles son los componentes? En este contexto, se concibe como logística la integración de
procesos claves del negocio, que van desde la planificación de
la gestión hasta el control que proporcionan bienes, servicios e
La administración de los bienes en la Policía Nacional se encuentran información que agrega valor a los clientes internos y externos.
divididos de acuerdo con la especialidad en componentes logísticos y
financiero, que a su vez contienen subcomponentes, que integran los bienes
requeridos para la prestación del servicio de acuerdo a la misionalidad de
cada unidad policial. Movilidad
El objetivo principal es administrar la movilidad
para los diferentes ámbitos de gestión, a través
de la gestión del mantenimiento, estadístico y
A. LOGÍSTICO
control vehicular, combustible y coordinación
Movilidad Terrestre Fluvial Aérea Pasajes de vehículos para apoyar el servicio de
Policía. Está conformado por el equipo de
Armamento No letales Municiones Explosivos transporte terrestre (automóviles, camiones,
camionetas, ambulancias, montacargas,
Intendencia Dotación Enseres Papelería Medicamento
cama baja, buses, busetas, motocicletas y
Infraestructura Inmuebles Arriendos Terrenos S. Públicos bicicletas), aéreo (aeronaves de transporte
de carga y pasajeros), fluvial (lanchas
TIC Hardware Software y barcos) y pasajes (contratación
Semovientes Equinos Caninos terrestre y aérea realizada con empresas
transportadoras de personal).
B. FINANCIERO Presupuesto Contable Adquisiciones
Componente logístico
Está compuesto por seis (6) subcomponentes básicos para la prestación
del servicio policial:
wwMovilidad
wwArmamento
wwIntendencia
wwInfraestructura
wwTecnología de la información y las telecomunicaciones
wwSemovientes
Dentro de estos componentes en cada uno se desarrollan las actividades
de adquisición, recepción, entrega, seguimiento, control de bienes y
servicios para el apoyo efectivo a la prestación del servicio policial.

Armamento Intendencia
Administra el componente de armamento para El objetivo principal es administrar el
los diferentes ámbitos de gestión, a través de componente de intendencia para los diferentes
la adquisición, distribución, mantenimiento, ámbitos de gestión para apoyar el servicio de
estadística y control, para apoyar el servicio Policía. Está conformado por los siguientes
de Policía. Está conformado por los siguientes elementos:
elementos:
Armas Vestuario: son aquellos elementos como
Sistemas electroópticos uniformes, insignias, condecoraciones,
Gases y dispositivos de letalidad reducida distintivos, accesorios y prendas de vestir para
Equipos de protección personal el personal uniformado y no uniformado de la
Equipos y elementos personales (detectores Policía Nacional necesarios para la prestación
de metales, esposas metálicas, lanzador de esferas del servicio policial.
de tinta, fundas de extracción rápida
(interna y externa). Papelería: útiles de escritorio, elementos de
oficina, dibujo y papelería; insumos para equipos
de impresión y copiado; son aquellos elementos
adquiridos por la Institución para el desarrollo de
las actividades administrativas y operativas, que
soportan de manera efectiva la prestación del
servicio policial.
Raciones de campaña: alimentos procesados

de larga duración, que se complementan con
otros productos, para ser consumidos en
lugares donde no es posible tener acceso a una
alimentación tradicional.
Utensilios para uso doméstico o personal,

aseo y cafetería: elementos que se adquieren
para el mantenimiento y conservación de las
instalaciones policiales, así como el bienestar del
personal.
Elementos de alojamiento y campaña:

destinados al apoyo de las unidades operativas,
cuya ubicación geográfica limita las condiciones
de infraestructura necesarias para la prestación
del servicio policial.

Dentro del ámbito de sanidad se encuentran, entre otros,
los siguientes elementos: Tecnología
Equipos médicos: se entiende como aquel instrumento,
de la información
aparato, implemento, máquina, implante, reactivo in vitro
o calibrador, software, material u otro artículo similar para
y las telecomunicaciones
el diagnóstico, prevención, control y tratamiento o alivio de
una enfermedad. El objetivo es la administración de las Tecnologías de la
información y las comunicaciones en la Policía Nacional,
Medicamentos: compuesto artificial químicamente para su conservación, adquisición, compras, bajas,
creado por el ser humano con el objetivo de controlar o licenciamiento, capacitación, mantenimiento, manejo de
desaparecer los síntomas de una enfermedad. desechos eléctricos y electrónicos, acciones que deberán
seguir las unidades de Policía dentro de la gestión
ambiental, con la finalidad de prevenir y/o minimizar los
impactos que se pueden ocasionar, de acuerdo con sus
características, e incluye, entre otras, las operaciones de
generación y disposición final.
Infraestructura
El objetivo principal es administrar la infraestructura para los
diferentes ámbitos de gestión y el cumplimiento de los parámetros,
técnicos, ambientales, funcionales y legales requeridos, para que el
servicio de policía se desarrolle de manera permanente en todo el
territorio nacional.
Este componente incluye:
La proyección, adquisición y contratación
de las obras para la construcción de
instalaciones policiales en sus diferentes
ámbitos de gestión (misional, salud, bienestar
y educación), incluida la compra de terrenos
y su legalización.
Administración de los bienes inmuebles
de la Policía Nacional.
Mantenimiento de la infraestructura
en sus diferentes ámbitos de gestión.
Trámite de pago de servicios públicos de gas,
energía y acueducto.
Trámite del pago de impuestos y valorización
de los bienes inmuebles.

Semovientes Por lo anterior, los semovientes, equinos y
caninos son considerados semovientes y deben
Teniendo en cuenta la Ley 1774 del 6 de enero de 2016 ser incluidos como un componente especial del
"por medio de la cual se modifican el Código Civil, la Ley servicio policial.
84 de 1989, el Código Penal, el Código de Procedimiento
Penal y se dictan otras disposiciones", el Congreso de Este subcomponente se refiere a la administración
Colombia, decretó: de los semovientes equinos y caninos de la
Policía Nacional y tiene en cuenta los siguientes
“Artículo 1°. Objeto. Los animales como semovientes no son aspectos:
cosas, recibirán especial protección contra el sufrimiento y
el dolor, en especial, el causado directa o indirectamente por La adquisición de semovientes se
los humanos, por lo cual en la presente ley se tipifican como realiza a través de los recursos
punibles algunas conductas relacionadas con el maltrato a los asignados por la Institución o por
animales, y se establece un procedimiento sancionatorio de la empresa aseguradora con motivo
carácter policivo y judicial”. de la indemnización por el siniestro
o muerte de los semovientes
“Artículo 2°. Modifíquese el artículo 655 del Código Civil, así: asegurados, los cuales son repuestos
Artículo 655. Muebles. Muebles son las que pueden transportarse por un semoviente de igual o mejores
de un lugar a otro, sea moviéndose ellas a sí mismas como los características.
animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se
muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. Esta adquisición se ejecuta conforme
Exceptúense las que siendo muebles por naturaleza se reputan a las necesidades de semovientes
inmuebles por su destino, según el artículo 658”. para el servicio policial o
fortalecimiento de los programas de
“Parágrafo Reconózcase la calidad de semovientes reproducción tanto equinos como
a los animales”. caninos. La posibilidad de abrir un
portafolio de servicios médicos
veterinarios, reproductivos y de
asistencia técnica al cliente externo
establece la posibilidad de generar
un ingreso de recursos, que se
emplearían tanto en la adquisición
de semovientes, así como en su
sostenimiento, mismos en aras
de buscar autosostenibilidad del
componente.

La reproducción de semovientes, realizada en tres La optimización y sostenibilidad de los recursos
criaderos equinos y un criadero canino, propende la son esenciales para garantizar la cobertura y
producción de semovientes aptos para el servicio satisfacción de las necesidades en cuanto a
policial, lo cual demanda refrescar las líneas genéticas bienes de tecnología, equipos de armamento,
existentes, determinar una cantidad de semovientes movilidad, infraestructura, dotación, médicos,
a producir conforme al plan de reproducción, a las y los diferentes servicios son requeridos por la
necesidades de semovientes en servicio y semovientes Institución y para el servicio.
por adiestrar.
El adiestramiento de los semovientes se ejecuta

conforme a los semovientes adquiridos o criados
a nivel interno, dicho adiestramiento es totalmente
dependiente de la aptitud para el servicio. Es de anotar
que un aspecto determinante en este ítem es el manejo
de los semovientes no aptos, seniles, descartados
o discapacitados resultantes del procedimiento de
reproducción y del mismo adiestramiento, lo cual va
directamente relacionado con la atención médica
veterinaria.
La atención médica veterinaria es determinante de la

aptitud del semoviente y los caninos para el servicio;
sin embargo, está limitada a la capacidad instalada, el
ciclo de vida de los semovientes, la adecuada aplicación
del plan sanitario y nutricional, además de los índices
de morbimortalidad. La atención médico-veterinaria es
un filtro del modelo misional, ya que de su aplicación
depende el número de semovientes aptos para el
servicio6.
6 Metodología de optimización – DICAR-OFPLA.

Componente financiero
Administra en forma efectiva los recursos financieros de la Policía Nacional

garantizando la prestación del servicio de Policía en todo el territorio
nacional a través de la reposición, cobertura y crecimiento en materia de
bienes y servicios requeridos.
Presupuesto: consiste en las previsiones anuales de ingresos y gastos

de la Policía Nacional, y es la herramienta utilizada para ejecutar la
producción de servicios y adquisición de bienes que permiten satisfacer
las necesidades del cliente interno y externo, de acuerdo con el rol asignado
por el Estado en materia de seguridad.
Contable: registra los aspectos patrimoniales, económicos y financieros

de la Institución, son los informes los que dan a conocer la situación
económica, financiera y los cambios en un periodo determinado. Como
mecanismo de apoyo tecnológico se cuenta con el validador contable
que le permite al contador de cada unidad ejecutora de presupuesto
detectar inconsistencias de manera precisa y oportuna, minimizando la
posibilidad de error. Por medio de esta herramienta los análisis contables
presentan el diagnóstico general de la institución, convirtiéndose en la
base fundamental para la toma de decisiones del mando institucional.
Adquisiciones: la adquisición de bienes y servicios está reglamentada por

la Ley 80 de 1993, decretos reglamentarios y manual de contratación de
la Policía Nacional para las unidades policiales con delegación del gasto
y se desarrolla a través de la cadena logística en el segundo eslabón (ver
adquisiciones).

