DESARROLLO DE LA EVIDENCIA # 3 DE LA GUIA # 11

TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA

SENA

PAOLA VILLARREAL PEREZ

ABRIL DEL 2019

 Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”

COLOMBINA S.A.
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edif. Belmonte
COLOMBIA
CALI, CAUCA
Teléfono (0057-2) 8861999
Fax: (0057-2) 8851811
Web: http://www.colombina.com

Objeto Social

La sociedad tiene por objeto principal la fabricación y comercialización de toda

clase de productos alimenticios para el consumo humano y animal, frescos,
procesados y enlatados de cualquier especie, derivados del azúcar, cacao,
café, harina de trigo, harina de maíz y demás cereales, frutas, vegetales,
carnes, lácteos y sus derivados.

En desarrollo de su objeto social podrá, por lo tanto, importar, exportar,

comprar, vender, agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e
inmuebles de cualquier clase, enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a
interés, tomar o dar en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o
ajena, celebrar contratos de participación y de sociedad comercial de cualquier
clase y realizar actos de comercio que tengan relación directa con el objeto
mencionado y le permitan su cabal cumplimiento.

1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras,

luego señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual
fue creado dicho código, además de indicar a qué corresponde cada
grupo de números que lo conforman.

Código de barras
EAN -13
El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un
código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se
utiliza cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño.

 Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la

Organización de Codificación de la cual surje el número (ej. 770 es
Colombia).
 Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa.
 Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e
identifican al producto.
 La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si
las cifras precedentes han sido correctamente leídas.

2. A través de un operador logístico o una empresa de distribución acceda

a una etiqueta de un producto de importación o exportación
(preferiblemente de exportación) e identifique cada una de las partes
que la componen.

Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a

seguir para presentar la información del producto exportado, aunque se
pueden citaremos puntos comunes:

 Nombre comercial del producto.

 Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y
distribuidor.
 País de origen.
 Registro ante la autoridad competente.
 Peso neto, cantidad del producto, volumen.
 Instrucciones de uso y e almacenamiento.
 Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.
 Lote.
Código: 2641- Und x CT: 36 BJ – Und x Env: 1 – Peso unitario: 44 gr

3. Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o

negociaciones y sus funciones.

Proveedores:

En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros

proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones
sostenibles a través del tiempo dentro de un contexto innovador.
Programas con proveedores:
Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el
2008 como una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento de la región,
contribuyendo a mejorar la competitividad de nuestros proveedores pyme a
través de la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina.
El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin
de apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y
brindarles las herramientas para convertirse en empresas exportadoras.
Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus
indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es
replicar lo aprendido con sus proveedores, es así como Big Brother construye
tejido empresarial y le aporta al desarrollo de todo un país.
¿Cómo funciona el programa?
La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante
acompañamiento, seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de
proveedores.

Esquema general del programa

Empresas Apadrinadas Big Brother:

Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 13
compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarrollo de la
región. Lo que se espera es que cada una de las empresas repliquen este
modelo con su cadena de valor.
Las empresas Big Brother a la fecha son 13:

4. Proceso de producción o comercialización y actores que

intervienen.

Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta

de producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado
centroamericano:

 Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasabocas:

Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) – Valle del Cauca - Área: 72-000 m2

Capacidad de Producción: Dulces 89-500 toneladas/año, Chicles 2-900
toneladas/año, Chocolates 9-500 toneladas/año y Pasa bocas 3-500
toneladas/año. - Número de empleados: 1.593.
  Planta de Producción de galletas y pasteles:

Ubicación: Santander de Quilichao – Cauca - Área: 25-000 m2 Capacidad de

Producción: Galletas y Pasteles 28-220 toneladas/año - Número de empleados:
880.

 Planta de Producción de salsas y conservas:

Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao) - Área: 7-300 m2 - Capacidad

de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año - Número de
empleados: 242.

 Planta de Producción de helados: se cuenta con tres plantas de

producción de helados.

Ubicación: Bogotá, Medellín y Barranquilla - Capacidad de Producción: Helados

41.000.000 litros/año - Número de empleados: 612.

 Planta de Producción de Dulces Guatemala:

Ubicación: Guatemala - Área: 5-716 m2 - Capacidad de Producción: Dulces 12-

000 toneladas/año - Número de empleados: 400.

5. Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o

negociaciones y sus funciones.

COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son

las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies
(supermercados); puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales
ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los
puntos de venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene
cubrimiento.

En Colombia, la red de distribución propia de la Compañía atiende

aproximadamente
88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil clientes indirectos,
los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil acceso.

El canal tradicional en Colombia está compuesto por aproximadamente 250 mil

tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en
cuenta los distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución
TAT (Tienda a Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios está compuesto
por las grandes superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al
100%.

