Sop Ap

STANDARD OPERATING PROCEDURE
SIMTEL/SAP TELKOM
BUKU – 2 MODUL FINANCIAL
S U B MO D U L
A C C O U N T P A YA B L E &
C A S H MA N A G E M E N T
RELEASE - 1
Copyright @ PROYEK SIMTEL/SAP TELKOM 2002

Daftar Isi
Halaman
SK DIRKUG Nomor : KR. 30 /LP620/PRO-SAP/2002
A. UMUM 1
1 Pengertian.… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1
2 Hubungan Modul AP dengan Modul GL dan MM .… … … … … … … 1
B. MASTER DATA VENDOR 1
1 Account Group … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .. 1
2 Reconciliation Account… … … … … … … … … … … … … … … … … … .… 2
3 Pemeliharaan Master Data … … … … … … … … … … … … … .… … … … 2
C. AKTIVITAS DI MODUL ACCOUNT PAYABLE 3
1 Master Data … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3
1.1 Pembuatan Master Data Vendor … … … … … … … … ..… … … … . 3

1.2 Mengubah Master Vendor… … … … … … … … … … … … … … … ... 13
1.3 Melihat Master Vendor … … … … … … … … … … … … … … … … .. 15
1.4 Memblock / meng-unblock Vendor… … … … … … … … … … … … . 17
1.5 Memberi Tanda Hapus pada Vendor Account … … … … … … … . 20
2 Transaksi 23
2.1 Proses Invoice untuk Pengadaan Non PO … … … … … … … … … ... 23

2.1.1 Entry invoice dengan Vendor Tertentu … … … … .… … … 23
2.1.2 Entry invoice dengan One Time Vendor… … … … … … … . 31
2.2 Melihat Dokumen … … … … … … … … … … … … … … ..… … … … … 38
2.3 Mengubah Dokumen … … … … … … … … … … … … … .… … … … … 41
2.4 Mereverse Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … .. 44
2.5 Vendor Credit Memo … … … … … … … … … … … … … .… … … … … 47
2.6 Melihat Open/Line Item Vendor … … … … … … … … ..… … … … … 51
2.7 Down Payment/Uang Muka … … … … … … … … … … .… … … … … . 55
2.7.1 Down Payment Tanpa Potongan PPN dan atau PPH… … . 56
2.7.2 Down Payment dengan Pemotongan PPN dan atau PPH . 59
2.8 Proses Pembayaran … … … … … … … … … … … … … … … … … … .. 69
2.8.1 Proses Pembuatan SPB (F110) … … … … … … … … … … . 72
2.8.1.1 Menghapus SPB … … … … … … … … … … … … … … … … 84
2.8.1.2 Memilih Rekening Bank Vendor… … … … … … … … … . 89
2.8.1.3 Mengatasi Proposal Exception pada Proses SPB. … … . 95
2.8.2 Print SPB (ZSPB)… … … … … … … … … … … … … … … … . 102
2.8.3 Persetujuan Dokumen SPB Melalui Sistem(ZSPBAPP) . 105
2.8.4 Membuat Bank Transfer (ZBTR) … … … … … … … … … . 107
2.8.5 Posting Pembayaran (F-53) … … … … … … … … … … … … 113
2.8.5.1 Posting Pembayaran Melalui F-53 Secara Langsung … 113
PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE & CASH MANAGEMENT 1

2.8.5.2 Posting Pembayaran Melalui ZBTR … … … … … … … … 119
2.9 Membatalkan Posting Pembayaran/Clearing Document … … . 124
2.10 Panjar / Imprest Fund … … … … … … … … … … … … … … .… … 129
2.10.1 Posting Panjar / Imprest Fund … … … … … … … … … … . 129
2.10.1.1 Membuat Permintaan Pembayaran Panjar / Imprest
Fund… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 129
2.10.2 Pertanggungan Panjar … … … … … … … … … … … … ..... 134
2.10.3 Reimburse Imprest Fund … … … … … … … … … … … … 140
2.10.4 Penyelesaian Imprest Fund Akhir Tahun … … … … ..… 140
2.11 Transaksi Antar Kantor (TAK) Kewajiban… … … … … … … … 146
3 Proses Berkala
3.1 Balance Carry Forward … … … … … … … … … … … … … … … … 156
4 Pelaporan
4.1 Vendor List … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 158

4.2 Vendor Open Item… … … … … … … … … … … … … … … … … ..... 160
4.3 Laporan Detail Transaksi Kas … … … … … … … … … … … … … 163
4.4 Laporan Realisasi Pembayaran … … … … … … … … … … … … .. 165
PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE & CASH MANAGEMENT 2

PETUNJUK PENGOPERASION
MODUL ACCOUNT PAYABLE (AP)
A. UMUM
A.1. Pengertian
Account Payable merupakan buku bantu (subdidiary ledger) yang

digunakan untuk mengadministrasikan segala kewajiban perusahaan. Dalam
modul Account Payable ini pihak yang mempunyai tagihan kepada perusahaan
dikenal dengan istilah Vendor. Modul Account Payable akan memberikan
informasi yang rinci mengenai hutang-hutang perusahaan, misalnya kepada
siapa saja perusahaan berhutang, sudah jatuh tempo atau belum serta informasi
lainnya.
A.2. Hubungan Modul AP dengan General Ledger dan Material Management
Pada saat dilakukan posting invoice di modul MM untuk pengadaan yang

melalui Purchase Order atau posting invoidce pada modul AP untuk invoice non
PO akan menambah saldo akun Vendor di modul AP. Akun vendor tersebut
akan dihubungkan ke modul GL dan disummarykan sehingga sampai ke laporan
Neraca.
B. MASTER DATA VENDOR
Dalam mengadministrasikan kewajiban tersebut masing-masing rekanan

diidentifikasikan dengan nomor vendor atau akun vendor. Penomoran Vendor
dilakukan secara internal yaitu dilakukan oleh mesin, kecuali untuk vendor Imbal
Jasa dan Internal Banking identifikasi vendor dilakukan secara eksternal
(diinput ).
B.1. Account Group
Account group adalah pengelompokan vendor berdasarkan kriteria -kriteria

tertentu misalnya Vendor Affiliasi, non Affiliasi, eksplotasi dan investasi. Account
group akan berpengaruh pada number range dan s creen layout pada saat
pembuatan master data vendor.
Daftar Account Group

Group Number Range Uraian
VACO 604XXXX Afiliasi – Vendor Kerja Sama
VADV 602XXXX Afiliasi – Vendor Divre
PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

1
VAIC 601XXXX Afiliasi – Vendor Interkoneksi
VAJO 603XXXX Afiliasi – Vendor KSO
VATR 600XXXX Afiliasi - Purchasing
VBNK 650XXXX Vendor Bank
VEMP 610XXXX Vendor Pegawai
VIJB VB Vendor IJ Internal Banking
VINT VI Vendor IJ Interkoneksi
VNCO 612XXXX Non Affiliasi – Vendor Kerja Sama
VNIC 611XXXX Non Affiliasi – Vendor Interkoneksi
VNTR 610XXXX Non Affiliasi - Purchasing
VOTI 620XXXX One Time Vendor
VPDG VP Vendor IJ Perdagangan
VTAX 601XXXX Vendor Pajak
B.2. Reconciliation Account
Reconciliation Account adalah akun G/L untuk menampung postingan

yang berasal dari subsidiary ledger. Account G/L yang merupakan reconciliation
account tidak bisa diposting langsung lewat akun G/L terseut, tetapi harus lewat
subsidiary ledgernya. Masing-masing Vendor telah ditentukan Reconciliation
Account-nya pada saat pembuatan master dat a vendor.
Contoh Reconciliation Account
G/L Account Uraian
20101001 Kew. Pengadaan Investasi – Afiliasi

20101002 Kew. Pengadaan Eksploitasi – Afiliasi
20101101 Kew. Interkoneksi (Afiliasi)- Telepon
20101102 Kew. Interkoneksi (Afiliasi)- Seluler
20101103 Kew. Interkoneksi (Afiliasi)- Telex
20101104 Kew. Interkoneksi (Afiliasi)- IBS VSAT
20102001 Kew. Pengadaan Investasi – Non Afiliasi
20102002 Kew. Pengadaan Eksploitasi – Non Afiliasi
92120000 Kew. Imbal Jasa Interkoneksi
93120000 Kew. Imbal Jasa Perdagangan
94120000 Kew. Jangka Pendek Internal Banking
B.3. Pemeliharaan Master Data Vendor
Master data vendor dapat dibuat di dua modul yaitu modul AP dan modul
MM. Apabila dikaitkan dengan struktur organisasi, pemeliharaan master data
vendor dapat dilakukan pada tingkat company code dan tingkat purchasing
organization.

