Archivos Administrativos e Intermedios - Unidad V Manuales de Normas y Procedimientos

25/9/2019 Archivos Administrativos e Intermedios: UNIDAD V MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Archivos Administrativos e
Intermedios
Blog del Equipo N°6 - año 2011
Escuela de Bibliotecología y Archivología - Universidad Central de Venezuela
jueves, 9 de junio de 2011

NUESTRA EXPOSICIÓN GRUPAL
UNIDAD V MANUALES DE NORMAS

Y PROCEDIMIENTOS
* Definición de política, misión, visión, objetivos, plan de
acción, filosofía de gestión
· Políticas: Son los lineamientos generales de una organización que expresan

criterios, orientaciones y guías de referencia para la toma de decisiones. No
son reglas, ya deben permitir discrecionalidad, y escogencia de alternativas
de acción. Igualmente no se pueden concebir como acciones, por el contrario
orientan sobre acciones inherentes a las estrategias. Están referidas a las
áreas de acción.
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· Misión: Es el poder o facultad que se otorga a una organización para lograr

su razón de ser, expresada a través de sus objetivos. Ella debe contener los
propósitos esenciales que en la actualidad haya definido la institución a
Seguidores
manera de situación deseada o posible Seguidores (17)
Archivo del blog

· Visión: Es el estado futuro deseado de la organización. Esta constituida por ▼ 2011 (6)
un conjunto de rasgos que permiten orientar y dar Direccionalidad para el ▼ junio (6)
logro de la misión.
UNIDAD VI RECURSOS
HUMANOS EN LOS
ARCHIVOS
UNIDAD V MANUALES DE
· Objetivos: Son propósitos generales a alcanzar. El logro de objetivos NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
permite cumplir la razón de ser de la organización (Misión)
UNIDAD IV GESTION
DOCUMENTAL
UNIDAD III GESTION DE

· Plan: Es el conjunto de propuestas de acción que el decidor considera ARCHIVOS
necesario ejecutar para enfrentar los problemas que considera importantes UNIDAD II ARCHIVOS Y TIPOS
para su gestión. DE ARCHIVOS
UNIDAD I DOCUMENTOS Y
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
· Filosofía de Gestión: La Filosofía de Gestión de una organización está
integrada por la Visión, Misión, Objetivos, Estrategias y Políticas corporativas.
Esta expresa la doctrina fundamental de gestión institucional de la
organización en tanto que establece el horizonte que orienta, su razón de ser,
la dirección de su desempeño y conducción, y sus modalidades de acción. La
Filosofía de Gestión de una organización, le permite definir los postulados
filosóficos fundamentales de la institución.
archivosadministrativosintermedios.blogspot.com/2011/06/unidad-v-manuales-de-normas-y.html 1/28
* Definición de proceso/s, norma/s, procedimiento/s
· Proceso: Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades

sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin.
· Norma: Regla o conjunto de reglas que hay que seguir para llevar a cabo
una acción, porque está establecido o ha sido ordenado de ese modo.
· Procedimiento: (descripción de las operaciones). Presentación por escrito,

en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y
cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a
su cargo cada operación.
* Definición de manual
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de
comunicación.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos
tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un
cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que
deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los
procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas
.En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las

comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados
internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por
medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que
constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un
momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones
registradas a través de comunicados aislados.
* Tipos de manuales
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las

organizaciones empresarias:
A. Manual de Organización: describe la organización formal,

mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del
mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
B. Manual de Políticas: contiene los principios básicos que regirán

el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
C. Manual de procedimientos y normas: describe en detalle las

operaciones que integran los procedimientos administrativos en el
orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los
miembros de la organización compatibles con dichos
procedimientos
D. Manual del especialista: contiene normas o indicaciones

referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u
oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
E. Manual del empleado: contiene aquella información que resulta

de interés para los empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les
entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se
refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla,
planes de incentivación y programación de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, etc.
F. Manual de Propósito múltiple: reemplaza total o parcialmente a

los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de actividades no
justifique su confección y mantenimiento.
* Presentación de manuales
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el

encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes
para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la última
revisión de la documentación que se presentará.
a. A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis

derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas,
para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo
que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para
intercambio de opiniones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
· Introducción: breve descripción de las causas que generaron la

necesidad de preparar el manual, los mecanismos de
coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así
como los propósitos y explicación general acerca de su
contenido.
· Análisis de la estructura organizacional: exposición de la

génesis y desarrollo de la organización, es decir los cambios,
sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en
forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el
manual.
· Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o

problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o
modificaciones que se proponen en el manual.
· Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de

acción para la organización, ventajas y desventajas que pueden
derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados
que se espera obtener con el manual.
· Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos

o etapas previstas para poner en práctica el manual y las
medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él.
Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios previendo
los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades,
mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
· Seguimiento, control y evaluación: precisión de los

mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así
como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso.
b. A otros niveles jerárquicos
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área

también puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre
de hacerlo en la forma más accesible posible para facilitar su
comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre
todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior
seguimiento y evaluación de las actividades.
* Definición de manuales de normas y procedimientos.
Duhalt Krauss (2007) nos dice que un manual de organización es un

