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Agencias y Sucursales

CAPITULO V I I

AGENCIAS Y SUCURSALES

7.1. DEFINICIONES

Con el propósito de aumentar el volumen de ventas en un área geográfica determinada


y mantener un contacto más estrecho con los clientes, muchas empresas operan por
medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son más que tiendas o extensiones de
la empresa ubicadas en lugares estratégicos de venta.

Agencia
Es un vendedor local cuya acción es de intermediario entre empresa y e l público
colocando pedidos y remitiéndolos a la casa central, sin tener autonomía.

Sucursal
Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios,
coloca y cobra sus propios pedidos.

Casa Central
Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal.
Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una
Sucursal en determinado territorio.

Cuentas Recíprocas
Son todas aquellas cuentas en las que se agrupan o registran las operaciones entre
empresas, en este caso entre la Sucursal y la Casa Central o entre diferentes
Sucursales, por ejemplo:

En Casa Central En Sucursal


Mercaderías Enviadas a Sucursal Mercaderías Recibidas de Casa Central
Remesas Enviadas a Sucursal Remesas Recibidas de Casa Central
Remesas Recibidas de Sucursal Remesas Enviadas a Casa Central
Sucursal Cuenta Corriente Casa central Cuenta Corriente

Los saldos de estas cuentas deben ser iguales en ambas empresas.

Combinación de Estados Financieros


Combinar estados financieros significa presentar la información contable de dos
empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y el Balance
General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado financiero
para las dos empresas.

Para efectuar la combinación de ambos estados financieros, debe previamente


prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas recíprocas entre
ambas. Esto con el objetivo de presentar la información real y no estados financieros de
conjunto engañoso o fuera de la realidad.

7.2. DIFERENCIAS
Aunque el objetivo de las agencias y sucursales es el mismo, incrementar las ventas,
existen diferencias entre ellas: Por lo general, la agencia actúa simplemente como
vendedor local en determinado territorio obteniendo pedidos y enviándolos a la casa
matriz; la casa matriz autoriza el crédito y se encarga de la cobranza.

La sucursal, disfruta de mayor autonomía administrativa recibiendo la mayor parte de


sus existencias de la casa matriz y efectuando sus propias ventas. Así la sucursal es un
establecimiento independiente, sujeto a la dirección de sus planes por la casa matriz y a
las instrucciones de la misma.

A continuación se incluye un cuadro de las diferencias entre agencia y sucursal

AGENCIA SUCURSAL
Función de intermediaria entre la Es una tienda independiente con cierta
empresa y el público. autonomía (Empresa en pequeño)

Tiene muestras y no maneja inven- Tiene sus propios inventarios.


tarios.

No despacha productos. Despacha productos

No lleva su contabilidad únicamen- Lleva su contabilidad.


te maneja fondo fijo.

No autoriza créditos ni realiza co- Autoriza sus propios créditos.


branza.

No tiene cuentas propias para cu- Tiene cuentas bancarias propias para
brir sus gastos. cubrir sus gastos.

7.3. CONTABILIZACION
La contabilización de las operaciones con las agencias dependerá de sí se quiere o no
determinar los resultados de la misma, por parte de la Casa Matriz.

Ejemplo
Cuando se quiere determinar la ganancia de la Agencia:
La Empresa “Exito” tiene una agencia en Escuintla y las operaciones con la misma
durante el mes de enero de 1998 son:

a) La casa central envía muestras a la agencia con un costo de Q5,000.00

b) La casa central envía a la agencia un cheque por valor de Q3,000.00 para establecer
un fondo fijo.

c) La agencia notifica a la casa central que recibió un pedido por Q15,000.00.

d) La casa central autoriza el pedido y envía la mercadería al crédito.

e) El costo de la venta para la casa central es de Q12,000.00.

f) La agencia envía a la casa central un reporte de gastos adjuntando los comprobantes


correspondientes por Q2,000.00. La casa central después de verificar la liquidación de
los gastos envía un cheque a la agencia para reponer el fondo fijo.

g) La casa central efectúa gastos a cuenta de la agencia por Q600.00

Jornalización

Pda1____________________________Enero 1998______________________________
Muestras Agencia Escuintla Q 5,000.00
Inventarios Q 5,000.00

Pda2____________________________Enero1998______________________________
Fondo Fijo Agencia Escuintla Q 3,000.00
Bancos Q 3,000.00

Pda3____________________________Enero1998______________________________
Cuentas por Cobrar Q 15,000.00
Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00

Pda4____________________________Enero1998______________________________
Costo. Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00
Inventarios Q 12,000.00
Pda5____________________________Enero1998______________________________
Gastos Agencia Escuintla Q 2,000.00
Bancos Q 2,000.00

Pda6____________________________Enero1998______________________________
Gastos Agencia Escuintla Q 600.00
Bancos Q 600.00
Asiento contable para cerrar las cuentas de la agencia y determinar su resultado.

