Manual de Procedimientos

GOBIERNO DEL
ESTADO DE SONORA
SECRETARÍA DE LA
CONTRALORÍA GENERAL
G UÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo 2004

Secretaría de la Contraloría General
Guía para la elaboración de manuales de procedimientos
“Los sonorenses tenemos claro a dónde vamos.

Sabemos qué queremos y cómo lograrlo.
El sueño de un Sonora más grande
alimenta nuestra propuesta
de oportunidades para todos”
Ing. Eduardo Bours Castelo
Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

2
INDICE
No. Pág.
PRESENTACIÓN 4
I.- OBJETIVOS 5
1. De la Guía 5
2. De los Procedimientos 5
3. De los Manuales de Procedimientos 5
II. PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 5
1.- Investigación 5
2.- Análisis 6
3.- Diseño 7
III.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8
1.- Concepto 8
2.- Funciones 8
IV. ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN 9
1. De Presentación o Forma 9
2. De Contenido 10
2.1. Indice 10
2.2. Introducción 11
2.3. Presentación de los Procedimientos 11
2.4. Nombre del Procedimiento 12
2.5. Objetivo del Procedimiento 12
2.6. Normas y Políticas de Operación 12
2.7. Descripción del Procedimiento 12
2.8. Formato e Instructivo de LIenado 15
2.9. Diagrama de Flujo 15
V. CONSIDERACIONES GENERALES 19
1. Responsables de Elaborar el Manual de Procedimientos 19

2. Causas que Originan su Revisión y Actualización 19
3. Validación del Manual de Procedimientos 20
BIBLIOGRAFIA 21
APENDICE 22

3
PRESENTACIÓN
La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artículo 26, Apartado
B, de la fracción IV, faculta a la Secretaría de la Contraloría General a expedir los lineamientos
para la elaboración de manuales administrativos, emitiéndose para la observancia de las
dependencias y entidades del sector público estatal la presente Guía, como parte de las
acciones de mejoramiento y desarrollo de sus esquemas de organización y funcionamiento.
Este documento pretende servir de orientación y guía a los responsables de elaborar los
Manuales de Procedimientos al interior de los órganos que integran la Administración Pública
Estatal, donde además la revisión y actualización de éstos, deberá realizarse cada vez que se
susciten cambios en la estructura normativa y funcional del aparato gubernamental.
Su utilidad práctica, consiste en que permite conocer detallada y secuencialmente la

forma en que se desarrollan las tareas y actividades que tienen asignadas las áreas de trabajo,
además, de que facilita la consulta en la operación de los servicios, el desarrollo de las
gestiones y la formalización de los procedimientos en el marco de un proceso sostenido de
consolidación y prospección operativa.
El contenido del presente documento, se sustenta en la necesidad de fortalecer la

relación, articulación e interacción que tiene que prevalecer entre el marco funcional básico,
con el método y la forma de concretar una actividad, la oportunidad y suficiencia de la
información para promover la ejecución y el logro de los resultados, dentro de una dinámica de
mejora continua.

4
I. OBJETIVOS
1. De la Guía
Presentar y difundir las bases, metodologías y técnicas de diseño, actualización y formalización de los
procedimientos del orden institucional o específico de las unidades responsables, con la finalidad de
uniformar los criterios para la elaboración de los manuales de procedimientos dentro de la
Administración Pública Estatal, evitando con ello disparidad, tanto de presentación como de contenido.
2. De los Procedimientos
Describir el método y orden secuencial de las actividades o pasos que se siguen para desarrollar una
función, un programa o ejercer una atribución y obtener un resultado predeterminado (trámite, servicio o
bien), de acuerdo con las normas y políticas de operación aprobados.
3. De los Manuales de Procedimientos

Integrar en forma ordenada los procedimientos, institucionales o específicos, de acuerdo con una
metodología propia, que permita conocer el funcionamiento o la operación integral de las unidades
administrativas que conforman las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.
II. PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
La elaboración del Manual de Procedimientos es una tarea exhaustiva y minuciosa, que requiere
diseñar la metodología mínima necesaria que conduzca en el menor tiempo posible a su elaboración.
Con este propósito, a continuación se ilustran algunos de los puntos fundamentales que habrán de
seguirse para su realización.
1. Investigación
Para llevar a cabo la investigación correspondiente previa a la integración del manual respectivo, es
necesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificación, captación, y diseño de los
programas donde se consignen los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la
ejecución del mismo, para definir o conocer sus características, propiedades, alcances o fines, e influir
en su contenido, mediante procesos subsecuentes de análisis y diseño.
Se debe determinar al responsable de la conducción del trabajo en la Unidad Administrativa que se

trate, mismo que integrará el documento basado en los lineamientos y recomendaciones que se dan a
conocer en la presente Guía, con el propósito de guardar homogeneidad en cuanto al contenido y
presentación de los mismos.
La investigación en materia de sistemas y procedimientos tiene una metodología propia que en lo

general se conforma y parte de un plan de investigación, cuyas actividades básicas son las siguientes:

5
1. El reconocimiento para este caso, de las unidades responsables, de su integración y de sus

fuentes de información disponibles, tales como normas, manuales y otros documentos afines, la
revisión visual del medio; y la opinión o comentarios directos del personal.
2. La definición de los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observación
directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda la
entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y descripción.
3. El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de

entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de
problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.
4. La identificación de las normas, atribuciones, funciones y actividades básicas y

complementarias.
5. El inventario de procedimientos, tales como: la cantidad, homogeneidad, el tipo (institucionales

o específicos), la vigencia y las actividades aún no procedimentadas y con posibilidades de
documentarse.
6. La identificación de los requerimientos, tales como:; la depuración, actualización, modificación,

sistematización o la creación de nuevos procedimientos.
La integración de la información se hará de tal modo que facilite el análisis, permita identificar las
necesidades, resuelva los problemas de operación o productividad, canalice las ideas sobre mejora
continua e innovación, plantee el objetivo, y jerarquice y de secuencia lógica a los pasos o la
operaciones de las actividades; así como articular éstas con el marco funcional y normativo de la unidad
responsable.
2. Análisis
Es una categoría metodológica que permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucional,
unidad responsable, etc.), además de identificar y conocer los principios (sustancia y esencia), los
elementos (atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los fines
(objetivos, metas y resultados), de su composición, y contar así con las bases y los conocimientos
necesarios para actuar, en su caso, sobre sus propiedades y características, e influir en su integración,
transformación, funcionamiento u operación.
Con la aplicación de esta categoría se examinan: por ejemplo: características, elementos constitutivos y
hechos representativos del funcionamiento de una institución (todo) o de sus unidades responsables
(partes). Cabe abundar que dentro de este aspecto se incluyen las interacciones entre las atribuciones,
funciones y los objetivos con los procedimientos de trabajo.

6
La base de la información para la realización del análisis de los procedimientos, se encuentra en los
resultados de la investigación, en la aplicación de los conocimientos metodológicos, y desde luego, en
la disposición del personal responsable del mismo, el cual comprenderá tres etapas:
Primera. El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la evolución tanto de la

organización, como del funcionamiento de la unidad responsable, y verificar la validez o procedencia de
la manera en que se realizan una o varias actividades, con el fin de comprender la situación vigente y
posibilitar las acciones de mejora continua e innovación.
Segunda. La revisión de la situación actual de la institución y de sus unidades responsables

para conocer la articulación y correspondencia de atribuciones, objetivos, estructuras orgánicas, normas
y políticas, competencias, funciones, actividades, procedimientos, operaciones, puestos y plazas.
Adicionalmente, se debe conocer la situación vigente de los tramos de control, las cargas de trabajo, la
comunicación y coordinación, el ambiente de trabajo y las relaciones del personal.
Tercera. El análisis de la información existente para responder a las preguntas siguientes:
¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de la
cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar o
suspender.
¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución.
¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades.
¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios
y materiales, para lograr los objetivos de una actividad.
¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los

resultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y los
requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios.
¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo,
así como de sus usuarios.
¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para la
ejecución y logro de los resultados.
3. Diseño
Acción que con una metodología y técnicas ex profeso permite transformar o traducir secuencial y
cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes (gráficas o
audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos de
tecnología de la información.
Después del análisis de la información se procede al registro de la misma, es decir a la integración del
manual, observando el contenido que se indica en el apartado IV, de la presente Guía.

7
III.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. C o n c e p t o:
Es un documento de apoyo y consulta integrado por procedimientos de carácter técnico y administrativo
y de atención al público debidamente estructurados, para sustentar el funcionamiento y la prestación de
los servicios asignados a las distintas unidades administrativas, en base a una normatividad y
metodología autorizada.
2. Funciones
Tienen las siguientes funciones:
Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de ejecutar
un trabajo determinado.
Integrar una guía de trabajo a ejecutar, ya que proporciona al personal una visión general de sus
funciones y responsabilidades, al ofrecer una descripción del sistema operativo en su conjunto, así
como las interrelaciones de los órganos administrativos en la realización de los procedimientos
asignados, permitiendo una adecuada coordinación a través de un flujo eficiente de información.
Presentar una visión integral de como opera una unidad responsable.
Lograr continuidad en la ejecución del quehacer público independientemente de que cambien los
responsables del mismo.
Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en una
unidad administrativa, facilitando su incorporación a la misma.
Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación de los mismos.
Facilitar a los órganos superiores la supervisión del trabajo, verificando así el cumplimiento de las
actividades de sus subordinados.

8
IV. ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN

En este apartado se mencionan los principales elementos que integran el Manual de Procedimientos,
cuyos contenidos se describen paso a paso, para conocer el orden preciso que se debe seguir en su
elaboración (Ver anexo 2, del Apéndice).
1. De presentación o Forma:
Se refiere a la portada o carátula del Manual de Procedimientos la cual debe contener los datos más
elementales como son:
♦Escudo del Estado.

