PERKEMBANGAN OTOMASI KANTOR PADA MASA KINI

Saut Maruli
D3 Administrasi Bisnis

ABSTRACT
As we know that the whole office is the center of an organization's information. In providing information,
of course, there are processes or activities carried out by offices, while the office of the main activities are
related to pelayannan in the acquisition, recording, storing, analyzing, and communicating information.
This is a large part of the activities of an office in processing the data into information. Being an
information center to make the office has an important role for people who need it, be it from the lower
level up as well as people who are outside the organization. These interests may be asked for a data / or
information, reports, business activities and much more. The high demand for information for everyone
interested to make the office should have a plan that tersistematis. Hence, in the required information can
be processed quickly and accurately. This is done because at the moment a human being in a modern
civilization with high technology. If the office can not adapt to these circumstances, it is an office within
the organization can lag to other organizations. This adversely affects the revenue or profit for a profit-
oriented orgainisasi. One system is used at present in the world of the office is to use an office automation
system. By utilizing the technology available, an office can mengefesiensi and mengefektivitaskan office
activities, both in terms of finance and time. Even with the office automation system can make the work
can be done anywhere and anytime. It is known today as Virtua office. Where the office work can be
done even if they're on the geographical and time berbea.
Key word: Office Automation System, E-Office, Virtual Office
Pendahulan
Perkembangan teknologi yang semakin maju
pada saat ini, memberikan pengaruh besar
bagi setiap aspek kehidupan. Begitu juga
dengan kantor. Kemajuan teknologi
tentunya membawa perubahan bagi pekerja
kantor dalam pekerjaanya. Bahkan ada
teknologi yang dirancang tersendiri bagi
perkantoran atau yang dikenal dengan
Teknologi Perkantoran.
Salah satu teknologi perkantoran yang
digunakan pada saat ini adalah Sistem
Otomasi Kantor. System otomasi kantor
adalah sebuah teknologi yang dirancang
pada sebuah kantor untuk dapat
mengerjakan berbagai macam pekerjaan
kantor dengan cara otomatis tanpa
menggunakan tenaga manusia secara
optimal.
System otomasi kantor sebenarnya bukanlah
hal yang baru bagi duni perkantoran.
Teknologi ini sudah ada sebelum memasuki
abad ke 20. Hanya saja teknologi yang
digunakan masih menggunakan teknologi
sederhana, dan pekerjaan yang dapat
diotomasikan masih dalam jumlah yang
kecil.
Karena system otomasi kantor menggunakan
banyak teknologi elektronis, maka kantor ini
dapat disebut juga kantor elektronik. Kantor
dimana berbagai bentuk pekerjaan dapat
dilakukan secara otomatis melalui alat-alat
elektronik kantor tersebut.
Menerapkan system otomasi kantor dalam
sebuah organisasi tidak dapat dilakukan
secara langsung. Ini perlu perencanaan dan
riset terhadap organisasi sebelum
mengaplikasikannya. Sehingga perlu tahap-
tahap dalam membuat sebuah system
otomasi kantor.
Selain dikenal dengan nama kantor
elektronik, kantor dengan system otomasi
kantaor disebut juga dengan kantor maya
atau virtual office. Kantor ini disebut maya,
karena pada proses kegiatan/pekerjaan dapat
dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Sejarah Sistem Otomasi Kantor
Sejarah system otomasi kantor berawal
sekitar tahun 1960. pada saat itu lebih
dikenal dengan sebutan word processing
atau pengolahan kata yang diperkenalkan
oleh IBM. Word processing sendiri
merupakan pengembangan dari word
processor yang diperkenalkan oleh
Chrishthoper Latham Sholes memalalui
penemuannya yaitu mesing tik pada tahun
1867. Penemuannya ini pada dasarnya untuk
membantu manusia dalam kegiatan tulis
menulis dengan menggunakan mesing
tiknya. Seteleh beberapa dekade setelah
penemuannya kemudian pada tahun 1960
IBM (International Business Mechines)
yaitu sebuah perusahaan Amerika Serikat
yang memproduksi dan menjual perankat
lunak dan perangkat keras computer
memperkenalkan sebuah mesin tik
elektronik atau mesin tik listrik. Mesin tik
ini dipasarkan pada tahun 1964. Fungsi
utama dari mesin ini adalah dapat mengetik
kata-kata yang telah direkam dalam pita
magnetic secara otomatis. Setelah produk ini
dipasarkan oleh IBM, kemudian system
otomasi kantro mulai berkembang hingga
saat ini.