Pda7____________________________Enero1998______________________________
Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00
Costo Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00
Gastos Agencia Escuintla 2,600.00
Pérdidas y Ganancias Agencia Escuintla 400.00
Cuando no se desea saber el resultado de la agencia, no se corre la partida del costo ni
la última 4 y 7.

Cuando son varias agencias y desea saber el resultado deberá identificarse cada cuenta
con la agencia a la que corresponde.

Contabilización de la Sucursal
La sucursal debe llevar un juego completo de libros; en la contabilidad de la sucursal
existe una cuenta que se llama Casa Central Cuenta Corriente, a esta cuenta se acredita
todo lo que se recibe de la casa central y se debita todo lo que se envía a la misma; esta
cuenta es entonces una cuenta de Capital que representa la inversión de la casa central
en la sucursal.

Cuando la sucursal cierra sus libros traspasa la utilidad neta de la cuenta Pérdidas y
Ganancias a la cuenta Casa Central Cuenta Corriente.

En los libros de la casa central, los registros dependerán de la forma en que se facturen
las mercancías a la sucursal, estas formas pueden ser:

a) Al costo o Sin Recargo


Esta es la forma más sencilla.
b) A un precio intermedio entre el costo y el precio de venta.
c) Al precio de venta.

Ejemplo: (Sin Recargo)

Suponiendo que han ocurrido las siguientes operaciones.


a) Efectivo enviado a la Sucursal Q1,000.00
b) Mercaderías enviadas a la Sucursal Q10,000.00
c) Mercadería compradas por la Sucursal a otros Proveedores Q5,000.00
d) Ventas de la Sucursal
Contado Q5,000.00
Crédito 4,000.00
e) Cobros efectuados por la Sucursal Q3,000.00 a Clientes
f) Pagos a Proveedores Q2,000.00
g) Efectivo enviado a la Casa Central Q3,000.00

Libros de la Sucursal

Pda1__________________________________X________________________________
Caja Q 1,000.00
Casa Central Cuenta Corriente Q 1,000.00
Pda2__________________________________X_______________________________
Mercadería Recibidas Casa Central Q 10,000.00
Casa Central Cuenta Corriente Q 10,000.00
Pda3__________________________________X________________________________
Compras Q 5,000.00
Proveedores Q 5,000.00
Pda4__________________________________X________________________________
Caja Q 5,000.00
Clientes 4,000.00
Ventas Q 9,000.00
Pda5__________________________________X________________________________
Caja Q 3,000.00
Clientes Q 3,000.00

Pda6__________________________________X________________________________
Proveedores Q 2,000.00
Caja Q 2,000.00

Pda7__________________________________X________________________________
Casa Central Cuenta Corriente Q 3,000.00
Caja Q 3,000.00

Libros de la Casa Central

Pda1__________________________________X________________________________
Caja Q 1,000.00
Clientes Q 1,000.00

Pda2__________________________________X__________________________________
Sucursal Cuenta Corriente Q 10,000.00
Mercadería Enviada a Sucursal Q 10,000.00

Pda3__________________________________X__________________________________
Caja Q 3,000.00
Sucursal Cuenta Corriente Q 3,000.00

En ambas, la cuenta corriente tiene un saldo de Q8,000.00 acreedor en la Sucursal y


deudor en la Casa Central.

Ejemplo: (Con Recargo)


Para este caso vamos a suponer que la Casa Central factura, a la Sucursal los envíos de
mercadería, con un 10% de recargo sobre el costo.

De las partidas corridas en el ejemplo anterior únicamente cambian las siguientes:


Sucursal

Pda2__________________________________X__________________________________
Mercadería Recibidas Casa Central Q 11,000.00
Casa Central Cuenta Corriente Q 11,000.00

Casa Central

Pda2__________________________________X__________________________________
Sucursal Cuenta Corriente Q 11,000.00
Mercadería Enviada a Sucursal Q 10,000.00
Mercadería Enviada a Sucursal Recargo Q 1,000.00

La cuenta que surge es Mercadería Enviada a la Sucursal recargo la cual veremos en el


siguiente ejemplo como se elimina para elaborar estados financieros combinados y
como afecta la utilidad reportada.

