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Es el conjunto de órganos, normas, procedimientos y técnicas que orientan a las entidades públicas a implementar
los procesos de formulación de políticas, formulación y actualización de documentos de gestión institucional,
diseños de modelos organizacionales, programación administrativa y racionalización de procedimientos, a fin de
formalizar la actuación de los organismos públicos.
OBJETIVO
Contribuir a lograr una gestión eficiente y eficaz en todos los niveles de la organización.
ANTECEDENTES
Con Decreto Ley 20316 se creó el Sistema de Racionalización, cuya oficina central, la Dirección Nacional de
Racionalización formaba parte del Instituto Nacional de Planificación - INAP.
Posteriormente el instituto nacional de planificación fue desactivado, asumiendo actualmente estas funciones la
secretaria de gestión pública de la presidencia del consejo de ministros.
NORMATIVIDAD LEGAL
Con resolución Jefatural N° 182-79-INAP/DNR se aprueba las normas generales del sistema de
racionalización.
Con decreto supremo N° 002-83-INAP/DNR se aprueba la directiva N° 005-82-INAP/DNR que establece las
normas para la formulación del reglamento de organización y funciones. (Derogada)
Resolución Jefatural N° 095-95-INAP/DNR se establece las Normas para la Formulación de los Manuales de
Organización y Funciones.
Decreto Supremo N° 043-2004-PCM que establece los lineamientos para la elaboración y aprobación del
Cuadro para Asignación de Personal - CAP de las Entidades de la Administración Pública.
Decreto Supremo N° 043-2006-PCM que establece los lineamientos para la elaboración y aprobación de
Reglamento de Organización y Funciones - ROF.
Decreto Supremo N° 025-2010-PCM modifica el numeral 10 del artículo 2° del Decreto Supremo N° 027-
2007-PCM y aprueba la Política Nacional de Simplificación Administrativa.
Contiene principios, objetivos estratégicos y estrategias orientará la actuación de las entidades públicas
para la implementación de la política en todo el ámbito nacional con la finalidad que las entidades públicas
brinden trámites y servidos administrativos valiosos y oportunos para la ciudadanía, a partir de una política
nacional que íntegra y promueve la generación de un marco normativo y modelos de gestión modernos
basados en criterios de simplicidad, calidad, mejoramiento continuo, análisis costo beneficio y participación
ciudadana.
La simplificación administrativa requiere de cinco pilares fundamentales para lograr cambios trascendentes
y sostenibles: estos pilares son poner a deposición de las entidades públicas metodologías e instrumentos
que faciliten la implementación de procesas de simplificación administrativa, el uso intensivo de tecnología
de información y comunicación, contar con recursos humanos idóneos, un marco normativo adecuado con
mecanismos de incentivos y desincentivos y por último un liderazgo institucional en todas las entidades
públicas para impulsar estos procesos.
Objetivos
Generalizar la gestión por procesos en los procedimientos y los servidos administrativos por medio de
mecanismos definidos por el ente rector.
Universalizar en forma progresiva el uso intensivo las tecnologías de la información y de la comunicación
en las distintas entidades públicas y promover la demanda de servicios en línea por la ciudadanía.
Proveer al personal de las entidades públicas de las competencias adecuadas para facilitar su relación con
la ciudadanía y las empresas, e incentivar su participación y motivación.
Involucrar a los diferentes actores para impulsar y consolidar el proceso de simplificación administrativa.
Optimizar el marco normativo de la simplificación administrativa y reforzar los mecanismos para su
cumplimiento.
Fortalecer la institucionalidad y liderazgo vinculados a la simplificación administrativa.
Responde a la necesidad de ofrecer un marco programático y operativo para la puesta en marcha de dicha
política.
Los ejes de la Política Nacional de Simplificación Administrativa en el marco de los cuales
se derivan- los Objetivos Estratégicos del Plan Nacional de Simplificación Administrativa
2010-2014 son:
1. Metodologías e instrumentos.
2. Tecnologías de la información y la comunicación.
3. Recursos humanos.
4. Marco normativo y fiscalización.
5. Liderazgo institucional.
Visión
Estado moderno y al servicio del ciudadano con entidades públicas que brindan
procedimientos y servicios administrativos útiles para la ciudadanía bajo un enfoque de
calidad y mejoramiento continuo, ética y transparencia, construyendo una sociedad más
democrática, incluyente, equitativa y competitiva.
Misión
Implementar procesos de simplificación administrativa, a partir de la Política Naciona! de
Simplificación Administrativa, que integra y promueve en los tres niveles de gobierno, la
generación de un marco normativo adecuado, modelos de gestión modernos, utilización
de tecnologías de información y comunicación y alianzas público-privadas.