♦Nombre de la Dependencia o Entidad.
♦Nombre de la Unidad Administrativa responsable del procedimiento.
♦Título: Manual de Procedimientos de ...
♦Emblema institucional.
♦Fecha de elaboración o actualización.
Manual
de Procedimientos
de.... Manual
ManualdedeProcedimientos
procedimientos
De la de....
Dirección....
Fecha de Elaboró * Aprobó ** Validó

elaboración ***
Asimismo se incluye la anteportada, con descripción de firmas de autorización, como son las de
elaboración, aprobación y validación.
* Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa, así como su nombre y firma de elaboración
del documento.
**Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia correspondiente. Cuando sea el caso de una
Entidad, sólo se contempla un apartado donde se anota el nombre y firma del Titular del Organismo, el
cual elabora y aprueba.
9
***Anotar el nombre y firma de validación del Titular de la Secretaría de la Contraloría General,

señalando en la parte superior la siguiente leyenda:
”Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción IV de la Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo del Estado”, cuando sea el caso de una dependencia; Cuando se trate de una entidad,
deberá agregársele a la anterior leyenda, el artículo 54.
2.D e C o n t e n i d o:
Es la parte que presenta de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el Manual, o los
títulos principales que comprende. Se sugiere que el responsable de su elaboración, observe el orden
que a continuación se describe:
2.1. I n d i c e:
Aquí se enumeran los elementos de su contenido, así como el número de página correspondiente. Se
recomienda describir en el siguiente orden de aparición los apartados de cada procedimiento: Nombre
del Procedimiento, Objetivo, Normas y Políticas de Operación, Descripción, Formato e Instructivo de
Llenado y Diagrama de Flujo, y así sucesivamente para cada procedimiento existente.
Indice No. de
Página
Introducción
Objetivo del Manual
Presentación de los procedimientos

• Nombre del Procedimiento
• Objetivo
• Normas y Políticas de Operación
• Descripción del Procedimiento
• Formatos e Instructivo de LIenado
• Diagrama de Flujo

10
2.2. I n t r o d u c c i ó n:
En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así como su utilidad,
pudiéndose incluir un mensaje alusivo por parte de la Unidad Administrativa en donde se
elaboró el Manual.
Ejemplo:
Introducción
El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de

instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en
forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la
Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo.
Contempla la descripción del procedimiento: revisión y validación de

Manuales Administrativos, su objetivo, las normas y políticas de operación
que rigen para su elaboración, así como la diagramación del proceso.
Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se

presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en
la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la
operatividad del mismo.
2.3.- Presentación de los Procedimientos:

Este apartado enuncia o relaciona todos los procedimientos que se van a describir en el Manual, se
recomienda que se redacten de forma sencilla, sintetizada, de forma tal que expresen la esencia del
servicio. Una vez que se relacionen por cada área (dirección, subdirección, departamento), en el orden
en que aparecen en el organigrama del manual de organización de la unidad administrativa respectiva,
se deberán analizar cada uno, considerando la inclusión de los puntos siguientes:
Nombre del Procedimiento.

Objetivo del Procedimiento
Normas y Políticas de Operación.
Descripción de los Procedimientos.
Formatos e Instructivo de LIenado
Diagramas de Flujo.

11
2.4 Nombre del Procedimiento:

Al iniciarse la descripción es importante determinar el nombre de éste, debiendo coincidir con el
especificado en el apartado de la “presentación de los procedimientos” y esté acorde con lo descrito en
su contenido. De preferencia se sugiere anotarlo en una hoja aparte, conjuntamente con el objetivo, las
normas y políticas de operación.
2.5 Objetivo del Procedimiento

Es el fin que se pretende alcanzar con la elaboración del procedimiento, mismo que deberá ser claro,
conciso y directo.
2.6 Normas y Políticas de Operación

Son las bases jurídicas y administrativas que sustentan la naturaleza y fines de una actividad, fijados en
la normatividad establecida y por los niveles altos de decisión, con el fin de proporcionar orientación en
la realización de un servicio al público o de apoyo interno. Para ello deberán mencionarse las áreas
responsables interactuantes en la implementación de las mismas.
En los Manuales de Procedimientos, éstas se especifican después de presentarse el Nombre y Objetivo

del Procedimiento, y antes de la descripción del mismo.
Para el vaciado de la información de los apartados 2.4, 2.5 y 2.6, se utilizará el formato CP-1.
Ver ejemplo en la página 29 del Apéndice.
2.7 Descripción del Procedimiento
Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las actividades que se
ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta al cumplimiento del objetivo del
procedimiento y con apego en sus propias normas o políticas de operación, las cuales se detallarán en
la “cédula de descripción de procedimientos” (Formato CP-2 y CP-3).
Esta definición estará apoyada en una metodología y un conjunto de técnicas e instrumentos, para que
sea lo más explícita posible, comprensible, asimilable y, en su caso transmisible con fines de formación,
capacitación o actualización del personal y, en su caso, de los clientes o usuarios. Entre las bases o
consideraciones específicas para la descripción están las siguientes:
Usar letra Arial tamaño 10 puntos en mayúsculas y minúsculas, en el llenado del formato
CP-2 y CP-3.
Utilizar los formatos CP-2 y CP-3 que se incluyen en la presente Guía; los cuales constan
además del encabezado (Dependencia o Entidad, Unidad Administrativa, Nombre del
Procedimiento, así como también el número de hojas), de 5 columnas conteniendo los
siguientes conceptos: Responsable, Número de Actividad, Actividad, Formato/Documento, y
tantos.