7.4. CASOS PRACTICOS

Ejercicio 1

Al efectuar la Auditoría anual de la empresa “Triunfo, S. A.”, que posee 2 sucursales,


una en Quetzaltenango y otra en Zacapa, usted como Auditor debe conciliar las Cuentas
Recíprocas, cuyos saldos se indican a continuación:

Usted determina los siguientes hechos:

• Las mercancías se envían a las Sucursales con un recargo del 10% sobre el costo por
parte de la Casa Central

• Estaba en tránsito un cheque bancario por Q 4,600.00 remitido por la Sucursal


Quetzaltenango a la Casa Central.
• La Casa Central ha cargado Gastos de Propaganda a las Sucursales como sigue:
Quetzaltenango Q 4,300.00, Zacapa Q 3,200.00; ninguna de las Sucursales anotó esos
cargos.

• Estaban en tránsito mercancías remitidas por la Casa Central a la Sucursal de Zacapa


con un valor de costo de Q 5,000.00

• De acuerdo con instrucciones de la Casa Central, la Sucursal de Zacapa había enviado


mercancías a la Sucursal Quetzaltenango por Q 4,600.00. La cantidad incluía los fletes
de la Casa Central a Zacapa. Después que la Sucursal de Quetzaltenango había pagado
el flete desde zacapa, la mercancía costaba Q 100.00 más de lo que hubiera costado si
se hubiera despachado desde la Casa Central. La Sucursal Quetzaltenango cargó estos
Q 100.00 a la Sucursal de Zacapa, pero ésta no ha querido reconocer la reclamación. La
Casa Central dió instrucciones a la Sucursal Zacapa, para que acepte el cargo y lo
cargue a la Casa Central, la cual cargará los Q100.00 a una cuenta de gastos.

• Ambas Sucursales han acreditado su utilidad neta a la Casa Central, con los datos de
sus libros, como sigue: Quetzaltenango Q 6,800.00 y Zacapa Q 5,200.00. Los importes
anteriores no han sido anotados por la Casa Central.

• Mercancías enviadas por Q 6,580.00 están en tránsito de la Sucursal Quetzaltenango a


la Sucursal Zacapa, de acuerdo con instrucciones de la Casa Central.
• Había en tránsito una remesa de efectivo de la Sucursal de Zacapa a la Casa Central
por Q 1,400.00.

Se Pide

a) Partidas de ajuste que considere necesarias.


b) Conciliaciones de todas las cuentas corrientes de la Casa Central y ambas
Sucursales.

CONTABILIDAD DE AGENCIAS Y SUCURSALES

Características de las agencias y las sucursales

Las principales características que identifcan a las agencias y a las sucursalesse detallan a
continuación:

Agencias

1.Cuentan con muestreos o catálogos de venta que muestran los artículosque se o recen al
público. .!ormalmente sólo consiguen pedidos de ventas y los envían a la casamatri". #.$n
algunas ocasiones se comprometen con la casa matri" a ormular uncierto volumen de ventas con
la fnalidad de mantener la e%clusividaddel producto.&.!ormalmente no reali"an la cobran"a por
las ventas a cr'dito( ya queesta actividad la reali"a la casa principal. ).*ienen independencia
económica( administrativa( contable y fscal. +.!o es necesario que su sistema contable sea igual al
establecido por lacasa matri"( ya que en la mayoría de los casos se limitan a rendirin ormes sobre
el desarrollo de su actividad comercial. ,.*ienen personalidad -urídica distinta a la casa matri".
./on responsables solidarios de sus obligaciones fscales. 0. ueden recibir de la casa matri"
recursos económicos para gastosmenores. 12. ueden traba-ar con base en comisiones sobre el
importe de las ventasreali"adas y cobradas( o con base en sobreprecio.

