PROPUESTA DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE TIPOS

DOCUMENTALES EN SOPORTE PAPEL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO EN
BOGOTÁ

JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA

FELIX ANTONIO VELANDIA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTA
2007
 PROPUESTA DE CRITERIOS PARA SELECCIONAR TIPOS
DOCUMENTALES EN SOPORTE PAPEL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO.

JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA

FELIX ANTONIO VELANDIA

Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Profesional

en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA

Director

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTA
2007
Reglamento Estudiantil
(Articulo 42. Parágrafo 2)

“el estudio, análisis, investigación y

propuestas ideológicas sustentadas
por un estudiante en su trabajo de
grado no comprometen de ninguna
forma a la Universidad, en salvaguarda
de los derechos fundamentales.”
 Nota de Aceptación

_______________________________
Decano de la facultad

Director del Trabajo

_______________________________
Jurado

Jurado

Bogotá, 16 de Julio de 2007

 CONTENIDO

pág.
INTRODUCCIÓN

1. ANTECEDENTES 4

2. FORMULACION DEL PROBLEMA 9

3. JUSTIFICACION 12

4. OBJETIVOS 15

4.1 OBJETIVO GENERAL 15

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 15

5. MARCO REFERENCIAL 17

5.1 MARCO TEORICO 17

5.2 MARCO CONCEPTUAL 27

5.3 MARCO LEGAL 37

6. METODOLOGÍA 41

6.1POBLACIÓN Y MUESTRA 45

6.1.1 Población 45
 pág.

6.1.2 Muestra 47

6.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN 50

6.3 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE LA ENCUESTA 53

7. DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN 56

DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR
FINANCIERO DE BOGOTA.

7.1 CRITERIOS SOBRE LA VIGENCIA DE LOS

TIPOS DOCUMENTALES 58

7.1.1. Ejemplos de Aplicación del criterio de vigencia 59

de los tipos documentales

7.2 CRITERIO DE DUPLICIDAD DE LA INFORMACIÓN 63

7.2.1 Ejemplo de Aplicación del criterio de duplicidad 65

de la información

7.3 CRITERIO DE TIPOS DOCUMENTALES SIN

CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 66
 pág.

7.3.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de 71

tipos documentales sin características de
Documentos de Archivo

7.4 CRITERIO DE NIVEL DE CONSULTA O USO

DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION 74

7.4.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de 78

Consulta y nivel de uso de los tipos documentales

8. PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA 80

IDENTIFICACION DE TIPOS DOCUMENTALES QUE
SON OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

9. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL. 83

9.1OBJETIVO Y ALCANCE 84

9.1.1 Objetivo 84

9.1.2 Alcance 84

9.2. BASE LEGAL 84

9.3. DEFINICIONES 87

9.4. DESARROLLO 90

9.5 FORMATOS 92
9.6 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 95

10. RECOMENDACIONES 96

11. CONCLUSIONES 98

BIBLIOGRAFÍA 100
 LISTA DE FIGURAS

pág

Figura 1. Discriminación de las etapas del proceso de 18

Selección Documental

Figura 2. Características del inicio y finalización de la 21

vigencia de los documentos

Figura 3. Evaluación de la vigencia de los documentos 22

Figura 4. Esquema de los valores documentales 24

Figura 5. Elementos comunes del Concepto de 29

Documento de Archivo

Figura 6. Formato Modelo cuadro de clasificación de 44

Documentos para los Fondos de Empleados del sector
Financiero de Bogotá

Figura 7. Esquema para la definición de consulta 76

y uso de los documentos en los Archivos de Gestión.

Figura 8. Formato sugerido para el procedimiento de 94

Selección de Documentos por tipos en los archivos de
gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero
de Bogotá

Figura 9. Flujograma de actividades procedimiento 95

 LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo A. Modelo encuesta recolección de información. 105

Anexo B. Propuesta de cuadro de clasificación documental 112

para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.
 LISTA DE TABLAS

pág

Tabla 1. Listado de Fondos de Empleados del 46

Sector Financiero de Bogotá.

Tabla 2. Tabla de Cantidades de Series y tipos 55

determinados en la propuesta de cuadro de
clasificación documental.

Tabla 3. Ejemplos de aplicación del criterio de 59

vigencia de los tipos documentales.

Tabla 4. Ejemplo de Aplicación del criterio 65

de duplicidad de la información.

Tabla 5. Ejemplo de Aplicación del criterio de 72

tipos documentales sin características de
Documentos de Archivo.

Tabla 6. Ejemplo de Aplicación del criterio de nivel 78

de Consulta o uso de los tipos documentales.
 INTRODUCCIÓN

La presente investigación plantea un nuevo esquema aplicable a los documentos

en los archivos de gestión, dónde a partir de una experiencia, se propone realizar
una selección por tipos documentales y no a partir de series y subseries, tal como
lo ha señalado tradicionalmente la literatura archivística universal.

Esta nueva propuesta metodológica se fundamenta en el interés de la academia

por explorar otras prácticas archivísticas, que posibiliten un espacio sano de
discusión, orientado a racionalizar la conservación de tipos documentales, que una
vez agotada su actuación dentro del trámite administrativo que dio origen a su
existencia, no afecte jurídica e históricamente la integralidad de los expedientes.

En este orden de ideas, este trabajo, a partir de un estudio adelantado en los

Fondos de Empleados del Sector Financiero en Bogotá, establece los criterios
metodológicos que se deben considerar para emprender la labor de selección de
tipos documentales en los archivos de gestión, como una estrategia que permita
conservar la información esencial y evitar la acumulación de documentos, que no
representan el carácter misional y patrimonial de las Entidades.

Con base en las postulaciones hechas por diferentes autores sobre el tema de
selección documental, el trabajo define como nueva opción, realizar con los tipos
de documentos dicha tarea, conforme a las necesidades expresas, en este caso
por parte de los Fondos de Empleados, quienes mediante las preguntas hechas
en la investigación, sugieren el tema con gran interés.

1
Estos Fondos de Empleados pertenecen al Sector Financiero, ubicados en la
ciudad de Bogotá; entidades que por sus características de funcionamiento y
administración, son grandes productores de documentos e ideales para el logro
del objeto de esta investigación.

Los capítulos Iniciales contemplan los aspectos metodológicos propios de un

trabajo de esta naturaleza, en dónde se describen claramente, de una parte, la
formulación, objetivos e importancia de la problemática objeto de estudio así como
los supuestos referenciales que soportan la investigación, enfatizando
consideraciones teóricas expresadas por Manuel Vásquez y James Rhodas, por
citar algunos tratadistas de la archivística, quienes tangencialmente abordan el
tema. Finalmente, relaciona con estricto orden secuencial, los pasos
metodológicos que hicieron posible la obtención de los resultados esperados y la
consolidación de una nueva propuesta teórica archivística.

Por otra parte y en cumplimiento de los objetivos señalados por la investigación,

se establecen a nivel de propuesta pero debidamente convalidados, los criterios
para seleccionar tipos documentales en los archivos de gestión. La propuesta
esta acompañada por una guía metodológica y un procedimiento general, de tal
forma que haga comprensible esta nueva postura archivística.

La pretensión del estudio, como ya se ha mencionado anteriormente, es la de abrir

nuevos planteamientos teóricos en torno a problemáticas archivísticas propias de
la realidad colombiana, esto frente a los retos que nacen del que hacer
archivístico, donde se contemplan otras formas de atender las necesidades
documentales de las empresas.

2
Las visitas realizadas a cada uno de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero de Bogotá escogidos para esta investigación, permitió construir de
manera categórica las conclusiones del trabajo, evidenciando que una de las
formas más precisas para la obtención de datos, es la recolección de información
con los directamente involucrados, que para este caso fueron los empleados,
desde los niveles operativos hasta los directivos.

3
 1. ANTECEDENTES

Desde los primeros indicios de la generación de documentos escritos en diferentes

soportes como la piedra, los pergaminos y posteriormente el papel, se define
paulatinamente la necesidad de conservar y preservar toda aquella información
que transmite un suceso. La invención, difusión y comercialización de la escritura,
establece nuevos parámetros en la producción indiscriminada de documentos lo
que ha sido una preocupación y un constante tema de estudio; pues éstos como
soporte de las actividades realizadas por los seres humanos han servido de base
fundamental para la toma de decisiones en diferentes ámbitos, tales como la
economía, la ciencia y la defensa activa de los derechos del hombre; entre otros.
Además han ayudado a fortalecer la identidad cultural de los pueblos,
contribuyendo a su desarrollo social como fuente para la investigación histórica y
tecnológica.

Por ejemplo, el crecimiento de los documentos públicos está relacionado

directamente con el desarrollo de la población, lo que trajo como consecuencia el
aumento de las actividades gubernamentales a través de los años, ocasionando
hoy en día un incremento significativo de los documentos, llegando a situaciones
de superproducción documental.

Esto no ha sido ajeno a ninguna organización, iniciando desde las entidades como
Dansocial, quien se encarga de establecer los parámetros para el funcionamiento
de la economía solidaria, sector al cual pertenecen los Fondos de Empleados del
Sector Financiero de Bogotá, y los organismos de control fiscal como la
Superintendencia de Economía Solidaria.

4
De esta manera a través de la ley 454 de 1998, y bajo las directivas que le
antecedieron, Dansocial se ha encargado de construir un marco funcional para las
entidades que rige, donde se incluye la definición de estrategias para su correcta
operación mediante la administración de sus documentos y asi cumplir con
transparencia el objeto de su gestión pública.

Pero el problema no fue exclusivo de la administración pública; lo mismo sucedía

en las empresas privadas, donde también se observaban grandes acumulaciones
de documentos debido a que son compañías con diversas actividades que no
cuentan en la mayoría de ocasiones con una política definida para la organización
de sus archivos. A esta situación se suma el hecho de que las normas
archivísticas dictadas por el Estado no abarcan el ámbito privado; con esta
situación se puede pensar en la gran cantidad de documentación valiosa que no
llega a formar parte de la historia del país y que nunca estará al servicio de los
investigadores ni de la comunidad en general.

Actualmente las organizaciones modernas se han preocupado por la optimización

de los procesos en los cuales se relacionan aquellos que tienen que ver con la
producción de documentos, pues su generación desmedida y desorganizada ha
desarrollado una problemática notable en el cumplimiento de sus misiones y
objetivos, ya que son varias las dificultades en la recuperación oportuna de la
información registrada en los documentos en soporte papel. Es por esta razón que
los archivos de todas las empresas, independientemente de sus características,
no se deben convertir en un obstáculo para la ejecución de sus procesos de
modernización, sino más bien deben enfocar sus actividades al logro de una
administración eficiente, con el fin de servir como fuente primordial para su óptimo
desarrollo. Es aquí donde cobra importancia el mejoramiento continuo de todos los

5
procesos de selección y control de documentos a través de la definición de
criterios normalizados que apunten a su correcta disposición final.

El cumplimiento de las funciones en los Fondos de Empleados del Sector

Financiero y el desarrollo de su gestión, desencadena la producción, trámite y
recepción de un volumen significativo de documentos, situación que al no poseer
ni aplicar los controles técnicos y administrativos necesarios, se traduce en una
“explosión documental”, la cual en muchas ocasiones obstaculiza la
modernización de los procesos y el cumplimiento de los objetivos de las entidades.
Prever esta situación, permite que mediante el registro periódico sobre la
producción documental, se establezcan parámetros de organización, lo cual hace
parte de las primeras actuaciones para la atención de este problema, tal como lo
menciona la investigadora Amanda Rosales en su concepto sobre la valoración
documental, que para los inicios del siglo XX, expresa la necesidad de considerar
una depuración y selección de documentos normalizada debido al surgimiento de
la llamada “sociedad de la información”, que viene acompañada de una
producción indiscriminada de los mismos. 1

La producción documental en los Fondos de Empleados del sector financiero, está

determinada básicamente por funciones específicas relacionadas con: la
prestación de servicios a sus asociados, la gestión de las diferentes líneas de
créditos, los programas de ahorro y las actividades relacionadas con su operación
administrativa, financiera, contable y jurídica, entre otras. Es en éstas donde se
encuentran reflejadas todas las agrupaciones documentales y tipos de

1
ROSALES BADA, Amanda. Valoración Documental. [en línea] 2004.
http://www.adabi.org.mx/investigacion/anteriores/2004/art_arb02.htm [consultado: 3 de Marzo de 2006]

6
documentos que las componen, los cuales se recopilan en la propuesta de Cuadro
de Clasificación Documental definido para estas entidades. (Anexo B).

Es por lo anterior que durante los últimos años los Fondos de Empleados del
Sector Financiero y las organizaciones en general, se han preocupado por adoptar
medidas tendientes a lograr la eficacia y eficiencia de sus procesos, por tal razón
han enfocado sus esfuerzos a la adecuada administración de la información.

El panorama descrito anteriormente permite observar una situación en los archivos

relacionada con la ausencia de criterios para llevar a cabo procesos archivísticos
tales como la Selección de Documentos desde los archivos de gestión, ya que no
cuentan con herramientas básicas para tal efecto; éstas solo se encuentran
orientadas hacia los archivos centrales, aplicando los criterios a series y subseries
documentales.

Un ejemplo del desarrollo de esta temática lo menciona Rodolfo Alanis Boyzo,

presidente del Comité Técnico Nacional de Archivos de México, quien expresa que
“En nuestra entidad desde 1978 se implementaron las primeras acciones y
políticas relacionadas con la Selección Documental, encaminadas a reducir el
enorme volumen de documentación acumulada, principalmente, en el entonces
llamado Archivo General del Estado; mismas que en su momento resolvieron la
problemática presentada. Estas políticas han quedado rebasadas en muchos de
sus conceptos debido a los cambios estructurales y funcionales de las empresas
hoy día” 2

2
ALANIS BOYZO, Rodolfo. La Selección Documental en el Estado de México: Viejos Problemas, nuevos
retos. [En línea]. 2005 http://www.agn.gob.mx/AguasCalientes/Poroala.pdf [Consulta: 3 de marzo de 2006]

7
Para el caso Colombiano, la ejecución de los diversos procesos archivísticos en
las entidades ha tomado importancia dentro de su gestión documental a partir del
ejercicio reglamentado por el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN).
Igualmente la legislación colombiana apoya esta actividad; por ejemplo en el
decreto 1382 de 1995 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la
transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones; en uno
de sus apartes señala que “...deben adoptarse criterios y técnicas de selección
muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservación
documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la
gestión institucional” 3 .

De esta manera resulta importante definir los criterios generales para llevar a cabo
Los procesos involucrados para la correcta administración de los documentos,
sobre todo desde los archivos de gestión, garantizará que las actividades técnicas
archivísticas se apliquen en todas las fases del documento. Como se puede
observar y luego de revisar los antecedentes relacionados con el tema objeto de
estudio, no se evidencian investigaciones que consideren la selección de
documentos durante la primera fase de archivo, situación que hace aún más
llamativa y retadora la elaboración del presente estudio.

3
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Mini Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales.
Bogotá, Colombia. 2001, p.61.

8
 2. FORMULACION DEL PROBLEMA

El Archivo General de la Nación indica en el Acuerdo 027 de 2006, que la fase de

gestión en los archivos comprende la producción y trámite de los documentos 4 ,
donde a éstos se les otorga sus valores primarios; es decir el uso inicial para los
cuales han sido creados o recibidos 5 . En las visitas realizadas a los Fondos de
Empleados del sector financiero de Bogotá, se observó que en esta etapa no
existen controles sobre la producción y el trámite documental, lo que genera
multiplicidad y represamiento en los asuntos que son registrados en soporte papel
y por lo tanto sus actividades administrativas se ven afectadas debido a que se
utilizan recursos físicos y materiales para el desarrollo de procesos documentales
que no representan un valor directo sobre el logro de las metas de las entidades,
por el contrario ocasionan pérdidas económicas que a simple vista no son
detectadas.

Lo anterior se refleja en la generación continua de borradores, copias o

simplemente prospectos de documentos que serán en un futuro originales, y que
posteriormente harán parte de los archivos de gestión, sin que se realice una
valoración por parte de las personas encargadas del manejo de estos archivos;
situación que se presenta por la ausencia de criterios que permitan ejecutar un
proceso de Selección de Documentos con metodologías acordes a la producción y
al trámite documental de cada uno de los Fondos de Empleados del sector
financiero de Bogotá.

4
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 por el cual se actualiza el Reglamento General
de Archivos, p. 1
5
MARIN, Myriam. Valoración de la Administración en la Administración de Documentos. Bogotá,
1998, p. 99

9
Así mismo, la aplicación de criterios subjetivos y faltos de normalización que
implementan algunos funcionarios encargados del manejo de los archivos de
oficina o de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá,
tales como la “experiencia” en el cargo, o su supuesto conocimiento adquirido por
la “antigüedad” en el desempeño de sus funciones, han incidido en la eliminación
de documentos que suelen ser vitales para el desarrollo de la gestión
administrativa de los Fondos de Empleados, o lo que es aún más preocupante,
para testimoniar y soportar jurídicamente las actuaciones propias de estas
entidades.

En este orden de ideas, el proceso de selección de documentos en los archivos de

gestión, requiere la definición de criterios para evitar que en las fases posteriores
del ciclo vital, se detecten tipos documentales que una vez finalizado su trámite,
pueden ser objeto de selección, situación que disminuye la efectividad de los
archivos en el desarrollo de sus actividades y aumenta la complejidad en los
procesos que éstos ejecutan.

Sumado a todo lo anterior, se evidencia la falta de normatividad específica sobre

la administración de documentos dentro de estos Fondos, representada en los
altos niveles de desorganización en que se encuentran sus unidades de archivo,
tal como se pudo concluir a partir de las visitas preliminares realizadas a los
Fondos de Empleados del Banco BBVA y de Bancafe, los cuales son los más
representativos del Sector, de acuerdo a su número de asociados. También se
realizó la visita a la Superintendencia de Economía Solidaria, entidad reguladora
de los Fondos de Empleados del sector financiero, quienes dentro de sus
procesos, actualmente no registran información sobre actividades tendientes a la
selección de tipos documentales en los archivos de gestión.