.
¿Qué es el modelo de administración?
El modelo de administración se encuentra fundado

sobre tres (3) elementos: Unidad Misional, Cadena
Logística, y Sistema de Información, los cuales
interactúan entre sí y buscan el cumplimiento de la
política del buen uso de los recursos, permiten la
optimización y la sostenibilidad institucional para el
servicio de policía.
Unidad
misional El planteamiento de un modelo de administración de recursos logísticos
y financieros en la Policía Nacional define la ruta para planificar, organizar,
direccionar y controlar las actividades requeridas para garantizar la
disponibilidad de los recursos necesarios para la eficiente prestación de los
servicios de policía, la optimización de estos recursos y la sostenibilidad
institucional.
Para el correcto funcionamiento de los elementos es necesaria la

identificación de variables, restricciones, objetivos, producto de
Sistema de
información Cadena la metodología de optimización, que se desarrollan a través de la
implementación de reglas de negocio.
logística
Estas reglas de negocio permiten que cada componente presupueste y
proyecte de manera adecuada los recursos necesarios para la eficiente
prestación del servicio que, integrado con los sistemas de información,
permiten la toma de decisiones y el control de los recursos logísticos y
financieros a nivel institucional.

Modelo de administración
de los recursos logísticos y financieros
ELEMENTOS
1. UNIDAD 1.1. Rediseño 1.2. Servicios 1.3. Reingeniería
administrativo y partes talento
DEL MODELO (3) MISIONAL interesadas humano
2. CADENA
LOGÍSTICA
2.2. Adquisiciones 2.1.3. Crecimiento 2.1.2. Cobertura 2.1.1. Reposición 2.1. Proyección
Metodología de optimización Reglas de negocio
3. INTEGRACIÓN
SISTEMAS DE
2.2.1. Programación
contractual
2.2.2. Gestión
de proveedores
2.3. Almacenamiento
y distribución
2.4. Control
de activos INFORMACIÓN
Política institucional buen uso y cuidado de bienes
Restricciones aplicativos Outsourcing Unificación entornos Optimización

de recursos y
Compras centralizadas Escuela Administrativa virtual Segmentación uniformes sostenibilidad
Desintegración de bienes Ahorros institucional
DIRAF
3. Elementos del modelo

El modelo de administración de los recursos logísticos y financieros,
está conformado por tres (3) elementos necesarios para garantizar la
sostenibilidad institucional y la optimización de recursos en los diferentes
ámbitos de gestión.
Unidad Cadena Sistema La integración de los elementos: Unidad Misional, Cadena

Misional Logística de Información Logística, y Sistema de Información7 en cumplimiento de
la política del buen uso de los recursos, permiten la optimización y la
sostenibilidad institucional para lograr un servicio de policía cada vez más
eficiente.
7 Elementos del Modelo de Administración de recursos logísticos y financieros Policía Nacional.

3.1 Unidad misional
“Es un conjunto de actividades desarrolladas por una empresa para la
prestación del servicio las cuales pueden establecer una estrategia común,
autónoma del resto, pero no totalmente independiente, con enfoque en
factores claves comunes para el éxito8”.
Para la estructuración de la unidad misional se deben identificar,

documentar e implementar, las siguientes tres (3) actividades:
Organización interna: la unidad policial debe organizarse a sí misma de

acuerdo con las unidades que requiere según la misionalidad, es decir,
graficar su propia estructura basada en las actividades de acuerdo con los
procesos. Es un resumen esquemático que evidencia la planificación del
servicio para el suministro y el abastecimiento, incorporando el concepto
de estrategia.
Servicios y partes interesadas: la unidad misional alineada al objetivo

del proceso a cargo debe identificar los servicios misionales y población
objeto generando valor agregado.
Talento Humano: el responsable de la unidad misional debe tener la
suficiente autonomía para tomar las decisiones estratégicas para distribuir,
ubicar y capacitar al talento humano necesarios en el funcionamiento de
la unidad. En esta etapa es necesario verificar el alcance del proceso con
el fin de establecer la pertinencia de la distribución de los cargos y perfiles
del personal y su correcta ubicación. Si es necesario se realizan traslados
internos para garantizar la cobertura y el cumplimiento del servicio policial.
El desarrollo de este elemento implica que la estructura organizacional de

alto nivel tenga definida los roles y funciones principales para soportar la
implementación y desarrollo de la gestión logística y financiera desde su
planeación hasta el último eslabón de la cadena.
Cada ámbito de gestión, según su especialidad, implementa la unidad

misional, incorporando los componentes logísticos y financieros,
lógicamente relacionados para definir la representación general de los
procesos y actividades.
A continuación se presentan algunos ejemplos de unidad misional de los

8 Menguzzato y Renau, 1991, p. 90.
componentes logísticos, cuyas actividades se despliegan a nivel nacional:

Unidad misional de Movilidad
Administra la movilidad para los diferentes ámbitos de gestión, a través de
la gestión del mantenimiento, estadístico y control vehicular, combustible y
coordinación de vehículos para apoyar el servicio de Policía.
Impuesto Siglas
Estadística
TIE Placas y control Mantenimiento
vehicular
Trámites Órdenes
de trabajo
Seguimiento
Bajas y control
Entradas
y salidas
Movilidad Facturación
$
Remesas
Seguros
Siniestro SOAT
Hojas de vida
Sistema
de Información
Combustible
Suministro
Distribución Seguimiento
contratos
Coordinación
Necesidades Innovación
de vehículos Facturación $
Adquisiciones

Unidad misional de Armamento
Administra el armamento para los diferentes ámbitos de gestión, a través
de la gestión del mantenimiento, estadístico y control de armamento, para
apoyar el Servicio de Policía.
1 Armamento
Mantenimiento Instrucciones
Electroópticos
Armamento Pruebas Fichas

técnicas
Adquisiciones Seguimiento
Innovación
2
contractual
Distribución Necesidades Salidas Bajas
Estadística
Almacenamiento
y control
de armamento Entradas Stock
Asignación Revistas
Hojas de vida

Unidad misional de Intendencia Está conformado por los elementos de intendencia y dotación (vestuario), los cuales
son desplegados a nivel nacional para su administración, para el caso de intendencia las
Administra el componente de intendencia para los diferentes ámbitos unidades de acuerdo con su especialidad integrarán otros elementos como para el caso de
de gestión para apoyar el servicio de Policía. la Dirección de Sanidad los equipos médicos, los medicamentos, entre otros, teniendo en
cuenta el mantenimiento y/o calibración requerida para su conservación.
Papelería y útiles
de escritorio
Elementos Proyecciones Seguimiento

de intendencia y control
Muebles
y enseres
Proyecciones Entrada
y salida
Seguimiento
Intendencia
Bajas
y control
Elementos
de dotación Proyecciones Adquisiciones Entradas Almacenamiento Distribución Salidas Disposición
final
Innovación
(vestuario)

Unidad misional de Infraestructura Con base en esta unidad misional, cada unidad policial con delegación del gasto y teniendo en
cuenta el despliegue del proceso de logística y abastecimiento debe verificar su organización
Administra la infraestructura para los diferentes ámbitos de gestión, a través interna, dejando claramente definidas las actividades que ejecuta y responsables de estas,
de la gestión de proyectos, mantenimiento y bienes inmuebles para apoyar teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el manual logístico y procedimientos
el servicio de Policía. estandarizados para la realización de los servicios que se generan en la unidad.
Plan maestro
infraestructura Legalización
Necesidades priorizadas
Comités
Proyectos
1 2 Documentos Tipos de Ficha técnica
propios y
Internos Externos Innovación Bienes legalización legalización
no propios
Seguimiento
inmuebles propios Gestión
y no propios
Seguimiento Posventas
contractual
Servicios públicos
Impuestos
propios y no propios
Infraestructura
Avalúos
Actualización
estados contables
3
Mantenimiento Plan de
mantenimiento Diagnóstico
Seguimiento
Seguimiento Posventas
Necesidades contractual
priorizadas Priorización
Paquetes
técnicos Ejecución

Reposición
3.2 Cadena logística Cobertura
Crecimiento
La cadena logística está conformada por los procesos involucrados de
manera directa o indirecta en la acción de satisfacer las necesidades de
un cliente; se aplica en materia policial para proveer los bienes y servicios
externos requeridos en los diferentes componentes logísticos y ámbitos
de gestión institucionales con el fin de lograr la eficiente prestación del
servicio policial.
1
La gestión de la cadena logística policial inicia con las Proyecciones
- Planeación de la Demanda donde la unidad misional establece el
Metodología
presupuesto necesario para garantizar el funcionamiento, utilizando la
metodología de optimización y aplicando las reglas del negocio para la
de optimización
planeación de la demanda y proyección del plan de necesidades.
2
Adquisiciones, inicia con el plan adquisiciones (aprobado por OFPLA) y
la programación contractual (aprobado por el ordenador del gasto) para
contratar los bienes y servicios a través de los mecanismos contractuales
legales vigentes.
Reglas
3
Almacenamiento y distribución de los bienes para el servicio policial, debe de negocio
estar programado según las líneas de tiempo contractual para garantizar la
entrega oportuna de los bienes al servicio según los planes de distribución
aprobados por el ordenador del gasto.
4
Control de activos, refleja la contabilización, mantenimiento y disposición
final de acuerdo al ciclo de vida útil para asegurar el permanente suministro
de elementos en buenas condiciones para el servicio policial, dando
aplicación a la política institucional de buen uso y cuidado de los bienes.
Es importante que la interacción se realice de manera permanente y

continua, evitando la ruptura en alguno de sus eslabones, toda vez que al no
cumplir esta secuencia la unidad policial afecta el suministro de los bienes
y servicios requeridos para la prestación del servicio policial, afectando de
manera directa el bienestar y satisfacción de los policiales.