Sucursales
1.*ienen sus propias e%istencias de mercancías ormadas por remesas dela casa matri". .Los
artículos vendidos los entregan directamente a sus clientes. #.!o tienen compromiso de vender
determinada cantidad de artículos. &.3eneralmente se les autori"a a conceder cr'ditos y a e
ectuar lacobran"a respectiva. ).!o tienen independencia económica( administrativa( contable o
fscal.+./u sistema contable debe ser igual al sistema de la casa matri"( demanera que los in ormes
que rinda puedan incorporarse a las cuentas demayor que mane-a la casa matri".,.!o tienen
personalidad -urídica distinta a la casa matri". .La responsabilidad fscal recae directamente en la
casa matri". 0.Cubren sus propios gastos con los ingresos o las entradas de
dinero.12.!ormalmente( el responsable de una sucursal devenga un salario. Las agencias se defnen
como aquellas dependencias económicas que por logeneral sirven para distribuir pre
erentemente en otra pla"a comercial( ya sea14ontserrat 5odrígue" Calle-a 6 & de ebrero de
21)

de carácter e%clusivo o no( los productos de la casa matri" y se caracteri"anpor tener


independencia económica y administrativa respecto de la casaprincipal( y no 7ay entre ambas más
relación de la que pueda e%istir entreproductores y mayoristas o entre comitentes y
comisionistas. $n algunasocasiones las agencias pueden estar representadas por personas ísicas
con elcarácter de agentes( limitándose sólo a levantar pedidos de ventas sobrecondiciones y
precios autori"ados previamente por la casa matri".

Conta ilidad de agencias

*eniendo en cuenta que las agencias en su mayoría se concentran en levantarpedidos de ventas


cuyas mercancías son remitidas directamente por la casaprincipal( el registro contable de estas
operaciones mercantiles se e ectuará enla casa matri" con el propósito de conocer el resultado
8utilidad o p'rdida9 delas operaciones mercantiles reali"adas por conducto de las agencias. $n el
caso de que tengan en su poder mercancías propiedad de la casa matri"(y que además est'n
autori"adas para e ectuar la cobran"a por ventas acr'dito( las agencias deberán registrar estas
operaciones mercantiles encuentas de orden con el fn de controlar valores a-enos propiedad de la
casamatri". $s necesario se alar que las agencias deben llevar su propia contabilidad( yaque
tienen que cumplir con sus obligaciones fscales en relación con losingresos y sus propios gastos.

Siste!a de conta ilidad

or motivos de control es necesario que la sucursal lleve su propia contabilidadde la casa matri"(
de las operaciones mercantiles que realice la sucursal. $staincorporación tambi'n se conoce con el
nombre de consolidación de estadosfnancieros( la cual puede reali"arse ba-o cualquiera de las
siguientesmodalidades: a.;ncorporar anualmente el resultado total que obtenga la sucursal( ya
seautilidad o p'rdida. b.5eali"ar la incorporación en una orma detallada respecto de los ingresosy
los egresos. c.;ncorporar en orma periódica 8generalmente cada mes9 todas lasoperaciones
mercantiles que reali"a la sucursal. d.Cuando la sucursal no lleva contabilidad( la incorporación se
7ará almomento en que la sucursal rinda sus in ormes fnancieros a la casaprincipal. La modalidad
que tiene mayor aplicación en la práctica pro esional consiste enincorporar mensualmente todas
las operaciones mercantiles que celebra la 4ontserrat 5odrígue" Calle-a 6 & de ebrero de
21)

sucursal( con la fnalidad de obtener estados fnancieros consolidados quesirvan como base a la
casa matri" para la toma de decisiones. La consolidación de estados fnancieros que reali"a la casa
matri" puedereali"arse ba-o dos ormas di erentes: a9 5egistrar contablemente en los libros de
la casa matri" el movimientocontable de la sucursal por medio de ciertos asientos de contabilidad.
b9 <grupando los di erentes balances tanto de la sucursal como el de la casamatri" sin reali"ar
por renglones o cuentas de balance( en cuyo caso deberáneliminarse los adeudos entre las di
erentes sucursales para que los estadosfnancieros re=e-en una sola entidad económica. Como
regla general( deben incorporarse dos cuentas de mayor correlativaspara ser mane-adas de la
siguiente orma: en la contabilidad de la casa matri"se deberá incorporar una cuenta de mayor
correlativa que recibe el nombre desucursal cuenta de inversión( o sucursal cuenta corriente. $n la
contabilidad de la sucursal se incorporará la otra cuenta de mayorcorrelativa( que recibe el
nombre de casa matri" y cuenta corriente. $stascuentas de mayor representan la inversión
reali"ada por la casa matri" en lasucursal. $n cualquier momento económico los saldos de estas
cuentas de mayordeberán ser num'ricamente iguales( y se considera indispensable en 'pocasde
balance que estas dos cuentas se a-usten para que persista la igualdadnum'rica. Cuando el balance
de la sucursal se incorpore en la balan"a de comprobación oen la 7o-a de traba-o de la casa matri"
para determinar saldos consolidados( sedeberá tener el cuidado de eliminar el saldo contable de la
cuenta de mayorcorrelativa Casa 4atri" Cuenta de ;nversión o Casa 4atri" Cuenta Corriente( yaque
sus movimientos contables fguran en los libros de la casa matri"> esteasiento contable se reali"a
contra una cuenta de mayor denominada /ucursalCuenta Complementaria.