10
Teniendo en cuenta el panorama anteriormente descrito, se plantea el siguiente
interrogante: ¿Es viable llevar a cabo el proceso de Selección de Documentos en
los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de
Bogotá, aplicando criterios normalizados y una metodología sistémica?; la
respuesta a este interrogante se definirá en el desarrollo de la presente
investigación.

11
 3. JUSTIFICACION

De acuerdo con el planteamiento del AGN en Colombia, la Selección Documental

se define como el “Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total” 6 .
Esta práctica se constituye en un proceso funcional, que mediante su correcta
estructuración obtiene muy buenos resultados; sin embargo esto se aplica
solamente para los archivos centrales o intermedios, sin tener en cuenta que la
selección de documentos igualmente puede obtener resultados aplicables desde
el archivo de gestión o de oficina.

Las entidades públicas y privadas, estas últimas de manera opcional hoy día,
deben realizar la organización de sus archivos, la cual comprende la atención de
los documentos en sus etapas de gestión, trámite y disposición final, lo que se
traduce en la definición de un ciclo vital del documento en desarrollo de las
actividades administrativas y comerciales que éstas ejecutan.

Desde esta perspectiva y teniendo en cuenta lo establecido por la Ley 594 de

2.000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos en Colombia así
como las disposiciones reglamentarias emitidas por el Archivo General de la
Nación, en los Fondos de Empleados de las entidades del Sector Financiero, se
ha despertado el interés por tomar las acciones necesarias para mejorar el
funcionamiento de sus unidades de archivo y lograr la calidad de los servicios de
información que éstas prestan. Es aquí donde la óptima ejecución de sus

6
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005. p.18

12
procesos técnicos y administrativos tales como la selección documental, deben
convertirse en una de las premisas dentro del diseño y aplicación de sus planes
estratégicos.

Adicionalmente, la selección de documentos ofrece la oportunidad de realizar un

análisis completo de la estructura del fondo documental de la entidad, porque
inicia desde conocer los valores primarios de la documentación hasta la definición
de sus componentes culturales, históricos e investigativos, que se constituyen en
el valor secundario de los mismos. De esta manera a través de la selección que se
puede realizar en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero, con la recolección de muestras estadísticas, aleatorias o
segmentadas, serán definidos los criterios para la ejecución de este proceso, lo
que permite optimizar la operación de las unidades de archivo de estas entidades.

La selección de documentos desde los archivos de oficina de los Fondos de

Empleados del Sector Financiero, facilita el desarrollo de su gestión documental,
creando la posibilidad de depurar las transferencias documentales primarias, para
que aquellos documentos que realmente alcanzan un valor administrativo, técnico,
legal, contable, fiscal o jurídico, sean utilizados dentro del funcionamiento de la
organización.

Finalmente y de acuerdo con lo dispuesto por la Superintendencia de Economía

Solidaria de Colombia, ente regulador de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero, la normativa apunta a que la gestión que se emprenda por estas
entidades se encamine al manejo claro y transparente de los recursos monetarios
que sus diferentes asociados les aportan. Tener una documentación bien

13
organizada y oportuna es determinante para cumplir este objetivo; así la definición
de criterios para la Selección de Documentos en los archivos de gestión de estas
entidades, otorgará funcionalidad y dinámica al interior de las mismas.

Promover a través de este trabajo y como resultado de la investigación, criterios

de selección de documentos en los archivos de gestión para los Fondos de
Empleados del Sector Financiero de Bogotá, les permite que se ejecuten de forma
estructurada estos procedimientos, que anterior a esta propuesta no se están
realizando, lo que les da herramientas que contribuyen al desarrollo funcional de
estas entidades y al cumplimiento de la normatividad archivística por parte de las
mismas.

14
 4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer los criterios archivísticos que permitan realizar la selección por tipos
documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero de Bogotá, con el propósito de racionalizar su conservación y
garantizar la transferencia de la información relevante.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Identificar la producción documental de los Fondos de Empleados del

Sector Financiero de Bogotá, con el fin de determinar su incidencia legal,
funcional y patrimonial desde la perspectiva archivística.

• Analizar integralmente y una vez agotado el trámite o la resolución del

asunto que origino el documento, la viabilidad de adelantar la selección de
tipos documentales dentro de la primera fase del ciclo vital.

• Diseñar una guía metodológica que permita la selección por tipos

documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del
Sector Financiero de Bogotá.

15
• Elaborar un procedimiento para la selección de documentos en los archivos
de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá,
de tal forma que posibilite su aplicación.

16
 5. MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEORICO

Se han adoptado varias posturas de los diferentes países frente a la Selección de

Documentos, partiendo principalmente de las condiciones organizacionales y
jurídicas de las entidades que les representan, teniendo en cuenta la importancia
del papel que cumplen las personas encargadas de realizar estos procedimientos.
Particularmente sobre este caso, en las XI Jornadas de Archivos Municipales del
Ayuntamiento de Aranjuez de Madrid – España, donde se trató el tema de la
importancia de instruir al personal de las oficinas frente a las actividades
concernientes a la administración de los archivos de gestión, se hace referencia a
los parámetros que se deben tener en cuenta frente a la tarea de selección de
documentos, donde se requiere un conocimiento no solamente práctico sino
también sustentado bajo la normatividad que aplica para cada país. 7

Uno de los escritores, autoridad en el tema a nivel mundial para hablar sobre
selección de documentos, es el profesor Argentino, Manuel Vázquez, quien
expresa en uno de sus principales textos, que esta actividad se relaciona con el
“proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de
archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para

7
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DE LA COMUNIDAD DE MADRID, XI Jornadas de Archivos
Municipales. Aranjuez, España. 1996, p.15.

17
que sirvan a fines de investigación retrospectiva” 8 ; sin embargo esta definición
posee un mayor alcance, tal como lo afirma el mismo autor, quien indica que dicho
proceso implica además “el estudio de los valores que tiene el documento tanto
para la administración pública como para la investigación de carácter histórico, así
como el establecimiento de criterios de valoración y de técnicas para llevar a cabo
la destrucción o transferencia de la documentación a la instancia responsable de
su conservación permanente” 9

Con base a los planteamientos expuestos, para determinar la Selección

Documental como un proceso archivístico, se han definido las siguientes etapas y
actividades con el fin de dar mayor claridad sobre su alcance. A continuación se
relacionan en la figura:

Figura 1. Discriminación de las etapas del proceso de Selección Documental

PROCESO ETAPA(S) ACTIVIDAD(ES)
Estudio de los valores
Evaluación o apreciación
documentales
SELECCIÓN
Elección de las series
DOCUMENTAL SELECCIÓN
documentales
Descarte o Expurgo documental Destrucción o eliminación
Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

En la figura anterior se sintetizan las directrices que se deben tener en cuenta para
el proceso de selección documental, que permitieron definir los criterios para
realizar esta actividad desde los archivos de gestión, tomando como base los tipos
8
VASQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la
República de Colombia, 1992, p. 9.
9
Ibid., p. 12.

18
documentales producidos o recibidos por los Fondos de Empleados del Sector
Financiero, y no sobre las series y/o subseries documentales como teóricamente
los expone Vázquez en su Manual de Selección Documental.

Para caracterizar el proceso de la Selección de Documentos dentro de los

archivos de gestión, se retoma una idea básica relacionada con la tramitación de
los documentos emitida por el profesor Manuel Vázquez, en la cual indica que “las
pautas para llevar a cabo dicha tramitación deben darse por el área coordinadora
del manejo de los documentos de cada entidad, en la cual se deben tener en
cuenta los requisitos de la Selección Documental, donde se debe incluir de igual
forma la normalización de los tipos documentales” 10 , y ratifica que aunque son las
personas encargadas del manejo de los archivos de gestión las que aplican las
normas para dicho manejo, en algunas ocasiones NO existe el conocimiento
necesario para llevarlas a la práctica, conforme a lo establecido por los Comités
de Archivo (si estos existen en las entidades) y por las unidades encargadas de la
administración de documentos.

Diferentes autores han hablado de selección documental, pero siempre teniendo

como base, la realización de este proceso por agrupaciones o series
documentales. El profesor Vásquez es el único que se acerca al concepto de
selección de documentos por tipos, enunciando en sus escritos la importancia de
que esta es una actividad que requiere dinámica y profesionalismo, que a su vez
se compone de un alto contenido intelectual por parte de las personas que la
realizan.

10
VASQUEZ MURILLO, Manuel. Cómo Seleccionar Documentos de Archivo. Córdoba, Argentina. AD
SIDERA Editorial, 2002, p. 46

19
Como ejemplo en la comparación de los conceptos expuestos, otras autoras como
las profesoras Antonia Heredia y Vicenta Cortes Alonso, a través de sus escritos,
Manual de Archivística: Teoría y práctica, y “transferencias y expurgos”
respectivamente, abordan el tema de selección solamente enunciando que es una
actividad que se debe realizar dentro del proceso archivístico, pero siempre
aplicado a series documentales. De esta manera es categórico tomar como base
los conceptos emitidos por parte del profesor Vásquez, lo que ayuda a definir
específicamente el objeto del trabajo.

Sin embargo para abordar de una forma completa el tema de la selección por tipos
documentales, es necesario entender y comprender el alcance de tres términos
fundamentales los cuales tienen que ver con la vigencia, el trámite y el valor de los
documentos.

La vigencia es “la fuerza del documento de archivo para obligar, testimoniar, o

informar” 11 , sin embargo para asociar de una forma determinante este concepto
dentro del proceso de la Selección Documental es conveniente definir el llamado
“Plazo de la Vigencia”, este se refiere al “tiempo durante el cual un documento de
archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va
implícito en su tipo documental”. 12 El plazo de la vigencia de los documentos deja
de presentarse en el momento en que algunos de sus componentes de
información sufren alguna modificación por mínima que sea, y dentro del
expediente pierde su validez.

11
VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 23.
12
Ibid., p. 23.

20
Para determinar los momentos o tiempos de la vigencia de los documentos se ha
tomado como base lo expuesto por Manuel Vázquez en el Manual de Selección
Documental. En el siguiente cuadro se indican las características de estos
momentos:

Figura 2. Características del inicio y finalización de la vigencia de los documentos.

CONCEPTO INICIO FINALIZACIÓN

• Promulgación del Documento. • Vencimiento de plazos.

• Firma de los documentos. • Modificación de los documentos.

VIGENCIA DE LOS
inicialmente generados.
DOCUMENTOS

• Formalización de la información • Desaparición del objeto por el cual

contenida en los documentos. se produjeron los documentos.

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

Así mismo, en la Figura No. 3, se evidencian los elementos que se deben tener en
cuenta para la evaluación de la vigencia de los documentos

21
Figura 3. Evaluación de la vigencia de los documentos 13

EVALUACIÓN DE LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS EVALUACIÓN

1. Si existe alguna norma sobre el tiempo posterior a la denegación,

DOCUMENTOS DENEGATORIOS
DOCUMENTOS DE RESPALDO DE
DERECHOS ADQUIRIDOS
DOCUMENTOS DE RESPALDO DE
DERECHOS SUCESORIOS
DOCUMENTOS DE CREACIÓN DE
DERECHOS COLATERALES
DOCUMENTOS CONTABLES QUE ASIENTAN
EQUIPOS A AMORTIZAR
Fuente: VASQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la
República de Colombia, 1992, p. 36
durante la cual NO puede reiniciarse el trámite, este debe considerarse
el tiempo de la vigencia.
2. Si no existe normatividad, la vigencia se puede extender hasta la
correspondiente notificación
3. Plazo indicado de forma convencional que no perjudique ninguna de
las partes involucradas
Sustitución por otro documento dispositivo que lo derogue o modifique,
sin embargo se encuentra vigente hasta que ampare los derechos de
una persona que haya sido acogida al primer documento.
La vigencia se encuentra hasta que se presente la desaparición total
de las personas que adquirieron estos derechos.
La vigencia se define cuando se argumenta que los fines colaterales o
varios por los cuales fueron creados los documentos han finalizado.
La vigencia de estos tipos de balances o documentos se prolonga
hasta cuando se mantenga la amortización de los equipos, así el resto
de la información de los balances esté caducada.

El trámite de los documentos tiene que ver con el momento o espacio de tiempo
en los cuales éstos son requeridos por el productor o receptor para realizar
cualquier gestión administrativa en la entidad u organización. Este concepto
dentro del proceso de la selección documental es de vital importancia ya que
permite determinar cuales son los antecedentes documentales y de esta forma
establecer mediante los criterios definidos, qué tipos documentales podrían ser
objeto de selección dentro de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados
del Sector Financiero. El trámite de los documentos se puede evaluar de acuerdo
con los siguientes elementos:

13
Ibid., p. 53.

22
 1. Establecimiento de la duración del plazo
precaucional de los documentos.

2. La tramitación se concluye cuando se

inicia la vigencia o por desistimiento
(Declaración que paraliza el trámite) o
Evaluación de la Tramitación 14 por abandono.

3. El abandono que se da de hecho porque

ni el iniciador ni la entidad le dan trámite
a los expedientes.

Teniendo en cuenta el alcance general del presente trabajo, el cual se centraliza

en plantear la selección documental aplicada a los tipos documentales dentro de
los archivos de gestión, es pertinente tratar y conocer las características del valor
mediato o primario, como lo define el profesor Manuel Vásquez desde el punto de
vista de la vida útil del documento; como “el valor que tienen los documentos a lo
largo de la primera y segunda fase del Ciclo Vital, es decir durante la tramitación,
la vigencia y el plazo precaucional” 15 y desde el punto de vista de los usuarios de
una unidad documental como “el valor que tienen los documentos mientras sirven
a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del
documento”. 16

En el siguiente esquema se visualizan los principales aspectos que caracterizan

los valores documentales:

14
Ibid., p. 54.
15
Ibid., p. 50.
16
Ibid., p. 51

23
Figura 4. Esquema de los valores documentales 17

ESQUEMA DE LOS VALORES DOCUMENTALES

Interesan a la Institución
productora
Administrativo
Legal
Presentan Aspectos
Contable
Técnico
INMEDIATOS O
De trámite
PRIMARIOS
Existen durante los momentos de vigencia
de plazo precaucional
Se evaluan para dar un plazo de
VALORES
retención en una tabla
Terminan en desafectación o
disponibilidad
Interesan a la investigación y a la
historia
Predecibles o evidenciales
MEDIATOS O
Se clasifican No predecibles, importantes
SECUNDARIOS
Complementarios
Destrucción
Se juzgan para
Conservación permanente

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

17
Ibid., p.50

24
Los valores primarios se pueden abordar desde varias perspectivas, las cuales se
indican de forma resumida en el siguiente esquema 18 :

Administrativo Valor que permanece mientras la información es útil.

Documentos Dispositivos y Testimoniales. Todo documento

Legal de archivo tiene un valor legal.
Aspectos de los
Valores Primarios
de los documentos.
Documentos que reflejan los movimientos de dinero o
Contable
Financieros, libro contables, balances, etc.

Documentos Sustantivos o característicos de cada tipo de

Técnico institución dentro de un área específica del conocimiento.

Las experiencias tomadas en diferentes unidades de archivo en países

latinoamericanos como México, según se expuso en el Seminario Internacional
sobre Valoración Documental 19 , hace ver que la selección de documentos en los
archivos de gestión ha tenido un auge importante en la medida que han realizado
la valoración de los documentos desde su producción misma; para lo cual se tiene
en cuenta su formato, su estructura y hoy en día, que cumplan con las

18
Ibid., p. 52
19
SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Entre historiadores y
archivistas: el dilema de la valoración documental. Secretaria de la gobernación. Archivo General
de la Nación. México. 1995.

25
características propias de las normas de calidad internacionales frente al manejo
de procesos, en los que los documentos constituyen una parte fundamental para
su desarrollo.

Para Colombia, el Archivo General de la Nación, establece que la selección debe

realizarse por las series documentales conformadas, ya que es un proceso que
apunta a la disposición final de los documentos y la define como “la selección de
los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas
de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental” 20 . Para el tema
de selección de documentos por tipos, el AGN no ha trabajado esta temática en
Colombia; pero que adquiere importancia según los criterios establecidos para
este trabajo de grado por las posibilidades aquí determinadas, inicialmente para
los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

La selección es uno de los procesos que se convierte en una opción para

optimizar la gestión de las unidades de archivo modernas, lo que soluciona en
gran parte la acumulación de documentos; situación que se ha convertido en una
de las principales preocupaciones por los estamentos públicos y privados, para
llevar a cabo la descongestión oportuna de sus archivos. Por tal razón, seleccionar
documentos en su primera etapa, en la de gestión y una vez agotado su trámite,
se puede empezar a considerar como una opción viable en la realización de estos
procesos, teniendo en cuenta que es una tarea que requiere de una observación
muy cuidadosa para que se obtengan los resultados esperados, que apunten
directamente a la gestión eficaz de los archivos de oficina pero sin incurrir en

20
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Bogotá, Colombia. 2005, p. 30

26
errores legales ni de procedimiento. Es de aclarar que la posible selección de tipos
documentales en estos archivos debe ser compatible con las leyes y normas que
rigen el funcionamiento y ejecución de los procesos inherentes al funcionamiento
de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y de esta forma no
romper con el concepto denominado “Expediente Documental” y sus
implicaciones, también no confundir la “Selección Documental” con el “Descarte
Documental”; este último término se refiere a la eliminación de documentos que
han perdido su valor, actividad ya involucrada en el proceso de Selección
Documental.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

Con el propósito de contextualizar el tema de investigación y de obtener claridad

sobre los conceptos que se tratan al abordar los diferentes tópicos relacionados
con la Selección Documental dentro de los archivos de gestión, a continuación se
indican las principales definiciones que de acuerdo al ámbito archivístico han
alcanzado un grado de validez considerable para su estudio.