3.2.1 Proyecciones - planeación
de la demanda
Es el eslabón inicial de la cadena, implica la presupuestación de las

necesidades de la unidad misional, es decir, el presupuesto necesario
para garantizar el funcionamiento, utilizando la metodología de
optimización y aplicando las reglas del negocio para la consolidación del
plan de necesidades. Este eslabón es clave para la optimización de los
componentes con el fin de disminuir y controlar la variabilidad generada Objetivos específicos:
en un escenario de futuro incierto.
wwUnificar estándares para los diferentes componentes de acuerdo con
Para iniciar las proyecciones es necesario conocer la aplicabilidad de su unidad misional.
las reglas de negocio que para la Policía Nacional se constituyen en ww Aplicar el concepto de Costo del Ciclo de Vida teniendo en cuenta que
restricciones explícitas para el funcionamiento de la cadena logística la capacidad sostenible depende de la integración equilibrada de (3)
que garantizan una adecuada ejecución de acuerdo con la estrategia tres componentes: personal, inversión y alistamiento.
institucional. ww Revisar y organizar cifras, datos y hechos alrededor de cada uno de
los componentes.
Las reglas se construyen sobre datos, cifras y hechos fundamentados ww Identificar y evaluar las capacidades policiales.
en el conocimiento de la unidad misional, tratan sobre las prácticas de la ww Articular la estrategia con la programación presupuestal.
gestión y gobierno de la unidad misional; por lo tanto, son motivadas por
las metas y los objetivos y deben ser formuladas, validadas y gestionadas
por los expertos de cada componente.
Ejemplo: Adquisición del equipo automotor CAI–MNVCC

La metodología de optimización9 tiene como objetivo general plantear un para el 2D, se tiene establecida como regla de
problema de optimización a través de la definición de variables que definen
la solución como son:
negocio la siguiente relación matemática:
wwRestricciones son aquellas limitaciones impuestas que interfieren en

el logro de los objetivos del componente.
ww Variables de decisión son todos aquellos aspectos asociados al
problema que permiten describirlo y también tomar decisiones
encaminadas a lograr su solución. 1 camioneta Pick-up 1vehículo VPM 3 motocicletas
por cada 5
ww Función objetivo es la ecuación que será optimizada dadas las
cuadrantes
restricciones determinadas y con variables que necesitan ser
minimizadas o maximizadas. 3 motos x 1 cuadrante = Fórmula matemática motos
1 vehículo x 5 cuadrantes = Fórmula matemática vehículos
9 Metodología de Optimización Oficina de Planeación de la Policía Nacional.

En este contexto, el responsable de la unidad debe establecer las Con el fin de plantear la demanda de la movilidad por reposición, se es-
necesidades de recursos para satisfacer la demanda existente, es decir, tablece como criterio inicial la totalidad actual del equipo automotor de
identificar los bienes con los que cuenta en la actualidad, los que se deben la Policía Nacional para este ejemplo, en el año 1 es un total de 44.916
reponer o que estén próximos a cumplir el ciclo de vida útil y los bienes vehículos, los cuales se deben mantener en el tiempo en servicio a partir
necesarios para cubrir el 100% de la demanda en la unidad policial, lo que del año 1 hasta años posteriores. En la figura siguiente se muestra la pro-
permite consolidar el ideal-real, bajo los siguientes principios: yección de reposición de vehículos hasta el año 4; sin embargo, el modelo
permite considerar que esta cantidad de vehículos se debería mantener
después del año 4 hasta el año X que se quiera proyectar.
3.2.1.1 Reposición
Cada año se genera la necesidad de reponer cierta cantidad de vehículos,
Corresponde a los componentes logísticos que se requieren reemplazar de acuerdo con el tiempo de vida útil, suponiendo que la regla de negocio
para que la Institución logre sostener su servicio durante el tiempo; es para los automóviles es de diez (10) años y de las motocicletas cinco
decir, reponer y abastecer exactamente los elementos que cumplen su (5) años; por lo tanto, para lograr el mantenimiento de la operación del
ciclo de vida útil para prestar el servicio de policía. componente actual en el año 1 se debe reponer 9.995 de vehículos, para el
1
año 2, 3.604 vehículos y así sucesivamente cada año; esto puede variar de
En el caso de los activos de consumo, es funcionamiento de la operación y acuerdo con los recursos asignados por el presupuesto nacional y otras
no reposición, toda vez que estos bienes son suministrados para el servicio fuentes de financiación.
y son indispensables para que los activos fijos se puedan maniobrar; por
ejemplo, el combustible y mantenimiento preventivo y correctivo requerido
para el funcionamiento del equipo automotor.
Sostenibilidad en el servicio de movilidad

Reposición
44.916 44.916 44.916 44.916 18,940
vehículos vehículos vehículos vehículos vehículos
$9.995 8.962 3.337 1.654 2.739

$2.418
$7.692 1.033 267 405 533
$255.391 $71.389 $65.490 $104.786

$84.973
$170.417

Si se logra suplir estas necesidades en el año 1 no se tendría alguna
3.2.1.2 Cobertura otra necesidad de cobertura en los siguientes años; por el contrario, si
no se logra adquirir esta cantidad de vehículos sería preciso distribuir
Se determinan el inventario actual que existe en la unidad y el ideal para la necesidad en las demás vigencias hasta llegar a obtener la cantidad
lograr abarcar la totalidad del servicio de policía; es decir, los bienes ideal de automotores, en este caso 42.369, para llegar al total 100% de la
requeridos para llegar al 100%. La cobertura está dada entre la diferencia cobertura.
de lo ideal y el inventario actual.
Con la planeación de estas necesidades se establecen parámetros para
Como la cantidad de vehículos que existen actualmente en la Policía determinar que es posible que en las próximas vigencias únicamente se
Nacional no cubre en su totalidad las necesidades para la prestación óptima logre satisfacer las necesidades de reposición y no las de cobertura. Si
del servicio, es necesario plantear en términos de cobertura cuál sería la actualmente se quisieran satisfacer las necesidades en cuanto a equipo
necesidad de equipo automotor para cubrir el 100% de la demanda; en automotor en su totalidad, se tendría que efectuar la suma de los vehículos
este ejemplo, se muestra la cantidad de vehículos necesarios para lograr a reponer más los vehículos que se requieren por cobertura.
el ideal del componente automotor; por consiguiente, se debe determinar
2
el número de automotores para cubrir el ciento por ciento del servicio a
nivel nacional.
Inventario automotor
Cobertura
$169.038 $240.427 $234.528 $273.824 42.369
vehículos vehículos vehículos vehículos vehículos
7.728 11.065 9.382 10.467
8.351 623 890 1.028 1.187

3.2.1.3 Crecimiento de crecimiento en los tiempos correspondientes, se amplía la necesidad de
cobertura en la adquisición de componente automotor.
Se refiere a las necesidades como producto del diseño de nuevos o A partir de la implementación de este modelo, se pueden proyectar las
ampliación de servicios, proyectos o programas institucionales para necesidades para la demanda del funcionamiento de la operación de estos
lo cual se debe prever los recursos necesarios de soporte logístico, sin vehículos que se encuentran en servicio, para la asignación presupuestal en
afectar las existencias actuales de la unidad. Por ejemplo, antes de crear materia de combustible, mantenimiento preventivo, correctivo y de seguros.
un nuevo CAI la unidad debe contar con los recursos requeridos para la
puesta en marcha del nuevo servicio. Lo anterior permite la consolidación de las acciones encaminadas a
cuantificar monetariamente los recursos logísticos, necesarios para
El crecimiento corresponde a considerar la necesidad del componente de cumplir con los programas establecidos en un determinado periodo
acuerdo con la proporción del incremento institucional, el cual es determinado presentando el anteproyecto de presupuesto y el plan de necesidades para
por las políticas institucionales; por lo tanto, no es objeto de una apreciación la siguiente vigencia.
exacta; sin embargo, si se requiere tener la cantidad de vehículos que se
3
necesitan de acuerdo al crecimiento institucional, se tiene parametrizada la Dentro de las proyecciones se generan las variables matemáticas para
cantidad de motocicletas y automóviles que son necesarios para la creación cada componente, con el fin de proyectar las adquisiciones que permite la
de un cuadrante urbano o rural. De no ser posible suplir las necesidades sostenibilidad institucional.
Crecimiento institucional
Crecimiento
5 cuadrantes 5 cuadrantes 5 cuadrantes 5 cuadrantes
(urbano) (urbano) (urbano) (urbano)
15 15 9.382 10.467
8.351 1 1 1.028 1.187

ÁMBITOS DE GESTIÓN Cifras en millones de pesos
$ 8.787.467* Misional Salud Educación Bienestar Total

3.2.1.4 Costeo de la unidad misional
1.215.787 725.143 84.166 65.362 2.090.458
Dentro del marco del Plan de Modernización y Transformación del

Sector Defensa, la iniciativa de sostenibilidad del gasto, el concepto de
presupuestación por programas, se define como una técnica empleada
por el sector público, la cual permite costear los bienes y servicios que
adquiere el gobierno para el cumplimiento de sus funciones, combinando
los recursos disponibles en el futuro10.
386.993 4.975 5.547 208 397.723

