Arquivo Manual

Propriedade Instituto de Emprego e Formação Profissional
Título Organização e Técnicas de Arquivo
Coordenação Técnico - Pedagógica Departamento de Formação Profissional
Coordenação do Projecto Tecnoforma
Autor Dra. Carla Antunes Picado
Capa Tecnoforma
Arranjo Gráfico Tecnoforma
Edição 1.ª Edição
Copyright, 2002
Todos os Direitos Reservados
I E F P
Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida ou transmitida, por qualquer forma ou acesso sem o consentimento prévio, por escrito, do IEFP ou da UA.
Produção apoiada pelo Programa Operacional Formação Profissional e Emprego, co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu
ÍNDICE
Introdução 7
Objectivos 9
Pré-requisitos 11
Perfil do formador 13
Plano de desenvolvimento das unidades temáticas 15
Unidade Didáctica 1
Concepção e Utilização de Documentos 17
O Documento de arquivo. 20
O Valor dos documentos (valor primário e secundário) 21
A idade dos documentos. 23
A gestão de documentos
As diferentes fases da gestão de documentos 24
Síntese da Unidade Didática 1 e Auto-Avaliação 25
Registo de Entrada e Saida de Documentos 27
Análise produção/utilização dos documentos 29
Os circuitos documentais 30
Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa . 31
Síntese da Unidade Didática 2 e Auto-avaliação 33
Sistemas de Classificação de Documentos 35
Organização arquivística 38
Eficácia e utilidade do arquivo 39
Tratamento técnico documental

Plano de classificação 40
Codificação 42
Organização e Técnicas de Arquivo 3

Avaliação e selecção de documentos
Critérios de avaliação 43
Tipos de Arquivo 45
Conceito e funções dos arquivos 47
Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros
de documentação e museus 48
Diferentes sistemas de arquivo 49
Arquivo centralizado 50
Arquivo descentralizado 51
Arquivo dirigido 52
Diferentes tipos de arquivo 53
Ordenação 55
Ordenação 57
Regras de alfabetação e cotação 58
A Informação dos Arquivos 61
As tecnologias e o arquivo 63
Sistemas magnéticos e ópticos 66
Software para arquivo 67
4 Organização e Técnicas de Arquivo

A Microfilmagem 69
Sistemas micrográficos 71
Aplicações Prática Pela Utilização do Softwere
de Gestão de Documentação Miitscript 75
O Miitscript 77
Síntese da Unidade Didática 8 e Auto- avaliação.. 79
As Novas Competências dos Profissionais dos Arquivos 81
Competências dos profissionais dos arquivos 83
Glossário 85
Legislação, Normas e Resoluções Aplicáveis à

Função Arquivo 60 93
Bibliografia 101

Introdução
Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção e na conservação dos

documentos.
E porque se produzem e se conservam estes?
Em primeiro lugar para a gestão administrativa dos assuntos correntes

constituindo o apoio informativo para a tomada de decisões e tomando o
valor probatório que a lei lhes concede.
Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituições públicas, aparecem

como recurso básico de informação para os cidadãos e como garantia de
transparência administrativa imprescindível ao Estado de Direito.
Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histórico.
É neste contexto que surge o manual para o curso de Organização e

Técnicas de Arquivo, destinado a pessoal técnico-profissional e administra-
tivo.

.
Objectivos
Enunciar os principais conceitos relacionados com a organização e as

técnicas de arquivo;
Contribuir para a aquisição de competências técnicas para enfrentar a

sociedade da informação;
Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos;
Adquirir competências para gerir a informação de forma sistémica e orga-

nizada;
Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos,

desde a criação até ao destino final dos documentos, qualquer que seja o
seu suporte.

.
Pré-requisitos
Ter experiência de informática como utilizador e alguma experiência de

“navegação” na Internet.

.
Perfil do formador
Ter uma formação académica igual ou superior à licenciatura e, preferen-

cialmente, possuir a pós-graduação em Ciências Documentais, na variante
de Arquivo;
Ter uma experiência profissional relevante e adequada à formação a dar.

.
Plano de desenvolvimento das unidades didácticas
Unidades Didácticas
Duração
1. Concepção e utilização de documentos
4 horas
2. Registo de entrada e saída de documentos
2 horas
3. Sistemas de classificação de documentos
2 horas
4. Tipos de arquivo
2 horas
5. Os ficheiros e sua organização
3 horas
6. A informatização dos arquivos
3 horas
7. A microfilmagem
2 horas
8. Aplicação prática do MiitScript
11 horas
9. As novas competências dos profissionais

dos arquivos
1 hora

.
Concepção e utilização de documentos

.
Concepção e utilização de documentos
Os órgãos e unidades da administração desenvolvem determinadas actuações
em virtude das atribuições que possuem. Estas actuações estão sujeitas a um
procedimento regulamentado por norma. Estas actividades “procedimental-
izadas” ou formalizadas reflectem-se nos documentos logo, os documentos não
nascem duma maneira arbitrária, mas reflectem a materialização dessas activi-
dades.
Assim, na formação dos documentos, o procedimento administrativo segue
cinco etapas básicas:
A Iniciação em que é feita a abertura do expediente, por ofício ou a pedi-

do de uma pessoa interessada;
A Instrução em que estão incluídos todos os actos destinados a recolher

a documentação que seja necessária para poder ser tomada uma decisão
num sentido ou noutro. Esta etapa em que é feita a instrução despoleta a
alegação, a prova, a informação e a participação aos interessados;
A Finalização dá-se, por norma, com a resolução que pode ser positiva
ou negativa. Noutros casos termina devido à desistência, à denúncia ou à
caducidade;
A Execução que consiste na aplicação da resolução;
A Revisão é a etapa em que, se forem detectados erros na resolução ou

na execução permite o início do processo que pode ser feito por ofício ou
a pedido do interessado através do recurso e da via jurisdicional conten-
ciosa administrativa.

O documento de Arquivo
O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seu

suporte.
Por sua vez, o arquivo está ligado à entidade produtora não sendo algo
independente. Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia
dos direitos da instituição ou da pessoa - valor primário - mas, com o
decorrer do tempo transformam-se em fontes históricas da instituição ou
pessoa - adquirem assim um valor secundário. São, assim, constituídos de
uma forma natural.
No que diz respeito aos suportes, os arquivos são bastantes diversificados
possuindo no seu espólio, além dos documentos em formato papel,
fotografias, CD´s, microfilmes, cassetes, entre outros. Por sua vez, estes
suportes acarretam problemas diversos que dizem respeito quer ao nível
de conservação quer ao nível do valor legal.
O documento de arquivo é produzido para provar e/ou informar um

procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade
arquivística, indivisível do ponto de vista funcional e que pode ser consti-
tuído por um ou mais documentos. Ele resulta das actividades de uma
instituição ou de uma pessoa não fazendo sentido fora do contexto em
que está inserido e em que foi produzido.
A expansão e a diversificação da entidade produtora bem como a multipli-

cação de documentos traz para primeiro plano o problema da avaliação e
da selecção natural uma vez que não se pode conservar tudo.
Todas estas características do documento de arquivo fazem com que, a

nível do seu tratamento, seja muito complicado a normalização dado que
cada arquivo e seus documentos é tratado de acordo com o contexto em
que está inserido.