"o#i!iento conta le de las cuentas de !ayor correlati#as

I. Sucursal Cuenta de Inversión o Sucursal Cuenta Corriente.

a9 $sta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la casamatri" y se carga


contablemente con los siguientes conceptos: 1. or el e ectivo( mercancías( mobiliario( etc.( que
la casa matri" remite ala sucursal. . or los pagos a terceros que la casa matri" realice con cargo
a lasucursal. #4ontserrat 5odrígue" Calle-a 6 & de ebrero de 21)

UCURSALES

Una manera de crecimiento o expansión de una empresa es a través de lasadquisiciones


de otras entidades. Otra manera del crecimiento interno de la mismaes mediante el
establecimiento de sucursales que operan dentro de ellos pero noconstituyen una entidad jurídica
separada.Para tener una idea mas clara de lo que es el término de sucursales se puededecir que es
un órgano subordinado que depende económicamente del ente principal, dedicándose a la misma
razón social del órgano al cual pertenece.Partiendo de la idea expuesta por el Dr. Enrique Elías
Laroza en su libro sobrecomentarios a la Ley General de Sociedades, en la que afirma que:

“Las sucursales se originan como consecuencia de


ladescentralizacióndeoperacionescausada por la buena marcha delas actividades, entendida como
un altovolumendeoperaciones fuera del domicilio de unasociedad, que constituyen el objeto
delasociedad; la cual fija establecimientos permanentes paracontinuar realizando su objeto en
lugares distintos al domiciliofiscal,sea dentro o fuera del país”(LAROZA,E.)

En relación a lo antes mencionado se puede decir, que una sucursal nace de la buena
marcha y el buen estado económico que existe en la empresa.

Características:

Jurídicamente son una extensión del órgano principal

Para que estas cumplan fiscalmente, se debe notificar la apertura de lasucursal al Registro
Federal de Contribuyentes.

En caso de ofrecer un producto tangible tienen mercancía para la venta.

Venden directamente (dependiendo de las políticas de la empresa,conceden créditos y


realizan sus propios cobros).

Efectúan su propia facturación.

Administran su dinero (efectúan sus propios pagos).


Llevan libros de contabilidad (tienen un sistema contable).

Pro su naturaleza tiene un local propio.

No tienen capital social.

Tipos de operaciones que realizan e importancia de sus ingresos y egresos:4

Es evidente que todos losactivosy pasivos que se encuentran bajo un solocontrol están
destinados a los mismos fines económicos y legales y, por tanto,sujetos a los mismos
problemasgenerales dedirección. Sin embargo, para facilitar a lagerenciael control, se requiere
que lainformacióncorrespondiente a ésta seatratada como un segmento separado o como un
centro deresponsabilidadparafines internos.No es posible desarrollar
procedimientosestandarizados decontabilidadparauna sucursal, elsistemacontable deberá
diseñarse para ajustarse a las necesidadesde información de una compañía específica; teniendo en
cuenta lasfunciones específicas que realiza la sucursal en base a lanaturalezade la compañía y
lafilosofía hacia la estructuración interna (centralizada o descentralizada).Una de las formas de la
contabilidad de las sucursales involucra lasegmentaciónde lossistemasde contabilidad de la Oficina
Matriz ensistemasdecontabilidad separados.En este sentido, existen dos formas generales de
llevar contabilidad por partede la Sucursal, que dependerán en gran medida de quién registre las
transaccionesy de la cantidad de operaciones que realice la empresa.

Relación entre la casa central y sus sucursales:

Estas tienen una amplia relación ya que las sucursales dependen del buenfuncionamiento
de las actividades de la casa central, para que así exista la aperturade la sucursal que va a
depender del capital del órgano principal.Y desempeñara la misma actividad, pero esta a su vez va
a tener su grado deindependencia ya que efectuará sus propios pagos y administra su dinero.