2
Pemeliharaan master data vendor pada tingkat company code berkaitan
dengan data No dan group vendor, nama dan alamat vendor serta data
akuntansi. Sedangkan pemeliharaan master data vendor pada tingkat
purchasing organization diantaranya adalah data kontak person, currency.
Vendor yang dibuat melalui modul AP masih dalam tingkatan company
code, sehingga apabila akan dipakai bertransaksi melalui modul MM harus
diasign dulu ke purchasing organization yang akan melakukan transaksi.
C. AKTIVITAS DI MODUL ACCOUNT PAYABLE
C.1. MASTER DATA
C1.1. Pembuatan Master Vendor
Pembuatan Master Data Vendor bisa dilakukan pada modul MM (Logistik)

atau pada modul AP. Pembuatan master data Ve ndor pada modul AP dilakukan
untuk vendor-vendor yang tidak digunakan untuk memproses pengadaan lewat
modul MM.
Langkah transaksi
Klik menu path :

Accounting=> Financial Accounting=>Account Payable=>Master
Records=> Create.
Transaction Code : FK01
Double klik T. Code FK01, akan muncul Screen Sbb :

3
Nama Field Uraian
Vendor Dikosongi, kecuali untuk vendor imbal
jasa, vendor dimulai dengan VI untuk
imbal jasa interkoneksi dan VP untuk
imbal jasa perdagangan
Company code Diisi 1000
Account Group Diisi account group sesuai dengan
vendor yang bertalian. Mis diisi VNTR
untuk vendor pengadaan non affiliasi
Apabila dalam pembuatan vendor ini kita ingin mengambil sebagian dari
data-data pada vendor yang telah ada maka pada tab reference, field vendor
diisi nomor vendor yang akan kita copy sebagian datanya, dan company code
diisi 1000
Untuk menghindari double master data di SAP, sebelum ke langkah
berikutnya lebih baik dilakukan pencekkan apakah vendor tersebut sudah ada di
database SAP dengan cara : kli k buletan yang ada di sebelah kanan field
vendor akan muncul screen sbb :

4
Ketik sebagian nama dari vendor tersebut yang diawali dan diakhiri
dengan tanda * (bintang) dan bisa ditambah dengan kriteria lain misalnya City
kemudian tekan . Periksa apakah nama vendor yang akan dibuat tadi ada
pada daftar, kalau tidak ada langkah pembuatan vendor bisa dilanjutkan.
Pada screen sebelum screen di atas klik , akan muncul screen sbb :

5
Nama Field Uraian
Title Klik tanda pada pojok kanan kemudian pilih yang
sesuai. (Company, Mr atau Ms)
Name Diisi nama perusahaan
Search term Diisi nama singkat atau ciri tertentu
Street/House number Diisi alamat
Postal code/City Diisi kode pos/Kota
Country Pilih kode negara
Pada tab Communication bisa diisi bisa tidak, kemudian klik (next screen),
akan tampil screen sbb :

6
Nama Field Uraian
VAT reg no. Diisi nomor NPWP
Klik , akan tampak screen :

7
Nama Field Uraian
Cty Diisi kode negara (memilih)
Bank key Diisi kode alamat bank (memilih)
Bank account Diisi no. rekening bank
Acct holder Diisi nama pemilil rekening
Klik , akan muncul screen sbb :

8
Nama Field Uraian
Recon. Account Diisi GL akun yang sesuai (memilih)
Sort key Diisi 009 (external doc number)
Cash mgmnt group Grouping dalam Report Liquidity
Forecast. Isi V1 untuk rekanan dalam
negeri, V2 untuk rekanan luar negeri
dan V7 untuk vendor IJ
W.tax Diisi w0
Klik , akan muncul screen :

9
Nama Field Uraian
Payment terms Diisi TX01 untuk rekanan bukan
pemungut pajak (non WAPU), 0001
untuk wapu (telkom tidak memungut
pajak)
Payment methods Diisi T

10

11
Pada screen di atas muncul pesan : Vendor 0006103335 was created in
company code 1000, yang berarti proses pembuatan vendor telah selesai.

12
C.1.2. Mengubah Master Vendor
Data master vendor bisa mengalami perubahan-perubahan mis bank,

nomor rekening dll.
Lankah untuk mengadakan pemeliharaan/perubahan data master vendor adalah
:
Klik menu path:
Accounting=> Financial Accounting=> Accounts Payable=> Master
Records=> Change
Doble Klik T.Code FK02, akan muncul screen sbb:

13
Nama Field Uraian
Vendor Diisi nomor Vendor
Klik , kemudian klik , akan tampil screen sbb :
Untuk melihat sceen lain pada master data vendor klik atau .
Setelah selesai melakukan perubahan klik , maka akan muncul screen sbb :

14
Pada screen di atas muncul komentar “Changes have been made”, ya ng berarti
proses perubahan telah selesai.
C.1.3 Melihat Master Vendor
Langkah transaksi:
Klik menu path :
Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Master records
=> Display
Klik dua kali T.Code FK03, akan muncul screen :

15
Nama Field Uraian
Vendor Diisi Nomor Vendor
Di Klik
Klik atau , untuk melihat data vendor lainnya.

16
C.1.4. Memblock/meng-unblock Vendor Master
Kadang-kadang kita salah membuat master data atau tidak mau

menggunakan vendor master data yang sama lagi, sehingga vendor master data
harus diblok agar tidak digunakan dalam transaksi lagi.
Langkah transaksi :
Klik menu path:

Accounting=> Financial Accounting=> Account Payable=> Master
Records=> Block/Unblock
Klik T. Code FK05, akan muncul screen sbb :

17
Nama field Uraian
Vendor Diisi nomor vendor
Tekan , akan muncul screen :
Nama Field Uraian

Posting Block–Selected company code Untuk memblock vendor di level
company code yang dipilih saja. Untuk
meng-unblock tick-nya tinggal
dihilangkan
Posting Block-All company codes Untuk memblock vendor di seluruh
company code. Untuk meng-unblock
hilangkan tick-nya

18
Selelah dipilih, klik , akan muncul screen sbb :
Pada screen di atas muncul pesan “ Changes have been made”, yang berarti
proses memblock/meng-unblock telah selesai.

19
C.1.5. Memberi Tanda Hapus pada Vendor Account
Apabila suatu sudah tidak dipergunakan lagi, maka vendor tersebut harus
diberi tanda untuk dihapus.
Langkah transaksi :
Klik menu path :

Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Master Records
=>Mark for Deletion.
Klik T.Code FK06, akan muncul screen sbb :

20
Nama Field Uraian
Nama Field Uraian

Deletion flag-All areas Tick, untuk menghapus company code
data vendor di semua company code.
Deletion flag-Selected company code Tick, untuk menghapus data vendor di
company code yang dipilih.
Deletion blocks-General Data Tick, untuk menghapus data vendor
baik general data maupun company
code data diseluruh company code
yang ada di 1 client
Deletion block-Selected co. code inc. Tick, untuk menghapus company code
gen. data data berikut general datanya di
company code yang dipilih pada suatu
vendor.

21
Pada screen di atas terdapat pesan” Changes have been made”yang berarti
proses memberi tanda hapus pada vendor telah selesai.

22
C.2. TRANSAKSI
C.2.1 Proses Invoice untuk Pengadaan Non PO
Setelah invoice diterima dari vendor dan diverifikasi, selanjutnya di entry

melalui modul AP. Untuk rekanan yang sudah ada master vendornya tinggal
mencari nomor vendor yang bersangkutan sedangkan rekanan yang belum ada
master vendornya di modul SAP di entry melalui vendor “One Time Vendor”.
C.2.1.1 Entry Invoice dengan Vendor Tertentu.
Langkah transaksi :
Klik menu path:

Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Document
entry=>Invoice
Transaction Code : FB60
Double klik T.Code FB60, akan muncul screen sbb :

23
Nama Field Uraian
Invoice date Diisi tanggal invoice
Posting date Diisi tanggal posting dari transaksi
Reference Diisi No. Invoice/identitas
dokumen/keterangan tambahan dari
transaksi
Amount Diisi total tagihan
Calculate tax Di “tick”, klik tanda , pilih I1/B1 untuk
yg dapat dikreditkan sedangkan yang
tidak dapat dikreditkan pilih I4/B4 dan
kalau tidak ada pajaknya pilih I0.
Text Diisi keterangan mengenai transaksi.
Diawali dengan tanda *(bintang) agar
bisa diambil oleh sistem untuk
keterangan pembayaran di SPB
G/L Acct Diisi Nomor G/L account
Untuk memudahkan pengisian pada kolom selanjutnya, double klik pada baris
yang telah diisi G/L akun, akan tampak screen sbb :

24
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah termasuk ppn
Tax code Diganti I0 kalau pada baris ini
bebannya tidak dikenakan pajak.
Cost center Diisi Cost center yang menanggung
beban tsb
Order Diisi nomor order hanya kalau akan
memposting Capital Purchasing
Account.
Business Area Diisi business area tempat posting
transaksi
Text Diisi keterangan mengenai transaksi
pada baris tersebut.
Klik , kemudian akan muncul beberapa pesan, tekan , sampai muncul

screen sbb :

25
Klik tab Detail, akan muncul screen sbb :
Nama field Uraian

Head Text Diisi nomor faktur pajak vendor
Bus. area Business area dimana kewajiban pada
vendor diakui dan dibukukan
Klik tab Payment, akan muncul screen sbb :

26
Nama Field Uraian
Payment terms Untuk sesama WAPU isi dengan 0001
(tidak memungut pajak), untuk rekanan
non wapu isi dengan TX01(memungut
pajak). Dengan mengisi TX01, sistem
akan memotong pembayaran
sebanyak 10% dari net invoice
sebelum pajak sebagai kewajiban PPN
wapu
Discount base Untuk keadaan normal tidak perlu diisi.
Tetapi untuk transaksi yang pajaknya
tidak dapat dikreditkan I4/B4 atau
invoice terdiri dari beberapa akun yang
sebagiannya tidak kena pajak maka
discount base harus diisi dengan
total dasar pengenaan pajak.
Payment Method Diisi T
Kalau ada potongan PPH klik tab Withholding Tax, akan muncul screen sbb :

27
Nama Field Uraian
W.tax base Jika keadaan normal tidak perlu diisi
secara manual. Tetapi jika dari tagihan
ada yang kena pph dan ada yang tid ak
maka W.tax base diisi dasar
pengenaan PPH
W.tax code Pilih tarip dan jenis pph yang sesuai
Apabila pph lebih dari satu macam maka pph yang satunya diinput melalui credit
memo T.Code FB65, bersama dengan potongan -potongan lainnya mis : denda.

