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TÉCNICO EN RECURSOS

HUMANOS
Centro de Desarrollo
Agroempresarial – Chía
Cundinamarca

Instructor: Diego Amando Rodríguez


Alvarez
GC-F-004 V.01
COMPETENCIA
Documentar procesos y procedimientos aplicando
métodos normalizados adoptados por la organización

RESULTADOS DE APRENDIZAJE A ORIENTAR


Diligenciar instructivos, formatos y demás documentos para el sistema
de gestión de la información del talento humano, teniendo en cuenta
normas y procedimientos de la organización

Identificar cambios en los procesos y los procedimiento de la


organización con base en los requerimientos y las necesidades del
cliente y la política institucional.

Formalizar los cambios identificados en los procesos y procedimientos


del sistema de gestión del talento humano
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TEMAS A TRATAR

Historia de la administración.
Norma GTC 185
Formatos e instructivo
Organización documental
Diagrama de flujo y procesos
Norma ISO 9001
Indicadores de gestión
GC-F-004 V.01
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

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PRESENTACIÓN

La Organización de Archivos se refiere a


todas las operaciones técnicas que
permiten la agrupación documental,
aplicando la normatividad vigente.

El proceso a nivel documental, se fundamenta en la planeación, la


organización, la ejecución y el control, permitiendo establecer la claridad de
la información y de su tránsito, organizando los documentos de forma lógica
y secuencial y dando un carácter jurídico frente a los procedimientos de
recibo, almacenamiento, descarte o recuperación de la información, según
las directrices organizacionales y la legislación vigente
GC-F-004 V.01
PRESENTACIÓN

Un archivo es la memoria colectiva de una


empresa y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su
buen funcionamiento, para ello precisa que
todos estén involucrados en la labor,
aunque la gestión y ordenación sea
realizada por un profesional especializado
y que el archivo sea fácil de manejar.

GC-F-004 V.01
PRESENTACIÓN

Al remitirnos a la unidad de
correspondencia ésta gestiona de manera
centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de
las comunicaciones, de tal manera que
éstos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión
documental, integrándose a los procesos
que se llevarán en los archivos de gestión,
central e históricos

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FUNCIONES DE LA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Recepción Radicación Registro

Trámite y
Distribución Organización
respuesta

Clasificación Ordenación Conservación

Consulta
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LECTURA: IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS

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ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN
INICIAL

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IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La importancia de la Organización de
Archivos en las empresas radica en su
buen manejo y aplicación de la
normatividad vigente establecida por el
Archivo General de la Nación. Este inicio
en el tema nos lleva primeramente a
conocer la Estructura Orgánica y algunas
unidades establecidas dentro de ella.

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TEMAS A TRATAR

 Normatividad Ley 594 de 2000


 Procesos para la Recepción y Despacho de
los documentos
 Radicación y Foliación
 Puesto de Trabajo y Normas de seguridad en
la manipulación de Archivos
 Medios de Comunicación.
 Unidad de Correspondencia
 Unidad de Información
 Acuerdo 060 de 2001

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ACTIVIDAD LEY 594 DE 2000

CONSTRUCCIÓN COLECTIVA DE UN
MAPA CONCEPTUAL

Se conforman 11 equipos. El instructor


asignará un título a cada grupo para que
elabore un esquema del mismo

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PROCESOS PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS
DOCUMENTOS

De forma individual, elabore un mapa


mental de los procesos de recepción y
despacho de documentos. Para subir a
blackboard.

Link de lectura

GC-F-004 V.01
COMUNICACIONES OFICIALES

GC-F-004 V.01
COMUNICACIONES OFICIALES

INTERNAS
• Oficiales recibidas
• Oficiales enviadas

EXTERNAS
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PROCESO DE RECEPCION DE
DOCUMENTOS

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

Clasificación
• Comunicac
ión Oficial Distribución
Recepción Apertura Revisión Radicación Registro
• Comunicac o reparto
iones
personales

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Elaboración

Firma

Traslado de documentos
DOCUMENTOS

Embalaje o empaque
PROCESO DE DESPACHO DE

Símbolos

Verificación

Numeración, fechado, radicación

Registro

Separación

Envío
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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESOS

Los Procesos son acciones o actividades


organizadas e interrelacionadas, orientadas
a obtener un resultado específico.

Transforman entradas en salidas mediante


la utilización de recursos. Son dinámicos y
mensurables en su comportamiento
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PROCEDIMIENTOS

Los Procedimientos definen la secuencia de


los pasos para ejecutar una tarea.

Son módulos que detallan y especifican como


deben proceder los responsables (recursos
humanos y/o tecnológicos) en su ejecución
estableciendo políticas, normas y flujo de
documentación.

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CARACTERÍSTICA DE LOS
PROCESOS

-Tener un inicio y un fin preciso. Muchas veces


empieza al punto que otro proceso termina y
Concluye donde otro inicia.

-Tener un dueño la persona de rango más


inferior en la organización que puede tomar
Decisiones que afectan directamente a dicho
proceso.

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ACTIVIDAD: EL ARTEFACTO

En equipos diseñar un artefacto (bien o


servicio), describiendo lo siguiente en una hoja:

Título:
¿Para qué sirve?
Procedimiento de elaboración (paso a paso)
Prototipo

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MAPA DE PROCESOS

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DEFINICIÓN

El mapa de procesos es una representación


global de los procesos de una organización que
muestra la secuencia e interacción entre todos
ellos.

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PARA TENER EN CUENTA EN LOS
MAPAS DE PROCESO
· Definición del alcance.

· Identificación de los procesos relacionados


con el alcance definido.

¿Qué producimos?

¿Cómo lo producimos?

· Documentación de los procesos.

· Clasificación de los procesos.

· Secuenciación de los procesos e


interrelación. GC-F-004 V.01
TIPOS DE PROCESO

ESTRATEGICOS OPERATIVOS APOYO


• Constituyen guías • Crean valor y • Dan apoyo o
y directrices para tienen impacto soporte a los
los procesos en el cliente final. procesos claves
operativos y de Son los procesos
apoyo. Procesos de realización del
gerenciales u producto.
operativos de la
organización
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ESTRUCTURA DEL MAPA DE
PROCESOS

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EJEMPLOS:

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EJEMPLOS:

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EJEMPLOS:

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EJEMPLOS:

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DIAGRAMAS DE FLUJO

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SIMBOLOS

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EJEMPLOS

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EJEMPLOS

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EJEMPLOS

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EJEMPLOS

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