Métodos aplicables a la contabilidad de acuerdo a los controles:

a) Contabilidad Centralizada por la Casa Principal b) Sistema descentralizado o


independiente.

Contabilidad Centralizada por la Casa Principal:

Si por el contrario, laCasa Central prefiere centralizar la información en la Oficina Principal,


el sistemade contabilidad exigiría para contabilizar las transacciones de la sucursal, que éstaremita
diariamente a la Casa Centralinformessuficientes de lasventas, cobros,compras, pagos, entre otros
y de esta manera se contabilizan todas sus operacionesen los libros de la Casa Central, por lo que
la sucursal sólo deberá llevar unlibro, en el cual anotará todos los fondos recibidos y los pagos
efectuados por ella.De esta forma la mayoría de losregistroscontables serán llevados por la
CasaCentral, la cual establecería cuentas especiales para separar las actividades de laCasa Central
y de la sucursal.

Contabilidad Descentralizada de la Sucursal:-

Se requiere que una sucursallleve unsistemade contabilidad completo (descentralizado) en


la medida que seasignificativo el número de transacciones entre la sucursal y la Casa Principal
oque se incrementen las operaciones por parte de la sucursal con terceros. Loanterior significa
que para la preparación deestados financieroseinformesde unasucursal se tendrá como base o
fundamento, normalmente, su propio sistema decontabilidad, es decir, poseerá su propio
juegodelibroscompletos como caja,diario y mayor, en la medida que elvolumende sus actividades
lo amerite acriterio de la Casa Central.

4.3. REGISTROS CONTABLES


Tal como se muestra en el grafico 2, se presentan cuentas correlacionadas en la oficina principal y
la sucursal y el manejo de las cuentas es el siguiente:

4.3.1. En la Casa Matriz. En la Casa Matriz se manejan cuentas de carácter deudor con alguna
denominación como:

a. Sucursal cuenta de Inversión, Cuentas por cobrar a Sucursales u otra equivalente, la cual registra
el importe de los bienes que se envían a la Sucursal para su creación y constitución, así como los
gastos incurridos para iniciar operaciones, tales como efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en
esa localidad, equipos y otros. Esta cuenta sirve de control de la inversión realizada El saldo de esta
cuenta es de naturaleza débito y debe cancelarse (eliminarse) con la recíproca de la Sucursal.

b. Sucursal cuenta corriente, Cuenta por cobrar a sucursales – cuenta corriente u otra equivalente,
la cual registra las transacciones ocurridas después de la creación de la Sucursal y que representan
cuentas corrientes entre la Matriz y las Sucursales como son envío de efectivo, préstamos
temporales de efectivo, valor de mercancías para distribución, las cuales representan inversiones en
la Sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma. Al igual que la cuenta de
inversión, su saldo es de naturaleza débito, pero puede tener saldo crédito, en todo caso, se debe
eliminar con la recíproca en la Sucursal, antes de consolidar los estados financieros.

En el gráfico 2 como en los libros de la matriz se muestra una cuenta por cobrar dentro del activo
corriente que se corresponde con un pasivo corriente en la sucursal por idéntico valor. Igualmente
en el activo no corriente el valor de la inversión que la matriz hizo para crear la sucursal y que espera
recuperar en un plazo prudencial y que se corresponde con una cuenta pasiva por idéntico valor.
Estas cuentas se denominan reciprocas y se eliminan en el proceso de consolidación de estados
financieros.
4.3.2. En la Sucursal. La Sucursal tendrá sus propios libros (Diario, Mayor y Auxiliares) y en ellos
registra todas transacciones sean con la Oficina Principal o con terceros que la afecten. Hará los
ajustes pertinentes, cerrará sus libros y preparará estados financieros para determinar el resultado
y rendimiento de la inversión encargada por la Matriz. La diferencia principal entre la contabilidad de
una Sucursal y una empresa verdaderamente independiente consiste en que la Sucursal no lleva las
cuentas de Patrimonio convencionales. Una Sucursal no la inicia los propietarios (inversionistas o
accionistas) individuales, sino la Casa Matriz como expansión de su objeto social y por tanto, las
únicas cuentas que lleva una sucursal se denominan:

a. Casa Matriz – Cuenta de Inversión o Cuentas por pagar a Casa Matriz. Representa la Reciproca
de la que utiliza la Casa Matriz para contabilizar las inversiones que hace en las Sucursales. Es el
equivalente al capital con que opera esta, por lo que su naturaleza es Acreedora.

b. Casa Matriz – Cuenta Corriente o Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Representa la contra cuenta
de la que utiliza la Casa Matriz para las cuentas corrientes con las Sucursales. Su naturaleza es
Acreedora, pero puede en algunos casos tener saldo débito, pero siempre de igual saldo y de
diferente signo a la de la Casa Matriz.