28
Pada baris PJDD PPN Masukan B1 perlu ditambah keterangan dan business
area, klik dua kali pada baris tersebut maka akan muncul screen sbb :
Nama Field Uraian

Business area Diisi business area ybs
Text Diisi keterangan secukupnya

29
Pada screen di atas terdapat pesan : “Document 1900000008 was posted

in company code 1000”, yang berarti document tel ah terposting dengan nomor
tersebut.

30
C.2.2.1 Entry Invoice dengan One Time Vendor
“One Time Vendor” telah dibuat untuk masing-masing business area

dengan nama diawali dengan business area yang bersangkutan. Contoh untuk
business area 4000 maka “One Time Vendor” nya adalah 4000 Non Affiliasi
Investasi dan 4000 Non Affiliasi Eksploitasi. “Search term” dari “One Time
Vendor”adalah OTV.
Langkah transaksi:
Klik menu path:
Accounting=> Financial Accounting=>Accounts Payable=> Document
entry=> Invoice
Klik dua kali Transaction Code FB60, akan muncul screen :

31
Nama Field Uraian
Vendor Diisi One Time Vendor business area
yang bersangkutan. “Search term”OTV
Invoice date Diisi tanggal invoice
Posting date Diisi tanggal posting
Reference Diisi no. invoice atau referensi lainnya
Amount Diisi jumlah total invoice
Calculate tax Di “tick”.,kemudian klik , pilih I1/B1
untuk PM yang dapat dikreditkan,
Kalau tidak dapat dikreditkan pilih I4/B4
dan kalau tidak ada ppn pilih I0
diawali dengan tanda * (bintang).
G/L acct Diisi GL akun
Untuk memudahkan pengisian pada kolom-kolom berikutnya klik dua kali pada
baris yang telah diisi G/L akun tersebut, akan muncul screen :

32
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah realisasi akun GL pada
baris tersebut.
Cost center Diisi Cost center bertalian
Text Diisi keterangan transaksi pada baris
tersebut.
Klik , akan muncul screen:

33
Klik tab Details, akan muncul screen :
Nama Field Uraian

Title Diisi Company
Name Diisi nama rekanan/vendor
Street Diisi alamat rekanan
City Diisi nama kota tempat domisili
rekanan
Bank key Diisi kode alamat bank (memilih)
Bank Account Diisi nomor rekening bank vendor

34
Nama Field Uraian
HeadText Diisi diisi no. faktur pajak atau
keterangan singkat
Business area Diisi business area yang berhutang
Klik tab payment, akan muncul screen :

35
Nama Field Uraian
Payment Method Diisi T
Payment terms Diisi TX01 apabila dalam pembayaran
nanti memotong PPN, kalau tidak
memotong diisi 0001
Isian lainnya sama dengan invoice dengan vendor tertentu.
Pada baris PPN masukan (baris ketiga) ada isian yang masih kurang yaitu
business area dan keterangan. Untuk melengkapinya kli dua kali pada baris
tersebut, akan muncul screen :

36
Nama Field Uraian
Business area Diisi business area yang bertransaksi
Text Diisi keterangan transaksi pada baris
tersebut

37
Pada screen di atas terdapat pesan:”Document 19000000128 was posted
in company code 1000”, yang berarti proses entry invoice dengan One Time
Vendor telah selesai.
C.2.2 Melihat Dokumen
Langkah transaksi:
Klik menu path :
Accounting => Financial Accounting=>Accounts Payable=> Document=>
Display

38
Klik dua kali T.Code FB03, akan muncul screen :
Nama Field Uraian

Document number Diisi nomor dokumen yang akan dilihat
Fiscal year Diisi tahun fiscal dokumen

39
Untuk melihat lebih detil lagi, klik dua kali pada baris yang akan dilihat. Misal
baris pertama akan tampak sbb :
Untuk kembali ke screen berikutnya klik .

40
C.2.3 Mengubah Dokumen
Langkah transaksi :
Klik menu path :
Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Document=>
Change
Klik dua kali T.Code FB02, akan muncul screen:

41
Nama Field Uraian
Document number Diisi nomor dokumen yang akan
dirubah
Klik dua kali baris yang akan diubah, misalnya baris pertama akan muncul
screen :

42
Setelah diadakan perubahan seperlunya klik , akan muncul screen :
Pada screen terdapat pesan :”Changes have been saved”, berarti proses
perubahan telah selesai.

43
C.2.4 Mereverse Dokumen
Apabila dokumen yang telah dientry ternyata salah maka langkah yang
harus ditempuh adalah mereverse dokumen tersebut. Lankahnya adalah :
Klik menu path :

Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Document=>
Reverse=> Individual reversal
Klik dua kali T.Code FB08, akan muncul screen :

44
Nama Field Uraian
Document No. Diisi nomor dokumen yang akan
direverse
Reversal reason Diisi sesuai pilihan, misal 01 untuk
reverse pada current period
Posting date Kalau Reversal Reason diisi 01,
posting date tidak usah diisi dan akan
diposting pada tanggal yang sama
dengan dokumen induknya
Period Sama dengan posting date
Untuk memastikan bahwa memang dokumen tersebut yang akan direverse,

maka perlu dilihat lebih dahulu dokumen tersebut dengan cara klik
, akan muncul screen :

45
Setelah dilihat seperlunya klik , akan muncul screen :

46
Pada screen di atas terdapat pesan :”Document 1700000092 was posted in
company code 1000”, yang berarti proses reverse telah selesai.
C.2.5 Credit Memo
Kredit memo dipakai untuk mengurangi kewajiban kita kepada vendor,

antara lain :
? Kelebihan/koreksi negatif terhadap tagihan vendor

? Potongan denda dan atau potongan pph serta potongan lainnya
yang tidak bisa ditampung di FB60.
Langkah transaksi :
Klik menu path :

Accounting=> Financial Accounting=>Accounts Payable => Document
entry=> Credit memo.

47
Double klik T.Code FB65, akan muncul screen sbb :

48
Nama Field Uraian
Document date Tanggal dari memo kredit atau doc
lainnya
Reference Nomor memo kredit atau referensi
singkat
Amount Jumlah total yang akan dipost
Text Keterangan mengenai transaksi
G/L Account Diisi akun G/L yang akan mengurangi
kewajiban
Amount in doc. currency Diisi nilai yang akan diposting pada
akun G/L bertalian
Text Diisi penjelasan transaksi pada baris
tersebut
Business area Diisi Business area dimana transaksi
terjadi
Klik tab Details, akan muncul screen sbb :
Nama Field Uraian

Head Text Diisi no. kredit memo, lainnya
Klik tab Paymet, akan muncul screen sbb :

49
Nama Field Uraian
Pmnt meth Diisi T
Dari jurnal di atas kalau dirasa sudah benar, klik , akan muncul screen sbb :

50
company code 1000”, yang berarti entry FB65 telah selesai.
C.2.6 Melihat Open/Line Item Vendor
Suatu saat kita perlu mengetahui transaksi dengan suatu vendor baik
yang masih open, sudah clear ataupun kedua -duanya.
Langkah transaksi :
Klik menu path :

Accounting=> Financial Accounting=> Accounts Payable=> Account=>
Display/Change line item
Transaction Code : FBL1N

