Bogotá D.C.

, Colombia
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ORFEO

 Por la Rebeca

 Ingresar por la página www.dnp.gov.co:

PANTALLAZO DE INGRESO AL SISTEMA

SECCIONES DE LA PANTALLA

I. OPCIONES GENERALES

 Ayuda
 Info
 Créditos
 Contraseña
 Estadística
 Cerrar

II. CONSULTAS

 Información General

 Históricos

 Documentos

 Expedientes

III. CARPETAS
  Entrada
 Devueltos
 Informados
 Personales

IV. FUNCIONALIDADES

 Mover
 Reasignar
 Informar
 Devolver
 Archivar

ACTIVIDADES A REALIZAR POR TODOS LOS USUARIOS

I. SOLICITAR FISICO

II. TIPIFICAR

III. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR

IV. ANEXAR RESPUESTA A DOCUMENTO RADICADO

V. EXPEDIENTES

Incluir Radicados en Expedientes

Excluir radicado de un expediente

 USUARIOS QUE RADICAN

I. RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA

1. Generación de radicado
2. Anexar documento Word
3. Asignar TRD Tabla de Retención Documental
4. Asociar imagen al radicado
5. Modificar documento radicado
6. Marcar documento como impreso

II. RADICAR MEMORANDOS INTERNOS

1. Generación de radicado
* Realizar los mismos puntos 2/3/4 y 5 de la radicación de salida

III. GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR

IV. RADICACION MASIVA DE DOCUMENTOS

V. ANULAR RADICADOS

VI. CREAR EXPEDIENTES

Modificar nombres de expedientes

 USUARIOS WEBMASTER

I. RESPUESTA RÁPIDA

II. ADJUNTAR COMUNICACIÓN Y ENVIAR POR LA PESTAÑA IMPRESION

ACTIVIDADES AREA DE CORRESPONDENCIA

I. RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

II. ENVIAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD

III. DEVOLUCION DE RADICADOS – y actividad de la dependencia

IV. ACTA ANULACION DE RADICADOS

V. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
I. INTRODUCCIÓN

Se pretende que esta guía, además de brindar la información necesaria sobre la operación y
funcionalidad del Sistema de Gestión Documental, se convierta en un documento principal al que un
usuario del sistema deba acudir cuando requiera soporte básico sobre el alcance de esta
herramienta para el cumplimiento de sus funciones.

Esta herramienta que se ha construido tomando como base un cambio de cultura organizacional y
que debe evolucionar a medida que su uso se haga de forma masiva. Partiendo de ese concepto, la
Oficina de Informática en cumplimiento de su labor como proveedor de soluciones informáticas,
pretende que el Sistema de Gestión Documental sea el punto de partida para la construcción de un
gran sistema de información, cuya finalidad sea la automatización de tareas que permita a los
funcionarios de la entidad realizar tan solo (como excepción) aquellas actividades que
indispensablemente deban hacerse de manera operativa. De esta forma un usuario del sistema
podrá dedicar más tiempo al análisis de su gestión y optimizar el aporte de su labor.

Teniendo en cuenta que este sistema es aún un producto en desarrollo, que ha sido diseñado por la
Superintendencia de Servicios Públicos y ajustado al Departamento Nacional de Planeación, acorde
a sus necesidades en cuanto al manejo de la información con la cual realiza su diaria gestión, el
contenido que se encontrará a continuación es susceptible de modificaciones en el tiempo. Los
cambios que se realicen serán comunicados de manera oportuna y se harán basados en la
retroalimentación que se pueda obtener de la utilización de este aplicativo.

Anotando el agradecimiento que debe manifestarse a quienes han participado en el proceso de

implementación y a aquellos que día a día basan el desarrollo de sus actividades en la utilización del
sistema, las áreas relacionadas: Secretaría General, Subdirección Administrativa y la Oficina de
Informática espera seguir contando con el apoyo y la participación de todos, en busca de optimizar la
función que éste debe cumplir.

Regresar
 INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ORFEO

Para ingresar al sistema de gestión documental los usuarios podrán hacerlo de las siguientes
maneras:

 Ingreso por la Rebeca:

 Ingreso por la página www.dnp.gov.co:

VISTA DE INGRESO AL SISTEMA

Procedimiento de Ingreso.

1. Digitar en los campos Usuario: el login informado y en Contraseña: la asignada por el

administrador.
2. Dar clic en el botón Ingresar.
SECCIONES DE LA PANTALLA

Para un manejo práctico y sencillo del sistema, se encuentra dividido en 4 secciones principales que
son:

I. OPCIONES GENERALES.

Expedientes, Plantillas, Información, Créditos, Estadística y Cerrar (parte superior derecha de la

pantalla)

 EXPEDIENTE: Mediante este vínculo se puede realizar la consulta de los Expedientes

del Grupo de Contratación – Serie Contratos y SGR-OCAD. Esta opción permitirá a los
usuarios realizar una búsqueda ágil de los expedientes creados en el sistema por las
diferentes dependencias del DNP, permitiendo relacionar las dependencias que
históricamente han cambiado de código.
 PLANTILLAS: Mediante este vínculo se puede realizar la consulta de los Instructivos,
Manuales del sistema y las plantillas institucionales.
 INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de
identificación, No. de extensión, correo electrónico, piso.
 CREDITOS: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de todos
sus miembros, en especial a los integrantes de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico y
Departamento Nacional de Planeación.
 ESTADISTICAS: Permite generar estadísticas de los documentos que se han radicado,
digitalizado, reasignado ó se encuentran actualmente en la dependencia. Se puede
agrupar el listado por tipo de documento, además de mostrar los registros uno a uno, o
simplemente contarlos.
 CERRAR: Cierra la sesión en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es
importante que siempre la sesión quede completamente cerrada en el sistema, por este
motivo al querer terminar la sesión se debe realizar por esta opción.

II. CONSULTAS

: Este módulo permite ubicar de acuerdo a unos parámetros

seleccionados documentos radicados y/o expedientes que concuerden con dicha
solicitud de búsqueda.

Para realizar una consulta debe:

1. Seleccionar el vínculo "Consultas", que se encuentra en la parte superior de la sección

de Carpetas:
 2. El sistema ingresa al módulo de consultas donde se puede realizar una búsqueda por
los siguientes parámetros:

a. Número de radicado: se puede digitar todo el número o solamente una parte de él.
b. Identificación: se puede consultar cuando se tiene el número de identificación del remitente
c. Expediente: Se puede realizar la búsqueda de los expedientes creados en la entidad
ingresando el número completo del expediente, el número del expediente
acompañado de una E y por el nombre del expediente.
d. BPIN: Se puede realizar la búsqueda por número de Bpin y el sistema arrojara la
consulta de acuerdo al número ingresado.
e. Buscar por: Texto (Todas las palabras y/o cualquier palabra): Buscar por un ciudadano,
nombre de entidad, nombre de la empresa o funcionario específico que se pueda haber
incluido en la radicación inicial. El resultado de esta búsqueda depende también de la
calidad de la información en el momento de radicar.
f. Ver en: se puede seleccionar en qué tipo de remitente se desea hacer la búsqueda
(Usuarios, ESP o Otro tipo de empresas), para este caso se selecciona la casilla
correspondiente. El sistema busca por defecto en todos los tipos de remitente.
g. Buscar en radicados de: se puede buscar en todos los radicados registrados en el sistema
o específicos: de entrada, memorandos, resoluciones y de salida.
h. Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la búsqueda solo en
determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, está por defecto para el último mes,
si desea una búsqueda en un rango mayor deberá ampliar este rango para una búsqueda.
i. Tipo de documento: para ubicar de acuerdo al tipo de documento con que se radicó.
j. Dependencia actual: Ubica los documentos que se encuentre "Únicamente" en la
dependencia seleccionada.
k. Limpiar: Dar clic en la opción para limpiar la vista de la consulta anterior.
l. Búsqueda: Dar clic en la opción.
Se pueden realizar consultas utilizando varios criterios de búsqueda y así obtener unos resultados
más precisos.

3. Cuando se encuentra el radicado buscado se puede realizar:

a. Al dar clic sobre el número de radicación se puede obtener la imagen digitalizada

(para un documento de entrada)

b. Al dar clic sobre la fecha de radicación se ingresa a los datos del radicado para
realizar consultas de Información general, Histórico, Documentos anexos y
Expedientes. Este módulo se encuentra divido en pestañas para una mejor compresión:

 Información General: En ella se puede encontrar la información de Remitente con su

respectiva dirección, departamento y demás datos que se incluyeron en el registro inicial de la
radicación de entrada. Además se puede verificar al consultar un radicado de salida, si es un
radicado nuevo o un radicado anexo a uno de entrada.
 Para consultar un radicado de salida se debe:

a. Llamar el número de radicado de salida a consultar (-1)

b. Verificar el campo "DOCUMENTO ANEXO DE": Si no aparece ningún dato significa que
este radicado (-1) se hizo como una radicación nueva. En la pestaña "Documentos" se
podrá consultar el archivo correspondiente a este radicado.
c. Llamar el número de radicado de salida a consultar (-1)
d. Verificar el campo "DOCUMENTO": Si aparece un número de radicación en este campo
significa que este radicado (-1) se hizo como una respuesta al radicado que aparece
aquí. Para poder consultar el documento enviado se debe realizar una nueva consulta
llamando el radicado padre que es el que aparece en este campo. Al pasar a la pestaña
"Documentos" se podrá consultar el archivo correspondiente al radicado de salida.