Teniendo en cuenta la definición de este concepto, la Policía Nacional en
cada unidad misional requiere elaborar una estimación por componente
para la operación policial. El costeo tiene que formularse y expresarse
en una forma tal que permita a cada uno de los funcionarios conocer
el presupuesto necesario para el funcionamiento y la sostenibilidad de 18.468 40 18.508
su unidad misional por cada componente en términos de reposición,
Componentes
cobertura y crecimiento como una verdadera guía de acción que elimine o
minimice la necesidad de decisiones improvisadas.
Para el costeo, las unidades misionales deberán reflejar sus necesidades

en una matriz por cada unidad y en el formato de plan de necesidades. 285.131 699.241 41.640 37.052 1.063.064
436.438 18.543 34.659 26.186 515.826
85.373 2.384 1.711 1.916 91.384
6. Semovientes
Caninos Equinos 3.384 569 3.953
10
http://luisbonillaforo.blogspot.es/1287165739/el-presupuesto-por-programas-
concepto-y-fases/
Talento Humano $5.614.766 Transferencias $ 1.139.799
*Apropiación bloqueada $170.106 pesos
Ejemplo presupuesto de la vigencia 2016.
Reglas de Negocio A continuación se presentan algunas reglas de negocio básicas para el
correcto funcionamiento del componente de movilidad, intendencia y
Cada unidad misional requiere el costeo por componente para la operación armamento de la Policía Nacional:
policial de tal forma que permita conocer el presupuesto necesario para el
funcionamiento y la sostenibilidad de la unidad, en términos de reposición,
cobertura y crecimiento como una verdadera guía de acción que elimine o 1 Estructuración de kits para la dotación de intendencia.
minimice la necesidad de decisiones improvisadas en las adquisiciones y
mantenimiento de los bienes.
2 Restricciones para la entrega de elementos en la herramienta SIFAC.
Reposición: corresponde a los elementos logísticos que se requieren
reemplazar por cumplir el ciclo de vida útil para prestar el servicio de Centralización en la adquisición de llantas, dotación civil, mantenimiento
policía.
3 de vehículos jurisdicción Bogotá.
Cobertura: los bienes requeridos para llegar al 100%, dado entre la Estandarización del consumo de la munición de instrucción policial
diferencia de lo ideal y el inventario actual. 4 en el PSI.
Crecimiento: necesidades de nuevos servicios, proyectos o programas

5 Implementación del dual kit para el MNVCC.
institucionales.
Implementación de reglas de negocio en el consumo de
Este ejercicio requiere de reglas por componente que permitan realizar 6 combustibles.
proyecciones acertadas de los recursos logísticos y financieros requeridos
para el servicio en todos los ámbitos de gestión (misional, sanidad, 7 Optimización vida útil de los sistemas electrópticos
educación y bienestar) frente a las capacidades actuales. Estas reglas de
negocio, alineadas con la política institucional, permiten tomar decisiones
en los componentes logísticos.
8 Gestión de baja de vehículos por desintegración.
9 Diseño de variables para priorizar el mantenimiento de las instalaciones.
10 Unificación de entornos administrativos.
Implementación de cursos virtuales sobre administración logística

11 y financiera.
12 Estandarización de ítems de papelería y útiles de escritorio.
Estandarización de elementos de cafetería y adquisición de

13 productos de aseo sostenibles ambientalmente para el complejo
DIPON.

Reglas componente
movilidad
Distribución del equipo automotor
de la Policía Nacional
La asignación del equipo automotor obedecerá a la cantidad de

automotores existentes en cada unidad policial de acuerdo al cargo
y no al grado; el personal que no se encuentre dentro de la tabla de
asignación por cargos no tendrá equipo automotor asignado.
El equipo automotor que registre novedades como sobrantes dentro

de las unidades, de manera inmediata deberá ser redistribuido en
las unidades misionales que figuren con necesidades de cobertura,
de lo contrario, el Grupo de Movilidad de la DIRAF asignará el
equipo automotor a otras unidades policiales a nivel nacional.
Para las asignaciones del equipo automotor nuevo, se realizará

mediante el resultado de la administración de las reglas de negocio
y producto de la planeación de la demanda (ideal, asignado,
cobertura y reposición). La planeación de la demanda, es decir, las
proyecciones de necesidades de cada unidad deben solicitarse de
acuerdo al Modelo de Administración de Recursos Logísticos y
Financieros.

Los señores comandantes de unidad policial son directamente
Zona de pendiente baja, el ancho
responsables del buen uso y cuidado de los bienes dando cumplimiento a
Zona de pendiente es baja, el de las vías principales está
las políticas instituciones; asimismo, deben informar de manera inmediata
ancho de las principales vías alrededor de 2 metros, el tipo de
la adquisición de equipo automotor por otras fuentes de financiación
es mayor a 2 metros, las vías estas es intermedio, es decir, no
(donación, comodato, convenios, entre otros) lo anterior con el fin de no
se encuentran pavimentadas están totalmente pavimentadas
interferir con la planeación de las necesidades.
en su mayoría y su estado es pero tampoco completamente
regular, el tráfico es alto, y el destapadas, su estado regular y el
En la gestión de recursos con otras fuentes de financiación, los señores
clima es templado, cálido o tráfico de vehículos por estas vías
comandantes de unidad deberán plantear las necesidades conforme las
frío, de características secas es intermedio, y el clima es salino y
especificaciones técnicas establecidas desde el nivel central y de acuerdo
o muy baja humedad en el
n a ti p húmedo al tiempo.
con los resultados del modelo de administración.
Zo
1
o
ambiente.
Asignación por cargo: la asignación del componente estará sujeta al
cargo y función desempeñada dentro de la misionalidad del servicio.
Cargo del personal: la razón de ser del cargo a ejercer según criterios para
la asignación de la cantidad y tipo de vehículo acorde con el mismo. n a ti p
Zo
2
o
Activad de policía: de acuerdo a la función que cumple cada funcionario n a ti p
Zo
3
o
se establecen parámetros para asignar el equipo automotor en cantidad
y tipo, dependiendo de la zona topográfica en la que desempeñe su labor.
Zona geográfica: la asignación de la movilidad tendrá en cuenta la

clasificación de zona topográfica establecida.
Zona topográfica: se clasifican en cuatro (4) zonas topográficas en donde n a ti p

Zonas del territorio
Zo
4
o
se definen las clases de vehículos más apropiados para las labores de
nacional que presentan
movilidad al servicio policial, así:
vías con pendientes muy
pronunciadas, el ancho
de aproximadamente
2 metros, el tipo de vía
completamente destapada
o sin pavimentar y/o en
malas condiciones, el Zonas que se caracterizan por tener pendientes
tráfico vehicular es bajo, elevadas, incluso superiores a los 26 metros, con vías
clima templado, cálido o frío angostas y destapadas o en mal estado. Se tiene
de características secas o poco tráfico con una gran incidencia de ríos y mares;
muy baja humedad en resumen todas las características son críticas
en el ambiente. para la movilización.

Clasificación de vehículos
Ambulancia, Autobalanceo, Automóvil sedan,

ZONA automóvil taxi, Cai Móvil, Laboratorio móvil,
TIPO 1 Montacargas, Tractocamión, Tractomula, Tractor,
Tráiler, carro de golf, moto.
Bus, Buseta, Carrotanque de agua, Carrotanque

ZONA de combustible, Grúa cama baja, Grúa tipo pluma,
TIPO 2 Microbús, Tanqueta transporte de persona, Tanqueta
transporte de agua, Volqueta.
Camión de estacas, Camión furgón, Camioneta

ZONA S.W, Camioneta de estacas, Camioneta furgón,
Camioneta pick 4x2 cabina doble, Camioneta
TIPO 3 pick 4x2 cabina sencilla, Camioneta pick 4x4
cabina sencilla, Camioneta pick 4x4 cabina doble,
cuatrimotor, Motocicleta, Panel, Vehículo Policial
Multipropósito, Campero.
ZONA
TIPO 4 Utilitario, Bote, Bote inflable, lancha de río, lancha de
mar, motocicleta náutica.

Nivel de riesgo
El nivel de riesgo determina dentro del modelo, la clasificación de
probabilidades de ocurrencia de hechos que dificulten el cumplimiento
de la misionalidad policial como atentados o presencia de grupos
delincuenciales o limitantes para el desplazamiento del personal por la
ubicación geográfica de la unidad; por lo anterior, el nivel riesgo se clasifica
en tres niveles así:
Bajo: nivel de riesgo en donde es posible movilizarse por medio

de equipo automotor terrestre; en consecuencia, se asigna el
componente de acuerdo a la especialidad y topografía del
terreno en un 100%.
Medio: nivel de riesgo en donde es posible movilizarse en

equipo automotor terrestre solo para traslados de personal, la
asignación de equipo automotor se efectúa en un 50%.

Alto o crítico: nivel de riesgo que debido al orden público no

permite la movilización en equipo automotor terrestre, por tal
motivo es restringido y no se le asignará equipo automotor.
Mantenimiento del Equipo Automotor
Mantenimiento preventivo: todo tipo de actividad que se realiza antes de

que ocurra una falla para evitar que suceda, disminuir sus efectos, limitar
su desarrollo, evitar o disminuir el daño. Es una actividad normalmente Suministro de Combustible: te-
programada y está contenida en las tablas de mantenimiento de las casas niendo en cuenta las diversas
fabricantes de cada una de las marcas de los vehículos. tareas que cumple el compo-
nente automotor en apoyo a la
Mantenimiento correctivo: actividad que se realiza después de que ha misionalidad, se regula el sumi-
ocurrido una falla para corregir sus efectos, disminuir el daño, reparar el nistro a través de las tablas de
equipo y volverlo a su condición de funcionamiento normal. Puede ser eje- suministro de combustible don-
cutado de emergencia, en forma inmediata, porque se requiere poner en de se encuentran segmentados
marcha el vehículo o puede ejecutarse más tarde en forma programada los vehículos que cumplen fun-
en los casos que el mismo puede seguir funcionando a pesar de la falla. ciones administrativas, operati-
vas, de dirección y comando.

Reglas Componente
Armamento
El suministro de municiones y explosivos de los cursos especializados que

por su misionalidad reciben apoyo logístico de convenios de otras nacio-
nes, el abastecimiento de estos elementos no se realizará por parte de la
Policía Nacional, mientras estos acuerdos se encuentren vigentes.
La dotación de armamento, municiones, explosivos, equipo antimotín y

armas no letales, establecidas en el presente documento como ideal para
la prestación del servicio e instrucción de los funcionarios de la Policía
Nacional, estará supeditada a la disponibilidad de los elementos en la
Dirección Administrativa y Financiera y adjudicación presupuestal de la
Nación para la adquisición de estos elementos.
El consumo en instrucción de municiones, explosivos y elementos no le-

tales, establecidos en el presente documento para el personal profesional,
se dotará una sola vez por vigencia y se realizará de acuerdo al perfil de
arma a utilizar, de igual forma estará sujeto a disponibilidad de los elemen-
tos y asignación presupuestal para su adquisición.
La asignación de municiones, explosivos y elementos no letales, para ins-

trucción en los diferentes cursos y seminarios avalados por la Dirección
Nacional de Escuelas, se dotará una sola vez durante la duración del even-
to académico, de igual forma estará sujeto a disponibilidad de los elemen-
tos y asignación presupuestal para su adquisición.