Para el desarrollo del tema objeto de investigación se tomaron como base los
conceptos básicos y fundamentales de la Teoría Archivística, teniendo como
referencia la terminología fundamental emanada principalmente por el ente rector
de la archivística en Colombia, el Archivo General de la Nación y por autores de
gran trayectoria en el desarrollo de esta temática.

27
Los conceptos de Archivo y Documento de Archivo hacen parte integral de la
selección de documentos, ya que consolidan la temática por la cual se ha
realizado la presente investigación, expresado como los componentes principales
en la definición de criterios para seleccionar todos aquellos documentos de
archivo, que por su tipo y por hacer parte integral de un conjunto denominado
archivo, se utilizan de forma permanente en el trabajo

También se incluyen otros varios términos que abarcan los procesos

documentales mencionados. El Archivo General de la Nación de Colombia, define
Archivo como “el Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión” 21 . Para Manuel Vásquez, el
concepto de archivo tiene varias acepciones, de una parte se considera como la
“institución o la sección de una institución que procesa documentos de archivo
para ponerlos al servicio de los usuarios” 22 ; y de otra como el “Edificio que
23
alberga la institución archivística y los documentos de archivo” . Como se
observa, el profesor Vázquez plantea otras visiones acerca de este concepto y
que permite establecer la dimensión y caracterización sobre el archivo.

El componente esencial de los archivos, es el Documento de Archivo, en cuanto

a éste, se pueden obtener varias apreciaciones de acuerdo con su tipo, forma,
funcionalidad, soporte, trascendencia; sin embargo la definición de este término se
puede clasificar o dividir de acuerdo a la fase en la que se encuentre dentro de su
ciclo vital y a la función que cumple en las organizaciones.

21
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 21.
22
VAZQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 47.
23
Ibid. p. 45.

28
Desde esta perspectiva, Manuel Vázquez plantea varias apreciaciones que
pretenden abarcar las diferentes fases en las cuales se ve inmersa esta definición
dentro del tema de la selección documental. El Documento de Archivo es el
“soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una
actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o
meramente transmitir una información” 24 y para enmarcar de una forma completa
este concepto dentro de la Selección Documental, se considera pertinente
entender la clasificación de los documentos de acuerdo a las razones por las
cuales son creados o generados en las entidades.

El siguiente esquema define la relación de éstos con el tema de selección de

documentos:

Figura 5. Elementos comunes del Concepto de Documento de Archivo.

ELEMENTOS
ELEMENTOSDEL
DELCONCEPTO
CONCEPTODEDEDOCUMENTO
DOCUMENTODE
DE
ARCHIVO
ARCHIVO

FUNCION
ADMINISTRATIVA

VALOR DE FUNCIONALIDAD
LOS DE LOS
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

24
Ibid p. 45.

29
Para comprender y relacionar de una mejor forma el concepto de documento de
archivo es pertinente tener en cuenta la definición emitida por el Archivo General
de la Nación de Colombia, el cual expresa lo siguiente 25 : “Registro de información
producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”

El planteamiento básico de los criterios de esta propuesta, se encuentra orientada

a los Documentos Facilitativos o comunes. Estos “Son los que sirven a las
funciones de apoyo de una institución, siendo tales funciones, en gran parte
idénticas en todas las instituciones; tales documentos se encuentran en todas
ellas” 26 . Precisamente la Selección inicia por estos documentos debido a sus
características similares dentro de las organizaciones.

Es precisamente a los documentos facilitativos a los que se les aplicó el presente

estudio, debido a que corresponden a las funciones o actividades generales
realizadas por la mayoría de los Fondos de Empleados del Sector Financiero;
éstas se plasmaron en la propuesta de Cuadro de Clasificación y por ende son el
objeto principal de estudio para determinar los criterios de la Selección por tipos
documentales. A diferencia de los documentos sustantivos, los facilitativos
cumplen la función de apoyar a la organización, mientras que los primeros
evidencian el cumplimiento de la misión de la entidad.

25
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005.
p.18
26
Ibid p. 46.

30
Los conceptos anteriores indican las principales definiciones de este tema de
investigación. A continuación se enunciarán aquellos emitidos por el Archivo
General de la Nación de Colombia, los cuales se encuentran directamente
relacionados de una u otra forma con la Selección Documental, como una opción
pertinente y necesaria dentro de la Disposición Final de los Documentos:
Ciclo Vital del Documento: “Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la conservación temporal, hasta
su eliminación o integración a un archivo permanente” 27 . Aquí involucra al
documento en todas sus fases, lo que permite relacionar el concepto de una forma
directa, y utilizarlo como sustento teórico para esta propuesta; recogiendo los
elementos decisivos para que este proceso inicie desde los archivos de gestión
con el fin de optimizar los posteriores.

Explosión Documental. Este término hace referencia a la “Producción exagerada

y desmedida de documentos, evidenciando una ausencia en la aplicación de los
controles necesarios sobre la producción o generación de los mismos” 28 . Situación
que se presenta desde los inicios del siglo XX y que se ha convertido en una de
las problemáticas en la gestión administrativa y archivística dentro de las
organizaciones, despertándose un interés por adoptar y fortalecer el proceso de
selección de documentos. Esto ha propiciado el surgimiento de alternativas
teóricas como la que se plantean en el presente trabajo, estableciendo
herramientas que ayudan a los archivos de gestión de los Fondos de Empleados,
en la no acumulación innecesaria de documentos. De esta manera se puede
verificar el panorama actual que se presenta en las oficinas y archivos de estas
organizaciones.

27
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 26
28
ALANIS, Op. cit. [Consulta: 3 de marzo de 2006]

31
Uno de los conceptos que establece relación directa en los procesos de Selección
Documental es la Gestión de Documentos, que particularmente se define como
el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendiente al eficaz y
efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una
entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
consulta, conservación y utilización.” 29 . Otro aporte correspondiente a este
concepto que ha tomado bastante fuerza en el ámbito archivístico es el indicado
por el Consejo Internacional de Archivos el cual se menciona por Joaquim Llansó
en su libro “Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos”, donde
rescata dicha definición así: “...el área de gestión administrativa relativa a
conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de
los documentos” 30 ; dicha definición abarca todas las fases del ciclo vital y abre las
perspectivas para practicar actividades y ejecutar procesos que apunten a la
consecución de los principios mencionados en dichas fases.

Las organizaciones buscan obtener una administración clara, transparente y de

fácil interpretación para el alcance de sus objetivos misionales y corporativos, que
sin importar el tipo de servicio que prestan, optimizan de forma sustancial sus
procesos documentales a través de los archivos de gestión, porque es aquí donde
nacen los diferentes tipos documentales, y que para esta investigación se
estableció como el objetivo principal, por considerarse con las condiciones
necesarias para llegar a cumplir con un proceso de selección documental. Este es
un nuevo planteamiento, que permite ver otra óptica desde el punto de vista

29
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 27
30
LLANSÓ Joaquim, Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos. 1ª. Ed Euskal. Zumarraga,
1993, p. 36.

32
archivístico para la selección documental, diferente a como tradicionalmente se ha
realizado.

Desde la normalización archivística colombiana, es evidente que la selección

documental se debe aplicar al total de la serie y/o subserie, no obstante el análisis
de los presupuestos conceptuales expresados en párrafos precedentes, intuyen a
proponer una nueva visión para la aplicación de este proceso archivístico, no ya
en la segunda fase del ciclo vital sino en su primera instancia, estos es en los
Archivos de Gestión.

De igual forma se propone un rompimiento, no estructural pero sí funcional, al

considerar la selección no ya al total de las series y/o subseries, sino al tipo de
documental característico, que una vez cumplida su actuación administrativa
dentro de un expediente y agotada su vigencia legal, pueda ser objeto de
selección y eliminación.

Con fundamento en estos supuestos, es importante resaltar que el estudio

detallado de los tipos documentales que generan los Fondos de Empleados del
Sector Financiero, a la luz de las consideraciones legales, procedimentales y
archivísticas, permitió definir los criterios para la selección por tipos documentales
en los archivos de gestión, obviamente sin prescindir de su aplicabilidad a nivel de
serie y/o subserie, pero en su segunda fase, es decir en el Archivo Central.

Otra consideración conceptual que permitió abordar el objeto de la investigación,

se enmarca dentro de la teoría archivística, la cual señala que el Valor Primario

33
de un documento es aquel que “... tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es
decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. 31

De acuerdo con los principios de procedencia y de orden original que toman como
base el inicio y trayectoria del documento, se pudo definir el valor primario de los
documentos constitutivos de estos archivos de gestión; factor a considerar dentro
de la selección. Las características propias de un documento se determinan por su
utilidad, principalmente por su objetivo inicial para el cual ha sido producido.

Los documentos al concluir esa primera etapa donde han sido utilizados de forma
permanente para responder a las actividades propias de las entidades y que al
cabo de una vigencia han perdido su valor inicial, llegan a adquirir otro tipo de
importancia dentro de las organizaciones, porque pasan a una segunda instancia
que para el caso se define como el Valor Secundario: “Es aquel que interesa a
los investigadores de información retrospectiva.” 32 Este valor no aplica dentro de
la selección de documentos en los archivos de gestión debido a que se presenta a
partir de la terminación de la fase administrativa o central de los archivos.

Ahora bien, para establecer criterios de selección a partir de la propuesta

planteada, es importante delimitar, desde la óptica legal, fiscal, técnica,
administrativa y funcional, la representatividad de dichos tipos documentales, tanto
para el organismo productor como para el interesado o destinatario, sin perder de

31
Ibid. p. 30
32
Ibid. p. 31.

34
vista la integralidad de los expedientes constitutivos de las series y/o subseries
propias de las entidades objeto de estudio.

De otra parte y acogiendo los postulados del profesor Vásquez, quizás uno de los
tratadistas que en América Latina, ha trabado más el tema de la selección
documental, la vigencia de un documento, constituye otro elemento de análisis
que fundamenta esta nueva percepción. Vásquez señala que “El paso que cierra
el trámite y abre la vigencia es y será siempre un acto volitivo que requiere una
acción administrativa concreta y explícita” 33 , entendiéndose con ello que no
importa la cantidad de uso de los documentos, en realidad lo que prevalece son
las condiciones dispositivas, testimoniales o informativas que persigue el
documento.

Las siguientes son las cinco maneras por las cuales termina la vigencia de los
documentos según el profesor Vásquez: 34

1. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. Pero

puede haber una variante en el concepto; por ejemplo los cheques
que no sean cobrados, pierden su vigencia en Colombia a los 6
meses de haber sido emitidos.

2. Porque se produce otro documento que modifica o anula el anterior.

Por lo general esta consideración se puede observar con las normas

33
VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 26.
34
VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 26.

35
 y reglamentaciones, bien sean externas o internas a la Organización,
que son derogadas por la aparición de otras que las modifican
parcialmente o las transforman en su totalidad.

3. Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al

documento. Por ejemplo cuando se asegura un bien inmueble y este
es demolido.

4. Los documentos exclusivamente informativos pierden vigencia

cuando son leídos por el destinatario. Para el caso de los archivos de
gestión en los Fondos de Empleados, un ejemplo de estos
documentos son las listas de asociados, las cuales pierden vigencia
al momento de ser confrontadas con la información que arroja el
sistema para verificación de pagos, de datos, etc.

5. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el

fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.

El conocimiento y buena interpretación de los conceptos anteriormente

mencionados permitirá que los Fondos de Empleados del Sector Financiero
obtengan una base teórica pertinente y definan un procedimiento conforme a la
metodología propuesta.

36
5.3 MARCO LEGAL

El análisis de las diferentes disposiciones emitidas por los organismos

involucrados en la gestión administrativa y documental de los Fondos de
Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y por el gobierno nacional de
Colombia, definen parámetros básicos para su desarrollo. Es asi como:

La ley 454 de 1998 35 establece las directrices generales para las entidades de
economía solidaria en Colombia y sus actividades financieras en el marco de su
naturaleza cooperativa, donde prevalecen los intereses generales de todos sus
asociados en equidad y justicia. Esta ley define el marco jurídico para todas las
actuaciones de los Fondos de Empleados y entidades de economía solidaria en
general, conforme a cada uno de sus estatutos y quienes deben actuar a nivel
Financiero, fundamentados en las reglas que dispone Colombia para la
adquisición de créditos mediante las modalidades existentes.

Los Fondos de Empleados son organizaciones reguladas por la Superintendencia

de Economía Solidaria, entidad encargada de suministrar la normatividad general
para su funcionamiento en las actividades que éstos desarrollan. Por ejemplo los
Fondos de Empleados del Sector Financiero se especializan en brindar créditos a
sus asociados para la adquisición de vivienda, vehículo y educación
principalmente; lo que ha llegado a convertirse en una opción muy favorable para
las miles de personas que acceden a estos servicios a través del ahorro
comunitario, filosofía de la economía solidaria.

35
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 454 publicada el 4 de Agosto de 1998.

37
El ámbito de aplicación de la ley 454 de 1998 es en general para cooperativas, los
organismos de segundo y tercer grado que agrupen cooperativas u otras formas
asociativas y solidarias de propiedad, las instituciones auxiliares de la economía
solidaria, las empresas comunitarias, las empresas solidarias de salud, las
precooperativas, los Fondos de Empleados, las asociaciones mutualistas, las
empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas,
las empresas asociativas de trabajo y todas aquellas formas asociativas solidarias
que cumplan con las características mencionadas.

Los principios que rigen la economía solidaria en Colombia son los siguientes:

a. El ser bueno, su trabajo y mecanismos de cooperación tienen primacía sobre

los medios de producción.

b. Espíritu de solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua.

c. Administración democrática, participativa, autogestionaria y emprendedora.

d. Adhesión voluntaria, responsable y abierta.

e. Propiedad asociativa y solidaria sobre los medios de producción.

f. Participación económica de los asociados, en justicia y equidad.

g. Formación e información para sus miembros de manera permanente, oportuna

y progresiva.

38
h. Autonomía, autodeterminación y autogobierno.

i. Servicio a la comunidad.

j. Integración con otras organizaciones del mismo Sector.

k. Promoción de la cultura ecológica.

También para Colombia, la ley 79 de 1988 36 dotó al Sector cooperativo de un

marco propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía
nacional, de acuerdo con los siguientes objetivos:

• Facilitar la aplicación práctica de la doctrina y los principios del

cooperativismo.
• Promover el desarrollo del derecho cooperativo como rama especial del
ordenamiento jurídico general.
• Contribuir al fortalecimiento de la solidaridad y la economía social.
• Contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia, mediante una
activa participación.
• Fortalecer el apoyo del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal al
Sector cooperativo.
• Propiciar la participación del Sector cooperativo en el diseño y ejecución de
los planes y programas de desarrollo económico y social.

36
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 79 publicada el 23 de diciembre de 1988.

39
 • Propender al fortalecimiento y consolidación de la integración cooperativa
en sus diferentes manifestaciones.

Con base en la modernización de las organizaciones, el gobierno nacional a través

del Ministerio del Interior, establece mediante el decreto 1382 de 1995 37 que se
deben adoptar criterios y técnicas para la selección de los documentos en sus
diferentes etapas del ciclo vital. Una de estas etapas es la de gestión, por lo tanto
se requieren criterios para seleccionar documentos en esta fase, que permitan una
mayor funcionalidad al manejo administrativo y técnico de la información contenida
en los mismos.

Con la dirección del Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 07 de

1994 38 se da aprobación al Reglamento General de Archivos para Colombia,
donde se estipulan las condiciones generales para el manejo, administración y
conservación de los documentos en los archivos de gestión.

El Reglamento define parámetros para las entidades en cuanto a:

a. Organización en los archivos administrativos y de oficina.

b. Valoración de documentos.
c. Procedimiento, autorizaciones y conceptos sobre la eliminación de
documentos.

37
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Decreto 1382 publicado el 18 de Agosto de 1995.
38
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005.

40
 6. METODOLOGÍA

El tipo de investigación aplicada, es una combinación de dos metodologías, la

descriptiva y la explicativa, ya que como lo menciona el profesor Carlos Sabino en
su obra El Proceso de Investigación, éstas tienen que ver con la “descripción de
algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos,
utilizando elementos sistemáticos que permiten poner de manifiesto su estructura
o comportamiento y también contribuyen a determinar los orígenes o las causas
de una situación determinada” 39 , donde igualmente se utilizan elementos válidos
frente a la teorías propuestas relacionadas con la Selección de Documentos,
obteniendo información de fuentes primarias y secundarias, la cual es objeto de
análisis e interpretación, con el fin de estructurar y proponer los criterios para el
desarrollo de este proceso en los archivos de gestión de los Fondos de
Empleados del sector financiero de Bogotá.

La metodología descriptiva utilizada en la presente investigación, se refleja en la

construcción de la propuesta de cuadro de clasificación documental (Anexo B),
para los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, allí se registra la
información relacionada con la producción documental de este tipo de entidades al
interior de sus áreas o unidades administrativas, y cuáles son las agrupaciones y
tipos documentales comunes de acuerdo a las funciones que realizan las mismas.
También se relaciona la normatividad y las funciones por las cuales se argumenta
la generación de los documentos y los posibles trámites que se realizan en cada
una de las oficinas de los Fondos de Empleados; de esta forma el cuadro de

39
SABINO, Carlos. El Proceso de Investigación. Bogotá: Emfasar Editores. 2000. p. 66

41
clasificación documental propuesto (Anexo B), se convierte en una herramienta
que permite determinar de una forma parcial el diagnóstico del panorama
documental que caracteriza el tipo de entidades objeto del presente estudio.

