Tablas de Retención Documental

Alcaldia Municipal de Puerto López - Meta
Gestión Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÒPEZ - META -

NIT. 892099325 - 0
Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 1 DE: 2

Oficina Productora: 100- DESPACHO DEL ALCALDE
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CODIGO Archivo Archivo Documental
O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
100-01 ACTAS
Actas del Concejo de Seguridad Se conservan totalmente, ya que en
estos documentos quedan registradas
100.01.09 2 10 X X X las actualizaciones decisiones
administrativas, por lo tanto adquieren
valor secundario.
100.06 CIRCULARES
100.06.01 Circulares Internas 2 5 X X Se eliminan por carecer de valor
secundario
100.06.02 Circulares Externas 2 5 Se eliminan por carecer de valor
X X
secundario
DECRETOS Se conserva totalmente por tener
contenido normativo y reglamentario
100.12 2 20 X X X
de la institución. Se digitaliza para la
conservacion de los documentos.
100.21 INFORMES
Informe General de la Administración Se deben conservar los indicadores
100.21.08 2 5 X X
Solicitud, formato plan de acción, objetivos y actividades, Indicadores de gestión de gestión, se eliminan los formatos.
100.22 INVENTARIOS
100.22.01 Inventario de trnsferencias primarias Se elimina por que e original se
encuentra en el archivo central y su
2 X X
información encuentra registrada en el
inventario general.
100.22.02 Inventario documental por dependencia Se elimina totalmente ya que la
2 20 X X informacion se enuentra registrda en
el inventario general.
CONVENCIONES:
Firma del Responsable:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Digitalización
S: Selección Fecha:
O: Original
Calle 6ª. No. 4-40 Teléfono: (098) 6450412 Telefax: (098) 6450662
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 100- DESPACHO DEL ALCALDE

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
100-32 PROYECTOS
Proyectos de Acuerdo Se elimina por que pierde vigencia
100.32.12 2 X X administrativa y la intención esta
Proyecto, Justificación y Marco legal
consagrada en el acuerdo
100.37 RESOLUCIONES
Resoluciones del despacho Se conservan totalmente ya que en
estos documentos quedan registradas
100.37.01 2 20 X X las actualizaciones y las decisiones
administrativas, por lo tanto,
adquieren valor secundario.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

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Oficina Productora: 101- OFICINA ASESORIA JURIDICA

CODIGO Archivo Archivo Document
O C PROCEDIMIENTOS
al CT E D S
Gestión Central
101-07 CONCEPTOS
Conceptos Jurìdicos Finalizado el tiempo de retención en el archivo
101.07.01 2 20 X X X central, se elimina la serie en soporte papel y se
Solicitud, Concepto conserva en soporte digital.
101.09 CONTROL Y REGISTROS
Control y Registro de Notificaciones de actos administrativos Se elimina por perder vigencia administrativa
101.09.13 Fecha del acto, Titulo o referencia del acto, Número de folios, si se requiere 2 5 X X
notificación o publicación.
DERECHOS DE PETICIÓN 2 5 X X X Finalizado el tiempo de retención en el archivo
101.14 central, se elimina la serie en soporte papel y se
Solicitud, Concepto conserva en soporte digital.
101.21 INFORMES
Informes a Organismos de Control Se elimina por perder vigencia administrativa
101.21.01 2 5 X X
Solicitud, formato, Oficios de respuesta
Informes de Gestión
101.21.06 5 10 X X X
Solicitud, formato
Informes de Asesorias Se elimina por perder vigencia administrativa
101.21.07 2 5 X X
Solicitud, formato
101.22 INVENTARIOS
Inventario documental por dependencia Se elimina totalmente ya que la informacion se
101.22.02 2 20 X X
enucentra registrada en el inventario general.
101.33 RESOLUCIONES
Resolucion de revocatoria directa de acto administrativo 2 20 X X X X
101.33.03 Oficio remisorio de información, Memorial de impugnación del fallo de tutela,
Providencias Judiciales(Autos, sentencias)
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
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Oficina Productora: 102- OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
102.21 INFORMES
Informes a Organismos de Control Se elimina por perder vigencia
102.21.01 2 5 X X
Solicitud, formato, Oficios de respuesta administrativa
Informe Ejecutivo Anual Meci Se elimina por perder vigencia
102.21.03 2 20 X X
Solicitud, formatos administrativa
Informes de Auditoria y Seguimiento Se deja muestra representativa del 20%
102.21.05 2 5 X X
del total de la segunda transferencia.
Informes de Gestión
102.21.06 5 10 X X X
Solicitud, formato
Informe General de la Administración Se deben conservar los indicadores de
102.21.08 Solicitud, formato, plan de acción, objetivos y actividades, Indicadores de gestión. 2 5 X X
gestión y se eliminan los formatos.
102.22 INVENTARIOS
Inventario de trnsferencias primarias Se elimina por que el original se encuentra
en el archivo central y su información se
102.22.01 2 X X
encuentra registrada en el inventario
general.
Inventario documental por dependencia Se elimina totalmente ya que la
102.22.02 2 20 X X informacion se encuentra registrada en el
inventario general.
102.29 PLANES
Plan general de control interno
102.29.01 2 10 X X
Plan de acción, Formato de seguimiento, Formato de indicadores de gestión
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
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Oficina Productora: 103- UNIDAD DE CONTRATACIÓN

