CÓDIGO: PSGCS-09

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION FECHA: 01 OCT 2015

COMERCIAL
VERSION: 1

1.0 OBJETIVO

Definir estrategias y líneas de acción que se siguen para planificar y llevar a cabo la actividad
comercial de TVG CARGO SAS.

1.0 NORMATIVIDAD

Norma ISO 9001 – 2008 Sistema de Gestión de la Calidad. # 5.4.2.

Norma BASC 4:2012
Manual del Sistema Integrado de Gestión.

2.0 DEFINICIONES

 Direccionamiento estratégico: Metodología de planeación asumida por la organización para

orientar su gestión y responder al momento histórico actual y futuro.
 Estrategia: Pautas generales que orientan la posterior planificación organizacional, tendientes a
un proceso acorde al marco conceptual del desarrollo, permitiendo un máximo grado de
cumplimiento de la gestión.
 Gestión de clientes: Proceso de conseguir nuevos clientes y mantenerlos a través de la gestión
y seguimiento comercial.
 Cliente o Asociado de negocio: Persona natural o jurídica que compra productos o servicios
para su actividad o proceso productivo de forma habitual.
 Propuesta Comercial: Es un ofrecimiento o invitación para adquirir productos o servicios de
una persona, grupo u organización.
 Cotización: Documento o información que se usa en una negociación. Es un documento
informativo que no genera registro contable. Es la acción y efecto de cotizar (poner precio a
algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse
para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
 Licitación: Documento de un cliente en el cual se colocan los requisitos para que los oferentes
puedan participar.
 Contrato: Documento legal en el cual se registran las condiciones contractuales entre el
contratante y el contratista.
 Otro si: Documento adicional en el cual las partes modifican una parte del contrato.
 Cliente Potencial: Persona natural o jurídica que podría interesarle la adquisición o compra de
productos o servicios de una persona, grupo u organización.
 BASC: (Alianza empresarial para un comercio seguro), programa voluntario que busca,
promueve y apoya el fortalecimiento de los estándares de seguridad y protección del comercio
internacional.
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3.0 ALCANCES

Este procedimiento contiene las actividades de análisis, creación, mantenimiento y actualización de

información de las negociaciones tanto de los clientes nuevos como de los actuales a los cuales se
les presta los servicios cumpliendo con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión de TVG
CARGO SAS.

4.0 RESPONSABLES

DESCRIPCIÓN DE LA
CUSTODIO REGISTRO VERIFICAR
ACTIVIDAD
Comunica los lineamientos de la
organización y asegura que se
desarrollen acciones que Realizar revisiones cuando
permitan el frecuente contacto Responsable lo estime conveniente sobre
NA
con los clientes potenciales y Comercial el cumplimiento del
actuales en desarrollo de los direccionamiento comercial
objetivos generales y
particulares.
Vigilar por que el procedimiento
se desarrolle acorde a lo
planteado y sea modificado y Representante de Realizar revisiones cuando
actualizado de acuerdo a los la Dirección para el lo estime conveniente sobre
NA
el cumplimiento del
requerimientos determinados y Sistema Integrado direccionamiento comercial
evaluados a lo largo del
desarrollo del proceso.
Ejecutar y vigilar por que el
procedimiento se desarrolle
acorde a lo planteado y sea Realizar análisis periódicos
modificado y actualizado de Responsable del proceso estableciendo
NA
Comercial gestión para la mejora
acuerdo a los requerimientos continua
determinados y evaluados a lo
largo del desarrollo del proceso.
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DESCRIPCIÓN DE LA
CUSTODIO REGISTRO VERIFICAR
ACTIVIDAD
Vigilar, administrar, controlar,
evaluar el proceso a lo largo del
desarrollo del mismo, verificar la
utilización adecuada de los Realizar análisis periódicos
Registro de
recursos para el desarrollo de Responsables de de cada proceso
Acciones de
cada una de las actividades de Procesos estableciendo gestión para
Mejora
los subprocesos, identificar las la mejora continua
NC y proponer las acciones
correctivas, verificar las acciones
de mejora.