Por otro lado, la metodología explicativa utilizada en el presente trabajo, se basa

en la búsqueda e identificación, a través del levantamiento de información con la
aplicación de una encuesta (Anexo A), de las diferentes variables y situaciones
que afectan los flujos y el trámite documental de las entidades mencionadas, y de
esta forma argumentar y conocer las actividades que se realizan al interior de los
archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá,
sobre los documentos generados y/o recibidos.

Complementando la argumentación acerca del uso de la metodología explicativa

mencionada, es importante decir que para el desarrollo del presente trabajo,
también se ha utilizado una base teórica compuesta por los principales
planteamientos relacionados con el tema objeto de estudio y sus correspondientes
autores, especialmente los expresados por el profesor argentino Manuel Vásquez,
lo cual ha contribuido en el cumplimiento de los objetivos propuestos, a través de
la propuesta de los criterios y de las pautas metodológicas para llevar a cabo el
proceso de Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de
gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

Como resultado de lo anterior, y del análisis de la información recopilada, y con el

propósito de identificar las series, subseries y tipos documentales generados por
los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, y con ello determinar la
viabilidad del logro de los objetivos del presente estudio, volvemos a enfatizar en

42
lo importante y necesario que es plantear el diseño y construcción de una
propuesta de cuadro de clasificación documental general para estas entidades
(Anexo B).

Para tal efecto, se formula el siguiente modelo que recopila la información

obtenida en las encuestas, conformando ya las agrupaciones documentales con
sus correspondientes tipos, función generadora y norma que regula dicha función.
Dicho modelo fue construido, basado en la metodología indicada por el Archivo
General de la Nación de Colombia para ejecutar procesos de Clasificación de
Documentos 40 , sin embargo dicho modelo es adaptado por los autores del
presente trabajo con el fin de registrar la información complementaria, la cual es
de gran utilidad para el cumplimiento de los objetivos y para el desarrollo del
mismo.

A continuación se relacionan los componentes del modelo propuesto para el

cuadro de clasificación documental, con el fin de brindar una mejor comprensión y
claridad de la estructura del mismo:

• Título: Cuadro de Clasificación Documental sugerido para los Fondos de

Empleados del sector financiero de Bogotá.

• Oficina/Sección: Nombre de la Oficina o Unidad Administrativa productora

de los documentos

40
. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla Virtual de Clasificación Documental [en línea] 2006.
http://www.archivogeneral.gov.co/version2/cartilla_clasificacion/index.html [consultado: 3 de Marzo de 2007]

43
 • Función: Descripción de la función por la cual se generan o reciben los
documentos en la unidad administrativa

• Serie Documental: Nombre de la agrupación documental que se está

registrando.

• SubSerie Documental: Nombre de la agrupación documental que se está

registrando correspondiente a la Serie Documental, si aplica

• Tipos Documentales: Nombres de los documentos correspondientes a las

Series y Subseries documentales.

• Norma/Procedimiento: Título de la norma o procedimiento que rige la

función que corresponde a las agrupaciones y a los tipos documentales que
se están registrando.

Figura 6. Formato Modelo cuadro de clasificación para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de
Bogotá.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL SUGERIDO PARA LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR

FINANCIERO DE BOGOTA

OFICI NA / SECCION : ________________________________________

FUNCION SERIE SUB SERIE TIPOS DOCUMENTALES NORMA /

DOCUMENTAL DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO

Fuente: Adaptación realizada por los autores del presente trabajo del modelo indicado por el Archivo General de la Nación
en su Cartilla Virtual para la Clasificación de Documentos

44
Para la definición de la composición del anterior modelo, se tuvo en cuenta el
instrumento de levantamiento de información utilizado para el desarrollo de la
presente propuesta, con el fin de estructurar de una forma lógica y sistemática la
información recopilada y analizada.

6.1 POBLACIÓN Y MUESTRA

6.1.1 Población

La población definida para realizar la investigación esta compuesta por los

Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, entidades de carácter
privado que constituyen un factor importante de la economía solidaria y que se
relacionan en la siguiente tabla, la cual ha sido construida con base en la
información que se encuentra publicada en la página web de la Superintendencia
de Economía Solidaria de Colombia ubicada específicamente en la base de datos
de las entidades vigiladas por este ente y que a su vez le reportan información de
sus asociados y estados financieros. 41 .

También es para destacar, que los Fondos escogidos, además de contener las
características para el desarrollo de esta investigación, facilitaron la entrada a sus
oficinas para realizar las diferentes entrevistas a sus empleados, y de esta manera
recopilar la información necesaria para la construcción de la propuesta de los
criterios mencionados.

41
SUPERINTENDENCIA DE ECONOMIA SOLIDARIA DE COLOMBIA. [en línea] 2007.
http://www.supersolidaria.gov.co/datos/entidades_reportan_info.asp [consultado: 3 de julio de 2007

45
Tabla 1. Listado de Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá

No. NOMBRE DEL FONDO DE EMPLEADOS No.

ASOCIADOS
1 • F.E DEL BBVA 5178
2 • F.E DE BANCAFE “CORBANCA” 1235
3 • F.E ASCREDIBANCO 65
4 • F.E ASOCIADOS DE BANCOLOMBIA - CONAVI 4650
5 • F.E BANCO DE OCCIDENTE CREDENCIAL 3628
6 • F.E BANCO STANDARD CHARTERD COLOMBIA " 250
FESTANDARD"
7 • F.E BANCO DAVIVIENDA "FONDAVIVIENDA" 3860
8 • F.E BANCO DE BOGOTA 4170
9 • F.E BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA 115
"FECOMEX"
10 • F.E BANCO DE CREDITO "FEBANCREDITO" 865
11 • F.E BANCO COLPATRIA 1100
12 • F.E BANCO DEL ESTADO 632
13 • F.E BANCO GRANAHORRAR 485
14 • F.E BANCO POPULAR Y FILIALES "FEMPOPULAR" 941
15 • F.E BANCO SUPERIOR 350
16 • F.E BANCO UNION COLOMBIANO 325
17 • F.E COOPDESARROLLO MEGABANCO COOPSERFUN 1050
"FONDECOOP"
18 • F.E CORPORACION DE AHORRO Y VIVIENDA LAS VILLAS 2840
F.E = Fondo de Empleados
Fuente: Base de Datos publicada en la Página web de la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia

46
Se escogió esta población debido a que constituye un Sector relevante en el
funcionamiento de la economía solidaria, la cual ha alcanzado niveles de
importancia necesarios para adelantar procedimientos administrativos y
archivísticos en la normalización de sus unidades de información; además de ello
son entidades con características apropiadas para adelantar un estudio y elaborar
una propuesta relacionada con la Selección de Documentos en sus archivos de
gestión, dichas características, se relacionan con el trámite complejo en algunos
de su procesos, en los cuales se ven afectados los flujos documentales
correspondientes al funcionamiento de estas entidades, y donde se percibe de
acuerdo a las observaciones realizadas, una problemática documental en este
aspecto.

Los Fondos de Empleados, particularmente los de las entidades financieras de

Bogotá se han convertido en productores masivos de documentos a través de los
servicios ofrecidos a sus clientes; por esta razón se establecieron los criterios por
medio de la metodología y los procedimientos propuestos para llevar a cabo una
selección de documentos en sus archivos de gestión.

6.1.2 Muestra

Para la definición de la muestra se tomó como base el concepto estadístico

denominado “Muestra Estratificada”, el cual hace referencia a la muestra
determinada dentro de un universo desagregado en subconjuntos menores,
homogéneos internamente pero heterogéneos entre sí 42 ; diferenciando y

42
SABINO, Carlos. El Proceso de Investigación. Bogotá, Colombia. 2000. p. 141.

47
fragmentando el universo total de la población de acuerdo con las variables que
interesaron al tema de investigación.

De los 18 Fondos de Empleados del Sector Financiero que componen la población

objeto de investigación para el desarrollo del proyecto, se tomaron como muestra
un total de seis (6) Fondos; éstos corresponden a los que de acuerdo a su
tamaño, estructura, servicios prestados y el número de asociados que los
componen, son los más grandes dentro de su Sector; esta variable garantiza de
cierta manera que la muestra escogida, representa el comportamiento general
relacionado con su funcionamiento, producción y administración de documentos
en estas entidades.

El tamaño de la muestra definido hace referencia al resultado de aplicar la fórmula

estadística correspondiente, del universo total o población, en relación al número
de Fondos de Empleados establecidos. Sin embargo, los Fondos que componen
esta muestra, representan los que de acuerdo a su significativo número de
asociados, suministran la información más relevante para desarrollar las
actividades involucradas en este trabajo.

Con lo anterior se ha definido el tamaño de la muestra teniendo en cuenta las

siguientes variables: 43

43
Introducción a la Estadística. [En línea]. http://www.monografias.com/trabajos19/la-estadistica/la-
estadistica.shtml. [Consulta: 14 de Junio de 2006]

48
N= Tamaño de la Población: 18 Fondos de Empleados
n= Tamaño de la muestra
s2= Varianza de la muestra, la cual se puede determinar como s2= p (1-
p)
se= Error estándar que está dado por la diferencia entre (u – x)
o2= Varianza Poblacional
(se)2= Error estándar al cuadrado lo que sirve para determinar la varianza
de la población, ya que o2=(se)2, para el desarrollo del trabajo de
grado se ha tomado este error máximo posible menor de un 1% al
90% de confiabilidad, teniendo en cuenta que la población
numéricamente es reducida y que las características de los
integrantes de la misma son homogéneas para determinar su
comportamiento relacionado con la generación y trámite de los
documentos.

Ecuación para definir el tamaño de la muestra:

Donde:

O2 = (se)2 = (0.1)2 = 0.01

S2 = p (1 – p) = 0.9 (1 – 0.9) = 0.09

49
 = 0.09/0.01= 9

Por lo que:

= 9 / (1+(9/18))= 6

Total Fondos de Empleados a aplicar la encuesta de acuerdo al resultado

obtenido después de aplicar la fórmula estadística anteriormente expresada:
SEIS (6) Fondos de Empleados

6.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Con el fin de recopilar la información pertinente y necesaria para la definición y

propuesta de los criterios de Selección de Documentos por tipos documentales en
los archivos de gestión de los Fondos de Empleados de las entidades financieras
de Bogotá, se diseño y aplicó una encuesta (ver anexo A), donde se establece el
panorama documental de estas entidades y las características en el trámite que se
otorga a cada agrupación documental dentro de los archivos de gestión u oficina,
en los Fondos.

50
La encuesta se dividió en cinco partes fundamentales, que contienen las
preguntas relacionadas con cada aspecto del trámite de los documentos. Estas
son:

Parte 1 y 2. Información General y sobre el Fondo de Empleados.

Parte 3. Información sobre cada una de las oficinas productoras de

documentos y sus archivos de gestión.

Parte 4. Información sobre el trámite y conformación de las agrupaciones

documentales (Series y Subseries documentales)

Parte 5. Información sobre la creación, recibo y trámite de los tipos

documentales que componen cada agrupación documental.

Cada una de las preguntas define las circunstancias que rodean la producción y el
trámite de los documentos, lo cual se representa en información útil para
determinar la posibilidad de que algunos de estos tipos documentales sean objeto
de un proceso de selección desde los archivos de gestión y sustentar esta
decisión de una forma argumentada, puesto que en el desarrollo de las encuestas
se hace énfasis en el levantamiento y suministro de la información relacionada con
la normatividad que rige las acciones frente a cada tipo documental; es decir que
cada trámite que define generación o recepción de un documento, está soportado
en algún procedimiento, proceso o manual formalizado o publicado, y cuando esta
situación no se presentó, se procedió a soportarlo a través de una reglamentación
externa.

51
La encuesta fue aplicada a seis (6) Fondos de Empleados, los cuales
corresponden a la muestra definida y aprobada; dichos Fondos se definieron de
acuerdo a su tamaño, estructura y número de asociados que los componen, con el
objeto de dar mayor representatividad a la muestra tomada. Se encuestaron los
Fondos de Empleados más grandes en la actualidad.

• Fondo de Empleados de Bancafe Corbanca

• Fondo de Empleados del Banco de Bogotá
• Fondo de Empleados de Bancolombia - Conavi
• Fondo de Empleados del Banco Davivienda
• Fondo de Empleados del Banco BBVA
• Fondo de Empleados del Banco Colpatria

En cada uno de los Fondos de Empleados se aplicó la encuesta al Gerente o el

representante de la Gerencia General de cada Fondo. Para cada oficina se
entrevistó al jefe o persona encargada de la misma, siempre tratando de tomar la
información de una persona que tuviese el conocimiento necesario acerca del
funcionamiento general de la unidad productora de los documentos.
Posteriormente, y después de realizar un análisis sobre las estructura orgánico-
funcional de cada uno de los Fondos de Empleados, se determinó que para llevar
a cabo de una forma eficiente el levantamiento de información y no obtener
duplicidad en los datos recopilados, la opción más viable estaría relacionada con
la aplicación de las encuestas en las oficinas o unidades administrativas comunes
a todos los Fondos seleccionados y que de acuerdo a sus funciones tienen mayor
representación en el cumplimiento de los objetos de negocio de cada una de estas
entidades.

52
Las funciones genéricas o características de los Fondos de Empleados
encuestados, se ejecutan básicamente en ocho oficinas o unidades
administrativas, las cuales se denominan de forma diferente en cada entidad, pero
su razón de ser u objeto en la estructura orgánico funcional de los Fondos es el
mismo, definiéndose para la recolección y análisis de información las siguientes
dependencias:

• Oficina Financiera
• Oficina Administrativa
• Oficina Jurídica
• Oficina de Créditos
• Oficina de Cartera
• Oficina de Servicio al Asociado
• Oficina de Promoción y Desarrollo
• Gerencia General

6.3 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE LA ENCUESTA

Con el levantamiento de información de las ocho (8) oficinas comunes a los seis
(6) fondos de empleados encuestados en total, se conocieron los principales
aspectos relacionados con la producción, trámite y gestión de los documentos
generados y/o recibidos en las oficinas de los Fondos de Empleados de las
entidades del sector financiero de Bogotá, de tal forma que para la definición y
propuesta de los criterios para la Selección Documental por tipos en sus archivos
de gestión, fue necesario el diseño y elaboración de una propuesta de Cuadro de

53
Clasificación Documental general para estas entidades (Ver Anexo B). En éste se
establecen las series, subseries y tipos documentales que las conforman, donde
igualmente se indican las normas que se relacionan con la realización de los
trámites o funciones, correspondientes a la generación o recepción de los
documentos.

La relación de estas normas con la generación y trámite de los documentos,

permitió definir y proponer los criterios para la Selección de Documentos, teniendo
en cuenta que el análisis de estas relaciones facilita el hallazgo de situaciones que
permiten aplicar o no los criterios de selección definidos; para ello se han tenido
en cuenta factores como la repetición en las instrucciones establecidas en los
procedimientos, obsolescencia o cumplimiento de la vigencia en algunas normas
internas o externas, o en su defecto la falta de pertinencia con la situación de los
flujos documentales definidos, en el levantamiento de la información.

Igualmente, a través del análisis de la información recopilada, se puede establecer

la viabilidad de la aplicación de los criterios en el proceso propuesto de
seleccionar tipos documentales en los archivos de gestión de estas entidades, ya
que durante el desarrollo de la conformación del cuadro de clasificación
documental propuesto (Anexo B), se identificaron aspectos que se relacionan con
cada uno de los criterios mencionados en el numeral 7 del presente trabajo, lo
cual ratifica y da mayor fuerza a lo planteado en esta propuesta.

Por otro lado, y con el fin de sintetizar los resultados y el análisis de la información
analizada después de aplicada la encuesta, en el siguiente cuadro, se expresan

54
las cantidades de series documentales y de los tipos que las componen a cada
una de ellas, divididas por área u oficina productora

Tabla 2. Tabla de Cantidades de Series y tipos determinados en la propuesta de cuadro de

clasificación documental.
Nombre de la Oficina Productora Cantidad de Series Documentales Cantidad de Tipos Documentales
Definidas por oficina Definidos por oficina
Oficina Administrativa 5 series 28 tipos documentales
Oficina de Promoción y Desarrollo 1 serie 3 tipos documentales
Oficina de Créditos 1 serie 20 tipos documentales
Oficina de Cartera 3 series 14 tipos documentales
Gerencia 4 series 12 tipos documentales
Oficina de Servicio al Asociado 3 series 12 tipos documentales
Oficina Jurídica 3 series 22 tipos documentales
Oficina Financiera 6 series 35 tipos documentales
TOTALES 26 SERIES DOCUMENTALES 146 TIPOS DOCUMENTALES
Fuente: Tabulación de las encuestas aplicadas a los Seis (6) Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá

El anterior cuadro permite dimensionar el alcance y la cobertura que se estableció

para la recopilación de la información y para el desarrollo de los elementos
considerados como productos del presente trabajo (Propuesta de Criterios,
Definición de pautas metodológicas, y elaboración de propuesta de cuadro de
clasificación documental para estas entidades).

Otro aspecto importante a rescatar de los resultados de la encuesta, es aquel

relacionado con el hecho que de los 146 tipos documentales definidos en la
propuesta de cuadro de clasificación documental (Anexo B), el 98% de ellos se
conserva en soporte papel, lo que determina la aplicabilidad del objeto del
presente trabajo, ya que desde su alcance inicial se ha planteado la aplicación de
los criterios para documentos que se encuentren en dicho soporte.

55
 7. DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS
DEL SECTOR FINANCIERO DE BOGOTA.

El desconocimiento de las prácticas archivísticas que se dan en el tratamiento de

los documentos, hacen incurrir a las organizaciones en procedimientos erróneos
para definir cuáles son los documentos que deben hacer parte de su acervo
documental. A partir del análisis de la información recolectada, se focalizaron las
diferentes situaciones que se presentan en los Fondos de Empleados, en torno a
los procesos de la gestión documental (producción, recepción, trámite,
organización y transferencia primaria), estructurando a partir de ellos los criterios
para la selección de tipos documentales durante la primera fase de formación de
los archivos.

