3.

Preguntas claves para identificación de lecciones aprendidas

1. ¿Que hicimos bien (o muy bien) en el proyecto?

2. ¿Si pudieramos hacerlo de nuevo que haríamos mejor o de otra forma en el proyecto?
3. ¿Qué no querríamos volver a vivir en este proyecto?
4. ¿Qué circunstancias en el proyecto no fueron anticipadas o previstas?
5. ¿Se cumplieron los objetivos de la fase, etapa?¿porque?
6. ¿Se cumplieron los objetivos del proyecto?¿porque?, si no se cumplieron ¿Qué cambios requerimos realizar para cumplir los objetivos en el fu

Descripción de Lecciones aprendida del Proyecto

Fase de
Área de
Consecutivo identificación de la Nombre de la lección Origen*
Conocimiento
lección

Reuniones de
1 Costo Desarrollo Manejo de fiducia para anticipos
seguimiento
 Cumplimiento de los compromisos
Reuniones de
2 Alcance Desarrollo iniciales del cliente, para inicio de
seguimiento
los proyectos.

Planeación de la Reuniones de
3 Recurso Humano Trabajo en equipo
ejecución seguimiento

Seleccione el área de
Número consecutivo de
conocimiento directamente
reporte de lecciones
relacionada con la lección que se
aprendidas Breve descriptor de la lección,
describe para elSeleccione
de la la fase
proyecto
Planeación Plan de Seguimiento para la entrega Reuniones de
4 Adquisiciones donde se identifica la permite una fácil identificación del
ejecución equipos seguimiento
lección contenido de la lección ya que se
constituye en una síntesis de la
descripción.
 Selección del proveedor de acuerdo
Paquetes de trabajo
5 Adquisiciones Desarrollo a la experiencia de cada frente de
completados
trabajo.

Estrategia de contratación a empresa

Planeación de la Reuniones de
6 Integración integradora como proyecto llave en
ejecución seguimiento
mano

Reuniones de
7 Calidad Desarrollo Aprobación de diseño detallado
seguimiento
*Indique el origen si ha selecionado la opción otro (conserve el consecutivo):
 Empresas Públicas de Medellín E.S.P.
Registro de Lecciones Aprendidas del Proyecto

GEPM-RLA

para cumplir los objetivos en el futuro?

Descripción del evento Clasificación impacto

EMVARIAS definió que la forma de entregarle el anticipo a los contratistas de obra civil
(PROVIAS) y de Diseño, Interventoría, suministro y puesta en marcha de equipos (TEPSA) se
daría mediante la figura de una fiducia con el fin de garantizar la disponibilidad de los -
dineros.
 EMVARIAS se comprometió a entregar para el inicio de las obras civiles del proyecto una
laguna provisional para poder actualizar estructuralmente las existentes, ésta laguna se
retrasó, motivo por el cual los trabajos civiles contratados con PROVIAS no iniciaron según lo
programado. Adicionalmente EMVARIAS debía entregar los puntos ceros del acueducto para
proveer el suministro de agua para el edificio administrativo, el cual no fue posible
-
ejecutarlo mediante el contrato que existía de operación del relleno, por tal razón al
contratista de PROVIAS se le adicionó dicha actividad.

Se lograron los objetivos del proyecto debido a que hubo trabajo en equipo, pese a las
diferentes disciplinas de ingeniería que participaron en el proyecto. +

Describa lo que
Describa que logró o
Selecciones si la considera generó que
que dificultó para el
lección tiene un se proyecto
presentara el evento
el evento
Identifique la fuente impacto positivo o en el proyecto
donde evidenció la negativo en el
lección proyecto
Describa el Problema/Éxito,
Se identificó que el proyecto planta de tratamiento de Lixiviados tenía que
describa un alto componente
sucedió en el

se
de equipos electromecánicos y considerando que los equipos fundamentales
del proyecto
serían importados, se procedió a realizar un plan general de seguimiento
para para el proceso
a todos
contextualizar los equipos
la situación +
desde la aprobación de las especificaciones hasta la puesta enque
marcha del equipo
generó la lección
a
aprendida
En la fase de ejecucion del frente de la red contraincendio el contratista seleccionó para
este montaje 5 empresas para el suministro de equipos, accesorios, montaje y puesta en
marcha; la coordinacion y administracion del contratista sobre los subcontratistas no fue la -
mejor por lo cual no se cumplió con el plazo de entrega.