 Histórico: En esta pestaña se puede visualizar todo el flujo histórico que ha tenido un
documento desde el momento de su radicación hasta el último usuario donde se encuentra
actualmente. Cada vez que se realiza un movimiento en un radicado se crea un registro
histórico.

La vista de los documentos históricos se divide en tres partes:

1. Datos de radicación: Aquí se encuentran los datos del usuario y dependencia actual, el
usuario y dependencia que radicó el documento.

2. Flujo del documento: En esta sección se puede observar todo el flujo del documento y cada
uno de los comentarios que los usuarios han hecho en el momento de trasladar el radicado a
un usuario o cuando lo ha cambiado de carpeta.

Este registro se va creando cada vez que el usuario realiza un movimiento del radicado. Se
puede visualizar la dependencia que realiza el movimiento, la fecha y hora, el usuario que lo
realiza y el comentario que cada usuario escribe al trasladar un documento.

Los datos están en orden cronológico, de la fecha más reciente a la fecha de radicación o
creación del documento.
 3. Datos de Envío: Aquí se verifican los datos de envío de los documentos radicados de salida.
Se puede consultar los radicados de salida que corresponden al documento padre al que se le
realiza la consulta, la dependencia que realiza el envío, fecha y hora de envío, destinatario
con su dirección, departamento y municipio, el tipo de envío o agencia de correo, el número
de planilla en que se envió y la descripción de anexos que se enviaron.

Recuerde que cualquier documento generado como radicado de salida en el sistema, sin
importar que se haya entregado personalmente o enviado por fax, internet, etc., se debe
entregar a correspondencia con su respectiva copia para realizar el envío oficial en el sistema.

 Documentos: Pestaña utilizada para anexar un documento en el proceso de radicación y

visualizar la información del estado del documento, en proceso de radicación, radicado, remitido
a correspondencia y envío del documento por parte del Grupo de Correspondencia.
 Expedientes: Utilizada para crear o asignar el documento radicado al expediente al cual
pertenece, se observan todos los documentos y anexos según los tipos documentales de la
Tabla de Retención Documental.

III. CARPETAS

Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, Devueltos,
Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales). De acuerdo al perfil del usuario las carpetas serán
visibles.

Las siguientes son las utilizadas por los usuarios generales:

 : En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido asignados a
un usuario y a los cuales se les debe hacer algún tipo de trámite. Cuando se radica un documento
en el área de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la carpeta de
"ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se radicó, así como los enviados por otras
dependencias, quien a su vez reasigna a los integrantes de su dependencia

: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos para algún
trámite por otros usuarios. En el punto IV se explica el proceso.

: Se reciben copias de documentos para su información. En el punto IV se

explica el proceso.

: Son las carpetas creadas por los usuarios para la organización de sus
documentos mediante el vinculo nueva carpeta.

Procedimiento para Crear una carpeta personal se dará clic en Nueva carpeta como lo muestra la
imagen anterior. Se deben seguir los siguientes pasos para crearla:

1. Nombre: sin caracteres ni espacios, sólo 10 dígitos

2. Descripción: detalla más el nombre
3. Dar clic en “Crear Ahora”

El sistema ratifica la creación:

Se debe dar clic en el título de CARPETAS en el lado izquierdo de la pantalla para que la creación
de la carpeta se actualice:

Luego:

1. Dar clic sobre la carpeta “Personales”

2. Dar clic sobre la carpeta creada

Procedimiento para Borrar una carpeta personal:

1. Dar clic en la subcarpeta “nueva carpeta”

2. Clic en el ícono “Borrar Carpeta”

El sistema visualizara en pantalla las carpetas creadas, debe seleccionar la carpeta a ser eliminada,
se debe tener en cuenta que solo podrá borrar la carpeta si no contiene radicados y dar clic en
“Borrar Carpeta”
El sistema ratifica la acción. Para verificar dar doble clic en la palabra “Carpetas” lado izquierdo e
ingresar de nuevo por la carpeta “Personales”

Si luego de realizar alguna operación que implique que un documento deba salir de una carpeta o
trasladarla a una nueva, debe hacer clic en el titulo de CARPETAS en el lado izquierdo de la pantalla
para que los contadores (números entre paréntesis al lado de cada carpeta), sean actualizados.

IV. FUNCIONALIDADES.

Opciones de movimiento del documento radicado y recibido por cada usuario del sistema (parte
derecha y central de la pantalla)

 Mover

Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se

encuentra en cualquier carpeta, a una carpeta personal ya creada
previamente. Se pueden organizar los documentos dependiendo la
clasificación que cada usuario le quiera dar. Los pasos para mover un
documento estando en cualquier carpeta son:

Procedimiento dar clic en la pestaña Mover a...

1. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea mover
2. Seleccionar de la lista desplegable, la carpeta personal a la cual se enviará el (los)
radicado(s) escogido(s)
3. Dar clic en el botón enviar ( >>).
  Reasignar

Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su

respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico reasignar un
documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma
dependencia. El Jefe y el Usuario Radicador (Secretaria) pueden reasignar
documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los Jefes de cualquier
dependencia (Las secretarias reasignan a otras dependencias sólo los memorandos que
han radicado). Por esta razón cuando se necesite reasignar un documento a otra
dependencia diferente se debe hacer por medio del Jefe, para que este a su vez lo envíe a
la dependencia respectiva.

Adicionalmente, con la autorización del Jefe de dependencia, se pueden habilitar los funcionarios a
los cuales se requieren reasignarle directamente documentación que se tramita conjuntamente con
funcionarios de las demás dependencias.

1. Dar clic en la pestaña "REASIGNAR"

2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea
Reasignar
3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviará el (los) radicado(s)
escogido(s). (Si es usuario básico solo aparece la dependencia a la cual pertenece)
4. Dar clic en el botón enviar ( >>).
5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le
reasignará el radicado, se escribe el comentario respectivo y se da clic en el botón
"REALIZAR"
6. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han reasignado.

NOTA: Si el Jefe de la Dependencia reasignó el documento a otro usuario de la misma dependencia

y éste requiere realizar alguna de las siguientes funcionalidades, es obligatorio realizar la
TIPIFICACION del documento acorde con la Tabla de Retención Documental de la dependencia. Ver
procedimiento al final del documento.
REASIGNACIÓN MULTIPLE (un documento a varios destinatarios)

Con el documento en su usuario (recibido del Grupo de Correspondencia, de otra dependencia ó

memorando radicado en su área), realizar las siguientes actividades:

1. Seleccionar el documento
2. Dar clic en el ícono "reasignar"
3. Seleccionar la primera dependencia y las demás con la tecla control + mouse (incluyendo la
suya si requiere consolidar la respuesta).
4. Dar clic en el botón ">>"

5. Seleccionar los funcionarios a quienes se desea enviar el documento con la tecla control +
mouse
6. Escribir mensaje
7. Dar clic en el botón "realizar"

Los documentos enviados a varios usuarios se distinguirán de los originales por el asterisco al inicio
del número de radicado:
Trámite de usuarios destinatarios del mismo documento:

1. Anexar la respuesta en la pestaña "documentos" del radicado y realizar el trámite de

radicación normal.
2. Anexar en la misma pestaña "documentos" el documento escaneado con la firma.
3. La solicitud con la respuesta anexa se puede reasignar ó archivar.
4. El usuario que requiere consolidar el documento puede observar las respuesta de todas las
dependencias por la pestaña "documentos" (Debe estar con el .pdf)
5. La dependencia a la que pertenece el tema debe asignar TRD y crear el expediente
correspondiente.
6. Si la solicitud no es competencia de su dependencia y posee un documento de esta clase,
puede reasignarlo con el trámite normal si conoce el competente.

 Informar

Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier

usuario para su información. El sistema le permite a un usuario básico informar
un radicado u otro, sin importar si pertenece o no a su misma dependencia.

1. Dar clic en la pestaña "INFORMAR"

2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea
Informar
3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informará el (los)
radicado(s) escogido(s).
4. Dar clic en el botón enviar ( >>).

1. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le
informará el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y se da clic en el botón
"REALIZAR"
2. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido informados.
 Cuando se necesite informar un radicado y además reasignarlo a un usuario, se
debe realizar primero los informados a los usuarios que lo requieren y por último
se debe hacer la reasignación.

Si luego de realizar alguna operación que implique que un documento deba salir de una
carpeta o trasladarla a una nueva, debe hacer clic en el titulo de CARPETAS en el lado
izquierdo de la pantalla para que los contadores (números entre paréntesis al lado de
cada carpeta), sean actualizados.

 Devolver

Cuando se requiere devolver los documentos al usuario que lo remitió

1. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea
Devolver.
2. Dar clic en la pestaña "DEVOLVER"
3. El sistema despliega una ventana donde se anotará un comentario y se da clic en el
botón "REALIZAR"
4. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido devueltos.

 Archivar

Cuando los documentos se les ha realizado el trámite respectivo, se requiere

archivar en el sistema.

1. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea
Archivar.
2. Dar clic en la pestaña "ARCHIVAR"
 3. El sistema despliega una ventana donde se anotará un comentario y se da clic en el
botón "REALIZAR"
4. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido archivados.

NOTA: Es obligatorio que el radicado esté tipificado (escoger el tipo de documento según la
Tabla de Retención Documental) y esté incluido en el expediente correspondiente.