Pengertian Sistem Otomasi Kantor
System otomasi kantor merupakan susunan
tiga kata yang memiliki arti yang berbeda,
namun memiliki satu kesatuan oleh karena
itu untuk dapat memahami konsep dari
system otomasi kantor berikut ini penjelasan
mengenai ketiga struktur kata tersebut:
a. Sistem
Secara etimologi, system berasal dari kata
latin (systema) dan Yunanani (sustema)
yang artinya adalah suatu proses atau
langkahh-langkah yang terdiri dari
komponen atau elemen yang dijadikan satu
atau dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, mater atau
energy untuk mencapai suatu tujuan.
b. Otomasi
Dalam bahsa Inggris otomasi disebut
automation. Kata automation tersebut
disetarakan dengan kata mechanization dan
computerization (Lemaout & Haudpie
Speech Products N.V., 1993). Arti
automation dalam bahasa inggris memiliki
dua makna:
1. The use of automatic equipment to
save mental and manual
(penggunaan peralatan untuk
menghemat pikiran dan tenaga)
2. The automatnc control of the
manufacture of a product throught its
successive stages (pengontrolan
secara otomatis dalam pembuatan
suatu produk dengan terperinci atau
sistematis).
Sementara dalam kamus besar bahasa
Indonesia meyebukan bahwa otomasi
merupakan penggantian tenaga manusia
dengan tenaga mesin untuk melakukan suatu
pekejaan sehingga tidak diperlukannya
pengawasan manusia. Hal ini lebih
mengarah kepada perindustrian dan
sebagainnya.
Pengertian ini lebih mengarah penggunaan
teknologi secara optimal, akan tetapi campur
tangan manusia tetap ada walaupun itu
secara minimal
Menurut Wikipedia (Wikipedia: Mei 2016)
otomasi adalah sebuah system informasi
yang berbasis telekomunikas dimana
fungsinya untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpannya serta
mendistribusikan informasi tersebut baik itu
dalam bentuk pesan, dokumen, dan
komunikasi elektronik antar individu,
kelompok kerja, dan organisasi.
c. Kantor
Berdasarkan beberapa pengertian di atas
maka dapat disimpulkan bahwa kantor
adalah tempat atau bangunan dimana
diselenggarakannya kegiatan tata usaha
untuk menangani informasi mulai dari
menerima, mengumpulkan, mengatur,
menyimpan sampai menyalurkan informasi
serta melindungi asset perusahaan.
Sedangkan tata usaha berarti segenap
kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap usaha kerjasama.
Berdasarkan penjelasan masing-masing kata
dapat simpulkan bahwa system otomasi
kantor adalah sebuah proses atau langkah-
langkah yang tersistematis yang dikerjakan
oleh mesin-mesin secara optimal dalam
mengerjakan pekerjaan kantor di sebuah
kantor guna untuk mengefisiensi dan
mengefektivitaskan kinerja kantor.
(Lemaout & Haudpie Speech Products N.V.,
1993) (Wikipedia: Mei 2016)
Sistem Otomasi Kantor dan Teknologi
Tidak bisa dipungkiri bahwa keberadaan
system otomasi kantor tidak dapat
dipisahkan dari teknologi. Segala jenis
kegiatan dan pengolahan data pada
umumnya akan selalu menggunakan
teknologi-teknologi. Sebagai salah satu
contohnya adalah komputer. Komputer yang
sudah tidak asing lagi bagi manusia sudah
menjadi kebutuhan vital bagi sebuah kantor.
Bukan hanya pada kantor, bagi kalangan
masyarakat tertentu komputer juga kini
seperti menjadi kebutuhan tersendiri.
Waluyo (2000) mengatakan bahwa
munculnya otomasi perkantoran dimulai
bersamaan dengan perkembangan dan
kemajuan teknologi informasi itu sendiri. Ini
menunjukan bahwa perkembangan teknologi
informasi pada saat ini tentunya akan
membawa kemajuan bagi perkantoran.
Sebagai contohnya sederhana adalah email.
Email adalah surat elektronik dimana
pengirim pesan tidak menggunakan kertas
secara fisik melainkan dalam bentuk
lembaran kerja yang terdapat dalam monitor
yang menerima pesan tersebut. Keberadaan
awal email, tenutnya telah memberikan satu
langkah maju bagi perkantoran dalam proses
korespondens terhadap relasinya.
Sebuah kantor juga memiliki teknologi
tersendiri. Menurut Pakpahan (2006)
mengatakan bahwa teknologi perkantoran
adalah bagaimana proses mencata,
menghimpun, mengolah, memperbanyak,
mengirim dan meyimpan data-data
keterangan secara efisien dengan
menggunakan mesin-mesin. . ini adalah
mesing-mesin kantor yang dirancang untuk
kebutuhan kantor. Mesin-mesing tersebut
seperti mesing foto copy, printer, komputer,
dll.