Se realizó un tipo de contrato llave en mano entregado a una empresa integradora quien era
la misma responsable de la operación, por lo cual asumió la responsabilidad de todos los
subcontratistas de la obra realizando seguimiento y planes de accion para garantizar el éxito +
del proyecto

En la fase de ingenieria de detalle, la empresa contratista solo entregó las fichas de los
equipos y no entrego los detalles para aprobación por parte de la interventoria, dejando
para la fase de ejecucion la definicion en campo.
-
P.
oyecto

Versión 01 Página 1 de 1

Acción incorporada en el
Impacto en proyecto Causa
proyecto actual

- Retraso en el flujo de caja porque las condiciones de desmbolso de la

- Falta de revisión por parte del grupo financiero y
fiducia a los contratistas, no coincidían con el flujo real de presupuesto
contable de EMVARIAS, del pliego de condiciones de la
requerido por los contratistas. No aplica
parte correspondiente al pago del anticipo (fiducia)
- La fórmula de desembolsoso descrita en el documento oficial de la
respecto a la creación de la fiducia en el banco.
fiducia, no coincidía con lo establecido en el pliego de condiciones.

- Atraso en la ejecución de obras civiles en las lagunas
- Modificación al alcance del proyecto por adición de puntos ceros de Altaír.
acueducto.
- Aumento en los costos del proyecto
- EMVARIAS no garantizó los costos necesarios para el
proyecto, dado que los recursos del contrato de
operación con el que se realizarían los puntos ceros de
acueducto, fueron usados en la emergencia del Vaso
No aplica
- Demora por parte de la Operación del Relleno de
EMVARIAS, en la definición de la alternativa de
construcción de la laguna provisional la cual recibiría el
lixiviado y permitiría que las lagunas existentes fueran
intervenidas constructivamente.

- Cumplimiento del proyecto en la entrega de obras para la operación,

según lo planeado en la etapa del CAPEX. - Todo el equipo de
- Cada equipo de trabajo se hizo responsable de los entregables en el trabajo tenía claridad y
- Para todo el equipo de trabajo se implementó un solo
tiempo planeado para evitar atrasos y/o reprocesos en los trabajos de los compromisos del alcance
plan de comunicaciones
demás equipos. del proyecto, el cual
- Seguimiento a los compromisos del proyecto, mediante
- Buena sinergía entre los contratistas implicados en el proyecto, puesto sería entregado en una
comités técnicos y administrativos semanales.
que no sólo garantizaban sus entregables particulares, sino que se logró fecha específica para su
un engranaje de todos los sistemas contratados. posterior operación.

Describa la solución para

el proyecto actual, si no
ue logró o se solucionó asigne "No
ue
neró que aplica"
tó para el Se establecieron puntos de control para el adecuado
al evento
el evento seguimiento de todos los equipos, implementado en las
o diferentes etapas:

1. Seguimiento documental (se solicitaron soportes de

ordenes de compra, ordenes de fabricación, guias de
En caso
Recomendación
que se tenga
despacho, que
información
pruebas resulta
FATIndique
y de la visitas
algunas fecha
Nombreen ladel
cual etc)
en fabrica se Se Indique el un
estableció rol del
Se garantizó complementaria
la puesta en marcha de los equipos dentro del los aciertos
timpo o relevante
errores
2. Recepción durante
Fisicapara
identifica la de
(verificación leccion
integranteaprendidas
del
las carácteristicas integrante
protocolo de del
seguimiento
establecido completar
el transcurso
la lección
técnicas, del aprendida,
proyecto
inventario depara
ycomponentes)
seel proyecto.
proyecto
El formato
que reporta
de al suministroproyecto
de que
los reporta
relacione
constituye
losPruebas
3. documentos.
en lección paralaelfecha es AAAA/MM/DD
de funcionamiento la lección
de aprendida
cada equipos la lección aprendida
(se equipos electromecánicos
proyecto actual ofichas
realizaron futuros,técnicas por cada equipo y se
ayudando a mejorar
cotejaron las
en las pruebas)
estrategias de gestión
4. Pruebas de con respecto a la funcionalidad
de equipos
proyectos
de los procesos
* Retraso en el plazo de entrega
* Falta de especificación en el pliego de condiciones
* Dificultades en la integración de los subcontratistas
sobre la experiencia asocida y la subcontratación de N/A
* Tiempos de respuestas largos para atender recomendaciones de la
otros proveedores.
interventoría.