"documento que expone con detalle la estructura administrativa, los
puestos y la relación existente entre ellos, la jerarquía, los grados de
autoridad y de responsabilidad, así como las funciones y las actividades
de una institución".
Por lo tanto, un manual de normas y procedimientos es un documento

administrativo que describe la manera como se hace o se desarrolla una
tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad,
tiempos, movimientos, flujos de operación, controles y normatividad
aplicable a cada caso en particular. Contiene una descripción precisa de
cómo deben desarrollarse las actividades de cada dependencia u
organismo.
Describen de manera detallada las operaciones que integran los

procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución,
y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos.
Otro concepto de manuales de normas y procedimientos es que son los

documentos que especifican detalladamente una serie de normas y
procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una
organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos
internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas
que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y
consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad
operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la
transmisión y recuperación de información.
Este documento también especifica las normas correspondientes con las

acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada
miembro del organismo, por ello el manual está sujeto a cambios, debe
ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la
organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.
Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan

principalmente por establecer normas o pautas específicas y claras, y
detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la
institución.
* Objetivos de manuales de normas y procedimientos.
Ø Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
Ø Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone

cada uno de los procedimientos.
Ø Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de
trabajo.
Ø Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
Ø Servir como medio de integración y orientación para el personal de

nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad
orgánica.
Ø Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales.
Ø Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ø Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
Ø Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la

descripción de tareas, y requerimientos.
Ø Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la

repetición de instrucciones y directrices.
Ø Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de

las modificaciones necesarias en la organización.
Ø Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y

capacitación del personal, ya que describen en forma detallada
las actividades de cada oficina.
* Elaboración del manual de normas y procedimientos
La elaboración de un manual de normas y procedimientos, depende de

las necesidades diversas de cada empresa, se aconsejó construirlo para
cada área que integra la estructura organizacional de la empresa. Es
decir de acuerdo a las políticas y procedimientos de la institución. Los
procedimientos deberán ser específicos, debe ser un trabajo limpio en
materia de planeación, metodología y herramientas técnicas que se
aplican en la elaboración de manuales. En su elaboración se
recomienda seguir los siguientes ítems:
1. Se Debe incluir los diferentes pasos y condiciones de las
operaciones a ser:
· Autorizadas
· Aprobadas
· Revisadas
· Registradas.
Al igual que toda la información de soporte. Es decir que la justifique.
2. Identificar un responsable: redactando las acciones que este

realiza en oraciones con verbos en presente y en tercera persona.
3. Los formularios se deben identificar con su nombre, código y

distribución si aplica el caso.
4. La presentación de los procesos debe mantener un estilo narrativo.
* Estructura del manual de normas y procedimientos
Los manuales de normas y procedimientos se encuentran organizados

de la siguiente manera:
1. Identificación: se encuentra incorporada por:
Ø Logotipo de la organización.
Ø Nombre oficial de la organización.
Ø Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en

particular debe anotarse el nombre de la misma.
Ø Lugar y fecha de elaboración.
Ø Número de revisión (en su caso).
Ø Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o

autorización.
Ø Clave de la forma. En primer término, las siglas de la

organización, en segundo lugar las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el
número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.
2. Índice o Contenido: es tan solo la relación de los capítulos y

páginas correspondientes que forman parte del documento.
3. Prólogo y/o Introducción: exposición sobre el documento, su

contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualización. Donde se puede anexar un mensaje de
la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
4. Objetivos de los Procedimientos: explicación del propósito que se

pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificando la
responsabilidad por fallas o errores; se puede facilitar las labores
de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
5. Áreas de Aplicación y/o Alcance de los Procedimientos:

se hace referencia al alcance de los procedimientos, que cubren
estos dentro la administración, su aplicación en procesos macro y
meso administrativos o sectoriales.
6. Responsables: son las unidades administrativas y/o puestos que

intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
7. Políticas o Normas de Operación: en esta sección se incluyen los

criterios o lineamientos generales de acción que se determinan
en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación
que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse
en la operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
Ø Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que

circunscriben el marco general de actuación del personal,
a efecto de que esté no incurra en fallas.
Ø Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de

que sean comprendidos incluso por personas no
familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo.
• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la
continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
8. Conceptos:
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de
especialización requieren de mayor información o ampliación de
su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del
manual.
9. Procedimiento o descripción de las operaciones
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada

una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y
cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas
a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por
lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de
una descripción detallada dentro de una unidad administrativa,
tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su
comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones
en una misma operación.
10. Formulario de Impresos.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales

se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En
la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello
número sindicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
11. Diagramas de Flujo.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las

operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Suelen
hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el
manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el
empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
12. Glosario de Términos: lista de conceptos de carácter técnico

relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los
manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales
administrativos
* Implantación del manual de normas y procedimientos.
La implantación del manual de normas y procedimientos es importante