O valor dos documentos (valor primário e secundário)
É o motivo pelo qual os documentos foram criados que define o valor docu-
mental dos mesmos. O valor primário existe enquanto os documentos são
motivo de utilidade à instituição que os criou ou ao seu destinatário. O valor
primário define-se pelos valores documentais que lhe são intrínsecos:
Valor Administrativo é detido pelos documentos que ajudam o organismo

a realizar o seu trabalho diariamente, ou seja, documentos como directivas,
regulamentos, ordens, pedidos, informações sobre pessoal, entre outros.
O tempo de validade destes documentos depende do propósito e da finali-

dade que lhes deu origem.
Valor legal existe nos documentos que contêm provas legais que fazem
respeitar os direitos ou obrigações da administração e dos particulares,
bem como as decisões que implicam acordos legais como alugueres, con-
tratos, reclamações, títulos, provas de acções em casos particulares, cer-
tificados legais, etc.
O seu tempo de conservação varia de acordo com o assunto mas em regra

coincide com o valor administrativo e pode continuar uma vez este finalizado.
Valor fiscal está patente em documentos que têm a função de justificar o

dinheiro arrecadado, distribuído, controlado ou gasto pela administração
ou seja, são documentos relacionados com trâmites financeiros como
documentos justificativos de despesa, entre outros.
A função de controle que possuem obriga a uma permanência de valor

muito superior à do período em que se desenvolve a acção administrativa
correspondente.
Valor científico ou técnico aparece em documentos compostos por uma

grande quantidade de dados técnicos recolhidos como resultado de inves-
tigação aplicada como, por exemplo, documentos referentes a campanhas
de saúde no trabalho, entre outros.
Estes documentos podem exigir um longo período de conservação porque

o que se verifica muitas vezes é que os dados não são usados logo ou a
investigação não é publicada.
Alguns dos documentos que perdem o seu valor primário adquirem um

valor secundário que se identifica com o interesse pela investigação do
passado. São documentos que passam a ser conservados nos arquivos
históricos para que possam ser usados pelo público e passem a fazer parte
do património cultural. Assim, o valor secundário define-se pelo:

Valor testemunhal evidente em documentos que mostram as origens do
organismo, o seu desenvolvimento administrativo, a sua estrutura organi-
zativa, as políticas seguidas e as razões da sua escolha. Constituem
exemplos manuais e guias, directivas, informações e estatísticas,
organogramas e directórios e legislação.
Exigem conservação uma vez que se revestem de muita importância

porque contêm provas, funções, políticas, decisões, entre outras activi-
dades da organização. Em suma, retratam a história da organização.
Valor informativo é o existente em documentos com dados importantes

sobre pessoas (censos, estatísticas); objectos (documentos sobre edifí-
cios, equipamentos, registo de patentes, etc.); lugares (informação car-
tográfica, mapas, cartas, fotografias aéreas, etc.); fenómenos (eleições,
catástrofes, etc.); problemas e condições na forma de tratamento de um
organismo público (livros de reclamações); entre outros.
Devem ser conservados uma vez que a informação contém a função
para a qual foram criados.

A idade dos documentos
Quando falamos no documento de arquivo, além do valor falamos também

na idade dos documentos. Esta assim designada idade dos documentos
define igualmente o tipo de arquivos existentes. Assim, consoante a sua
idade, encontramos os documentos nos seguintes tipos de arquivo:
Arquivo activo ou arquivo corrente - Fase activa

Corresponde à primeira idade dos documentos em que os mesmos têm
como principal objectivo servir de garantia ou de prova de algo e são de
consulta frequente.
São possuidores de valor administrativo e legal, com o máximo de valor
probatório logo, possuidores de valor primário.
Localizam-se perto das instituições e os seus principais utilizadores são os
administrativos.
Arquivo semi-activo ou arquivo intermédio - Fase semi-activa

Corresponde à segunda idade dos documentos em que estes já cumpriram
a finalidade para que foram criados mas são conservados para estudo ou
referência de antecedentes ou por outras exigências.
Têm uma utilização reduzida.
Ainda possuem valor primário mas com muito menos valor probatório.
A sua localização já é mais afastada dos utilizadores, normalmente numa
cave ou num sótão.
Arquivo inactivo ou arquivo definitivo - Fase inactiva

Corresponde à terceira idade dos documentos, em que já prescreveram os
direitos e as obrigações garantidos pelos documentos. Mas, se o seu
valor informativo for relevante podem ser conservados como fonte históri-
ca. Nesta fase, o documento adquire novo valor, o secundário, rela-
cionado com a investigação de natureza científica, o valor cultural e infor-
mativo.
Localizam-se longe das instituições que os produziram.
Adquirem novos utilizadores como os cidadãos, os historiadores, inves-
tigadores, a administração, entre outros.

A gestão dos documentos
As diferente fases da gestão dos documentos
Por uma questão de lógica explicativa optámos por, no item anterior, fazer-
mos uma referência conjunta entre a idade dos documentos e as fases da
gestão de documentos que lhes dizem respeito. Temos, assim como
diferentes fases da gestão dos documentos:
Fase Activa
Fase Semi-activa
Fase Inactiva

Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação
Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica,

responder aos seguintes objectivos:
Conhecer as etapas da formação dos documentos

Perceber o conceito de documento de arquivo
Enunciar o valor primário dos documentos
Enunciar o valor secundário dos documentos
Classificar os documentos de acordo com a sua idade
Identificar as fases da gestão dos documentos
Relacionar as fases da gestão documental com a idade dos documentos

.
Registo de Entrada e Saída de Documentos

.
Registo de Entrada e Saída de Documentos
Análise produção/utilização de documentos
Depois de se ter analisado a forma como são concebidos os documentos

de arquivo é a vez de ser feita a análise à produção/utilização de documen-
tos, ou seja, ao registo de entrada e saída de documentos.

Os circuitos documentais
O circuito documental é o percurso que os documentos fazem dentro da

instituição desde a sua entrada (quando são documentos produzidos no
exterior) ou desde a sua produção (quando são documentos produzidos
pela própria instituição). O desenhar do circuito documental exige um
conhecimento profundo da instituição porque o seu principal objectivo é
racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organização.
De um modo geral o circuito documental é constituído pelas seguintes

fases:
abertura dos documentos e verificação do destinatário;
carimbagem e registo dos documentos;
identificação dos assuntos;
verificação de antecedentes ou identificação como assunto novo;
classificação;
decisão - resposta;
arquivo

Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa
Depois de entrados no circuito documental, é fundamental a existência de

instrumentos de descrição e pesquisa que deverão ser concebidos em
sintonia com a classificação, de maneira a permitirem pesquisas diferenci-
adas e complementares umas das outras.
Em arquivo corrente existem cinco tipos de instrumentos cuja principal

finalidade consiste em encontrar os documentos:
Registo de documentos entrados - consiste num registo de toda a cor-

respondência entrada;
Registo de documentos saídos - consiste num registo de toda a corres-

pondência saída;
Registo de documentos internos - consiste no registo de todos os

documentos internos como informações, memorandos, relatórios, entre
outros;
Registo de processos - consiste na anotação sistemática de todas a

unidades arquivísticas existentes e que têm como objectivo a sua locali-
zação imediata no arquivo;
Registo da circulação interna dos processos - consiste no registo dos

movimentos dos processos ou ainda da circulação dos documentos sim-
ples pelos vários serviços.
Nos dois primeiros instrumentos - os registos dos documentos entrados

e saídos - existe outro instrumento igualmente importante e que consiste
no copiador. A sua importância deve-se ao facto de toda a correspon-
dência entrada e saída ser fotocopiada. A seguir é carimbada e numerada
sequencialmente e é depois arrumada nas pastas seguindo a ordem
numérica. No próprio espaço do arquivo coloca-se o número do processo
em que o documento foi arquivado. Todos os anos é iniciada uma nova
numeração. Normalmente só se copia a primeira folha, embora se
possa registar que possui anexos. Como acontece quase sempre este sis-
tema apresenta vantagens e desvantagens.
Assim, as suas principais vantagens consistem em:

permitir a obtenção de uma cópia de um ofício extraviado.
Por outro lado, as principais desvantagens consistem em:

ocupar um grande volume de espaço;
só reproduzirem a primeira folha dos documentos;
apresentar limitações ao nível da pesquisa, pois só permitem encontrar o

documento pretendido se soubermos o seu número de entrada/saída e se
soubermos aproximadamente a sua data;
não permitem encontrar os documentos pelo nome da instituição ou pes-

soa que escreveu a carta.
Tenta-se minorar esta limitação do copiador através de:

uma ficha feita por cada ofício onde constam os seus dados iniciais
como: entidade (remetente/destinatário); número (de entrada/saída); data
(entrada/saída) e código de processo. Posteriormente procede-se à orde-
nação dessas fichas por ordem alfabética de entidade remetente ou desti-
natária.
O registo dos documentos entrados, feito em livro ou em fichas deve apre-

sentar os seguintes campos:
número sequencial de entrada,

data de entrada;
remetente;
assunto;
referências - data de expedição

- número de expedição
- código do processo (no organismo remetente);
código do processo (no organismo receptor);
observações.

Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, respon-

der aos seguintes objectivos:
Apreender as diferentes fases do circuito documental

Conhecer os instrumentos de descrição e pesquisa
Enunciar as vantagens e desvantagens do copiador

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Sistemas de classificação de documentos

.
Sistemas de classificação de documentos
Quando pensamos nos sistemas de classificação de documentos pen-
samos em primeiro lugar na organização arquivística e, ao fazê-lo, temos
que ter em conta os princípios fundamentais da organização arquivística.

Organização arquivística
São dois os princípios fundamentais da organização arquivística:
Princípio da Proveniência dos Fundos - é o princípio básico da organi-

zação dos arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de
cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os dos
outros. Todas as intervenções do arquivista (concepção do sistema, classi-
ficação, descrição, comunicação, avaliação, conservação) devem ocorrer
sob o signo da proveniência.
Princípio do Respeito pela Ordem Original do Fundo - é o princípio segun-

do o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a
organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as
relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daque-
la entidade.

Eficácia e utilidade do arquivo
Quando se fala em utilidade de um arquivo temos que falar dos sistemas

de classificação de documentos que determinam a eficácia de um arquivo.
Assim, classificar é o processo mental que consiste em aproximar o que o
que é semelhante e separar o que é diferente. Deste modo, a classificação
é uma técnica que consiste em agrupar e identificar a informação que tem
características comuns.

Tratamento técnico documental
Plano de classificação
A classificação é a operação pela qual se atribui ao documento um

dado código designativo do seu assunto principal associando-o física ou
intelectualmente a outros documentos.
Para se operar a classificação dos documentos utiliza-se um instrumento
que consiste no plano de classificação e que apresenta como principais
características:
permitir uma organização dos documentos e a sua recuperação através

de critérios temáticos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura
lógica e, assim, mais funcional e transparente;
não dever ser encarada como uma operação que visa o controlo e a recu-
peração de documentos isolados, servindo fundamentalmente para recu-
perar conjuntos de documentos com afinidades temáticas ou funcionais;
agrupam logicamente as funções, os assuntos e a documentação que

lhes está associada constituindo classes significativas de acordo com um
critério temático, funcional ou outro;
possuem, geralmente, uma estrutura hierárquica em que as classes mais

genéricas desdobram-se noutras mais específicas e, assim sucessiva-
mente, constituindo diferentes níveis: as classes principais, as intermédias
e as menores. A cada classe, sub-classe ou sub-sub-classe é atribuído um
determinado código que pode ser numérico, alfabético ou alfanumérico.
Para que a classificação documental funcione e seja plena de eficácia na

recuperação dos documentos existe um pequeno número de regras
básicas que devem ser atendidas no sentido de se manterem os documen-
tos ordenados:
os documentos devem ser classificados dentro dos dossiers e estes

devem estar classificados entre si;
não existem peças isoladas, todo e qualquer documento pertence a um

conjunto coerente, o dossier;
os dossiers comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica,

alfabética, numérica, etc. Os dossiers de negócio ou de estudo, na sua
especificidade, compõem-se de sub-dossiers que correspondem às etapas
ou outros aspectos da condução do negócio ou estudo;
a manutenção material do dossier necessita das seguintes precauções:

escrever o título do dossier na lombada;
manter a ordem interna porque uma peça tirada para consulta deve ser
posta no seu lugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar sepa-
radores para agrupar os sub-dossiers;
não tirar definitivamente as peças para abrir outros dossiers - utilizar sempre
fotocópias.

Codificação
Quando se apresenta o plano de classificação junta-se sempre um índice

de assuntos. O índice é um documento que regista, de acordo com uma
ordenação pré-estabelecida (sequencial ou sistemática), os descritores,
designações ou títulos de um documento, acompanhados das respectivas
referências ou cotas.
A codificação apresenta-se de grande utilidade porque a elaboração de um

sistema de codificação numérico ou alfabético serve para distinguir as
rubricas do plano de classificação. Assim, cada dossier deverá ter uma
codificação que será a sua identificação. A Codificação escolhida deve ser
sempre simples, de fácil atribuição e de fácil leitura.
Existem diferentes métodos de codificação mas os principais são:
códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm limitações na

quantidade de símbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmente
se adaptam a uma estrutura hierárquica;
códigos numéricos - com utilização da classificação numérico decimal em

que faz corresponder aos diferentes níveis de um plano de classificação
números e decimais significativos. Está limitado a um máximo de 10
divisões por nível.
Ex.: Classe - 40 000

Subclasse - 41 000
Divisão - 41 200
Subdivisão - 41 230
ou com utilização da classificação numérica por blocos sequenciais que
tem a vantagem de ser completamente aberto, do número 1 a infinito.
Ex.: Classe - 1.
Subclasse - 1.1.
Divisão - 1.1.2.
Subdivisão - 1.1.2.3.
códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos e

numéricos, com inúmeras variações possíveis.
Ex.: Classe - HUM

Subclasse - HUM - 1000
Divisão - HUM - 1200
Subdivisão - HUM - 1230

Avaliação e selecção dos documentos
Critérios de avaliação
As disposições relativas aos procedimentos que legitimam a eliminação

dos documentos de arquivo que deixaram de ter interesse administrativo
estão fixadas por decreto-lei. Este aplica-se expressamente a:
serviços da administração directa e indirecta do Estado;

autarquias locais;
instituições particulares de solidariedade social;
pessoas colectivas de utilidade pública administrativa;
outras entidades públicas ou privadas cujos arquivos sejam declarados
de relevante interesse cultural.
É ao Instituto dos Arquivos Nacionais - Torre do Tombo, que compete

dar parecer sobre os projectos de Portarias de gestão de documentos
daquelas entidades.

Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, con-
seguir responder aos seguintes objectivos:
Conhecer os princípios da organização arquivística

Saber as características do Plano de Classificação
Enunciar as regras básicas na elaboração do Plano de Classificação
Conhecer os principais métodos de Codificação
Identificar os critérios de avaliação e selecção dos documentos
Reconhecer o IAN-TT como órgão regulador da avaliação/selecção
44 Organização do Trabalho Administrativo

Tipos de arquivo

.
Tipos de arquivo
Conceito e funções dos arquivos
Ao definirmos arquivo não encontramos uma definição única dado que o

arquivo possui mais do que uma definição. Definição esta que, de um
modo geral, pode ser anexa a uma função do arquivo.
De facto ele é, em primeiro lugar, o edifício ou parte do edifício onde são

recebidos, conservados, organizados e comunicados os documentos de
arquivo = função de Recolha
Por outro lado, ele é também a instituição ou o serviço responsável pela

aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de
arquivo quer seja ele corrente, intermédio ou definitivo = função de
Conservação
É ainda o conjunto orgânico de documentos, qualquer que seja a sua

data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa
jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no
exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação,
para a pessoa ou instituições que o produz. Para os cidadãos ou para
servir como fonte para a História. = função de Comunicação

Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros de docu-
mentação e museus
Quando pensamos em bibliotecas, arquivos, centros de documentação e

museus pensamos em organismos com semelhanças e diferenças entre si.
O principal ponto em comum é que a sua missão consiste em recolher

informação contida nos documentos, organizá-la e colocá-la à disposição
dos utilizadores. As diferenças significativas existentes entre si residem
em factores como a origem dos documentos; a entrada dos documentos
na instituição e a organização dos mesmos.
Assim, os arquivos são conjuntos documentais produzidos por uma deter-
minada instituição e resultam sempre da sua actividade enquanto as bibli-
otecas, os centros de documentação e museus são, regra geral, insti-
tuições coleccionadoras, em que cada documento constitui por si só uma
unidade resultado de um projecto cultural do seu autor ou criador.

Diferentes sistemas de arquivo
Os arquivos são definidos em função do regime em que se enquadra o seu

produtor. Assim eles dividem-se em:
Arquivos Públicos - constituídos na dependência de instituições

enquadradas no direito público: arquivos de organismos da administração
central (Ministérios, Direcções-Gerais, Institutos), da administração local e
de empresas públicas.
Arquivos Privados - constituídos na dependência de instituições

enquadradas no direito privado: arquivos de família, de personalidades, de
colectividades, de empresas privadas, eclesiásticos.
Após esta primeira diferenciação, é fundamental fazer outra que divide os

sistemas de arquivo em:

Arquivo Centralizado
No tipo de arquivo centralizado os documentos são recebidos para trata-

mento por um único órgão especializado. Algumas vezes esse órgão faz
tratamento para vários serviços. Modelo de gestão em que todas as
decisões vão ao topo.
Vantagens: Permite a uniformização/unificação dos sistemas de classifi-

cação e por isso reduz o equipamento e os recursos humanos.
Desvantagens: Como a massa documental é muito grande o tempo de

recuperação pode ser muito elevado.

Arquivo Descentralizado
Cada unidade orgânica tem o seu próprio arquivo.

O arquivo é independente de cada núcleo/departamento. O modelo de
gestão corresponde ao descentralizado. Há uma delegação de competên-
cias, por isso, tudo o que chega ao topo é importante.
Vantagens: Se os documentos estão próximos dos funcionários há muito

menos tempo de espera na recuperação da informação. Existe a
supressão de alguma burocracia.
Desvantagens: Podem existir múltiplos sistemas de classificação difere-

ntes.
O equipamento já não é único, está disseminado e o pessoal não é espe-
cializado (com vantagens e desvantagens).

Arquivo Dirigido
É a fusão dos dois. Existe descentralização dos serviços mas ele está sob o
controle técnico de um organismo (tem o mesmo sistema de recuperação).
52 Organização do Trabalho Administrativo

Diferentes tipos de arquivo
Já foi falada a idade dos documentos por isso há apenas que, neste ponto,
relembrar mais uma vez a Teoria das Três Idades em que:
o arquivo corrente corresponde à fase activa dos documentos;

o arquivo intermédio corresponde à fase semi-activa dos documentos;
o arquivo definitivo corresponde à fase inactiva dos documentos.

Relacionar o conceito com a função dos arquivos

Exemplificar as principais diferenças entre os arquivos, as bibliotecas, os
centros de documentação e os museus
Identificar os diferentes sistemas de arquivo, bem como as suas vanta-
gens e desvantagens
Relembrar os diferentes tipos de arquivo de acordo com a Teoria das
Três Idades

Os ficheiros e a sua organização

.
Os ficheiros e a sua organização
Ordenação
É a fase seguinte à classificação e consiste em agrupar a documentação

segundo o esquema de classificação adoptado, a fim de os relacionar e
colocar em determinada unidade de instalação (pastas, caixas, maços,
dossiers, etc.).
O que determina a ordenação interna de um fundo é, numa primeira fase,
a estrutura organizacional, obedecendo a seguir à tipologia documental,
aliada à função que a determina o que dá origem a diferentes sistemas de
ordenação. Estes sistemas de ordenação podem ser de diferentes tipos:
Alfabético: pode ser usado com nomes de pessoas físicas ou jurídicas

(onomástico); nomes de localidades (geográfico) ou alfabético por assun-
tos. Tem a vantagem de ser simples mas, se tiver que ser aumentado
sobrecarrega-se o número de separações alfabéticas podendo induzir em
erro. Emprega-se o sistema alfabético onomástico para expedientes pes-
soais; o sistema alfabético geográfico para expediente de construção de
edifícios ou cadastros e o sistema alfabético de assuntos para expedientes
de assessoria jurídica.
Cronológico: o elemento ordenador é a data dos documentos (séculos,

anos, meses, dias, horas, se necessário). É um método semi-fechado, pre-
cisando, geralmente, do auxílio de outro método, e convém a colecções de
legislação, registo de entrada e saída, actas e diários.
Numérico: este sistema estabelece o encadeamento das unidades

atribuíndo-lhes um número de série que os relacione. É o sistema mais
fácil mas precisa de um código, lista ou guia para a busca das diversas
inserções. Não permite interpolações, é o único utilizado para ordenar
unidades de instalação.
Pode utilizar-se em colecções pequenas.
Método composto: resulta da combinatória de dois ou mais métodos simples.

Regras de Alfabetação e Cotação
É a etapa final da organização dos documentos no arquivo.