51
Klik T.Code FBL1N, akan muncul screen sbb :

52
Nama Field Uraian
Vendor account Nomor vendor dari line item yang ingin
ditampilkan, jika ingin menampilkan seluruhnya
biarkan kosong.
Open items Pilih “Open items”untuk melihat line item vendor
yang belum dibayar.
Open item at key date Bila memilih “Open items”, isi dengan tanggal
batas waktu sampai kapan line item vendor yang
belum dibayar akan ditampilkan.
Cleared items Pilih “Cleared items”bila line item vendor yang
akan ditampilkan adalah yang sudah
dibayar/sudah di clear.
Clearing date Bila memilih “Cleared items”bisa diisi dengan
tanggal kapan line item dibersihkan/dibayar,
untuk mempersempit seleksi
All items Pilih “All items”bila ingin menampilkan semua
line item baik yang sudah dibayar maupun yang
belum.
Posting date Bila memilih “All items”bisa diisi dengan posting
date dokumen untuk mempersempit seleksi
vendor line item.
Type – Normal items Tick normal items, untuk menampilkan transaksi
normal.
Type – Special GL Tick, untuk menampilkan line item vendor yang
transactions mengandung special gl transaction seperti down
payment, imprest fund, panjar. Kalau tidak di -
tick, sistem tidak akan menampilkan line item
vendor yang mengandung special gl transaction.
Type – Noted item Tick, untuk menampilkan line item vendor yang
masih berupa noted item (catatan, belum terjadi
transaksi/jurnal). Misal : permintaan panjar,
imprest fund atau panjar.
Type – Parked item Tick, untuk menampilkan line item vendor yang
statusnya masih berupa park document.
Type – Customer item Tick, untuk menampilkan line item customer bila
vendor juga merupakan customer.
Untuk membatasi bahwa business area tertentu saja yang akan kita lihat klik ,
akan muncul screen sbb :

53
Isis business area atau kriteria lainnya kemudian klik , akan muncul screen
sbb :

54
Dari laporan Open line item vendor diatas apabila kita ingin
melihat/merubah sebagian data transaksi maka klik dua kali pada baris trasaksi
yang akan diubah, misal baris pertama, akan muncul screen sbb :
Dari tampilan diatas kita bisa mendapatkan beberapa informasi lebih

detail/melakukan edit data sbb :
? Melihat tampilan jurnal, klik .

? Melihat user yang melakukan entry, posting date, entry date dll klik .
? Merubah sebagian dari transaksi klik , setelah melakukan perubahan
tekan .
Kembali ke tampilan sebelumnya tekan .
C.2.7 Uang Muka/Down Payment
Ada dua macam transaksi Uang Muka yaitu :
? Uang Muka tanpa dikenakan potongan PPN & PPH

? Uang Muka dengan dilakukan pemotongan PPN & PPH

55
C.2.7.1 Down payment tanpa dikenakan potongan PPN dan atau PPH
Langkah transaksi
Klik menu path :

Accounting => Financial Accounting=>Accounts Payable=> Document
entry=> Down payment =>Request
Transaction Code : F-47
Double klik T.Code F-47, akan muncul screen sbb :

56
Nama Field Uraian
Document date Diisi document
Type KA
Period Diisi sama dengan periode posting date
Company Code Diisi 1000
Currency/Rate Diisi mata uang yang digunakan
Reference Nomor permintaan pembayaran uang muka atau
referensi
Document Header Text Diisi keterangan singakat mengenai taransaksi
Vendor Account Diisi nomor Vendor
Special G/L Incicator Masukkan A untuk down payment Investasi, E
untuk Down payment Eksploitasi.
Nama Field Uraian

Amount Jumlah uang muka
Due on Tanggal jatuh tempo pembayaran uang
muka
Pmnt method Diisi T
diawali dengan *, agar bisa diambil
oleh sistem untuk keterangan
pembayaran di SPB

57
Pada screen di atas terdapat pesan :”Document 1700000001 was posted

in company code 1000, yang berarti entry permintaan pembayaran down
payment telah selesai. Entry F -47 ini belum membentuk jurnal hanya merupakan
catatan, termasuk dalam kelompok “noted item”. Proses selanjutnya adalah
proses pembayaran (F110, ZSPB, ZSPBAPP, ZBTR dan F -53).

58
C.2.7.2 Down Payment dengan dilakukan pemotongan PPN dan atau PPH
Langkah transaksi :
Klik menu path :

Accounting=> Financial Accounting=>Accounts Payable=>Document
entry=>Down Payment=>Request
Nama Field Uraian

Document date Diisi tanggal dokumen
Period Diisi periode positng
Currency Diisi kode mata uang yang dipakai
Reference Diisi referensi dari transaksi
Doc. Header Text Diisi keterangan singkat mengenai
transaksi
Trg Sp G/L ind Diisi kode uang muka mis A

59
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah uang muka termasuk PPN
Tax code Diisi I1
Calculate tax Di “tick”
W. tax base Diisi dasar pengenaan PPH bila ada
W. tax code Diisi tarip dan jenis PPH bila ada
Due on Diisi tanggal jatuh tempo
Payment method Diisi T

60
Nama Field Uraian
Disc amount Diisi jumlah potongan PPN
Sehingga akan tampil screen di bawah ini:

61

62
Pada Screen di atas terdapat pesan:”Document 1700000085 was posted
in company code 1000”, yang berarti proses entry permintaan pembayaran uang
muka/DP telah selesai.
Proses selanjutnya adalah proses pembayaran, tetapi khusus DP yang
dikenakan potongan PPN dan PPH ini terdapat terdapat perbedaan dengan
proses pembayaran pada umumnya, yaitu :
? Pada saat melakukan print SPB (ZSPB), selain tab alternative

signatores tab SPB Down Payment juga harus di “tick”.
? Pada saat posting pembayaran tidak melalui T.Code F-53 tetapi
melalui T.Code F-48.
Sebagai contoh tampilan SPB Down Payment dengan dilakukan pemotongan

PPN dan atau PPH adalah sbb :
Pada SPB ini jumlah tagihan ditampilkan Net (tidak termasuk PPN). PPN
dalam SPB ini ditampilkan sebagai catatan, bukan sebagai unsur pengurang
tagihan.
Sedangkan untuk melakukan posting pembayaran SPB dengan dilakukan
pemotongan PPN dan atau PPH langkah transaksinya adalah sebagai berik ut :
Klik menu path :

63
entry=>Down payment=>Down payment
Klik dua kali T.Code F-48, akan muncul screen :

64
Nama Field Uraian
Document date Diisi tanggal dokumen
Period Diisi periode posting
Currency Diisi kode mata uang yang dipakai
Reference Diisi referensi transaksi
Doc. Header text Diisi keterangan singakt transaksi
Vendor - Account Diisi akun vendor
Special G/L ind Diisi Kode special G/L misal A
Bank - Account Diisi akun bank outgoing clearing
Business aea Diisi business area yang bertransaksi
Amount Diisi jumlah uang muka
Value date Diisi sama dengan tanggal posting
Text Diisi uraian mengenai transaksi
Pilih salah satu, dengan memberi tanda “tick”pada kotak sebelah kiri.

65
Klik document, klik simulate :
Lengkapai line item yang belum ada business areanya dengan cara klik dua kali
pada baris tersebut :

66
Setelah dilengkapi klik , akan muncul screen :
Klik dua kali pada baris terakhir, akan muncul screen :

67

68
Pada screen di atas terdapat pesan:”Document 1500000064 was posted in
company code 1000”, yang berarti pos down payment telah selesai.
C.2.8 Proses Pembayaran
Pembayaran di PT TELKOM dilakukan setelah adanya persetujuan baik

secara hard copy maupaun di dalam system atas Surat Perintah Bayar (SPB).
Alur proses entry open item sampai dengan posting pembayaran adalah sbb :
Entry Proses Print Aprove SPB Print Posting

Open pembuat SPB Bank Pembay
Item an SPB Transfer aran
Invoice non FB60
PO FB65
Invoice dari MIRO F110 ZSPB ZSPBAPP ZBTR F-53
PO FB65 F-48
Panjar,Impre F-47
st Fund,
Uang muka

69
Sebelum melakukan proses pembayaran sebaiknya diperikasa terlebih
dahulu open item vendor yang akan dibayar. M isal kita akan melakukan
pembayaran untuk vendor 6100149 pada business area 2000, untuk melihat
open item vendor tersebut klik menu path:
Accounting => Financial Accounting=> Accounts Payable=> Account=>

Display/changes line items
Transaction Code : FBL1N
Nama Field Uraian

Vendor account Diisi no. vendor (6100149)
Klik , muncul screen :

70
Field business area pada kotak pilihan diisi dengan business area dimana
transaksi berada (misal 2000), kemudian klik , muncul screen :
Dari laporan open line item vendor di atas terlihat ada tiga baris open
item. Kita bisa memeriksa transaksi sebelum dilakukan proses pembayaran
misalnya payment term, payment method, Withholding Tax (potongan pph)
apakah sudah betul. Kalau ada yang belum betul bisa diganti dulu.