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En la columna de “Responsable” se identificará por su nombre a la instancia u órgano o

puesto responsable en sí. En el caso de los puestos, éstos solo se mencionarán cuando la
naturaleza de las actividades de la instancia correspondiente, así lo amerite.
Se tendrá presente durante la descripción de la operación o actividad, que estas pueden ser
perfectible, es decir, se podrán mejorar y eliminar (cuando existan) duplicidades, esfuerzos y
tareas innecesarias; reducir firmas, decisiones, tiempos, copias, formatos y líneas de
espera; equilibrar cargas de trabajo; emplear nueva tecnología; y revisar normas o políticas,
etc.
La descripción se iniciará con un verbo conjugado en tercera persona del singular y tiempo
presente: inicia, elabora, presenta, revisa, almacena, archiva, consulta, turna, etc.
Cuando sea necesario, entre cada actividad y/o operación se puede anotar una leyenda con
el fin de darle la secuencia requerida a su descripción, por ejemplo: cuando se presenta
alguna toma de decisiones : “si se autoriza”, “si está correcto”, o cuando se establecen
plazos : “en la fecha establecida”, “posteriormente”, entre otras.
Al final de algún paso, cuando sea necesario, se puede hacer alguna indicación u
observación como complemento del mismo, y también describir el destino de los originales
y copias de los formatos utilizados.
Al terminar un procedimiento se anotará la frase “Fin del Procedimiento”.
A continuación se describe el contenido de los formatos CP-2 y CP-3 (Cédula de Descripción

de Procedimientos):
Formato (CP-2)
Dependencia: (1) Hoja _de_(9) Formato (CP-3)
Unidad Administrativa: (2)
Hoja __de__
Nombre del Procedimiento: (3)
RESPONSABLE (9)
No. ACTIVIDAD FORMATO O
FORMATO O TANTO DOCUMENTO
ACTIVIDAD TANTOS
RESPONSABLE No. DOCUMENTO
S
(4) (5) (6) (7) (8)
(4) (5) (6) (7) (8)
(Utilizar cuando el procedimiento que se describe

requiere más de una hoja)
NOTA: Cuando la instancia responsable de elaborar el Manual sea un Organismo Descentralizado, se deberá
modificar en el encabezado de la cédula el concepto de “Dependencia” por el de “Entidad”.

13
INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO CP-2 y CP-3
1. Dependencia/Entidad: Indicar según corresponda.

2. Unidad Administrativa: Especificar el nombre de la Unidad u Órgano adscrito a la Dependencia o
Entidad de que se trate.
3. Nombre del Procedimiento: Se recomienda describirlo con un verbo el cual tenga terminación
“ción”, como por ejemplo: elaboración, tramitación, etc.
4. Hoja_de_: Se indicará el Número de hoja y el total de las mismas.
5. Responsable: Indicar el órgano o puestos que participan en el desarrollo de las actividades del
procedimiento.
6. Número: Indicar con números arábigos el consecutivo de la actividad.
7. Descripción de la Actividad: Se relacionarán las actividades u operaciones de manera
consecutiva del procedimiento correspondiente.
8. Formato o Documentos utilizados: Indicar los formatos o documentos originados en el proceso.
9. Tantos: Cuando se presentan dos o más documentos a la vez indicar sus correspondientes
originales y copias.

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2.8 Formatos e Instructivo de LIenado

Los formatos utilizados en la ejecución de los procedimientos objeto de nuestro manual, deberán
anexarse al final de la descripción de cada procedimiento, acompañado de su respectivo instructivo de
llenado, mismo que contendrá las indicaciones correspondientes.
Dentro de este apartado es necesario considerar lo siguiente: Sólo se deberán hacer instructivos de
llenado de aquellos formatos que se originen al interior de la unidad administrativa de que se trate.
Por citar un ejemplo, se muestra el caso del formato “Pedido” y su Instructivo de llenado.
PEDIDO INSTRUCTIVO DE LLENADO

(1)
Fecha:__________
PEDIDO
Descripción del Artículo: _________________
(2) CONCEPTO DESCRIPCIÓN
______________________________ Anotar: Día, mes y año

(1)
de elaboración
______________________________
(2) Señalar el nombre y
presentación del artículo
Cantidad: ______________(3)_______________
solicitado
(3) Especificar el número
solicitado
(4)
(4) Indicar nombre de la
autorizó persona que autoriza
2.9 Diagrama de Flujo

Un último apartado dentro del manual, lo constituye el diagrama de flujo, el cual, junto con la descripción
del procedimiento nos permitirá analizar su operatividad, de lo cual pueden derivarse acciones de
simplificación de los mismos, que conlleven al mejoramiento del quehacer público. Esta representación
gráfica de los procedimientos, debe incluirse enseguida de cada procedimiento, o de los formatos,
cuando estos se originen.
Se recomienda la elaboración de éstos diagramas, sobre todo en procedimientos relacionados a la

prestación directa de servicios al público, dado que nos permitirá obtener información para posteriores
análisis sobre la efectividad con que se desarrollan los mismos.
15
Para la diagramación de los procedimientos se utilizará la simbología ANSI (American Nacional