A arrumação das unidades de instalação (dossiers, pastas, rolos, maços,
etc.) em estantes ou outro mobiliário adequado possibilita uma conser-
vação eficaz e a fácil identificação e recuperação das mesmas.
Termina com a operação da Cotação que deve obedecer às regras de alfa-

betação que devem seguir as recomendações da AFNOR.
Na organização dos ficheiros temos que ter em conta as Fases do

Tratamento Documental em que:
1 - Registos:
P De documentos isolados (registo de correspondência, de pareceres,

facturas, informações).
P De Processos (processo de empréstimo, de aquisição).
2 - Ficheiros auxiliares:
P De Séries
P De Assuntos
P De Processos
P De Endereços/Proveniência
3 - Plano de Classificação


Perceber a importância da organização dos ficheiros

Conhecer a Ordenação
Enunciar os diferentes sistemas de ordenação
Recordar as fases do tratamento documental

.
A informatização dos arquivos

A informatização dos arquivos
As Tecnologias e o Arquivo
A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada vez
maior procura de soluções adequadas para dois grandes problemas:
a escassez de espaço para armazenar tanta documentação;
a necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita uma

tomada de decisões rápidas.
Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir

papel, filmes, suportes magnéticos, vídeo, disco, etc.
É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a Gestão

Electrónica dos Documentos - GED que tem as seguintes funções principais:
Entrada de documentos
Tratamento de documentos
Armazenamento de documentos
Acesso aos documentos
Em suma, um sistema de GED deve permitir uma boa gestão dos documen-
tos de arquivo. A reorganização do serviço de arquivo é uma das prioridades
a ter em conta, sempre que se quer adoptar uma solução de GED.
Outras das prioridades a ter em conta é a formação das pessoas que vão
operar com o sistema. O custo também deve ser tido em conta, não deven-
do também ser esquecidas as actualizações e a manutenção do mesmo.
Depois de termos referido as funções de um sistema de gestão electrónica

dos documentos temos que abordar as vantagens e as desvantagens que
oferece um sistema de pesquisa em linha quando comparado com a
pesquisa manual.
Assim, como principais vantagens surgem:
Acesso rápido e fácil a uma gama muito mais vasta e variada de infor-
mação;
Actualização mais rápida e com maior frequência (que a correspondente

versão impressão);

Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores possibilidades de
acesso (palavras-chave) - pesquisa interactiva;
Possibilidade de pesquisar várias bases de dados ao mesmo tempo;
Possibilidade de efectuar pesquisas de maior complexidade;
Pesquisa mais rápida;
Apresentação dos resultados seleccionada de acordo com as preferên-

cias do utilizador;
Poupança de espaço e baixo custo de armazenamento.
Como principais desvantagens:
Necessidade de grande investimento inicial;
Não recuperação de informação mais antiga;
Exige pessoal especializado;
Dificuldades provocadas pelos sistemas de informação;
Necessidade de revisão das imagens digitalizadas, de forma a evitar

erros de reconhecimento de caracteres;
Não existe reconhecimento jurídico do documento electrónico o que

leva a que se tenha que conservar o original de todos os documentos que
tenham valor de prova ou valor legal;
Incerteza quanto à sua durabilidade.
Existem também algumas características que são peculiares da

gestão de documentos electrónicos:
Maior complexidade tipológica;
Dependência de sistema intermediário;
Dissociação entre conteúdo, estrutura e suporte;
Potencial passível de fácil alteração;
Preservação da autenticidade fortemente dependente do sistema de pro-

dução/gestão;

Pré-determinação de elementos formais.
Com estas características, é natural que a gestão de documentos

electrónicos necessite de requisitos específicos como:
Implementação de migrações periódicas de aplicações e suportes para

garantir acesso continuado;
Adopção de aplicações e formatos normalizados para criação/transmis-

são e armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade e
interoperabilidade;
Adopção de suportes normalizados para armazenamento, por forma a

não permitir alterações subsequentes e garantir integridade e autentici-
dade na preservação a longo prazo;
Implementação de procedimentos de segurança - privilégios de acesso,

sistemas de auditoria electrónica - para garantir a autenticidade dos docu-
mentos;
Agregação ao documento de suficiente meta-informação para garantir a

preservação de:
Elementos de conteúdo
Elementos de contexto
Elementos de segurança
Elementos de estrutura
Elementos de controlo
Antecipação de todas as opções fundamentais da criação, gestão e

preservação de documentos para o momento da concepção do sistema;
Imperativo multidisciplinar na concepção, implementação e manutenção

de gestão de documentos electrónicos.

Sistemas magnéticos e ópticos
Outra das soluções apresentadas para a resolução deste tipo de proble-
mas, passam também pelas novas tecnologias de miniaturização/com-
pressão, de que são exemplo os sistemas magnéticos e ópticos.
O Disco Magnético apresenta as seguintes características:
Tem o aspecto de um prato metálico em geral de alumínio revestido em

ambas as faces por um material magnético que permite a gravação de
qualquer informação;
Há vários tipos de discos: desde discos de grande capacidade (que

podem armazenar 20 ou mais megabytes) a disquetes utilizadas em micro-
computadores;
Tem a grande vantagem de dispor de grande capacidade de armazena-

mento variando de 5 até 20 ou mais megabytes e os utilizadores têm aces-
so directo rapidamente em segundos;
A desvantagem que apresenta é que é facilmente sujeito a avarias.
O Disco Óptico apresenta as seguintes características:
Esta tecnologia consiste na digitalização e compressão da imagem do

documento com o recurso a scanners, computadores e software apropria-
do sendo o seu armazenamento em disco óptico;
É um suporte de armazenamento de grande versatilidade;
Ao contrário do microfilme que é imagem real, embora reduzida, do

documento original, a imagem armazenada em disco óptico é transforma-
da, codificada e sujeita a compressão. Os mais vulgares são os discos
WORM (write once read many) e os regraváveis ou magnético-ópticos em
que os dados são inscritos de uma forma não permanente.

Software para Arquivo
Existe software vocacionado para arquivo electrónico que possibilita a

gestão integrada de documentos, desde a sua criação até ao arquivo.
Estas soluções são utilizadas sobretudo para arquivo corrente.
Existem sistemas complementares para arquivo definitivo, geralmente
combinando o arquivo electrónico e a microfilmagem.
Damos alguns exemplos destes softwares:
Ellenix da SMD
Ofice da Papelaco
Archive da Efacec


Conhecer a Gestão Electrónica de Documentos - GED nas suas funções

e características
Comparar vantagens/desvantagens da gestão electrónica de
documentos face à gestão manual
Enunciar os requisitos específicos requeridos pelo GED

A microfilmagem

A microfilmagem
São várias as questões que se colocam aos arquivos, resultado da
hipertrofia da documentação, em suporte papel, que decorre da complexi-
dade das administrações, e que resultam nos seguintes problemas:
áreas crescentes destinadas ao arquivo;
a morosidade no tratamento e na recuperação da informação;
a conservação da própria documentação, uma vez que os riscos de perda

da informação tendem a ser proporcionais ao volume documental.
As soluções para estes problemas passam por novas técnicas, de que são
exemplo:
Sistemas micrográficos
possuidores de características como:
O microfilme é a reprodução fotográfica que reduz significativamente as

dimensões dos documentos fotografados.
Trata-se de uma técnica de reprodução que não implica a alteração da

imagem, apenas pressupõe uma mudança de dimensão e suporte, no caso
em apreço, do papel para o microfilme.
A recuperação da informação faz-se, por meio de um sistema óptico que

aumenta a imagem na proporção inversa à taxa de redução.
Apresenta como principais vantagens:
Segurança contra perda ou destruição de documentos;
Grande economia de espaço e de equipamentos acessórios para o arquivo;
Longevidade, atribuindo-se-lhe uma duração de mais de cem anos;
Fácil acesso devido à redução do volume que o arquivo passa a ter;
Consulta rápida pela facilidade de localização de qualquer documento;
Máxima confidencialidade e controlo dos documentos;
Integridade do arquivo porque cada documento tem o seu lugar próprio,

salvaguardando o risco de engano ou extravio.