La participación por parte de cada uno de los fondos visitados, fue de vital
importancia para establecer las propuestas de los criterios. Por ejemplo la Dra.
Diana Barrios, subgerente administrativa del Fondo de Empleados de Bancafe,
ubicado en la Calle 38 No. 13-37 en la ciudad de Bogotá, enunciaba los diferentes
gastos operacionales y administrativos en los que incurre la entidad por no tener
establecidos los parámetros para realizar la selección de todos aquellos
documentos que no prestan utilidad alguna después de su trámite. 44

Otro de los casos, es el del Fondo de Empleados del Banco de Bogotá, que
mediante la entrevista practicada a su gerente, la Dra. Martha Patricia Montaño,

44
ENTREVISTA con Diana Barrios, Subgerente Administrativa del Fondo de Empleados de
Bancafe. Bogotá, 9 de septiembre de 2006.

56
expone las dificultades a las cuales se ha visto avocado el Fondo, por la gran
acumulación de documentos en sus oficinas; “lugar muy pequeño para tanto
papel”, según apreciaciones de la Dra. Montaño. 45

A continuación se relacionan algunas de las situaciones presentadas y que

permitieron estructurar dichos criterios.

• Desconocimiento de los procesos y prácticas archivísticas propias de la

gestión documental.

• Documentos mal clasificados, generando series o agrupaciones documentales

definidas erróneamente.

• Expedientes desordenados, los cuales no tienen una secuencia funcional o

cronológica.

• Duplicidad de Información o documentos repetidos en copias o fotocopias de

los mismos.

• Conservación de documentos que NO tienen valor archivístico.

• Condiciones no recomendables para la conservación y custodia de

documentos.

45
ENTREVISTA con Martha Patricia Montaño, Gerente del Fondo de Empleados del Banco de
Bogotá. Bogotá, 16 de septiembre de 2006.

57
7.1 CRITERIOS SOBRE LA VIGENCIA DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

La vigencia de los tipos de documentos, tiene que ver básicamente con la vida útil
de éstos dentro de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá y
con las finalidades que persiguen. Los tipos documentales en los archivos de
gestión de estas entidades, inician el recorrido para llevar a cabo un trámite según
las diferentes actividades administrativas que en los Fondos de Empleados se
presentan, pero que no siempre harán parte de las unidades documentales en las
posteriores fases del archivo. Esto es posible determinarlo mediante la aplicación
del presente criterio de Selección documental.

Ningún tipo documental que no haya cumplido su vigencia se podrá eliminar

parcial ni totalmente, es decir que para la aplicación de este criterio se requiere:

• Establecer cual es la fecha de promulgación del tipo documental.

• Conocer si la finalidad del tipo documental es Disponer, Testimoniar o

solamente Informar.

• Verificar que el tipo documental a seleccionar dentro del expediente o unidad

documental cumpla con una o varias de las apreciaciones designadas
anteriormente en los ítems anteriores por el profesor Vásquez, las cuales son
principios de orden jurídico y legal para cualquier archivo.

58
• Que la selección del tipo documental que cumple con el presente criterio, no
altere la funcionalidad del expediente o unidad documental del cual fue
seleccionado.

Como resultado de la investigación, se pudo concluir que en los siguientes casos,

se hace evidente la selección de tipos documentales, obedeciendo al criterio de la
vigencia.

7.1.1. Ejemplos de Aplicación del criterio de vigencia de los tipos documentales

Para la descripción de los siguientes ejemplos, se registran a continuación todos

los elementos que hacen parte de la propuesta de Cuadro de Clasificación
Documental, con el fin de contextualizar la información correspondiente a los
mismos, de acuerdo a lo anterior el desarrollo de los ejemplos se sintetiza a
continuación:

Tabla 3. Ejemplos de aplicación del criterio de vigencia de los tipos documentales

ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Administrativa

los documentos

Serie Documental Trabajada: ORDENES DE COMPRA

Subserie Documental: N/A

59
Tipo documental a la cual se
aplica el criterio
Descripción de la
funcionalidad del Tipo
Documental
Norma o procedimiento para
su generación o
Recepción
Sustentación de la
aplicación de la Selección de
este tipo documental
Cotizaciones de los oferentes NO seleccionados
Las cotizaciones contienen la información correspondiente a la
descripción integral de cualquier proveedor, relacionada con el
ofrecimiento de un bien o servicio, en las cuales se establecen
todas las características técnicas, funcionales y económicas, así
como también las condiciones para la prestación o suministro de
lo ofrecido por los proponentes
Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos
de Empleados.
1. Este tipo documental se selecciona, ya que no es necesaria
su conservación; lo anterior debido a que el trámite
correspondiente a la compra ya fue realizado.
2. Las cotizaciones de las empresas oferentes NO
seleccionadas en el proceso de compras, pierden su vigencia
hasta que los artículos, bienes o servicios ofertados fueron
adquiridos o contratados.
3. La información trascendental y relevante correspondiente a
las cotizaciones sujetas al proceso de Selección Documental,
está registrada igualmente en otro tipo documental que se
encuentra almacenado o archivado en esta misma unidad, la
cual se denomina generalmente “Cuadro Comparativo de
Ofertas”, el cual está avalado por las personas que desempeñan
el nivel jerárquico más representativo del área administrativa de
los Fondos de Empleados del Sector Financiero.
60
 4. La validez de las ofertas contenidas en las cotizaciones están
definidas por unos plazos, los cuales una vez caducados
representan la finalización de la vigencia de las cotizaciones a
seleccionar.
ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Personal / Recursos Humanos / Gestión Humana

los documentos

Serie Documental Trabajada:

HISTORIAS LABORALES

Subserie Documental: No aplica.

Tipo documental a la cual se Certificación Laboral
aplica el criterio

Las certificaciones laborales, tienen como objeto formalizar a

Descripción de la
través de una constancia escrita, la información correspondiente
funcionalidad del Tipo
a un empleado de cualquier organización, respecto a sus fechas
Documental
de ingreso, salarios, descripciones de cargo y tiempo de
permanencia en dicha organización.

Norma o procedimiento para Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos
su generación o de Empleados. Código Sustantivo del Trabajo en su Artículo 42.
Recepción

La vigencia de una certificación laboral caduca en el momento

en que cualquier componente de la información que transmite,
se modifica o desactualiza, por ejemplo, el tiempo de
Sustento teórico para la
permanencia del empleado, ya que sólo con el hecho de que
aplicación del criterio de
transcurra un día, los datos contenidos en este documento
selección documental.
cambian. De igual forma el contenido de este tipo documental
se encuentra reflejado en otros tipos documentales de las
historias laborales , como por ejemplo las actas de posesión o
contratos laborales, cartas de renuncia, cartas de terminación de

61
 contrato o resoluciones, los cuales poseen la información básica
para la generación de las certificaciones. Estos documentos
plasman las fechas, cargos, funciones relacionados con
cualquier funcionario de los Fondos de Empleados.
ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Oficina de servicio al asociado

los documentos

Serie Documental Trabajada: HISTORIA DEL ASOCIADO

Subserie Documental: No Aplica

Tipo documental a la cual se Certificación de afiliación.

aplica el criterio

Descripción de la Las certificaciones de afiliación, son emitidas como constancia

funcionalidad del Tipo escrita, para los asociados del fondo, en la cual se registra la
Documental fecha de afiliación del asociado y dirigida a la entidad que él
requiera.

Norma o procedimiento para Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos

su generación o de Empleados.

Recepción

La certificación para el asociado(a) donde consta que lleva un

tiempo de afiliado(a), se hace útil para que esta persona
Sustento teórico para la
demuestre la vinculación con el Fondo, sin embargo esta
aplicación del criterio de
información al guardarse en su Historial solamente genera
selección documental.
acumulación de documentos, ya que perderá vigencia al
momento en que el asociado requiera una nueva constancia.

62
Como se puede observar en los ejemplos anteriormente mencionados, la
propuesta para seleccionar tipos documentales desde los archivos de gestión de
los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, se viabiliza a partir del
cumplimiento del criterio de vigencia.

7.2 CRITERIO DE DUPLICIDAD DE LA INFORMACIÓN

El criterio de Duplicidad de Información, dentro del contexto de esta

investigación, se debe entender como la existencia de tipos documentales iguales,
que tanto en sus caracteres internos como externos, actúan simultáneamente en
diferentes procesos administrativos, formando parte constitutiva de diversas series
y/o subseries documentales.

En este orden de ideas, el estudio realizado evidenció la duplicidad de

información, representada en la existencia de tipos documentales que contienen
la misma información pero que por normas de procedimiento, actúan
indistintamente en procesos administrativos diferentes.

Para la aplicación de este criterio, cuando se proceda a seleccionar tipos

documentales en los Archivos de Gestión, debe observar el cumplimiento de las
siguientes condiciones:

63
• Cuando un mismo tipo documental actúe simultáneamente en diversos
procesos administrativos, debe conservarse en el expediente que garantice
legalmente su integralidad, seleccionando aquellos, que en cumplimiento de
otros trámites no ameriten su conservación.

• Se debe verificar que el tipo de documento a seleccionar no sea parte

integral de una comunicación remisoria que este soportando una actuación
administrativa. En varios casos se conserva un documento que es remitido
por otro, pero que al poco tiempo nuevamente es relacionado en una nueva
comunicación por el trámite que se esta llevando. Este último no podrá ser
seleccionado.

• En caso de que el tipo documental se encuentre en más de un expediente o

unidad documental, se conservará aquel que le de valor probatorio al
expediente. Por ejemplo, en los casos de correspondencia enviada y
recibida interna, los documentos son los mismos para la oficina que los
emite como para los que los recibe. Para este evento se debe conservar la
correspondencia, sea interna o externa, en aquel expediente que refleje la
integralidad del procedimiento o norma que lo regula; las otras copias, una
vez culminado el trámite de la actuación administrativa, pueden ser
seleccionadas y eliminadas.

64
7.2.1 Ejemplo de aplicación del criterio de duplicidad de información

En la siguiente tabla se sintetiza un ejemplo práctico sobre la posible aplicabilidad

del criterio de duplicidad de un tipo documental en los archivos de gestión de los
Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

Tabla 4. Ejemplo de aplicación del criterio de duplicidad de la información.

ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Administrativa

los documentos

Serie Documental Trabajada: ORDENES DE COMPRA

Subserie Documental:

Tipo documental a la cual se Formatos de Solicitud de Pedido

aplica el criterio

En los archivos de los Fondos de Empleados encuestados, se

Descripción funcional del
Tipo Documental
utilizan formatos compuestos por campos similares, los cuales
hacen referencia al registro formalizado de una solicitud de un
bien, por parte de una Oficina o Unidad de Negocio. Dichos
formatos son conocidos o identificados de forma genérica como
Solicitudes de Pedido.

65
Norma o procedimiento para Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos

su generación o de Empleados.

Recepción

Este tipo documental se encuentra duplicado en varios

Sustento teórico para la
aplicación del criterio de
selección documental.
expedientes, los cuales reposan en los archivos de gestión de
varias oficinas de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero de Bogotá. A través de la información recopilada en
estas entidades conforme a la aplicación de la encuesta, se
determinó que de una forma generalizada los formatos de
Solicitudes de Pedido, o el tipo documental que hace sus
funciones, reposa tanto en las oficinas o áreas que lo generan
(dependencias que hacen el requerimiento del bien o servicio),
así como también en las oficinas encargadas de llevar a cabo
los procesos de compras o adquisiciones dentro de la estructura
orgánico funcional de los Fondos de Empleados, reflejando el
concepto de duplicidad documental explicado en párrafos
anteriores.

Fuente: Tabla elaborada por los autores del trabajo.

7.3 CRITERIO DE TIPOS DOCUMENTALES SIN CARACTERÍSTICAS DE

DOCUMENTO DE ARCHIVO.

Este criterio hace referencia a los tipos documentales que al finalizar su trámite,
NO alcanzan las características necesarias para convertirse en un documento de
archivo dentro de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

66
Las características que poseen algunos tipos documentales dentro de los archivos
de gestión, y que NO lo definen como un documento de archivo, se pueden definir
como:

• Estos tipos documentales en algunas ocasiones no se encuentran asociados a

ninguna función o actividad administrativa debidamente identificada por la cual
son creados los mismos.

• Los tipos documentales no poseen un valor administrativo, legal, fiscal o

contable.

• Las funcionalidades que prestan estos tipos documentales a la entidad no

están bien marcadas en la realización de los trámites o en determinados casos
dicha funcionalidad es nula.

Teniendo en cuenta lo anterior y analizando cada uno de los aspectos

mencionados se puede observar que éstos hacen parte del criterio establecido
para la selección de algunos tipos de documentos en los Archivos de Gestión de
los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá. Para la definición de
este criterio, es necesario comenzar por desagregar el concepto emitido por el
Archivo General de la Nación de Colombia.

Así, se establece que uno de los elementos que define al documento de archivo,
es aquel que lo relaciona con un “Registro de información producida o
recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones”.

67
Para que un documento o soporte sea considerado como un Documento de
Archivo, es estrictamente necesario que éste sea producido, generado y/o
recibido por la ejecución de una actividad administrativa, de esta forma existirán
piezas o tipos documentales que cumplan con este requisito y otras que no
alcancen esta condición, por lo que es pertinente realizar el proceso de la
Selección de Documentos, conociendo suficientemente las funciones
administrativas de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

Esta labor consiste en:

ƒ Conocer la normatividad, procedimientos, manuales de funciones y otras

directrices que determinen la producción y/o recepción de los documentos
en todas las oficinas o áreas administrativas de estos Fondos de
Empleados.

ƒ Conocer ampliamente la estructura organizacional de estas entidades.

ƒ Establecer las relaciones orgánico-funcionales que existen entre todas las

oficinas de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

Posterior a la relación y contextualización de los tipos documentales generados

por las oficinas que componen las entidades objeto de este estudio con una o
varias de las funciones administrativas realizadas por el Fondo de Empleados, se
puede establecer que los tipos documentales alcanzan un elemento fundamental
para convertirse en un Documento de Archivo y por tal razón no serían objeto de
selección, por lo menos aplicando el presente criterio, o de lo contrario, los tipos

68
documentales que no cumplan esta condición, podrían ser seleccionados teniendo
en cuenta que su contenido informativo no es coherente con las funciones o
procesos que se desarrollan al interior de estas entidades.

El siguiente elemento, considera que un tipo documental es un Documento de

Archivo y alcanza sus características cuando “tiene valor administrativo, fiscal
o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural”. Dicho elemento se
relaciona con la funcionalidad o utilidad de los documentos, desde el mismo
momento en que se generan y durante su trámite o vigencia, asociado también
con el Valor Primario de los mismos y con los aspectos que lo componen
(Administrativo, Legal, Contable, Técnico) 46 , y que les otorga a cada uno de los
tipos documentales las características necesarias para convertirse en un
documento de archivo.

Es importante mencionar, que al tratar el tema de la Selección de Documentos por

tipos, en los archivos de gestión, el alcance de la valoración de los documentos
estaría definido por sus valores primarios, ya que los secundarios no se alcanzan
a definir durante esta etapa del Ciclo Vital de los Documentos (Fase Activa).

Establecer la funcionalidad y/o utilidad de los tipos de documentos creados o

recibidos por los Fondos de Empleados, permitirá definir una de las características
más relevantes de un documento de Archivo, y de esta forma determinar si el
presente criterio es aplicable o no en los tipos documentales analizados en el
proceso de Selección de Documentos en sus archivos de gestión.

46
VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 57.

69
El último elemento del concepto emitido por el Archivo General de la Nación de
Colombia acerca de Documento de Archivo, tiene que ver con el hecho de que
éste “debe ser objeto de conservación”, característica básica en los soportes
documentales.

Este elemento puede presentar apreciaciones subjetivas en el momento de

evaluar y comparar por parte de los Fondos de Empleados del Sector Financiero
de Bogotá, las verdaderas necesidades de los tipos documentales a seleccionar,
ya que pueden existir varios de estos soportes que cumplan con las características
para migrar la información a sus posteriores tecnologías. Priman los contenidos y
las propiedades jurídicas de la información transmitida; es decir que todos los tipos
documentales que se analicen puedan transmitir información acorde a los
requerimientos legales y misionales del Fondo de Empleados.

Para esta tarea, se debe nuevamente identificar la información que está contenida
en los documentos y relacionarla con las funciones por las cuales fueron
generados o recibidos, para que de esta manera se puedan determinar sus
valores. Para tal efecto, es importante que se incluyan los documentos dentro del
marco funcional de las oficinas o dependencias de los Fondos de Empleados,
verificando la propuesta de Cuadro de Clasificación planteada, para así definir de
forma concreta y lo suficientemente sustentada, si dentro del contexto de la
entidad, la información transmitida a través de los documentos es esencial para el
desarrollo de sus actividades, y por otra parte determinar si ésta no se encuentra
repetida en otros soportes.

70
Este criterio se debe trabajar y aplicar de manera conjunta, combinando los
elementos mencionados, de tal forma que permita realizar el proceso de Selección
por tipos documentales de una forma eficiente, lo que quiere decir que cada uno
de estos aspectos se deben trabajar de una manera incluyente, ya que para que
un soporte alcance las características de Documento de Archivo, debe estar
compuesto por dichos elementos. No se debe contradecir el concepto de
expediente documental, ni tampoco los principios básicos de organización
archivística, Procedencia y Orden Original, siempre teniendo en cuenta la
estructura funcional del Fondo de Empleados.

