ANÁLISIS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA BE CUTE

INTRODUCCION.

Hoy en día la moda es una empresa mundial, donde los países cada vez más fomentan el diseño y
producción de prendas de vestir, encontrándose un gran mercado para estos productos. Por tanto,
en las grandes ciudades las personas visten para verse y sentirse bien, pero sobre todo se
esfuerzan por imponer su propia identidad sea por maquillaje, peinado y accesorios.

Por lo anterior, las personas adquieren prendas de vestir para conseguir una imagen personal y
por esto gastan o consumen de manera ostentosa vestuarios y de este modo conseguir ante la
sociedad cierta distinción y reputación. Es así como, las empresas de este sector se enfrentan a un
consumidor mucho más exigente y que está muy bien informado, que no solo pide un producto de
calidad y buen precio sino una atención personalizada, incluso están insistiendo en innovación.

El presente trabajo, pretende analizar el proceso administrativo en la empresa BE CUTE cuyo

domicilio principal se encuentra en la ciudad de Bogotá, capital de Colombia, ubicada en la región
andina al interior del país. La empresa fue fundada en el año 2004, dedicada a la comercialización
de prendas de vestir solo para mujeres.

OBJETIVO GENERAL

Analizar la forma en que se desarrollan las diferentes funciones del proceso administrativo en la
empresa BE CUTE., llegando a la proposición de recomendaciones que conlleve al mejoramiento
de la posición competitiva de la empresa.

OBJETIVO ESPECIFICO

 Identificar las características de los procesos de planeación, organización, dirección y

control en la empresa.
 Establecer la forma en que los elementos del proceso administrativo influyen en la gestión
de la empresa
 Proponer recomendaciones que contribuyan al mejoramiento del proceso administrativo.

1. PLANEACIÓN.

 Planeación estratégica.

Misión

BE CUTE es una organización colombiana dedicada a la confección de prendas. Empleando en

nuestros productos los mejores procesos de calidad y servicio, garantizamos superar las
expectativas de nuestros clientes.

Visión
Permanecer en el mercado, ampliando nuestra participación a nivel nacional e internacional,
mediante la aplicación y utilización de los mejores materiales, estamos haciendo esfuerzos en
nuestras áreas de atención al cliente, investigación y desarrollo de nuevos productos, asociada a la
colaboración de un gran equipo humano lleno de virtudes y valores, con el fin de garantizar un
excelente control y mejoramiento del nivel de calidad de nuestro producto final.

Valores

HONESTIDAD: actuamos con integridad y respeto.

COMPROMISO Y PROPIEDAD: el hacer que las cosas sucedan, depende de uno mismo. Evitamos lo
pretextos, somos sensibles a las necesidades del negocio y aceptamos la responsabilidad personal
de cubrir estas necesidades comprometiéndonos con nuestra gente y nuestros resultados.

COMUNICACIÓN: fomentamos el dialogo franco y directo, así como las conversaciones que
generen nuevas perspectivas.

CREATIVIDAD Y APERTURA: estamos dispuestos a explorar nuevas ideas y a aprender de forma

permanente. Aprendemos de nuestros errores y sabemos levantas la mano para pedir ayuda
cuando es necesario.

CONFIANZA: creemos en la capacidad y en las intenciones de los demás creemos que la gente
trabaja mejor cuando existe un ambiente basado en la confianza.

COLABORACIÓN: creemos en la suma de esfuerzos para generar resultados superiores.

PASIÓN POR EL SERVICIO Y ENFOQUE AL CLIENTE: Ponemos lo mejor de cada uno de nosotros en
todo lo que somos a fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como
externos. El cliente es la razón de nuestras actividades

Objetivos de la empresa

BE CUTE no posee objetivos organizacionales formales ya que no existen documentos virtuales o

escritos donde estos estén plasmados, pero gracias a las entrevistas que se realizaros por vía
WhatsApp, unos objetivos informales que desean cumplir un tiempo determinado, de los cuales se
identificaron los siguientes:

 Aumentar la participación en el mercado nacional.

 Mantener la calidad y creatividad en los productos.
 Aumentar las ventas.

Principios

 Trabajo en equipo: buscar que todas las personas estén comprometidas con la
organización y actúen arduamente para alcanzar un objetivo común.
 Mejora Continua: actitud de proponer acciones que permitan mejorar los procesos
internos y aumentar la satisfacción de los clientes.
 Servicio: actitud de satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos
superando las expectativas de quienes esperan un producto de calidad, generando un
ambiente agradable.
Estrategias

Dentro de la empresa no se idéntico alguna estrategia organizacional formal e informal, por lo cual
no se pueden describir características en este elemento de la planeación estratégica.

 Planeación táctica.

Políticas

Dentro de la empresa BE CUTE las políticas son las siguientes:

o No tener familiares laborando en la empresa

o No tener noviazgos dentro del trabajo.

o Alta Dirección con compromiso y liderazgo.

o Recurso humano calificado y competente.

o Honestidad, transparencia, rectitud y responsabilidad en la realización de nuestros trabajos.

o Tecnología actualizada garantizando la calidad de nuestros productos, satisfaciendo las

necesidades de nuestros clientes.

