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Página 1 de 2 GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-PR-0001
Fecha: 12-09-2014 CONTROL DE REGISTROS
Versión: 3
OBJETIVO: Establecer las tareas que regulen la gestión de los documentos desde su producción hasta la disposición final, que permita asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de la información consolidada en los registros de la
institución.
ALCANCE: Inicia con la producción y finaliza con la disposición final de los documentos evidencia de la gestión administrativa en todas las unidades policiales.

DOCUMENTO
DOCUMENTO ENTRADA TAREA DOCUMENTO SALIDA DESCRIPCIÓN CARGO DEL RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL FUNDAMENTO LEGAL
ASOCIADO

Constitución Política de Colombia. Ley


594 de 2000 Por medio de la cual se dicta
DOCUMENTOS la Ley General de Archivos y se dictan
1. IDENTIFICAR SERIE Y Revisar en las Tablas de Retención Documental (TRD)
ALLEGADOS Y Tablas de Retención otras disposiciones
PRODUCIDOS SUBSERIE DE LAS TABLAS de la dependencia, a fin de identificar la serie y/o Productor documental
RETENCIÓN DOCUMENTAL Documental
subserie que le corresponde al documento producido. Decreto 4110 de 2004: Por el cual se
reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.

Acuerdo 016 de 2005: Por el cual se


aprueban las tablas de retención
Que: Aplicar sistema integrado de documental presentadas por la Policía
conservación. Nacional Acuerdo 038 de 2002:
Quien: Jefe grupo de gestión Responsabilidad del servidor público frente
Documental y/o productor a los documentos y archivos.
DOCUMENTOS
ALLEGADOS Y Ejecutar las actividades descritas en el. Manual Único documental.
2. REALIZAR CONSERVACIÓN Jefe Grupo de gestión Documental y/o
PRODUCIDOS PREVENTIVA de Gestión Documental, capitulo de conservación Cuando: Conforme al cronograma Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se
productor documental.
preventiva y uso de termohigrómetros. de limpieza. regula el procedimiento para la elaboración
Evidencia: 1GD-FR-0012 y aplicación de las Tablas de Retención
seguimiento a los programas de Documental en desarrollo del Articulo 24
conservación preventiva para los de la Ley 594 de 2000 Acuerdo 042 de
archivos de la Policía Nacional 2002: Establece criterios para la
organización de los archivos de gestión.
Acuerdo 060 de 2001: Establece pautas
para las comunicaciones oficiales.
Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General
Se insertan los documentos en las carpetas respetando de Archivos. Mini manual 04: Tablas de
DOCUMENTOS retención y transferencias documentales.
ALLEGADOS Y 3. ORGANIZACIÓN el orden original en que fueron recibidos y/o producidos
PRODUCIDOS DOCUMENTAL para el tramite; sin sobrepasar de 250 folios por carpeta.
Una vez clasificados, depurados y ordenados los Resolución 02764 de 2008: Por medio de
documentos, se realiza la foliación teniendo en cuenta productor documental. la cual se adopta el Programa de Gestión
Manual Único de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus
los parámetros establecidos. esta actividad se realizará a
Documental políticas de operación
los documentos de la vigencia anterior sin exectuar los
documentos que por ley se requieran. (Actas,
resoluciones, contratos y procesos judiciales) Resolución Ministerial 8614 Por la cual se
adopta el Programa de Gestión
Documental PGD "Hacia Un Sistema de
Documento Electrónico de Archivo"
SGDEA para el sector defensa
1GD-FR-0007 HOJA DE HOJA DE CONTROL,
CONTROL, 1GD-FR-0008 4. DESCRIPCIÓN ROTULO
ROTULO DOCUMENTAL IDENTIFICACIÓN
IDENTIFICACIÓN CARPETA, ROTULO En la descripción documental de las unidades de Que: Realizar descripción
CARPETA, 1GD-FR-0009 IDENTIFICACIÓN conservación se deberá diligenciar los formatos documental.
ROTULO CAJA, FORMATO
IDENTIFICACIÓN CAJA, normalizados de: "Hoja de Control", el cual estará Quien: Responsable de archivo y/o
UNICO DE Responsable de archivo y/o productor
1GD-FR-0010 FORMATO INVENTARIO ubicado al inicio de cada expediente sin foliación
documental.
productor documental.
UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL igualmente los "Rotulo de identificación de la carpeta" , Cuando: Una vez organizada la
DOCUMENTAL "Rotulo Identificación Caja" y "Formato Único de información
Inventario Documental. Evidencia: Inventario documental

SI 5. ¿TIENE
VALOR
PRIMARIO?

NO

6. REALIZAR Procedimiento realizar


PROCEDIMIENTO Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el
Jefes de Grupo o Dependencia dispocision final 1GD-PR-
DISPOSICIÓN FINAL procedimiento documentado
0009

7. EJECUTAR
PROCEDIMIENTO DE Manual Único de Gestión
TRANSFERENCIAS Documental
DOCUMENTALES Jefe grupo de Gestión Documental y/o
Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el Responsable de Archivo Procedimiento
procedimiento documentado Transferencias
documentales 1GD-PR-
A 0000
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Código: 1GD-PR-0001
Fecha: 12-09-2014 CONTROL DE REGISTROS
Versión: 3
OBJETIVO: Establecer las tareas que regulen la gestión de los documentos desde su producción hasta la disposición final, que permita asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de la información consolidada en los registros de la
institución.
ALCANCE: Inicia con la producción y finaliza con la disposición final de los documentos evidencia de la gestión administrativa en todas las unidades policiales.

DOCUMENTO
DOCUMENTO ENTRADA TAREA DOCUMENTO SALIDA DESCRIPCIÓN CARGO DEL RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL FUNDAMENTO LEGAL
ASOCIADO

Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el Jefe grupo de Gestión Documental y/o Procedimiento Archivo
8. EJECUTAR procedimiento documentado. Responsable de Archivo Central 1GD-PR-0005
PROCEDIMIENTO DE
ARCHIVO CENTRAL O
INTERMEDIO

NO 9. ¿TIENE
VALOR
SECUNDARIO?

SI

10. EJECUTAR
PROCEDIMIENTO DE Manual Único de Gestión
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Documental
Jefe grupo de gestión Documental y/o
Procedimiento
Responsable de archivo
Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el Transferencias
procedimiento documentado documentales 1GD-PR-
0000

11. EJECUTAR
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO HISTÓRICO Responsable depósitos documentales
Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el Manual Único de Gestión
procedimiento documentado Documental

12. SE DA POR TERMINADO


EL PROCEDIMIENTO

ANEXOS: 1GD-FR-0007 HOJA DE CONTROL, 1GD-FR-0008 ROTULO . IDENTIFICACIÓN CARPETA, 1GD-FR-0009 ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA, 1GD-FR-0010 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
GLOSARIO: Este procedimiento adopta la terminología establecida en el capitulo 3 de la NTCGP 1000:2004 en materia de control de registros.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Subintendente. JOHN JAIRO HOYOS VALDERRAMA


Analista de Gestión Documental
Capitán JOHN DARWIN VASQUEZ SANABRIA Coronel. CIRO CARVAJAL CARVAJAL
Patrullero JOHN EDISON VIRGUES GARZÓN Jefe Grupo Soporte y Apoyo Secretaría General Secretario General
Responsable de Planeación

FECHA: 9 SEPTIEMBRE 2018 FECHA: 9 SEPTIEMBRE 2018 FECHA: 9 SEPTIEMBRE 2018


1DS-FR-0004 Aprobación: 03-09-2011
VER: 2