Standard Institute).
La diagramación requiere observar las recomendaciones siguientes:
♦ Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo “TERMINAL”.
♦ Las líneas entre los símbolos, indican el sentido del flujo.
♦ La diagramación de los procedimientos deberá iniciarse en la parte superior central de la primera

columna, el trazo inicia de arriba hacia abajo y de la izquierda hacia la derecha.
♦ Las actividades deberán diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribución y simetría
de los símbolos utilizados.
♦ Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.
♦ Cada símbolo de actividad deberá numerarse consecutivamente, correspondiendo a la numeración

dada en el descriptivo del procedimiento.
♦ El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datos asentados en la descripción

del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en
presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc.
♦ El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que se esté usando, en forma
completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o más palabras.
♦ En el símbolo de documento, cuando se trate de originales, se deberá señalar con la letra “o” de
original, seguido por un guión que significa “hasta” y el número de copias del documento.
♦ La unión entre símbolos se representará con líneas rectas, horizontales y verticales o la

combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en
cualquier parte del procedimiento.
♦ A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con
la misma letra, o número.
♦ A cada conector de salida de interpágina le corresponde un conector de entrada de interpágina,

marcado con el mismo número o letra.
♦ El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida: considerando que la línea de entrada
se ubicará en la parte superior del símbolo, las salidas de éste podrán ser por el vértice inferior, el
izquierdo y/o el derecho.
♦ Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo y llegar a un destino final
(archivo permanente).

16
♦ No debe haber más de una línea de entrada a cada símbolo y más de una línea de salida de cada
uno de ellos, con excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del
procedimiento.
♦ Las líneas de salida se iniciarán en la parte inferior del símbolo.
♦ Cuando se usen copias fotostáticas, se indicará el documento con la letra “f” seguida por el número
correspondiente.
♦ Cuando en el documento se desee indicar cierto número de copias, se anotará el número de cada
una de ellas, separadas por comas.
SIMBOLOGÍA UTILIZADA DE LA AMERICAN NATIONAL STANDARD

INSTITUTE (ANSI )
SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN
Terminal Indica el inicio o terminación del procedimiento.
Operación Representa el espacio para describir una actividad del

procedimiento.
Decisión o Indica un punto del procedimiento o donde se toma una

alternativa decisión entre dos opciones (SÍ o NO).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se

genere en el procedimiento. El documento podrá tener
copias.
Archivo Representa un archivo común y corriente de oficina donde se

guarda un documento en forma temporal o permanente.
Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

interpágina de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de Representa un enlace o conexión de una página a otra

página:
Dirección de Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben
Flujo, o Línea de realizar las distintas operaciones.
Unión

17
Ejemplo:
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y VALIDACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Hoja __ de
DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y

DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
INICIO
Recibe mediante oficio o

o
proyecto de manual de
procedimiento (P.M.P) O
P M..P.
Revisa, o
overificando esté
correctamente
P.M.P
Si
¿Procede?
No
Realiza observaciones
O
o
al documento, elabora
oficio O
I
P.M..P.
Revisa y firma O
o
O
I
P.M..P.
O
O
NOTA: Ver procedimiento completo en el Apéndice

de este documento.

18
V. CONSIDERACIONES GENERALES
1. Responsables de Elaborar el Manual de Procedimientos

Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procedimientos todas las
dependencias, así como cada una de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados; los
organismos públicos descentralizados, los fondos y fideicomisos, empresas de participación estatal
mayoritaria que así lo marque su ordenamiento de creación.
2.Causas que Originan su Revisión y Actualización

La necesidad de revisar y actualizar los manuales de procedimientos surge al modificarse las tareas al
interior de los órganos administrativos. En ese sentido, las unidades administrativas estarán obligadas a
mantenerlos actualizados, conforme a las bases y los lineamientos vigentes, para lo cual, los titulares de
las mismas deberán informar oportunamente a los responsables de elaborar el documento, sobre todo
cambio que se origine y que se tenga que registrar en el mismo, a fin de que se realicen las
adecuaciones correspondientes.
Asimismo, la Unidad Administrativa dará prioridad a la creación, revisión, y actualización de aquellos

procesos que sirvan para atender acciones relacionadas directamente con el usuario o la comunidad.
La presencia de los manuales actualizados, es sinónimo de que la unidad administrativa responsable

posee:
- Una fuente cualitativa de información formal y permanente para la toma de decisiones, y en la

planeación y el desarrollo de funciones, actividades y procedimientos.
- Las bases, los lineamientos, mecanismos e instrumentos para orientar y agilizar la ejecución de las
actividades.
- El conocimiento de la secuencia, interacción o conexión entre funciones, actividades,

procedimientos, sistemas, unidades responsables y usuarios.
Por lo consiguiente, cada dependencia o entidad, deberá actualizar sus respectivos manuales en la
medida que se presenten modificaciones relevantes en sus contenidos.
Para que el documento adquiera validez legal, las Dependencias o Entidades deberán remitir el
anteproyecto a la Secretaría de la Contraloría General, a efecto de que la Dirección General de
Modernización y Desarrollo Administrativo dictamine y valide sobre el apego a los lineamientos o
contenido especificado en la presente Guía.
El Manual se procesará y se remitirá para su revisión en archivo magnético utilizando el paquete Word,
con letra tipo Arial a 12 puntos y con 10 puntos en la descripción de los pasos de los procedimientos
(formato CP-2), utilizando hoja tamaño carta, con orientación vertical.

19
El dictamen y validación están sujetos a la revisión previa del documento, que en algunos casos lo
anteceden observaciones, las cuales tendrán que ser atendidas mediante el comunicado respectivo
emitido por la Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo a la instancia interesada.
3. Validación del Manual de Procedimientos:

Para que el documento adquiera validez legal, las instancias deberán remitir el proyecto a la Secretaría
de la Contraloría General, a efecto de que ésta dictamine si se apega a los lineamientos establecidos en
la presente Guía, para posteriormente dirigir el oficio de validación al titular de la dependencia o entidad
correspondiente ( ver anexo 1).