para la organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente
debe estar informado, actualizado, de los cambios generados, de las
actividades a realizar, para que el sistema operativo este en constante
flujo.
Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de

la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de
personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una
aplicación inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los
formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que
obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y
procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la
empresa, a los requerimientos del personal.
* Mantenimiento del manual de normas y procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos juegan un papel

importantísimo, dentro de la gestión de una organización, es parte del
sistema gestión de información. Ante todo hay que resaltar la función de
estos documentos, en ellos se especifican detalladamente una serie de
normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan
en una institución, explicando un conjunto de procedimientos internos
según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman
parte de la organización; con el objetivo de crear y consolidar criterios
dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la
institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y
recuperación de información.
Los manuales de normas y procedimientos pasan por una serie de

pasos en su realización. En medio de su elaboración, se expone una
presentación del documento donde se manifestara los lineamientos a
seguir; debe existir una metodología que garantice la descripción de los
procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas
jurídico-administrativas establecidas al efecto. El siguiente paso es la
implantación, de igual importancia, ya que de este depende que se
ejecute a cabalidad y que todo el personal este informado. Por último
como mencione con anterioridad el mantenimiento del manual, estar
actualizado; para garantizar un desempeño óptimo por parte del
personal que conforma la unidad de información.
El Manual de Organización es un documento de control administrativo

que tiene como propósito, orientar al personal de la Secretaría de
Administración en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano
administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar
duplicidades e identificar omisiones; además, sirve como instrumento de
apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos
institucionales, así como medio de orientación e información al público
en general.
El Manual de Organización contiene información relativa a los

antecedentes de la institución, su base legal, misión, visión, atribuciones
y organigramas, así como las funciones de los órganos administrativos y
un glosario de términos técnicos administrativos para facilitar su
comprensión.
Este manual está dirigido a todos los servidores públicos de la institución

que deseen conocer el funcionamiento organizacional de esta
Dependencia, pero primordialmente al personal de nuevo ingreso, como
un medio de integración y orientación para facilitarle su incorporación a
las distintas funciones operacionales que ejecutará.
* Definición de manuales de funciones del personal.
El Manual de Organización y Funciones debe ser considerado como un
Instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades

propias de toda Empresa, y de la revisión técnica permanente para
mantener su utilidad.
Por medio de este manual la organización establece claramente los

niveles jerárquicos, la unidad de mando, las funciones de línea, de
apoyo y de asesoría. Asimismo, presenta un equilibrio en cuanto a la
distribución de niveles y responsabilidades que permite ejercer un
control eficiente para el
Cumplimiento de las funciones asignadas a cada unidad.
* Objetivos de manuales de funciones del personal.
Un manual de funciones del personal es el documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas; este
manual debe incluir además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación. Entre los
objetivos y beneficios de los manuales de funciones del personal se
pueden destacar:
Ø Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la

organización.
Ø Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y

funciones de cada área integrante de la organización.
Ø Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad

administrativa
Ø Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para

realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la
uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y
calidad esperada en los servicios
Ø Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios,

evitando funciones de control y supervisión innecesarias
Ø Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Ø Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
Ø Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas y procedimientos
Ø Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
Ø Comprender el plan de organización por parte de todos sus

integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones
pertinentes
Ø Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de

trabajo y evita los conflictos inter-estructurales.
* Elaboración del manual de funciones del personal.
Se elabora un Manual de Descripción de Funciones de Personal

basados en Gestión por Competencias y su posterior aplicación en la
Evaluación por Competencias de todo el personal. Contribuye a mejorar
la gestión institucional, la productividad y la satisfacción laboral.
* Estructura del manual de funciones del personal
Acorde a cada institución y de acuerdo a las actividades asignadas en

relación al cargo en el proceso de capacitación y adiestramiento, la
estructura de los manuales pueden tener algunas diferencias en la
estructura de sus manuales; a pesar de dichos cambios, el mismo debe
poseer una estructura común en relación con su formato;
principalmente, el documento se divide en los siguientes aspectos:
1. Descripción básica del cargo: El formato se encabeza

describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que
pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
2. Objetivo estratégico del cargo: Este ítem se refiere a la
actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y
responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de
dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se
debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y
que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y
responsabilidades del cargo.
3. Funciones básicas: En este numeral se deben incluir

brevemente cada una de las funciones y responsabilidades
básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las
funciones básicas no se debe entrar en los detalles de "el cómo
hacer para cumplir con las funciones", ya que este es un tema
tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos,
Es importante al describir las funciones y las responsabilidades

de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma
objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las
funciones básicas al momento de la evaluación periódica del
trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al
empleado, podamos tener un método sencillo de control de
gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al
empleado se le pueda evaluar su desempeño lo más
objetivamente posible.
La descripción de las funciones y responsabilidades deben ser

una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una
evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver
prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista
responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad
presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas
para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su
autonomía tanto presupuestal como administrativa.
4. Personal relacionado con el cargo: En este ítem se parte de la

ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para
determinar con que empleados o secciones debe interactuar para
dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
5. Perfil del Cargo: En este punto de la descripción del cargo, se

refiere a cuál sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que
debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la
descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder
realizar una adecuada selección de personal.
* Implantación del manual de funciones del personal.
La implementación de los diferentes manuales de funciones del personal
es un trabajo arduo que debe adecuarse a la realidad actual de la
organización. Cuando se diseña cualquier manual, se deben tener
presentes algunos aspectos que puede redundar en el éxito de la
implementación final. Por lo cual se deben tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Ø Quien o quienes son objetivos del procedimiento. Esto debido a

que los manuales deben ser acordes a los empleados que los
utilizaran en su cotidiano trabajo.
Ø Determinar la información que en realidad sea relevante para la

empresa cuando se diseñe un formato o procedimiento.
Ø En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un

lenguaje neutral e impersonal. Se deben evitar expresiones
imperativas y apartes donde se detallen acciones de tipo
disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se
está estableciendo.
Ø Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje

claramente el espíritu de la norma.
En la normatividad de una empresa se debe reflejar la conducta, la ética

y el espíritu de la empresa. Inclusive se debe reflejar en la calidad de
empleados que tiene y busca para cumplir con sus objetivos.
La implementación del manual de funciones de una empresa debe

implementarse gradualmente pero de forma continua, puede ir
fácilmente a la par con la aplicación de las políticas y delineamientos de
la compañía en materia de contratación de personal. Se precisa que la
selección del personal debe ir en relación estrecha con los objetivos,
estrategias y políticas de la empresa, ya que la administración del
personal hace parte integral del plan estratégico de una organización.
Cuando se tenga bien implementado lo relativo a las funciones y a la

contratación del personal, con su respectivo seguimiento, verificación de
cumplimiento de las funciones y responsabilidades, correcta interacción
entre cargos, las evaluaciones periódicas de los empleados y el montaje
del plan de desarrollo individual de los trabajadores para ajustar la
relación hombre cargo; se puede pasar a la implementación del manual
de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
El manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto

no debe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy
importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le
proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su
cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos.
En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo
fluyen los procesos de la compañía, como se complementan las
actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es útil para
poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o
ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una
sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la
compañía.
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las

funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en
el posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de
funciones, responsabilidades y su interacción en la empresa, se debe
seguir con una breve inducción en el cargo y un recorrido por las
dependencias que de una u otra manera tendrán que ver con la
ejecución de sus actividades.
* Mantenimiento del manual de funciones del personal.
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para
ello es conveniente:
1. Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento

administrativo derivadas de la implantación del manual, así como
los cambios operativos que se realicen en la organización.
2. Establecer un calendario para la actualización del manual
3. Designar un responsable para la atención de esta función.
* Definición de manuales de organización de la unidad de

Archivo.
Un manual de Organización de Archivo es el documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de esta entidad. Estandariza los procesos técnicos
archivísticos y la regulación de la Organización de los documentos de
archivos El manual incluye además los puestos o unidades que
intervienen dentro de la unidad precisando su responsabilidad y
participación. Suelen contener información sobre, el equipo o materiales
de oficina que utilizan y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro del archivo.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información

básica referente al funcionamiento de todas las unidades del archivo,
facilita las labores de diagnóstico, la evaluación y control interno de la
información contenida, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Su objetivo es
unificar criterios y lineamientos de aplicación general que permitan
mejorar el desempeño de las tareas documentales del Archivo.
* Objetivos de manuales de organización de la unidad de

Archivo.
En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende

alcanzar con la aplicación del manual.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en

párrafos breves; además, deberá expresar QUÉ SE HACE y PARA QUÉ
SE HACE.
El Objetivo del manual dependerá de la Unidad de Información para el

cual será elaborado, dependiendo de sus fortalezas y/o debilidades. De
acuerdo a la investigación realizada se podría determinar que el Objetivo
de
los Manuales de Organización de las Unidades de Archivo es:
Normalizar el ingreso, almacenamiento, procesamiento y servicio de la

colección documental del Archivo, a través de una Unidad receptora que
sea responsable del control, procesamiento y administración de la
documentación. Así como describir la organización formal, mencionando
para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones,
autoridad y responsabilidad.
Con el fin de centralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante

métodos manuales y electrónicos, los registros de la documentación, así
como su custodia, para ponerlos al servicio de la comunidad y la
sociedad en general
* Elaboración del manual de organización de la unidad de

Archivo.
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable

allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos
básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación
orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal
efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprende una serie de
actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-Recabación de información.
Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de

investigación que permitan recopilar un conjunto de información para
obtener el conocimiento acerca de la estructura orgánica y funcional
existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de
referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La
investigación documental y la investigación de campo.
2.-Análisis de la información.
Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del

manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las
actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos
funcionales y estructurales de la institución.
3.-Integración del manual.
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá
a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los
partícipes de la presentación del manual, para revisión del contenido y
presentación de cada apartado.
a. Validación
La información verificada de cada área o unidad
administrativa deberá presentarse a la persona
entrevistada para que firme de conformidad en un espacio
específico para este objetivo; debe verificar que la
información esté completa y comprensible.
b. Estructuración
Una vez que se reúne la información revisada y firmada
por cada área, los involucrados en la presentación del
manual deben reunirse para compaginar e integrar el
proyecto final del manual.
* Estructura del manual de organización de la unidad de