Sistem Otomasi Kantor juga disebut dengan
kantor elektronik atau E-office. Istilah ini
disebutkan dalam keputusan menteri
pendayagunaan aparatur negara nomor
13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman
umum perkantoran elektronis lingkup
inranet di lingkungan instansi pemerintah.
Hal ini dikarena system otomasi kantor telah
menggunakan teknologi berbasi elektronik
dalam menyelesaikan berbagai macam
pekerjaan kantor. Dimana teknologi ini
memiliki peran dominan dalam pekerjaan
kantor.
Tujuan Sistem Otomasi Kantor
Tujuan utam diadakannya system otomasi
kantor adalah untuk mempermudah dan
mempercepat suatu pekerjaan kantor.
Seperti:
1. Memperoleh, menyimpan dan
menemukan kembali informasi,
termasuk memo, surat dan laporan
2. Mempersiapkan dan mentransfer
informasi
3. Memperoleh menganalisa,
meyimpan dan menemukan data
dalam membuat keputusan
4. Menerima dan mengirimkan
komunikasi verbal
5. Partisipasi dalam konferensi dan
rapat
6. Jadwal rapat dann perjanjian mmbuat
kalender karyawan
7. Menentukan proritas dalam tuas,
mengelola memanag tugas lain yang
berbeda-beda dan mengawasi
pelaksanaan tugas.
Keuntungan dalam menggunakan Sistem
Otomasi Kantor
Ada beberapa keuntungan yang diperoleh
ketika sebuah kantor menerapkan otomasi
kantor pada kantornya, berikut beberapa
keuntungan tersebut (Harmon: Manajemen
Kantor Kontemporer,2013)
1. Proses pengambilan keputusan akan
menjadi lebih mudah
Karena menggunakan teknologi
dalam peralatan dan perlengkapan
yang sudah diotomasikan, membantu
staf kantor bekerja lebih cepat ketika
menyajikan data untuk pihak
pimpinan, sehingga akan
mempermudah ketika mengambil
keputusan.
2. Hasil keputusan lebih berkualitas
Bekerja dengan data tentunya
memerlukan tingkat ketelitian yang
tinggi, apa bila tidak dikerjakan
dengan teliti, dapat menyebabkan
data yang tidak valid. Ini tentunya
berpengaruh vatal terhadap
keputusan yang akan diambil.
Dengan adanya system otomasi
kantor dapat membantu dalam
menyelesaikan persoalan data
tersebut. Sehingga data yang
dihasilkan dari adalah data yang
berkualitas.
3. Informasi lebih lengkap
 Penggunaan teknologi yang modern
dalam kantor tentunya dapat
menyajikan data dan informasi
dengan lengkap. Kantor yang telah
menggunakan otomasi, pegawainya
akan mudah menyajikan informasi
dengan lengkap.
4. Memperbaiki produktivitas
karyawan yang cakap/trampil
Otomasi yang diterapkan pada kantor
secara tidak langsung akan
memaksakan karyawan untuk dapat
beradaptasi dengan teknologi
tersebut. Disini akan dapat terlihat
kinerja karyawan, dimana setiap
karyawan akan menunjukan
kemampuan dan keterampilannya
dalam bekerja. Sehinnga atasan
dapat menilainya dan melakukan
evaluasi terhadap karyawannya.
5. Memberi peluang karyawan untuk
bekerja lebih cerdas.
Poin keempat telah disebutkan
bahwa teknologi yang digunakan
dalam otomasi kantor
Konsep Otomasi Kantor
Pada dasarnya konsep otomasi kantor adalah
menggabungkan berbagai peralatan IT
(hardware dan software) dengan manusia
atau unit maupun banyak orang/unit
sehingga membentuk sebuah system yang
saling terhubung. Dengan adanya system ini
setiap orang dapat melakukan komunikasi
dan bertukar informasi secara otomatis
melalui sebuah peralatan komuniksi
tersebut. Dimana dengan adanya system ini,
pekerjaan kantor yang pada umumnya
menggunakan kertas (paperless) dapat di
tekan penggunaannya. Ini bertujuan untuk
terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan,
keamanan kerja di kantor dan meningkatkan
produktivitas kerja.
Untuk lebih jelas berikut ini contoh
sederhana penerapan system otomasi kantor
dengan menggunakan jaringan LAN.
