ENSAYO CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN

LINA ANDREA FORERO ARGEL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE | SENA

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BUCARAMANGA
22 DE AGOSTO DE 2019
 ENSAYO CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN

LINA ANDREA FORERO ARGEL

PRESENTADO A: MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE | SENA

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BUCARAMANGA
22 DE AGOSTO DE 2019
 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como

Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes
específicas, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes
privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y consultar adecuadamente los
documentos que constituyen la memoria colectiva o institucional de este país.

Desde los tiempos remotos, la humanidad ha visto la imperiosa necesidad de realizar

las actividades pertinentes para conservar los diferentes documentos, hecho este que
ha venido evolucionando con las diferentes técnicas y procedimientos necesarios para
lograr la preservación de los documentos.

Es por esto que en la actualidad se ha venido estableciendo las diferentes formas de

legislación, con el fin de asegurar que los documentos generados por una organización
pública o privada sean archivados, permitiendo la consulta posterior, logrando que se
examine la historia y/o las diferentes decisiones que se han dado en dicha
organización.

Las entidades procuran el alineamiento con los diferentes protocolos necesarios para
establecer en su estructura el programa de gestión documental, logrando mejorar los
estándares de calidad, eficiencia y eficacia; viendo el compromiso de capacitar a sus
funcionarios en la organización, manejo y conservación de sus archivos.

En nuestro país vemos como la demanda de personal con capacitación en materias

archivísticas, ha venido creciendo; logrando que cada vez sean más los funcionarios
instruidos y habilitados que asuman la responsabilidad del archivo y de la gestión
documental, siguiendo los parámetros, normas y técnicas aprendidas al velar por llevar
este proceso al cien por ciento de satisfacción

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control

y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la
empresa desde su nacimiento hasta la actualidad. Una de las ventajas más
importantes que nos otorga mantener una buena gestión de archivos, es que como
mencionábamos al principio, la misma sirve de guía para la toma de decisiones que
pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí en adelante. En
la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y
económicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos
correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los
problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y
estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los
mismos sobre la gestión.

Es importantísimo entonces que toda empresa tome las medidas necesarias, para la
conservación y manejo de la información, para el uso de los mismos empleados de la
empresa, ya que el contar con la información, en lugar indicado, y en orden que debe
clasificarse, facilita mucho más a los empleados, sus labores, sin pérdida de tiempo
en la búsqueda de la información, ya que sin este sistema, la información puede estar
almacenada en sitios no adecuados, ni mucho menos clasificada, con la
implementación del sistema de Gestión Documental se racionalizan los recursos,
conservando así el Medio Ambiente, el cual es de vital importancia para la humanidad
y sobre todo que debemos cuidar de él. Es importante conservar la información, porque
ésta es imprescindible, para la toma de decisiones, para la formulación de cualquier
proyecto, sobre todo cuando estos necesitan consultar la información, de antecedentes
históricos, ya que sabemos que, sin esto, no se puede formular ningún proyecto.

La mayoría de las empresas, por no decir que todas cuentan con unos antecedentes
históricos, que los llevan a tomar las decisiones pertinentes y oportunas, de cómo
fueron creadas éstas, bajo qué condiciones económicas, sociales, políticas y
culturales.

Actualmente vivimos con unas nuevas tecnologías de la información y de la

comunicación TICS, iniciando su proceso de reestructuración con el entorno político,
económico, social y cultural. Nos lleva a replantear la posición archivística y el
tratamiento archivístico dado a la documentación en las instituciones pública y privada
de los nuevos cambios que ofrecen la información, no solo a la administración interna,
sino también a la externa de otras empresas. Con una buena gestión de los archivos
dependen en gran medida del conocimiento que tenga la persona responsable de los
documentos, acerca de las normas legales administrativas y técnicas que deben
cumplir en la prestación del servicio.