Circular No. 3330 Actualizada PDF

SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO
& REGISTRO
Lo guarda de late púbko
CIRCULAR 33 30
DE: SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO
PARA: NOTARIOS DEL PAIS
ASUNTO: ACTIVACIÓN DEL APLICATIVO DE LIQUIDACIÓN DE HERENCIA A TRAVÉS

DEL PORTAL SISG (VICKY)
FECHA:
f SEP 2019
Cordial saludo, señores notarios.
La Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Instrucción Administrativa 9 de 2012,

estableció la obligación para todos los notarios del país de comunicar a esta Superintendencia el inicio y
terminación de los trámites de liquidación de herencia, lo cual se llevaría a cabo a través del aplicativo de
"sucesiones".
La Oficina de Tecnologías de la Información sustituyó el aplicativo "sucesiones" por el denominado

"liquidación de herencia", con lo que se pretende mejorar el registro de los datos que identifican el trámite
notarial de liquidación de herencia.
Por lo anterior, a partir del día 12 de septiembre de 2019, los notarios de país deberán reportar la
información referente a dicho trámite a través del link https://sisg.supernotariado.gov.co/, utilizando el
mismo usuario y clave de la plataforma VUR.
El manual de uso se adjunta a la presente circular, con el objetivo de describir el funcionamiento del trámite
en mención, el cual tendrá un soporte en horario oficial de la SNR, mediante el teléfono 3282121 ext. 1221/
1224 o correo electrónico soportasinasupernotariado.gov.co.
Cordialmente,
GOET. 'Y F R ANDA GARCÍA FLÓI EZ

erintendencia de Notariado y Regi tro
Revisó. 1a Cristina M a Arango
Directora de r sministración Notarial
Proyectó. G' nni Ortegón Cortazar

ofesional Especializado
MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO
DE LIQUIDACIÓN DE HERENCIA
SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO Y REGISTRO
Código: Versión: 1 Fecha: 11-09-2019
Superintendencia de Notariado y Registro

Código: Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201
GDE – GD – FR – 03 V.03 PBX 57 + (1) 3282121
Bogotá D.C., - Colombia
28-01-2019 http://www.supernotariado.gov.co
correspondencia@supernotariado.gov.co
EQUIPO DIRECTIVO:
DOCTOR RUBEN SILVA GÓMEZ
SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO
SECRETARIO GENERAL
República de Colombia
Ministerio de Justicia y del

Derecho
Superintendencia de
Notariado y Registro

GDE – GD – FR – 03 V.03 PBX 57 + (1) 3282121
TABLA DE CONTENIDO
Se entiende por tabla de contenido, el mecanismo que se utiliza para

organizar y ordenar el contenido que se encontrará a lo largo del documento.
Permite igualmente al funcionario encontrar las secciones del documento con

mayor rapidez debido a que su estructura se basa en títulos, subtítulos y páginas de
dónde se localiza la información.
TABLA DE CONTENIDO PÁGINA

1. INTRODUCCIÓN 4
2. ANTECEDENTES 5
3. ALCANCE 5
4. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL 5
4.1 INICIO 5
4.2 CREACIÓN LIQ. HERENCIA 8
4.3 CONSULTA LIQ. HERENCIA 9
4.4 MODIFICACIÓN LIQ. HERENCIA 10
4.5 CONSULTA DE CAUSANTES 11
4.6 NUEVO CAUSANTE 12
4.7 CARGUE ACTAS 14
4.8 CERRAR LIQ. HERENCIA 15
4.9 REAPERTURA LIQ. HERENCIA 17
5.0 CAUSANTE REPORTADO EN OTRA NOTARIA 19
6.0 GLOSARIO DE TÉRMINOS 20

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1. INTRODUCCIÓN
Con el avance en las tecnologías de la información y las comunicaciones, la