* Cumplimiento en el plazo de entrega de acuerdo al alcance y dinero

* Buena selección del contratista, basados en la
presupuestado N/A
experiencia de ejecución contratos en procesos.
* Se evitaron reprocesos en las actividades contratadas

* Se genera un grado de incertidumbre en el producto entregado. Falta de especificacion en el pliego de condiciones

N/A
* Instalar equipos y/o accesorios no estandarizados para EPM debido a que el proyecto se cotizo llave en mano
 Fecha de identificación de
Recomendación para el proyecto actual o para proyectos futuros Documento Anexo Responsable que informa
la lección

- El pago de anticipos debería realizarse como se hace en EPM, por

medio de actas de pago respaldadas en una póliza y con seguimiento de
2/28/2015 Gicela Escobar
apertura de cuenta en la entidad financiera que el contratsita
considere.
 - Incluir en la programación oficial las actividades previas al inicio de las
obras y que debe ser suministradas por el cliente.
- En los comités administrativos realizar seguimiento a los entregables
para comprometer al cliente (Gerencia EMVARIAS), el cumplimiento de
4/15/2015 Gicela Escobar
los mismos, así se logra evitar atrasos en las actividades contratadas.
- Contemplar en el presupuesto del proyecto los costos de compromisos
del cliente, con el fin de no desplazar dichos recursos a otros proyectos
por emergencias.

- Concientizar a las personas que trabajarán en el proyecto que las

metas del proyecto se lográn con trabajo en equipo y no sólo con el
cumplimiento de metas individuales, para ello se requiere divulgar el
alcance del proyecto entre los interesados, tener roles claramente
establecidos sin que por ello no pueda apoyar a otras disciplinas o
12/28/2015 Gicela Escobar
equipos del proyecto.
- Claridad en las instrucciones y procedimientos a ejecutar
(comunicación asertiva)
- Concertar con los equipos de trabajo los procedimientos de ejecución
de llas actividades para evitar reprocesos.

rol del
del
ue Realizar
reporta un protocolo de seguimiento a los equipos 7/6/2015 Andrés Felipe Botero
aprendida
 Andrés Felipe Botero
* Exigir en el pliego una experiencia mínima relacionada con la labor a
N/A 2/3/2016
ejecutar para el contratista y los subcontratistas.
Gicela Escobar

Andrés Felipe Botero

* El éxito de un contrato llave en mano, es la claridad en el alcance y
N/A 2/3/2016
entregables de cada proceso a contratar.
Gicela Escobar

* Exigir aprobación de compra en todos los equipos y accesorios Andrés Felipe Botero
* Especificar en el pliego los estándares mínimos en equipos y accesorios N/A 2/3/2016
para el proyecto Gicela Escobar
 Rol en el proyecto del
responsable que informa

Líder de Proyecto
 Líder de Lote
Electromecánico
 Líder de Lote
Electromecánico

Directora de Proyecto

Líder de Lote
Electromecánico

Directora de Proyecto

Líder de Lote
Electromecánico

Directora de Proyecto
Preguntas claves para identificación de lecciones aprendidas

1. ¿Que hicimos bien (o muy bien) en el proyecto?

2. ¿Si pudieramos hacerlo de nuevo que haríamos mejor o de otra forma en el proyecto?
3. ¿Qué no querríamos volver a vivir en este proyecto?
4. ¿Qué circunstancias en el proyecto no fueron anticipadas o previstas?
5. ¿Se cumplieron los objetivos de la fase, etapa?¿porque?
6. ¿Se cumplieron los objetivos del proyecto?¿porque?, si no se cumplieron ¿Qué cambios requerimos realizar para cumplir los objetivos en el futuro?