Las políticas dentro de la empresa son una guía fundamental a la hora de tomar decisiones, en las
diferentes áreas de la organización.

Plan de producción, actualmente en la empresa cuentan los métodos y tecnologías

necesarias para realizar las actividades, pero no se encuentran plasmados.

Plan de marketing, manejan plan de promoción virtual (Instagram)

Plan de recursos humanos, la empresa no cuenta con una formalidad a la hora de seleccionar el
personal, solo al momento de presentarse la vacante, analiza, los diferentes postulados y eligen el
mejor dependiendo de las capacidades de los mismos.

Plan financiero, dentro de la empresa no se identificó un plan financiero, ya que no existe una
proyección a largo plazo de los recursos para la realización de las actividades futuras.

 Planeación operacional.

Presupuestos.

Cada año establecen la cantidad de dinero que se necesitara aproximadamente para la realización
de las actividades.

Procedimientos.

1. Recepción de tela y sus habilitaciones: Se recibe la tela ya cortada, así como sus habilitaciones
(adornos, cierres, botones y resortes entre otros).
2. Transporte al área de cosido de la tela o ensamble

3. Ensamble: En esta sección, se cosen las piezas con ayuda de diversos tipos de máquinas de
coser, integrando así, la prenda de vestir. Las telas incluyen guías para que la costura sea precisa.

4. Colocación de habilitaciones: En este punto se le agregan al vestido los broches, cierres,

botones, resortes y adornos entre otros. Los patrones (dibujos) indican el lugar en donde se deben
colocar estas habilitaciones.

5. Transporte al área de planchado: Una vez terminada de ensamblar la prenda, se transporta al

área de planchado.

7. Empaque: Después del planchado, el vestido se cuelga en un gancho y se cubre con una
envoltura plástica para evitar que se manche o se ensucie.

8. Distribución y venta: Una vez empacado el vestido se procede a su distribución y venta.

Programas

Dentro de la empresa se manejan o se tiene un rango de tiempo, para la realización de cada una
de las actividades, aunque no se encuentren plasmadas.

Normas y reglamentos.

Aunque no existen normas y reglas formales, los empleados manejan una buena disciplina, tanto
en los horarios como en el comportamiento, en lo cual los jefes dan muy buen ejemplo.

Procesos que se utilizan.

Pedido: para resurtir la tienda de nuevos productos existe un área llamada planeación de la demanda que
determina lo que se surtirá en la tienda

Bodega: en la bodega se encuentra la mercancía para resurtir la tienda siempre debe estar limpia y
organizada la tienda

Departamentar: para que nuestros clientes encuentren con facilidad los productos que se están
buscando

Control de zona de ventas: para distribuir el trabajo dentro de la tienda se le asigna una zona de ventas
esta área es como tu "pequeña tienda" y los puntos que tienes que cuidar son los siguientes:

. Atención al cliente

. Surtir o resurtir

. Mantener limpia el área

. Acomodar las prendas dependiendo el departamento

Los planes que se estructuraron en BE CUTE se llevaron a cabo bajo la coordinación de lo

establecido en cuanto a todos los que contribuyeron en la elaboración de esta, por lo cual se ha
integrado las medidas necesarias para que todo se estableciera con orden y eficacia en cuanto a la
fijación de los datos y elementos

2. ORGANIZACIÓN

Niveles organizacionales.

Al comparar la estructura de BECUTE con la teoría del proceso administrativo, se logra verificar
que en la empresa se presenta los tres niveles organizacionales, el estratégico o institucional, el
táctico y el operativo, en la siguiente gráfica,

A continuación, se detallan los cargos o departamentos que atribuyen a cada nivel organizacional.

Nivel institucional, se encuentra integrado por el gerente de la empresa, dado que este tiene
como función principal la planeación a largo plazo de la organización, definiendo los objetivos
estratégicos y los instrumentos adecuados para alcanzarlos.

Nivel táctico, se integra por los departamentos de: gestión humana, seguridad calidad y ambiente,
y el contador. Se dice que estos departamentos cumplen una función táctica dentro de la
organización, en la medida que su misión al interior de la misma, consiste en trasformar los planes
estratégicos desarrollados por el gerente en planes a mediano plazo que permitan su
cumplimiento.

Nivel operacional, el cual se integra por los departamentos de diseño, producción y comercial. Se
dice que cumplen una función operativa, en tanto a que su actividad se concentra en el desarrollo
de labores específicas, simplemente, se concentran en ejecutar en el corto plazo lo que les es
ordenado desde la gerencia.

Enfoque de departamentalización

El enfoque de departamentalización en esta empresa de acuerdo al proceso administrativo

determina como enfoque funcional, en tanto que, cada departamento se centra en desarrollar su
función que le fue asignada, volviéndose especialistas de su área.
Toma de decisiones

La toma de decisiones en la empresa es centralizada en la torre de la organización, esto se

evidencia, por un lado, en que todos los departamentos de la organización, le reportan
directamente al gerente de la empresa, por otro lado, es el gerente quien asume el papel de
decisor estratégico táctico y operativo, estableciendo la forma en que se deben poner en práctica
las actividades en la empresa y luego se comunican en forma de normas.