Archivo.
En general, el Manual de Organización se desarrolla o estructura de

igual manera dependiendo de la Unidad, Organización o Empresa que lo
realice.
Básicamente o la estructura más utilizada para la realización de dichos

Manuales
es la siguiente:
1. Introducción
2. Objetivo del Manual
3. Normas.
Ø Capítulo I. Disposiciones Generales
Ø Capítulo II. De la Organización y Administración del Archivo.
· Sección Primera. De la recepción de documentos.
· Sección Segunda. De la selección y procesamiento

de documentos.
· Sección Tercera. De la solicitud y préstamos de

documentos.
· Sección Cuarta. De la difusión de información.
· Sección Quinta. De la desincorporación de

documentos.
Ø Capítulo III. De la Transferencia de Documentos.
· Sección Primera. De los documentos de carácter

permanente.
· Sección Segunda. De los documentos de carácter

temporal.
· Sección Tercera. De la eliminación de documentos.
Ø Capítulo IV. Del Personal del Archivo
1. Procedimientos:
1.1. Recepción de Documentos.
1.1.1. Objetivo
1.1.2. Descripción del procedimiento
1.2. Procedimiento: Procesamiento Técnico de la Documentación.
1.2.1. Objetivo
1.3. Procedimiento: Desincorporación de Documentos
1.3.1. Objetivo
2. Formularios e Instructivos
2.1. Control de envío de documentos y/o correspondencia
2.2. Tabla de retención de documentos
2.3. Base de Datos (Si existe en la Unidad)
2.4. Solicitud de documentos y/o información
2.5. Transferencia de documentos
2.6. Registro de elaboración y/o actualización de expediente
2.7. Inventario clasificado de documentos
2.8. Memorando transferencia de documentos
El propósito de la misma, es proporcionar a la comunidad y usuarios en

general que utilicen los servicios, la información requerida sobre los
procedimientos que se cumplen y que se deben seguir, así como las
normas que rigen dichos procedimientos y los formularios que se utilicen
en dicha Unidad. De igual manera se pretende que no quede
incertidumbre respecto a las definiciones, asignaciones, decisiones que
existan y deban aplicarse en el mecanismo y cumplimiento de dicho
Manual.
* Implantación del manual de organización de la unidad de

Archivo.
La implantación del manual de procedimiento representa el momento

crucial para traducir en forma tangible las propuestas y
recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad,
mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el
conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales y es
importante para la organización ya que el personal y cada miembro
perteneciente deben estar informado y actualizado en los cambios
generados, de las actividades a realizar de esta manera garantizando
que el sistema operativo este en constante flujo.
* Mantenimiento del manual de organización de la unidad de

Archivo.
El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia

y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por
excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se
complementan recíprocamente para dar informaciones claras y
detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas
unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero
el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a
responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones. Los manuales de organización
contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es
lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada
una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los
manuales contienen también la base legal de la organización, su
estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad
administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades
principales, las funciones de las unidades y de los cargos las
responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las
actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de
tareas y labores.
En los manuales de organización no se acostumbra describir todos los
cargos de la organización, es recomendable incluir los cargos
correspondientes hasta el nivel técnico auxiliar, que incluye unidades
como divisiones y departamentos, para el sector público;
departamentos, secciones y divisiones para el sector privado. El manual
de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un
organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van
destacando sus funciones principales de cada una de ellas. Esta manera
de describir un puesto es poco frecuente además presenta el
inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico.
Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y
laborioso. Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos
manuales que describen los cargos y las unidades mediante una
nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite
conocer las relaciones estructurales de dependencia, así se sabe cual
unidad es subalterna a otra. Otros manuales describen por escrito la
situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quien es
responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de
personal explican que este es responsable ante el gerente general.
Algunas recomendaciones para estos manuales son:
• Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de

esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.
• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye

a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o
institución.
• Los manuales de organización suministran información sobre las

relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.
• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la

preparación de cuadros directivos y empleados.
• La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere

tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento.
• En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor

dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe mantener
ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible porque es
muy arduo el proceso burocrático requerido para cambiar un puesto,
ponerlo al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto
contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar
dificultades en el seno de la organización.
• Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen

efecto
negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus
funciones y además se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa;
contrariamente, pueden resultar muy esquemáticos y en consecuencia,
no explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera
es posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza
resulte imposible describirlas.
BIBLIOGRAFÍA
Banco Central de Paraguay. Manual de organización y funciones.

