Agenda - resumen

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Análisis del Problema – Ejemplo
1. Definir el problema por medio de una formulación
2. Plantear el Problema por medio de la Caja Negra
3. Definir el sistema por medio del método del Enfoque de Sistemas
1. Descripción de la situación actual.
2. Diagrama de los elementos del Sistema.
3. Objetivo del Sistema.
4. Características.
5. Frontera.
6. Elementos del sistema.
7. Control
 Ejemplo 1
Solicitud
Se requiere un sistema informático para llevar a cabo el registro de personal
en una institución de educación básica de carácter privado, donde cada
docente pueda gestionar las notas de las evaluaciones, además la parte
administrativa desea gestionar las ausencias, permisos y otros trámites que
realicen los estudiantes.
Tema:
Sistema de registro de personal, control de evaluaciones y trámites de los
estudiantes de la institución “xyz”.
1. Definir el problema
Formulación del Problema
Carencia de un sistema informático para realizar el registro de personal,
control de evaluaciones y trámites de los estudiantes de la institución
“xyz”.

También se puede formular en forma de pregunta. (Como ejemplo son 3,

pero en el proyecto colocar solamente una)

a. ¿En qué medida se puede mejorar el registro de personal, control de

evaluaciones y trámites de los estudiantes de la institución “xyz”, por
medio de un sistema informático?

b. ¿De qué manera se puede agilizar el registro de personal,

procesamiento de notas y trámites de los estudiantes en la institución
“xyz”, haciendo uso de un sistema informático?
 c. ¿Cómo se puede lograr mayor eficiencia en el registro de personal,
procesamiento de notas, entrega de notas y trámites de los estudiantes
de la institución “xyz”, al contar con un sistema informático?

2. Plantear el problema
Método de la Caja Negra

ESTADO A
El proceso de registro
de personal, control de
evaluaciones y trámites
de los estudiantes de la
institución “xyz”, se lleva
a cabo de forma
deficiente, existe acceso
lento a los registros en
carpetas de personal y
estudiantes, demoras en
entrega de promedios y
extravío de información
en general.
ESTADO B
El proceso de registro
de personal, control de
evaluaciones y
trámites de los
estudiantes de la
institución “xyz”, se
PROCESO hace de forma ágil, los
promedios están
disponibles a tiempo
para la administración
y los estudiantes, a
través del uso de un
sistema informático.

3. Definir el sistema. Método del Enfoque de Sistemas

a. Descripción de la situación actual.
El registro de los estudiantes y sus representantes se lleva de manera
manual y se escriben en papel. A inicios de año, la hojas de registros se
llenan una por una, en una especie de entrevista, en la que los
estudiantes y sus representantes se presentan a matricularse, las
secretarias llenan las hojas de registros, luego estos son separados
repartidos en las secciones en las que los estudiantes se registraron y
se ordenan alfabéticamente, estos luego son archivados, esta manera
de registro genera grades volúmenes de hojas por año, por lo que se
necesita del espacio físico necesario para conservarlos. Además, el
colegio tiene como política el resguardo de estos archivos por 10 años
después de que los estudiantes se retiran o se gradúan. En el mismo
registro del estudiante, se registran los datos de los representantes.
El registro de los profesores, es de manera similar al de los
estudiantes, toda la información se resguarda de manera física,
aunque su cantidad es menor, el problema surge al momento de
contactar a un profesor, ya que se debe buscar en los archivos los
datos del profesor. También en el registro de entrada y salida de los
docentes, se lleva de manera manual en un libro, en la cual en docente
se anota y registra la hora en la que entra, el mismo procedimiento
sigue a la hora de salida.
El registro y control de pagos se lleva en hojas e Excel, en la secretaria
una persona es la encargada en llevar estos registros. Por cada pago
recibido emite un comprobante de este pago, una copia se mantiene
para comprobación de estos pagos y uno es para el representante del
estudiante. Luego de recibir el pago, el encargado registra esto en
hojas de Excel, donde mantiene un registro de los estudiantes
divididos por niveles y sección en el cual se lleva un tiempo
considerable en la búsqueda en esta base de datos, haciendo así que
este proceso sea lento, luego informa a secretaria, para que lleve este
mismo registro, quienes tienen otras hojas de Excel donde llevan estos
registros. Este proceso es largo y lento, y en el traspaso de información
puede ocurrir perdida de información, afectando a los estudiantes,
representante y hasta la misma institución. Esto también requiere más
espacio físico para almacenar las carpetas en archiveros físicos.
b. Diagrama de los elementos del Sistema.
ENTRADAS:
● Datos del estudiante.
(nombre, apellido,
NIE)
● Notas de examen de
los estudiantes
● Porcentaje de cada
evaluación
● Datos del docente.
● Nivel de escolaridad
● Datos del curso
● Datos del encargado
del estudiante
MEDIO AMBIENTE:
Padres de familia,
Centros educativos,
MINED, docentes
encargados, directores
ELEMENTOS SALIDAS:
• Boleta de notas
PROCESOS:
• Promedio por periodo
• Registrar datos del de notas por
estudiante Registrar las estudiante.
notas de las evaluaciones y • Asignaturas con
porcentaje mejores promedios
• Registrar datos de los • Reporte de notas por
docentes asignatura.
• Consultar notas por • Reporte de
asignatura estudiantes por nivel
• Cálculo de promedios finales educativo
• Consultar notas por • Informe de mejores
estudiante promedios por nivel
• Etc. educativo.
• Listado de docentes y
Reglamento interno de la coordinadores de
institución, programas de grado
estudio, reglamento
administrativo
Personal administrativo,
personal docente, estudiantes,
colaboradores
Muebles, pupitres, escritorios,
estantes, libros, equipo
informático, etc.
CONTROL:
Políticas del MINED, programas
MINED, Ley de Educación
 c. Objetivo del Sistema.
d. Características.
e. Frontera.
f. Elementos del sistema.
g. Control

Ejercicio 1
Solicitud
Se requiere un sistema informático para ayudar a gestionar de forma
eficiente, el control de los expedientes de pacientes de una unidad de salud,
para que el personal de administración pueda registrar las consultas, anotar
citas, exámenes de laboratorio, etc.
Tema
Sistema de registro y control de expedientes de los pacientes de la Unidad
de Salud “abc”