7.3.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de tipos documentales sin características

de Documentos de Archivo

Para sustentar este criterio, de acuerdo a los aspectos mencionados que

componen la propuesta de la aplicación del mismo, se trabaja a continuación un
tipo documental donde su producción o generación es bastante generalizada en
estas entidades, aclarando que al contrario de los ejemplos mencionados en los
criterios tratados anteriormente, este tipo de documento no hace parte de la
composición del cuadro de clasificación documental propuesto para el desarrollo
del presente trabajo, esto teniendo en cuenta que por la misma aplicación de este
criterio y desde el punto de vista de la teoría archivística, estos tipos documentales
no deben hacer parte de dicho cuadro de clasificación.

Para la elaboración del siguiente ejemplo, se toma como base fundamental los
resultados de la observación y el análisis de la información recolectada a través de
la aplicación de la encuesta en los Fondos de Empleados del Sector Financiero de

71
Bogotá; a continuación se evidencia como aplicando el criterio de tipos
documentales sin características de documento de archivo, se puede llevar a la
práctica la propuesta objeto del presente estudio.

Tabla 5. Ejemplo de aplicación del criterio de tipos documentales sin características de

Documentos de Archivo
ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Jurídica

los documentos

Serie Documental Trabajada: CONTRATOS

Subserie Documental: Contratos de Prestación de Servicios

Tipo documental a la cual se

Minuta de contrato
aplica el criterio

Dentro de los Fondos de Empleados trabajados, antes de

suscribir un contrato de prestación de servicios con cualquier
entidad o proveedor, las minutas de estos tipos documentales
son sujetos a comentarios o anotaciones previas que se tienen
Descripción funcional del
en cuenta en la versión definitiva de los mismos y que son
Tipo Documental
realizadas por los responsables de las áreas involucradas en la
suscripción, firma y ejecución de dichos contratos, es allí donde
se generan los denominados “minutas de contratos” y que se
conservan dentro de la unidad documental.

72
Norma o procedimiento para No Aplica
su generación o
Recepción

Este criterio se aplica teniendo en cuenta el valor que deben

poseer los tipos documentales para que éstos se conviertan en
“Documentos de Archivo”; aunque las minutas de los
contratos contienen comentarios o anotaciones válidas, y se
Sustento teórico para la
tuvieron en cuenta para la suscripción de los mismos, dichas
aplicación del criterio de
minutas no tienen elementos fundamentales para poseer el valor
selección documental.
administrativo y legal, tales como las firmas, sellos notariales,
vistos buenos y otros, que le asigne las características para
convertirse en documentos de archivo y por ende pueden ser
objetos del proceso de Selección Documental.

ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Administrativa

los documentos

Serie Documental Trabajada: Nómina

No aplica
Subserie Documental:

Tipo documental a la cual se

Listado de prenómina
aplica el criterio

Descripción funcional del

Tipo Documental Este listado se constituye como un primer documento, que

73
 permite establecer los nombres, valores, pagos, entre otros, que
serán registrados de forma definitiva en la nómina de
empleados, la cual es nuevamente verificada para su
cancelación.

Norma o procedimiento para

Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos
su generación o
de Empleados. Código Sustantivo del Trabajo.
Recepción

Este tipo de documento se realiza como una actividad de

Sustento teórico para la reconocimiento de los valores a pagar a los empleados, pero no
aplicación del criterio de es el documento definitivo; al momento de constituirse la nómina
selección documental. final, este documento no alcanza un valor archivístico, porque no
se tendrá en cuenta para procedimientos posteriores.

Fuente: Tabla elaborada por los autores del trabajo.

7.4 CRITERIO DE NIVEL DE CONSULTA O USO DE LOS TIPOS

DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTION.

Para determinar el criterio de consulta de los documentos se debe tomar como

base su nivel de uso en las entidades, factor cuantificable mediante indicadores,
verificando las condiciones frente al comportamiento del trámite, vigencia y valor
de los documentos establecidos para los mismos.

74
El tratamiento de estos indicadores se verá afectado por distintas variables, ya que
durante la ejecución del proceso de Selección de Documentos, se pueden
determinar tipos documentales de los cuales la consulta es relativamente baja
durante su permanencia en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados
del Sector Financiero de Bogotá. En este análisis se debe evaluar todo el contexto
del flujo documental, estudiando las funciones administrativas por las cuales
fueron tramitados y sus posibles relaciones con otros procesos o documentos.
Para establecer los alcances de la consulta en los tipos documentales, se deben
conocer las funciones y procedimientos que se lleven a cabo en los Fondos de
Empleados; de esta manera se puede adquirir el conocimiento acerca de los
pocos o muchos casos en que se consulten los tipos de documentos evaluados,
que a su vez hacen parte de expedientes o agrupaciones documentales que
definen un asunto.

El siguiente esquema (Figura 7), representa las características generales para la

consulta de los tipos de documentos en un archivo de gestión. Aquí se definen los
siguientes elementos:

75
Figura 7. Esquema para la definición de Consulta y Uso de los documentos en los Archivos de
Gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero.

USO DE LOS DOCUMENTOS

Con formato: Fuente: 5 pt

ARCHIVOS
DE GESTIÓN
CONSULTA DE TRÁMITE O
NECESIDAD DE LOS LOS FUNCIÓN
USUARIOS DE LA
DOCUMENTOS REALIZADAS
INFORMACIÓN

ESTUDIO DEL COMPORTAMIENDO DE USO DE LAS TIPOLOGÍAS

(CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES RELACIONADAS CON LOS
DOCUMENTOS CONSULTADOS

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

a) La Necesidad de la Información: Se define con base a la relación de los

documentos frente a las actividades, funciones o procesos que ejecuten los
usuarios de la información.

b) Uso de los Documentos: Para cuantificar esta variable se deben determinar los
comportamientos del uso de los documentos, tales como, frecuencia, fines u
objetos de uso, destino de la información consultada, relaciones con otras
dependencias u oficinas, entre otros.

76
c) Estudio del comportamiento de uso de los tipos documentales consultados: Este
es el elemento adicional mencionado dentro del esquema de consulta de los
documentos, el cual se relaciona con el desarrollo de las funciones frente a la
producción y recepción de cada uno de los tipos documentales que componen la
agrupación documental consultada o utilizada, lo que permite determinar cuales
son consultados y cuales no, y así justificar la aplicación de este criterio en el
proceso de la Selección de los documentos. Además permitirá definir si los tipos
de documentos objetos de estudio serán consultados o utilizados en las siguientes
etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Para el análisis de este elemento, también es importante poseer la información

correspondiente al comportamiento histórico de la consulta específica de los tipos
documentales en un lapso de tiempo significativo, y de esta forma sustentar su
posible Selección en los archivos de gestión. Si el resultado de esta evaluación
arroja índices nulos acerca de la consulta de estos tipos documentales, se
sustenta la aplicación de este criterio.

d) Trámite o función realizada: Dicho elemento se convierte en el resultado de este

pequeño sistema de búsqueda y recuperación de información, lo que evidencia su
pertinencia dentro del proceso de selección.

Después de analizar los cuatro elementos anteriormente descritos sobre cada

agrupación documental y sobre sus tipos documentales, se podrá aplicar con
suficientes argumentos la posibilidad de seleccionar o no algunos de estos tipos
de documentos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero de Bogotá, teniendo en cuenta que lo anteriormente dicho, justifica el

77
hecho de que para utilizar este criterio dentro de este proceso, se necesita haber
valorado previamente las series documentales y los tipos de documentos que las
componen, por lo cual el nivel de consulta o uso de los mismos se convertirá en un
factor complementario de apoyo para la decisión final de seleccionar tipos
documentales en los archivos de gestión de las entidades mencionadas, y servirá
de soporte para las decisiones que se tomen al respecto.

7.4.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de Consulta y nivel de uso de los tipos
documentales

Para la elaboración del siguiente ejemplo, se toma como base fundamental los
resultados de la observación y del análisis de la información recolectada a través
de la aplicación de la encuesta realizada en los Fondos de Empleados del Sector
Financiero de Bogotá; a continuación se evidencia como aplicando el criterio del
nivel de consulta o uso de tipos documentales, se puede llevar a la práctica la
propuesta objeto del presente estudio.

Tabla 6. Ejemplos de aplicación del criterio de nivel de consulta o uso de los tipos documentales en
los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

ITEM DESARROLLO

Oficina o área productora de Créditos y Préstamos

los documentos

Serie Documental Trabajada: HISTORIAL CREDITICIO

78
Subserie Documental: No Aplica

Tipo documental a la cual se Certificación de Saldos

aplica el criterio.

Este tipo documental, hace referencia a las certificaciones que

Descripción funcional del
solicitan los asociados de los Fondos de Empleados, en las
Tipo Documental
cuales se registran los datos correspondientes a los saldos
ACTUALIZADOS de los créditos que en este momento posean.

Norma o procedimiento para Ley 454 de 1998

su generación o
Recepción

Durante la aplicación de la encuesta realizada en cada uno de

los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero de Bogotá, se detectó que la copia que reposa en el
archivo de las oficinas de Créditos y Préstamos, correspondiente
a este tipo de documento, después de expedido y entregado el
original al asociado, no es objeto de consulta alguna, lo anterior
Sustentación de la acompañado a que la vigencia del mismo también caduca en el
aplicación de la Selección de siguiente corte Financiero aplicado en cada fondo, lo anterior
este tipo documental debido a que la información plasmada en la certificación
expedida inicialmente, queda totalmente desactualizada, factor
que contribuye a la pérdida de pertinencia de dicha información
y a la falta de utilidad en la realización de cualquier trámite
administrativo o Financiero relacionado con la gestión sobre el
asociado solicitante de este tipo documental.

Fuente: Tabla elaborada por los autores del trabajo.

79
 8. PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA IDENTIFICACION DE TIPOS
DOCUMENTALES QUE SON OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
DOCUMENTAL

En la propuesta de estas pautas, se mencionan los pasos metodológicos que se

deben llevar a cabo por parte de los Fondos de Empleados del Sector Financiero
de Bogotá, para identificar los tipos documentales que posiblemente pueden ser
objeto del proceso de Selección documental en sus archivos de gestión.

Inicialmente, se debe levantar la información correspondiente al flujo documental

que se presenta en cada uno de los Fondos de Empleados, así como también se
deben identificar todas las variables que afectan estos flujos, tales como las
funciones, los procedimientos y en general todo el marco normativo que rodea su
gestión administrativa y financiera. De igual forma se debe conocer a cabalidad la
estructura orgánico funcional de la entidad, todo lo anterior con el fin de levantar
un panorama general relacionado con la generación, recepción, trámite,
conservación y uso de los documentos pertenecientes a estas entidades. Para tal
efecto, es necesario diseñar un instrumento de levantamiento de información que
permita su fácil y práctica aplicación y posterior análisis de los datos recolectados.

Posteriormente se debe construir una propuesta de Cuadro de Clasificación

Documental, en caso de no existir en la entidad objeto de estudio, y si existe se
debe revisar el mismo con el fin de registrar la información pertinente y
mencionada en el párrafo anterior, relacionada con la producción y trámite
documental; en este cuadro se deben plantear además de los datos tradicionales
de este instrumento, las funciones, normas y procedimientos directamente

80
relacionados con las series, subseries y tipos documentales que se hayan
identificado y plasmado en el mismo.

Como tercer elemento, se evalúan cada uno de los tipos documentales definidos e
identificados en el Cuadro de Clasificación Documental, frente a la posible
aplicación de los criterios de Selección de Documentos por tipos, los cuales
previamente se han diseñado, evaluado y definido de acuerdo al panorama
documental inicialmente establecido, lo anterior con el fin proceder con el posible
proceso de Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de
gestión.

De acuerdo a lo anterior y con el fin de establecer de una forma específica la

metodología para llevar a cabo este proceso al interior de los archivos de gestión
de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, a continuación se
plantean los siguientes pasos metodológicos para efectuar la Selección de
Documentos por tipos documentales:

a. Convocar a reunión el comité de archivo del Fondo de Empleados, con el fin de

establecer y legalizar el procedimiento para la selección de documentos.

b. Difundir a todo el personal del Fondo de Empleados el formato de

procedimiento para seleccionar los documentos en cada una de las oficinas.

81
c. Establecer por cada oficina, el grupo o grupos de documentos a los cuales se
les realizará la selección de documentos.

d. Diligenciar los formatos para la selección de documentos por tipos en cada una
de las oficinas, siguiendo el procedimiento paso a paso descrito en el punto
No. 9

e. Dejar constancia del procedimiento de selección de documentos en un acta

que respalde las actividades allí realizadas, que debe ir firmada por los
participantes en el proceso de selección.

f. La selección por tipos documentales en los archivos de gestión, es

recomendable realizarla inicialmente en periodos trimestrales, para que haya
un adecuado seguimiento a este proceso; de esta manera realizarlo
posteriormente con menor frecuencia ya que se habrán corregido las
actividades que dan a lugar a la acumulación de documentos innecesarios en
estos archivos.

g. Realizar reuniones periódicas por parte del comité de archivos del Fondo de
Empleados, con el fin de evaluar la correcta ejecución y aplicación del
procedimiento de selección de documentos.

82
 9. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

En este procedimiento se establece una propuesta para el desarrollo de las

actividades que deben desarrollar los funcionarios de los Fondos de Empleados
del sector financiero de Bogotá con el objeto de llevar a cabo la Selección de
Documentos por tipos en los archivos de gestión de sus entidades.

El desarrollo de las actividades planteadas que hacen parte del procedimiento,

están basadas en la legislación existente, pero sobre todo en la aplicación de los
criterios sugeridos para la ejecución del proceso de Selección de Documentos en
el numeral 7 del presente trabajo, así como en las pautas metodológicas
propuestas para tal fin, donde también se debe tener en cuenta el cuadro de
clasificación documental propuesto para las entidades objeto del presente estudio
(Anexo B).

En este orden de ideas, con el planteamiento del presente procedimiento se está

dando cumplimiento a uno de los objetivos específicos propuestos para el
desarrollo de la presente investigación y se sugiere que los Fondos de Empleados
del sector financiero de Bogotá evalúen la posibilidad de aplicar esta metodología
al interior de sus archivos de gestión.

83
9.1OBJETIVO Y ALCANCE

9.1.1 Objetivo

Aplicar los criterios para llevar a cabo la Selección de Documentos por tipos
documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector
Financiero, con el fin de normalizar y optimizar su ejecución en dichas entidades.

9.1.2 Alcance

El presente procedimiento está enfocado a definir de una manera normalizada los

responsables, tiempos de ejecución y la forma en que deben ejecutarse las
actividades relacionadas con la Selección de Documentos por tipos documentales
en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero.

9.2. BASE LEGAL

Ley 454 de 1998 emitida por el Congreso de la República de Colombia

La ley 454 de 1998 establece las directrices generales para las entidades de
economía solidaria en Colombia y sus actividades financieras en el marco de su
naturaleza cooperativa, donde prevalecen los intereses generales de todos sus

84
asociados en equidad y justicia. Esta ley define a nivel general el marco jurídico
para todas las actuaciones de los Fondos de Empleados y entidades de economía
solidaria en general conforme a los estatutos de cada uno de éstos, que deben
actuar a nivel Financiero, fundamentados en las reglas que dispone Colombia para
la adquisición de créditos mediante las modalidades existentes 47 .

Ley 79 de 1988 emitida por el Congreso de la República de Colombia

Esta Ley tiene como objeto principal dotar al Sector cooperativo de un marco
propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía nacional, de
acuerdo con los siguientes objetivos:

a. Facilitar la aplicación práctica de la doctrina y los principios del cooperativismo.

b. Promover el desarrollo del derecho cooperativo como rama especial del

ordenamiento jurídico general.

c. Contribuir al fortalecimiento de la solidaridad y la economía social.

d. Contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia, mediante una

activa participación.

e. Fortalecer el apoyo del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal al Sector

cooperativo.

47
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 454. Publicada el 4 de Agosto de 1998.

85
e. Propiciar la participación del Sector cooperativo en el diseño y ejecución de los
planes y programas de desarrollo económico y social.

f. Propender al fortalecimiento y consolidación de la integración cooperativa en sus

diferentes manifestaciones 48 .

Decreto 1382 de 1995 emitido por el Ministerio del Interior de Colombia

Establece la adopción de criterios y técnicas para la selección de los documentos

en sus diferentes etapas del ciclo vital. Una de estas etapas es la de gestión, por
lo tanto se requieren criterios para seleccionar documentos en esta fase, que
permitan una mayor funcionalidad al manejo administrativo y técnico de la
información contenida en los mimos. 49

Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación de

Colombia

Mediante este acuerdo se da aprobación al Reglamento General de Archivos para

Colombia, donde se estipulan las condiciones generales para el manejo,
administración y conservación de los documentos en los archivos de gestión 50 .

48
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 79. Publicada el 23 de Diciembre de 1988.
49
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Decreto 1382. Publicado el 18 de Agosto de 1995
50
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005

86
El Reglamento define parámetros para las entidades en cuanto a:

a. Organización en los archivos administrativos y de oficina.

b. Valoración de documentos

c. Procedimiento, autorizaciones y conceptos sobre la eliminación de

documentos

9.3. DEFINICIONES

Las definiciones que se indican a continuación, contribuyen a la comprensión y a

la vez facilita la aplicación del presente procedimiento, lo anterior teniendo en
cuenta que se tratan de conceptos relacionados en general con el tema de la
Selección de Documentos, los cuales han sido construidos por autores o
entidades reconocidos en el ámbito nacional especialmente las indicadas por el
Archivo General de la Nación en el Acuerdo 027 del 31 de octubre del año 2006 51
otorgando un grado significativo de pertinencia en la realización de las actividades
descritas en el presente documento. Las principales definiciones son:

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa

51
Todas las definiciones tomadas para las definiciones del procedimiento del presente trabajo se han tomado
del Acuerdo 027 del año 2006 expedido por el Archivo General de la Nación de Colombia.