[Documento en línea]. Disponible:
http://www.bcp.gov.py/gee/funcion/MANUALGEE.pdf. [Consultado:
12/05/11, 6:53 pm].
Cinvestav. Guía técnica para la elaboración de manuales de

procedimientos. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.cinvestav.mx/LinkClick.aspx?
fileticket=v0EsgIkUdu8%3D&tabid=197&language=es-MX. [Consultado:
6/05/11, 3:45 pm].
Fevola, C. (2006). Manuales de Organización
Correa, A. (2010). Manual de Normas y Procedimientos. Colombia: El

prisma.
Duhalt Krauss, M. (1997). Los Manuales de Procedimientos en las

Oficinas Públicas, México: UNAM.
François, A. R. (1976). Manual de Organización. España: Editorial

Hispano Europea.
Fincowsky, E. (2008). Organización de empresas, análisis, diseño y

estructura. México: UNAM.
Franklin, E. (1996). "Manuales Administrativos: Guía para su

Elaboración". México. FCA-UNAM.
Osorio, G. (2010).. Manual de Organización y Procedimiento. Gobierno

del Estado de México, secretaría de finanzas. [Página Web en línea].
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[Consultado: 15/05/2011, 1:00 pm].
Gómez, C. (1997) Sistemas administrativo. México: Mc Graw Hill.
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[Consultado: 15/05/2011, 12:05 pm].
Guía Técnica para la elaboración del Manual de organización.

Disponible en: http://webcache.googleusercontent.com/search?
q=cache:p3CQCjmXFmMJ:www.contralori\a.nayarit.gob.mx/guias/guia_o
rganizacion.pdf+objetivo+de+los+manuales+de+organiz\acion+unidad+d
e+archivo&cd=10&hl=es&ct=clnk&client=firefoxa&source=www.google.c
om. [Consultado: 4/05/2011, 09:23 am]
Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos

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Heredia, A. (1991). Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla:

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Manual de Normas y Procedimientos. [Página Web en línea].

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Manual de Normas y Procedimientos de la División de Archivo

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Manuales de Procedimientos y su Aplicación dentro del Control de

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www.gestiopolis.com/canales/.../26/manproc.htm [Consulta: 2011, mayo
7]. [Consultado 07/05/2011, 4:50 pm]
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http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml.[Consultado:
6/05/11, 6:38pm]
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línea]. Disponible en:
http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/manuales-de-
normas-yprocedimi\entos.html [Consultado: 12/05/2011, 10:20 pm.]
Roja, L. y González, A. (2002). Manuales Administrativos. Universidad

Tecnológica Nacional, Facultad Regional Río Grande - Islas Malvinas.
[Documento en línea]. Disponible:
http://www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/II2.html. [Consultado:
13/05/11, 6:38pm]
Universidad Pontificia Bolivariana Departamento Administración de

documentos. (2006). Manual de Normas Procedimiento sobre Control y
Organización de Archivos Administrativos. [Documento en línea].
Disponible:
http://www.upb.edu.co/pls/portal/docs/PAGE/GP_NUESTRA_UNIVERSI
DAD/PG_NUESU_GESTION_DOCU/PG_NUESU_SEGR_MANUALES/
MANUAL_ORGANIZACION_DE_ARCHIVOS%5B1%5D.PDF
[Consultado: 12/05/11, 5:18pm]
Publicado por Jose en 13:45
4 comentarios:
Andreina Troconis 10 de junio de 2011, 11:26
OBJETIVO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE

ARCHIVO
En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la
aplicación del manual.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos

breves; además, deberá expresar QUÉ SE HACE y PARA QUÉ SE HACE.
El Objetivo del manual dependerá de la Unidad de Información para el cual será

elaborado, dependiendo de sus fortalezas y/o debilidades.
De acuerdo a la investigación realizada se podría determinar que el Objetivo de

• Normalizar el ingreso, almacenamiento, procesamiento y servicio de la colección

documental del Archivo, a través de una Unidad receptora que sea responsable
del control, procesamiento y administración de la documentación.
Con el fin de centralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante métodos

manuales y electrónicos, los registros de la documentación, así como su custodia,
para ponerlos al servicio de la comunidad y la sociedad en general.
ESTRUCTURA DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE

ARCHIVO
En general, el Manual de Organización se desarrolla o estructura de igual manera
dependiendo de la Unidad, Organización o Empresa que lo realice.
Básicamente o la estructura más utilizada para la realización de dichos Manuales

es la siguiente:
• Introducción
• 1. Objetivo del Manual
• 2. Normas:
Capítulo I. Disposiciones Generales
Capítulo II. De la Organización y Administración del Archivo

Sección Primera. De la recepción de documentos.
Sección Segunda. De la selección y procesamiento de documentos.
Sección Tercera. De la solicitud y préstamos de documentos.
Sección Cuarta. De la difusión de información.
Sección Quinta. De la desincorporación de documentos.
Capítulo III. De la Transferencia de Documentos.