De acuerdo con el plan contable establecido para comerciantes las cuentas a utilizar son (LEGIS,
PUC 2003):

1310 Cuentas corrientes comerciales – Casa Matriz.

1315 Cuentas por cobrar a Casa Matriz. Por ventas, pagos a nombre de la Casa matriz, valores
recibidos por casa matriz y préstamos.

1320 Cuentas por cobrar a vinculados económicos - Sucursales.

2220 Proveedores – Casa Matriz

2310 Cuentas por pagar - A Casa Matriz

EJEMPLO 1. La compañía Andina S. A, que tiene su sede principal en Bogotá, decide abrir una
sucursal en Tunja en enero primero del 2005. La Sucursal va a llevar sus propios registros de
contabilidad, cerrará sus libros y preparara estados financieros al final de cada mes.

La Sucursal va a funcionar en un local amoblado tomado en arriendo, e inicia operaciones con


$5.000.000 en dinero efectivo y $50.000.000 en inventario de mercancías que le ha dado la Casa
Matriz, considerándose esta como la primera transacción.

Durante el primer mes se llevaron a cabo las siguientes transacciones:

1. Compras de mercancías a crédito hechas por la Sucursal por $10.000.000 gravadas con el
impuesto de ventas a la tarifa general.

2. Ventas de la Sucursal: a) A crédito por $50.000.000, b) De contado por $20.000.000.

3. Recaudos de cartera por $48.720.000, sobre los cuales aplican retención en la fuente de renta e
IVA.

4. Pagos a proveedores de la Sucursal por $8.700.000. Se aplica retención en la fuente sobre renta.

5. Gastos de la Sucursal (incluyendo el local donde funciona) $12.000.000 pagados en efectivo.


6. Dinero enviado por la Sucursal a la Casa Matriz $45.000.000

7. Al final se establece que existe mercancía por $20.000.000

Con la anterior información se requiere analizar y efectuar los asientos de contabilidad tanto en los
libros de la casa matriz como de la sucursal con el fin de establecer saldos que permitan la
consolidación de estados financieros.

Los saldos de las cuentas de la casa matriz al 31 de enero del 2005, son:

Efectivo $115.000.000

Inversiones 12.000.000

Clientes (neto) 44.360.000

Retención en la fuente 13.490.000

Cuentas por cobrar a Sucursales 10.000.000

Inventarios 55.000.000

Terrenos 50.000.000

Edificio (neto) 150.000.000

Proveedores $ 10.000.000

Impuesto sobre ventas por pagar 16.400.000

Retención en la fuente 12.000.000

Impuesto sobre ventas retenido 1.450.000

Capital suscrito y pagado 300.000.000

Utilidades acumuladas 67.000.000

Ventas 180.000.000

Despachos a sucursales 50.000.000

Compras 160.000.000

Gastos 27.000.000

El inventario final de mercancías de la Casa Matriz asciende a $40.000.000.

Los registros contables que se llevan a cabo en cada una de las transacciones son las siguientes:
en la casa matriz en el momento de crear la sucursal:
CASA MATRIZ

A CUENTAS Y DETALLE PARCIAL DEBE HABER

1 1320 CUENTAS POR COBRAR

A SUCURSALES 55,000,000

11 EFECTIVO 5,000,000

41 DESPACHOS A SUCURSALES 50,000,000

Luego de creada la sucursal, esta lleva su propia contabilidad, y la oficina principal solo hace
registros cuando la operación afecte su estructura financiera. Así, se anota cada una de las
transacciones en la que la matriz no hace ningún registro:

Los registros anteriores trasladados al libro mayor, se muestran en la tabla 12:

Terminado el mes, la Sucursal hace el cierre para preparar estados financieros:

Para cerrar las cuentas deudores nominales

Para cerrar la cuenta de utilidad del

Registro de Utilidades de la Sucursal

Consolidación de Estados Financieros. Una vez establecidos los saldos de la Sucursal, y el balance
de comprobación, se procede a llevar a cabo la consolidación de los estados financieros, para lo cual
se prepara la siguiente hoja de trabajo:

Hoja de Trabajo. En la tabla 11 se muestra la hoja de trabajo que se prepara en la oficina principal
para consolidar los estados financieros, previos los asientos de eliminación de las cuentas reciprocas
respectivas como son las cuentas por cobrar y pagar y los despachos entre la oficina principal y las
sucursales.