87
Clasificación Documental. Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).

Documentos Facilitativos o comunes. Documentos producidos en

cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documentos sustantivos o característicos, estos hacen referencia a los

soportes que sirven a las funciones para los cuales existe la institución.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Gestión de Documentos, Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

88
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Valor Primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.

Valor Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la reconstrucción de la memoria de una comunidad

Valoración Documental: “Proceso por el cual se determinan los valores

primarios, dentro de los que se encuentran los Administrativos, Contables,
Fiscales, Legales y los secundarios relacionados directamente con el valor
histórico de los documentos; lo anterior con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo.”

89
9.4. DESARROLLO

RESPONSABL PERIODICIDAD DE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E(S) EJECUCIÓN

Para esta actividad se debe tener en

cuenta lo establecido en el Cuadro de
Clasificación Documental propuesto (Ver
Responsable
Anexo B)
1. Análisis de la del manejo del
conformación de la Archivo de Constante
La conformación de las series se debe
Serie Documental Gestión de
realizar aplicando todos los parámetros
cada oficina
archivísticos establecidos para tal fin, de tal
forma que facilite la ejecución de las
actividades posteriores.
Esta Actividad consiste en analizar cada
uno de los tipos documentales que
componen una agrupación o expediente
para determinar si son objeto de Selección.

En dicho análisis se deben tener en cuenta

Responsable todas las variables que rodean la
del manejo del generación y trámite de cada uno de los
2. Análisis de los Tipos
Archivo de tipos documentales, los cuales están Constante
Documentales
Gestión de plasmados en la propuesta de Cuadro de
cada oficina Clasificación Documental. (Ver Anexo B), o
en su defecto cualquier situación que sea
particular a los Fondo de Empleados del
sector financiero de Bogotá y que de cierta
manera afecte la producción y el trámite de
los documentos y por ende la gestión
administrativa de la Entidad.
La comparación consiste en analizar los
criterios de Selección definidos y
adoptados para cada uno de los Fondos de
Empleados y relacionarlos, si es el caso,
con el flujo documental correspondiente a
Responsable
cada uno de los Tipos Documentales.
3. Comparación de las del manejo del
Tipologías Vs Criterios Archivo de Trimestral.
De acuerdo a las características de
de Selección Gestión de
producción y trámite de los tipos
cada oficina
documentales analizados, estos se deben
comparar con los Criterios definidos para la
Selección Documental y si aplica y es
necesario asociarlos o descartar la opción
de proceder con la Selección.
Se deben aplicar, los criterios de Selección
por Tipos documentales, para tal efecto se
debe(n) diligenciar el(los) Formato(s) de
Responsable
Selección por Tipos Documentales (Ver
del manejo del
4. Selección de Anexo No. 1 del procedimiento), en el cual
Archivo de Trimestral.
Documentos por Tipos se registran todos los datos
Gestión de
correspondientes a los tipos documentales
cada oficina
y el resto de información solicitada en
dicho formato con el fin de registrar y
formalizar la posible Selección realizada.

90
 RESPONSABL PERIODICIDAD DE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E(S) EJECUCIÓN

Responsable o
Jefe del área u Esta actividad se realiza revisando los
oficina criterios para la Selección Documental
productora de frente a las definiciones y actividades
los ejecutadas en el Numeral 4 del presente
Documentos procedimiento.
5. Revisión y seguimiento en el Fondo
de la Selección por Documental y En el caso de existir o detectar alguna
Tipos Documentales. del Jefe de inconsistencia en la aplicación de los Trimestral
Archivo (Si criterios, ésta(s) se analizan y corrige(n)
existe esta aplicando en forma correcta los criterios de
figura dentro Selección retomando todas las actividades
de la estructura desde el Numeral 1 del Desarrollo del
organizacional presente procedimiento.
dentro del
Fondo de
Empleados)
Responsable o
Jefe del área u
oficina
productora de
los
Documentos
en el Fondo Para tal efecto, se debe verificar la
Documental y coherencia de las actividades realizadas
del Jefe de con los criterios definidos, con el fin de
Archivo (Si proceder con su posible corrección y/o
6. Aprobación y firma. Trimestral
existe esta aprobación, a través de la firma del (los)
figura dentro Formato(s) de Selección por Tipos (Anexo
de la estructura No. 1 del presente procedimiento), con el
organizacional fin de legalizar esta actividad.
dentro del
Fondo de
Empleados) y
Gerente del
Fondo de
Empleados
Responsable o
Jefe del área u
oficina
productora de
los
Documentos
en el Fondo
7. Seguimiento al Se deben verificar las actividades
Documental y
cumplimiento de las realizadas y aprobadas, a través de la
del Jefe de Trimestral
actividades definidas y comparación de las normas y criterios
Archivo (Si
aprobadas. establecidos vs. Las acciones ejecutadas.
existe esta
figura dentro
de la estructura
organizacional
dentro del
Fondo de
Empleados

91
 RESPONSABL PERIODICIDAD DE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E(S) EJECUCIÓN

Esta actividad hace referencia al archivo de

Responsable
los formatos donde se describe el Proceso
del manejo del
de Selección Documental por Tipos de
8. Archivo de Documentos Archivo de Trimestral
Documentos, debidamente firmados y
Gestión de
aprobados por los responsables de dicho
cada oficina
proceso.

9.5. FORMATOS

El siguiente formato contiene todos los campos que se deben diligenciar para
registrar y formalizar las actividades planteadas en el proceso de Selección de
Documentos por tipos en los archivos de gestión de las entidades financieras. A
continuación describimos en que consisten cada uno de los campos y a que hacen
referencia los mismos:

• Nombre del Fondo de Empleados: Nombre del Fondo donde se aplicará

el proceso de Selección de Documentos

• Fecha de Elaboración. Fecha en la cual se ejecutan todas las actividades

relacionadas con el Proceso de Selección.

• Nombre de la oficina o área productora de los documentos: Nombre de

la dependencia productora de los documentos que van a ser objeto del
Proceso de Selección de Documentos.

92
• Función: Nombre de la función interna a la cual está ligada la producción
de los documentos que serán objeto del Proceso de Selección de
Documentos.

• Serie y Subserie Documental: Nombre de la agrupación documental que

contiene los tipos que serán objeto de este proceso.

• Tipos Documentales: Nombre de los tipos documentales que serán

analizados para determinar si son o no, objeto de este proceso

• Norma / Procedimiento para su generación o recepción: Nombre del

procedimiento o norma interna de la entidad por la cual se generan o
reciben los tipos documentales objeto de Selección.

• Aplicación de Selección Documental: Campo donde se registra si los

tipos documentales analizados serán objeto o no del Proceso de Selección.

• Criterios Aplicados al Proceso de Selección: En este campo se registra

el criterio aplicado a los tipos documentales analizados, si estos son objeto
de Selección.

• Observaciones: Indicaciones o anotaciones particulares evidenciadas

durante la ejecución de las actividades propias del proceso de Selección
por tipos.

93
El siguiente esquema es el propuesto para definir el formato que se debe
diligenciar y evidenciar la realización de todas las actividades que se ejecutarán en
el proceso de Selección de Documentos.

FORMATO SUGERIDO PARA EL PROCEDIMIENTO

Figura 8. Formato sugerido para el procedimiento de Selección de Documentos por tipos en los
archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá
FORMATO No. 1
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL POR TIPOS DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FIENANCIERO

FORMATO PARA LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS POR TIPOS DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO

NOMBRE DEL FONDO DE EMPLEADOS: _____________________________________________________________________ FECHA DE ELABORACIÓN:_____________________________________________

SELECCIÓN DOCUMENTAL CRITERIO APLICADO PARA LA SELECCIÓN

NOMBRE DE LA OFICINA O AREA PRODUCTORA DE DOCUMENTOS: ________________________________________________________________
(APLICA SI/NO) DOCUMENTAL

OBSERVACIONES
NIVEL DE
TIPOS
VIGENCIA DE LOS DUPLICIDAD DE LA CONSULTA O USO
DOCUMENTALES SIN
SERIE SUB SERIE NORMA / PROCEDIMIENTO PARA SU DOCUMENTOS EN INFORMACIÓN EN DE LOS
FUNCION TIPOS DOCUMENTALES SI NO LOS ARCHIVOS DE LOS ARCHIVOS DE
CARACTERÍSTICAS
DOCUMENTOS EN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL GENERACIÓN O RECEPCIÓN GESTION GESTION
DE DOCUMENTO DE
LOS ARCHIVOS DE
ARCHIVO.
GESTION

ELABORADO POR: _______________________________________

APROBADO POR (JEFE OFICINA PRODUCTORA): _______________________________________________ FECHA DE APROBACIÓN: ________________________________________

APROBADO POR (GERENTE FONDO DE EMPLEADOS): _______________________________________________ FECHA DE APROBACIÓN: ________________________________________

Fuente: El anterior formato es una compilación y adaptación de elementos del Cuadro de Clasificación de Documentos
propuesto (Anexo B) y del registro de las actividades mencionadas en el procedimiento de Selección sugerido (Numeral 9),
realizado por los autores del presente trabajo.

94
9.6 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuación se encuentra el diagrama de flujo en el cual se pueden visualizar
las actividades descritas en el presente procedimiento.
Figura 9. Flujograma de actividades procedimiento
6, FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN POR TIPOS DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS
No. ACTIVIDAD
1 INICIO
2 Análisis de la
conformación de la Serie
Documental
NO
Comparación de las
Tipologías Vs Criterios
3 de Selección
SI
4 Comparación de las Tipologías
Vs Criterios de Selección
5 Selección de Documentos por
Tipos
NO
Revisión y seguimiento
de la Selección por Tipos
6 Documentales
SI
7 dentro de la estructura
Aprobación y firma
Seguimiento al cumplimiento
de las actividades definidas y
8 Archivo (Si existe esta figura
aprobadas
Archivo de Documentos
9 manejo del Archivo de
10 FIN
Fuente: El flujograma es una propuesta realizada directamente por los autores del trabajo.
PERIODICIDAD DE
RESPONSABLE(S) DESCRIPCIÓN EJECUCIÓN
N/A N/A N/A
Para esta actividad se debe tener en cuenta lo establecido en el
Responsable del Cuadro de Clasificación Documental propuesto
manejo del Archivo de Constante
Gestión de cada oficina La conformación de las series se debe realizar aplicando todos los
parámetros archivísticos establecidos para tal fin, de tal forma que
facilite la ejecución de las actividades posteriores.
Esta Actividad consiste en analizar cada una de las tipologías
documentales que componen un expediente para determinar si son
objeto de Selección.
Responsable del En dicho análisis se deben tener en cuenta todas las variables que
manejo del Archivo de rodean la generación y trámite de cada uno de los tipos documentales, Constante
Gestión de cada oficina los cuales están plasmados en la propuesta de Cuadro de Clasificación
Documental. (Numeral 5), o en su defecto cualquier situación que sea
particular a cada Fondo de Empleados y que de cierta manera afecte la
producción y el trámite de los documentos y por ende la gestión
administrativa de la Entidad.
La comparación consiste en analizar los criterios de Selección
definidos y adoptados para cada uno de los Fondos de Empleados y
relacionarlos con el flujo documental correspondiente a cada uno de
Responsable del los Tipos Documentales analizados.
manejo del Archivo de De acuerdo a las características de producción y trámite de cada uno Trimestral.
Gestión de cada oficina de los tipos documentales se deben comparar con cada uno de los
Criterios definidos para la Selección Documental y si aplica y es
necesario asociarlos o descartar la opción de proceder con la
Selección.
Se deben aplicar si es el caso, los criterios de Selección por Tipos
Responsable del documentales, para tal efecto se deben diligenciar los Formatos de
manejo del Archivo de Selección por Tipos (Anexo No. 1), en el cual se registran todos los Trimestral.
Gestión de cada oficina datos correspondientes a cada uno de los tipos documentales y demás
datos relevantes para registrar y formalizar esta actividad.
Responsable o Jefe del área Esta actividad se realiza revisando los criterios para la Clasificación
u oficina productora de los Documental frente las definiciones y actividades ejecutadas en el
Documentos en el Fondo
Numeral 4 del presente procedimiento.
Documental y del Jefe de
Archivo (Si existe esta figura
Trimestral
dentro de la estructura
organizacional dentro del En el caso de existir o detectar alguna inconsistencia en la aplicación
Fondo de Empleados) de los criterios, esta inconsistencia se corrige y se aplican los criterios
de Selección de manera correcta, tomando las actividades necesarias
para tal fin.
Responsable o Jefe del área
u oficina productora de los
Documentos en el Fondo
Documental y del Jefe de Verificar coherencia de las actividades realizadas con los criterios
Archivo (Si existe esta figura definidos y aprobados para su posible corrección y aprobación y firma
Trimestral
de los Formatos de Selección por Tipos (Anexo No. 1), con el fin de
organizacional dentro del
legalizar el trámite.
Fondo de Empleados) y
Gerente del Fondo de
Empleados
Responsable o Jefe del área
u oficina productora de los
Documentos en el Fondo Se debe realizar una verificación de las actividades realizadas y
Documental y del Jefe de
aprobadas, realizando una comparación de las normas y criterios Trimestral
establecidos Vs las acciones realizadas.
dentro de la estructura
organizacional dentro del
Fondo de Empleados
Esta actividad hace referencia al archivo de los formatos donde se
Responsable del
describe el Proceso de Selección Documental por Tipos de
Trimestral
Documentos, debidamente firmados y aprobados por los responsables
Gestión de cada oficina
de dicho proceso.
N/A N/A N/A
95
 10. RECOMENDACIONES

Inicialmente, se debe tener en cuenta que para la ejecución de un proceso de

Selección de Documentos por tipos, es importante conocer de forma integral, los
aspectos relacionados con el trámite documental de las entidades, su
normatividad y los procedimientos con los cuales se rigen las funciones realizadas
por los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá. Esto se aplica con
el fin de establecer instrumentos en los cuales se identifiquen todas las variables
que afectan, describan y evidencien aspectos tales como la producción, trámite,
conservación, consulta y disposición final de los documentos; dichos instrumentos
pueden ser cuadros de clasificación documental, herramientas de descripción
documental, o en general, diagnósticos debidamente documentados donde se
registren los elementos mencionados.

Para la ejecución de un proceso de Selección de Documentos por tipos en los

archivos de gestión, es necesario llevar a cabo actividades básicas de planeación
y control, en los cuales se definan los objetivos del proceso, la metodología para
lograrlos; además se debe manejar la adecuada asignación y administración de
los recursos, así como también el diseño y aplicación de indicadores de gestión,
para llevar a cabo este proceso de una forma eficiente y eficaz.

Definir tareas específicas para ejecutar por cada uno de los funcionarios que
componen la estructura organizacional del Fondo de Empleados, ya que el
proceso de Selección de Documentos, compromete directamente a todos y cada
uno de sus ejecutores. Esto se hace mediante la asignación de tareas básicas en

96
dicho proceso, con una rigurosa aplicación de la metodología y la aplicación de los
procedimientos planteados.

Por otro lado, se recomienda que antes de la ejecución o puesta en producción

definitiva de un proceso de estas características, es pertinente contemplar la
realización de una prueba o plan piloto, en donde se evalúen y ajusten aspectos
tales como: los tiempos de ejecución de las actividades planteadas en el proceso,
posibles dificultades o problemas presentados y su correspondiente resolución, y
donde se midan los resultados previamente obtenidos frente a los objetivos
planteados al inicio del plan piloto del proceso.

97
 11. CONCLUSIONES

El presente trabajo, plantea una propuesta metodológica novedosa para la

ejecución del proceso de Selección de Documentos, replanteando los esquemas
tradicionales trabajados en este campo de la archivística, y postulando la ruptura
de algunos paradigmas inherentes al desarrollo de dicho proceso dentro del ciclo
vital de los documentos, tomando como base posturas teóricas relacionadas con
la vigencia, el trámite, las características de los documentos de archivo, la
disposición final de los mismos, y la información recopilada y analizada en un
ambiente propicio, como lo es el presentado en los Fondos de Empleados del
sector financiero de Bogotá.

La experiencia obtenida durante la elaboración del presente estudio, ha

determinado una serie de elementos que pueden ser tomados como base para
realizar un esquema funcional frente a la selección de documentos por tipos en los
Fondos de Empleados del Sector Financiero, con el fin de que sean aplicables
eventualmente en un ambiente real.

Dentro de los elementos y resultados obtenidos a través de la realización de este

trabajo, se puede mencionar y resaltar la construcción de una forma metodológica
de herramientas que contribuyeron al desarrollo del mismo, tales como la
definición de criterios propuestos para llevar a cabo el proceso de Selección de
Documentos, las pautas metodológicas para ejecutar el mismo y un Cuadro de
Clasificación Documental (Anexo B) que recopila la información más relevante de
la producción documental en los Fondos de Empleados del sector financiero de
Bogotá.

98
En este orden de ideas y después de aplicar toda la metodología planteada al
inicio del presente trabajo, se considera técnica y operativamente viable la
ejecución del proceso de Selección de Documentos por tipos en los archivos de
gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, o en otras
entidades que tengan características muy similares en su operación.

Para llevar a cabo lo anterior, y ejecutar de una forma óptima el proceso de

Selección de Documentos al interior de los Fondos de Empleados, es necesario
que las unidades de archivo como lideres en la ejecución de este tipo de
proyectos, cuenten con el apoyo total de la Alta Dirección, para garantizar la
asignación de los recursos y la colaboración efectiva de todas las áreas o
dependencias de la entidad; elementos necesarios para llevar a cabo todas las
actividades contempladas en la ejecución de este proceso y así obtener los
resultados esperados.

Finalmente, se resalta la importancia de explorar y proponer nuevos

planteamientos teóricos, técnicos y operativos para el desarrollo de la archivística
en Colombia, tales como los expuestos en el presente trabajo, esto con el fin de
abrir espacios sanos de discusión dentro de la comunidad relacionada con este
campo de acción y de esta forma contribuir al enriquecimiento y mejoramiento
continuo de la profesión.