Superintendencia de Notariado y Registro en cabeza del Doctor RUBEN SILVA
GÓMEZ, ha puesto en marcha proyectos tecnológicos de impacto institucional y
social, dentro de los cuales se encuentra el Sistema de Información de
LIQUIDACIÓN DE HERENCIA en el marco de la instrucción administrativa 9 de
2012.
Este Sistema de Información nace de la necesidad de poder mantener en línea y

en forma centralizada los datos que se registran de estas Liquidaciones de
Herencias a través de las Notarías, para que permita a la Superintendencia contar
con una herramienta que permita su análisis y comportamiento, para poder
brindar un mejor servicio al Ciudadano.
El diseño de este nuevo Módulo de LIQUIDACIÓN DE HERENCIA se realizó
teniendo en cuenta los estándares de desarrollo, la integración con el sistema
Integrado de Servicios y Gestión - SISG, para eliminar la redundancia innecesaria
de duplicidad de datos y de sistemas de información distribuidos.
La funcionalidad de liquidación de herencia se encuentra como un nuevo módulo

en el Sistema de Información SISG – VICKY.

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2 ALCANCE
Este módulo de LIQUIDACIÓN DE HERENCIA permite a las Notarías el registro de

las solicitudes formales en el Sistema Integrado de Servicios y Gestión – SISG -
VICKY, de transferir los bienes de un fallecido a sus herederos o Causantes, con
su trazabilidad de inicio y terminación del acto.
3 DESCRIPCIÓN DEL MANUAL
3.1 INICIO: El acceso al Módulo de LIQUIDACIÓN DE HERENCIA se debe hacer

a través de página de la Institución https://www.supernotariado.gov.co/, dando
CLICK en el Ícono de LIQ. HERENCIA:

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También se puede acceder al sistema mediante la dirección web:
https://sisg.supernotariado.gov.co/
Al dar CLICK sobre este botón, el sistema valida el ingreso del
Usuario autorizado, solicitando el Usuario y Contraseña:
Una vez validado el Usuario y contraseña el sistema visualiza el Menú Principal del
Sistema Integrado de Servicios y Gestión – SISG – VICKY:
Notarias Superintendencia de Notariado y Registro

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En las opciones de la barra que está en la parte izquierda, por favor seleccionar la
Opción Notarías y el Sistema SISG – VICKY mostrará la siguiente ventana:
Al dar Click sobre la opción de Liq. Herencia, el Sistema SISG - VICKY

mostrará la siguiente ventana:
Nueva Liq. Herencia Nueva Liq. Herencia

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En esta ventana el Sistema SISG – VICKY, nos permite visualizar todas las
Sucesiones que están reportadas en la Notaría a la que pertenece el
Funcionario.
3.2 CREAR LIQ. HERENCIA: Al dar click en el Botón de Nuevo el Sistema

SISG - VICKY mostrará la siguiente ventana:
Los datos que solicita la opción de creación de Liq. Herencia son los siguientes:
- FECHA DE INICIO: Se registra la fecha de Inicio de la Liq. Herencia

- NÚMERO ACTA: Se registra el número de Acta de la Liq. Herencia
- FECHA ACTA: Se registra la fecha cuando se hizo el Acta de la Liq.
Herencia
- FECHA DE CREACIÓN: Se registra la fecha de reporte al sistema
-

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NÚMERO DE CAUSANTES: Se registra el número de personas que
generaron la Liquidación de Herencia.
Al reportar todos los datos, el funcionario tiene las opciones de Cancelar
y no grabar el registro o la de Guardarlo.
3.3 CONSULTA LIQ. HERENCIA: Al dar click en el Botón de Consultar el
Sistema SISG - VICKY mostrará la siguiente ventana:
En esta ventana el Sistema SISG – VICKY visualiza los datos de la Liq.

Herencia y de la Notaría, tanto del Inicio como de la Terminación.
Si los datos del Inicio necesitan algún cambio, el funcionario puede realizar
los cambios necesarios, mediante el Botón de Modificar.
Para el cierre de la Liq. Herencia, el funcionario lo puede hacer, mediante

el Botón de Cerrar Liq. Herencia.
-
-

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Es de resaltar que el Sistema SISG – VICKY, no permite el Cierre de la LIq.
Herencia si está pendiente el registro de los Causantes y/o Acta de Inicio
3.4 MODIFICACIÓN LIQ. HERENCIA: Al dar click en el Botón de

Modificar el Sistema SISG - VICKY mostrará la siguiente ventana:
Como se puede observar, esta opción permite modificar los valores del Inicio
de la Liq. Herencia.