Sección Primera. De los documentos de carácter permanente.
Sección Segunda. De los documentos de carácter temporal.
Sección Tercera. De la eliminación de documentos.
Capítulo IV. Del Personal del Archivo
• 3. Procedimientos:
3.1.1. Objetivo
3.2.1. Objetivo
3.3.1. Objetivo
• 4. Formularios e Instructivos
4.6. Registro de elaboración y/o actualización de expedientes
4.8. Memorando transferencia de documentos.
El propósito de la misma, es proporcionar a la comunidad y usuarios en general

que utilicen los servicios, la información requerida sobre los procedimientos que
se cumplen y que se deben seguir, así como las normas que rigen dichos
procedimientos y los formularios que se utilicen en dicha Unidad.
Fuentes:
FRANCOIS, A. R. (1976). Manual de Organización. Editorial Hispano Europea.

Barcelona-España.
Manual de Normas y Procedimientos de la División de Archivo General. (2004).

Universidad Nacional Abierta. Caracas-Venezuela.
Fuentes Electrónicas:
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

q=cache:p3CQCjmXFmMJ:www.contraloria.nayarit.gob.mx/guias/guia_organizaci
on.pdf+objetivo+de+los+manuales+de+organizacion+unidad+de+archivo&cd=10&
hl=es&ct=clnk&client=firefox-a&source=www.google.com
Consulta: 04-05-2011 a las 09:23 a.m.

Andreina Troconis
C.I. V-12.093.133
Grupo 6
Responder
Astrid 10 de junio de 2011, 11:39
IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE FUNCIONES

La implementación de los diferentes manuales de funciones del personal es un
trabajo arduo que debe adecuarse a la realidad actual de la organización. Cuando
se diseña cualquier manual, se deben tener presentes algunos aspectos que
puede redundar en el éxito de la implementación final. Por lo cual se deben tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:
Quien o quienes son objetivos del procedimiento. Esto debido a que los
manuales deben ser acordes a los empleados que los utilizaran en su cotidiano
trabajo.
Determinar la información que en realidad sea relevante para la empresa
cuando se diseñe un formato o procedimiento.
En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e
impersonal. Se deben evitar expresiones imperativas y apartes donde se detallen
acciones de tipo disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se
está estableciendo.
Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje claramente
el espíritu de la norma.
En la normatividad de una empresa se debe reflejar la conducta, la ética y el
espíritu de la empresa. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados que
tiene y busca para cumplir con sus objetivos.
La implementación del manual de funciones de una empresa debe implementarse
gradualmente pero de forma continua, puede ir fácilmente a la par con la
aplicación de las políticas y delineamientos de la compañía en materia de
contratación de personal. Se precisa que la selección del personal debe ir en
relación estrecha con los objetivos, estrategias y políticas de la empresa, ya que
la administración del personal hace parte integral del plan estratégico de una
organización.
Cuando se tenga bien implementado lo relativo a las funciones y a la contratación
del personal, con su respectivo seguimiento, verificación de cumplimiento de las
funciones y responsabilidades, correcta interacción entre cargos, las evaluaciones
periódicas de los empleados y el montaje del plan de desarrollo individual de los
trabajadores para ajustar la relación hombre cargo; se puede pasar a la
implementación del manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
El manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto no debe

dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo
debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la
empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la
compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa
tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se
complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es
útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o
ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la
empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones
básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento
de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y
su interacción en la empresa, se debe seguir con una breve inducción en el cargo
y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que ver
con la ejecución de sus actividades.
Fuentes consultadas:
Manuales de Normas y Procedimientos. En línea:

http://www.monografias.com/trabajos16/normas-y-procedimientos/normas-y-
procedimientos.shtml. [consultado: 06/05/2011 a las 11:00 am]
Manual de Normas y Procedimientos. En línea:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenorm
asyprocedimientos/ [consultado 06/05/2011 a las 03:15 pm]
Manuales de Procedimientos y su Aplicación dentro del Control de Personal. En
línea: www.gestiopolis.com/canales/.../26/manproc.htm [consultado 07/05/2011 a
las 4:50 pm]
Astrid Teran
V1361579
Responder
Andreina 10 de junio de 2011, 11:57
OBJETIVO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE

ARCHIVO
En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la
aplicación del manual.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos

breves; además, deberá expresar QUÉ SE HACE y PARA QUÉ SE HACE.
El Objetivo del manual dependerá de la Unidad de Información para el cual será

elaborado, dependiendo de sus fortalezas y/o debilidades.
De acuerdo a la investigación realizada se podría determinar que el Objetivo de

• Normalizar el ingreso, almacenamiento, procesamiento y servicio de la colección
documental del Archivo, a través de una Unidad receptora que sea responsable
del control, procesamiento y administración de la documentación.
Con el fin de centralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante métodos

manuales y electrónicos, los registros de la documentación, así como su custodia,
para ponerlos al servicio de la comunidad y la sociedad en general.
ESTRUCTURA DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE

ARCHIVO
En general, el Manual de Organización se desarrolla o estructura de igual manera
dependiendo de la Unidad, Organización o Empresa que lo realice.
Básicamente o la estructura más utilizada para la realización de dichos Manuales

es la siguiente:
• Introducción
• 1. Objetivo del Manual
• 2. Normas:
Capítulo I. Disposiciones Generales
Capítulo II. De la Organización y Administración del Archivo

Sección Primera. De la recepción de documentos.
Sección Segunda. De la selección y procesamiento de documentos.
Sección Tercera. De la solicitud y préstamos de documentos.
Sección Cuarta. De la difusión de información.
Sección Quinta. De la desincorporación de documentos.
Capítulo III. De la Transferencia de Documentos.