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1. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF
Definición
Debe tener una fundamentación técnica sobre las funciones y estructura orgánica pro-
puestas.
El ROF no debe ser empleado para crear nuevas unidades orgánicas de segundo nivel
distintas a las contenidas en la norma legal que da origen a la Entidad, salvo que exista
.disposición legal que faculte este hecho. Tampoco se debe emplear para la creación de
cargos. Solo deberá formalizarse las unidades orgánicas de tercer nivel que se consi-
deren necesarias y que se encuentren justificadas en la fundamentación técnica que
elabore la Entidad.
Características
Ámbito de Aplicación
Las siguientes entidades de la Administración Pública se sujetan a lo dispuesto en los
lineamientos anteriormente mencionado:
En el Gobierno Nacional: Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados u otros
Organismos Públicos con calidad de Pliego Presupuestal adscritos a la Presidencia de
Consejo de Ministros o a los Ministerios.
DEFINICIONES
Área: se refiere tanto a órganos como a unidades orgánicas de una Entidad. Atribución:
facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisión
sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus
funciones.
Competencia: ámbito de actuación material o territorial de la entidad en su conjunto,
establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal.
Estructura orgánica: es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre sí
para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relación con objedvos
derivados de la finalidad asignada a la Entidad.
Función: conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la
entidad, sus órganos y unidades orgánicas para alcanzar sus objetivos.
Jerarquía: es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la
organización hasta el eslabón más bajo.
Nivelorganizacionai: es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad
qu&refleja la dependencia entre los órganos o unidades orgánicas de acuerdo con sus
fundones y atribuciones.
Nivel Jerárquico: refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura
orgánica de la Entidad.
Órganos: son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la
Entidad.
Unidad Orgánica: es la unidad de organización que conforma los órganos contenidos en
la estructura orgánica de la entidad.
Niveles Organizadonales Niveles Jerárquicos
1° Nivel Alta Direcdón
2o Nivel Organos de Línea Órganos de Asesoramiento y
órganos de apoyo
3o Nivel Unidades orgánicas de órganos Unidades orgánicas de órganos de
de línea asesoramiento y de apoyo
CONTENIDO DELROF
ORGANOS DE ASESORAMIENTO
ORGANOS DE APOYO
ORGANOS DE LINEA
ORGANOS DESCONCENTRADOS
Asimismo, se desarrollarán capítulos por cada una de las categorías de órganos
indicados así como subcapítulos de ser necesario. En esta parte se detallará la
estructura organizacional, las funciones generales y su base legal, las funciones
específicas; así como la interrelación interna y externa de cada uno de los
órganos y unidades orgánicas de la Entidad comprendidas hasta el tercer nivel
organizacional en los casos en que éste haya sido previsto.
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espeáScara le faqjfcri «pe iere a Errícac fe “nsrQsnsr “Hadares car cH3s entidades de la
P&rsrggtracicnPùbica, ayos afcgESras sasr arra i--^r feg © cnmpíenreráarlos a los Snes que
pe^ágje s Ef^ácad.
ANEXO
Organigrama de la enádatí que r-aleje la esr-cz-ra angánica ze a Tnsrrs. scesidad de aprobar el
RCF
3 requiere la aprobación de ROF ac ios scueroes •ag"g~
descentraizadón.
Por existencia de en pmcssú- óe reorzanzadci: de a Bafea: apKasaáo cDFfcrng a Ley.
Por modfficadóiì del esanco legai susar*r#c gue caole&e 3ka»: De a estructura orgánica o
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Para opümizar o smpBcar 5cs procesos ce !s =rácac con a fcafttíad DS ^J~QÍT con
mayor.eUdencsa so irisan y fincácnes-
nobacióf)
Publicación
Las entidades del nivel nacional, los Gobiernos Regionales y las Municipalidade s
Provinciales deberán cumplir con publicar el dispositivo aprobatorio, el texto integro de su
ROF y el organigrama institucional en el Diario Oficial El Peruano.
La publicación del ROF deberá realizarse también en el portal electrónico de las entidades
dentro de los 5 días calendarios siguientes a la fecha de publicación en el Diario Oficial El
Peruano; bajo responsabilidad de los funcionarios designados conforme a Ley de
Transparencia y Acceso a la información pública.
Actualización
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coordinan las actividades de la Entidad.
Estructura Territorial
La estructura territorial suele aplicarse cuando una entidad de acuerdo a sus
funciones debe atender demanda de sen/icios en ciertas zonas geográficas o
algún tipo de mercado.
2. CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL - CAP Decreto
Supremo N° 043-2004-PCM
Definición
Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados que
una entidad requiere para su normal funcionamiento en un periodo determinado en que rige la
organización vigente, por tanto, es pues la planificación de los cargos que necesita una entidad
y su elaboración se basa en el organigrama vigente establecido en el ROF.
A través del CAP se determina los cargos que permitirán cumplir las funciones señaladas en el
ROF y las metas indicadas en los planes operativos.
La clasificación de cargos debe contar con los requisitos de los cargos y se realiza •
conformidad con la normativa vigente.
Aquellos CAP que hayan sido aprobados con anterioridad a la clasificación de cargc de los
presentes lineamientos, deberán adecuarse a dicha clasificación.
Asignación de Cargos
Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza contenida en e Presupuesto
Analítico de Personal - PAP, a excepción de aquellos cargos que correspondan al primer nivel
organizacional de la Entidad, los demás cargos contenidos en el CAP podrán ser asignados a
personal de diferente nivel remunerativo grupos ocupacio- nales, de acuerdo con la necesidad
de la Entidad, siempre que se cumplan con los requisitos exigidos para el cargo.
La asignación de cargos por personal de diferente nivel remunerativo, en ningún caso, conlleva
una afectación del aspecto remunerativo.
Las entidades públicas cuyo CAP exceda el límite establecido en los criterios citados
anteriormente, deberán adecuarse al limite establecido, en un plazo que no excederá al 31 de
mayo del 2005, a partir de esa fecha no se procederá a la aprobación de ningún CAP que
incumpla con este requerimiento.
Para fines de CAP la Oficina de Personal o quien haga sus veces, debe elaborar un anexo de
grupos laborales de rotación permanente con la clasificación por grupos ocu- pacionales y
cargos de los mismos.
Reordenamlento de Cargos
d. Al FONAFE en el caso de las empresas del Estado que conforman la actividad empresarial
del Estado, debiendo el órgano respectivo emitir el informe previo. El FONAFE mediante
Directiva debe precisarlas disposiciones complementarias para la aprobación del CAP.
-e. En el caso de las Direcciones Regionales Sectoriales y demás entidades que mantienen
dependencia funcional y técnica con los Ministerios, el Proyecto de CAP se elaborará de
conformidad con las disposiciones complementarias que establezca el respectivo Ministerio,
debiendo el órgano encargado de dicho Ministerio emitir opinión previa. De existir opinión
favorable, corresponde la remisión a la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial, la que debe emitir un informe previo y elevar el proyecto de
CAP para la aprobación por parte del Gobierno Regional.
El órgano encargado de emitir informe previo, podrá solicitar a las Entidades la remisión de un
detalle sobre los contratos de locación de sen/icios y/o contratos sujetos a modalidad.
351
|É¡1DOCÚJMENTMW
- Poder Judicial
Resolución del Titular del Pliego
- Ministerio Público
- Jurado Nacional de Elecciones
- Oficina Nacional de Procesos Electorales
- Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
• Consejo Nacional de la Magistratura
- Defensoría del Pueblo
- Contraloría General de la República
- Tribunal Constitucional
- Universidades Públicas
- Superintendencia de Banca y Seguros
- Banco Central de Reserva del Perú
No procederá la aprobación del CAP de aquellas entidades que carezcan de un ROF vigente.
Las entidades deberán cumplir con publicar su CAP en el Diario Oficial El Peruano y en el
portal electrónico de la Entidad.
En el caso de empresas del Estado que se encuentran bajo el ámbito de FONAFE, se deberá
efectuar la publicación en el portal electrónico de FONAFE.
3. PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL (PAP)
Definición
Es el documento que refleja la provisión remunerativa de cada uno de los cargos Definidos en el
CAP, pero solo cuando se tenga la provisión presupuestal correspondiente.
Los PAP se elaboran del personal nombrado, eventual, obrero permanente y obrero eventual,
cada uno en un formulario A, B, C, D respectivamente.
Los PAP tendrán vigencia de conformidad con lo que determinen las disposiciones
legales en materia de presupuesto y remuneraciones.
Para la elaboración del PAP se tendrá en cuenta las disposiciones legales y adminis-
trativas vigentes sobre presupuesto y remuneraciones; metas establecidas, CAP y PAP
respectivo en vigencia.
354 I 1
específicamente en los casos exceptuados por las normas de austeridad respectivas.
PAP de Personal Nombrado
La remuneración total del contrato del empleado deberá fijarse en relación al monto
total que correspondería al equivalente cargo permanente, se podrá fijar un monto adi-
cional para cubrir posibles eventualidades.
Aprobación
El PAP será aprobado por el Titular del Pliego mediante una Resolución incluyendo los
formularios, salvo se disponga lo contrario.