Chaleco de protección balística: se dotará un chaleco de protección
balística nivel IIIA por cada tres funcionarios de policía. Nivel de riesgo
Pistola servicio de policía: la pistola es concebida como el arma principal Topografía
para el servicio de policía y como tal debe ser dotada en todas las unidades
policiales, articulada con otros accesorios como la funda de extracción
rápida, tres (3) proveedores, y la munición calibre 9x19 mm, propia de la
Especialidad
estandarización de calibre de la OTAN munición calibre 9mm y cuarenta y
cinco cartuchos por cada arma de servicio. Género
Fusil: la dotación de los fusiles está determinada teniendo como criterios
fundamentales las siguientes premisas suministrada por la Dirección de
Vida útil
Inteligencia Policial, así:
Fusiles de precisión: son armas largas concebidas para lograr impactos

con alta precisión a gran distancia.
wwFusil: enfocados a grupos de operaciones

especiales, su cantidad será determinada
teniendo en cuenta los siguientes criterios:
»» Ámbito de aplicación
»» Número de armas vs. cantidad de personal entrenado
»» Entrenamiento
»» Propósito táctico
Munición Match o de precisión: Se contempla como carga básica de acuerdo al

arma en uso, así:
wwFusil calibre .50: Carga básica 100 cartuchos
wwFusil calibre 5.56mm: Carga básica 200 cartuchos

Ametralladora: como arma de acompañamiento, las ametralladoras en Escopetas: La escopeta es un arma completamente polivalente, de uso
el ámbito institucional están orientadas a la ejecución de operaciones policial ampliamente extendido a nivel internacional; su versatilidad se
rurales y especiales, además la defensa de poblaciones, demandando basa en la capacidad de emplear una gran variedad de municiones para
para su operación, personal calificado e idóneo. distintos propósitos tácticos, de uso letal y de letalidad reducida y utilizada
en los vehículos policiales multipropósitos VPM.
wwAmetralladora: cada ametralladora debe estar dotada con 2.000
cartuchos eslabonados en estaciones fijas de Policía. wwMunición calibre 12mm: cada escopeta debe estar dotada con 15
ww Para patrullas móviles: 1200 cartuchos por ametralladora. cartuchos.
Lanzadores de granadas de 40 mm: son armas de apoyo que permiten el

lanzamiento de granadas de baja velocidad, con múltiples configuraciones
(fragmentación, incendiarias, de humo, de iluminación, entre otras), según
cometidos o necesidades tácticas.
wwLanzador de granadas de tiro único y de tiro múltiple: la dotación de

lazadores de tiro único, será de acuerdo a los siguientes criterios:
»» Nivel de riesgo unidad o propósito táctico
»» Cantidad de personal
Granadas de 40mm: 18 granadas por cada lanzador. Para patrullas

móviles 6 granadas por cada lanzador.
Morteros de 60mm: puede considerarse como un arma de apoyo, es

un segmento minoritario en la institución, con capacidad de emplear
granadas de fragmentación, así como de iluminación, humo u otras según
sea necesario.
Granadas calibre 60mm: 20granadas por cada mortero.
Dispositivos de control eléctrico: se trata de dispositivos con capacidad

de generación de impulsos eléctricos controlados, a través de filamentos
de cobre, conectados a su vez a un par de dardos, impulsados por gas
comprimido, durante un lapso de tiempo corto (entre 5 y 30 segundos).
Este tipo de dispositivos constituyen un recurso interesante para el uso
gradual de la fuerza, definiendo una opción intermedia en el uso progresivo
y legítimo de la fuerza, evitando el empleo de armas de fuego, si la situación
así lo amerita.

Reglas Componente Segmento Dotación Civil Personal Uniformado
Intendencia Este segmento se encuentra conformado por el personal que labora en

la Dirección de Investigación Criminal e Interpol, Dirección de Inteligencia
Policial, Dirección Antisecuestro y Antiextorsión, Dirección de Protección
Elementos de vestuario y Servicios Especiales en el Área de Protección a Personas y personal
que cumple labores de inteligencia e investigación criminal de las demás
En el componente de intendencia se establecieron segmentos poblacionales Direcciones (nivel central y descentralizado); de igual forma, el personal
para efectos de asignación de la dotación según variables de clima, género, declarado no apto para el servicio con reubicación laboral, quienes
especialidad, unidad y de acuerdo al presupuesto asignado para este rubro; por concepto de junta médica se estipule de manera taxativa en las
cada segmento se entregará con sus respectivos accesorios al personal. A recomendaciones la restricción del porte y uso del uniforme.
continuación se relacionan algunos de los segmentos establecidos:
Segmento Uniforme de Asistencia N°4.
Se encuentra conformado por el personal uniformado de la Policía Nacional

que desarrolla actividades de vigilancia en áreas urbanas y rurales en los Segmento Dotación Civil Personal No Uniformado
pisos térmicos templados, fríos y cálidos; hacen parte de este segmento
personal profesional, Auxiliares Bachilleres de Policía, Estudiantes para Se encuentra conformado por el personal No Uniformado a nivel nacional
Patrullero, Cadetes y Alféreces. que le asiste el derecho de acuerdo a lo establecido en la Ley 70 de
1988 y el Decreto 1978 de 1989; se realiza la entrega de dotación anual
(3 dotaciones) teniendo en cuenta la naturaleza, tipo de función que
Segmento Uniforme de Fatiga N°5. desempeña el trabajador y factor climático.
Se encuentra conformado por el personal profesional uniformado de la

Institución en zonas urbanas y rurales que porten armamento de largo
alcance para el cumplimiento de labores operativas.
Segmento Uniforme Formal N°3
Segmento Uniforme de Carabinero. Este segmento se encuentra conformado por el personal profesional
(Oficiales, Suboficiales, Miembros del Nivel Ejecutivo, Patrulleros y Agentes
Se encuentra conformado por el personal profesional uniformado de la de la Policía Nacional) y Estudiantes de las Escuelas de Formación.
Policía Nacional perteneciente a la especialidad de Carabineros y Guías
Caninos para el cumplimiento de servicio de patrullaje urbano y rural, en
labores relacionadas con el adiestramiento y mantenimiento de equinos
o caninos y personal adscrito a la Dirección de Carabineros y Seguridad
Rural que desempeñe funciones administrativas, así como el personal que
desarrolle sus labores de manera exclusiva como gestores de participación
ciudadana.

Segmento Uniforme Social N°2 condición pecuniaria, en razón que la adquisición de vestuario se hace de
manera global para todo el personal y bajo ningún evento el Ministerio de
Este segmento se encuentra conformado por el personal de Oficiales, Hacienda y Crédito Público designa dineros de forma individual para cada
Miembros del Nivel Ejecutivo, Suboficiales (a partir del grado de Intendente integrante de la Institución.
y Sargento Segundo, respectivamente); el uniforme y sus accesorios serán
dotados por única vez en la trayectoria institucional. El Cordón de Gala Oficial Ayudante debe ser asignado al cargo, no al
funcionario, por hacer parte de los elementos reasignables que trata el
Para los Oficiales en sus respectivos ascensos se entregará así: a Oficial Manual Logístico de la Policía Nacional; el Cordón de Academia y Distintivo
General “Brigadier General” (bastón de gala, bastón de servicio, espada, de Academia Superior ASPOL, se entrega una vez el Oficial es titulado de
charreteras, presillas de gala, cinturón de gala, cordón de gala, dragona Academia Superior, no durante el desarrollo de la misma.
de gala, tiro dorado, kepis, guerrera blanca con bota cuello y bota manga y
uniforme de gala con bota cuello y bota manga). A Oficial Superior “grado Será responsabilidad del Almacenista de Intendencia de la unidad, realizar
Mayor” (sable, charreteras y presillas de gala); Oficial Subalterno “grado la gestión correspondiente para remesar hacia la unidad correspondiente
Subteniente” (sable, dragona, caponas, presillas, cinturón de gala, kepis, o al Almacén General de Vestuario, la dotación del personal que haya sido
uniforme de ceremonia y camisa de ceremonia). trasladado de sus unidades.
Para los Miembros del Nivel Ejecutivo, Suboficiales (a partir del grado de
Intendente y Sargento Segundo, respectivamente) se entregará sable,
dragona, tiro, kepis, uniforme de ceremonia y camisa de ceremonia).
Con el propósito de realizar una entrega eficiente, los señores Directores,

Comandantes de Departamento, Policías Metropolitanas y Escuelas de
Formación, deberán desarrollar las estrategias necesarias para que todo
el personal adscrito a sus unidades realicen la actualización de las tallas
a través del Portal de Servicios Internos (PSI) durante el primer trimestre
de cada vigencia.
Se exceptúan de las reglas de negocio, el personal del Cuerpo de Generales,

quienes por necesidades del servicio deben utilizar todos los uniformes
institucionales.
La dotación de vestuario es adquirida exclusivamente para cada vigencia,

con destinación única al personal (activo) que desarrolla el servicio policial
en cada una de sus especialidades por lo cual no es acumulable.
Las partidas anuales de vestuario son de carácter administrativo para

ejercer trazabilidad en los sistemas informáticos, mas no simbolizan

Elementos de papelería
Teniendo en cuenta que es propósito del Gobierno Nacional tener una ges-
tión pública efectiva, eficiente y eficaz, y que mediante la implementación de
la política denominada “Cero Papel” la cual consiste en la sustitución de los
flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, susten-
tados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomuni-
caciones, es importante que las unidades propendan por la disminución en
el consumo de papel, haciendo un uso eficiente y apropiando de las herra-
mientas tecnológicas con los cuales cuenta la Institución con el compromi-
so de reducir el consumo, contribuyendo a la eficiencia administrativa.
El valor máximo por asignar a cada una de las unidades, se determina

según siguientes variables:
wwConsumo promedio histórico

wwTalento humano
wwCobertura del servicio
wwDependencias policiales a su cargo
Teniendo en cuenta las anteriores variables se asignará el presupuesto de las
Oficinas Asesoras, Regionales de Policía, Direcciones y sus dependencias.