Existem diferentes tipos de microfilmagem:
De substituição: em que se procede à destruição do original conservan-

do apenas o microfilme;
De complemento: para preservar o documento;
De segurança: cria-se cópia do filme precavendo a perda do original.
Também os suportes podem ser diferentes, dada a existência de diferentes

suportes do microfilme:
A microficha
A bobine ou rolo de filme
Cassetes
Jackets ou carteiras de acetato transparentes
Cartões de janela
Se existem diferentes tipos e diferentes suportes de microfilmagem, é

natural que também os métodos de microfilmagem difiram. Assim:
Método simples ou standard: regista uma imagem numa face do docu-

mento;
Método duplex: regista automaticamente frente e verso dos documentos;
Método duo: permite registar os dois lados do filme.


Perceber as características da microfilmagem

Apreender as vantagens dos sistemas micrográficos
Conhecer os diferentes tipos de microfilmagem
Enunciar os diferentes suportes e métodos de microfilmagem

Aplicação prática pela utilização do software
de gestão de documentação MiitScript

.
Aplicação prática pela utilização do software de
gestão de documentação MiitScript
O MIIT Script é o software de Gestão Documental do MIIT que consiste

numa aplicação destinada a suportar a documentação emitida ou recebida,
com o objectivo de sistematizar e gerir formas de documentos, numerar e
catalogar a informação emitida, registar e controlar o fluxo de informação
recebida até ao arquivo. Por outras palavras, permite criar, partilhar e
arquivar a informação à distância através de um simples click.
O MIIT Script, pelas suas características, permite um tratamento rigoroso
e fluído da documentação, o que se traduz num incremento da produtivi-
dade e redução de custos.
Apresenta como principais características:

Gestão com pré-configuração de modelos e formatos de documentos;
Organização e Controlo de fluxos e arquivo de documentos;
Registo e Arquivo de documentação emitida e expedida;
Gestão e Arquivo de documentação recepcionada, independentemente
do suporte;
Conversão digital de documentos em papel;
Pesquisa diversificada e configurável;
Permite a normalização da organização documental;
O seu sucesso reside no facto de apresentar as seguintes vantagens:

Parametrização simples e flexível;
Solução de baixo custo;
Pode ser apenas alugado por um período de tempo;
Baseada em ferramentas de uso comum (MS Office);
Robustez dos SGBds mais potentes: Oracle, MS SQL Server; Sybase...;
Suporte para documentos em qualquer formato.
É um software que composto por funcionalidades como:

Eficácia do sistema de arquivo - através da possibilidade de ter todos os
documentos arquivados por assunto, encomenda, projecto, entre outros,
sem ter de passar horas a arquivar documentos manualmente.
Pesquisa de informação facilitada - a procura dos documentos pode ser

feita através de campos configurados pelo utilizador tais como assunto,
datas, destinatário entre tantos outros.
Controlo das versões e alterações dos documentos produzidos - permite

saber exactamente a data em que os documentos foram alterados bem
como a autoria da modificação.
Reenvio em formato digital da correspondência - o que permite um trata-

mento mais rápido e rigoroso da informação.

Configuração de máscaras e modelos de documentos - para criar um
documento novo (relatório, proposta, etc.), não é necessário copiar o últi-
mo documento bastando escolher o modelo porque ao fazê-lo o texto que
é comum ser utilizado aparece automaticamente.

Conhecer o MiitScript
Perceber as principais características do MiitScript
Identificar as vantagens e funcionalidades do MiitScript
Realizar exercícios vários utilizando o programa MiitScript

As novas competências dos profissionais dos arquivos

.
As novas competências dos profissionais dos arquivos
A actual sociedade da informação gera uma notória proliferação da pro-

dução documental o que torna, hoje mais do que nunca, indispensável a
necessidade de uma pronta e cuidada intervenção por parte dos profis-
sionais dos arquivos e dos centros de documentação.
Estes profissionais, decorrente em parte das novas tecnologias, são con-

frontados a dar respostas a uma estruturação da informação.
É também neste sentido, que têm que estar atentos às mudanças e às

necessidades da Administração Pública e do complexo mundo empresari-
al visando acompanhar a evolução da sociedade em que se inserem.


Perceber o novo papel dos profissionais dos arquivos

Glossário

GLOSSÁRIO
ACESSO À INFORMAÇÃO
Possibilidade de consultar e de utilizar os documentos administrativos e os
arquivos. O acesso pode ser limitado em diversos casos.
ACESSIBILIDADE
Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua
comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental.
ARQUIVO
Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma
e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singu-
lar ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua
actividade e conservados a título de prova ou informação.
Pode significar também a instituição ou serviço responsável pela

aquisição, conservação, organização e comunicação de documentos de
arquivo.
ARQUIVO CORRENTE
Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos de
arquivo, de consulta frequente pela entidade produtora, no exercício das
suas actividades de gestão.
ARQUIVO INTERMÉDIO
Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos de
arquivo de consulta esporádica pela entidade produtora, no exercício das
suas actividades de gestão.
ARQUIVO DEFINITIVO
Serviço encarregado da conservação permanente e comunicação de docu-
mentos em arquivo, em princípio já não consultados pela entidade pro-
dutora, previamente seleccionados em função do seu valor secundário.
O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo valor
primário perdura por tempo indeterminado (por exemplo algumas séries dos
arquivos notariais).
AUTO DE ELIMINAÇÃO
Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de elimi-
nação, ou seja, de destruição de documentos de arquivo que, na avaliação,
foram considerados sem valor secundário que justifique a sua conservação
permanente.
AUTO DE ENTREGA
Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo

de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assina-
do pelas partes envolvidas no momento da entrega de material.
AVALIAÇÃO
Determinação dos valores primário e secundário dos documentos de um
arquivo, com vista à fixação dos prazos de conservação em fase activa e
semi-activa, e do destino final (conservação permanente em arquivo defin-
tivo ou eliminação)
A avaliação deve basear-se na consideração das funções dos docu-
mentos (função de prova legal, financeira e/ou administrativa, função de
testemunho patrimonial) e das relações entre uns e outos. O estado de
organização e conservação também deve ser considerado.
CICLO VITAL
Ciclo de vida dos documentos de arquivo. Evolui em três idades ou fases:
fase activa, fase semi-activa e fase inactiva.
CLASSIFICAÇÃO
Processo intelectual que permite analisar e determinar a que actividade
está ligado um documento, escolher a classe sobre a qual o classifica e
atribuir o código de classificação que permitirá recuperá-lo posteriormente.
CODIFICAÇÃO
Procedimento que consiste em inscrever um código numérico completo
num documento a fim de responder a uma necessidade de identificação
sistemática.
COLECÇÃO
Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função
de qualquer característica comum. Unidade arquivística constituída por um
conjunto de documentos do mesmo arquivo organizada para efeitos de
referência.
COTA
Código numérico, alfabético ou alfanumérico, atribuído a uma unidade
de instalação e/ou documento, para efeitos de instalação definitiva, orde-
nação e recuperação da informação.
COTAÇÃO
Operação que consiste em atribuir uma cota a cada documento ou
unidade de instalação.
DOCUMENTO DE ARQUIVO
Documento produzido a fim de provar ou informar um procedimento
administrativo ou judicial.
É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista fun-
cional.