20
BIBLIOGRAFÍA
“Organización y Métodos en la Administración Pública”.

Gustavo Quiroga Leos.
“Guía para la elaboración e integración de manuales de Procedimientos”.

Instituto Politécnico Nacional.
Marzo de 2003.
“Guía Técnica para la elaboración de manuales de Procedimientos”.

Secretaría de la Contraloría General del Estado, abril de 2003.

21
APENDICE

22
(ANEXO 1)
Procedimiento: Revisión, Análisis y Validación de Manuales de Procedimientos
Dirección General de
Dependencia / Entidad Modernización y Desarrollo Secretaría de la Contraloría General
Administrativo
INICIO
Verifica se
Presenta apegue a la Valida
anteproyecto metodología de manual
la Guía
¿Se
No apega?
Si
Indica
integración del
manual
Posteriormente
Recibe
documento con
firmas de
aprobación
Envía Manual
Validado
Recibe
Documento
FIN

23
GOBIERNO DEL
ESTADO DE SONORA
SECRETARÍA DE LA
CONTRALORÍA GENERAL
Manual
de Procedimientos de la
Dirección General de Modernización y Desarrollo
Administrativo
Fecha de elaboración
enero de 2004

24
Manual de Procedimientos
Dirección General de Modernización y
Desarrollo Administrativo
Elaboró Aprobó Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26,

apartado B, fracción IV de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonora
Director de Desarrollo Administrativo Director General de Modernización y Desarrollo Secretario de la Contraloría General
Administrativo

25
INDICE
Introducción
Objetivo
Presentación de los procedimientos
• Nombre del Procedimiento

• Objetivo del Procedimiento
• Normas y Políticas de Operación
• Descripción del Procedimiento
• Formatos e Instructivos de LIenado *
• Diagrama de flujo
* Utilizar sólo cuando se originen formatos en los procedimientos.

26
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de

instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar
en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas
por la Dirección General de Modernización y Desarrollo
Administrativo.
Contempla la descripción del procedimiento relativo a la revisión y

validación de manuales administrativos, el objetivo, las normas y
políticas de operación que rigen su elaboración, así como el diagrama
de flujo correspondiente, donde se aprecia gráficamente dicho
procedimiento.
Este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten

cambios en su contenido, o en la estructura orgánica, base legal,
funciones, o algún otro apartado de la unidad administrativa, que incida
en la operación del mismo.

27
OBJETIVO DEL MANUAL:
Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se realizan al

interior de la Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo, estableciendo de
manera formal los métodos y técnicas de trabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades
de los distintos órganos que intervienen en la ejecución, control y evaluación de las mismas, y
facilitando su interrelación.

28
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Formato

CP-1
1.- Revisión y validación de manuales administrativos
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar que los proyectos de manuales administrativos que sometan a revisión las
dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, se apeguen a la metodología
establecida por la Secretaría de la Contraloría General, a efecto de lograr la uniformidad en la
integración de este tipo de documentos y formalidad en su aplicación.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora:
Artículo No. 26.- A la Secretaría de la Contraloría General le corresponden las

facultades y obligaciones siguientes:
Apartado B, fracción IV
Definir y difundir las políticas y lineamientos para la elaboración de los reglamentos interiores
que emita el Gobernador del Estado, así como los manuales de organización, de
procedimientos y de servicios al público de las dependencias y entidades y aprobar estos
instrumentos de apoyo administrativo.
Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General.
Artículo 13, fracción 1X.- Coadyuvar con las dependencias y entidades de la Administración
Pública Estatal, en la formulación y actualización de sus reglamentos interiores, manuales de
organización, de procedimientos y de servicios al público.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
- Sólo se validarán aquellos manuales que cumplan con la metodología

establecida en la Guía para elaborar Manuales de Procedimientos
expedida por la Secretaría de la Contraloría General.
- Los proyectos de Manual de Procedimientos (según sea el caso), que

sean turnados para revisión, deberán venir sustentados mediante oficio.
- Una vez que estén debidamente elaborados los proyectos de Manual de

Procedimientos (según sea el caso), cuando se trate de una Dependencia,
se recabará la firma de elaboración del Titular de la Unidad Administrativa y
de aprobación del Secretario del Ramo.
- En el caso de los manuales de procedimientos de un Organismo

Descentralizado, se recabará sólo la firma de elaboración y aprobación del
Titular del mismo.

29
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA: SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Hoja 1de 3

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISION Y VALIDACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD FORMATOS/DOCUMENTOS TANTOS

Dirección General de 1. Recibe proyecto de manual adjunto a oficio y Oficio Original
Modernización y turna. Proyecto de manual Original
Desarrollo Administrativo.
Dirección de Desarrollo 2. Verifica su correcta elaboración Proyecto de manual Original

Administrativo.
“ Si está incorrecto “
3. Verifica observaciones en el proyecto del manual,

elabora oficio y turna. Proyecto de manual Original
Oficio Original y 3
copias
Dirección General. 4. Revisa oficio, firma y turna. Oficio Original y

3copias
Dirección de Desarrollo 5. Envía documento adjunto a oficio a la unidad

Administrativo. administrativa solicitante, recabando sello de
recibido en copias.
1ª. Copia: Secretaría Oficio Original y 3

2ª. Copia: Dirección General. copias
3ª. Copia : Archivo Proyecto de manual Original
“ Posteriormente “
6. Recibe documento de la unidad administrativa y Proyecto de manual. Original.

verifica si se hicieron correcciones.
“ Si se hicieron “
7. Elabora proyecto de oficio indicando se integren Oficio Original y 3

dos documentos originales con firmas de copias
elaboración y aprobación respectivas.