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.08. CONTRATOS
103.08.04 Contrato de Comodato 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* Solicitud de la Persona Interesada
* Estudio de oportunidad y conveniencia
* Documentos que Acrediten la propiedad del municipio sobre los bienes (Escritura,
*Certificado
Constancia deExpedida
Libertad ypor
tradición, en el del
el secretario caso de bienes
comité inmuebles; donde
de contratación Facturas y Comprobante
manifieste que se
de Entrada
aprobó a Almacén Municipal, en el caso de bienes muebles)
la contratación.
Documentos del Comodatario:
* Carta de Presentación
serie y seleccionar un contrato
* Fotocopia de la C.C.
* Certificado de Antecedentes Disciplinarios
* Certificado de Antecedentes Judiciales
* Constancia de no estar reportado en el boletin de responsables físcales
* Paz y Salvo Municipal
* Consignación para el boletín de deudores morosos del estado.
* Declaración Juramentada de no ser deudor moroso del estado por cada modalidad y año. Art.
* Minuta del contrato
* Recibo de pago de los derechos de publicación del contrato en la gaceta municipal
* Recibo de pago de la garantia única de cumplimiento
* Aprobación de la garantía única de cumplimiento
* Oficio de designación de la supervisión
* Acta de inicio del contrato
39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Informes de supervisión
* Copia del acta de liquidación del contrato
* Garantias y aprobación de garantias
* Actas de Inventarios del bien al momento de la entrega y del recibido, es decir al iniciar y
finalizar
* Acta deelrecibo
contrato.
final
* Certificado de Supervisión
* Acta de Liquidación Ley 44 de 1993.
CONVENCIONES: Firma del Responsable:

E: Eliminación Fecha:
D: Digitalización
S: Selección
O: Original
Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.08.05 Contrato de Suministros u Orden de Compra 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* Memorando
* Estudio previo
* Registro en el Sice
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Fotocopia de la C.C.
* Hoja de vida (con todos los soportes)
* Certificado de camara y comercio serie y seleccionar un contrato
* Certificado Judicial
* Certificado de pago de seguridad social
* Boletin fiscal
* Paz y salvo municipal
* Resolución para asignar interventor o supervisor
* Informe del supervisor o interventor por cada modalidad y año. Art.
* Certificado para el pago
* Factura de venta
* Entrada de almacén
* Plan de compras
* Rut
* Certificado o pago de aportes parafiscales
* Consulta de Sice CUBS y precios indicativos 39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Propuesta económica u ofertas
* Garantías y aprobacion de garantías
* Registro del contratista en el Rup
* Acta de Inicio
* Acta de recibo Parcial
* Acta de recibo Final
* Acta de Liquidación Ley 44 de 1993

D: Digitalización
S: Selección
O: Original
C: Copia
Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.08.08 Contrato de Obra 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* CDP
* Memorando
* Registro en el banco de proyectos
* Estudio previo
* Publicación de la apertura del contrato
* Pliegos de condiciones
* Certificado de camara y comercio
* Rut
* Cedula de Ciudadania
* Paz y salvo municipal
* Boletin fiscal
* Certificado de pago de seguridad social por cada modalidad y año. Art.
* Presupuesto oficial Unitario
* Cronograma
* Registro del contratista en el Rup
* Hoja de vida DAFT (con todos los soportes)
* Estados Financieros y Declaración de renta (Anexar tarjeta profesional del contador y
antecedentes)
* Oferta económica 39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Analisis de precios unitarios
* Relación de experiencia
* Plan de inversion del anticipo
* Publicación de adjudicación
* Acta de aprobación de pliegos
* Acta de apertura de la uma
* Resolución de adjudicación Ley 44 de 1993

D: Digitalización
S: Selección
O: Original
C: Copia
Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.08.08 Contrato de Obra 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* Resolución de interventoria
* Pólizas de Cumplimiento
* Pago de publicación SENA (FIC)
* Pago de impuesto de timbre
* Informes de interventoria
* Proyecto de pliego de condiciones serie y seleccionar un contrato
* Resolución de Apertura
* Registro del contratista en el Sice
* Acta de Ofertas
* Acta de audiencia de sorteo (más de 10 ofertas)
* Acta de constitución de unión temporal
* Garantias de seriedad de la oferta por cada modalidad y año. Art.
* Publicación procedimiento de selección de contratación en el SECOP
* Aprobación de garantías luego de perfeccionamiento del contrato
* Certificación o pago de aportes parafiscales
* Consulta
Sice
* Acta de recibo de la comunidad 39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Observaciones de las veedurias (de llegar a existir)
* Certificado de pago
* Acta de Inicio
* Acta de recibo parcial
* Acta de recibo final
* Actas de liquidación Ley 44 de 1993

D: Digitalización
S: Selección
O: Original
C: Copia

NIT. 892099325 - 0
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0


O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.08.09 Contrato de Prestación de Servicios 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* Memorando
* Estudio previo
* Registro en el Sice
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
* Certificaciones radiales
* Fotocopia C.C.
* Hoja de vida DAF (con soportes)
* Certificado de camara y comercio
* Certificado de antecedentes disciplinarios
* Certificado de pago de seguridad social
* Paz y Salvo Municipal
* Resolución para asignar interventor o supervisor por cada modalidad y año. Art.
* Informe del interventor o supervisor
* Certificado para el pago
* Factura o cuenta de cobro
* Certificado del banco de programas y proyectos (Salud - PAB)
* Plan de compras
* Rut
39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Propuesta económica u ofertas
* Certificación o psgo aportes parafiscales
* Informe de actividades del contratista
* Acta de Inicio
* Actas de recibo parcial
* Actas de recibo final
* Actas de liquidación Ley 44 de 1993