ACTIVIDADES A REALIZAR POR TODOS LOS USUARIOS

I. SOLICITAR FISICO:

a. El usuario debe seleccionar el documento de su bandeja de: Entrada o memorandos:

b. Ingresa por “ver” y en la parte superior derecha de la pantalla da clic en “Solicitar Físico”

c. El sistema genera un nuevo pantallazo en donde el usuario debe seleccionar si requiere:

Documento y anexo, documento o anexo y da clic en “Solicitar” o “Regresar” si ya no va a
realizar la solicitud.
 d. Si el documento ya fue solicitado por un usuario anterior, el sistema genera un pantallazo
con esa anotación.
e. Seleccionar de la lista desplegable la "Acción" deseada "Solicitar"; el tipo de requerimiento
deseado (este puede ser Documento o Anexo, si el documento tiene Anexos) y seleccionar
el botón "Enviar Solicitud".
f. El sistema realiza una reserva del documento indicando el número del radicado, el login del
usuario que realiza la solicitud, la dependencia, la fecha de solicitud, fecha de vencimiento,
tipo de requerimiento, estado, acción.

g. Si se seleccionó por equivocación la solicitud del documento y este ya no se necesita, se da

clic en el link que aparece en la Acción "Cancelar Solicitud"
h. El sistema realiza la cancelación de esta reserva siempre y cuando no se haya hecho
efectivo el préstamo por parte del grupo de Archivo.

Nota:

1. Un usuario puede solicitar el documento físico de un radicado, que se encuentre en su

usuario o que se encuentre en el usuario de Salida.
2. El préstamo del documento y del anexo se puede manejar independientes, es decir, se
puede solicitar el documento y luego solicitar el anexo.
3. Un radicado no se puede prestar más de una vez a varios usuarios al mismo tiempo.
4. Luego de haber hecho la solicitud del radicado por el sistema, el usuario solicitante debe ir
personalmente al área de Archivo, para que le entreguen el documento físico. En esta área
se realiza una validación por medio del sistema donde se deberá digitar la clave del usuario
que solicita el documento, para poder entregar el documento.
Es importante, al momento de solicitar el físico en el Grupo de Biblioteca y Archivo aclarar si es de
forma definitiva o provisional, para que no queden registros pendientes en este módulo y/o realizar la
devolución al Grupo anterior.

II. TIPIFICAR

Ingreso por el módulo carpetas en donde se encuentra el radicado:

Dar clic en la opción “ver” del radicado

El sistema genera un nuevo pantallazo

a. Ingreso por la primera pestaña: “Información General”

b. Dar clic en el ícono TRD
Se despliega una pantalla en donde se seleccionará la información de la Tabla de Retención
Documental de la dependencia correspondiente al documento:

a. Seleccione la Serie
b. Seleccione la Subserie
c. Seleccione el tipo de documento
d. Dar clic en el botón “Insertar” para incluir la anterior información
e. El sistema genera la información incluida en el documento y cerrar

La tipificación se puede efectuar en cualquier momento ingresando por la fecha del radicado y por
cualquiera de las dos pestañas: “Información General” y/o “Documentos”

El sistema no permitirá la reasignación, devolución y/o archivar el documento, hasta que no se

realice la anterior clasificación; generando la siguiente observación:
III. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR

1. En la dirección a. O:\Plantillas Institucionales\Plantillas Orfeo y desde el b. Sistema de

Gestión Documental Orfeo se podrán descargar las plantillas diseñadas de acuerdo a la
directiva presidencial de imagen del Estado. Para elaborar un comunicado que requiera ser
radicado, seleccione la plantilla configurada para carta o memorando. Esta plantilla ha sido
predefinida en blanco para que usted incluya el contenido del documento y contienen
campos de combinación que permiten que el sistema inserte de manera automática los
datos correspondientes al No. de Radicado, fecha y dirección de éste.

a. O:\Plantillas Institucionales\Plantillas Orfeo

Para este ejemplo tomaremos la plantilla carta:

Plantilla de Salida

Los campos de combinación se reconocen porque sus nombres se encuentran entre

asteriscos (*). Por favor no modificarlos, para que el sistema registre esta información.
Hay otros campos de combinación con los que usted puede crear sus propias plantillas para la
generación de documentos que deba elaborar periódicamente.

1. Abra la plantilla y elabore el documento que debe ser radicado.

2. Seleccione dentro del disco duro de su computador, la ubicación en la que va a almacenar el

archivo que acaba de elaborar.
 3. Ahora ya tiene un documento listo para ser anexado y radicarlo como de salida o
memorando.

b. SGD-ORFEO-Menú de Opciones

FALTA AGREGAR LA IMAGEN DE LAS PLANTILLAS

Nota: Las plantillas que se encuentran en el sistema ya están guardas en el tipo de archivo
adecuado para subir a Orfeo y realizar la radicación.

III. ANEXAR RESPUESTA A DOCUMENTO RADICADO (Solicitud “Padre”– Respuesta

“Hijo”)

Si tiene un documento cuyo trámite requiere la generación de otro (una respuesta a

oficio, un requerimiento de información, una remisión de información ó cualquier otro tipo
de documento) que deba ser radicado como de salida o memorando interno, deberá
seguir las indicaciones relacionadas a continuación:

1. Elabore y guarde el documento que va a radicar en el formato ubicado en la dirección

O:\Plantillas Institucionales\Plantillas Orfeo
2. Inicia proceso en el sistema: Ubíquese en la carpeta en la cual se encuentra el
documento a tramitar (entrada ó personal).

3. Haga clic sobre el vínculo "Ver" del documento que desea gestionar para ingresar a la
vista de información general del documento.

Adicionalmente al análisis que haga al documento para determinar la gestión

que se debe realizar, es necesario verificar que la información mínima necesaria
para poder registrar un envío de correspondencia como Nombres y Apellidos de
un remitente o el nombre de la Entidad y sus respectivas direcciones,
 Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados. De no
encontrarse correcta la información deberá modificar el registro.

4. Haga clic sobre la pestaña "Documentos".

5. En la vista "Documentos" encontrará un vínculo llamado "Anexar Archivo" dar clic

6. Abre una nueva ventana en la cual deberá:

 a. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
b. Oprima: “Examinar”: adjuntar el documento que ya ha preparado en la plantilla
correspondiente y va a anexar para su respectiva radicación.

7. Asimismo, dar clic sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana

muestra un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito. Es
importante esperar que aparezca la confirmación del archivo anexado
correctamente, antes de dar clic en el botón "Cerrar". Hacer clic sobre el botón
"cerrar" para salir de esta ventana, de lo contrario el archivo no será anexado
correctamente presentándose posteriormente problemas al intentar abrirlo.

.
8. La vista “Generación de Documentos” mostrará entonces el registro
correspondiente al documento que ha anexado.

9. Puede dar clic en el radicado provisional (resaltado en el círculo) para revisar el

documento y si está satisfecho con el contenido cierre esta pantalla. El sistema vuelve a
la opción “Generación de Documentos”.

NOTA: Se recomienda antes de reasignar el documento al usuario autorizado para

radicar, incluir el documento en el expediente del tema correspondiente. (proceso
relacionado en el siguiente punto de “expedientes”)

10. Para enviar el documento para ser radicado seleccione el ícono de “reasignar”
  El sistema despliega una pantalla en donde se debe:

a) Escoger el funcionario a quien se enviará el documento.

b) Digitar un concepto

c) Dar clic para efectuar esta actividad.

El sistema confirma la acción realizada.

Regresar

V. EXPEDIENTES

El usuario que se encuentra tramitando el documento y es el conocedor del tema, realiza el siguiente
proceso en el sistema:

 Incluir Radicados en Expedientes.

Para incluir radicados en expedientes, el expediente debe estar creado en Orfeo. El
procedimiento es el siguiente:

1) Ingresar al radicado por el vínculo “ver” y ubicarse en la pestaña “Expedientes”.

2) Luego dar clic sobre el botón “Incluir En”

3) El sistema abrirá una nueva ventana con los siguientes campos:

a) El usuario podrá seleccionar la dependencia a la cual pertenece el expediente en

donde desea incluir el radicado.

b) El usuario tiene la posibilidad de seleccionar el año al cual pertenece el

expediente que busca. (puede seleccionar un año específico o todos los años).

c) Seleccionar la Serie a la cual pertenece el expediente. (Este campo es opcional)

d) Seleccionar la Subserie a la que pertenece el expediente. (Este campo es

opcional)

e) En el campo expediente el usuario tiene 2 alternativas para encontrar el

expediente:

 Primera opción, digitar o pegar el número completo del expediente

 Segunda opción digitar una o varias palabras que contiene el nombre del
expediente, el sistema mostrará una lista de 30 registros con los nombres de
los expedientes que van coincidiendo con lo que el usuario va digitando, si en
la lista aparece el expediente que se está buscando, el usuario solo debe
seleccionar dicho expediente.

f) Dar clic en el botón “Buscar”, luego de digitar el número completo del expediente
o haber seleccionado un nombre de expediente, el usuario debe dar clic sobre
este botón para confirmar la búsqueda.
 g) En el campo “Nombre del Expediente” saldrá el nombre completo del expediente
que se haya seleccionado.

h) Cuando el usuario este seguro del expediente, debe dar clic sobre el botón
“Incluir” para que el sistema incluya el radicado dentro del expediente
seleccionado.

4) Posteriormente, el sistema volverá a la pestaña “Expedientes” dentro del radicado.

Se observarán todos los documentos y anexos que posee el expediente.

Regresar

 Excluir radicado de un expediente.

(Si el expediente pertenece a la dependencia del usuario).

El usuario deberá ingresar al radicado y posteriormente ingresar a la pestaña “Expedientes”

allí encontrara la opción “Excluir de”:
El sistema abrirá una nueva ventana en donde el usuario deberá marcar el expediente del
cual se va a excluir el radicado como se observa en la siguiente imagen:

Y luego el usuario deberá dar clic sobre el botón “Excluir”, de esta forma quedara excluido el
radicado del expediente.