71
C.2.8.1 Porses Pembuatan SPB (F110)
Misal kita akan membayar open item vendor pada baris ketiga dengan
nomor document 1900000009. Langkah untuk memproses pembuatan SPB
adalah :
Klik menu path :

Accounting=> Financial Accounting=>Accounts Payable=> Periodic
Processing=> Payments
Transaction Code : F110
Double klik T.Code F110, akan muncul screen :

72
Nama field Urian
Run date Diisi hari ini
Identification Diisi identitas yang unik tidak boleh
sama dengan proses SPB lainnya
Klik tab Parameter, muncul screen :

73
Nama Field Uraian
Payment method Diisi T, untuk pembayaran dengan
memperhitungkan Down Payment atau
Credit memo diisi TU
Next payment date Diisi tanggal pembayaran selanjutnya,
biasanya satu hari setelah posting date
Vendor Diisi Vendor account yang akan
dibayar
Klik tab Free selection, muncul screen :
Nama Field Uraian

Field name Klik buletan sebelah kanan kemudian
pilih Document number
Values Diisi nomor dokumen yang akan
dibayar, kalau dua dokumen misal
dengan credit memonya atau dengan
memperhitungkan uang muka
penulisannya dipisahkan dengan ,
(koma). Contoh
1900000007,1700000001

74
Klik tab Additional log, muncul screen :
Nama Field Uraian

Due date check Tick
Payment method selection if not succesful Tick
Line items of the payment document Tick
Vendor Nomor vendor yang akan dibayar
Klik tab Status, muncul screen :

75
Kemudian tekan , muncul screen :
Pada Status ada pesan :”Parameters have been entered”, kemudian klik

76
Start immediately di “tick”, kemudian klik , muncul screen :
Terdapat komentar “Proposal is ready to be started”, kemudian k lik

untuk mengupdate status proposal, akan muncul screen :

77
Komentar akan berubah menjadi:”Payment proposal has been created”,
yang berarti payment proposal telah terbentuk. Untuk melihat berhasil tidaknya
proposal sambil mengadakan perubahan kalau terdapa kesalahan, klik
Kemudian klik , akan muncul screen :

78
Pada tampilan di atas terlihat baris yang akan dibayar, bisa dilanjutkan ke
langkah berikutnya klik , akan muncul screen :

79
Terdapat pesan :”Payment run is ready to be started”, klik , untuk

mengupdate proses kemudian akan muncul screen :

80
Terdapat pesan :”Posting orders, 1 generated, 1 completed”, yang berarti proses
pembuatan SPB telah selesai.
Untuk melihat log dari proses pembayaran tersebut klik , akan
muncul screen :
Dari job log tersebut terdapat pes an bahwa payment order (SPB) nomor 251
dengan jumlah Rp 295.500 telah terbentuk. Untuk kembali ke posisi semula klik
.

81
Untuk melihat payment order secara keseluruhan, dengan cara sbb :
Pada toolbar klik Evironment, klik Payment orders, Display overview seperti
tampak pada screen sbb:
Setelah klik Display overview muncul screen sbb :

82
Dari screen di atas terdapat berbagai informasi mengenai SPB yang telah dibuat.

83
C.2.8.1.1 Menghapus SPB
Kadang-kadang setelah diteliti lebih lanjut ada kesalahan pada SPB yang
telah dibuat, untuk memperbaikinya SPB yang telah dibuat dihapus dulu
kemudian memproses SPB lagi dengan identification yang baru.
Langkah transaksi :
Klik menu path:

Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Periodic
Processing=>Payments
Atau langsung ketik T.Code F110 pada , kemudian klik

Nama Field Uraian

Run date Diisi tanggal sesuai run date pada SPB
yang akan dihapus
Identification Diisi sesuai identification pada SPB
yang akan dihapus.

84
Pada klik Environment, klik Payment Orders, klik Delete atau tampak pada
screen sbb:
Setelah klik Delete akan muncul screen sbb :

85
Simulation run dihilangkan “tick” nya kemudian klik , akan muncul screen
sbb :
Kemudian klik , akan muncul screen sbb:

86
Klik Edit, klik Payments, Klik Delete output atau tampak pada screen sbb:
Setelah klik delete output akan muncul screen:

87
Pada screen pesan terakhir yang muncul adalah : Printing data and log have
been deleted, dengan demikian proses penghapusan SPB telah s elesai.

88
C.2.8.1.2 Memilih Rekening Bank Vendor
Banyak Vendor yang mempunyai lebih dari satu rekening Bank. Oleh
karena itu dalam proses pembuatan SPB kita harus memilih satu rekening Bank
sesuai dengan yang dikehendaki vendor.
Langkah transaksi :
Pada proses pembuatan SPB, setelah proposal terbentuk seperti pada screen di
bawah ini :

89
Klik dua kali pada baris yang ada data pembayarannya (misal pada nomor
vendor), akan muncul screen :

90
Klik dua kali pada baris yang ada data pembayarannya (misalnya pada no.
dokumen), akan muncul screen :

91
Nama Field Uraian
Payment method Diisi T (kalau belum terisi)
House bank Diisi kode House bank(misal 1001) , sebelah
kanannya diisi account ID (misal 01)

92
Pada screen di atas terlihat bahwa verdor mempunyai dua rekening bank.
Apabila kita melakukan proses biasa maka rekening yang berada pada baris
paling atas pada vendor master yang akan muncul pada SPB (sebagai default).
Misalnya kita akan memilih rekening bank yang kedua, klik nomor rekening yang
akan kita pilih kemudian klik , akan muncul screen sbb :
Pada screen di atas, field Bank ccount terisi dengan rekening bank yang telah
kita pilih. Kemudian klik , akan muncul screen :

93
Pada screen terdapat pesan :”Changes have been saved”. Kemudian klik ,
akan muncul screen :

94
Pada screen terdapat pesan bahwa payment proposal telah diedit, selanjutnya
tinggal menjalankan .
C.2.8.1.3 Mengatasi Proposal Exceptions pada Proses SPB (F110)
Kadang-kadang payment proposal yang kita buat tidak menunjukkan data

mengenai pembayaran tetapi hanya ada tulisan exceptions. Ada banyak
kemungkinan yang menyebabkan exceptions tersebut antara lain :
? Pada saat invoice payment method tidak diisi.

? Invoice yang diproses diblock untuk pembayaran.
? Tidak ada data bank pada master vendor.
Langkah untuk mengetahui dan mengedit adalah sbb :
Setelah selesai memproses payment proposal maka akan muncul screen sbb :

95
Melihat/mengedit proposal klik , muncul screen:

96
Klik dua kali pada tulisan “Exceptions”, akan muncul screen:
Klik dua kali pada baris yang ada data pembayarannya( misal pada no.
document), muncul screen:

97
Pada field payment block tertulis A, yang berarti “block for payment”. Agar
bisa diproses pembayarannya kotak putih pada payment block dibiarkan kosong
yang berarti “free for payment”. Kemudian klik , akan muncul screen
sbb:
Nama Field Uraian

Payment method Diisi T (kalau belum terisi)
House bank Diisi kode House bank(misal 1001) , sebelah
kanannya diisi account ID (misal 01)

98
Klik ,akan muncul screen :
Klik , muncul screen:

99
Klik , muncul screen:

100
Dari screen ini bisa dilanjutkan ke proses payment run, klik , dan
proses selanjutnya

101
C.2.8.2 Print Surat Perintah Bayar (ZSPB)
Setelah proses SPB selesai, proses selanjutnya adalah menge -print SPB
untuk ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang.
Langkah transaksi :
Ketik ZSPB pada , kemudian klik , akan muncul

screen :
Nama Field Urian

Program run date Diisi tanggal run date pada F110
Identification Diisi identification pada F110
Alternative signatores Di “tick”
SPB Down Payment Di “tick”apabila memproses SPB down
payment dengan potongan pajak
Daftar isian seperti No./ tgl PRPK, nom DRK dan lainnya diisi sesuai keperluan
Kemudian klik , akan muncul screen sbb :

102
Nama Field Uraian
City Diisi nama kota
Job Title Diisi nama Jabatan
Officer Name Diisi nama pejabat
NIK Diisi NIK
Jabatan pada Signatory 1 adalah jabatan yang lebih rendah.
Kemudian klik , akan muncul screen sbb:

103
Nama Field Uraian
Output device Diisi LOCL
Print immediately Di “tick”
Kemudian klik , akan muncul screen sbb :
Untuk mencetak di printer klik , yang selanjutnya ditandatangani oleh pejabat

yang berwenang.