· En BE CUTE se buscará cual es el problema que está interviniendo con el logro de los objetivos
se observara detenidamente y localizar cual es el que se tiene que resolver.

· Una vez que el problema se halla definido se tendrá que analizar profundamente y ver cuáles son
las causas que están haciendo que el problema intervenga en el logro de los objetivos.

· Ya que sé que se hallan localizado las causas se buscaran posibles resoluciones y se tendrá que
estudiar las ventajas y desventajas que ocasiona el problema.

· Una vez que se han establecidos las resoluciones se elegirá la más idónea y las más adecuada
para poder implementarla en la resolución del problema.

· Aquí se pondrá en práctica la decisión que se tomó para ver si se eligió la más adecuada y se
podrá juzgar los resultados establecidos.

En BE CUTE se rige una serie de pasos los cuales seguimos para poder llegar al objetivo mediante
la planeación:

. Mantener un nivel de ventas eficaz

.La buena atención hacia nuestros clientes

.Tener una buena especialización de los empleados.

En BE CUTE existe una muy buena especialización de los empleados el cual se estructura de la
siguiente manera:

.Gerente de tienda: el gerente organiza y dirige las funciones administrativas para lograr los
objetivos de ventas

. Administrativo: comparte la responsabilidad junto con el gerente de tienda, por lo que en la

ausencia de este es el encargado, el administrativo debe asumir las funciones del gerente de
ventas

. Encargado del probador: tiene la responsabilidad de brindar todo el apoyo a los clientes al
momento de entrar al vestidor

. Bodeguero: se encarga de tener ordenada la bodega de la tienda para facilitar las operaciones
dentro de la misma

Vigilante: la función principal del vigilante es salvaguardar los bienes de la compañía, así como
prevenir las mermas vigilando todas las áreas de la tienda
 3. DIRECCION

Liderazgo.

Dentro de las actividades de la empresa se observó que el líder no solo es el administrador o el

gerente, sino que en el área de producción, uno de los empleados influye positivamente en las
decisiones de sus compañeros de trabajo, donde cada líder se caracteriza por manejar según la
teoría un tipo de poder diferente, el gerente maneja un poder legitimado, gracias a su puesto en la
organización y el empleado un poder de competencia, debido a las competencias y aptitudes en el
área de producción. Otra característica del liderazgo en BE CUTE, es que los líderes toman
decisiones dependiendo del problema o la situación que se les presente, mostrando unos líderes
que se amoldan a la cada situación, buscando siempre el bienestar de la organización.

Motivación y comunicación

En BE CUTE se preocupan por que el personal se relacione efectivamente con sus compañeros
ya que con esto podemos que trabajen juntos y cumplir el objetivo común.

La comunicación debe ser la eficiente y debe fluir con responsabilidad y confianza de los
subordinados. En la empresa han implementado un sistema que mediante el cual colocan
sugerencias de parte de los subordinados para que brinden su punto de vista y que es lo que se
puede hacer para mejorarlo.

Para que BE CUTE sea productivo día con día se lleva una serie de pasos para poder motivar a su
personal en los cuales se mostrara lo siguiente:

 Hacen una serie de actividades recreativas por ejemplo día de las madres.
 Escogen el empleado del mes con el cual lo compensamos con un reconocimiento por sus
altas ventas del mes.
 Una vez que los empleados se hayan realizado personal mente tenemos la ideología que
hacemos lo mejor al reconocer nuestros errores y mantenernos activos en el día a día.

Otra forma de motivar el personal es mantener una buena relación con sus familiares
comprenderlos en su problemas y velar por ellos ya que el recurso humano es uno de los más
importantes para BE CUTE

MOTIVACIÓN DE GRUPO: En BE CUTE nos preocupamos que el personal tenga una buena
relación con sus compañeros, ya que con esto pretendemos que trabajen juntos, y así cumplir los
objetivos

CONTROL

El gerente lleva el control de toda la empresa para que de este modo no cometan ningún tipo de
error, ya que si aceptamos mercancía en mal estado sería una perdida para BE CUTE

El control dentro de BE CUTE se lleva de la siguiente forma:

.Hacer apuntes de la mercancía que llega mensualmente

. El gerente manda a los asistentes que rebisen cuidadosamente la mercancía

. El control es aplicado desde los empleados, prendas , etc así se reducen los costos y evitamos
errores

CONTROL Y PERIODICIDAD DENTRO DE BE CUTE

Control Posterior: lo aplicamos después de realizar las actividades planeadas

Control de calidad: revisamos que la mercancía llegué en buen estado

Control de inventarios: realizamos los inventarios para saber con que contamos en la tienda, la
cantidad de mercancía

Control de ventas: tratamos de mejorar el servicio al cliente en cuanto a la rapidez de entrega de

los productos

Control de mercadotecnia: aquí se toma las decisiones en general, al contar con información
acerca del desarrollo de la empresa dentro del mercado

Control de finanzas:

En esta área contamos con la información financiera de la empresa y del rendimiento monetario

Control contable:

Aquí se registran los estados financieros