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UE 13 – Relations professionnelles
1 - Le concept de communication
4 - L’analyse transactionnelle
6 - La recherche de l’information
7 - Les enquêtes
Le conflit n’existe que si les interlocuteurs restent dans le même mode (A-A, E-P ou P-E). La
transaction croisée sert alors à l’un des deux à sortir du conflit (par soucis d’apaisement ou
pour « botter en touche »), ou à porter le conflit sur un autre mode de transaction ou encore à
démarrer un conflit, ceci, sur un autre mode, celui utilisé jusqu’alors ne permettant pas de
faire éclater le conflit.
- La transaction piégée ou cachée : la communication s’opère à deux niveaux, un niveau
social, apparent, moins important cependant que le niveau psychologique caché qui représente
le véritable enjeu de la relation. Un message semble être émis par l’adulte mais c’est en fait le
Parent ou l’Enfant qui s’exprime.
Si la réponse de Y est : « c’est un
Interlocuteur X : Ce travail X Y travail pour lequel il faut rester très X Y
est vraiment dur et stressant concentré », nous sommes là aussi
quand on le fait tout seul devant une transaction piégée car
(état Adulte apparent sous- P P sous l’apparence d’une réponse P P
entendant « si tu pouvais correspondant à un Adulte, il est
m’aider… » correspondant A A sous-entendu « tu n’as qu’à rester A A
à l’état Enfant caché). concentré » correspondant à un
E E état Parent caché. E E
En situation de communication, le repérage des états du moi est fondamental car il permet de
s’adapter ou de tenter d’infléchir l’état du moi de l’interlocuteur, en particulier de lui faire
« rebrancher l’Adulte », permettant de revenir à une communication rationnelle.
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(2) : Je suis OK, vous n’êtes pas OK : les personnes concernées ont beaucoup de mal à accepter leurs erreurs et
n'acceptent pas la responsabilité de leurs problèmes, la rejetant sur les autres. Elles peuvent commettre des actes
répréhensibles sans aucun sentiment de culpabilité. Cette position provient d'une absence de signes de
reconnaissance négatifs pertinents.
(3) : Je ne suis pas OK, vous n’êtes pas OK : cette position peut se développer chez des individus que leurs
parents ont ignorés pendant l’enfance (absence de signes de reconnaissance) ou pour lesquels on a manqué de
respect. Cette position est issue d'un sentiment d'abandon, de lassitude et de désespoir.
(4) : Je suis OK, vous êtes OK : position saine et constructive, cette position de vie est celle vers laquelle doit
tendre une personne qui désire augmenter son potentiel relationnel. Elle est acquise lorsque l'enfant a reçu
suffisamment de signes de reconnaissance positifs inconditionnels, ou conditionnels pertinents qu'ils soient
positifs ou négatifs. Tenter de se réorienter vers cette position de vie, si elle n'est pas acquise au départ, nécessite
la mise en place d'une démarche qui passe par une meilleure connaissance de soi-même, de ses modalités de
fonctionnement, au travers de la prise de conscience de son ou de ses plans de vie.
Dans une organisation, le repérage chez les différents acteurs des états du Moi et des
positions de vie, permet de mieux comprendre leurs comportements et d’être capable d’agir
en conséquence. De même, une bonne maîtrise des signes de reconnaissance permet de mieux
gérer les situations et les relations avec les autres, en particulier avec les subordonnés.
Les trois rôles impliquent généralement trois intervenants différents mais pas toujours. Un
triangle dramatique peut se dérouler entre deux personnes, une d’entre elles passant alors d’un
rôle à l’autre. Lorsqu’il y a plus de trois personnes impliquées, un même rôle est rempli par
plusieurs d’entre elles.
1 – L’information
1.1 – Définition : une information est une donnée qui a été traitée afin d’être utile (en latin,
informare signifie "mettre en forme"). L’information apporte à son destinataire ou utilisateur
une connaissance nouvelle ou améliore sa connaissance et elle réduit son incertitude en se
différenciant de ce qui est déjà connu.