3.2.2 Adquisiciones
La adquisición de bienes y servicios está reglamentada por la Ley 80 de 1993,

decretos reglamentarios y manual de contratación de la Policía Nacional
para las unidades policiales con delegación del gasto; esta adquisición se
realiza con base en la Resolución de distribución interna de presupuesto
que da lugar al plan anual de adquisiciones y la programación contractual.
Esta es elaborada en coordinación con los dueños de las necesidades,
estableciendo las fechas en las que se deben iniciar los procesos para
garantizar la entrega de los bienes oportunamente, teniendo en cuenta
los tiempos estipulados para cada proceso contractual de acuerdo con la
modalidad y capacidad operativa de los grupos contractuales.
Gestión de proveedores: la norma ISO 9001 establece que "la

organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función de
su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de
la organización. Deben establecerse criterios para la selección, evaluación
y reevaluación, así”11:
wwPlanear: selección de proveedores y definición de características a

medir de los productos ofrecidos por el proveedor.
ww Hacer: evaluación del sistema de gestión de calidad del proveedor y
evaluación del desempeño del proveedor.
Programación y seguimiento contractual: es el procedimiento de ww Verificar: Seguimiento a los planes de acción derivados de las
agrupación de los bienes y servicios relacionados en el Plan Anual de evaluaciones.
Adquisiciones, de acuerdo a su especialidad, fechas en que se requiere ww Actuar: Administración de la información del proveedor y toma de
adquirir, los plazos de ejecución y modalidad de contratación, previa decisiones.
verificación de las metas de ejecución presupuestal establecidas para la
unidad. Esta programación deberá ser realizada con la participación de los
jefes de Planeación de las unidades (con y sin delegación del gasto), jefe 11
M. F. HERRERA UMAÑA y J. C. OSORIO GÓMEZ. “Modelo para la gestión de proveedores
de contratos y dueños de las necesidades. utilizando AHP difuso”. Estudios Gerenciales. No. 99, abril – junio. 2006, p. 69.

La gestión de proveedores es un elemento vital en la implementación del
modelo, sobre todo si se considera que a partir de la calidad de las entradas
se puede garantizar la calidad de los bienes y servicios. Es por ello que se
hace necesario que los responsables de la unidad misional, con el Grupo
de Control de Calidad, identifiquen previamente posibles proveedores que
puedan cumplir con los requerimientos, así como la búsqueda de nuevos
proveedores y productos complementarios y sustitutos. En este aspecto
la investigación y la innovación son nuevas oportunidades que generan
mejoras en las adquisiciones de bienes y servicios que regularmente
adquiere la Institución.
Por otra parte, el grupo de seguimiento contractual y los supervisores

de contratos deben establecer sistemas de retroalimentación mediante
los cuales los proveedores les comuniquen con anticipación las entregas
que puedan presentar incumplimientos, lo cual deberá generar acciones
inmediatas que contrarresten estas situaciones y presentar los informes
necesarios para realizar el seguimiento a la ejecución del contrato.
La gestión de proveedores, a través de la permanente investigación de

mercados, genera alianzas estratégicas que permiten el desarrollo de
nuevos productos acordes a las necesidades institucionales, garantizando
la innovación permanente y el cumplimiento de los requisitos de calidad
establecidos en las diferentes especificaciones técnicas; determinando la
periodicidad y momentos de compra para lograr oportunidad en la entrega
de los bienes y servicios a adquirir.

Los responsables de cada unidad misional deben garantizar que en el
momento de efectuar las adquisiciones de los bienes o servicios requeridos,
los posibles proveedores cumplan con los requisitos de normatividad
vigente en materia contractual.

3.2.3 Almacenamiento y distribución
Lo constituye el almacenamiento y la distribución de las adquisiciones
realizadas que, en el escenario del modelo de administración, corresponde
a la satisfacción de las necesidades proyectadas en cuanto a reposición,
cobertura y crecimiento, según corresponda por cada unidad, bajo
condiciones controladas de acuerdo con el tipo de bien, estableciendo los
stocks de inventarios requeridos y planificando previamente su entrega
a las diferentes unidades que lo requieran, estableciendo el método
de entrega y medios logísticos requeridos desde la proyección de la
adquisición.
De acuerdo con la especialidad de cada componente logístico se deben

llevar a cabo análisis estadísticos periódicos de los consumos, con el fin de
recomendar acciones para la toma de decisiones que permitan optimizar
los recursos.
Es de anotar que este elemento de la cadena logística requiere la

efectividad de la programación contractual, de tal forma que se garantice
la oportunidad para el servicio policial con base en las líneas de tiempo de
la etapa contractual.
3.2.4 Control de activos
Refleja la contabilización, mantenimiento y disposición final de acuerdo al

ciclo de vida útil para asegurar el permanente suministro de elementos en
buenas condiciones para el servicio policial, dando aplicación a la política
institucional de buen uso y cuidado de los bienes.
La “Política institucional del buen uso y cuidado de los bienes” tiene como
objetivo la optimización y el manejo eficiente de los recursos financieros
y logísticos, que bajo conceptos de racionalización, transparencia y
efectividad, logre el apoyo y soporte ideal para el cumplimiento de las
funciones misionales de la institución y el mejoramiento del servicio de
policía.

Control de Activos
Para cumplir los objetivos y lineamientos establecidos en los procesos
Puntos de control Logísticos y Financieros se determinaron unos puntos de control en
documentos como manuales, guías y procedimientos que permiten
Los puntos de control tienen como finalidad garantizar la efectividad en realizar seguimiento a la ejecución de las actividades estandarizadas,
la ejecución de los procesos, son uno de los principios del control más con el fin de que se tomen las acciones por parte de los responsables,
importantes que focalizan la atención a aquellos factores críticos para corrigiendo las desviaciones que se puedan presentar durante la ejecución
evaluar el desempeño de los procedimientos. de los mismos.

La Dirección Administrativa y Financiera con el fin de facilitar a los
responsables de administrar recursos logísticos y financieros, mecanismos
Proceso adquirir bienes
que garanticen el logro de resultados y la efectividad esperada, diseñó listas y servicios
de chequeo que contienen controles de carácter estratégico, operativo,
periodicidad de aplicación o seguimiento y responsables, que permiten
dejar evidencia de su ejecución y acciones tomadas. Contratos
A continuación se relacionan algunos puntos de control a tener en cuenta, así:
Verificar la programación contractual en coordinación con los dueños de

las necesidades, planeación y asesoría jurídica.
1
2
Determinar los
valores a solicitar Tener en cuenta Seguimiento a la programación contractual para garantizar la entrega opor-
por devolución de los actos tuna de los estudios previos e iniciación de los procesos contractuales.
IVA de las escuelas administrativos
de formación y que establezcan
capacitación, teniendo los costos de los
en cuenta pagos servicios para el Verificar que la publicidad de los documentos en el SECOP se realice con
realizados de acuerdo recaudo de los
con el calendario
oportunidad (dentro de los tres (3) días, una vez expedido el documento)
ingresos.
3
tributario. y con la calidad requerida, dando cumplimiento a los requisitos legales y
con las firmas requeridas, incluyendo el revisado del Asesor Jurídico de la
unidad.
Realizar seguimiento
y análisis mensual a la
ejecución presupuestal,
presentando los informes
a las dependencias
involucradas por concepto
del gasto y realizando
las recomendaciones
al ordenador
del gasto.

Infraestructura
4
Verificar que se publique en la página web de las unidades los contratos
suscritos y documentos soportes en forma escaneada, debidamente nu-
1
merados y organizados, dando cumplimiento a la política de cero papel y
3
procedimiento “Elaboración, ejecución y liquidación de contratos”.
5
Verificar que en los contratos suscri-
Verificar que los comités evaluadores entreguen la declaración de que no tos de obra se entregue por parte del
tienen ningún tipo de vinculación con los oferentes, ni con sus familiares proveedor el cronograma de ejecu- Verificar que en el mes de agosto, se
debidamente firmada (Resolución 1336 del 04/04/16). ción, revisarlo y hacerle seguimiento realice Acta con los listados de los in-
al grado de avance, dejando eviden- muebles priorizados, inmuebles en mal
cia de lo actuado. estado, inmuebles por intervenir con
6 2
otras fuentes de financiación e inmue-
La designación de supervisores debe realizarse en funcionarios con la bles ocupados que no tienen soporte
idoneidad requerida, de acuerdo al tipo de bienes y/o servicios por contratar. documental para su mantenimiento y
se diligencie la matriz de priorización
técnica de bienes inmuebles.
7
Asegurar que la intervención a edi-
Verificar la notificación a los supervisores de contratos y/o convenios y ficaciones, no esté financiada con
que se realice entrega cuando se generen cambios o vacaciones del res- recursos de la Policía Nacional y a la
ponsable en la unidad policial. vez por otras fuentes de financiación.
8
Verificar que los informes de supervisión entregados sean diligenciados en
forma correcta, de acuerdo con lo establecido en el formato 2BS-FR-0019
o formatos establecidos para los casos de supervisión de obra o de inter-
ventoría (2BS-FR-0025- 2BS-FR-0026).
9 Verificar que lo facturado por los proveedores, corresponda a lo estableci-

do en las cláusulas contractuales.
10
Realizar control sobre los convenios, verificando con la dependencia de
planeación de la unidad ejecutora si los convenios cuentan con los infor-
mes de supervisión, de acuerdo con los datos disponibles en el SICONI.