Modificación
Definición
Contenido
Introducción
TITULO I
GENERALIDADE
S
1.1 Finalidad del Manual, especificar lo que se pretende alcanzar con la aplicación
del documento.
1.2 Base Legal, señalar las normas legales vigentes que aprueban los documentos
de gestión.
355
1.3 Alcance, determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el manual.
1.4 Aprobación y Actualización, especificar el nivel y clase de dispositivo legal (Reso
lución) que aprueba y pone en vigencia el Manual.
TITULO II
DEL DISEÑO ORGANICO
. . . . i I
- N° de Orden, número correlativo correspondiente al órgano
- Denominación del Cargo, nomenclatura respectiva del cargo.
- N° Total de Plazas Necesarias, N° de plazas correspondientes ai cargo.
- N° de CAP, N° asignado al cargo, establecido en el CAP vigente.
- Observaciones, condición del cargo.
TITULO III
DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Capítulo I : Del Organo de
Dirección Capitulo II : Del Organo de Apoyo Capitulo III : Del Organo de Asesoría
Capítulo IV : Del Organo de Línea
Con respecto a cada unidad orgánica (oficina, unidad) se debe establecer io siguiente:
3.1. Funciones Generales del Organo 32. Estructura Orgánica del Organo
3.3. Líneas de Autoridad y Responsabilidad
3.4. Organigrama del Organo
3.5. Cuadro Orgánico de Cargos
Aprobación
Modificaciones
Serán evaluados y revisados por lo menos una vez al año, y serán actualizados en los
siguientes casos:
• Por disposición de la Alta Dirección.
• A solicitud del Director o Jefe del órgano interesado.
• A solicitud de la Oficina de Racionalización.
• Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte las funciones generales
y atribuciones de la unidad orgánica respectiva.
5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO
Definición
Objetivos
Elaboración
Contenido
Diagrama de Bloques
UNIDAD ORGANICA:
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te® -SÉQÜÍSÍTÓS’: m^E|ÍMÍEN^ J -.¡s
Diagrama de Flujos
La simbologia a utilizar en la elaboración de los flujogramas será la siguiente:
Inicio y Término .................
Recepción de
documentos. Tipo de
documento...
_____________________ ....
Documentos Varios
Formato de Simplificación
Proceso 1
Sujeto
Principio
Final
Pas Descripción del Paso Unidad Cargo Tiempo P Operación Tranip. Inipec, Espera Almacén
3 V
o Orgánic m/d/h O □
N* a
2
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3
-
Responsable
Aprobación
Acto Administrativo
Son actos administrativos las declaraciones de las entidades que, en el maroo de normas
de derecho público están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses,
obligaciones o derecho de los administrados dentro de una situación concreta. No se
consideran actos administrativos los actos de administración Interna de las entidades
destinados a organizar o hacer funcionar sus propias actividades o servicios.
Para que un acto administrativo sea válido requiere contar con los siguientes requisitos:
• Competencia: Ser emitido por el órgano facultado
• Objeto o contenido: Debe ser concreto y preciso en cuanto a sus efectos jurídicos.
• Finalidad Pública: Debe estar adecuado a los intereses públicos.
• Motivación: El contenido debe guardar concordancia con el ordenamiento jurídico.
• Procedimiento Regulan Para su emisión debe cumplir el procedimiento administrativo
previsto.
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Es el conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión
Procedimiento Administrativo
de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o ir.dividualizables
sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.
Recurso Administrativo
• Recurso de Reconsideración
Se interpone ante el mismo órgano que dictó el primer acto que es materia de la
impugnación y deberá sustentarse en nueva prueba.
• Recurso de Apelación
Se interpone cuando la impugnación se sustenta en diferente interpretación de las
pruebas producidas, o cuando se trate de cuestiones de puro derecho, debiendo
dirigirse a la misma autoridad que expidió el acto que se impugnan para que eleve lo
actuado al superior jerárquico.
• Recurso de Revisión
Se realiza ante una tercera instancia de competencia nacional si las dos instancias
anteriores fueron resultas por autoridades que no son de competencia nacional.
Definición
El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), es el documento unificado que
contiene toda Información relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos
(comúnmente denominados trámites) que se realizan ante las distintas dependencias de
cada entidad de la Administración Pública.
ESTRUCTURA ORGANICA
Es un conjunto de órganos relacionados racionalmente entre sí para cumplir funciones
preestablecidas orientados al logro de los objetivos asignados a la entidad.
NIVEL ORGANIZACIONAL
ORGANOS
UNIDAD ORGANICA
Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura
orgánica de la entidad.
NIVEL JERARQUICO
ORGANIGRAMA
PLAZA
RACIONALIZACION DE PROCESOS