PROCESS MAP - CHANGE MANAGEMENT

Scope of the Process : Claims by the Contractor / Result of RFI Responses (where applicable) / Employer Instructed Changes (New / additional scope of works, Revised drawings / specifications, Issuance of new documents & drawings), or any other item that may affect the scope, schedule & cost (Triple constraints).

CHANGE  CASE 1 : CLAIMS BY THE  CASE 2 : RFI RESPONSES  CASE 3 : EMPLOYER 

INITIATION CONTRACTOR (WHERE APPLICABLE) INSTRUCTED CHANGES

Time Line (Calender Days) Procedure/Step Ref. Contractor PMCM (Hill) Supervision Consultant (AEB) Cost Consultant (Quantex) Employer / Engineer (QIMC) Standard Forms / Templates Remarks

STARTS HERE..
CONTRACTOR : Claim Submission 
Day 1 Step 1 Claim Submission   Form (CSF) ‐ Sec.A
(using CSF)

Acceptable
PMCM initial check on  PMCM : Claim Submission Form 
admissibility of the Claim
(CSF) ‐ Sec.B 
&
Day 2 ‐ 3 Step 2
Standard Letter Template # 1
Unacceptable

END Notify Contractor with 

Claim Rejection

PMCM : Claim Submission Form (CSF) ‐
Note : 1 
Assess
Sec.B 
if E.I. is required to  & Logs related to CCF, E.I., Change logs 
be issued or Not Standard Letter Template # 2 are to be updated & maintained.
No

Inadequate OR Note : 2
STARTS HERE..
Yes
Verify Claim  PMCM : Claim Submission Form (CSF) ‐
Day 4 ‐ 6 Step 3 Sec.B  E.I. to be forwarded to the Employer 
Substantiation documents 
for adequacy Perform High‐Level TIME Impact  Perform High‐Level  & for approval with Draft Employer 
assessment COST Impact  Standard Letter Template # 3 Letter.
Time Line for Processing  :  28  Days

assessment 

OR
Notify Contractor advising Claim 
Contractor acknowledges 
acknowledgement and  PMCM : Claim Submission Form (CSF) ‐
and takes necessary actions  Adequate
substantiation requirements as may 
as needed. Sec.B 
be needed.
&
Standard Letter Template # 4

Preparation of CCF , E.I. together 
with updated CCF, E.I. logs, and  E.I. Approval
obtain Employer Approval

Issue E.I. to the Contractor to  PMCM : Change Control Form 
proceed with the works, and  (CCF) , Engineer's Instruction 
request for the substantiation  Note : 3
Day 7 ‐ 9 Step 4 documents for assessment. (E.I.)                       
During the process of Substantiation 
Receipt of E.I.  Documents ‐ Submission & review, 
PMCM may request for any further 
Unacceptable
Receipt of Substantiation documents,  documentation as needed.
Prepare and provide  verification & distribution to the 
Substantiation  concerned parties.
documents as needed.

Acceptable

Contractor 
acknowledges the 
Notification and takes 
necessary action as 
Commencement of evaluation & PMCM  communication with Contractor to obtain any further substantiation documents 
applicable( such as  required.
provide additional  PMCM / SC & CC :  
Day 10 ‐ 16 Step 5 info, backup 
documents,  Preparation of TIME  Preparation of  Preparation of COST 
CAF (Claim/Change Impact 
clarification ,  Impact Analysis TECHNICAL Impact  Impact Analysis Assessment Form)                           
confirmation...etc) Analysis

Note 4 : 
(Case‐by‐Case Basis as Required) MEETING(S) TO BE CONDUCTED AMONGST THE PARTIES TO FINALISE  ASSESSMENT  &  MUTUALLY AGREE ON TIME & COST IMPACT
Day 17 ‐ 23 Step 6 3 ‐ 7 Days is the Target time‐line to 
complete, It may vary on case‐by‐
(Continue to the next page..) case basis.

1 of 2 Doc.Ref : AAT‐HIL‐SFD‐01PM‐005 Rev.0 / Dated : 26‐09‐2019
 PROCESS MAP - CHANGE MANAGEMENT

Scope of the Process : Claims by the Contractor / Result of RFI Responses (where applicable) / Employer Instructed Changes (New / additional scope of works, Revised drawings / specifications, Issuance of new documents & drawings), or any other item that may affect the scope, schedule & cost (Triple constraints).

Note 5 : 
Review Assessments (Technical,  PMCM & CC :  
Time Line for Processing  :  28  Days

Time &  Cost) & Prepare final  V.O ‐ To be endorsed by the 
Day 24 ‐ 25 Step 7 Preparation of 
Impact analysis Recommendation 
CAF (Claim/Change Impact  concerned parties prior to seeking 
Report Variation Order
Assessment Form)    & V.O.            Employer approval.

PMCM  :  
Day 26 Step 8 Compile V.O. , Updated V.O. Log ,  V.O. ,  V.O. Log , 
Evaluation & Recommendation report 
with Draft Employer Letter, submit to  Recommendation Report & 
Employer for  approval. Draft Employer Letter

Day 27 Step 9 Review & Approval of  EM  :   Variation Order

V.O. by the Employer

Day 28 Step 10 Receive  Receipt & Issuance

approved V.O.  of Approved V.O. PMCM  :   Variation Order

2 of 2 Doc.Ref : AAT‐HIL‐SFD‐01PM‐005 Rev.0 / Dated : 26‐09‐2019