Si el expediente no pertenece a esa dependencia el sistema generará la observación que no

es posible realizar esa acción. En estos casos se debe enviar la solicitud a la Mesa de Ayuda
del sistema para excluir este radicado.
Regresar

USUARIOS QUE RADICAN

I. RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA

NOTA: Recuerde primero realizar el documento word, según el Capítulo V – Actividades a

realizar por todos los usuarios – Elaborar documento para radicar, del presente manual.

Proceso 1: Generación de radicado:

1) Ingresar por el módulo Radicación en “Salida”

2) EL sistema ingresa a un módulo de VERIFICACIÓN DE RADICACIÓN PREVIA – SALIDA

 Si el documento no es anexo a un documento radicado de entrada, se da clic sobre el

botón “BUSCAR”.
El sistema despliega las opciones de: Nuevo (Copia de Datos), Como Anexo y Asociado. Se da clic
en la opción Nuevo.

 Si es respuesta a un documento radicado de entrada:

a. Digita el radicado al cual hace referencia el documento, da rango de fecha

b. Da clic en el botón Buscar.

c. Marca el radicado del documento

d. Da clic en el botón Como Anexo

3) Para el documento sin anexo, el sistema envía una nueva pantalla para realizar el cargue
de la información que será incluida en la radicación, la cual debe ser previamente buscada
en una base de datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la
correcta. Para realizar esta actividad debe realizar clic en la opción BUSCAR.

Para el documento que tiene la opción Como Anexo, el sistema trae la información
registrada al recibir el documento en Correspondencia, si desea cambiar datos puede
ingresar igualmente por el botón BUSCAR.
4) En esta pantalla se realiza la búsqueda de la información, correspondiente al destinatario.

a) Seleccionar si el destinatario será un usuario (persona natural), Entidad (entidad

gubernamental que se comunica habitualmente con el DNP) u Otro Empresa (para los
casos en que no esté registrado el nombre de la empresa que se requiere en la base de
datos de ENTIDAD del DNP).

b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este

campo.

c) Si se tiene el nombre del destinatario.

d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.

5) Cuando la búsqueda ha sido efectiva se debe seleccionar en la parte derecha de la

pantalla en la columna (COLOCAR COMO) el link que corresponde al “Destinatario”.
6) El registro seleccionado aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A COLOCAR EN LA
RADICACION, y si la información es correcta se debe dar clic en el vínculo PASAR
DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION.

7) En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer
módulo, para que se complete la información como:
 a. Dignatario: Corresponde a la persona que irá dirigió el documento (para el caso de
empresas)

b. Asunto

c. Medio de envío

d. Descripción de anexos

e. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón RADICAR.

8) El sistema genera el número de radicación de salida el cual será el consecutivo para la

dependencia que hace parte del consecutivo general de la Entidad.
 En este momento queda creado el radicado y ubicado en la carpeta de "Salida" del
usuario.

La estructura del radicado generado consta de:

e. Año de radicación
f. Dependencia que genera el radicado
g. Consecutivo general
h. Dígito que identifica el tipo de radicación: para este caso 1 (de salida), 2
(entrada), 3 (memorando), 5 (resolución)

Regresar

Proceso 2: Anexar documento word

1) Dar clic en la carpeta “Salida”

2) En esta pantalla se encuentran todos los radicados de salida, que se generan como
nuevos, para realizar el segundo proceso de anexar documentos y en espera de incluir
en expediente y marcar para archivo. Haga clic sobre el link “Ver” en la fecha del
radicado al cual le va anexar el documento a enviar.
3) Haga clic sobre la pestaña “Documentos”.

4) En la vista “Documentos” encontrará un vínculo llamado “Anexar

Archivo” en el cual deberá dar clic.
 5) Inmediatamente se despliega una ventana confirmando los siguientes
datos y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente a la carta de
envío.

a. Seleccionar el campo “Este documento será radicado”

b. Asimismo el campo “DESTINATARIO” al cual va dirigido el comunicado.

c. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.

d. Realizar Clic en el botón examinar para buscar el archivo que va a radicar. Adjuntar
el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicación.

6) Dar clic sobre el botón “ACTUALIZAR” el archivo se anexa y la ventana muestra un aviso que
indica que se llevó a cabo la operación con éxito (Si desea enviar copias de la comunicación
VER NUMERAL E del presente capítulo GENERACION COPIAS DEL DOCUMENTO A
RADICAR). Hacer clic sobre el botón “cerrar” para salir de esta ventana. Es importante
esperar que aparezca la confirmación del archivo anexado correctamente, antes de dar clic
en el botón “Cerrar”, de lo contrario el archivo no será anexado correctamente presentándose
posteriormente problemas al intentar abrirlo.
 La vista “Documentos” mostrará entonces el registro correspondiente al documento que ha
anexado.

EXPLICACIÓN VISTA DOCUMENTOS ANEXOS

a. Área de estado del documento: Mediante la utilización de símbolos de Vo.Bo., en esta

área podrá comprobar si un documento ya ha sido tramitado desde el momento de
iniciar su gestión de anexado, radicado, envío a correspondencia y su envío por correo.

b. Un número temporal compuesto por el número de radicado de entrada más un

consecutivo que va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado,
aprobado y se le adjudica un número de radicado definitivo el cual reemplazará a este
número inicial.

c. Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, su tamaño, el nombre de
quien lo ha adjuntado al registro inicial, una referencia colocada por usted en el paso
anterior, fecha de realización y numerado.

d. Área de acciones a realizar: De acuerdo a los permisos que hayan sido otorgados a su
usuario, usted podrá ejecutar ciertas acciones. De manera estándar un usuario puede
Modificar y Borrar documentos que han sido anexados por él mismo. Podrá hacer lo
mismo con documentos anexados por otro usuario, siempre y cuando éste no lo haya
marcado como de “solo lectura” al momento de adjuntarlo al registro inicial. Para el caso
del permiso de radicación de salida, la acción “Radicar” sólo aparecerá a aquellos
 usuarios que tengan autorización para utilizar el consecutivo del sistema y la sigla de su
dependencia.

e. Un vínculo en forma de lupa que le permitirá tener una vista preliminar del documento
antes de radicar.

7) Si ya ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido haga clic sobre el vínculo
“Radicar”. El sistema confirma si realizará la acción de RADICAR. Si está seguro de hacerlo
haga clic sobre el botón “Aceptar” de lo contrario, haga clic sobre el botón “Cancelar” para
volver a la forma anterior:

8) Si seleccionó la opción “Aceptar”, el sistema mostrará una pantalla en la cual aparece el

número de radicado que le ha sido asignado al documento. Además por medio del vínculo
“Ver Archivo” usted podrá ver el documento final que será impreso.
 9) Si el documento no requiere de ningún cambio, estando en la imagen puede imprimir el
documento.

10) Para salir de esta pantalla haga clic en la opción en la cual desea continuar o clic en el
botón “Atrás” del explorador para regresar a la vista de “Documentos”.

11) Hacer firmar el documento físico.

Regresar

Proceso 3: Asignar TRD

Clasificar el documento según Tipo documental de la Tabla de Retención Documental – TRD.

Numeral V Actividades a Realizar por todos los usuarios - Tipificar.

Regresar

Proceso 4. Asociar imagen al Radicado

1) El usuario radicador toma el documento radicado y firmado. Realiza el proceso de scanear en la
impresora multifuncional de la dependencia o en el escáner que posean y lo envía por e-mail a su
usuario.

2) Guarda el documento recibido por e-mail en el computador, cambiándole el nombre del archivo por
el número del radicado correspondiente, teniendo en cuenta no borrar la extensión (.pdf).

3) Ingresa al sistema por la opción “Asociar imágenes”

a. Se digita el número del radicado

b. Se da clic en el botón buscar

4) El sistema trae los datos del radicado

a. Se selecciona el final del registro

b. Dar clic en “Asociar Imagen del Radicado”

5) En este pantallazo se registra:

a. Comentario de la acción a efectuar

b. Dando clic en el botón “Examinar” se trae el documento scaneado.

c. Oprimir “Realizar”

6) El sistema asocia la imagen al documento radicado y confirma la acción.

 Regresar

Proceso 5: Modificar Documento Radicado

Si necesita modificar un documento que ya se encuentra anexo a un radicado y por alguna razón
el texto debe ser cambiado, siga las siguientes indicaciones:

Antes de enviarlo a su destinatario, realice el siguiente procedimiento:

1) Estando en la vista "Documentos" se debe guardar el archivo que se encuentra anexo al radicado en
ORFEO, en un directorio local (Escritorio, Mis documentos, etc.) para realizar las modificaciones
correspondientes en el archivo y luego incluirlo corregido al sistema. (a)
2) Cuando haya realizado las modificaciones correspondientes en el documento, ubíquese
nuevamente en ORFEO en "Documentos" y haga clic en el vínculo identificado con
"Modificar" que se encuentra en las acciones en la parte derecha del radicado generado, al
final del registro. (b)

3) Este vínculo despliega la ventana de "Descripción del documento" y en ella se encuentran

todos los parámetros que se seleccionaron inicialmente al anexar el documento. Haga clic
en el botón "Examinar" y seleccione nuevamente el archivo que acabó de modificar (c).
4) Luego de seleccionar el nuevo archivo, dele clic sobre el botón "Actualizar" para que el sistema
realice los cambios seleccionados (d).

