CENTRO DE SERVICIOS

FINANCIEROS SENA

ANDRÉS FELIPE GALEANO CASTAÑEDA

SUSY PAOLA BAUTISTA PLAZAS

1825575-2

ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTO EN EL AREA FINANCIERA Y

CONTABLE DE LAS EMPRESAS

COORDINACIÓN CONTABILIDAD Y FINANZAS

BOGOTÁ 3 DE OCTUBRE DE 2019

Contenido
ARCHIVOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTO EN EL AREA FINANCIERA Y
CONTABLE DE LAS EMPRESAS .......................................................................................... 3
Archivos administrativos:....................................................................................................... 4
Definición: ................................................................................................................................ 4
Conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas, publicas o privadas
que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. Los mismo son conservados,
clasificados, organizados y administrados. ............................................................................... 4
................................................................................................................................................... 4
Clases:....................................................................................................................................... 4
Características: ........................................................................................................................ 5
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ................................................................ 5
Concepto: ................................................................................................................................. 5
PASOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL: ........................................................... 5
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLE DE LA EMPRESA .. 6
Definición: ................................................................................................................................ 6
Características: ........................................................................................................................ 6
MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LAS AYUDAS DE
LA TECNOLOGIA, EN INTERNTET, LAS REDES SOCIALES, LOS CORREOS
ELECTRONICOS Y EL EXCESO DE INFORMACIÓN DISPONIBLE ............................ 7
Correos electrónicos:............................................................................................................... 7
Redes sociales: ......................................................................................................................... 7
Ilustración 1 Archivos administrativos .......................................................................................... 4
Ilustración 2 Clases de archivos .................................................................................................... 4
Ilustración 3 Características de los archivos ................................................................................. 5
Ilustración 4 Selección documental .............................................................................................. 6
Ilustración 5 Organización de documentos ................................................................................... 6
 ARCHIVOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTO
EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS
EMPRESAS

Ilustración 1 Archivos administrativos

Archivos administrativos:
Definición:
Conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas, publicas o
privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. Los mismo son
conservados, clasificados, organizados y administrados.
(lopez, 2015)

Clases:
• Central o intermedio: Es la unidad que administra, custodia y conserva en buen
estado los documentos de cualquier tipo o valor administrativo legal, permanente
e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas o entidades.
• Histórico o permanente: Es el que custodia y gestiona fondos documentales para
la tercera etapa o edad de los documentos del archivo central o del archivo de
gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.
• Archivo de gestión o de oficina: Se encarga de concentrar, ordenar y clasificar
los documentos que ingresan para facilitar la posibilidad de consulta, En este
archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión
administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente del trámite y las normas internas indicadas en las TRD 1, para
luego decidir su traslado al archivo central.
(lopez, 2015)

Ilustración 2 Clases de archivos

1
Tablas de retención documental
Características:
• Nombre y extensión
• Contienen diferente información archivo de texto, de imagen, de audio y de video.
• Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma
jerárquica.
• No puede haber archivos con el mismo nombre y extensión en la misma carpeta.
(lopez, 2015)

Ilustración 3 Características de los archivos

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Concepto:
Seleccionar las unidades documentales a conservar de acuerdo con el método de muestreo
propuesto para cada serie y las estrategias planteadas por la unidad nacional de archivo.
Consiste en escoger entre los documentos que se producen mundialmente (publicados o
inéditos), aquellos que cubran el campo definido por el centro, servicio o sistema
documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el fondo.
La selección se define como la tarea por la cual se determina el destino final de los
documentos a partir de si valor, es decir, los plazos de tiempo limite para su conservación
o destrucción y la modalidad empleada al efecto señalada en las TVD2 y TRD3, siendo
este un proceso técnico que explica el comportamiento de las organizaciones y la forma
de como conducirlas hacia resultados efectivos.
PASOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL:
• Identificar los documentos susceptibles de selección: Con base en las TRD
identificar los documentos que han cumplido su tiempo de retención en el archivo
central y que son susceptibles de selección.
• Seleccionar los documentos: Seleccionar las unidades documentales a conservar
de acuerdo con el método de muestreo propuesto para cada serie y las estrategias
planteadas por la unidad nacional de archivo.

2
Tablas de valoración documental
3
Tablas de retención documental
 • Preparar inventarios de selección y eliminación documental: Preparar un
inventario para los documentos que van a seleccionarse y otro para los que van a
eliminarse.
• Presentar la solicitud de selección documental: enviar al comité de archivo de
sede, la propuesta de selección y sus soportes para su aprobación.
• Aprobar la propuesta de selección: Estudiar y aprobar la propuesta de selección
por parte del comité de archivo de sede.
• Transferir los documentos a conservar al archivo histórico: transferir la
muestra a conservar el archivo histórico incorporando los documentos
seleccionados en la ubicación correspondiente. Los documentos no seleccionados
se eliminan de acuerdo con el procedimiento eliminación documental.
(Hernandez, 2014)

Ilustración 4 Selección documental

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS
FINANCIERAS Y CONTABLE DE LA EMPRESA

Definición:
Ilustración 5 Organización de
documentos
Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de la empresa
en el ámbito y archivistas responder a las necesidades de consulta
asesoría y orientación que requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión y
desarrollo de un ambiente de carácter pedagógico por la función de una cultura
archivística con el apoyo de recursos humanos y técnicos generar un ambiente de trabajo
inter y multidisciplinario entre las directivas y todas las áreas que potencian recursos de
investigación y buen servicio.
Características:
• Cada archivo se identifica por un nombre y una extensión.
• Los archivos permiten hasta 256 caracteres.
• Los archivos se miden en bytes, kilo bytes, megabytes y gigabytes.
• Los archivos se organizan en carpetas y subcarpetas.
• No puede haber dos archivos con el mismo nombre en la misma carpeta.
• Los archivos se manipulan a través de su menú contextual.
 • Toda la información que almacenemos estará disponible en la carpeta del sistema
operativo.
(Ortiz, 2013)

MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LAS

AYUDAS DE LA TECNOLOGIA, EN INTERNTET, LAS REDES SOCIALES,
LOS CORREOS ELECTRONICOS Y EL EXCESO DE INFORMACIÓN
DISPONIBLE

Correos electrónicos:
Tiene relación con el recibo de información o producción de un documento a medida que
las redes se popularicen la información será intercambiada electrónicamente, permite
reproducir en pantalla cualquier tipo de información permite la transferencia de mensajes
y documentos almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción.
Redes sociales:
En estas redes se pueden compartir recursos de información, en este tramite se puede
hacer consultas desde cualquier punto de acceso sin necesidad de pasar por una oficina
que tramite el documento.
(Ortiz, 2013)