La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en

los cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA y los
productos representados de terceros.
Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y
otros distribuidores no exclusivos. En Colombia la Compañía tiene 105
distribuidores de los cuales el 56% son exclusivos. COLOMBINA ha construido
una relación de largo plazo con todos sus distribuidores. Los distribuidores se
encargan principalmente de atender el 60.4% del canal tradicional (36% a
través de los distribuidores exclusivos y 24% a través de otros distribuidores).

Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía

porque le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y
asegura que los productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de
venta. Como se mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a
COLOMBINA ser distribuidor exclusivo de importantes empresas mundiales
durante muchos años, por ejemplo desde 1976 ha sido distribuidor exclusivo de
la marca de atunes Van Camp’s.

En los mercados internacionales el principal canal de distribución son los

distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la Compañía
exporta. De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en el mundo,
aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por distribuidores. Los
países donde la Compañía logra atender a un mayor número de clientes
directamente son Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La excelente
relación que COLOMBINA ha tenido con las empresas a las que les presta el
servicio de distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un acuerdo de
distribución con la Phillip Morris en Venezuela y Ecuador para distribuir sus
productos en estos países.

En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno

de los países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través
de su sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una
experiencia importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita
lograr una posición de liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las
necesidades del cliente.

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77%

son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a
través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En
Colombia más de la mitad de los clientes son atendidos directamente por
COLOMBINA con la distribución TAT (tienda a tienda).
Principales
Principales Contratos A septiembre 30 de 2006 los principales contratos
celebrados por COLOMBINA se describen a continuación:

• Principales Contratos de Distribución:

• Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores

debido a que se trabajan por órdenes de compra en las cuales se especifican
precios, cantidades, términos de pago etc. entre las partes.

• Contratos de Fabricación: Actualmente la Compañía tiene un contrato con la

empresa Hersheys de Estados Unidos, para fabricar 18.000.000 de libras de
galletas en un plazo de 30 meses. Este contrato tiene un valor de USD 25
millones.
Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes. Las
exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la
Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son
dulcería con el 47% de su producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles
con el 33% y chocolatería con el 31%. Se espera que en el largo plazo el
volumen de exportaciones crezca debido a la ampliación del portafolio de
productos de exportación. El principal destino de las exportaciones es
Venezuela con 36%, seguido de Estados Unidos con 18% y Ecuador, Chile y
Puerto Rico con aproximadamente 5% - 6%. A continuación se presenta la
participación de los destinos de exportación:

6. Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y sus

componentes.

La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos

que planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el
almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información
relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de
satisfacer los requerimientos de los consumidores12

LAS ACTIVIDADES CLAVES SON LAS SIGUIENTES: Servicio al cliente.

Transporte. Gestión de inventarios. Procesamiento de pedidos.
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los
eslabones desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar
cuáles son los tiempos para cada una de las operaciones y se le debe solicitar
a cada una de las partes en la colaboración del suministro de información de
una manera organizada y constante. ¨El mejor sistema de trazabilidad para una
empresa es aquél que encaje con sus actividades de trabajo habituales y
permita registrar información necesaria a la que luego se pueda acceder de
forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el sistema de trazabilidad de la
empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el sistema
genera¨ (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el proceso de caracterización del
procedimiento de trazabilidad de importación y exportación, se separó por
etapas, identificando en cada uno de ellos cuáles eran los datos más
relevantes, para efectos de simplificación los procesos tanto de importación
como de exportación quedaron establecidos dentro del seguimiento como
despachos, cada despacho va unido a una factura comercial, la cual a su vez
tiene un número consecutivo que es que la identifica dentro del proceso de
rastreo de despachos. Para el proceso de importación se identificaron tres
fases principales las cuáles dentro de las cuáles se deben establecer los
parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento, los cuales se
establecieron de la siguiente forma.
Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a
que el proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y
comercial, los despachos 21 son determinados de acuerdo a los pedidos que
se hacen por parte de los clientes externos y la disponibilidad de producto por
parte de producción. 3.2.2. Estudio de los tiempos de entrega MRQ
La estandarización de los tiempos de entrega dentro de las compañías consiste
en evaluar cada uno de los tiempos que se están tomando los procesos en ser
realizados. Al final el tiempo acumulado de cada uno de los procesos
constituye entonces la promesa de entrega final. Tanto para las exportaciones
como para las importaciones. La importancia de los Lead Times de una
empresa radica en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se
encuentran los tiempos controlables y los nos controlables.

 Evaluación de los tiempos de tránsito

La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue

establecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a
los cuales se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se
estableció la media para cada uno de los destinos desde los cuales se realizan
importaciones.
Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombina.