5) Haga clic en el botón "Cerrar" (e).

El documento queda modificado en el sistema. Ahora se puede consultar el nuevo archivo.

Regresar

Proceso 6: MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO.

Para envío fuera de la Entidad:

 Para llevar a correspondencia el físico en el proceso de envío, recuerde que si no lo marca
como impreso, en la Oficina de Correspondencia no podrán realizar este proceso:

Con el documento físico firmado y escaneado, se debe marcar en el sistema el radicado para su
respectivo envío.

Para realizar este procedimiento se debe:

1) Ubicar la carpeta impresión en la lista de Radicación. En esta carpeta se visualizarán todos

los documentos radicados memorandos y de salida generados por la dependencia y que se
encuentren con los datos de envío completos. Si existe algún error al anexar los documentos
no aparecerá el radicado en la lista de impresión.

2) Ubicar el número de radicado que el sistema asignó al documento y que será marcado
como impreso.

a. Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro

b. Presionar Clic en el botón "Marcar Documentos como Impresos"

3) El sistema realiza una verificación sobre los datos correspondientes al envío.

Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro será marcado y en el

campo "Estado", dirá OK.

4) Si falta algún dato básico del destinatario como nombre, dirección, municipio o
departamento, el registró no se marcará. Se debe ir a la carpeta donde se encuentra
el radicado de salida para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente
marcar el documento como impreso.

De esta manera ya se encuentra listo el documento físico para ser entregado en

Correspondencia y efectuar el respectivo envío.

Adicionalmente y como un control de sus radicados de salida, en la misma pantalla

existe la posibilidad de “Generar Listado de Entrega”, dando clic en el botón
mencionado.

El sistema genera un pantallazo en donde se puede seleccionar:

a) Rango de fechas

b) Rango de horas

c) Tipos de Radicación: Memorandos, Salida, etc.

d) Oprimir “Generar”
Con el listado generado se puede llevar el control de: los documentos entregados a
correspondencia, generados en la dependencia y/o llevar datos estadísticos.
 Regresar

II. RADICAR MEMORANDOS INTERNOS

Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por

las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.

Para radicar una memorando interno se debe:

1. Tener los permisos establecidos para la radicación de Memorandos.

2. Elaborar previamente el archivo con el memorando en formato word, en la plantilla diseñada

para tal fin, ubicada en la dirección O:\Plantillas Institucionales\Plantillas Orfeo (Capítulo V –
Actividades a realizar por todos los usuarios, elaborar documento para radicar, del presente
manual).

3. Ingresar por el módulo de Radicación en “Memorandos”

Proceso 1: Generar radicado

Se realiza el mismo proceso enunciado en el capítulo anterior, USUARIOS QUE RADICAN:

numeral I. punto 1. Generación de radicado.

* Teniendo en cuenta realizar la búsqueda por FUNCIONARIO.

 El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memorandos" del usuario.

Proceso 2: Anexar el documento Word:

Dar clic en la carpeta “Memorandos”:

Se realiza el mismo proceso enunciado en el capítulo anterior, USUARIOS QUE RADICAN:

numeral I. punto 2. Anexar documento Word

Proceso 3: Asignar TRD

Se realiza el mismo proceso enunciado en el capítulo anterior, USUARIOS QUE RADICAN:

numeral I. punto 3. Asignar TRD Tabla de Retención Documental

Proceso 4: Asociar imagen al radicado

Se realiza el mismo proceso enunciado en el capítulo anterior, USUARIOS QUE RADICAN:

numeral I. punto 4. Asociar imagen al radicado

 La reasignación del memorando a la dependencia destino la realizará el responsable de la

dependencia, Jefe o el funcionario radicador. Sin esta actividad el memorando continúa en la
dependencia origen.
 Antes del anterior paso es obligatorio incluir en la Información general, la tipificación del documento
según clasificación de la Tabla de Retención Documental de la dependencia.

 Si se debe enviar copia o informar a otro funcionario, se escogerá el documento y realizará esta
acción antes de reasignar.

 En caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el funcionario de la dependencia realizará la

resignación múltiple a varias dependencias y/o usuarios.

Proceso 5: Marcar documento como impreso

Esta opción es para marcar el documento para enviar al grupo de Biblioteca y Archivo. Se realiza
el mismo proceso enunciado en el capítulo anterior, USUARIOS QUE RADICAN: numeral I. punto
5. Marcar documento como impreso.

Llevar el original al Grupo de Archivo para su custodia y posterior inclusión en el

correspondiente expediente físico. Recuerde que si no lo marca como impreso, en la
Oficina de Archivo no podrán descargarlo del sistema.

Regresar

II. GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR

Si se requiere enviar copia del mismo documento a diferentes destinatarios de los que aparecen en
los datos del radicado (Remitente), al momento de seleccionar el archivo para anexar y actualizar, se
visualiza un módulo correspondiente a las “Copias” donde se debe ingresar por el botón “BUSCAR”,
para seleccionar los datos a escoger para el nuevo destinatario. Como el proceso de buscar
destinatario en una radicación normal.
Los datos escogidos en la búsqueda del nuevo destinatario pasan al registro de copias, donde se
debe:
a. Si el destinatario es una Empresa y va dirigido a alguna persona en especial de la
misma, diligenciar el campo “Dirigido a”.

b. Seleccionar el botón “Grabar Destinatario”

c. El sistema confirma que ha sido agregado el destinatario.

 d. Se debe oprimir nuevamente los botones “Examinar” y “Actualizar”, dar clic en el botón
“Cerrar”.

El sistema despliega una nueva pantalla en donde se da clic en la Acción “Asignar Rad.”

Al momento de radicar el documento, el sistema despliega en la pestaña “documentos” donde se

puede confirmar la generación del documento radicado, y la cantidad de copias que se generaron.
También al devolverse con el botón Atrás del explorador, se ingresa por el link “ver” de la fecha del
radicado y la pestaña documentos, en donde se aprecia el original del documento (con vínculo) y la
copia (sin vínculo) la cual es determinada en la columna TIPO.

Si se ha olvidado grabar una copia a un documento y este ya está radicado, se debe:

 a. Ingresar por el vínculo de “Modificar”

b. Buscar los datos del destinatario

c. Grabar destinatario.

d. Adjuntar archivo nuevamente y Actualizar registro.

e. Cerrar.

f. En sistema trae de nuevo la vista generación de documentos, dar clic en el vínculo

“Re-Generar”, se genera nuevamente el radicado y guarda en el sistema las copias
nuevas que se incluyeron.

Regresar

III. RADICACION MASIVA DE DOCUMENTOS

Por medio de esta herramienta se pueden generar varias comunicaciones radicadas por medio
de combinación de correspondencia, de una comunicación que contienen el mismo texto y serán
remitidas a diferentes destinatarios. Para realizar este proceso existen dos opciones relacionadas
a continuación:

OPCION 1 (Hasta 60 comunicaciones)

- Plantilla: Se debe tomar la Plantilla Masiva que se encuentra en el disco público O /Plantillas
Institucionales / Plantillas Orfeo y guardarla en el equipo (escritorio, mis documentos etc.); Se
debe crear el modelo de la carta, es necesario escribir la sigla de la dependencia y la fecha (se
está trabajando en el mejoramiento de esta versión), los campos que se encuentran entre
asteriscos, deben ser los mismos que se encuentran en el archivo csv (hoja de Excel también
se encuentra en la dirección de donde se tomó la plantilla Word) y que al radicarlos serán
combinados para cada uno de los registros que aparecen en el. Ej:
- Archivo CSV (Base de Datos): Este archivo corresponde a un archivo plano que se debe
generar con ciertas especificaciones para poder generar los números de radicados y donde la
combinación de correspondencia depende básicamente de la estructura del archivo. Se realiza
en una hoja de cálculo/excel, se toma el archivo que se encuentra en el disco público
O/Plantillas Institucionales/Plantillas Orfeo/CAMPOSLISTADOMASIVA y guardarlo en el equipo
(escritorio, mis documentos, etc.). Los campos sombreados (en amarillo) son campos
obligatorios, se pueden agregar más campos según el dato que se necesite combinar (cargo,
saludo, teléfono, etc.), teniendo en cuenta que debe ir el nombre del campo en mayúsculas y
entre asteriscos - *NOMBRE* - como se muestra a continuación:
Incluir radicados en Expediente al generar Masivas

Esta es una nueva funcionalidad implementada. Cuando el usuario está realizando una masiva,
en el archivo de Excel o Csv se podrá adicionar una columna en la cual se podrá digitar el
número del expediente al cual pertenece cada radicado de la masiva. Al finalizar la masiva cada
radicado quedara incluido en el expediente al cual se haya asociado en el archivo CSV, como
se muestra en la siguiente imagen.
 - Después de haber diligenciado la información de los diferentes destinatarios, teniendo en
cuenta que en la primera columna - *TIPO* - siempre se debe colocar 1 que significa que es
una masiva para empresas, el archivo se debe: Guardar como tipo: CSV (delimitado por
comas), como se muestra a continuación:

- Después de tener los dos archivos listos: La Plantilla con la carta modelo y el archivo CSV
seguimos los siguientes pasos:

1) En el sistema ORFEO parte de RADICACION ingrese por Masiva y luego de clic en

Generar Radicación Masiva.
2) El sistema muestra una pantalla en la que se debe:

a - Dar Aplicación de la TRD es decir: tipificar el documento.

b - Seleccionar tipo de Radicación: Salida, Memorandos, Resolución.

c - Adjuntar Archivos: Plantilla (.doc), CSV (Base de Datos).

d - Dar clic en Enviar Prueba.

