Manual de la calidad Código: PRAI-06

Fecha: 10/09/2015
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1. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del cambio Razón del cambio Nueva versión

2. APROBACIÓN
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre:
Cargo:
Firma:

3. OBJETIVO

Establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles

para lograr la programación, preparación, desarrollo, reporte, seguimiento y cierre
de las auditorías internas del sistema de gestión de la calidad de la FUNDACION
AMIGOS POR LA INFANCIA, con el fin de verificar el grado de cumplimiento y la
eficacia de dicho sistema.

4. ALCANCE

Aplica al proceso de gestión de la calidad y todos los procesos definidos en el

mapa de procesos. Inicia con la programa de auditorías y finaliza con la
elaboración y presentación del informe consolidado a la dirección.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Auditoria: Es el proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en
la cual se cumplen los criterio de auditoría.

Auditado: Proceso o dependencia auditada.

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Auditor: Persona capacitada con las competencias y habilidades requeridas que

se designa, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión de una
dependencia, con el propósito de informar acerca de ella, realizando las
observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia
en su desempeño.

Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría. Incluye

generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización,
las actividades y los procesos.

Conclusión de auditoria: resultado de una auditoria que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos.

Conformidad: cumplimiento de un requisito.

Criterio de auditoria: conjunto de políticas procedimientos o requisitos usados

como referencia en la auditoria.

Evaluación de cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas

constitucionales, legales y de autorregulación que le son aplicables.

Evaluación estratégica: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y

monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad, evalúa el logro
de los objetivos misionales.

Evidencia de la Auditoría: Información verificable que obtiene el auditor para

soportar el análisis y evaluación de la gestión de una dependencia. La evidencia
de auditoría abarca los documentos fuente y los registros que sustentan dicha
gestión, así como la información proveniente de otras fuentes.

Hallazgo: resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría

reunida contra los criterios de auditoría.

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Lista de verificación: es una lista de chequeo elaborado por un auditor, que

ayuda a centrar la auditoría en aspectos relevantes y permite recopilar las
evidencias.

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Observación: es una evidencia objetiva hallada en la auditoria que en sí misma

no justifica ser registrada como una no conformidad, pero que debe ser
considerada por el auditado para mejoramiento o para prevenir potenciales no
conformidades.

Plan de auditoría de auditorías: documento que describe las actividades o

aspectos claves que deben revisarse en cada auditoria.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

que transforman elementos de entrada en resultados.

Programa de auditorías: conjunto de una o más auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

N° ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1 Cualificación Las auditorías internas pueden Personal de la Perfil de los

de auditores ser realizadas por: personal de fundación o auditores
internos la fundación, cualificado como externo. internos.
auditor (puede participar otro Listado de
personal de la empresa como auditores.
observador); personal
perteneciente a una entidad
externa, contratada para la
auditoría interna. En este caso
participará siempre como
observador personal de la
fundación.
Los responsables de la

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realización de las auditorías

internas deberán ser
independientes del área
auditada, con objeto de
asegurar la imparcialidad y
objetividad en la realización de
las mismas.
2 Programación Será definido y aprobado por el Coordinador Programa de
de las coordinador de calidad. El de calidad. Auditoría
auditorías programa de Auditorías será
internas revisado cuando sea necesario
e incluir las auditorías
adicionales convenientes.
El programa anual de Auditorias
de Calidad se define y modifica
de acuerdo con las siguientes
consideraciones: Todos los
procesos deben ser auditados
como mínimo una vez al año,
excepto aquellos que presenten
un mayor número de hallazgos
de la auditoria; cambios
organizacionales: (retiro de
personas “claves”, fusión/
creación/ omisión de cargos,
elevada rotación del personal);
resultados no satisfactorios de
auditorías internas o externas
anteriores; hallazgos detectados
en la revisión por la gerencia;
aumento de quejas y reclamos;
solicitud para la realización de
auditoria que no se encuentre
establecida en el programa
anual pero que se considere
necesaria y oportuna ya sea por
el gestor de proceso, jefes de
áreas o responsable del sistema
de gestión de la calidad.
3 Preparación del Con al menos quince días de Coordinador Plan de
plan de antelación a la fecha prevista de calidad auditorías.
auditorias para la auditoría, el coordinador

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de calidad notificará por escrito

la auditoría al equipo auditor y a
los departamentos o personal
afectado.
Un miembro del equipo de
auditoría ejercerá las funciones
de auditor jefe y es responsable
de las siguientes actividades:
identificar las áreas y
documentación del sistema de
gestión de la calidad a
auditar; identificar las personas
y/o departamentos que tengan
responsabilidades directas
importantes en relación con los
objetivos y el alcance; recoger
información y documentación de
referencia aplicable al
departamento auditado o
funciones a auditar; programar
temporalmente las actividades
de la auditoría y definir el
calendario de las reuniones a
celebrar, incluyendo la fecha
prevista de emisión del informe;
y asignar tareas a cada
miembro del equipo auditor.
4 Elaboración de Preparar la auditoria del Equipo auditor Formato de
las listas de proceso designado elaborando lista de
verificación el formato de lista de verificación
verificación para auditorías para
internas, para lo cual debe auditorías
considerar: Los requisitos y internas
normas le aplican al proceso a
auditar, Caracterización,
procedimientos, instructivos y
otros documentos del proceso,
antecedentes de otras
auditorías, indicadores de
gestión y desempeño del
proceso, formatos de no
conformidades u observaciones,