99
 BIBLIOGRAFIA

ALANIS BOYZO, Rodolfo, “La Selección Documental en el Estado de México.

Viejos Problemas, nuevos retos. [En línea]. 2005
http://www.agn.gob.mx/AguasCalientes/Poroala.pdf [Consulta: 3 de marzo de
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COLOMBIA. DIARIO OFICIAL. Ley 454. Publicada el 4 de Agosto de 1998.

100
----------------, Ley 79. Publicada el 23 de Diciembre de 1988.
1

----------------,. Decreto 1382. Publicado el 18 de Agosto de 1995

COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE ECONOMIA SOLIDARIA. Base de Datos

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historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. Secretaria de la
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VAZQUEZ, Manuel, Cómo Seleccionar Documentos de Archivo, Córdoba, AD

SIDERA Editorial, 2002, 225p

--------, Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de

la República de Colombia, 1992, p.47

104
 Anexo A.

MODELO DE ENCUESTA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Objetivo :

Identificar en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, la
producción y trámite de los documentos, con el fin de establecer criterios para su selección.

INFORMACIÓN GENERAL

1. Ciudad y Fecha de Aplicación : ____________________________________

2. Nombre del Fondo de Empleados : ____________________________________

3. Nombre del Funcionario Encuestado : ____________________________________

4. Cargo del Funcionario Encuestado : ____________________________________

INFORMACIÓN DEL FONDO DE EMPLEADOS

1. Fecha de Creación del Fondo de Empleados: ___________________________________

2. ¿Cuál fue el Acto Administrativo o Jurídico por el cual se creo este Fondo de Empleados?:
____________________________________________________________________.

3. ¿Cuáles son las principales funciones que realiza el Fondo de Empleados?

a. _______________________________________________________________

b. _______________________________________________________________

c. _______________________________________________________________

d. _______________________________________________________________

e. _______________________________________________________________

105
4. ¿Cuántas oficinas o dependencias componen el Fondo de Empleados en la actualidad?

______ dependencias

INFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA

(Esta parte de la encuesta se aplicará a todas las oficinas productoras de documentos y sobre
las tipologías documentales más representativas de acuerdo a su relevancia en el desarrollo
de sus funciones y de sus procesos)

1. Nombre de la Dependencia u Oficina Productora:

_________________________________________________________________________

2. Nombre del funcionario encuestado : _________________________________________

3. Cargo del funcionario encuestado (Debe ser el funcionario que se encuentre a cargo de la
dependencia según la estructura orgánica de cada Fondo de Empleados):

_________________________________________

4. ¿Cuáles son las principales funciones o procesos de esta oficina dentro del Fondo de
Empleados?

a. _______________________________________________________________

b. _______________________________________________________________

c. _______________________________________________________________

d. _______________________________________________________________

e. _______________________________________________________________

106
5. Por favor mencione las unidades documentales que de acuerdo a las actividades de esta oficina;
produce, recibe y tramita.
(Por favor si así aplica indique el nombre de los formatos de los documentos):

a. _______________________________________________________________
b. _______________________________________________________________
c. _______________________________________________________________
d. _______________________________________________________________
e. _______________________________________________________________
f. _______________________________________________________________
g. _______________________________________________________________
h. _______________________________________________________________
i. _______________________________________________________________
j. _______________________________________________________________

6. ¿En la actualidad se realizan actividades de descarte de documentos en esta oficina?

a. SI: __________ b. NO: ________

Por qué?
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________.

Si su anterior respuesta es afirmativa, defina:

a. ¿Descartan borradores de documentos? SI _____ NO _____

b. ¿Descartan copias de documentos ? SI _____ NO _____
c. ¿Descartan documentos originales ? SI _____ NO _____

7. ¿En la actualidad se realizan actividades de selección de documentos en esta dependencia u

oficina?

a. SI: __________ b. NO: ________

107
Si su anterior respuesta es afirmativa, mencione los tipos de documentos que selecciona:

a. _______________________________________________________________
b. _______________________________________________________________
c. _______________________________________________________________
d. _______________________________________________________________
e. _______________________________________________________________

INFORMACIÓN DE LAS SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GENERADOS EN LOS

ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA

(Esta parte de la encuesta se aplicará a todas las Dependencias o Unidades Productoras de

Documentos, sobre cada serie y tipos documentales generados)

____________________________________________________________________________

INFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

1. Nombre de la Dependencia o Unidad Orgánica Productora de la unidad documental.

2. Por favor indique el nombre de la unidad documental o expediente

3. Cuál es la función de la oficina que la genera o tramita?

_______________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

3.1. ¿Qué otras oficinas del Fondo de Empleados tienen relación con este trámite o
función?

_______________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

108
 3.2 ¿Bajo qué norma del Fondo de Empleados o reglamentación externa, se produce o
conforma cada una de las unidades documentales indicadas anteriormente?

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________

4. Por favor mencione, los tipos documentales que componen esta unidad documental

a. Tipo 1 ___________________________________________________________
b. Tipo 2 ___________________________________________________________
c. Tipo 3 ___________________________________________________________
d. Tipo 4 ___________________________________________________________
e. Tipo 5 ___________________________________________________________
f. Tipo 6 ___________________________________________________________

5. Por cuánto tiempo conservan esta unidad documental en el archivo de gestión de esta oficina?

6. En el archivo de esta oficina o dependencia quién consulta esta unidad documental

a. Funcionarios de la misma oficina: ______b. De otras oficinas:

______
Cuales?
_______________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

INFORMACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

1. Nombre del tipo documental.

___________________________________________________________________________.

109
2. ¿Cuántas copias se producen de este documento?

______ Copias y 1 Original.

3. ¿Cuál es la oficina destino para cada una de las copias?

a. Copia 1 __________________________________
b. Copia 2 __________________________________
c. Copia 3 __________________________________
d. Copia 4 __________________________________

4. En qué soporte físico se produce, recibe o tramita este tipo Documental?

a. Papel: _____ ______ b. Disquetes: _____________ c. Microfilmes: __________

d. CD Rom: _________ e. Discos ópticos: _________ f. Discos Duros: _________
g. Otros: _____ Cuáles? _______________________________________________________

5. ¿Este tipo de documento hace parte de más de un expediente o serie documental dentro de esta
dependencia o unidad orgánica del Fondo de Empleados?

a. SI: __________ b. NO: _____________

Si su respuesta es afirmativa indique cual(es)

_______________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

6. ¿Con qué periodicidad se consulta este tipo documental?

a. Diariamente: ____ b. Semanalmente: ____ c. Mensualmente: _____

d. Anualmente: ____

110
7. Qué funcionarios consultan esta unidad documental?

a. De la misma dependencia productora: _____ b. De otra oficina del Fondo: _______

8. Si su respuesta anterior corresponde a la opción b, por favor indique de qué oficinas consultan
este tipo documental.

a. _____________________________________
b. _____________________________________
c. _____________________________________
d. _____________________________________

9. Observaciones

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_________________________________________________________________

111
 Anexo B

Propuesta de cuadro de clasificación documental para los Fondos de Empleados

del Sector Financiero de Bogotá.

112
 Anexo 1

INSTRUMENTO 1

COORDINACION AREA DE INGLES

ENGLISH IV
Content ________
Organization ________
Vocabulary ________
Language use ________
TIME: 30 minutes.
Mechanics ________
NAME: ___________________________________
CODE: ___________________________________ TOTAL SCORE _____/50
DATE: ___________________________________
FACULTY: ___________________________________

Write about ….

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Write at the back, if it is necessary.
 Anexo 2

INSTRUMENTO 2

INDAGACIÓN SOBRE USO DE ESTRATEGIAS

METACOGNITIVAS EN EL DESARROLLO DE LA TAREA

NOMBRE: __________________________________ CODIGO:

________________________
FACULTAD: ________________________________ FECHA:
________________________
Una vez terminado el ejercicio de escritura, le solicitamos dar respuesta a cada uno de los
ítems que aparecen a continuación. Antes de responder reflexione sobre la manera como llevó
a cabo la tarea y conteste lo más sinceramente posible.

Para la presente prueba, la palabra tarea se refiere al ejercicio de escritura específicamente.

1. ANTES DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (First draft) SI NO

aa.Usó alguna estrategia específica para iniciar la tarea.
ab. Pensó y tomó decisiones conscientes acerca del proceso que iba a llevar a
cabo.
ac. Anticipó las dificultades que se iban a presentar durante el desarrollo de la
tarea.
ad.Previó tácticas para enfrentar las dificultades.
ae.Realizó alguna clase de esquema para desarrollar la tarea.
af.Al desarrollar la tarea, pensó en el texto que iba a escribir y en la audiencia a
la cual se iba a dirigir.
ag.Planeó lo que iba a escribir y cómo lo iba a hacer.
ah.Determinó la estructura que podía dar a las ideas.
ai. Determinó el propósito con el que iba a escribir.

2. DURANTE EL DESARROLLO DE LA TAREA (Second draft)

a. Si usó alguna estrategia específica, se preguntó periódicamente si la estaba
empleando como lo planeó.
b. Se cuestionó constantemente sobre la tarea que estaba llevando a cabo.
c. Revisó permanentemente el texto que iba generando.
d. Centró su atención en el contenido de la tarea a desarrollar.
e. Revisó, constató y corrigió el texto que iba generando.
f. Manifestó constantemente un nivel de comprensión sobre el desarrollo de la
tarea.
g. Estableció alguna relación entre lo que sabía y lo que no sabía para desarrollar
la tarea.

3. DESPUES DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (Final writing)

a. Detectó desajustes en la tarea.
b. Tomó decisiones al respecto del producto logrado.
c. Chequeó la eficacia de las estrategias empleadas.
d. Manifestó seguridad frente a la tarea que desarrolló y los pasos que siguió
para alcanzar el objetivo final.
e. Si utilizó alguna estrategia específica antes y durante el desarrollo de la tarea,
considera que fue importante para llevar a cabo la tarea.
f. Reflexionó sobre el proceso que llevó a cabo.
g. Considera que lo pudo haber hecho mejor.
 Anexo 3

Content ________
COORDINACION AREA DE INGLES Organization ________
Vocabulary ________
ENGLISH IV Language use ________
PRUEBA PRE-TEST Mechanics ________
DE ESCRITURA
TOTAL SCORE _____/50

TIME: 30 minutes.
NAME: ___________________________________
CODE: ___________________________________
DATE: ___________________________________
FACULTY: ___________________________________

Write the biography of the person you love the most. Talk about his/her family, where he/she
was born, his/her childhood, adolescence and adult life, activities he/she used to do, his/her
education, work, free time activities, etc.

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Write at the back, if it is necessary.
 Anexo 4

INDAGACIÓN SOBRE USO DE ESTRATEGIAS

METACOGNITIVAS EN EL DESARROLLO DE
LA PRUEBA PRE-TEST

NOMBRE: __________________________________ CODIGO: ______________________

FACULTAD: ________________________________ FECHA: ______________________
Una vez terminado el ejercicio de escritura, le solicitamos dar respuesta a cada uno de los
ítems que aparecen a continuación. Antes de responder reflexione sobre la manera como llevó
a cabo la tarea y conteste lo más sinceramente posible.

Para la presente prueba, la palabra tarea se refiere al ejercicio de escritura específicamente.

1. ANTES DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (First draft) SI NO

a. Usó alguna estrategia específica para iniciar la tarea.
b. Pensó y tomó decisiones conscientes acerca del proceso que iba a llevar a
cabo.
c. Anticipó las dificultades que se iban a presentar durante el desarrollo de la tarea.
d. Previó tácticas para enfrentar las dificultades.
e. Realizó alguna clase de esquema para desarrollar la tarea.
f. Al desarrollar la tarea, pensó en el texto que iba a escribir y en la audiencia a la
cual se iba a dirigir.
g. Planeó lo que iba a escribir y cómo lo iba a hacer.
h. Determinó la estructura que podía dar a las ideas.
i. Determinó el propósito con el que iba a escribir.

2. DURANTE EL DESARROLLO DE LA TAREA (Second draft)

a. Si usó alguna estrategia específica, se preguntó periódicamente si la estaba
empleando como lo planeó.
b. Se cuestionó constantemente sobre la tarea que estaba llevando a cabo.
c. Revisó permanentemente el texto que iba generando.
d. Centró su atención en el contenido de la tarea a desarrollar.
e. Revisó, constató y corrigió el texto que iba generando.
f. Manifestó constantemente un nivel de comprensión sobre el desarrollo de la tarea.
g. Estableció alguna relación entre lo que sabía y lo que no sabía para desarrollar la
tarea.

3. DESPUÉS DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (Final writing)

a. Detectó desajustes en la tarea.
b. Tomó decisiones al respecto del producto logrado.
c. Chequeó la eficacia de las estrategias empleadas.
d. Manifestó seguridad frente a la tarea que desarrolló y los pasos que siguió para
alcanzar el objetivo final.
e. Si utilizó alguna estrategia específica antes y durante el desarrollo de la tarea,
considera que fue importante para llevar a cabo la tarea.
f. Reflexionó sobre el proceso que llevó a cabo.
g. Considera que lo pudo haber hecho mejor.
 Anexo 6

TALLER USO DE
ESTRATEGIAS METACOGNITIVAS

COORDINACION AREA DE INGLES

ENGLISH IV

NOMBRE:_______________________________CODIGO: _______________
FACULTAD:_____________________________FECHA: _________________

Tiempo: 60 minutos

Objetivos:

¾ Indagar sobre los referentes que poseen los estudiantes al respecto de

la metacognición y sus estrategias.

¾ Consolidar unos fundamentos teóricos sobre metacognición que puedan

ser reconocidos y abordados por cada uno de los sujetos que desarrollaran los
talleres.

Metodología:

1. Organización de mesas de trabajo ( tres estudiantes por grupo)

2. Discusión de preguntas orientadas.
3. Puesta en común (mesa redonda).
4. Fundamentación teórica.
5. Análisis de cada uno de los aspectos contenidos en la encuesta de
metacognición.
6. Conclusiones.

Procedimiento:
1. Mesas de trabajo: los estudiantes se enumeran de uno a tres, para
formar los cinco grupos de trabajo.
2. Cada grupo analiza y reflexiona sobre las siguientes preguntas y
nombra un relator para que socialice las ideas del grupo.

a. ¿Qué es metacognición?_______________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________

b. ¿Qué es estrategia?_________________________________________
__________________________________________________________

c. ¿Qué estrategias aplica usted para aprender?

__________________________________________________________
__________________________________________________________

d. ¿Hace seguimiento a las estrategias que aplica?____________________

¿De qué forma?_____________________________________________

e. ¿Piensa, reflexiona y/o analiza al respecto de lo que prende?__________

__________________________________________________________
__________________________________________________________

f. ¿Busca diferentes vías o medios para prender?_____________________

__________________________________________________________
__________________________________________________________

g. ¿Considera que existen diversas formas de aprender?_______________

__________________________________________________________

h. ¿Cuáles son las que usted utiliza?_______________________________

___________________________________________________________
3. Mesa redonda: los relatores exponen las ideas de cada grupo y se
hace una puesta en común.

4. Con base en las ideas expuestas por los grupos, se determinan las
conclusiones, que direccionarán la fundamentación teórica sobre
metacognición, dirigida por el docente guía.

5. Análisis de los aspectos contenidos en la encuesta sobre indagación del

uso de estrategias metacognitivas en el desarrollo de la prueba pre-
test: lea y analice detenidamente cada uno de los ítems a los que dio
respuesta en la encuesta y ubíquelos teniendo en cuenta los referentes
teóricos expuestos. Identifique los aspectos que pertenecen a cada una
de las estrategias metacognitivas.

6. Conclusiones: las definiciones de metacognición y las estrategias

metacognitivas se explicitan con el concurso de todos los sujetos.
 Anexo 7

Content ________
COORDINACION AREA DE INGLES Organization ________
Vocabulary ________
ENGLISH IV Language use ________
TAREA 1 Mechanics ________
SECOND DRAFT
TOTAL SCORE _____/50
TIME: 30 minutes.
NAME: ___________________________________
CODE: ___________________________________
DATE: ___________________________________
FACULTY: ___________________________________

Imagine you are on holiday. Use the plan below to write a letter to a friend telling him/her
about your holiday.

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 Anexo 8

COORDINACION AREA DE INGLES Content ________

ENGLISH IV Organization ________
TAREA 2 – SECOND DRAFT Vocabulary ________
TIME: 30 minutes. Language use ________
NAME: ___________________________________ Mechanics ________
CODE: ___________________________________
DATE: ___________________________________ TOTAL SCORE _____/50
FACULTY: ___________________________________

Write a letter to a friend telling him/her about your plans and inviting him/her to your house for a special
event. Use the plan below to help you.

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Anexo 9
 COORDINACION AREA DE INGLES Content ________
ENGLISH IV Organization ________
PRUEBA POST TEST Vocabulary ________
TIME: 30 minutes. Language use ________
NAME: ___________________________________ Mechanics ________
CODE: ___________________________________
DATE: ___________________________________ TOTAL SCORE _____/50
FACULTY: ___________________________________

Write an article for a magazine describing your home town. Talk about what it was like twenty years ago and
what it is like today. Use the plan below to help you.

Introduction
Para 1: State the name of the place.
Main body
Para 2: Write what life was like then (what there was / were, there wasn’t / weren’t, what
people didn’t have and what they could do).
Para 3: Write about what life is like now (what there is / are, there isn’t / aren’t, what people
have got and what they can do).
Conclusion
Para 4: Say how nice the place is nowadays.

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Anexo 10
Originales de los estudiantes
Talleres
Tareas
 Indagación sobre el uso de
las estrategias metacognitivas
Comentarios de los estudiantes