D: Digitalización
S: Selección
O: Original
C: Copia

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Gestión Documental


O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.11. CONVENIOS
103.11.01 Convenios Interadministrativos 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* Registro de banco de programas y proyectos (Copia de planos, estudios diseños y licencias
o permisos
* Estudio dede ser necesarios)
oportunidad y conveniencia
* Estudio de precios de mercado o presupuesto oficial
* Solicitud de disponibilidad presupuestal
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de consulta de catalogo único de bienes y servicios y registro único de precios serie y seleccionar un contrato
de referencia
* Hoja de vidadel
DAF SICE
(con soportes)
* Publicación en Confecamaras
* Aviso de publicación en un periodico de amplia circulación nacional
* Certificado de publicación en página web
* Proyecto de terminos de referencia
* Publicación del proyecto de términos de referencia
por cada modalidad y año. Art.
* Observaciones al proyecto de términos de referencia
* Certificado de permanencia en pagina web
* Respuesta a las observaciones
* Resolución de apertura
* Términos de referencia definitivos o pliegos y anexos
* Observaciones a los términos definitivos
* Adendos 39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Planilla de retiro de pliegos
* Oficio de manifestación de intención de oferta
* Acta de conformación de oferentes
* Propuesta, se debe presentar de acuerdo a los términos o pliegos
* Acta de cierre
* evaluación juridica Ley 44 de 1993

D: Digitalización
S: Selección
O: Original
C: Copia

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Gestión Documental

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
103.11. CONVENIOS
103.11.01 Convenios Interadministrativos 2 20 X X X Digitalizar la totalidad de la
* Memorando designación evaluadores
* Evaluación Tecnica
* Evaluación Financiera
* Observaciones a las evaluaciones
* Certificado en pagina web de las evaluaciones serie y seleccionar un contrato
* Respuestas a observaciones
* Resolución de adjudicación
* Notificación de adjudicación
* Certificado de terminación anormal
* Minuta de contrato
por cada modalidad y año. Art.
* Registro presupuestal
* Recibo de pago de los derechos de publicación del contrato en la gaceta municipal
* Garantía única de cumplimiento
* Recibo de pago de la garantía única de cumplimiento
* Aprobación de la garantía unica de cumplimiento
* Oficio de designación del supervisor 39 y 55 de la ley 80 de 1993,
* Acta de modificaciones al contrato (de ser necesario)
* Acta de inicio
* Oficios y actas de novedades de ejecución del contrato
* Informes de supervisión
* Acta de liquidacion del contrato Ley 44 de 1993
103.22 INVENTARIOS
103.22.01 Inventario de transferencias Primarias 2 X X Se elimina por que el original
103.22.02 Inventario Documental por Dependencia 2 20 X X Se elimina por que el original
CT: Conservación Total S: Selección

E: Eliminación O: Original Fecha:
D: Digitalización C: Copia
Gestión Documental

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Oficina Productora: 200 - SECRETARIA DE GOBIERNO Y GESTIÓN COMUNITARIA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
200.01 ACTAS
200.01.01 Actas del comité de desplazado 2 10 X X X
200.01.02 Actas del comité de archivo 2 10 X X X
200.01.06 Actas del comité de seguimiento electoral 2 5 X X X
200.01.07 Actas del subcomité de infancia y familia 2 5 X X X
Actas del concejo municipal de archivo Adquieren valor secundario ya que aquí
200.01.10 2 10 X X X quedan registrados las actuaciones
administrativas
200.06 CIRCULARES
200.06.01 Circulares Internas 2 5 X X
200.09 CONTROLES Y REGISTROS
200.09.10 Control de Entrada de documentos 2 5 X X
200.09.11 Control de Préstamo de documentos 2 5 X X
200.09.12 Control de Salida de documentos 2 5 X X
200.22 INVENTARIOS
200.22.01 2 X X
general.
inventario general.
200.24 LIBROS
Libros Radicadores Se eliminan por terminarse el tiempo de
200.24.03 4 X X
gestión
200.29 PLANES
Plan de conservacion y mantenimiento preventivo
102.29.18 Conceptos técnicos, formato plan de acción, panorama de riesgos, boletines 2 18 X X
de sensibilización mantenimiento preventivo
Plan de acción secretarial Se elimina por que el original se encuentra
102.29.20 4 X X en secretaria de planeación
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
Calle 6ª. No. 4-40 Teléfono: (098) 6450412 Telefax: (098) 6450662 12
Gestión Documental
O: Original

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 200 - SECRETARIA DE GOBIERNO Y GESTIÓN COMUNITARIA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA X X
200.43 5 10
Acuerdos, leyes, decretos, resoluciones (Copias)
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL X X Se elimina por que la información queda
Formato TRD, encuesta estudio unidad documental, Flujogramas, Cuadros de
200.44 5 10 registrada en las actas del comité de
clasificación, Conceptos técnicos, Actas de comité de archivo, resolución de aplicación
de TRD, Informes de seguimiento y aplicación. archivo.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
1. informe diagnostico del sistema de control interno