Sección Primera. De los documentos de carácter permanente.
Sección Segunda. De los documentos de carácter temporal.
Sección Tercera. De la eliminación de documentos.
Capítulo IV. Del Personal del Archivo
• 3. Procedimientos:
3.1.1. Objetivo
3.2.1. Objetivo
3.3.1. Objetivo
• 4. Formularios e Instructivos
4.6. Registro de elaboración y/o actualización de expedientes
4.8. Memorando transferencia de documentos.
El propósito de la misma, es proporcionar a la comunidad y usuarios en general

que utilicen los servicios, la información requerida sobre los procedimientos que
se cumplen y que se deben seguir, así como las normas que rigen dichos
procedimientos y los formularios que se utilicen en dicha Unidad.
Fuentes:
FRANCOIS, A. R. (1976). Manual de Organización. Editorial Hispano Europea.

Barcelona-España.
Manual de Normas y Procedimientos de la División de Archivo General. (2004).

Universidad Nacional Abierta. Caracas-Venezuela.
Fuentes Electrónicas:
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

q=cache:p3CQCjmXFmMJ:www.contraloria.nayarit.gob.mx/guias/guia_organizaci
on.pdf+objetivo+de+los+manuales+de+organizacion+unidad+de+archivo&cd=10&
hl=es&ct=clnk&client=firefox-a&source=www.google.com
Consulta: 04-05-2011 a las 09:23 a.m.

Andreina Troconis
C.I. V-12.093.133
Grupo 6
Responder
Nairet 10 de junio de 2011, 23:04
Presentación de manuales
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del

proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación;
convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que
se presentará.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado

del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de
ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para
explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
ü Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de

preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de
empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general
acerca de su contenido.
ü Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de

la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia
que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de
preparar el manual.
ü Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que

originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se
proponen en el manual.
ü Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la

organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los
cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.
ü Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas

previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los
cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas,
unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
ü Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información,

proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían
tomarse en cada caso.
b) A otros niveles jerárquicos

La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede
basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma
más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para
fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento
fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.
Mantenimiento del manual de funciones del personal.
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es
conveniente:
1. Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo

derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se
realicen en la organización.
2. Establecer un calendario para la actualización del manual
3. Designar un responsable para la atención de esta función.
REFERENCIAS:
FRANKLIN, Enrique "Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración".

México. FCA-UNAM, 1996.
Nairet Vergara Forsyth
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jueves, 9 de junio de 2011

UNIDAD V MANUALES DE NORMAS

· Políticas: Son los lineamientos generales de una organización que expresan

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· Misión: Es el poder o facultad que se otorga a una organización para lograr

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UNIDAD III GESTION DE

* Definición de proceso/s, norma/s, procedimiento/s

· Proceso: Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades

· Procedimiento: (descripción de las operaciones). Presentación por escrito,

.En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las

A. Manual de Organización: describe la organización formal,

B. Manual de Políticas: contiene los principios básicos que regirán

C. Manual de procedimientos y normas: describe en detalle las

D. Manual del especialista: contiene normas o indicaciones

E. Manual del empleado: contiene aquella información que resulta

F. Manual de Propósito múltiple: reemplaza total o parcialmente a

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el

a. A los niveles directivos

Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis

El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:

· Introducción: breve descripción de las causas que generaron la

· Análisis de la estructura organizacional: exposición de la

· Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o

· Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de

· Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos

· Seguimiento, control y evaluación: precisión de los

b. A otros niveles jerárquicos

La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área

* Definición de manuales de normas y procedimientos.

Duhalt Krauss (2007) nos dice que un manual de organización es un

Por lo tanto, un manual de normas y procedimientos es un documento

Describen de manera detallada las operaciones que integran los

Otro concepto de manuales de normas y procedimientos es que son los

Este documento también especifica las normas correspondientes con las

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan

* Objetivos de manuales de normas y procedimientos.

Ø Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

Ø Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone

Ø Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

Ø Servir como medio de integración y orientación para el personal de

Ø Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

Ø Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al

Ø Establecen un sistema de información recuperable y accesible.

Ø Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la

Ø Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la

Ø Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de

Ø Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y

* Elaboración del manual de normas y procedimientos

La elaboración de un manual de normas y procedimientos, depende de

Al igual que toda la información de soporte. Es decir que la justifique.

2. Identificar un responsable: redactando las acciones que este

3. Los formularios se deben identificar con su nombre, código y

4. La presentación de los procesos debe mantener un estilo narrativo.

* Estructura del manual de normas y procedimientos

Los manuales de normas y procedimientos se encuentran organizados

1. Identificación: se encuentra incorporada por:

Ø Nombre oficial de la organización.

Ø Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en