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Documentación controlada
CONTROL SEGURIDAD CERTIFICACIÓN LABORAL
www.asemchile.cl www.oval.cl
DOCUMENTACION CONTROLADA
ASEM
• Plataforma informática, en la cual las
empresas contratistas y
subcontratistas que se desempeñen
para GEORGIA PACIFIC deben cargar
documentación requerida de sus
trabajadores y de la empresa
contratista.
➢
Todos los documentos son exigibles a todas las empresas.
➢
Se ingresa a la plataforma e inmediatamente aparece recuadro para realizar ingreso de
trabajadores.
➢
Lo primero que debe hacer es crear a sus trabajadores, pinchando el botón “TRABAJADORES” y
posteriormente “AGREGAR TRABAJADOR”.
ASEM
CREAR TRABAJADOR:
Luego se ingresa el RUT para cada uno de los trabajadores.
(RUT con punto y guion, Ej: 11.111.111-1)
ASEM
FICHA DEL TRABAJADOR:
➢
Una vez ingresado el Rut del
trabajador se abre ficha, la cual se
de completar:
• Individualización del
trabajador.
• Domicilio
• Antecedentes Contractuales y
Previsionales.
(“Sueldo Base”, “Valor Pactado”
debe ser cargado solo número, sin
puntos ni comas)
➢
Una vez finalizado seleccionar
“Guardar Trabajador”.
ASEM
LISTA DE TRABAJADORES:
➢
Una vez creado el trabajador, este deberá aparecer en el Listado de Trabajadores,
seleccionando ítem TRABAJADORES.
➢
Para seguir agregando trabajadores seleccionar ítem AGREGAR TRABAJADOR.
ASEM
CARGA DE DOCUMENTOS TRABAJADORES:
➢
Para cargar los documentos de Trabajadores debe seleccionar la pestaña “DOC
TRABAJADORES”.
➢
Seleccionar el ítem para cargar los documentos por cada trabajador.
ASEM
CARGA DOCUMENTOS TRABAJADORES:
➢
En la ventana se desplegaran los documentos que debe cargar por cada trabajador,
dependiendo el cargo y área en la que se desempeñe. A su vez, encontrarán el estado
de documentos revisados.
Revisión Pendiente Aprobado Rechazado
➢ El documento destacado en color NARANJO indica que es opcional (solo
corresponden a ejemplo).
ASEM
CREAR VEHICULO:
1° INGRESAR 2° PRESIONAR
LA PATENTE BOTON
SIGUIENTE
ASEM
FICHA DEL TRABAJADOR:
➢
Una vez ingresado la PATENTE del vehículo se abre ficha, la cual se de
completar:
• Individualización del vehículo (todos los datos obligatorios).
➢
Una vez finalizado seleccionar “Guardar
Vehículo”.
ASEM
LISTA DE TRABAJADORES:
➢ Una vez creado el trabajador, este deberá aparecer en el Listado de Vehículos, seleccionando
ítem VEHICULOS.
➢
Para cargar los documentos de Vehículos debe seleccionar la pestaña “DOC
VEHICULOS”.
➢
Seleccionar el ítem para cargar los documentos por cada vehículo.
ASEM
CARGA DOCUMENTOS VEHICULOS:
➢
En la ventana se desplegaran los documentos que debe cargar por cada vehículo,
dependiendo tipo y sus características. A su vez, encontrarán el estado de documentos
revisados.
➢ Revisión Pendiente Aprobado Rechazado Vencido
➢ El documento destacado en color NARANJO indica que es opcional.
ASEM
CARGA DOCUMENTOS EMPRESA:
➢
Para cargar los documentos de Empresa debe seleccionar la pestaña “DOC EMPRESA”.
ASEM
CARGA DE DOCUMENTOS EMPRESA:
➢
En esta ventana se desplegaran los documentos que como Empresa deben cargar y a un
costado aparecerá el estado de este documento una vez revisado por Asem.
Revisión Pendiente Aprobado Rechazado
ASEM
RESUMEN DOCUMENTACIÓN:
➢
Al seleccionar “Resumen”, se desplegará en la pantalla, el resumen de los documentos:
➢ Aprobados
➢ Rechazados
➢
No aplica
➢
No cargado .
➢
Pendientes para revisión
ASEM
RESUMEN:
➢
En esta ventana se desplegaran con un mes de anticipación las alertas de vencimiento de cada
documento.
ASEM
CERRAR SESIÓN:
➢
Se encuentra disponible en la plataforma ASEM una pestaña para Cerrar Sesión.
Contactos
➢
ASEM:
Soporte plataforma:
Email: soporte@asemchile.cl
Teléfono: 41 – 2794320 / 41 – 2794330
➢
GEORGIA PACIFIC:
Alvaro Villegas Castro
Email: Alvaro.Villegas@gapac.com
CERTIFICACIÓN LABORAL
OVAL
CARACTERISTICAS:
➢
Revisión Documental de Convergencia y NO de Cuadratura: Lo que permite no solo certificar el
pago, sino que además el correcto pago.