1.2 - Les trois dimensions de l'information :
- dimension technique : le signe, les symboles qui sont émis, transmis et éventuellement
stockés ; ils doivent être correctement écrits, transmis et lus ;
- dimension sémantique : c'est la signification véhiculée par l'information ; les symboles et
signes doivent être compréhensibles et apporter la signification désirée avec la précision
désirée ;
- dimension utilitaire : cela correspond à ce qu'apporte l'information en termes de savoir et
de connaissances, de transformation de la représentation d'une connaissance et de réduction
de l'incertitude ; aussi l'information traitée et stockée doit être adaptée aux besoins présents
et/ou futurs des utilisateurs.
Pour chaque dimension, des problèmes particuliers peuvent se poser : problèmes techniques
(mauvaise impression d'un document), problèmes sémantiques (message mal rédigé donc
incompréhensible), problèmes d'utilité (le message est lisible, compréhensible mais n'apporte
aucune information nouvelle utile). La dimension utilitaire de l'information est fondamentale
et dépend souvent de sa qualité sémantique, ce qui nécessite souvent une "traduction" à
destination des différents utilisateurs.
1.3 – La diversité des informations
Les informations peuvent être différenciées :
- par leur nature : informations commerciales, financières, comptables etc. ;
- par leur objet : portant sur un sujet précis ; par exemple : une information portant sur les
parités des monnaies (c'est l'objet de l'information) aura, selon la forme données, une nature
commerciale (impact sur le chiffre d'affaires), une nature financière (nécessité d'une
couverture financière), une nature comptable (écart de conversion, provision) ;
- par leur forme : écrite, orale, chiffrée, graphique, photographique etc. ;
- par leur support : papier, CD-Rom, affiche etc.
1.4 – Les qualités de l'information
Une information doit satisfaire le besoin de l'utilisateur et conditionne largement la qualité de
la décision. Ainsi, les qualités de l'information sont :
- l'objectivité : elle décrit la situation observée et non le sentiment de l'observateur,
- la précision : le degré de précision doit être en rapport avec les besoins de l'utilisateur,
- la fiabilité : la probabilité que l'information ne soit pas erronée,
- la traçabilité : justification de l'information en donnant sa source ou son mode de calcul,
- l'actualité : la qualité de l'information diminue avec son âge,
- la pertinence : adaptée aux besoins de l'utilisateur,
- la disponibilité : l'information doit être d'un accès aisé pour les différents utilisateurs,
- la maîtrise de son coût, dans une optique coût/utilité.
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2 – La recherche documentaire
Les méthodes et techniques que nous analysons ci-dessous ne concernent bien évidemment
que les sources disponibles à l’intérieur de l’organisation (centre de documentation ou autres)
ou les sources secondaires accessibles à l’extérieur.
Avant de commencer à tourner les pages d’un document papier ou de frapper une requête sur
n’importe quel moteur de recherche, il convient tout d’abord de bien réfléchir. En particulier,
sur Internet, la plupart des robots permettant une recherche en « langage naturel » ou « plein
texte » (full text), une requête mal ou incomplètement formulée peut amener à plusieurs
centaines de milliers de propositions dont de nombreuses peuvent être totalement hors sujet.
Il convient donc de bien déterminer les descripteurs qui seront utilisés et de choisir et
exploiter au mieux les éléments proposés par la source.
2 – Le déroulement de l’enquête
D’une façon générale, une enquête avec questionnaire se déroule selon les étapes suivantes :
1ère étape – Analyse préalable et cadrage de l’enquête
Il s’agit de :
- formuler rigoureusement les besoins de l’enquête par détermination précise des objectifs à
atteindre et des informations recherchées ;
- définir les cibles de l’enquête en termes de population à interroger ;
- déterminer les contraintes essentiellement financières et temporelles.
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3 – La réalisation du questionnaire
Les questionnaires conviennent plus aux enquêtes de type quantitatif, car des analyses
statistiques devant être ultérieurement effectuées sur les données collectées, il convient
d’avoir un questionnement identique d’un sondé à l’autre.
4 – L’entretien d’enquête
L’entretien peut revêtir différentes formes dépendant des objectifs et du type d’enquête, ainsi
que de l’utilisation ou non d’un questionnaire plus ou moins contraignant. Cependant, certains
éléments préalables sont à prendre en compte quel que soit le type d’entretien.