A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una

relación entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es
importante poder establecer quién es responsable dentro de cada uno de los
puntos de información. A continuación se muestra el flujo grama de información
para las importaciones de Colombina S.A.

La identificación de los responsables del flujo de información dentro del

proceso de información permite establecer hasta dónde va la responsabilidad
de cada quien. Dentro del flujo grama se establecieron 6 puntos macro de
información, dentro de estos puntos están incluidas las fechas a las cuales se
les debe hacer seguimiento. La cadena de trazabilidad de las importaciones
inicia con la información del despacho inicial por parte del departamento de
compras, posteriormente el departamento de comercio exterior dicta una fecha
estimada en la que se puede tener la mercancía en la fábrica y se hace la
verificación de la documentación correspondiente de manera que todo este
correctamente diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada Los
agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la información
de la mercancía en tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas
estimadas de salida y llegada de la mercancía e informar sobre los posibles
retrasos o adelantos que se generen sobre estas fechas. Cuando la mercancía
llega a su destino, el agente de carga entrega la responsabilidad del flujo de
información al agente de aduana quienes son los encargados de realizar el
proceso de nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben
suministrar el tiempo que tarde este proceso hasta que la mercancía llega a la
fábrica. Finalmente, la información que se suministre al usuario final es
entonces una responsabilidad del área comercio exterior, al igual que la
evaluación de los tiempos de entrega.

Están los tiempos que pueden ser controlados y planificados, para el caso de
Colombina se determinaron cada uno de los tiempos que tomaba llevar a cabo
los procesos de importación y exportación. En los siguientes cuadros se puede
observar los procesos que fueron analizados para obtener un estudio inicial de
cuánto demoraban los procesos de importación y exportación en la empresa.
 CONCLUSIONES

Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma

importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto
permite un mayor conocimiento del producto que las compañías traen del
exterior, además brinda información relevante sobre el proceso y establece los
responsables de llevar a cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer
una herramienta de trazabilidad adecuada se hace necesario entonces un
diagnóstico inicial que permita identificar cuáles son los puntos a trabajar y qué
hace falta, qué información se tiene y cuál no, a partir de allí se debe iniciar una
estructuración de los tiempos de a los cuales se les debe hacer seguimiento y
elaborar un diario de campo a través del cual se pueda realizar dicho
seguimiento. A partir de esta estructuración de tiempos se logró diseñar una
herramienta de medición y evaluación para ejercer control sobre los agentes
que intervienen en los procesos de comercio exterior de Colombina S.A.

Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina

S.A, es una herramienta que permitirá más adelante una verdadera
optimización y planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe
empezar a trabajar sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto
optimización del transporte, reducción de los costos de almacenamiento,
eliminación de procesos aduanales innecesarios y una mejor planificación y
gestión de la cadena de abastecimiento a nivel internacional. La estructuración
de una herramienta para las empresas permite que estas puedan entonces
tener una visión global se su operación, de cómo funciona y qué necesitan para
mejorarla.

RECOMENDACIONES

A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento

de comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre
cómo debe ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional,
además de la formalización de procesos a través de formatos que sirven como
guía para obtener información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron
establecidos los tiempos estandarizados de tránsito de la mercancía tanto de
importación como de exportación a partir de estos tiempos se pueden dar
estimados a los usuarios finales de cuándo estará a su disposición el
despacho, lo que genera credibilidad y mayor seguridad en la información
suministrada el área de abastecimiento y finalmente, la gestión de la
información a partir de cuadro de control despachos a través del cual tanto los
clientes internos como externos están informados de las operaciones de
comercio exterior.

Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los procesos
de gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la cual se
debe seguir mejorando las herramientas de identificación y seguimiento de la
mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el sistema de trazabilidad
de Colombina S.A son:

 Implementación de herramientas tecnológicas, como los códigos EAN,

GPS y / o sistemas de radio frecuencia logística.
 Sistematización e incorporación al programa de operaciones
Marroquinera S.A, la información de trazabilidad registrada en la matriz
de seguimiento
 Optimización de los tiempos estandarizados establecidos en el proyecto
de trazabilidad
 Establecimiento de indicadores que permitan comparar el costo de los
retrasos versus la producción
 Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes
de cargar y de aduanas

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.miguelsantesmases.com
Fuente Colombina S.A.
GESTIÓN DE LA TRAZABILIDAD.COM. Portal de la trazabilidad (S.F). Qué es
Trazabilidad. URL: http://www.gestiontrazabilidad.com/normativa.php
RAMÍREZ, Robinson. (2013). Historia de la logística militar en el mundo URL:
http://www.ejercito.mil.co/?idcategoria=228110, (20 de febrero de 2013).