➢
La Certificación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales se hace
recepcionando documentación digitalizada.
➢
El Proceso de Certificación permite llevar el control documental: Lo que permite a la
empresa principal tener claridad respecto de su eventual responsabilidad subsidiaria
con respecto a los trabajadores de las empresas contratistas.
➢
La Emisión de Certificados e Informes se realiza a través de un Sistema Informático Vía Web lo
que equivale a la entrega de F30-1 de la Inspección del Trabajo.
OVAL
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA:
➢
Liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por el trabajador. En caso de no estar
firmadas, adjuntar nómina de institución bancaria que acredite el depósito en cuenta
corriente o cuenta vista y la liquidación de sueldo sin firmar.
➢
Acreditar el pago de las cotizaciones previsionales (AFP, Isapres, INP, Caja de
Compensación, Mutualidad) mediante la exhibición de planillas de cotizaciones
PAGADAS.-
➢
Acreditar pagos de descuentos de préstamos en cajas de compensación, colectas,
cuotas sindicales, seguros, retenciones judiciales y cualquier otro descuento
efectuado al trabajador, con excepción de los anticipos y los descuentos que
quedan en poder del Empleador.
➢
Fotocopia del libro de remuneraciones (exclusivamente del mes en revisión).
➢
Fotocopia de registro de asistencia del mes respectivo, de los trabajadores con derecho a
semana corrida.
OVAL
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA:
➢
Autorizaciones de descuentos voluntarios firmadas por el trabajador.
➢
Aviso de Inicio y Cese a la AFC, o bien, cumple con este requisito al informar los códigos de
movimiento en la planilla de la AFP.
➢
Certificado de la Institución correspondiente que acredite calidad de Pensionado y la solicitud
del trabajador jubilado que no desee seguir cotizando.
➢
Fotocopia de las licencias médicas (anverso y reverso).
➢
En evento de existir desvinculaciones, se deberá adjuntar los finiquitos suscritos
firmados y ratificados, cuando correspondiere. En caso de no contar con el finiquito
firmado, presentar las cartas de aviso de término de contrato (trabajador e
inspección del trabajo).
OVAL
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA:
➢
Si no se ha firmado finiquito, por razones no atribuibles al empleador, se deberá
adjuntar además, constancia a la Inspección del Trabajo, donde se informe esta
situación y que el documento está disponible para el trabajador. Esto se considera
un atenuante que la Principal requiere conocer.
➢
En el evento de que el trabajador deje de prestar servicios en faenas de las
empresas contratistas asociadas a la empresa principal y no ha sido finiquitado, se
deberá acompañar el anexo de contrato de trabajo, que consigne el cambio de
lugar e indique que el trabajador ya no labora en faenas de la Principal.
OVAL
➢
Observaciones: Se indica en el certificado las deficiencias administrativas de la empresa
contratista o subcontratista.
➢
Contingencias Económicas: Se individualizan los trabajadores involucrados en ella. Se
señalan los montos adeudados a cada uno de ellos, el monto total de contingencia y a
que obligación de dar pertenece.
ETAPAS PROCESO:
Recepción
• Modalidad digital.
de • Hasta día 16 de cada mes.(o habil
siguiente)
Documento
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
Ingreso página Oval: www.oval.cl
Se ingresa rut de la empresa contratista, usuario y clave. (El mismo
usuario y clave que se utilizó en ASEM) .
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
➢
Al oprimir el ítem INICIO se despliega el calendario de cierre para certificación de
cumplimiento.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
➢
Al oprimir el ítem de SOLICITUDES se despliega un calendario mensual donde
aparecen los meses en distintos colores.
PROCESO DE CETIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
EMISIÓN DE CERTIFICADO
OVAL
CERTIFICADO CUMPLIMIENTO
OVAL
CORREGIR CONTINGENCIAS Y
OBSERVACIONES
CERTIFICADO COMPLEMENTARIO
CORREGIR CONTINGENCIAS Y OBSERVACIONES
CONTINGENCIAS
OBSERVACIONES
CORREGIR CONTINGENCIAS Y OBSERVACIONES
CORREGIR CONTINGENCIAS Y OBSERVACIONES
CORREGIR CONTINGENCIAS Y OBSERVACIONES
CORREGIR CONTINGENCIAS Y OBSERVACIONES
CONTACTOS
➢
OVAL:
➢ SOPORTE PLATAFORMA:
➢ Marcelo Martínez
Email: soporte@oval.cl
Teléfono: 41 – 2794320 / 41 – 2794330
➢ Brenda Zurita
Email: bzurita@oval.cl
Teléfono: 41 – 2794320 / 41 – 2794330
➢
GEORGIA PACIFIC:
➢ Alvaro Villegas
Email: Alvaro.villegas@gapac.com
GRACIAS