Seguimiento y control a la ejecución de
los contratos de obra y mantenimiento,
4
presentando informes al ordenador del
gasto en los formatos establecidos, re-
lacionando los porcentajes de avances
reales de la obra y fotografías que lo
evidencien (antes, durante y después).
Realizar revistas semestrales al estado

de las obras entregadas en los últimos
5
cinco años, para verificar novedades
presentadas y establecer si es necesa-
rio hacer efectiva las pólizas vigentes
de estabilidad, realizando requerimien-
to a la unidad ordenadora del gasto
para que realice los trámites pertinen-
tes (contar con listado de las obras en-
tregadas en los últimos cinco años).
Verificar que se reciba la totalidad de
6
las facturas de los servicios públicos
domiciliarios por cancelar con recur-
sos propios por cada inmueble, confor-
me al listado de bienes inmuebles de
la unidad.
7
Verificar el pago oportuno del impues-
to predial y/o contribuciones a nivel na-
cional, por medio de la implementación
efectiva del aplicativo SIBIN en los mó-
dulos respectivos.

Proceso Logística
y Abastecimiento
Verificar que el personal de la unidad asignado como responsables de los
1 procedimientos de movilidad cuenten con las competencias requeridas,
capacitaciones (curso virtual movilidad, conocimiento de procedimientos,
formatos, controles) y que se garantice la continuidad en el cargo.
Realizar la toma física al 100% de los bienes en bodega y en servicio de la

2 unidad, esta toma física debe corresponder a la verificación física del total
de los activos con los que cuenta la unidad. (Una vez al año).
Verificar que se realicen revistas selectivas de las existencias en el almacén

3 (es) o la bodega (s), en el formato 1LA-FR-0132 y se realice seguimiento a
las novedades encontradas.
Verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa vigente para

4 dar de baja los bienes (Concepto técnico declarando material inservible u
obsoleto y documentos de disposición final de acuerdo a lo establecido en
el procedimiento y el Manual Logístico) y que se realice en forma oportuna.
Custodiar y verificar los elementos asignados al Armerillo de la unidad

5 (Registros en los libros y/o sistema electrónico de control, hoja de vida del
arma, sistema de información o aplicativos adoptados para el control de
los bienes).
Verificar que los vehículos se encuentren legalizados y creados en la

6 aplicación WEB SIGEA, que se encuentren asegurados y que la solicitud
para el trámite por siniestralidad cumpla con los documentos exigidos.
Verificar que los comparendos electrónicos generados en la unidad a los

7 vehículos policiales, sean cancelados o gestionados por los responsables
en forma oportuna (dentro del mes).
Verificar que el responsable de movilidad de la unidad en forma trimestral,

8 realice al 100% de los vehículos las revistas para verificar cumplimiento
de requisitos y que producto del resultado se deje el registro en el formato
“Revista Física” 1LA-FR-0007 y se generen las acciones correspondientes
y seguimiento para subsanarlas.
WHO WE ARE? WHAT WE DO?
Verificar el buen estado de los dispositivos electrónicos y que estos se

encuentren ubicados (pegados, remachados, etc.) en los vehículos, 15
evitando que los mismos sean utilizados en vehículos distintos a los de la
institución.
Realizar verificación cuando el suministro es por planilla, del consumo vs.

Verificar que las reglas de negocio establecidas para la asignación de kilometraje en equipo automotor (tiempo real verificar odómetro). 16
9 vehículos a las unidades, se esté cumpliendo, dejando evidencia de la
verificación realizada y acciones tomadas por la unidad.
Actualización del SIGEA, con información consumo de combustible
Verificar a través de muestreos mensuales, que el SIGEA se encuentra vehículos, con recursos de presupuesto nacional y otras fuentes de
17
10 actualizado con la información de los vehículos que evidencie la trazabilidad, financiación.
desde la entrada a inventarios y todas las novedades generadas mientras
dure la vida útil.
Verificar que el suministro de combustible a vehículos, corresponda a
Verificar y llevar la estadística sobre los vehículos que más ingresan vehículos cuyos conductores no estén en vacaciones.
18
11 a mantenimiento correctivo en la unidad, cuantificando los costos y de
acuerdo a resultados realizar análisis para la toma de decisiones.
Realizar seguimiento selectivo al 10% del equipo automotor, para verificar
que el consumo esté acorde a los galones suministrados, de acuerdo al 19
Verificar que todos los vehículos que están asignados a la unidad cuentan tipo, característica y kilometraje recorrido (teniendo en cuenta la regla de
12 con el mantenimiento requerido. negocio).
Verificar que se presenten oportunamente los estudios previos para la Verificar que las unidades que cuentan con vehículos de sistema dual
13 contratación de mantenimiento y suministro de combustible y garantizar (GNV/gasolina) hayan contratado este tipo de combustible (GNV); en los 20
la continuidad del servicio. sitios donde no sea posible el suministro de combustible (GNV), estos
vehículos deben ser redistribuidos en unidades donde se pueda suministrar
Vehículos que no poseen el dispositivo electrónico, se presente la planilla este tipo combustible, previa coordinación con el Grupo de Movilidad de la
14 de control al suministro de combustible a vehículos de la Policía Nacional Dirección Administrativa y Financiera, quien autorizará la redistribución de
y que estén ingresados y actualizados en la aplicación WEB SIGEA. los mismos, atendiendo las políticas de austeridad en el gasto, teniendo
Que no se les suministre combustible a vehículos que estén para baja, en cuenta que estos fueron adquiridos con el propósito de optimizar los
fuera de servicio y en mantenimiento correctivo. recursos.
Para las unidades que cuentan con proponentes que ofrecen el sistema de Realización análisis costo/beneficio, para la autorización del mante-
21 I-BUTTON, verificar que en la contratación este servicio se haya incluido, nimiento, cuando el costo sea significativo y supere el ciclo de vida útil 30
teniendo en cuenta que no se aceptará planillas en las regiones donde se (criterios formato autorización mantenimiento análisis costo/beneficio).
ofrezca este servicio.
Llevar control sobre el tiempo que dura el equipo automotor en El responsable de la unidad, del plan de mantenimiento y calibración de
22 mantenimiento y verificar que esté de acuerdo con lo pactado en las equipos, verifica que se realicen los mantenimientos y/o calibraciones o 31
cláusulas contractuales. verificaciones en las fechas programadas y se actualicen las hojas de vida.
Para el caso de baja del equipo automotor de la Policía Nacional, se
Verificar cuando se vaya a autorizar los mantenimientos, que el equipo deberán diligenciar los formatos inventario para el peritaje de vehículos/
23 automotor no se encuentre dentro de las garantías suministradas por el motocicletas (según el caso) propuesto para dar de baja, y formato informe
proveedor y si es así, hacer uso de las mismas mientras estén vigentes. pericial para el equipo automotor.
Llevar control sobre los vehículos que se encuentren con garantías con Para dar de baja los bienes, revisar que se dé cumplimiento a las normas
24 el fin de que lleven a cabo los mantenimientos preventivos establecidos ambientales, de acuerdo al tipo de bien y cumplimiento a los requisitos 32
(listado de vehículos con garantía vigente). establecidos en el Manual Logístico.
Para el caso de mantenimiento de vehículos, verificar que el diagnóstico Verificar en la facturación presentada para el cobro del mantenimiento,
25 realizado tenga en cuenta la verificación de los vehículos en servicio, los que los precios cobrados coincidan con lo establecido en el contrato y que 33
que están para baja de acuerdo a estado y ciclo de vida, cuáles requieren sea coincidente con los servicios autorizados en las órdenes de trabajo.
mantenimiento correctivo y con qué fuentes de financiación se cuenta.
Se cuente con plan de mantenimiento de equipo automotor aprobado al

26 inicio de la vigencia y se realice seguimiento a la ejecución del mismo.
Verificar en la facturación de los mantenimientos, que los valores coincidan

27 con los establecidos en el contrato y que no se cobre el IVA a repuestos
que se encuentran exentos.
Verificar que el contratista cuente con lugares debidamente señalizados o

28 rotulados para el almacenamiento transitorio de los repuestos cambiados,
llantas, desechos de lubricantes o solventes, materiales utilizados u otros
residuos generados como producto del mantenimiento realizado. Para el
caso de residuos peligrosos que cuente con los permisos correspondientes
(almacenamiento, transporte y disposición de estos residuos). Si la
empresa presta el servicio de lavado de automotores debe contar con el
permiso correspondiente.
Realizar, a través de muestreo, la verificación del mantenimiento del vehículo

29 vs. orden de trabajo, de acuerdo con la facturación presentada (conductor-
jefe conductor y/o verificación inspección)-(jefe administrativo).
3.3 Sistema de información
La información hoy más que nunca cobra valor vital para las organizaciones,
un manejo adecuado de este activo logra asegurar su vigencia a través
de procesos de autogestión e innovación frente a los resultados que esta
presenta.
En la actualidad la Institución cuenta con catorce (14) sistemas de

información administrativos y logísticos que funcionan de forma paralela,
llevando a ambientes virtuales los procedimientos asociados a los
procesos misionales que la Dirección Administrativa y Financiera lidera,
sin otro fin distinto que proveer todos los bienes y servicios que necesita
la Institución para cumplir con su misión.
La fuente primaria está en los usuarios funcionales quienes identifican de

primera mano las necesidades administrativas para lograr gobernar de
forma acertada la información que moviliza la toma de decisiones relativas
a los factores de Movilidad, Armamento, Intendencia, Infraestructura
y su relación con el Sistema de Administración de Talento Humano
(SIATH) y los Sistemas de Información Financiera y Logística del
Ministerio de Hacienda y Ministerio de Defensa (SIATH, SILOG).
La integración de los sistemas de información es necesaria