104
C.2.8.3 Persetujuan Dokumen SPB Melalui System (ZSPBAPP)
Dokumen SPB selain ditandatangani hard copynya perlu juga

mendapatkan persetujuan oleh pejabat yang berwenang lewat system.
Langkah transaksi :
Ketik ZSPBAPP pada , kemuian klik , akan muncul

screen :
Nama Field Uraian

SPB Number Diisi nomor SPB

105
Terdapat lima status pada SPB yaitu :
? Status 0(kosong) adalah printed, yang berarti SPB telah diprint.

? Status 1 adalah Approved, yang berarti SPB telah mendapatkan
persetujuan.
? Status 2 adalah Cancelled, yang berarti SPB dibatalkan.
? Status 3 adalah Paid, yang berarti bank transfer sudah selesai dibuat.
? Status 4 adalah Posted, yang berarti telah dilakukan jurnal pembayaran
(F-53).
Dalam hal ini untuk melakukan Approval SPB, kotak putih pada tab status diisi 1,
kemudian kllik , akan muncul screen :

106
Pada screen di atas terdapat pesan:”1 Record successfully upda ted”,
yang berarti proses persetujuan SPB dalam system telah selesai.
C.2.8.4 Membuat Bank Transfer (ZBTR).
Proses selanjutnya setelah SPB ditandatangani dan di -approval dalam

sistem oleh pejabat yang berwenang, adalah membuat surat perintah transfer ke
Bank.
Langkah transaksi :
Ketik ZBTR pada , kemudian klik , akan muncul

screen sbb :

107
Sebelum membuat Nota Transfer , sebaiknya melihat terlebih dahulu Daftar SPB
yang sudah siap untuk dibayar (status approve ) dengan cara klik ,
Nama Field Uraian

SPB Release Status Diisi 1
Business Area Diisi business area yang akan dibayar

108
Pilih SPB yang akan dibayar dengan cara memberi tanda pada kotak kecil di
sebelah kiri No. SPB, kemudian klik , akan muncul screen :

109
Nama Field Uraian
Alternative signatures Di “tick”
House bank Diisi Kode House Bank(bank tempat
kita punya rekening untuk
pembayaran)
Account ID Jenis rekening
Reference no. Diisi nomor surat perintah transfer
SPB no. Sudah terisi otomatis sesuai yang kita
pilih.
Nama Field Uraian

Bank Transfer Date Diisi tanggal Bank transfer
City Diisi nama kota
Job Title Diisi nama jabatan
Officer Name Diisi nama pejabat yang berwenang
Catatan : Signatory 1 jabatannya lebih
rendah.

110
Pertama-tama yang harus diprint adalah lampiran dari Nota Transfer dengan
cara mengklik , akan muncul screen :
Untuk mencetak ke printer klik .

111
Selanjutnya untuk mencetak Nota transfer klik , akan muncul
screen :
Untuk mencetak ke printer klik .

112
C.2.8.5 Posting Pembayaran (F-53)
Setelah SPB di approval maka file SPB akan diterima oleh Kantor
pembayar (Corporate, Kantor Divre II dan Divre V). Berdasarkan SPB yang
sudah di approve tersebut Kantor Pem bayar mencetak Nota Transfer beserta
lampirannya kemudian disampaikan kepada Bank. Langkah berikutnya adalah
melakukan posting atas pembayaran tersebut, dengan posting ini maka line item
vendor yang statusnya open item menjadi clear item. Ada dua cara mel akukan
posting pembayaran yaitu :
? Posting pembayaran melalui F-53 secara langsung

? Positng pembayaran melalui ZBTR
C.2.8.5.1 Posting Pembayaran melalui F-53 Secara Langsung
Langkah transaksi :
Klik menu path:
entry=>Outgoing payment=>Post
Klik dua kali T.Code F-53, akan muncul screen sbb :

113
Nama Field Uraian
Document date Tanggal dokumen yg akan di post
Posting date Tanggal transaksi dipost ke sistem
Document type KZ
Currency/Rate Mata uang yang digunakan dalam
transaksi
Reference No invoice/no. tracking
Doc Header text Keterangan singkat dari transaksi
Bank data - Account Nomor akun GL Bank untuk melakukan
pembayaran
Business area Business area yang melakukan
transaksi
Amount Jumlah yang akan dibayarkan
Open item selection - Account Kode Vendor yang akan dibayar
Additional selections Pilih “Others”

114
Pilih “Payment order’kemudian klik , muncul screen :
Masukkan payment order yang akan diproses, kemudian klik ,


115
Klik Document, klik Simulate atau tampak pada screen dibawah ini :

116
Setelah klik simulate maka akan muncul screen sbb :
Pada screen terdapat baris yang warnanya tidak hitam yang berarti pada baris
tersebut terdapat field isian yang belum diisi misal field business area, text.
Untuk melengkapinya klik dua kali pada baris tersebut, setelah diisi klik ,
akan muncul screen sbb :

117

company code 1000”, yang berarti transaksi posting pembayaran telah selesai.

118
C.2.5.5.2. Posting Pembayaran melalui ZBTR
Setelah Kantor Pembayar mencetak Nota Transfer beserta lampirannya

dan telah disampaikan ke Bank, selanjutnya dilakukan posting pembayaran
dengan cara sbb :
Klik ZBTR pada , kemudian klik akan muncul screen

:

119
Nama Field Uraian
SPB Release Status Diisi 3 (paid)
Business area Diisi business area SPB
Klik pada kotak kecil sebelah kiri nomor SPB yang akan di posting, kemudian klik

120
Nama Field Uraian
Bank Account Diisi akun bank yang dipakai untuk
membayar
Update mode Pilih A
Dari screen di atas terdapat pesan :”Document 1500000067 was posted in

company code 1000”, yang berarti proses posting pembayaran mela lui ZBTR
telah selesai.

121
Untuk melihat jurnal hasil posting pembayaran ketik FB03 pada
, kemudian tekan , akan muncul screen :
Isi Document number kemudian klik , akan muncul screen :
Untuk mengisi text pajak, klik dua kali pada baris pajak tersebut, kemudian klik
, seperti tampilan dibawah ini :

122

123
C.2.9 Membatalkan Proses Pembayaran/Clearing Document
Dokumen yang sifatnya meng-clear seperti dokumen pembayaran tidak

bisa direvers. Pembalatan dari dokument tersebut hanya bisa dilakukan melalui
T.Code FBRA (Reset cleared items).
Sebagai contoh lihat screen dibawah ini:
Pada Screen di atas dokumen invoice no. 1900000 125 telah dibayar
dengan dokumen no. 1500000067. Untuk membatalkan pembayaran tersebut
harus dilakukan “reset cleared items” terhadap dokumen no. 1500000067.
Langkah transaksinya adalah sebagai berikut :
Klik menu path :

Accounting => Financial Accounting =>Accounts Payable=> Document=>
Reset cleared items
Transaction Code : FBRA

124
Klik dua kali T.Code FBRA, akan muncul screen :
Nama Field Uraian

Clearing document Diisi No. Clearing document/dokumen
pembayaran
Fiscal year Diisi tahun buku dokumen
bersangkutan

125
Nama Field Uraian

Reversal reason Diisi 01 apabila FBRA dilakukan pada
tanggal sama dengan tanggal positng
document yang dibatalkan, apabila
tidak sama diisi 02
Posting date Diisi apabila reversal reason tidak 01
Posting period Diisi apabila reversal reason tidak 01

126

127
Transaksi selesai.
Dokumen no. 1900000125 yang tadinya statusnya “cleared” setelah

dilakukan FBRA terhadap Clearing Documentnya yaitu no. 1500000067,
statusnya menjadi open seperti terlihat pada screen vendor open line item di
bawah ini :

128
C.2.10 Panjar / Imprest Fund
Panjar adalah pembayaran dimuka yang diberikan kepada karyawan,

dimana harus diikuti dengan pertanggungjawaban pembayaran/panjar tersebut.
Imprest Fund adalah pembayaran dimuka yang diberikan kepada
karyawan dengan plafon yang sama / tetap dalam satu tahun fiscal. Penerima
Imprest Fund adalah orang -orang tertentu yang sudah ditentukan dalam surat
keputusan. Imprest Fund baru akan ditutup/diselesaikan pada akhir tahun fiscal.
C.2.10.1 Posting Panjar/Imprest Fund
Urutan transaksi :
? Membuat permintaan Panjar/Imprest Fund (T.Code F -47)
? Memproses Pembayaran
? Membuat SPB (T.Code F110)
? Print SPB (T.Code ZSPB)
? Approval SPB (T.Code ZSPBAPP)
? Membuat Bank Transfer (T.Code ZBTR)
? Posting pembayaran (T.Code F-53)
C.2.10.1.1 Membuat Permintaan Panjar/Imprest Fund
Langkah transaksi :
Klik menu path :
entry=>Down Payment=>Request

129
Nama Field Uraian
Document date Diisi tanggal dokumen permintaan
pembayaran
Posting date Diisi tanggal permintaan dlm sistem
Currency/rate Diisi jenis mata uang yang digunakan
Reference Nomor permintaan pembayaran
Document Header Text Diisi ket singkat transaksi
Vendor - Account Diisi nomor vendor
Target Special G/L Indicator Masukkan N untuk untuk Panjar atau I
untuk Imprest Fund.

130
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah uang muka
Due on Diisi tanggal jatuh tempo pembayaran
Panjar/Imprest Fund
Payment method Diisi T
Text Diisi keterangan mengenai
Panjar/Imprest Fund, diawali dengan
tanda *

131
company code 1000”, yang berarti proses entry permintaan panjar telah selesai.
Apabila kita akan melihat transaksi permintaan panjar/imprest fund pada line
item vendor maka ketik FBL1N pada , dan tekan ,


132
Nama Field Uraian
Vendor Diisi vendor
Status Pilih Open item
Type Pilih Noted item
Kemudian permintaan pembayaran panjar tersebut diproses lebih lanjut

seperti membuat SPB, print SPB, Approval SPB, membuat Bank transfer sampai
dengan posting pembayaran (Lihat langkah transaksi proses pembayara n).
Apabila permintaan pembayaran tersebut telah dibayar/diposting melalui

T.Code F-53 maka pada Vendor Open Line item akan tampak sbb :( pada
FBL1N Type-nya pilih Special GL transaction.).