DOCUMENTO ACTIVO
Documento correntemente utilizado para fins administrativos ou legais pelo
que devem ser conservados junto dos utilizadores.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL
Documento sujeito a restrições de comunicabilidade.
DOCUMENTO INACTIVO
Documento que já não é utilizado com fins administrativos ou legais: aque-
les que podem ser destruídos ou conservados logo que tenham valor
histórico ou de pesquisa.
DOCUMENTO SEMI-ACTIVO
Documento que é ocasionalmente utilizado com fins administrativos ou
legais, deve ser conservado num depósito de arquivo intermédio.
DOSSIER
Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidos
com o fim de informar sobre uma decisão pontual.
FASE ACTIVA
Primeira fase do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual
o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora,
para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo cor-
rente.
FASE INACTIVA
Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou
de ser utilizado pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram
a sua criação deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valor
secundário que justifique a sua conservação permanente. Corresponde ao
arquivo histórico.
FASE SEMI-ACTIVA
Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual
o documento é ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins
administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo intermédio.
FUNDO
Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por
um organismo no exercício da sua actividade. É a mais ampla unidade
arquivística.
GUIA DE REMESSA
Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela enti-
dade que remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser utiliza-
da como instrumento de descrição documental.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Documento que regista o sistema de classes concebido para a organi-
zação de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação,
nomeadamente no âmbito das classes e à ordenação das unidades
abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um
arquivo.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO
Período de tempo fixado na tabela de selecção para a conservação dos
documentos de arquivo em fase activa e semi-activa.
PROCESSO
Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes
a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria,
normalmente regulamentada.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO
Instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documen-
tos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a selecção,
a eliminação, as remessas e a substituição de suporte.
SÉRIE
Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples
ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,
de acordo com o sistema de recuperação da informação.
SUBSÉRIE
Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às mes-
mas fases de processos do mesmo tipo, a subdivisões sistemáticas de um
assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentos com exigências
de acondicionamento e/ou preservação próprias.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acor-
do com as funções a que se destina.
UNIDADE ARQUIVÍSTICA
Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo
(processo, colecção, dossier, série/subsérie, classe/subclasse, fundo).
Estes conjuntos resultam da organização dada ao arquivo pela entidade
produtora.
UNIDADE DE INSTALAÇÃO
Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades
arquivísticas.
São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes,
bobinas, cassetes, etc.)

VALOR ARQUIVÍSTICO
Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística,
para efeitos de conservação permanente. Resulta do seu valor primário
e/ou da relevância do seu valor secundário.
VALOR PRIMÁRIO
Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente rela-
cionado com as razões que estiveram na origem da sua criação, cumprir
funções de prova administrativa, legal ou financeira.
VALOR SECUNDÁRIO
Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação
permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de
investigação, na medida em que possam assumir funções de testemunho
para a preservação da memória colectiva.

.
Legislação, normas e resoluções
aplicáveis à função arquivo

.
Legislação, normas e resoluções aplicáveis à
função arquivo
Para organizar arquivos há que ter em atenção a legislação existente refe-
rente ao assunto, bem como as normas estabelecidas para o efeito. Assim
sendo, segue-se um elenco onde figuram as mais importantes.
Legislação
A legislação sobre os arquivos portugueses ainda se encontra dispersa por
vários diplomas, dos quais salientamos aqui os principais instrumentos
legais em vigor.
Bases da política e do regime de protecção e valorização do património

cultural
Lei nº 107/2001, de 30 de Agosto de 2001, publicada no Diário da
República nº 209, Série I . A, de 8 de Setembro de 2001.
Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do
património cultural, pp.5808-5829.
Para além das disposições genéricas sobre o Património Cultural
Português, tem particular relevância para as áreas de arquivo o disposto
no Título VII . Dos regimes especiais de protecção e valorização dos bens
culturais, e em especial o Capítulo III .
Do Património Arquivístico, artigos 80 a 83.
Regime geral dos arquivos e do património arquivístico

Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro, publicado no Diário da República
nº 19, Série I . A, de 23 de Janeiro de 1993 .
Estabelece o regime geral de arquivos e património arquivístico, pp.264-
270.
Tem como objectivo disciplinar normativamente a valorização, inven-
tariação e preservação dos bens arquivísticos considerados parte inte-
grante da cultura portuguesa.
Lei orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo

Decreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março, publicado no Diário da
República nº 67, Série I, de 20 de Março de 1997 .
Lei orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, pp.

1276-1283. Define as competências do organismo coordenador da política
arquivística nacional e dos vários serviços dependentes.
Regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Públicas

Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril, publicado no Diário da República
nº78, Série I, de 5 de Abril de 1983 .
Define o regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Públicas,
pp.1150-1152. Regulamenta o funcionamento dos Arquivos Distritais

definindo-lhes competências próprias na área da implementação de uma
política arquivística nacional.
Pré-arquivagem de documentação
Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro, publicado no Diário da
República nº 284, Série I, de 10 de Dezembro de 1988 .
Regula a pré-arquivagem de documentação. Revoga o Decreto-Lei nº
29/72, de 24 de Janeiro, pp. 4885. Enquadramento global para a definição
de políticas arquivísticas na área da avaliação, selecção e eliminação de
documentos e obriga à reformulação das portarias publicas ao abrigo do
Decreto-Lei nº 29/72, de 24 de Janeiro.
Gestão de documentos
Decreto-Lei nº 121/92, de 2 de Julho, publicado no Diário da República nº
150, Série I - A, de 2 de Julho de 1992 .
Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos
humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços de
administração directa e indirecta do Estado, pp. 3146-3147.
Lei orgânica do Conselho Superior de Arquivos

Decreto-Lei nº 372/98, de 23 de Novembro, publicado no Diário da
República nº 271, Série I-A, de 23 de Novembro de 1998.
Aprova a Lei orgânica do Conselho Superior de Arquivos, pp. 6363-6364.
Regime geral das incorporações

Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março, publicado no Diário da República
n.º 53, Série I-A, de 3 de Março de 2004.
Define o regime geral das incorporações da documentação de valor per-
manente em arquivos públicos.
Portarias de gestão de documentos

Lista de Portarias publicadas ao abrigo do Decreto-lei nº 447/88, de 10 de
Dezembro.

Normas
Algumas das Normas Portuguesas (NPs) mais relevantes no domínio da
informação e documentação, que podem ser adquiridas no Instituto
Português da Qualidade.
NP 5:1992 (3ª Edição) 12 p.
C 70 /CT 7
Ofício ou carta Formato A4. Apresentação da primeira página.
NP 24:1973 (1ª Edição) 5 p.
C 60 /CT 6
Caixas, pastas e capas de arquivo
NP 61:1987 (3ª Edição) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Sinais de correcções dactilográficas ou tipográficas
NP 113:1989 (3ª Edição) 6 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Divisões de um documento escrito. Numeração progressiva
NP 138:1986 (3ª Edição) 3 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Legenda bibliográfica
NP 405-1:1994 (1ª Edição) 44 p.
C 70 /CT 7
Informação e documentação. Referências bibliográficas: Documentos
impressos
NP 405-2:1998 (1ª Edição) 27 p.
C 70 /CT 7
Informação e documentação. Referências bibliográficas. Parte 2: Materiais
não livro
NP 417:1993 (2ª Edição) 4 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Sumário de publicações periódicas
NP 418:1988 (2ª Edição) 17 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Resumos analíticos para publicações e documentação
NP 419:1995 (2ª Edição) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Apresentação de artigos em publicações periódicas e outras
publicações em série
NP 738:1986 (2ª Edição) 4 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Folha de título de publicações não periódicas
NP 2021:1989 (1ª Edição) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Formato de dados para permuta de informação bibliográ-
fica em banda magnética
NP 2022:1986 (1ª Edição) 5 p.