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información de las no
conformidades, acciones
preventivas - correctivas que se
han presentado en las áreas y/o
actividades a auditar.
Las listas de verificación sirven
como guía, pero de ninguna
manera limitan el alcance
establecido
para cada actividad, pudiendo
ser modificadas de acuerdo a la
manera como se vaya
desarrollando la auditoria,
llevando a investigaciones más
profundas y/o ligeramente fuera
del alcance original.
5 Realizar Se realiza reunión con los Equipo auditor Lista de
Reunión auditores y auditados para asistencia
General de socializar el programa de
Apertura auditorías y dar las
instrucciones para su adecuado
desarrollo.
La reunión se puede realizar de
forma grupal o individual.
6 Recolección de Ejecutar la auditoria, revisando Equipo auditor Informe de
evidencias o y examinando las evidencias hallazgos.
desarrollo de objetivas de la realización de
auditoria actividades como registros,
reportes, certificaciones,
calificaciones, capacitación,
entrenamiento, etc.;
Evidenciando si el proceso es
adecuado y cumple con los
requisitos.
En caso de detectar una
probable no conformidad u
observación, se agotan todas
las posibilidades antes de
documentarla como tal,
consultando con el resto del
grupo, identificando el origen,
las consecuencias presentes y

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futuras, así como si se tratara

de un problema puntual o
genérico.
Las no conformidades y
observaciones se registran,
anotando todos los datos y
describiendo clara y
precisamente la situación que
ocasiona la no conformidad o la
observación. También se
anotan los detalles que se
puedan comprobar
(documentos, fechas, miembros
y números entre otros).
El seguimiento de puntos
abiertos de auditorías anteriores
debe ser documentado en un
lugar específico de la lista de
verificación, para indicar el
estado real que presentan estos
puntos.
7 Reunión de Al término de la auditoría, y Equipo auditor. Lista de
Cierre previamente a la preparación asistencia.
del informe, el equipo auditor se
reúne con los representantes
del proceso auditado, con el
propósito principal de presentar
en forma general los resultados
de la auditoría y sus
conclusiones, considerando la
efectividad del sistema de
gestión de la calidad. El auditor
líder es el portavoz del equipo,
pero podrá solicitar la
intervención de cualquiera de
los miembros del grupo auditor
para reforzar aspectos
particulares.
8 Elaboración del Una vez finalizada la auditoría, Equipo auditor Informe de
informe de el auditor jefe, asistido por el auditoría.
auditoria. resto del equipo auditor,
elaborará un informe que

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contendrá, al menos, los

siguientes apartados:
identificación del equipo auditor;
fechas de realización del trabajo
de campo; objeto y alcance de
la auditoría; departamentos o
función auditada;
documentación de referencia
utilizada en la auditoría;
comprobación de las acciones
correctoras o preventivas
ejecutadas para corregir las
no conformidades detectadas
en anteriores auditorías; no
conformidades y observaciones
realizadas.
El informe será firmado por el
auditor jefe, que lo enviará al
Coordinador de calidad.
9 Seguimiento de El auditado, para cada una de Coordinador Informe de
resultado. las no conformidades o de calidad. seguimiento
desviaciones detectadas en la
auditoría procederá a la
apertura de una no conformidad
interna, indicando que la misma
ha sido detectada por auditoría.

7. ANEXOS

7.1 perfil de los auditores internos de calidad

7.1.1 Educación: Como mínimo nivel técnico.

7.1.2 Formación: Curso de Auditor Interno de Calidad mínimo 24 horas.

7.1.3 Experiencia: Mínimo 6 meses como funcionario o contratista de la fundación

amigos por la infancia ó haber realizado procesos de auditoria interna en calidad
con anterioridad al proceso que se esté desarrollando.

7.1.4 Habilidades:

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- Planificación y organización del trabajo.

- Puntualidad y buen manejo del tiempo.

- Facilidad de expresión verbal y escrita dada la necesidad de preparar informes y

de expresar oralmente ideas y resultados a los auditados y/o jefes inmediatos.

- Capacidad de análisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que
encuentra en una auditoria, con base en un razonamiento lógico para llegar a
conclusiones basadas en evidencia objetiva.

- Mantener la confidencialidad y seguridad de la información.

7.2 Formato programa de auditoría.

Formato programa de auditoría.

Fecha Responsable Motivo Área Recursos

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7.3 Formato plan de auditoría.

Formato plan de auditoría.

Fecha Actividad Hora Auditado Auditor

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7.4 Formato lista de verificación.

Lista de verificación

Requisito Información Evidencia

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