No. de Proyecto 2017137 Fecha de Inicio de Proyecto: Jan-18

Descripción de Lecciones aprendida del Proyecto

Fase de
Consecutivo Área de Conocimiento identificación de la Nombre de la lección Origen*
lección

Administración del El costo de venta del proyecto no incluyó todos los alcances
1 Proyecto (Tiempo/ Venta especificados en el anexo técnico, los cuales tuvieron que Otro
Costo / Riesgos) contratarse externamente.
Administración del
2 Proyecto (Tiempo/ Diseño Realización de análisis de información existente. Otro
Costo / Riesgos)
 Administración del Planificación del
3 Proyecto (Tiempo/ Aplicación de procedimiento de Cambios de Alcance. Auditoria
Proyecto
Costo / Riesgos)

Administración del Realización de tabla de permisos necesarios para construir

4 Proyecto (Tiempo/ Diseño Otro
las obras
Costo / Riesgos)

Administración del
5 Proyecto (Tiempo/ Diseño Realización de Línea Base de Ruido y Mapa de Ruido. Otro
Costo / Riesgos)

Administración del
6 Proyecto (Tiempo/ Diseño Caudales de diseño para la PTAR Otro
Costo / Riesgos)
Desarrollo Tecnológico
6 Diseño Versatilidad operativa SELECCIONE ORIGEN
(Proceso)
Administración del Planificación del
7 Proyecto (Tiempo/ Gestión de activos SELECCIONE ORIGEN
Proyecto
Costo / Riesgos)
Administración del Modificaciones al arreglo general del proyecto El Escobero
8 Proyecto (Tiempo/ Diseño SELECCIONE ORIGEN
por área de proyecto
Costo / Riesgos)

Ingeniería (Disciplina Cambios en los diseños de cimentación por resultados de

9 Diseño SELECCIONE ORIGEN
Civil) estudio de suelo

Desarrollo Tecnológico
10 Diseño Diseño de almacenamiento de lodos. SELECCIONE ORIGEN
(Proceso)

SELECCIONE ÁREA DE
11 SELECCIONE ETAPA Diseño de vaciado de tanques SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
12 SELECCIONE ETAPA Agenda de visitas SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO
 SELECCIONE ÁREA DE
13 SELECCIONE ETAPA Tiempos de revisión de los diseños SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
14 SELECCIONE ETAPA Involucramiento de la parte operativa en los diseños SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE Compartiva de bombeo sumergible para cárcamo húmedo y SELECCIONE ORIGEN
15 SELECCIONE ETAPA
CONOCIMIENTO cárcamo seco

SELECCIONE ÁREA DE
16 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
17 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
18 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
19 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
20 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

SELECCIONE ÁREA DE
21 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN
CONOCIMIENTO

*Indique el origen si ha selecionado la opción otro (conserve el consecutivo):

 REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

uro?

Clasificación
Descripción del evento Impacto en proyecto
impacto

Alcances como estudios de protección contra incendio, estudios de insonorización, estudios de corrosión Afectación en Costo del Proyecto (Perdida de
y vibraciones mecánicas, simulaciones de los sistemas (hidráulicas, CFD), estudios de clasificación de Negativo Utilidad)
áreas y paisajismo. Licencias de Vault.
Como parte de la solicitud del cliente, se realizó un informe de análisis de información existente para
identificar incongruencias entre lo realizado como parte de la formulación y el alcance definifo en el Positivo Optimización de recursos
anexo técnico. Este análisis incluyó verificaciones y confirmaciones en campo.
Existieron varias solicitudes por parte del cliente de revisar aspectos definidos inicialmente en la etapa de
formulación, tales como: análisis de la tecnología para las bombas de agua cruda, análisis de tecnología Negativo Atrasos en tiempos de proyecto
de proceso para EE y DD en donde no se realizó cabalmente el procedimiento de cambios de alcance, sin
dejar evidencia de los tiempos a través del formato de Control de Cambios.

Como parte del anexo técnico, se solicitó que el Contratista indagara sobre los permisos y/o trámites que
deben ser aprobados para el inicio de la construcción: como perrmisos de construcción, vertimientos, Positivo Optimización de recursos
ocupación de cauces. Esta tabla la realizó un contratista externo, pero es necesario que se complemente
con apoyo de la Dirección de Proyectos e Ingeniería de TIcsa Colombia y la Dirección Legal.

Como parte de las gestiones ambientales para los proyectos de VSN, se solicitó la realización de una línea
base de ruido y olores. La zona en la que se construirán las PTARs, es restringida a los niveles de ruido, Positivo Optimización de recursos
por lo que fue importante contar con esta información para exonerar a TICSA de quejas de la comunidad
por ruidos producidos durante la construcción.