2. informe de auditoria y seguimiento
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 200 - SECRETARIA DE GOBIERNO Y GESTIÓN COMUNITARIA - GESTIÓN HUMANA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
200.01 ACTAS
Actas de dotación se deja una muestra representativa por
200.01.08 2 10 X X cada periodo
Actas de posesión se deja una muestra representativa por
200.01.23 2 10 X X
cada periodo
200.05 CERTIFICACIONES
200.05.08 Certificaciones de bonos pensionales 2 10 X X
DERECHOS DE PETICIÓN
200.14 2 5 X X
Petición, Respuesta
HISTORIAS LABORALES 2 98 X X X X Se conservan en el Archivo de gestión 2
Documentos de nombramiento, Oficio notificacion de nombramiento, oficio aceptacion
de nombramiento, Documento de identidad, Hoja de vida Función Pública, Soporte años, luego se realiza transferencia al
estudio y experiencia, Actas de posesión, Pasado Judicial, Certificado de
antecedentes fiscales, certificado de antecedentes disciplinarios, certificaciones archivo central y terminado el tiempo de
200.19 laborales, formato de declaración de bienes y renta, certificado de aptitud laboral,
certificaciones de bonos pensionales, afiliación a regimen de seguridad social, Actos retención se microfilma, y se selecciona la
administrativos, Evaluacion de desempeño, Quejas o faltas disciplinarias, Fotocopia de
la libreta militar, registro civil de los hijos, fotocopia de la cuenta bancaria, muestra fisica que se conservara
incapacidades, permisos, licencia de maternidad, certificacion de servicio, comisiones,
acto administrativo de retiro, o desvinculación, convocatorias. totalmente.
200.21 INFORMES
Informes de Seguridad Social Se elimina por perder vigencia
200.21.09 2 5 X X
administrativa
Informe Caja de Compensaciones Se elimina por perder vigencia
200.21.10 2 5 X X
administrativa
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 200 - SECRETARIA DE GOBIERNO Y GESTIÓN COMUNITARIA - GESTIÓN HUMANA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
Informe Caja de Compensaciones
200.21.10 2 5 X X
Informes Administradoras de Riesgos Se elimina por perder vigencia
200.21.11 2 5 X X
administrativa
Informes de cuotas partes pensionales
200.21.12 2 20 X X
Informes de Salud Ocupacional Se elimina por perder vigencia
200.21.13 2 5 X X
administrativa
Informes de Capacitación y Bienestar Social Se elimina por perder vigencia
200.21.14 2 5 X X
administrativa
Informes de Descuentos Autorizados Se elimina por perder vigencia
200.21.15 2 5 X X
administrativa
Informes Mensuales de Nómina Se elimina por perder vigencia
200.21.18 2 5 X X
administrativa
200.22 INVENTARIOS
200.22.01 2 X X
general.
inventario general.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 201 - INSPECCIÓN DE POLICIA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
Control a establecimientos comerciales Se elimina por que solo sustenta la gestión
201.09.01 Resolución, Actas de inspección ocular, Pruebas, Conminación, Acta de compromiso 2 10 X X
Control y vigilancia de precios, pesos y medidas Se elimina por que solo sustenta la gestión
201.09.02 Medidas, Resolución, Sanción, Conminación, Pruebas, Actas de inspección ocular, 2 10 X X
Acta de compromiso
Control y permiso de mobilización de bienes muebles Se elimina por que solo sustenta la gestión
201.09.03 2 10 X X
Control y permisos de guias de movilización de ganado Se elimina por que solo sustenta la gestión
201.09.03 2 10 X X
201.15 DESPACHOS COMISORIOS POR SECUESTRO Y EMBARGO 2 5 X X X Se digitaliza y se selecciona
201.21 INFORMES
Informes de Accidentalidad Se elimina por perder valor legal
201.21.16 2 10 X X
201.22 INVENTARIOS
201.22.01 2 X X
general.
inventario general.
201.30 PROGRAMAS
Programa normas de transito Se elimina por perder valor legal
201.30.22 2 5 X X
Programa de seguridad y prevención vial Se elimina por perder valor legal
201.30.23 2 5 X X
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
NIT. 892099325 - 0 Calle 6ª. No. 4-40 Teléfono: (098) 6450412 Telefax: (098) 6450662
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 201 - INSPECCIÓN DE POLICIA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
201.34 QUERELLAS POLICIVAS 2 10 X X Dejar muestra representativa del 10%
Querella, Notificaciones, Pruebas autorizaciones de apoderado, Admisión, Actas de
inspección ocular, Dictamen pericial, oficios, resolución del fallo, ejecución del fallo.
CONMINACIONES Según la ley 599 del código penal, art. 80
Capacitación, resolución, solicitud para hacer efectiva la caución, actas de dice que la acción penal prescribe a los
201.39 2 18 X X
20años. Por tal razón al perder valor
compromiso, pruebas primario y secundario se elimina.
DILIGENCIAS DE EMBARGO Y SECUESTRO Comisiones hechas por un juzgado por lo
201.40 Comisorios, Acta y oficio de remisión 4 X X tanto el expediente original es conservado
en el mismo.
201.45 PAPELETAS 2 X Se conservan por que pueden hacer parte
10 X
de alguna investigación
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 202 - SECTOR AGROPECUARIO UMATA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
202.01 ACTAS
202.01.11 Actas de Entrega 2 5 X X Se elimina por perder valor secundario
202.01.12 Actas de Visitas 2 5 X X Se elimina por perder valor secundario
202.01.14 Actas de Comité ambiental 2 5 X X Se elimina por perder valor secundario
202.05.01 Certificaciones de Pequeños Productores 2 5 X X Se elimina por perder valor secundario
Certificaciones de Fraccionamiento Se conservan totalmente ya que poseen
202.05.11 2 10 X X
valor secundario
202.21 INFORMES
202.21.01 2 5 X X
administrativa
Informes de actividades mensuales Se elimina por que solo sustentan la
202.21.04 2 5 X X gestión
202.22 INVENTARIOS
Inventario de transferencias primarias Se elimina por que el original se encuentra
202.22.01 2 X X
general.
inventario general.
202.30 PROGRAMAS
Programa de aprovechamiento forestal Se selecciona el 10% de los programas
202.30.11 2 10 X X
Solicitud, Acta, Autorización para dejar como muestra
Programa de educación ambiental Se selecciona el 10% de los programas
202.30.12 2 10 X X
Planilla de asistencia, constancia, registro fotografico para dejar como muestra
Programa de reforestación de áreas de interes ambiental Se selecciona el 10% de los programas
202.30.24 2 10 X X
Solicitud y registro fotografico para dejar como muestra
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 203 - COMISARIA DE FAMILIA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
Certificaciones de cuidado y custodia Se conservan totalmente ya que poseen
203.05.12 2 5 X
Solicitud del interesado, visita domiciliaria valor secundario
203.20 FIJACION DE CUOTAS DE ALIMENTOS
citación, Acta, documentos de identidad de los menores, formato de verificación Se elimina por perder vigencia
2 5 X
administrativa
203.21 INFORMES
Informes a organismos de control Se elimina por perder vigencia
203.21.01 2 10 X
Solicitud, Formato, oficios de respuesta, administrativa
Informes de actividades Se elimina por perder vigencia
203.21.04 2 10 X
administrativa
202.22 INVENTARIOS
203.22.01 2 X X
general.
Inventario documental por dependencia Se elimina totalmente ya que la informacion
203.22.02 2 18 X X se encuentra registrada en el inventario
general.
203.30 PROGRAMAS
Programa de violencia intrafamiliar Se selecciona el 10% de los programas
Acciones grupales de prevención y promoción, medidas de protección, historia
203.30.25 2 10 X X
sociofamiliar, valoración psicologica, visitas domiciliarias, solicitud de valoración,
formato de verificación. para dejar como muestra
Programa de educación con la comunidad Se selecciona el 10% de los programas
203.30.26 2 10 X X
solicitud, control de asistencia, registro de estadistica. para dejar como muestra
203.47 ASIGNACION DE CUOTAS DE CUSTODIA
Valoración psicologica, valoración de trabajo social, documentos de identidad de los Se elimina por perder vigencia
2 5 X
menores, formato de verificación. administrativa
203.48 MEDIDAS DE REESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Se digitaliza y se selecciona ya que pueden
Intervención psicologica, Acto administrativo (resolución). 2 10 X X X
hacer parte de una investigación.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