Al mes siguiente envía informe sobre la retención en la fuente practicada y reporta a la casa matriz,
haciendo el registro de abonando en cuenta o situando los correspondientes recursos:

Para reclasificar el vr, de la R. F.

La casa matriz, con base en reporte de la sucursal, carga el valor de la retención en la fuente, para
consolidar y presentar la declaración respectiva:

Vr. De la retención en la fuente practicada por la Sucursal.

En la misma forma cada dos meses hace lo propio con el impuesto sobre las ventas:

En igual forma la matriz recoge la información de impuesto sobre las ventas y efectúa el mismo
procedimiento:

Vr. Del Impuesto sobre ventas de la Sucursal.


EJERCICIO. La Compañía Los Alcázares S.A. decide abrir dos sucursales foráneas a partir del
primero de enero de 2001, denominadas sucursal 1 y Sucursal 2. A continuación se presenta los
saldos de las cuentas que conforman el estado de situación financiera de la casa matriz a diciembre
31 del 20X0 (cifras en miles):

Las tasas de depreciación y amortización son las siguientes: Edificio 5%, Muebles 10%, Vehículos
20%, Gastos Pre operativos 10%.

Las operaciones efectuadas fueron:

1. Para iniciar las operaciones de las sucursales, la casa matriz les proporciona la siguiente
información de los recursos transferidos a cada una de ellas:

Se firmó un contrato con un agente para la distribución de los productos de la empresa, el cual
establece una comisión del 10% sobre las ventas netas recaudadas. También se especifica que la
empresa reembolsará 50% de los gastos que efectúe.

La sucursal 1 venderá los productos con 70% de incremento sobre el precio de costo, mientras que
la 2 lo hará con el 75%.

Debido a la distancia de las sucursales, se decidió que cada una de ellas debe llevar su propia
contabilidad y enviar la información mensualmente a la casa matriz para que esta elabore los estados
financieros.

Durante enero de 20x1, se llevaron a cabo las siguientes operaciones (mercancías gravadas con
impuesto a las ventas tarifa del 16%):

1. La sucursal 1 efectuó gastos de operación por $20.000 a crédito.

2. La sucursal 2 efectuó ventas con costo de $100.000 al contado.

3. La sucursal 1 efectuó ventas a precio de venta de $108.000, 50% contado y 50% crédito.

4. El agente realizó ventas por $200.000 de contado y se entrego la totalidad a la compañía. El costo
de la venta fue de $120.000.

5. El agente efectuó gastos por $25.000, entregó a la empresa una factura por el porcentaje que le
corresponde (50%). La factura le fue pagada de contado.

6. La matriz le repone el inventario vendido a sus dos sucursales. A 1, $60.000 y a 2,$100.000.

7. La sucursal 1 cobro $135.000 a sus clientes, depositando el dinero en su propia cuenta corriente.

8. Recibimos una devolución de $20.000 sobre la venta que hizo nuestro agente. El importe de esta
devolución se entregó en efectivo al cliente. El costo de la mercancía devuelta fue de $12..000

9. Efectuamos gastos por cuenta de nuestras sucursales: $15.000 para 1 y $10.000 para 2. A cada
una se envió su correspondiente nota de cargo.

10. Se causa la comisión del agente a una tasa del 10% sobre las ventas netas.

11. Se efectuó el cálculo mensual de las depreciaciones


12. Se efectuó el cálculo mensual de las amortizaciones.

Se requiere:

1. Preparar el estado de situación financiera a diciembre 31 de 2.000.

2. Efectuar los asientos de diario por las operaciones de la matriz y de cada sucursal. Para simplificar
el ejercicio, no se manejará en cuenta separada las operaciones con el agente.

3. Efectuar los ajustes por inflación con base en un índice del 0.46 para el mes de enero.

4. Elaborar el estado de situación financiera y de resultados de la casa matriz a enero 31 de 2001.