4.1 – Les éléments à prendre en compte, quel que soit le type d’entretien
a) La nécessité de présenter initialement à l’enquêté :
- l’enquêteur, l’enquête et ses finalités,
- le déroulement de l’entretien et ce que l’enquêteur attend de son interlocuteur.
b) Les interactions entre l’enquêteur et son interlocuteur
S’agissant d’une relation de communication, il convient d’appliquer les règles habituelles en
matière de communication interpersonnelle. De plus, différents paramètres influent aussi sur
le déroulement de l’entretien : position hiérarchique de chacun, âges respectifs, degré de
connaissance du sujet, contingences culturelles, présence ou non d’autres participants et
qualité de ceux-ci, empathie (voire connivence) entre les interlocuteurs (sans que cela ne
nuise au fond des propos échangés).
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Lieu, date
Objet :
V/ref :
Possibilité de mettre en retrait PJ :
la formule d’appel et le début Monsieur,
de chaque paragraphe.
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Effectuer un saut de ligne après
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chaque paragraphe ˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄˄
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Méthodologie de réalisation :
- recherche des informations et documents (voir fiche n° 6 – la recherche de l’information) ;
- approche préalable générale des éléments à analyser, afin de faire ressortir la ou les idées
directrices, trier les éléments obtenus et déclasser ceux qui paraissent inutiles ou superflus ;
- lecture et analyse approfondie des documents avec sélection des passages clés compte tenu
de l’objectif et des destinataires ;
- sélection et classement des informations clés extraites des documents et à retenir il s’agit de
la phase proprement dite de synthèse ;
- élaboration du plan et rédaction de la synthèse.
4.5 – Le dossier de presse
C’est un document qui s’intègre dans un plan de communication. Il s’adresse aux journalistes
pour les inviter à une conférence de presse, pour les sensibiliser à une campagne
d’information lancée par l’organisation, ou, plus simplement, pour présenter cette dernière. Ce
sera pour les journalistes destinataires un document de travail bien utile pour pouvoir
répercuter en connaissance de cause l’information émise par celle-ci. Le but poursuivi est de
faire la preuve de l’actualité, du sérieux, du bien fondé de l’information que veut faire
connaître l’organisation.
Il se présente comme un dossier thématique, se prêtant à plusieurs modes de lecture :
- en lecture rapide, pour un repérage des passages jugés importants, et des points essentiels ;
- en lecture approfondie, pour fournir et authentifier les éléments d’information jugés
pertinents et dignes d’attention par le journaliste.
Un tel dossier peut également servir de support de référence dans la conduite d’opérations
avec des partenaires. Il témoigne du sérieux du travail de l’organisation et du souci de mettre
à disposition ses connaissances.
4.6 – La brochure
Diffuser une offre, décrire ses produits et services, informer sur ses valeurs, améliorer et gérer
son image ou tout simplement se faire connaître et présenter l’organisation, c’est la finalité de
la brochure aussi appelée plaquette, livret ou notice. Ce document, qui peut être édité sur
support papier ou électronique (on line, téléchargeable ou non, Cd Rom, clé USB…),
privilégie souvent la forme par rapport au fond. Aussi, la brochure est souvent
particulièrement soignée et alléchante. Elle peut aussi être déclinée dans une version allégée
sous forme d’un dépliant ou d’un flyer (feuille A4 ou plus généralement A5).
2 – Le déroulement de la présentation
Le fait de respecter toutes les recommandations ci-dessus n’est pas suffisant pour réussir une
présentation, il faut aussi que l’orateur soit impliqué et passionné par son sujet et le montre.
Il doit aussi éviter les digressions et « conduire » l’auditoire tout au long de la présentation, en
particulier, en revisualisant régulièrement le plan qu’il avait pris soin de présenter
initialement.
Enfin, il doit tenir compte des règles habituelles de la communication concernant les
composantes para verbale et non verbale de celle-ci, sans oublier la dimension d’échange.
En cas de remarques et questions des auditeurs il est important d’accompagner leurs propos
de gestes d’encouragement à s’exprimer et de gestes d’acquiescement en guise de rétroaction
(feed-back) pour leur signifier que l’on a bien compris. En cas de doute sur le sens d’un
propos, il est nécessaire de reformuler ce dernier afin de s’assurer de l’entente sur le sens de
ce qui a été dit.