Para el caso de la PTAR El Escobero, se mencionó que el flujo mínimo considerado en la etapa de la SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL
formulación (25 lps), sería insuficiente para el arranque por lo que se solicitaba efectuar un rediseño Negativo PROYECTO
considerar
SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL
Negativo PROYECTO

SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

Negativo PROYECTO

SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

Negativo PROYECTO

SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

Negativo PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO
No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL
PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO

No tiene impacto SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL

PROYECTO
DE LECCIONES APRENDIDAS

Describa la solución para el proyecto actual, si no se

solucionó asigne "No aplica"

Fecha de
Recomendación para el proyecto actual o para
Causa Acción incorporada en el proyecto actual Documento Anexo identificación de
proyectos futuros la lección

No se consideró un presupuesto definido para estos Se debe cotizar estos estudios para considerarlos en el No aplica
No aplica 9/17/2019
alcances de ingeniería externa que debe ser contratada. precio de venta del proyecto.

Se debe evaluar en qué disciplinas es importante realizar No aplica

Se realizó a solicitud del cliente. No aplica 9/17/2019
este estudio.

Poca familiarización con el procedimiento.
Se realizó a solicitud del cliente.
Se realizó a solicitud del cliente.
Debe existir una revisión al procedimiento para
No aplica identificar si es poco comprendido, confuso o existen No aplica 9/17/2019
algunos aspectos que puedan mejorarse del mismo.
Se sugiere tener un listado de los trámites a llevar a cabo
para realizar la programación de estos servicios como
parte de la etapa constructiva. Esta información también
No aplica es útil a la parte de ventas para considerar este alcance No aplica 9/17/2019
como parte de los diseños, ya que hay que entregar la
información necesaria para tramitar los permisos como
parte del mismo.
Se sugiere evaluar su aplicación en el caso de proyectos
en México, con la finalidad de cumplir la normativa de
ruido ambiental. Así mismo, se sugiere para los proyectos No aplica
No aplica 9/17/2019
de diseño en Colombia la realización de un mapa de
ruido en donde se pueda validar la necesidad de
protección acústica.
 REV. 0 02/18

En caso de Generar Plan Responsable de

Responsable que informa de acción indique el Seguimiento de la acción
número de la misma

Ariadna Hernández

Ariadna Hernández
Ariadna Hernández

Ariadna Hernández

Ariadna Hernández
 SELECCIONE ÁREA DE CONOCIMIENTO

Ingeniería (Disciplina Civil)

Ingeniería (Disciplina Mecánica)
Ingeniería (Disciplina Eléctrica)
Desarrollo Tecnológico (Instrumentación y Control)
Desarrollo Tecnológico (Arranque de Planta)
Desarrollo Tecnológico (Proceso)
Construcción
Seguridad e Higiene
Administración del Proyecto (Tiempo/ Costo / Riesgos)
Administración en General (Gestión de Tramites u otros)
Recursos Humanos
Cadena de Suministros
Requerimientos de Partes Interesadas ( Legales y/o establecidos por el cliente)
Operación y/o Mantenimiento
Seguridad de la Información o Aspectos de Tecnología de Información
Otro
 SELECCIONE ETAPA SELECCIONE ORIGEN IMPACTO

Venta Reconocimiento del Sitio Positivo

Planificación del Proyecto Queja y/o Reclamo del Cliente Negativo
Diseño Interventoría
Construcción Seguimientos Internos
Arranque Comites Externos
Entrega de Planta Personal Interno
Gestión Global del Proyecto Auditoria
Otro
SELECCIONE EL IMPACTO GENERADO EN EL PROYECTO

Cancelación de Servicio
Afectación en Costo del Proyecto (Perdida de Utilidad)
Mala relación con el cliente
Quejas del Cliente
Atrasos en tiempos de proyecto
Multas o Sanciones
Mala imagen de la compañía
Conflictos Interpersonales Internos
Otorgamiento de otro servcio
Reconocimiento del cliente
Alianzas comerciales
Reconocimiento de la compañía
Optimización de recursos
Eficiencia en la comunicación
Optimización de recursos
Otros