Título: Fechamento de Caixas

Instruções de Trabalho: Documentação de Processos e

Sistemas

Data de Criação: 04/04/2012 Cliente: Para Todos

Descrição da Instrução

O fechamento de todas as integrações que geram receita é realizado pela tesouraria. Esta
funcionalidade permite que os operadores façam a prestação de contas do montante que foi
movimentado no seu caixa. Estes valores são conferidos, é realizado o batimento e as informações
financeiras dos dias fechados são enviadas para a matriz pelo responsável do fechamento de caixa
de cada filial. Na matriz é feita a destinação dos valores para as determinadas contas correntes.

Esta IT busca orientar o modelo de fechamento de caixa no Para Todos.

Procedimentos Operacionais

1. Fechamento de Caixa realizado pelo operador

Para iniciar o dia, o funcionário pega o chamado “fundo de troco”, que nada mais é do que um
valor para que ele possa gerar troco e demais operações. No final do expediente o profissional deve
pagar esse valor inicial, além de entregar o que foi registrado no PDV em cheque, em dinheiro, em
cartão de débito e crédito, ticket (se aceitar) e outros mais.

Após fim do período de vendas, o caixa é fechado e é realizada a sangria, geração da Leitura X e da
Redução Z.

Todos os cupons são juntados, para prestar as contas de recebimentos via cartões de débito, crédito,
DMCard. Os cupons e a “Leitura X” são entregues para o fiscal de frente de loja e enviado para a
tesouraria da própria filial.

Rua João Luis de Campos, 341 – Piso Sup. SL 04 – Vianelo – CEP: 13202-451 – Jundiaí – SP – Tel:. (11) 4805-6600
www.torksolucoes.com.br

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Esse trabalho nada mais é do que contar o dinheiro que está no caixa. Essa tarefa deve ser realizada
diariamente, de preferência quando a loja encerra o seu expediente, iniciando assim o outro dia com
o caixa “zerado”, mas, se houver troca de turno de funcionários é importante fazer esse fechamento
parcial. Algumas divergências podem ser apresentadas durante essa contagem e isso pode acontecer
por vários motivos, como troco errado, troca de mercadoria que não foi dada a baixa e sangrias, que
são as retiradas no decorrer do dia. Por isso é que o fechamento não pode ser feito no outro dia,
pois pode acontecer de o funcionário esquecer o que fez durante o trabalho, perdendo assim a
capacidade de argumentar.

2. Fechamento de Caixa da filial realizado pela tesouraria

1. Este módulo é acessado pela filial no caminho: Contas a Receber > Fechamento Caixa Loja.

2. O responsável pelo fechamento de caixa deve ter uma senha cadastrada como usuário de
tesouraria.

3. Verificar na aba ‘Movimentação Diária”, os dias que foram fechados pela tesoureira e os dias
que ainda estão pendentes.

4. Após acessar esta tela, pode-se realizar uma pesquisa de dias para fechamento. Lá aparecem os
fechamentos transferidos para a Matriz e os fechamentos que não foram batidos, onde os motivos
do não-batimento são representados por cores . A cor rosa significa que existe diferença entre
valores, a amarela significa que existe(m) ECF(s) sem venda, a cor lilás significa que existe(m)
venda(s) com cheque(s) com informações bancárias inválidas e a cor verde significa que existe(m)
venda(s) com Cheque Pré / Convênio / Crédito Rotativo para clientes sem cadastro.

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5. Para realizar o fechamento de caixa, é necessário realizar o lançamento do fechamento. Terão

que ser informadas a data do fechamento, usuário da tesouraria, senha do usuário, a operação
(Entrada ou Saída), o nome do Operador e o turno, o número do Caixa, e o Registro X, onde o total
dos valores lançados para cada forma de recebimento tem que bater com o valor lançado do
Registro X.

6. Após a inclusão dos lançamentos, a tesoureira deve verificar se os valores estão batendo. Se os
valores não batem, terá que ser acessada a aba “Batimento de Caixa”, onde pode ser feita a
manutenção nas formas de recebimento e lançamento de eventuais quebras e sobras de caixa.

7. Realizar o Batimento de Caixa é realizado de duas maneiras:

- Batimento por Forma de Recebimento, quando a divergência de valor ocorre em uma ou mais
formas de recebimentos;

- Batimento por Caixa / Operador, onde pode-se diagnosticar e dar manutenção se houve quebra
ou sobra de caixa e/ou precisa realizar manutenção / correção de cupons (Manutenção de Frente de
Caixa).

8. Após verificação e manutenção das divergências, acessar a aba “Movimentação Diária”. Se

houver mais alguma divergência, a tesoureira terá que verificá-la e dar manutenção até que não
sejam mais apresentadas divergências.

9. Se os valores baterem, isto é, não apresentarem nenhuma divergência, deve ser realizada a
Tranferência para Matriz, onde são enviadas as informações financeiras do dia fechado pela
filial.

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10. Após ser realizada a transferência para a matriz, não é permitida mais nenhuma alteração,
manutenção ou exclusão de lançamentos. Apenas se for realizado o Cancelamento da Transferência
para a Matriz.
3. Fechamento Diário da Matriz

1. Este módulo é acessado pela matriz no caminho: Tesouraria > Fechamento Diário.

2. O Fechamento Diário matriz tem a função de destinar os valores recebidos pelas filiais para uma
ou mais contas correntes e integração com o módulo de Contas a Receber.

3. Se houver alguma divergência, ou por outro motivo necessitar de alguma alteração, manutenção
ou exclusão de lançamentos, deve-se realizar o “Cancelamento da Transferência para a Matriz” na
filial, através do módulo Fechamento de Caixa Loja, na aba Movimentação Diária e efetuar as
alterações necessárias.

4. Se não apresentar divergências e não necessitar de nenhuma correção, efetuar a Destinação, onde
serão realizadas a Integração do módulo Contas a Receber (quando for Pagamento a Prazo) e a
destinação das Contas Correntes (quando for Pagamento a Vista), que informa para qual conta
corrente será creditado o valor.

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Regras e Outras Orientações

1.É extremamente recomendado que o caixa seja fechado no final do dia, e não no dia seguinte.

2. Apenas usuários com senha de tesouraria poderão fazer o fechamento de caixa.

3.Só se realiza o fechamento de caixa em terminal que abriu o caixa.

4.Se a loja ficar sem abrir o caixa durante um ou mais dias, nos dias seguintes não será permitido
lançar venda neste período retroativo, pois o caixa assumirá a data referente ao dia em que o caixa
está sendo aberto.

5.O caixa só deve ser fechado quando tiver certeza de que não será realizada mais nenhuma
operação no caixa da loja.

6. O primeiro caixa a ser aberto deve ser, obrigatoriamente, o terminal que é o servidor.

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