C 70 /CT 7
Documentação. Numeração internacional normalizada de livros (ISBN)
NP 2023:1986 (1ª Edição) 5 p.
C 70 /CT 7
Documentação Numeração internacional normalizada das publicações em
série (ISSN)
NP 2434:1987 (1ª Edição) 5 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Carácter tipográfico convencional ISO para ensaios de
legibilidade. (Carácter ISO)
NP 3003-16:1991 (1ª Edição) 18 p.
C 1130/CT 113
Computadores e tratamento da informação. Vocabulário.
Parte 16: Teoria da informação
NP 3193:1987 (1ª Edição) 6 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Títulos de lombada de livros e outras publicações
NP 3388:1993 (1ª Edição) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Sumários analíticos nas publicações em série
NP 3680:1989 (1ª Edição) 78 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Descrição e referências bibliográficas. Abreviaturas de
palavras típicas
NP 3715:1989 (1ª Edição) 10 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Método para a análise de documentos, determinação do
seu conteúdo e selecção de termos de indexação
NP 4036:1992 (1ª Edição) 54 p.
C 70 /CT 7
Documentação. Tesauros monolingues: Directivas para a sua construção e
desenvolvimento
NP 4285-1:1998 (1ª Edição) 10 p.
C 70 /CT 7
Informação e documentação. Vocabulário. Parte 1: Documentos audiovi-
suais
NP 4285-2:1999 (1ª Edição) 17 p.
C 70 /CT 7
Documentação e informação Vocabulário Parte 2: Documentos icónicos
NP 4285-3:2000 (1ª Edição) 23 p.
C 70 /CT 7
Documentação e informação Vocabulário Parte 3: Aquisição, identificação
e análise de documentos e de dados
NP 4285-4:2000 (1ª Edição) 20 p.
C 70 /CT 7
Documentação e informação Vocabulário Parte 4: Linguagens documen-
tais

NP EN 28601:1996 (1ª Edição 24 p.
C 70/CT 7
Dados e formatos de troca. Troca de informação.
Representação de datas e horas
Correspondência: EN 28601:1992 IDT
NP EN 29004-2:1994 (1ª Edição) 29 p.
C 800/CT 80
Gestão da qualidade e elementos do sistema de qualidade
Parte 2: Linhas de orientação para serviços (ISO 9004-2:1991)
Correspondência: EN 29004-2:1993 IDT
NP EN ISO 9000:2000 (2ª Edição) 39 p.
C 800/CT 80
Sistemas de gestão da qualidade Fundamentos e vocabulário (ISO
9000:2000)
Correspondência: EN ISSO 9000:2000 IDT

Resoluções
O Conselho Superior de Arquivos (CSA) é um órgão colegial com funções
consultivas, criado por Decreto-Lei nº 372/98, de 23 de Novembro, que
depende directamente do Ministro da Cultura.
Recomendações
O CSA aprovou já as seguintes recomendações:
Privatizações e Património Arquivístico

Gestão de Documentos
Para a Concepção e Planeamento da Rede Nacional de Arquivos
A Formação Profissional dos Técnicos de Arquivo
Arquivos Audiovisuais, Fonográficos e Fotográficos
Diagnóstico à Situação dos Arquivos da Administração Central

Bibliografia

.
Bibliografia
ALBERCH i FUGUERAS; Ramon, BOIX LLONCH, Lurdes; NAVARRO
SASTRE, Natália e VELA PALOMARES, Susana. Archivos y cultura:
manual de dinamización. Gijón, Trea. 2001.
ALVES; Ivone [et al]. Dicionário de Terminología Arquívistica. Lisboa,

Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. 1993.
CARDINAL, Louis. Les instruments de recherche pour les archives.

Quebec, Documentor. 1984.
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Propriedade Instituto de Emprego e Formação Profissional

Título Organização e Técnicas de Arquivo

Coordenação Técnico - Pedagógica Departamento de Formação Profissional

Coordenação do Projecto Tecnoforma

Autor Dra. Carla Antunes Picado

Arranjo Gráfico Tecnoforma

Edição 1.ª Edição

Todos os Direitos Reservados

Plano de desenvolvimento das unidades temáticas 15

O Valor dos documentos (valor primário e secundário) 21

A idade dos documentos. 23

Síntese da Unidade Didática 1 e Auto-Avaliação 25

Análise produção/utilização dos documentos 29

Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa . 31

Síntese da Unidade Didática 2 e Auto-avaliação 33

Eficácia e utilidade do arquivo 39

Tratamento técnico documental

Organização e Técnicas de Arquivo 3

Síntese da Unidade Didática 3 e Auto-avaliação 44

Conceito e funções dos arquivos 47

Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros

Diferentes sistemas de arquivo 49

Diferentes tipos de arquivo 53

Síntese da Unidade Didática 4 e Auto-avaliação 54

Regras de alfabetação e cotação 58

Síntese da Unidade Didática 5 e Auto-avaliação 59

Sistemas magnéticos e ópticos 66

Software para arquivo 67

Síntese da Unidade Didática 6 e Auto-avaliação 68

4 Organização e Técnicas de Arquivo

Síntese da Unidade Didática 7 e Auto-avaliação 73

Síntese da Unidade Didática 8 e Auto- avaliação.. 79

Competências dos profissionais dos arquivos 83

Síntese da Unidade Didática 9 e Auto-avaliação 84

Legislação, Normas e Resoluções Aplicáveis à

Organização e Técnicas de Arquivo 5

Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção e na conservação dos

E porque se produzem e se conservam estes?

Em primeiro lugar para a gestão administrativa dos assuntos correntes

Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituições públicas, aparecem

Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histórico.

É neste contexto que surge o manual para o curso de Organização e

Organização e Técnicas de Arquivo 7

Enunciar os principais conceitos relacionados com a organização e as

Contribuir para a aquisição de competências técnicas para enfrentar a

Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos;

Adquirir competências para gerir a informação de forma sistémica e orga-

Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos,

Organização e Técnicas de Arquivo 9

Ter experiência de informática como utilizador e alguma experiência de

Organização e Técnicas de Arquivo 11

Ter uma formação académica igual ou superior à licenciatura e, preferen-

Ter uma experiência profissional relevante e adequada à formação a dar.

Organização e Técnicas de Arquivo 13

1. Concepção e utilização de documentos

2. Registo de entrada e saída de documentos

3. Sistemas de classificação de documentos

5. Os ficheiros e sua organização

6. A informatização dos arquivos

8. Aplicação prática do MiitScript

9. As novas competências dos profissionais

Organização e Técnicas de Arquivo 15

Organização e Técnicas de Arquivo 17