30
FORMATO CP-3
Hoja 2 de 3
RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD FORMATOS/DOCUMENTOS
TANTOS
8. Entrega original de oficio y Proyecto a la Oficio Original y 3copias.

Dirección de Desarrollo unidad solicitante.
Administrativo Proyecto de manual Original
9. Realiza observaciones verbales sobre el Oficio Original y 3copias.

Proyecto, recabando sello y firma de
recibido en copia de oficio. Proyecto de manual Original
“ Posteriormente “
10. Recibe dos tantos del Proyecto de manual Proyecto de 2 originales
correspondiente y verifica correcta Manual
integración.
“ Si es el caso de una Dependencia “
11. Verifica firma de elaboración del Titular de Proyecto de 2 originales

la Unidad Administrativa; de aprobación del Manual
Secretario del Ramo, y el espacio para la
firma de validación del Secretario de la
Contraloría General.
“ Si todo esta correcto “
12. Elabora oficio de validación, anexa Oficio de validación Original y 3 copias

documento y turna. Manual. Dos originales
Oficio. Original y 3 copias

Dirección General 13. Revisa oficio y turna.
Manual Dos originales
Secretaría de la 14. Revisa, firma de autorizado en oficio y en el Oficio Original y 3 copias

Contraloría General manual y turna. Manual Dos originales
Dirección General de 15. Recibe y turna. Oficio. Original y 3 copias

Modernización y Manual 2 originales
Desarrollo Administrativo

31
FORMATO CP-3
RESPONSABLE
ACTIVIDAD FORMATOS/DOCUMENTOS
Nº Hoja 3 de 3
TANTOS
Dirección de Desarrollo 16 Envía a la unidad administrativa un Oficio. Original y 3 copias

Administrativo. ejemplar del manual adjunto a oficio,
recabando sello de recibido en copias de Manual Dos originales
oficio.
.
17. Entrega una 1ª copia de oficio a la Oficio Copias
Secretaría de la Contraloría General, 2ª Manual Original
copia a la Dirección General 3ª copia, la
adjunta al manual para su archivo.
“Si es el caso de una Entidad y las

observaciones están correctas”
18. Turna a la Entidad el documento junto con Oficio Original y 4 copias

oficio de validación suscrito por el Secretario
de la Contraloría General para que ésta Manual Original
someta a la aprobación de su Órgano de
Gobierno.
1ª.- Copia.- Secretaría de la Contraloría

General.
2ª.- Copia.- Dirección General de
Modernización y Desarrollo Administrativo
3ª.- Copia.- Comisario Público
4ª.- Copia.- Archivo
FIN DEL PROCEDIMIENTO

32
Secretaría de la C ontraloría G eneral
Diagrama de Flujo Hoja1de2

Procedimiento: Revisión y Validación de Manuales Administrativos
Modernización y Desarrollo Dirección de Desarrollo Administrativo
Administrativo
Verifica correcta O
elaboración
INICIO
P.M.
Recibe proyecto de O “Posteriormente”

Manual adjunto oficio Recibe dos tantos del O
O SI Proyecto y verifica
Procede O
A correcta integración O
?
P.M. No
Oficio P.M.
Realiza observaciones Oficio
en documento y O
Archivo
elabora oficio y turna O
1
2 “Si es el caso de una
3 Dependencia”
P.M. O
Verifica firmas y espacio O
Oficio para la validación
P.M.
Unidad
Revisa oficio, firma O Envía documento Administrativa
adjunto a oficio a la solicitante
o
O
Unidad Administrativa
Oficio O 1
2
SECOGES Está
correcto
SI
C P.M.
P.M. 3
O
O NO
O
O Archivo C
Archivo
Elabora oficio de
“Posteriormente” validación, anexa
O O
Recibe y verifica documento y turna O
correcciones
O
1
P.M. P.M. 2
3
A Oficio
“Si se hicieron”
Elabora oficio indicando seO 2
integren dos doc.originales O
con firmas de elab.y aprob. 1
2
P.M. 3
Revisa oficio, turna O Oficio
O
1 O
O
2 O
P.M. 3
Unidad
Oficio Administrativa
Envía a la Unidad O
solicitante O
1
2
P.M. 3 SECOGES
Oficio
Archivo
Archivo

33
DIAGRAMA DE FLUJO Hoja 2 de 2

Procedimiento: Revisión y Validación de Manuales Administrativos
Modernización y Desarrollo Dirección de Desarrollo Administrativo Secretaría de la Contraloría General
Administrativo
1
Autoriza documentos O
Revisa y turna O O
O O
O 1
1 M.P. 2
P.M. 2
3 3
Oficio
Oficio
Revisa y turna O
O
O
1 Envía a la unidad
M. P. 2 Administrativa O
3 original del manual y O
Oficio oficio O
1
2
M.P.
3
Oficio
Archivo
Unidad
Administrativa
Oficio y
M.P.
“Si es el caso de una
Archivo Entidad”
Comisario
Público
Turna a la Entidad para que