3) Si al realizar la combinación el sistema envía una pantalla indicando que existen errores, se
debe verificar el archivo CSV y corregir los datos que solicita.

El sistema muestra una pantalla donde indica que ha realizado la combinación de

correspondencia como una prueba y muestra un cuadro donde nos indica la cantidad de
registros combinados, los números de radicación con xxx como prueba y los datos
básicos de los destinatarios.
4) Se da clic en Guardar Archivo y se abre para verificar que las cartas o comunicaciones
quedaron con los datos de combinación correspondientes como se observa a continuación:
Después de revisar las cartas y confirmar que los datos están correctos damos clic en Generar
Definitivo para que el sistema genere los números de radicados definitivos correspondientes para
cada una de las cartas

5) El sistema muestra un aviso donde pide la confirmación de radicado para cada uno de los
registros del archivo CSV se le da clic en aceptar.
6) El sistema genera los números de radicados definitivos y despliega la vista con los números
de radicados generados, con la opción de Guardar Archivo: para imprimir las cartas y si se
desea guardarlo en el equipo y Abrir listado para imprimirlo y entregar a correspondencia.
OPCION 2 (Más de 60 comunicaciones) – SEPARACIÓN DE SECUENCIAS

Se realiza el mismo procedimiento de la opción 1, se toman las plantillas word y excel para la
generación de masivas que se encuentra en el disco público O /Plantillas Institucionales /
Plantillas Orfeo y se diligencian como se informó en el punto anterior.

Se minimiza la base de datos csv y luego en ORFEO en la parte de RADICACIÓN, ingrese por
masiva y luego de clic en Separar secuencia:

1) El sistema muestra una ventana para ingresar la Cantidad de Registros a procesar, se escribe
la cantidad que se requiere, se selecciona el TIPO DE RADICACIÓN (salida, memorandos,
resolución), se espera un momento a que desaparezca el reloj y luego se le da clic en
generar:
2) El sistema muestra una ventana donde pregunta: Seguro que desea generar la cantidad de
registros solicitada para radicación masiva? se le da clic en Aceptar.
3) Al dar clic en el botón Aceptar, el sistema abre una ventana donde muestra el rango de las
secuencias asignadas y una advertencia que nos dice que las enviara en una ventana
aparte para copiar y pegar en la base de datos / hoja de cálculo previamente alistada, damos
clic en Aceptar.

4) Se visualiza la lista de los radicados para ser copiada (Control+C - o clic derecho copiar) y
se pega en la base de datos con la lista de los destinatarios previamente preparada.
5) Luego vamos a la base de datos y en la columna *RAD_S* pegamos (Control+V – o clic
derecho pegar) los números de radicados, el sistema los pega como una formula, debemos
ingresar por Formato (o clic derecho Formato de celdas) celdas, número, Posiciones
decimales: 0 y Aceptar, le damos guardar, este será el archivo que se utilizara para la
combinación de correspondencia.
 6) Luego se debe Guardar como Excel normal y como tipo: CSV (delimitado por comas), así
como se hizo en la opción anterior, dándole aceptar a las dos ventanas siguientes que están
confirmando la acción de lo que estamos haciendo.

7) Después vamos a la carta que está en Word y realizamos una combinación de

correspondencia utilizando como base de datos el archivo que guardamos en Excel (no el
csv) y estas son las cartas que se imprimen para enviar, este archivo final se debe guardar
en el equipo.

- Para cargar el listado de los radicados generados:

En ORFEO, en la parte de RADICACIÓN ingresar por masiva y luego de clic en Cargar Lista de
Documentos generados.
- El sistema muestra una pantalla en la que se debe:

a - Dar la aplicación de la TRD (serie, subserie, tipo de documento)

b - Adjuntar archivo CSV

c - Dar clic en Radicar

- NOTA: Si al momento de darle radicar el sistema arroja una pantalla indicando que
existen errores, se debe revisar el archivo csv y corregir los datos que solicita, otra forma de
revisar el archivo csv es abrirlo con bloc de notas y revisar que este separado con comas y
que no tenga comas ni al final a la derecha, ni en la parte inferior donde termina el texto y
que no tenga espacios adicionales guardar cambios y volver a realizar el proceso de cargar
listado.
- El sistema muestra un listado con la cantidad de registros, los números de radicados y los datos
básicos de envío (nombre, dirección, municipio y departamento) y en la parte de abajo un link para
Abrir Listado e imprimirlo.

También puede realizar otras operaciones dentro de las opciones de Radicación Masiva
como:

- Recuperar Listado.

Con esta opción el sistema permite recuperar un listado generado por radicación masiva
con anterioridad o de la misma fecha; se debe ingresar por masiva recuperar listado.
- El sistema despliega una ventana donde presenta las radicaciones masivas que la dependencia ha
generado, para recuperar el listado se debe:

a - Buscar el grupo al cual pertenece y seleccionarlo marcando en el botón que aparece al final

b - Dar clic en Recuperar Listado

El sistema arroja una pantalla RESULTADO DE LA CONSULTA, le damos clic en el link

PDF GENERADO e imprimimos el listado.

Asociar Imágenes a los radicados de las Masivas

Cuando se realicen las masivas el usuario escogerá una de las siguientes alternativas para que
todos los radicados generados queden con la imagen correspondiente en cada comunicación a
quien va dirigida

Escanear todos los documentos de la masiva firmadas, como si fueran una sola imagen o un
solo archivo. Las impresoras de los pisos escanean máximo 50 hojas en cada imagen de
acuerdo a las especificaciones dadas por la Of. de Informática.

El Grupo de Correspondencia realizará la digitalización cuando sean volúmenes grandes. La

dependencia antes de introducir los documentos en los sobres, los enviará a este Grupo.

Según la alternativa escogida, la dependencia ó el Grupo de Correspondencia enviará el archivo

PDF que contiene todas las cartas firmadas al Grupo de la Mesa de Ayuda de Orfeo, quienes
nos encargaremos de asociar cada imagen de la carta firmada a su respectivo radicado.

De esta forma se evitan las siguientes acciones:

 Que los radicados generados a través de masivas queden sin imagen asociada.

 Que todos los radicados generados con la masiva queden con la misma imagen de todas
las cartas a quien va dirija la masiva.
  Se evita la tediosa actividad de los usuarios de escanear cada carta por separado para
poderla asociar a su respectivo radicado.

Lo anterior, complementa el procedimiento de los usuarios que generan radicaciones masivas y se

continúa apoyando el correcto funcionamiento del proceso de gestión documental.

Regresar

IV. ANULAR RADICADOS

Cuando existe un número de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular
por alguna razón como duplicidad del documento (dos radicados generados para una misma
carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el proceso de anulación
en el sistema.

El procedimiento lo realiza el funcionario de la dependencia que genera el radicado (con

permisos otorgados para realizar la solicitud) y solicita por medio del sistema la anulación del
mismo, a la persona encargada de realizar este procedimiento (Coordinador del Grupo
Correspondencia).

ANULACION DE RADICADOS - DEPENDENCIA

a. Ingresar a la carpeta anulación:

Esta carpeta se encuentra en la parte superior de las lista de radicación. Aquí se encuentran los
radicados que han sido generados por la dependencia, pero no han sido enviados por correo.

Es decir, un radicado que ya se ha enviado a su destinatario y ha sido descargado por el Grupo

de Correspondencia y de Archivo para el caso de los memorandos, no se podrá anular.
b. Buscar el radicado:

Se ubica el radicado que se requiere anular. Se puede utilizar la opción buscar radicado.

c. Se marca al final del registro en el campo de selección el radicado que se requiere anular.

d. Se da clic en el botón "Solicitar Anulación"

e. El sistema envía una pantalla donde se escribe el motivo de manera justificada al Grupo de
Correspondencia, la anulación del radicado que por algún motivo (error en la elaboración,
decisión extemporánea, etc.) no van a ser enviados a su destino.

f. Dar clic en el botón Realizar

g. El sistema envía la confirmación de la solicitud de anulación del radicado.

 Este radicado desaparece de la carpeta de impresión.

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V. CREAR EXPEDIENTES:

Una vez tramitado el documento y si el documento pertenece a temas de la dependencia, se

debe crear o asignar al expediente teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental.

El usuario con la autorización podrá crear un expediente desde un Radicado que tenga en su
poder o que tenga almacenado en cualquiera de sus carpetas de Orfeo.

Cuando se trata de un documento radicado como anexo, se puede observar el DOCUMENTO

ANEXO DE (número de radicado documento de entrada, al cual también se le realizará el
procedimiento para asignar al expediente).

El procedimiento es el siguiente, el usuario debe:

1) Ingresar por el módulo Carpetas. Según la clase de comunicación generada “Salida”,

“Memorandos” ó en la bandeja de “Entrada” para las comunicaciones que se reciben en la
dependencia.

2) Ingresar a través del link “Ver” en la fecha del radicado. Dar clic en la pestaña EXPEDIENTES:
3) Luego dar clic sobre el botón de “Crear”.