5.0 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Creación de Cliente.

Para crear un cliente y garantizar la seguridad y la confiabilidad de las relaciones comerciales para
TVG CARGO SAS, el Responsable Comercial gestiona con cada uno de los clientes los siguientes
documentos soporte:

 Formato Creación del Cliente Diligenciado

 Registro de Cámara y Comercio (No mayor a 90 días)
 Copia del RUT.
 Estados financieros actualizados. (Si es necesario y si el cliente los entrega)
 2 Referencias comerciales.
 2 Referencias bancarias.
 Copia del Certificado ISO, OHSAS, RUC y similares.
 Circular 170 DIAN (Aplica únicamente para los clientes que manejen Comercio Exterior)

Con el fin de evitar tener nexos comerciales con empresas vinculadas con lavados de activos y
relaciones con el narcotráfico, se realizará verificación en la Base de datos como:

a) Lista Clinton ( Consultar por Nit- Nombre del Representante Legal y número de cedula de
ciudadanía del mismo): http://www.treasury.gov/ofac/downloads/t11sdn.pd
b) Policía Nacional: https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/index.xhtml
c) Procuraduría: http://siri.procuraduria.gov.co:8086/CertWEB/Certificado.aspx?tpo=2
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d) RUES: http://www.rues.org.co/RUES_Web/Consultas
e) INFORMA: (evolución capital social, incidentes judiciales, nivel de riesgo), Contraloría,
Superintendencia de Sociedades, entre otras.

NOTA: Las verificaciones en las beses de datos de los clientes se guardaran en un archivo digital y
se realizara este estudio acorde al Procedimiento de Realización de Estudios de Seguridad.

Finalmente por parte del Responsable Comercial se hace revisión para firma de aprobación y
proceder con la gestión de la creación o reactivación del cliente.

6.1.1 Planeación Comercial

El Responsable Comercial establece un análisis de mercado de las líneas de negocio en las que
opera TVG CARGO SAS (DOFA) y plantea la estrategia comercial.

Para el análisis de mercado podrá apoyarse en los diferentes medios de comunicación que se tiene
actualmente como páginas web, comunicados gubernamentales, participación en ruedas de
negocios, ferias empresariales, referidos y demás.

6.1.2 Establecer Estrategias por Líneas de Negocio

El Responsable Comercial establece estrategias por líneas de servicio que son críticas acorde a los
resultados del análisis DOFA.

6.1.3 Análisis de Solicitudes por parte de los Clientes

Se debe determinar qué tipo de clientes, son viables por tamaño, margen de ganancia, nombre, etc.,
para hacer la propuesta al cliente.

Se debe tener en cuenta que los requisitos del cliente pueden estar establecidos por:

 Licitación
 Oferta
 Solicitud del cliente.

6.2. Presentación de Propuestas

Reunir la información necesaria para cumplir a cabalidad los requisitos que el cliente solicita y
posterior presentación de la propuesta o cotización
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6.3. Aprobación de Cotizaciones o Propuestas

Cuando es adjudicada la propuesta presentada, el Responsable Comercial divulga los requisitos del
cliente a todos los procesos involucrados.

6.4. Establecer el acuerdo y/o contrato

El Responsable Comercial establece el acuerdo de servicio o contrato según cliente, los revisa, firma
y divulga a todos los procesos implicados.

6.5. Mantenimiento de Clientes

El Responsable Comercial debe garantizar la permanencia del cliente realizando visitas y

gestionando las necesidades y requisitos especificados por el cliente.

7.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Manual Integrado de Gestión

 Procedimiento para la Medición de la Satisfacción del Cliente

8.0 REGISTROS

 Registro Creación de Cliente

 Registro de Acciones de Mejora
 Registro Acta de Reunión
 Acuerdo de Seguridad Cliente
 Visita de Seguridad
 Evaluación y Reevaluación de Clientes
 Creación de Clientes
 Encuesta de Satisfacción de Clientes