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PROCEDIMIENTO
DE PAGOS
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
DESCRIPCION U ORIGEN DEL
VIGENCIA/ VERSIÓN NUMERAL
CAMBIO
No.
3/ 5.5/ 6.1/ 6.3/ Se ajustaron las denominaciones de
6.1.6/ 6.1.7/ cargos según las modificaciones
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6.1.8/ 6.4/ 6.5.5/ realizadas en la estructura
7 organizacional.
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1. OBJETIVO
Establecer sistemática y ordenadamente los pasos para realizar los pagos de los
compromisos adquiridos por la Institución, para el cumplimiento de su misión.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el pago de los compromisos generados en todas las
dependencias de la Institución. Inicia con la recepción de las cuentas y termina con la
realización del pago y el archivo de los documentos correspondientes.
3. RESPONSABLE
4. DEFINICIONES
4.1 Cheque: El Cheque es un titulo valor por medio del cual una persona natural o
jurídica llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero.
5. POLITICAS
5.1 Todos los pagos deben ser justificados mediante un documento soporte aprobado
por el ordenador del gasto.
5.2 En la Institución se podrán realizar pagos por los siguientes medios, en orden de
preferencia: Transferencia electrónica, cheques, tarjeta débito y tarjeta crédito. Los
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5.3 No se podrán realizar pagos de cuentas que superen los 20 SMMLV, sin previa
autorización de la Junta Directiva, en concordancia con lo dispuesto en el Estatuto
General de la Institución.
5.4 No se permite el cambio de cheques por efectivo (de la caja menor), girados por la
Institución o por otras personas naturales o jurídicas.
5.6 Un cheque pendiente de pago podrá permanecer en caja, máximo tres (3) meses.
Después de esa fecha se debe anular siguiendo lo establecido en el “Instructivo para
Anulación de Cheques y Comprobantes de Egreso”.
5.7 Los cheques contarán con sello húmedo o sello seco, como mecanismos de
seguridad.
5.8 Se usarán sellos restrictivos y cruces que impidan que los pagos sean desviados de
sus destinatarios originales, tales como: cheque cruzado, sello restrictivo: “para
consignar únicamente en la cuenta del primer beneficiario”, sello restrictivo “páguese
por ventanilla únicamente al primer beneficiario”
5.9 Para el retiro de cheques por personas diferentes al beneficiario, se exigirá un poder
firmado y autenticado, en el que se evidencien los nombres, cedulas y huellas de las
personas involucradas.
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5.10 Cuando se autoricen pagos relacionados con anticipos a empleados y/o terceras
personas, para la adquisición de bienes o servicios de uso institucional, el Jefe
financiero exigirá como garantía, la firma de un pagaré.
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.1 RECEPCIÓN DE CUENTAS. El Jefe Financiero recibe las cuentas generadas por
diferentes conceptos así:
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6.5 EJECUCIÓN DEL PAGO: El Auxiliar de pago recibe las cuentas y la programación
de pagos y procede a ejecutarlos por uno de estos medios:
6.5.1 Pago con Cheque de la institución: El auxiliar de pago verifica los saldos en las
cuentas bancarias, con el fin de que el cheque no sea devuelto, elabora el cheque
verificando el nombre del beneficiario, su identificación y el valor a girar; seguidamente
procede a colocar los sellos restrictivos según el caso. Los nombres y las firmas de las
personas autorizadas para firmar cheques institucionales, están relacionadas en el
formato “Firmas registradas en cuentas bancarias Corporativas”.
6.5.2 Pago con cheque de gerencia: Cuando el proveedor o acreedor exija el pago
con cheque de gerencia, el Jefe financiero elabora una comunicación dirigida al banco
solicitando su elaboración, en la que relaciona el número de la cuenta bancaria de la
que se hará el debito, el valor a girar, el nombre y el Nit. del beneficiario. Esta
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comunicación debe estar firmada por las personas registradas en esa cuenta bancaria.
Paralelamente elabora una comunicación autorizando al empleado de la institución que
retirará el cheque en el banco.
6.5.4 Pago con Tarjeta Débito: Se realizan en los casos en que el proveedor del bien o
servicio así lo exija, o a conveniencia de la institución.
6.5.5 Pago con Tarjeta de Crédito: Se realizan en los casos en que el proveedor del
bien o servicio así lo exija o a conveniencia de la institución. El Jefe Financiero es
quien decide el número de cuotas a pagar.
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9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento de Contabilización
Instructivo para Anulación de Cheques y Comprobantes de Egreso
10. REGISTROS
Autorización de traslados de fondos
Firmas registradas en cuentas bancarias Corporativas
Orden de prestación de servicios
Orden de Compra
Solicitud de pedido
Entrada de Almacén
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