133
C.2.10.2 Pertanggungan Panjar
Pertangguangan panjar dilakukan dengan cara melakukan entry

pengeluaran melalui FB60(lihat cara pengentry-an invoice) kemudian kewajiban
yang timbul dari entry-an FB60 di Clrear dengan Panjarnya.
Apabila pengeluaran panjar telah di-entry- lewat FB60 maka vendor open
line item akan tampak sbb : (pada FBL1N type -nya pilih normal item dan special
G/L transaction).

134
Pada screen di atas tampak dua open line item vendor, baris pertama adalah
transaksi panjar sedangkan baris kedua adalah pertanggungan panjar.
Langkah transaksi untuk mengclear panjar adalah :
Klik menu path:

Accounting=>Financial Accounting=>Account Payable=>Account=>Clear
Tranaction Code : F-44

135
Nama Field Uraian
Account Diisi nomor vendor
Clearing date Diisi tanggal Clearing
Period Diisi periode Clearing
Currency Diisi kode jenis mata uang yang
dipakai
Special G/L ind Diisi N

136
Dari screen di atas terdapat not assigned sebesar Rp 45 4.545, jumlah ini adalah
pungutan ppn yang harus dikembalikan/disetorkan oleh pemegang panjar ke unit
perbendaharaan. Oleh karena itu kita harus mengentry setoran tersebut sbb:
Nama Field Uraian

PstKy Diisi 40 (GL akun debet)
Account Diisi akun Bank Incoming Clearing

137
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah potongan PPN
Business area 2000
Text Diisi keterangan secukupnya
Klik Document, klik simulate

138
Klik Simulate, akan muncul screen:
Tampilan jurnal pada screen di atas apabila pada baris jurnal ada yang
tidak berwarna hitam maka perlu di klik dua kali pada baris tersebut kemudian
setelah dilengkapi seperlunya klik , kemudian klik , maka akan tampak
screen sbb:

139
company code 1000”, yang berarti proses pertanggungan panjar secara
keseluruhan telah selesai.
C.2.10.3 Reimburse Imprest Fund
Reimburse imprest fund dilakukan dengan cara pemegang imprest fund

mempertanggungkan bukti-bukti pemakaian dana imprest fund. Berdasarkan
bukti-bukti pertanggungan imprest fund, dilakukan entry melalui FB60 kemudian
diproses pembayarannya (F110, ZSPB, ZSPBAPP, ZBTR, F -53).
C.2.10.4 Penyelesaian Imprest Fund Akhir Tahun.
Pada akhir tahun Imprest Fund ditutup dengan cara mengembalikan

sejumlah uang imprest fund tersebut ke bendaharawan.
Langkah transaksi :
Klik menu path :
Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Account =>Clear

140
Klik dua kali F-44 , akan muncul screen sbb :

141
Nama Field Uraian
Account Diisi nomor vendor
Clearing date Diisi tanggal clearing/posting
Period Diisi periode clearing/posting
Currency Diisi kode jenis mata uang
Special G/L indicator Diisi I
Additional selections Pilih business area
Diisi business area kemudian klik , akan muncul screen :

142
Nama Field Uraian
Pstky Diisi 40
Account Diisi Bank incoming Clearing tempat
menerima transfer

143
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah uang yang akan
diselesaikan
Business area Diisi business penerima transfer
Klik Document, akan muncul screen :
Klik simulate, akan muncul screen :

144

company code 1000”, yang berarti proses penyelesaian imprest fund telah
selesai.

145
C.2.11 Transaksi Antar Kantor (TAK) Kewajiban
Entry transaksi kewajiban dilakukan oleh salah satu pihak yaitu pihak
pengirim. Untuk menghindari kesalahpahaman atau agar kantor penerima bisa
memonitor transaksi tersebut sebaiknya sebelum dientry, diinformasikan atau
dikoordinasikan terlebih dahulu dengan kantor penerima.
Langkah transaksi
Klik menu path :
Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Account=>Clear
Klik dua kali T. Code : F-44, akan muncul screen :

146
Nama Field Uraian
Account Diisi nomor Vendor
Clearing date Diisi tanggal posting
Period Diisi periode posting
Currency Diisi kode mata uang yang digunakan
Additional selection Pilih document number
Nama Field Uraian

Document number Diisi nomor document yang akan di
TAK-kan

147
Cash discount yaitu sebesar Rp 20.000 di delete, kemudian klik , akan
muncul screen :
Nama Field Uraian

Posting Key Diisi 31
Account Diisi nomor akun vendor

148
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah yang akan di TAK-kan
W.tax base Diisi dasar pengenaan PPH bila ada
W. tax code Diisi kode tarip dan jenis PPH bila ada
Business area Diisi business area penerima
Discount base Diisi dasar pengenaan pajak

149
Klik Document, klik simulate, akan muncul screen :
Klik , proses transaksi tak selesai. Apabila yang di TAK-kan hanya

sebagiannya, maka pada saat muncul screen seperti di bawah ini :

150
Cash discount yaitu sebesar Rp 20.000 didelete, kemudian klik tab
(residual items), akan muncul screen :
Isi kolom residual item dengan sisa TAK diakhiri dengan tanda – (minus),
kemudian klik , akan muncul screen :

151
Nama Field Uraian
Posting key Diisi 31
Account Diisi akun vendor

152
Nama Field Uraian
Amount Diisi jumlah yang di TAK-kan
W. tax base Diisi dasar pengenaan PPH bila ada
W. tax code Diisi kode jenis dan tarip PPH bila ada
Business area Diisi business area kantor penerima
Disc. base Diisi dasar pengenaan pajak
Klik document, klik simulate akan muncul screen :

153
Klik dua kali baris yang berwarna biru untuk melengkapi field isian yang belum
lengkap, akan muncul screen :
Nama Field Uraian


154

company code 1000”, yang berart p roses TAK telah selesai.

155
C.3 PROSES BERKALA
Proses berkala yang dilakukan di modul Accounts Payable adalah

“Balance Carry Forward” yaitu memindahkan saldo ke tahun berikutnya, adapun
langkah transaksinya adalah:
Klik menu path :

Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Periodic
processing =>Closing=> Carry forward=>Balances
Transaction Code : F.07
Klik dua kali T.Code F.07, akan muncul screen :

156
Nama Field Uraian
Carryforward to fiscal year Diisi tahun fiscal berikutnya
Test run Apabila di “tick”berarti hanya
melakukan test.
Kemudian klik , proses”balances carry forward”selesai

.

157
C.4 PELAPORAN
Beberapa laporan modul Accounts Payable yang sering dipakai adalah :
C.4.1 Vendor List
Langkah transaksi :
Klik menu path :
Accounting=>Financial Accounting=>Accounts Payable=>Information
system=> Reports for accounts payable accounting=> Master
Data=>Vendor List
Transaction Code : S_ALR_87012086
Klik dua kali transaction code S_ALR_87012086 akan muncul screen :

158
Nama Field Uraian
Vendor Kode Vendor Account yang akan
ditampilkan. Jika seluruhnya biarkan
kosong
Further selections Klik pilihan lain yang ingin ditampilkan

159
C.4.2 Vendor Open Item
Langkah transaksi :
Klik menu path :
system=> Reports for accounts payable accounting=>Vendor items=>List
of Vendor Open Item for Printing
Transaction Code : S_ALR_87012083
Klik dua kali T.Code S_ALR_87012083 akan muncul screen :

160
Nama Field Uraian
Vendor Account Diisi nomor vendor yang akan dilihat,
kalau semua biarkan kosong
Open items at key date Diisi posisi yang ingin kita lihat
Line item reconciliation acc Diisi G/L akun yang diinginkan
Untuk membatasi business area yang akan kita lihat, klik , akan muncul
screen :

161
Misal kita pilih business area 2000, kemudian klik , akan muncul screen :

162
C.4.3 Laporan Detail Transaksi Kas
Langkah transaksi :
Klik menu path:
System=> Telkom’s AP Reports=> Laporan Detail Transaksi Kas
Transaction Code : Z_AP1_ 00000001
Klik dua kali T.Code Z_AP1_00000001, akan muncul screen :

163
Nama Field Uraian
Chart of accounts Diisi 1000
G/L account Diisi G/L akun yang akan dilihat
Untuk membatasi tampilan, klik , akan muncul screen :
Nama Field Uraian

Fiscal year Diisi tahun buku yang akan dilihat
Document type Diisi KR
Posting period Diisi periode yang akan dilihat
Business Diisi business area yang akan dilihat

164
C.4.4 Laporan Realisasi Pembayaran
Langkah transaksi :
Klik menu path :
System=> Telkom’s AP Reports=> Laporan Realisasi Pembayaran
Transaction Code : Z_AP1_00000002

165
Klik dua kali T.Code Z_AP1_00000002 , akan muncul screen :
Nama Field Uraian

Status Diisi 4
Payment date Diisi tanggal tertentu atau dari tanggal
tertentu s/d tanggal tertentu
Business area Diisi business area yang akan dilihat.