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Oficina Productora: 300 - SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA

O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
300.01 ACTAS
300.01.03 Actas del comité local de emergencia 2 10 X X Se conserva totalmente para la consulta
300.05 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Certificado de estratificación Se elimina por que solo sustentan la
300.05.03 2 5 X X
Recibo de pago, solicitud, recibo de servicio público del predio. gestión
Certificado de uso del suelo Se elimina por que solo sustentan la
300.05.05 2 5 X X
Solicitud, recibo de tesoreria, notificación. gestión
300.06 CIRCULARES
Circulares Internas Se elimina por que solo sustentan la
300.06.01 2 5 X X gestión
300.07 CONCEPTOS
Concepto técnico se seleccionan los conceptos cuyo
300.07.02 2 5 X X
contenido
300.21 INFORMES
Informe de actividades Se elimina por que la información esta
300.21.04 Formato, Formato del plan de acción, Objetivos, Actividades, indicadores de gestión 2 X X contenida en el informe general de la
administración.
300.22 INVENTARIOS
300.22.01 2 X X
general.
Inventario documental por dependencia Se elimina totalmente ya que la informacion
300.22.02 2 18 X X se encuentra registrada en el inventario
general.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
300.25 LICENCIAS
Licencia de construcción Se selecciona una muestra del 10% del
solicitud, formato único, copia del pago del impuesto predial, copia del certificado de
tradición y libertad, carta de responsabilidad, 3 copias heliografiadas de planos
300.25.01 2 20 X X total de la serie en la segunda
arquitectonicos firmados por un profesional en el área de la construcción con matricula
profesional, uso de suelo, certificación de cormacarena, plano de lote o manzana
catastral. transferencia.
Licencia de intervención y ocupación del espacio público Se selecciona una muestra del 10% del
tradición y libertad, plano de localización, relación de linderos, copia em medio
impreso y magnetico del proyecto arquitectonico, descripción del proyecto. transferencia.
Licencia de parcelación Se selecciona una muestra del 10% del
300.25.03 tradición y libertad, plano de localización, relación de las direcciones de predios 2 20 X X total de la serie en la segunda
colindantes, copia en medio impreso y magnetico del proyecto arquitectonico,
autorización para la prestación de servicios públicos, estudio de amenazas de riesgos. transferencia.
Licencia de subdivisión Se selecciona una muestra del 10% del
tradición y libertad, plano de localización, relación de las direcciones de predios
colindantes, plano topografico, plano de loteo, plano de predios resultantes transferencia.
300.29 PLANES
Plan general de contingencia en el archivo central se elimina los factores
Actas del plan de contingencia (factores de riesgos, formato de seguimiento y control, de riesgos dejando para conservar el
300.29.04 2 5 X X
formato y los demas documentos, luegop
plano del recorrido, poliza contractual) se selecciona una muestra representativa.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original

Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
Plan de acción Se selecciona el formato de indicadores de
300.29.05 Plan de acción por dependencia, formato de seguimiento, formato de indicadores de 2 5 X X gestión con una muestra del 10% del total
gestión, informes. de la serie en la segunda transferencia.
Plan de desarrollo Los originales reposan en el concejo
300.29.10 Formato plan, cuadro estadistico, cuadro economico, anexo participación de la 5 2 X X
comunidad municipal.
Plan básico de ordenamiento territorial Los originales reposan en el concejo
300.29.16 Formato plan, anexo cartografico, anexo socioeconomico, anexo normativo, estudio 5 2 X X
previo para diagnostico. municipal.
Plan operativo anual de inversiones Conservar el formato de seguimiento y de
300.29.17 Formato plan, formato de seguimiento, formato de modificaciones al plan. 2 5 X X modificaciones al plan y los logros
alcanzados.
300.30 PROGRAMAS
Programa de adquisición de vivienda Se elimina por que solo sustentan la
300.30.16 Certificado del banco de proyectos, listado de aspirantes, requisitos, solicitud, 2 5 X X
documentos de identidad, copias del sisben, declaración juramentada. gestión
Programa de mantenimiento de vias públicas Se elimina por que solo sustentan la
300.30.17 2 5 X X
gestión
Programa de mejoramiento de vivienda Se elimina por que solo sustentan la
300.30.18 Certificado del banco de proyectos, escrituras o carta venta, listado de aspirantes, 2 5 X X
requisitos, solicitud, documentos de identidad, copias del sisben, declaración
juramentada. gestión
Programa de mantenimiento de maquinaria Se elimina por que solo sustentan la
300.30.19 Formato del plan de acción, concepto técnico, cronograma, informes, comunicaciones. 2 5 X X
gestión
Programa de técnicas BPPMI Se elimina por que solo sustentan la
300.30.20 2 5 X X
gestión
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
300.32 PROYECTOS
Proyectos de educación Se transfieren al archivo central solo
300.32.01 2 10 X X
Estudio del proyecto, Formato de seguimiento, Metodología ejecutados, luego en allí se digitalizan.
Proyectos de alimentación escolar Se transfieren al archivo central solo
300.32.02 2 10 X X
Proyectos de salud Se transfieren al archivo central solo
300.32.03 2 10 X X
Proyectos de agua potable y saneamiento básico Se transfieren al archivo central solo
300.32.04 2 10 X X
Proyectos de cultura Se transfieren al archivo central solo
300.32.05 2 10 X X
Proyectos de alumbrado público Se transfieren al archivo central solo
300.32.06 2 10 X X
Proyectos de vivienda Se transfieren al archivo central solo
300.32.07 2 10 X X
Proyectos agropecuarios Se transfieren al archivo central solo
300.32.08 2 10 X X
Proyectos de transporte Se transfieren al archivo central solo
300.32.09 2 10 X X
Proyectos ambientales Se transfieren al archivo central solo
300.32.10 2 10 X X
Proyectos de atención y prevención de desastres Se transfieren al archivo central solo
300.32.11 2 10 X X
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original
Gestión Documental

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O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
Proyectos de promoción del desarrollo Se transfieren al archivo central solo
300.32.13 2 10 X X
Proyectos de atención de grupos vulnerables - promoción social Se transfieren al archivo central solo
300.32.14 2 10 X X
Proyectos de equipamiento municipal Se transfieren al archivo central solo
300.32.15 2 10 X X
Proyectos de desarrollo comunitario Se transfieren al archivo central solo
300.32.15 2 10 X X
Proyectos de fortalecimiento institucional Se transfieren al archivo central solo
300.32.15 2 10 X X
Proyectos de justicia Se transfieren al archivo central solo
300.32.15 2 10 X X
300.46 REVISION DE ESTRATO X X
Solicitud, Formato DNP o DANE 2 5
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización
O: Original

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Oficina Productora: 301 - SISBEN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Documental Disposición Final

CODIGO Archivo Archivo O C PROCEDIMIENTOS
CT E D S
Gestión Central
301.05 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Certificado de Retiro Se elimina por que solo sustentan
301.05.06 2 5 X X
la gestión
Certificaciones de registros Se elimina por que solo sustentan
301.05.07 2 5 X X
la gestión
FICHAS DE CLASIFICACIÓN 2 5 Se selecciona una muestra del
301.18 Solicitud, Fotocopia de La Cedula de Ciudadanía. X X
10% para conservación total
301.22 INVENTARIOS
Inventario de transferencias primarias Se elimina por que el original se
encuentra en el archivo central y
301.22.01 2 X X
su información se encuentra
registrada en el inventario general.
301.22.02 2 18 X X informacion se encuentra