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3.5 CONSULTA DE CAUSANTES: Al desplazarnos en forma vertical en la misma
ventana de CONSULTA DE SUCESIONES, el Sistema SISG - VICKY mostrará la
siguiente ventana:
En esta opción podemos observar los datos de cada uno de los Causantes de la Liq. De
Herencia.
Dentro de esta opción, el funcionario tiene las opciones de Crear un Nuevo

Causante o de Eliminar registros de los Causantes.

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3.6 NUEVO CAUSANTE: Al dar click en el Botón de Nuevo el Sistema SISG
- VICKY mostrará la siguiente ventana:
Como se puede observar, en esta opción de Nuevo Causante, el Sistema

SISG – VICKY permite el registro de los datos del Causante, heredando los
datos de la Liq. Herencia.
Los datos que solicita la opción de Nuevo Causante son los siguientes:
NÚMERO DOCTO CAUSANTE: Se registra el Número del Documento del

Causante

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- TIPO DE DOCTO CAUSANTE: El sistema muestra una lista de opciones,
para que el Funcionario seleccione el Tipo de Documento que reportó el
Causante (Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, entre otras).
- NOMBRE CAUSANTE: Se registra el Nombre completo del Causante
(Primero los Nombres y después los Apellidos)
- TELÉFONO CAUSANTE: Se registra el número del teléfono del Causante
- DIRECCIÓN CAUSANTE: Se registra la dirección del Causante
Al reportar todos los datos del Causante, el Funcionario tiene las opciones
de Cancelar y no grabar el registro o la de Guardarlo.

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3.7 CARGUE ACTAS: Al dar click en el Botón de Cargue Actas el
Sistema SISG - VICKY mostrará la siguiente ventana:
En esta opción de Cargue de Actas, se puede observar los datos de la Liq.

Herencia, un Botón para seleccionar el archivo PDF que se va a subir
(Seleccionar archivo), opción de selección para indicar el Tipo de Acta (Acta
de Inicio o Acta de Terminación). Con el Botón de Agregar se sube el
archivo PDF y se guarda en el repositorio de Archivos.
En la parte de debajo de la ventana, el Sistema SISG – VICKY muestra los

registros de cada Acta que se reporta.

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3.8 CERRAR LIQ. HERENCIA: Al dar click en el Botón de Cierre Liq.
Herencia el Sistema SISG - VICKY mostrará la siguiente ventana:
Como se puede observar, en esta opción de Cierre Liq. Herencia, el Sistema

SISG – VICKY relaciona y muestra los datos de la Liq. Herencia, para
permitir reportar los datos necesarios del Cierre.
Los datos que solicita la opción de Cierre Liq. Herencia son los
siguientes:
- NÚMERO DOCTO TERMINACIÓN: Se registra el Número del Documento

de la Causa de Terminación como Oposición, Desistimiento o Elaboración
de Escritura.

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- FECHA TERMINACIÓN: Se registra la fecha del documento de Terminación,
que puede ser Acta o Escritura.
- CAUSA TERMINACIÓN: El sistema muestra una lista de opciones, para
que el Funcionario seleccione la Causa de Terminación (Oposición,
Desistimiento, Elaboración de Escritura).
- TIPO DOCTO DE TERMINACIÓN: El sistema muestra una lista de
opciones, para que el Funcionario seleccione el Tipo de Documento de
Terminación (Acta o Escritura).
Al reportar todos los datos de la Terminación de la Liq. De Herencia, el

Funcionario tiene las opciones de Cancelar y no grabar el registro o la de
Guardarlo.

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3.9 REAPERTURA LIQ. HERENCIA: Su condición para que el sistema
permita su reporte es que la Liq. Herencia esté en estado de
CERRADA y por la opción de Cierre Liq. Herencia el Sistema SISG -
VICKY permitirá su reporte:

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En Consulta se puede observar la totalidad de la Liquidación de Herencia:

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5.0 CAUSANTE REPORTADO EN OTRA
NOTARIA
Cuando se reporta un Causante el Sistema SISG – VICKY validará el

Número del Documento y si existe reportado en otra Notaria, dará la Alerta y
mostrará el estado de “REPORTADO EN OTRA NOTARIA” y una Observación
donde informa la Notaría donde fue reportada:

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6.0 GLOSARIO DE TÉRMINOS
- CLIC: es la acción de pulsar cualquier botón o tecla del dispositivo

apuntador (mouse) de la computadora.
- IN HOUSE: Actividad o desarrollo realizado dentro de la Entidad.
- FRAMEWORK: Es una estructura conceptual y tecnológica de soporte

definido, que servir de base para la organización y desarrollo de
software.
- SILVERLIGHT: Era una estructura para aplicaciones web que

agrega nuevas funciones de multimedia.
VERSIÓN DE CAMBIOS
Código: Versión: Fecha: Motivo de la actualización:
Desarrollo nuevo del Módulo

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SUPERINTENDENCIA

PARA: NOTARIOS DEL PAIS

ASUNTO: ACTIVACIÓN DEL APLICATIVO DE LIQUIDACIÓN DE HERENCIA A TRAVÉS

Cordial saludo, señores notarios.

La Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Instrucción Administrativa 9 de 2012,

La Oficina de Tecnologías de la Información sustituyó el aplicativo "sucesiones" por el denominado

GOET. 'Y F R ANDA GARCÍA FLÓI EZ

Proyectó. G' nni Ortegón Cortazar

Código: Versión: 1 Fecha: 11-09-2019

Superintendencia de Notariado y Registro

Ministerio de Justicia y del

Superintendencia de Notariado y Registro

Se entiende por tabla de contenido, el mecanismo que se utiliza para

Permite igualmente al funcionario encontrar las secciones del documento con

TABLA DE CONTENIDO PÁGINA

Superintendencia de Notariado y Registro

Con el avance en las tecnologías de la información y las comunicaciones, la

Este Sistema de Información nace de la necesidad de poder mantener en línea y

La funcionalidad de liquidación de herencia se encuentra como un nuevo módulo

Superintendencia de Notariado y Registro

Este módulo de LIQUIDACIÓN DE HERENCIA permite a las Notarías el registro de

3 DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

3.1 INICIO: El acceso al Módulo de LIQUIDACIÓN DE HERENCIA se debe hacer

Superintendencia de Notariado y Registro

Notarias Superintendencia de Notariado y Registro

Al dar Click sobre la opción de Liq. Herencia, el Sistema SISG - VICKY

Nueva Liq. Herencia Nueva Liq. Herencia

Superintendencia de Notariado y Registro

3.2 CREAR LIQ. HERENCIA: Al dar click en el Botón de Nuevo el Sistema

- FECHA DE INICIO: Se registra la fecha de Inicio de la Liq. Herencia

Superintendencia de Notariado y Registro

En esta ventana el Sistema SISG – VICKY visualiza los datos de la Liq.

Para el cierre de la Liq. Herencia, el funcionario lo puede hacer, mediante

Superintendencia de Notariado y Registro

3.4 MODIFICACIÓN LIQ. HERENCIA: Al dar click en el Botón de

Superintendencia de Notariado y Registro

Dentro de esta opción, el funcionario tiene las opciones de Crear un Nuevo

Superintendencia de Notariado y Registro

Como se puede observar, en esta opción de Nuevo Causante, el Sistema

NÚMERO DOCTO CAUSANTE: Se registra el Número del Documento del

Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro

En esta opción de Cargue de Actas, se puede observar los datos de la Liq.

En la parte de debajo de la ventana, el Sistema SISG – VICKY muestra los

Superintendencia de Notariado y Registro

Como se puede observar, en esta opción de Cierre Liq. Herencia, el Sistema

- NÚMERO DOCTO TERMINACIÓN: Se registra el Número del Documento

Superintendencia de Notariado y Registro

Al reportar todos los datos de la Terminación de la Liq. De Herencia, el

Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro

Cuando se reporta un Causante el Sistema SISG – VICKY validará el

Superintendencia de Notariado y Registro

- CLIC: es la acción de pulsar cualquier botón o tecla del dispositivo

- IN HOUSE: Actividad o desarrollo realizado dentro de la Entidad.

- FRAMEWORK: Es una estructura conceptual y tecnológica de soporte

- SILVERLIGHT: Era una estructura para aplicaciones web que

Superintendencia de Notariado y Registro

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