O
se someta a la aprobación
de su Órgano de Gobierno
O
O
1
2
M.P. 3
4
Oficio
Archivo
Entidad
Oficio y
M.P.
Archivo FIN

34
ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DEL CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ANEXO 2
Gobierno del Secretaría de

Estado de Sonora Gobierno del Manual de Procedimientos Hoja Nº 1 de 13
Estado de Sonora
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Presentación de los Procedimientos 1.- Revisión y validación de manuales de administrativos
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
No. de (por Unidad Administrativa) Verificar que los proyectos de manuales administrativos que las
Página dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, se
INDICE apeguen a la metodología establecida por la Secretaría de la
Contraloría General, a efecto de lograr la uniformidad en la
integración de este tipo de documentos y formalidad en su
aplicación.
Dirección A
NORMAS DE OPERACIÓN
•Introducción …………………………… Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora
Artículo 26.- A la Secretaría de la Contraloría General, le
•Presentación de los Procedimientos corresponden las facultades y obligaciones siguientes:
Apartado B Fracción IV.- Definir las políticas y lineamientos para la
Manual de ( por Unidad Administrativa) ……. Procedimiento a
elaboración de los reglamentos interiores y de los manuales de
Procedimientos Manual de organización, de procedimientos y de servicios al público de las

dependencias.
Procedimiento b
De la Dirección General Procedimientos • Nombre del Procedimiento………….
Procedimiento n
Artículo 13.-
Fracc. IX.- Coadyuvar con las dependencias y entidades de la
de..... De la Dirección General • Objetivo del Procedimiento…………

Administración Pública Estatal, en la formulación y actualización de
sus reglamentos interiores, manuales de organización, de
de..... • Normas y Políticas de Operación…. Dirección B

procedimientos y de servicios al público.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Sólo se validarán aquellos manuales que cumplan con la
metodología establecida en la Guía para elaborar Manuales
• Descripción del Procedimiento…… de Procedimientos expedidas por la Secretaría de la
Procedimiento a Contraloría General.
• Formato e Instructivo de LIenado…
Procedimiento b Los proyectos de Manual de Procedimientos( Según sea el
caso), que sean turnados para revisión, deberán venir
• Diagrama de Flujo…………………… Procedimiento n sustentados mediante oficio.
ELABORÓ APROBÓ Validado de acuerdo a lo establecido en el

artículo 26, Apartado B fracción IV de la
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo
del Estado de Sonora.

(Nombre y Firma) (Nombre y Firma)
Enero de 2004 Director General Secretario de… Lic. Arnoldo Soto Soto
Secretario de la Contraloría General
Descripción del Procedimiento Hoja Nº __ de

__
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Formatos utilizados Diagrama de Flujos
Instructivo de llenado de Formatos
Documentos/
___________________
Responsable Actividad Tantos
Formatos
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________

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GOBIERNO DEL

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo 2004

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

“Los sonorenses tenemos claro a dónde vamos.

Ing. Eduardo Bours Castelo

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

II. PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 5

III.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

IV. ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN 9

1. Responsables de Elaborar el Manual de Procedimientos 19

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

Su utilidad práctica, consiste en que permite conocer detallada y secuencialmente la

El contenido del presente documento, se sustenta en la necesidad de fortalecer la

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

3. De los Manuales de Procedimientos

II. PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Se debe determinar al responsable de la conducción del trabajo en la Unidad Administrativa que se

La investigación en materia de sistemas y procedimientos tiene una metodología propia que en lo

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

1. El reconocimiento para este caso, de las unidades responsables, de su integración y de sus

3. El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de

4. La identificación de las normas, atribuciones, funciones y actividades básicas y

5. El inventario de procedimientos, tales como: la cantidad, homogeneidad, el tipo (institucionales

6. La identificación de los requerimientos, tales como:; la depuración, actualización, modificación,

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

Primera. El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la evolución tanto de la

Segunda. La revisión de la situación actual de la institución y de sus unidades responsables

Tercera. El análisis de la información existente para responder a las preguntas siguientes:

¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución.

¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

III.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

 Presentar una visión integral de como opera una unidad responsable.

 Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación de los mismos.

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

IV. ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN

♦Escudo del Estado.

Fecha de Elaboró * Aprobó ** Validó

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

***Anotar el nombre y firma de validación del Titular de la Secretaría de la Contraloría General,

Objetivo del Manual

Presentación de los procedimientos

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de

Contempla la descripción del procedimiento: revisión y validación de

Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se

2.3.- Presentación de los Procedimientos:

 Nombre del Procedimiento.

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos

2.4 Nombre del Procedimiento:

2.5 Objetivo del Procedimiento

2.6 Normas y Políticas de Operación

En los Manuales de Procedimientos, éstas se especifican después de presentarse el Nombre y Objetivo

2.7 Descripción del Procedimiento

Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo

Presentar una visión integral de como opera una unidad responsable.

Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación de los mismos.

Nombre del Procedimiento.

En la columna de “Responsable” se identificará por su nombre a la instancia u órgano o

Al terminar un procedimiento se anotará la frase “Fin del Procedimiento”.