301.30 PROGRAMAS
Programa W2 SISBEN se seleccionan los conceptos cuyo
301.30.21 Solicitud de Registro, Solicitud de Retiro, Solicitud de 2 5 X X
Encuesta, Solicitud de Inclusión. contenido
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

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Oficina Productora: 400 - SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO

CT E D S
Gestión Central
400.01 ACTAS
Actas de Almacen Se elimina por que solo sustentan
400.01.13 2 5 X X
Acta la gestión
Actas de prestamo Se elimina por que solo sustentan
400.01.16 2 5 X X
Acta la gestión
Actas de Comité de Hacienda (Confis) Se elimina por que solo sustentan
400.01.24 2 5 X X
Acta la gestión
Control y Mantenimiento de Equipos de Computo Se elimina por que solo sustentan
400.09.08 2 5 X X
la gestión
400.21 INFORMES
400.21.01 Formato, Oficio Remisorio 2 5 X X
administrativa
400.22 INVENTARIOS
400.22.01 2 X X
su información se encuentra
400.22.02 2 18 X X informacion se encuentra

MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 2 5 Se elimina por que solo sustentan
400.27 Entradas y Salidas X X
la gestión
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

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Oficina Productora: 400 - SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO

CT E D S
Gestión Central
400.29 PLANES
Plan Anual de Caja
400.29.03 Solicitud, Modificaciones, Control del Pac 2 5 X
Plan Anual de Compras

400.29.19 Formato, Necesidades por dependencia, Formato de 2 5 X
Control.
RETENCIÓN EN LA FUENTE 2 10
400.38 X X
BAJA DE ELEMENTOS 2 5
400.49 Solicitud, Concepto Tecnico, Resolucion de baja, Acta X X
de baja.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

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Oficina Productora: 401 - TESORERIA

CT E D S
Gestión Central
ARQUEO DE CAJA 2 5
401.04 Boletin diario de caja, Recibo diario de caja, X X
Boletin diario de consignación
CONTABLES 2 5
401.10 Consigaciones bancarias, Notas debitos y X X
creditos, Extractos bancarios, Formato
conciliacion contable.
401.16 DIAGNOSTICO Y ESTADISTICA
Estado de Tesoreria Se elimina por que solo
401.16.01 2 5 X X sustentan la gestión
Formato
401.17 EJECUCIONES PRESUPUESTALES
Ejecución presupuestal de ingresos Se elimina por que solo
401.17.01 Resumen contable de ingresos, Formato 2 5 X X
establecido por la contraloria. sustentan la gestión
401.21 INFORMES
Informes a Organismos de Control Se elimina por perder
401.21.01 2 5 X X
Formato, Oficio Remisorio vigencia administrativa
Informes de Actividades Mensuales Se elimina por perder
Formato, Formato plan de Acción, Objetivos
401.21.04 2 5 X X
y Actividades, Indicadores de gestión. vigencia administrativa
401.22 INVENTARIOS
401.22.01 2 X X su información se encuentra
registrada en el inventario
general.
Inventario documental por dependencia Se elimina totalmente ya que
la informacion se encuentra
401.22.02 2 18 X X
general.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0


CT E D S
Gestión Central
401.24 INFORMES
Libro de Bancos
401.24.02 2 5 X X
NOMINA 2 5
Copia remuneracion descuentos, Pagos
descuentos de nómina, pagos aportes
401.28 X X
parafiscales, pagos seguridad social y
pension, CDP, RP, Relacion de abonos
DISFON, Orden de pago, Egreso.
401.29 PLANES
Plan Anual de Caja Se elimina por perder
401.29.03 2 5 X X
Solicitud, Modificaciones, Control del PAC. vigencia administrativa
401.41 CUENTAS
401.41.01 Fondo Convenios 2 5 X X
Fondo Local de Salud
401.41.02 2 5 X X
Fondo Rotatorio
401.41.03 2 5 X X
Fondo Vigilancia y Seguridad
401.41.04 2 5 X X
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0


CT E D S
Gestión Central
Fondo Vigilancia y Seguridad
401.41.04 2 5 X X
Fondos Comunes
Anticipo (Egreso, Orden de pago, CDP, RP,
Copia Minuta del contrato, Copia de la
poliza, Copia de aprobación de la poliza,
Copia de recibo de caja de Publicación, Plan
de inversion del anticipo, Acta de inicio)
Pagos Parciales (Egreso, Orden de pago,
CDP, RP, Copia Minuta del contrato, Original
del Acta Parcial, Original informe de
401.41.05 interventoria, certificado del interventor, 2 5 X X
soporte de pago de salud y pensión) Pago
Final (Egreso, Orden de pago, CDP, RP,
Copia Minuta del contrato, Original del Acta
liquidacion del contrato, Original informe de
interventoria, certificado del interventor,
comprobante de entrada, comprobante de
salida, Factura o cuenta de cobro, Acta de
modificacion (cuando exista), soporte de
pago de salud y pensión.
401.41.06 Regalias 2 5 X X
401.41.07 SGP Calidad de Educación 2 5 X X
401.41.08 SGP Libre Inversión 2 5 X X
401.41.09 SGP Salud Demanda 2 5 X X
401.41.10 SGP Salud Oferta 2 5 X X
401.41.11 SGP Salud Pública 2 5 X X
401.41.12 SGP Sistema General Participación 2 5 X X
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 402 - UNIDAD DE INGRESOS