166
167
1. SOP CASH MANAGEMENT
1.1 BANK STATEMENT PROCESSING
1.1.1 ENTRY
Proses berikutnya dalam sub modul Cash Management adalah : Bank Statement
Processing (FF -67) untuk mengclear akun Incoming dan Out Going Clearing Bank
sisi Debet dan Kredit (missal Bank Mandiri , BNI dsb) menjadi akun Bank debet dan
kredit pada saat menerima/berdasarkan R/C dari bank, melalui menu
Acounting > Treasury > Cash Management > Incomings > Manual Bank Statements
> FF67 - Enter
Double Click menu pada FF-67 akan nampak screen seperti berikut :
PROSIMTEL/SAP – SOP CASH MANAGEMENT

168
Untuk proses pertama kali pastikan bahwa proses Bank Statement Specification
adalah :
Start Variant : TEL 01 dan Further Processing = 4 . Untuk memastikan hal ini, click
Setting, kemudian click Specifications, s ehingga akan muncul screen spt berikut :
Pastikan further processing (Processing Type) diisi dengan angka 4, Setelah itu
tekan enter
Kemudian isilah field -field (mandatory) sbb :

1. Bank account number
2. Currency
3. Statement number
4. Statement date
5. Beginning Balance
6. Ending Balance, kemudian tekan enter, akan nampak screen sbb :

169
selanjutnya isilah field -field :
1. Tran; pilih T code yang sesuai dengan transaski yang akan di clear
2. Value Date, isi tanggal transaksi di R/C
3. Amount, Isi jumlah ssi angka transaksi di R/C
4. BusA , isi Business Area transaksi BS
5. FC, isi Foreign Currency bila R/C valas non IDR
6. FC Amount, isi jumlah ssi angka transaksi valas di RC
7. Line item text isi dengan keterangan seperlunya, selanjutnya tekan enter
akan nampak screen sbb :
Bandingkan amount entered 4.477 - dengan bank ststement 4.477 - adalah sama,
berarti entry sudah benar, selanjutnya tekan post/save dan nampak screen sbb :

170
selanjutnya tekan post lagi, akan nampak screen sbb :
dari komentar di atas, masih terdapat error, artinya belum clear di GL -nya, sehingga
kita harus melakukan clear melalui FEBA / Postprocessing Bank Statement. Clik
back kembali ke menu SAP, kemudian masuk ke menu sbb :
1.1.2 FEBA – POST PROCESSING

Adalah proses clear G/L account melalui Bank Statement se telah posting melalui
FF67 mengalami error karena berbagai alasan.
Acounting > Treasury > Cash Management > Incomings > Manual Bank Statements
> FEBA - Postprocess

171
Double click di FEBA akan nampak screen sbb :
Isilah field company code, House Bank, Account ID, kemudian pada Posting
Parameters jangan lupa posting area diganti menjadi G/L accounting lalu click
gambar gunung (document overview) nampak screen sbb :

172
kemudian double click pada line item tsb(MDR0030), akan nampak screen berikut :
Double click lagi pada line item (baris dengan tanda X merah), akan nampak screen
sbb :

173
selanjutnya double click lagi (pada baris 4.477 -) akan nampak screen sbb :
selanjutnya click Line item , pilih Post , (atau tekan tanda save) akan nampak screen
seperti berikut :

174
isi Business Area ssi transaksi, lalu tekan enter akan nampak screen sbb :
Bila komentar, posted, dan muncul doc number maka posting berhasil dan click
back. Selesai…
Namun bila di G/L terdapat lebih dari 1 (satu) line item maka p osting akan dilakukan
secara manual (memilih lien item di G/L account yang akan diclear), setelah
menekan post/save, maka akan nampak seperti screen berikut :

175
isilah field company code, Account (G/L account yg akan diclear) , pada Additional
Selection pilih/tick sesuai pilihan (missal Amount atau Business Area) kemudian
click process open item,
isilah From – To dengan amount yg akan di clear (bila pilihan Additional Selection -
nya Amount, misal 500.000), kemudian click Process open item, akan namp ak
screen seperti berikut :

176
selanjutnya pilih salah satu line item yang sesuai (yg akan diclear) dengan double
click pada line item-nya sehingga akan nampak Amount entered 500.000 Assigned
500.000 dan Not Assigned 0 seperti screen berikut :
Kemudian click document overview (gambar gunung)

177
kemudian click Document, seperti screen berikut :
pilih / click simulate akan nampak screen seperti berikut :

178
Bila sudah yakin OK, click save/post
Bila click back akan nampak screen seperti berik ut :

179
Kemudian click back lagi, akan nampak screen seperti berikut, untuk yang masih
silang merah agar diselesaikan/di post seperti langkah sebelumnya
untuk yang masih silang merah agar diselesaikan/di post seperti langkah
sebelumnya. Proses FEBA in i agar dilakukan sebelum dilakukan closing, karena bila
telah closing maka FEBA tidak dapat diproses lagi sehingga harus clear melalui G/L
account clear (F -03)

180
1.1.1 REPORTING
Dalam sub modul Cash Management terdapat menu reporting standard SAP yaitu
Cash Position dan Liquidity Forecast
1.2.1 CASH POSITION

Adalah report standard SAP yang dipakai untuk mengetahui posisi saldo kas/bank
periode tertentu (harian/mingguan/bulanan) yang diambil dari G/L account
berdasarkan planning level, melalui menu :
Acounting > Treasury > Cash Management > Information System > Report for Cash
Management > Liquidity Analyses > FF7A – Cash Position
Double click pada Cash Position, isilah field company code, Business Area,
Grouping( diisi TOTAL), Display in (missal IDR) seperti screen berikut :

181
kemudian click execute,
Bila pada line item Bank di double click maka akan nampak screen seperti berikut :

182
Demikian pula pada line item O/G Trans di double click maka akan nampak screen
seperti berikut :

183
1.2.2 LIQUIDITY FORECAST
Report lain di sub modul Cash Management adalah Liquidity Forecast untuk
mengetahui posisi Customer dan Vendor (kewajiban) yang diambil dari G/L account
berdasarkan planning group melalui menu :
Acounting > Treasury > Cash Management > Information S ystem > Report for Cash
Management > Liquidity Analyses > FF7 B – Liquidity Forecast
Double click pada Liquidity Forecast isilah field company code, Business Area,
Grouping (diisi TOTAL), Display in (missal IDR) seperti screen berikut :

184
kemudian click execute
Bila double click pada Cust/Vend akan nampak screen seperti berikut :
Double click lagi pada FI C/V akan nampak screen seperti berikut :

185
186

Sop Ap

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Sop Ap

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BUKU – 2 MODUL FINANCIAL

Copyright @ PROYEK SIMTEL/SAP TELKOM 2002

SK DIRKUG Nomor : KR. 30 /LP620/PRO-SAP/2002

B. MASTER DATA VENDOR 1

C. AKTIVITAS DI MODUL ACCOUNT PAYABLE 3

1.1 Pembuatan Master Data Vendor … … … … … … … … ..… … … … . 3

2.1 Proses Invoice untuk Pengadaan Non PO … … … … … … … … … ... 23

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE & CASH MANAGEMENT 1

3.1 Balance Carry Forward … … … … … … … … … … … … … … … … 156

4.1 Vendor List … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 158

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE & CASH MANAGEMENT 2

Account Payable merupakan buku bantu (subdidiary ledger) yang

A.2. Hubungan Modul AP dengan General Ledger dan Material Management

Pada saat dilakukan posting invoice di modul MM untuk pengadaan yang

B. MASTER DATA VENDOR

Dalam mengadministrasikan kewajiban tersebut masing-masing rekanan

B.1. Account Group

Account group adalah pengelompokan vendor berdasarkan kriteria -kriteria

Daftar Account Group

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

B.2. Reconciliation Account

Reconciliation Account adalah akun G/L untuk menampung postingan

Contoh Reconciliation Account

G/L Account Uraian

20101001 Kew. Pengadaan Investasi – Afiliasi

B.3. Pemeliharaan Master Data Vendor

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

C. AKTIVITAS DI MODUL ACCOUNT PAYABLE

C.1. MASTER DATA

C1.1. Pembuatan Master Vendor

Pembuatan Master Data Vendor bisa dilakukan pada modul MM (Logistik)

Klik menu path :

Double klik T. Code FK01, akan muncul Screen Sbb :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , akan tampak screen :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , akan muncul screen sbb :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , akan muncul screen :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , akan muncul screen :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , akan muncul screen :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Data master vendor bisa mengalami perubahan-perubahan mis bank,

Doble Klik T.Code FK02, akan muncul screen sbb:

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , kemudian klik , akan tampil screen sbb :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

C.1.3 Melihat Master Vendor

Klik dua kali T.Code FK03, akan muncul screen :

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Klik , akan muncul screen :

Klik atau , untuk melihat data vendor lainnya.

PROSIMTEL/SAP – SOP ACCOUNT PAYABLE

Kadang-kadang kita salah membuat master data atau tidak mau

Klik menu path:

Klik T. Code FK05, akan muncul screen sbb :