El sistema abrirá una nueva ventana, en la cual debe seleccionar:

a) Serie a la que pertenece el documento.

b) Subserie a la que pertenece el documento.

c) Usuario responsable del expediente o creador del expediente.

d) Fecha en la que se inicia el proceso.

e) El sistema muestra automáticamente el Nro. del expediente, pero el usuario tiene la

posibilidad de cambiar el Año (Primer campo del Nro. del Expediente) y el consecutivo del
expediente (Último campo antes de la ‘E’ del Nro. del Expediente), dando clic sobre el
botón “Manual”.

f) El campo de Privacidad por lo general se debe dejar como esta en “Público”.

g) En el campo “Nombre del Expediente”, el usuario podrá digitar el nombre que desee
darle al expediente, adicionalmente el sistema le mostrará una lista de los nombres de
expedientes que van coincidiendo con lo que digita el usuario, si alguno de esos nombres
que aparecen en la lista es el que desea colocar, el usuario podrá seleccionar el nombre
para colocarlo en este campo (no duplicar sólo por una sílaba, etc.)

h) Una vez se hayan diligenciado correctamente los campos, el usuario debe dar clic sobre
el botón “Crear Expediente”, con esta acción el sistema creará el expediente de acuerdo a
los campos seleccionados y digitados.
Posteriormente el sistema mostrara en la misma ventana el mensaje de confirmación de la
acción en donde se reflejaran los datos con los que fue creado el expediente. El usuario podrá
dar clic sobre el botón “Cerrar” para terminar el procedimiento.

Al cerrar la ventana anterior el sistema quedará ubicado en la pestaña “Expedientes” del

radicado y podrá observar la siguiente información:
 Número del expediente.

Nombre del expediente.

Radicados incluidos en el expediente.

NOTA: Una vez terminado el proceso de crear y/o asignar expediente a estos documentos, se deben
archivar según procedimiento registrado en el presente documento – Numeral IV - Funcionalidades.

Incluir y excluir radicados.

Ver proceso en numeral V - ACTIVIDADES A REALIZAR POR TODOS LOS USUARIOS

Expedientes.

Regresar

Modificar nombres de Expedientes.

Para modificar el nombre de un expediente el usuario tiene 2 opciones:

Ubicado dentro del Radicado, en la pestaña “Expedientes”, el usuario debe dar clic sobre el
botón “Modificar nombre del Exp.”, el sistema abrirá una nueva ventana para que el usuario
pueda digitar el nuevo nombre y luego modificar el nombre con el botón “Cambiar”.
La segunda opción es para aquellos usuarios que tienen permisos para ingresar al módulo de
expedientes, este permiso es asignado por el administrador del sistema.

El módulo de “Expedientes” se encuentra en el menú principal de Orfeo al costado izquierdo del

aplicativo.

Cuando el usuario ingrese a través de esta opción, el sistema le mostrar una ventana como la
siguiente:

 En esta sección el usuario podrá realizar la búsqueda de un expediente apoyado por

varios filtros opcionales que le ayudaran para que la búsqueda sea más exacta.

 Los campos del Año, Serie y Subserie son opcionales para que el usuario seleccione
uno de los registros que allí aparecen o de lo contrario no seleccione ningún campo.
  El campo de Expediente y el botón “Buscar” funciona de la misma manera como se
explico en el procedimiento de Incluir un radicado en un expediente.

 En el campo “Nombre actual del expediente”, aparecerá el nombre completo del

expediente luego de que el usuario de clic sobre el botón “Buscar”.

 En el campo “Nuevo nombre del expediente” el usuario podrá digitar o ingresar el nuevo
nombre del expediente.

 Una vez se haya digitado el nuevo nombre, el usuario debe dar clic sobre el botón
“Modificar” para realizar la acción.

 Si el usuario realiza de nuevo la búsqueda de este expediente, se debe ver reflejado el

nuevo nombre del expediente.

 Esta acción de cambiar el nombre a un expediente quedara registrada en el histórico del

expediente, para consultar el histórico de un expediente, el usuario debe dar clic sobre el
botón “Historia del Expediente” de la pestaña “Expedientes” dentro de un radicado.

Regresar

USUARIOS WEBMASTER

RESPUESTA A RADICADOS RECIBIDOS POR LA PAGINA WEB

Al recibir el Web Master de la dependencia el documento remitido por la Oficina Atención al

Usuario en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, realizará las siguientes actividades:
1) Ver la imagen dando clic en el pdf.

2) Escoger el documento en la casilla

3) Si es necesario reasigna a otro usuario para complementar la respuesta

Definida la respuesta, el Web Máster posee dos alternativas para realizar el envío:

I. RESPUESTA RÁPIDA:

Cuando no requiere de una comunicación firmada por el Jefe de dependencia:

1) Dar clic en la pestaña “Respuesta Rap”

2) Escoger el correo electrónico del Web

3) Registrar correo electrónico si requiere enviar a otra dependencia y/o entidad

4) Digitar la información de respuesta

5) Buscar archivo para adjuntar si es necesario

6) Dar clic para adjuntar

7) Enviar (esperar a que la pantalla desaparezca).

El cliente que registró la solicitud, recibirá en su correo la respuesta con el siguiente mensaje:

“El Departamento Nacional de Planeación ha dado respuesta a su solicitud No.

20106000001522 mediante el oficio No.20106000060291, la cual también puede ser
consultada en el portal Web del DNP.

Si no puede visualizar bien el correo, o no llegaron bien los Adjuntos, puede

Consultarlos en : http://orfeo.dnp.gov.co/pqr/consulta.php”

VERIFICACION ENVÍO DE RESPUESTA:

1) El usuario Web o cualquier usuario del sistema observará en el radicado por la pestaña de
“documentos” la respuesta automática y los adjuntos enviados, también se reflejará en la
carpeta de salida del usuario web.

2) También por la pestaña “histórico” del radicado se verifica el correo destinatario:

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II. ADJUNTAR COMUNICACIÓN Y ENVIAR POR LA PESTAÑA

IMPRESION

Cuando requiere de una comunicación firmada por el Jefe de dependencia:

1) Ingresar por “Ver”

2) Pestaña “documentos”

3) Anexar archivo

4) Radicar, si este proceso lo realiza la secretaria de la dependencia, se le reasigna el

radicado y una vez escaneada la respuesta, el Web debe realizar el envío al correo del
solicitante, con la siguiente actividad:
 1) Dar clic en la carpeta “Impresión”

2) Seleccionar el número de radicado a enviar

3) Escoger el correo del Web

4) Registrar correo si requiere enviar copia

5) Dar clic en “Enviar Documento E-Mail

El sistema ratifica el envío y el cliente externo que registró la solicitud, recibirá en su correo
la respuesta.

NOTA: Con estos procedimientos de respuesta el documento no continuará en el sistema como

pendiente de respuesta.

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ACTIVIDADES AREA DE CORRESPONDENCIA

I - RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en la
Entidad, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo
identifique dentro de los diferentes trámites de la entidad.

La opciones de radicación de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.
Para el caso del Departamento Nacional de Planeación:

CODIGO DEPENDENCIA
663 Correspondencia

Se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón en Radicación “Entrada”:

 2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si el
documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las
relaciones de anexo y asociado según sea el caso.

Continuamos con el proceso, en donde para realizar búsquedas, tenemos los siguientes criterios:

Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificación (T.I., C.C., Nit), Nombres.

Adicionalmente y para más rapidez en la búsqueda se especifica si el radicado ha sido por:

Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios.

Además existe un rango de fecha para realizar la búsqueda. Por defecto el sistema siempre busca
en el último mes de acuerdo a los parámetros solicitados. Si se desea realizar la búsqueda en otra
fecha diferente se debe ampliar el rango.
 3. Existen 3 formas de radicar un documento:

a) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningún

antecedente en la Entidad.

b) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya existen datos en la

entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vínculo
que indica que el documento será anexo de otro.

c) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisión
indicando varios expedientes.

4. El sistema ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del documento y la
cuenta interna de la comunicación y luego pasar a los datos generales del documento que son
diligenciados en tres pestañas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:

Remitente: Persona o empresa que remite el documento al DNP.

Predio: Persona o empresa de la cual una Entidad envía documentación que debe ser tramitada
por el DNP

Entidad. Ministerios, gobernaciones, alcaldías que envían documentación al DNP. .

5. Para alimentar esta información se da click sobre el botón “BUSCAR”,

6. El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la información que será
incluida en la radicación de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una base de
datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.

a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, Entidad u
Otro tipo de empresa.
b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este campo.
c) Si se tiene el nombre del destinatario.
d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.

7. Cuando la búsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro
columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, dependiendo del papel que va a
desempeñar durante el trámite del documento.
8. Los datos seleccionados aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A COLOCAR EN LA
RADICACION, y si la información es correcta se debe dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL
FORMULARIO DE RADICACION.

9. En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer
módulo, para completar la información de:
 a. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento.

b. Selección de Continente, País, Departamento y Municipio.

c. Asunto

d. Medio de Recepción

e. Descripción de anexos

f. Dependencia a la cual será radicada (Responsable del trámite del documento)

g. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón "RADICAR"

10. A continuación el sistema despliega el número de radicación de entrada (-2) de acuerdo al

consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este número será el que va a
identificar el documento durante todo el proceso.
 11. Si en el documento registran copia a otra dependencia:

a) Se selecciona el nombre de la dependencia

b) Dar click en “Modificar Datos”
c) El sistema confirma el envío de este informado.

12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de la
dependencia a la cual se envió.

En este momento está creado el registro para iniciar su trámite.

Los documentos físicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen.

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MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE ENTRADA

Si necesita modificar la información del documento inicial porque faltan datos o están errados, siga
las siguientes indicaciones:

1. Ingrese por el módulo “Modificación”

 2. Ingrese el número de radicado y oprima “Buscar Radicado”

Este vínculo lo lleva a una vista en la que podrá modificar solo los datos que afecten el adecuado
envío de una comunicación, como por ejemplo el Departamento o el Municipio del Usuario.