para lograr migrar la información atomizada en múltiples
estructuras de datos, en una sola que posea todos los
registros que hoy día se gestionan de forma individual, esto
permitirá la implementación de una herramienta de negocio
empresarial que, soportada en una estructura única y
ordenada de datos, facilite la generación de esquemas
visuales ordenados, orientados a la formulación de
estrategias que evalúen el resultado de las decisiones
tomadas y formulen tendencias.
DIRAF
4. Nivel de despliegue
El Modelo de administración de los recursos logísticos y financieros
debe desarrollarse y gestionarse en los niveles actuales de la Institución:
estratégico, táctico y operacional.
Nivel estratégico: conformado por la Dirección General, Nivel táctico: se encuentran las direcciones y oficinas
Subdirección General, tiene como rol fundamental trazar asesoras las cuales son responsables de recomendar
el horizonte estratégico de la Institución, definir cuál es lineamientos y políticas para la operacionalización de
el futuro ideal y adelantar las gestiones necesarias para los objetivos del nivel estratégico y el despliegue a las
cumplirlo. unidades desconcentradas, según corresponda.
Nivel operativo: están las regiones, metropolitanas,

departamentos, escuelas de Policía y demás unidades
cuyo rol principal es la ejecución de los objetivos
definidos en el modelo, atendiendo las directrices
impartidas por el nivel táctico.
Nivel táctico
4.1 Roles y responsabilidades
Actualiza el modelo de administración de los recursos logísticos y
financieros, teniendo en cuenta los cambios generados en el sistema
Nivel estratégico de gestión integral, procesos, unidades misionales, estrategias de
optimización, estructura organizacional, buenas prácticas administrativas
Adopta y realiza las estrategias necesarias que permitan el despliegue y otras que se consideren que deben hacer parte del mismo.
del modelo de administración de los recursos logísticos y financieros en
la Institución, teniendo en cuenta el esquema de Gestión Estratégica de Determina, actualiza y estandariza el ciclo de vida de los diferentes bienes
la Policía Nacional. que conforman los componentes, con el fin de contar con información
actualizada para la planeación de la demanda en términos de reposición.
Define las iniciativas estratégicas que deben seguir las direcciones,
regiones, metropolitanas y departamentos para la construcción de Evalúa los sistemas de información, verificando la actualización por parte
planes, programas o proyectos que permitan operacionalizar el de los responsables y realizando análisis de las variables de información,
modelo propuesto, a fin de garantizar la optimización de recursos y la recomendando acciones de mejora al mando institucional para la toma
sostenibilidad institucional. de decisiones.
Define la estrategia para realizar la socialización y garantizar la

apropiación por parte de las unidades policiales.
La unidad consolida la información de las adquisiciones a nivel nacional,

según la especialidad de los bienes y verificando la existencia de
especificaciones técnicas estandarizadas y aplicación de reglas de
negocio.
Nivel operacional
De acuerdo a lineamientos emitidos en el modelo de administración de
recursos logísticos y financieros, socializar al personal y aplicarlos en la
ejecución de los procesos a cargo, teniendo en cuenta la delegación de
actividades para el desarrollo a través de planes de acción o directivas
institucionales.
wwDiligenciando anualmente el Formato de Planeación de la Demanda,

insumo necesario para elaborar el plan de necesidades de la unidad,
de acuerdo a lineamientos y fechas establecidas por la Oficina de
Planeación.
ww Actualizando permanentemente los sistemas de información a
cargo por cada uno de los componentes, verificando la confiabilidad,
integridad y disponibilidad de la información para el nivel central.
ww Garantizando oportunidad y calidad en el suministro de bienes y Las adquisiciones que se realicen por otras fuentes de financiación deben
servicios aplicando los lineamientos establecidos en el modelo de realizarse con base en las especificaciones técnicas emitidas por cada
administración. componente y estrategias de optimización, previo aval de la unidad
ww Identifica e incluiye las otras fuentes de financiación de la unidad especializada.
para realizar las proyecciones para cada componente.
Los ordenadores de gasto de las unidades policiales tienen la
responsabilidad de implementar, mantener y mejorar el modelo de
administración, teniendo en cuenta las buenas prácticas administrativas
e innovación tecnológica para garantizar la optimización de los recursos y
sostenibilidad institucional.
Redes
de apoyo
Capacitación
DINAMIZADORES
Regionalización
Efectividad: expresa de manera cuantitativa o cualitativa el porcentaje de
Referencia documental satisfacción de las necesidades, requerimientos o expectativas del grupo
social objetivo o cliente respecto al servicio o producto ofrecido, además de
Manual Logístico de la Policía Nacional. establecer la generación de valor agregado a la ciudadanía o la comunidad
a partir de un plan, programa o proyecto implementado en pos de concebir
1DS-MA-0002 - Manual del Sistema de Gestión Integral.
un cambio deseado (Impacto).
1DE-GU-0001 - Guía Metodológica para la Formulación y Gestión de la
Estrategia Institucional. Eficacia: corresponde a la capacidad de alcanzar el resultado esperado tras
la realización de una actividad o tarea contenida en un periodo de tiempo
1DS-MA-002 Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional
planteado.
Directiva Administrativa Transitoria No. 022 DIPON-DIRAF de fecha 15
Eficiencia: consiste en el uso racional y adecuado de los recursos financieros
abril de 2016 “Lineamientos para la Implementación de Administración de
o logísticos asignados para alcanzar un objetivo predeterminado y se logra
los Recursos Logísticos y Financieros para la Policía Nacional”.
al mejorar la relación: valor agregado-producto.
Glosario Funcionamiento: refiere a la ejecución de la función propia que despliega

una persona o en su defecto una máquina, en orden a la concreción de una
Administración estratégica: conjunto de decisiones y acciones directivas que tarea, actividad o trabajo, de manera satisfactoria.
determine el rendimiento a largo plazo de una empresa.
Modelo: representación de un objeto o situación real.
Cadena de valor: la suma de los beneficios que el cliente percibe y recibe Optimización: se refiere a la forma de mejorar alguna acción o trabajo
menos los costos percibidos por él al adquirir y usar un producto o servicio. realizado, esto nos da a entender que la optimización de recursos es
buscar la forma de mejorar el recurso de una empresa para que esta tenga
Cobertura: el efecto de cubrir, o llenar algo total o parcialmente; para efectos
mejores resultados, mayor eficiencia o mejor eficacia.
del modelo la cobertura se refiere a tener el ideal de recursos para cada
componente en un 100%. Procedimiento: es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una
actividad crítica de un proceso; establece la descripción para realizarlas, la
Crecimiento: designar el aumento de tamaño, cantidad o en importancia asignación de responsabilidad en su ejecución, documentos de entrada y
que ha adquirido, asumido, algo, alguien o alguna cuestión, es decir, la salida, puntos de control, documentos asociados y su marco legal.
palabra puede aplicarse a personas, cosas o situaciones. En el modelo de
administración el crecimiento se da cuando se proyecta la demanda para Reposición: acción y efecto de reponer.
nuevas necesidades institucionales.
Reglas de negocio: se constituyen en restricciones explícitas para el
Cadena logística: es el canal de movimiento de los materiales a lo largo del funcionamiento de la cadena logística que garantizan una adecuada
proceso industrial desde su origen o fuente de aprovisionamiento hasta el ejecución de acuerdo a la estrategia institucional.
consumidor final o cliente. Segmentos: define los diferentes grupos de personas u organizaciones a la
cual una empresa apunta a alcanzar y servir.
Decisión: es una determinación o resolución que se toma sobre una
determinada cosa. Por lo general la decisión supone un comienzo o poner Sostenible: que se puede mantener durante largo tiempo sin agotar los
fin a una situación; es decir, impone un cambio de estado. recursos, se refiere a algo que está en condiciones de conservarse o
reproducirse por sus propias características, sin necesidad de intervención
Desempeño: resultado final de las actividades; resultados reales de un o apoyo externo. El término puede aplicarse sobre diversas cuestiones:
proceso de gestión estratégica. métodos productivos y procesos económicos.
www.policia.gov.co - 01 8000 910 600
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Optimizando los recursos logísticos y financieros de la Polícia
Nacional, para garantizar la sostenibilidad del servicio policial.
1983-2016

Modelo de Los Recursos Logísticos y Financieros

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Modelo de Los Recursos Logísticos y Financieros

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POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Optimizando los recursos logísticos

Para la elaboración de este material fueron fundamentales los aportes

4 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 5

Un modelo de administración Su ámbito de aplicación se extiende a los niveles de gestión misional,

6 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 7

MODELO DE ADMINISTRACIÓN Alcance

Y FINANCIEROS policial en los niveles estratégico, táctico y operacional.

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La Dirección Administrativa y Financiera, como responsable de la gestión

Asumir este reto es posible gracias a la articulación del plan estratégico

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2. Conceptualización del modelo

El proceso administrativo4, que tiene su origen en el enfoque de la adminis-

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Sostener la capacidad disponible de estos recursos en cuanto

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Dichos ámbitos establecen parámetros de seguimiento y medición

Misional Policial: el objetivo del ámbito de gestión misional policial a

Los grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de gestión son la

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Raciones de campaña: alimentos procesados

Utensilios para uso doméstico o personal,

Elementos de alojamiento y campaña:

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El adiestramiento de los semovientes se ejecuta

La atención médica veterinaria es determinante de la

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Administra en forma efectiva los recursos financieros de la Policía Nacional

Presupuesto: consiste en las previsiones anuales de ingresos y gastos

Contable: registra los aspectos patrimoniales, económicos y financieros

Adquisiciones: la adquisición de bienes y servicios está reglamentada por

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¿Qué es el modelo de administración?

El modelo de administración se encuentra fundado

Para el correcto funcionamiento de los elementos es necesaria la

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Metodología de optimización Reglas de negocio

Restricciones aplicativos Outsourcing Unificación entornos Optimización

3. Elementos del modelo

Unidad Cadena Sistema La integración de los elementos: Unidad Misional, Cadena

7 Elementos del Modelo de Administración de recursos logísticos y financieros Policía Nacional.

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Para la estructuración de la unidad misional se deben identificar,

Organización interna: la unidad policial debe organizarse a sí misma de

Servicios y partes interesadas: la unidad misional alineada al objetivo

El desarrollo de este elemento implica que la estructura organizacional de

Cada ámbito de gestión, según su especialidad, implementa la unidad

A continuación se presentan algunos ejemplos de unidad misional de los

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Armamento Pruebas Fichas

Distribución Necesidades Salidas Bajas

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Elementos Proyecciones Seguimiento

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