CT E D S
Gestión Central
402.03 ACUERDOS
Acuerdos de Pago Se selecciona una muestra
Solicitud, Copia de recibo, Acuerdo
402.03.01 2 5 X X del 10% del total de la serie
en la segunda transferencia.
Certificaciones de Traslado Se elimina por perder
402.05.02 Copia de recibo de pago, Certificado o 2 5 X X
Constancia. vigencia administrativa
Control de Registros de Industria y Comercio Se selecciona una muestra
Registro de camara de comercio, Certificado

de Uso, Formulario de Matricula, Oficios,
Formulario de pago de impuestos. en la segunda transferencia.
Control y Registros de Impuesto Predial Se selecciona una muestra
402.09.06 Tarjeta de kardex, Resoluciones, Paz y 2 5 X X del 10% del total de la serie
Salvos, Solicitudes, Recibos de Caja. en la segunda transferencia.
402.22 INVENTARIOS
402.22.01 2 X X su información se encuentra
general.
402.22.02 2 18 X X registrada en el inventario
general.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 402 - UNIDAD DE INGRESOS

CT E D S
Gestión Central
PROCESOS JUDICIALES 2 18 Se selecciona una muestra
Orden de embargo, Mandamiento ejecutivo,
402.31 Notificaciones, Avaluos, Traslados, Recurso, X X del 10% del total de la serie
Levantamiento de embargo, Orden de
remate. en la segunda transferencia.
402.33 PROCESOS
Procesos de Ejecución de Cobro Coactivo Se selecciona una muestra
Resolucion de embargo y secuestro,

Resolucion de sentencia, Resolucion de
otorgamiento de plazo para pago de
impuesto, Resolución que deja sin vigencia
un plazo, Acuerdos de pago, Autos de
determinación de proceso. en la segunda transferencia.
402.37 RESOLUCIONES
Resoluciones de Acuerdos de Pago Se selecciona una muestra
Resolucion en la segunda transferencia.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 500 - SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL

CT E D S
Gestión Central
500.01 ACTAS
Actas del Comité de Politica Social Se elimina por que solo
500.01.04 2 5 X X
Acta sustentan la gestión
Actas de Entrega Se elimina por que solo
500.01.11 2 5 X X
Actas de Recibido Se elimina por que solo
500.01.11 2 5 X X
Certificaciones deDocentes Se elimina por que solo
500.05.09 2 5 X X
Certificación sustentan la gestión
500.06 CIRCULARES
Circulares Internas Se elimina por que solo
500.06.01 2 5 X X
Circular sustentan la gestión
Control de prestamo Se elimina por que solo
500.09.09 2 5 X X
sustentan la gestión
500.22 INVENTARIOS
Inventario de transferencias primarias Se elimina por que el original
se encuentra en el archivo
500.22.01 2 X X central y su información se
encuentra registrada en el
inventario general.
500.22.02 2 18 X X
general.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0

Oficina Productora: 500 - SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL

CT E D S
Gestión Central
500.29 PLANES
Plan Padrino Se elimina por que solo
500.29.19 2 5 X X
500.30 PROGRAMAS
Programa Familias en Acción Se selecciona una muestra
Programa Prosperar Se selecciona una muestra
Programa Juan Luis Londoño Se selecciona una muestra
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

NIT. 892099325 - 0
Oficina Productora: 600 - SECRETARIA DE SALUD

CT E D S
Gestión Central
600.01 ACTAS
Actas del Comite Municipal de Salud Pública Se elimina por que solo
600.01.17 2 5 X X
Actas del Consolidado de Actividades Se elimina por que solo
600.01.18 2 5 X X
Actas de Asistencia Se elimina por que solo
600.01.19 2 5 X X
Actas de Asistencia Se elimina por que solo
600.01.19 2 5 X X
Certificaciones deDocentes Se elimina por que solo
500.05.09 2 5 X X
Certificación sustentan la gestión
500.06 CIRCULARES
Circulares Internas Se elimina por que solo
500.06.01 2 5 X X
Circular sustentan la gestión
Control de prestamo Se elimina por que solo
500.09.09 2 5 X X
500.22 INVENTARIOS
Inventario de transferencias primarias Se elimina por que el original
se encuentra en el archivo
500.22.01 2 X X central y su información se
encuentra registrada en el
inventario general.
500.22.02 2 18 X X
general.
CONVENCIONES:
E: Eliminación
D: Digitalización

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Alcaldia Municipal de Puerto López - Meta

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÒPEZ - META -

Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 1 DE: 2

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 2 DE: 2

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 1 DE: 1

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 1 DE: 1

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 1 DE: 7

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CONVENCIONES: Firma del Responsable:

CT: Conservación Total

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 2 DE: 7

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CONVENCIONES: Firma del Responsable:

CT: Conservación Total

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 3 DE: 7

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CONVENCIONES: Firma del Responsable:

CT: Conservación Total

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

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CT: Conservación Total

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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CONVENCIONES: Firma del Responsable:

CT: Conservación Total

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 6 DE: 7

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CONVENCIONES: Firma del Responsable:

CT: Conservación Total

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 7 DE: 7

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Tradición Disposición Final

CONVENCIONES: Firma del Responsable:

CT: Conservación Total S: Selección

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Entidad Productora: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LÓPEZ - META HOJA: 1 DE: 2