Cuando haya hecho las modificaciones correspondientes debe hacer clic en el botón “MODIFICAR
DATOS”. Al hacerlo el sistema muestra la confirmación de que el “Radicado No.--- fue Modificado
Correctamente”.
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II. ENVÍAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD

Este es el proceso final correspondiente al envío de los documentos de salida que son entregados a
las diferentes agencias de correo para su reparto.

Este perfil lo tienen los funcionarios del Grupo de Correspondencia.

Se debe ingresar por la opción ENVIOS de la parte superior del módulo de Radicación.
 Al ingresar a este módulo se puede realizar:

* Envío Normal
* Modificación Registro de Envío
* Envío Masiva
* Generación de planillas y guías

* ENVÍO NORMAL:

Aquí se determinan todos los parámetros necesarios para realizar el envío. Se selecciona la
dependencia que lo realiza, los radicados que serán enviados, la agencia de correo y demás datos
generales para cada documento.

1. En este módulo aparecerán los radicados que ya han sido marcados como impresos en las
dependencias y por lo tanto están listos para realizar el envío.
 a) Se debe seleccionar la dependencia que realiza el envío, para que el sistema
despliegue los radicados que se han generado por cada una de ellas.

b) Marcar el radicado que será enviado.

c) Dar clic en el botón ENVIO DE DOCUMENTOS

2. Si el radicado contiene todos los datos completos la pantalla pasará a solicitar los datos
correspondientes a:

a) Clase de envío.
b) Peso en gramos del documento.
c) Dar clic sobre el botón CALCULAR, para verificar que el valor que arroja el sistema es el
correcto. Estos valores se calculan a partir de una tabla de precios de acuerdo a la
cantidad de gramos y el destino (dentro o fuera de Bogotá).
 d) Verificar que los datos de destinatario, dirección, municipio y departamento si
corresponden al documento a enviar. En caso de encontrar alguna inconsistencia se
puede modificar en el campo correspondiente.
e) En este campo asunto se puede realizar algún comentario que se considere de
importancia en el envío.
f) Dar clic sobre el botón GENERAR REGISTRO DE ENVIO DE DOCUMENTO, para
marcar el documento como enviado.

3. El sistema presenta una pantalla donde muestra los datos que quedaron marcados en el
envío y el registro ya queda incluido y se podrá generar la planilla o las guías.

4. En caso que el radicado no contenga todos los datos presentará una pantalla igual a la de
radicación de entrada para buscarlos y completar los datos que hacen falta.

* MODIFICACIÓN REGISTRO DE ENVÍO

Para modificar los datos de envío realizados por el usuario de correspondencia.

1. Ingresar por el módulo “Envíos”

 2. Dar clic en la opción “Modificación Registro de Envío”

3. a. Seleccionar el número del radicado

b. Dar clic en el botón “Modificar Envío”

4. Realizar las modificaciones respectivas.

* GENERACIÓN DE PLANILLAS Y GUÍAS:

Consiste en generar las planillas y/o guías respectivas al envío diario para ser entregado a la
agencia de correo correspondiente.

1. Ingresar por el icono “Envíos”.

2. Dar clic en la opción “Generación de Planillas y Guías”

3. Se deben dar los parámetros necesarios para la generación de cada planilla de acuerdo al envío
que se va a realizar:

a) Fecha de envío. Por defecto se tomará la del sistema.

b) Hora inicial
c) Hora final
d) Tipo de salida (CERTIFICADO – Planillas, POSTEXPRESS- Guías)
e) Número de planilla (sólo para CERTIFICADO)
f) Dar clic sobre el botón GENERAR PLANTILLA EXISTENTE o GENERAR NUEVO
ENVIO. El sistema muestra la cantidad de documentos que quedaron procesados y
serán los enviados.
4. Dar clic sobre el link ABRIR ARCHIVO, para imprimir la planilla o las guías.

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III. DEVOLUCION DE RADICADOS

Este procedimiento se realiza por parte del Grupo de Correspondencia, para indicarle a la
dependencia los radicados que son devueltos por los tres motivos principales que son: devoluciones
por tiempo de espera, devoluciones de correo y devolución de radicados que se encuentran mal y no
se pueden enviar.

1. Devoluciones por tiempo de espera:

Una vez radicados los documentos por cada dependencia y Marcar Documentos como Impresos
por el módulo de “Impresión”, estos deben ser entregados dentro de las siguientes 24 horas al Grupo
de Correspondencia para su envío; pasado este término, el sistema actualizará la carpeta de
impresión del área, desmarcando la validación de impresión de los documentos, lo cual obligará a
realizar nuevamente el procedimiento de envío de dichos documentos.

Cuando un documento es devuelto por correspondencia, en la carpeta de impresión se desmarca la

validación de documento marcado como impreso (tercer chulo) y en su lugar asigna un icono en
forma de reloj, indicando que ese documento ha sido devuelto.

Para volver a enviar este documento simplemente se debe marcar nuevamente como impreso y
entregar el documento físico a correspondencia.
 En el flujo histórico del documento queda registrada la devolución del radicado y el tiempo de
espera.

2. Devolución de la Agencia de Correo:

Se permite controlar los documentos radicados de salida que han sido enviados a su destinatario por
parte del grupo de correspondencia, pero que a vuelta de correo son devueltos por la misma agencia
de correo por encontrar diferentes causales de devolución ya establecidas como:

1 CASA DESOCUPADA
2 CAMBIO DE DOMICILIO
3 CERRADO
4 DESCONOCIDO
5 DEVUELTO DE PORTERIA
6 DIRECCION DEFICIENTE
7 FALLECIDO
8 NO EXISTE NUMERO
9 NO RESIDE
10 NO RECLAMADO
11 REHUSADO
12 SE TRASLADO
13 NO EXISTE EMPRESA
14 ZONA DE ALTO RIESGO
15 SOBRE DESOCUPADO
16 FUERA PERIMETRO URBANO
17 ENVIADO A ADPOSTAL, CONTROL DE CALIDAD
18 SIN SELLO
En correspondencia realizan la devolución del radicado mediante el sistema y estos radicados llegan
a una carpeta pública por dependencia llamada DEV_CORREO, la cual será creada mediante
permisos otorgados al usuario encargado de realizar este procedimiento.

Esta carpeta se debe consultar para verificar si existen documentos devueltos y solicitar los
documentos físicos en correspondencia.

Para realizar la verificación de los datos se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Ingresar a la carpeta DEV_CORREO

2. Consultar No. de radicado y verificar datos de envío.

3. Si los datos del envío del radicado se encuentra con inconsistencias, (por ejemplo, la
dirección estaba mal, el departamento, etc) y se decide hacer la corrección para volver a
enviarlo, se debe ir al radicado padre, hacer las modificaciones respectivas en el radicado de
salida modificando los datos y el documento anexo, regenerar y marcar nuevamente el
documento como impreso para enviarlo otra vez.

4. El documento físico debe ser entregado a correspondencia.

Como se va a realizar un reenvío del documento, el radicado será el mismo número.

Se debe ingresar a la carpeta "DEV_CORREO" después de hacer las correcciones o si se

determina que el documento no será enviado nuevamente y:

a. Seleccionar el radicado al final del registro

b. Dar clic en el botón "Cerrar Envío"
 c. Diligenciar el comentario, justificando si se reenvía nuevamente el radicado o si
definitivamente no será enviado.

d. Dar clic en el botón "Realizar"

e. El sistema envía la confirmación de cerrado el envío.

 f. El radicado desaparece de la carpeta DEV_CORREO.

3. Documentos mal radicados y no se pueden enviar

En esta misma carpeta DEV_CORREO, quedan los radicados que se encuentran con
inconsistencias y que no se han podido enviar. (Por ejemplo, entregan un documento sin crear las
copias, los datos de envío no se encuentran completos como la dirección, Depto, Municipio, etc)

Para este tipo de devolución se debe verificar el porqué se encuentra mal radicado, verificar el
histórico del porqué de la devolución y realizar bien el proceso de radicación, para entregarlo
nuevamente a Correspondencia.

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IV. ACTA ANULACION DE RADICADOS - GRUPO DE CORRESPONDENCIA

Según el acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación, se establece
que:

"Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia"

Por esta razón el coordinador de correspondencia (previo permiso otorgado en el sistema) será el
responsable de realizar la anulación y registrarla en el acta correspondiente de acuerdo al
consecutivo llevado por el mismo.

a. Ingresar por el botón “Envíos”

b. Seleccionar "Anular Radicados"

El sistema despliega una pantalla donde se debe seleccionar:

c. El rango de fecha de los documentos que se encuentran en solicitud.

d. Tipo de documentos a anular: Salida, Memorando, Resolución, etc.

e. Dependencia a la cual se realizará la anulación. (Se puede seleccionar "Todas las

Dependencias", para realizar la anulación de los radicados de todas las
dependencias en una sola acta)

f. Dar clic en el botón "Ver documentos en Solicitud"

El sistema arroja los datos de los radicados que la dependencia seleccionada o las diferentes
dependencias marcaron y solicitaron mediante el sistema, su anulación con la observación
correspondiente.
 g. Digitar el número de acta que se va a generar. Este número de acta será único por
año.

h. Dar clic en el botón "Aceptar"

El sistema muestra un vínculo para ingresar al archivo pdf, que contiene el Acta que se ha generado
con el formato ya establecido. Este archivo se podrá guardar o imprimir.

La observación correspondiente a la anulación del radicado con su fecha y el número de acta con
que se anuló un radicado, se podrá consultar en la pestaña Histórico de cada radicado.

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