(sumber: temyboy.blogspot.com)
Dari gambar tersebut dapat
dijelaskan,dimana server adalah sebagai
pusat pengendali untuk setiap workstation
dan peralatan lainnya. Para pemakai (user)
terhubung dimana user dapat saling bertukar
informasi dengan user lainnya melalui
server tadi. Informasi dan setiap dokumen
akan disimpan di dalam server. Atau user
juga dapat mencetak informasi tersebut jika
dibutuhkan dalam bentuk kertas melalui
printer yang sudah terhubung dengan
jaraingan tersebut. Sehingga user secara
otomatis dapat langsung mencetak dokumen
walaupun user dan mesin printer berada
dalam ruangan yang berbeda.
Dari penjelasan diatas maka dalam sebuah
system otomasi kantor terdiri dari 3
komponen utama yang saling berhubungan :
1. Sofware, yaitu perangkat lunak yang
menghubungkan brainware dan
hardware
2. Hardware, yaitu perangkat keras
yang menginput, memproses, dan
memberi output kepada user atau
brainware.
3. Brainware, yaitu orang yang
menggunakan alat tersebut.
Pengguna Otomasi Kantor
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang
yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada
empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung
jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya
manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang
tetapi menyumbang keahlian khususnya
(mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten
staff khusus). Manajer dan profesional
secra bersama dikenal sebagai pekerja
terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada
pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai
administratif) melaksanakan tugas
untuk-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy,
menyusun dokumen dan mengirimkan
surat.
Merancang Sistem Otomasi Kantor
Dalam membuat sebuah system otomasi
kantor, tentu perlu adanya sebuah
perencanaan dan rancangannya. Berikut ini
adalah langkah-langkah dalam merancang
sebuah system otomasi kantor
(Harmon:Manajemen Kantor
Kontemporer;2013)
Lankah 1
Identifikasikan tujuan yang ingin dicapai
dan kembangkan atau buat panduan
perencanaan.
Untuk mengindentifikasikan tujuan yang
ingin dicapai, carilah informasi tersebut dari
level paling atas sampai level bawah.
Disamping itu tanyakan juga kepada
beberapa narasumber lannya seperti
pendapat karyawan dan konsumen. Setelah
informasi tersebut terkumpul, rumuskan
hasil tersebut menjadi sebuah gagasan atau
ide yang diinginkan. Selanjutnya carilah
informasi bagaimana cara mencapai
keinginan itu, klasifikasikan atas tujuan
yang bisa dicapai dengan otomasi dan yang
tidak, beri beberpa penjelasan dan jadikan
semuanya dalam bentuk sebuah buku
panduan penerapan otomasi kantor.
Langkah 2
Rancangan prosedur dan pilih kecocokan
peralatan
Setelah proses identifikasi selesai kemudian
rancanglah prosedur penerapan yang akan
dipakai dan tentukan kecocokan peralatan
dengan kegiatan yang akan dilakukan oleh
kantor tersebut.
Langkah 3
Rencanakan dimensi SDM dalam system
Dalam rancangan peralatan yang akan
digunakan selain mencocokan dengan
kegiatan perusahaan perhatikan juga dari
segi SDM kantor. Langkah ketiga ini adalah
langkah dimana menentukan siapa yang
layak yang akan menggunakan peralatan
tersebut.
Langkah 4
Gunakan konsep system dalam
implementasi
Dalam penerapannya terhadap karyawan,
mulailah dari hal-hal yang sederhana atau
mudah, kemudian secara perlahan-lahan
memasuki hal-hal yang sulit.
Dalam pembelian dan pengadaan peralaan,
mulailah membeli barang yang paling
diprioritaskan atau memiliki nilai
kepetningan yang paling tinggi.
Ketika membeli sebuah peralatan kaitkan
dengan mesing yang sebelumnya dan
mesing yang akan datang. Begitu juga ketika
penerapan pada karyawan, selalu kaitkan
antara masa sebelumnya dengan masa yang
akan datang.
Langkah 5
Evaluasi Sistemenya
Setelah dilakukan implementasi dalam
jangka waktu tertentu, misalnya setelah 3
bulan, lakukanlah evaluasi terhadap system
otomasi kantor yang telah dijalankan.
Lakukan penilaian dan berilah saran atau
meminta saran dari setiap personil kantor
yang menggunakan.
Evaluasi ini sebaiknya tidak dilakukan
sekali, akan tetapi pada priode selanjutnya
perlu dilakukan evaluasi kembali. Hasil dari
evaluasi merupakan bahan masukan untuk
penyempurnaan dan perbaikan system
otomasi yang telah dijalankan.
Peralatan dan mesin dalan system
otomasi kantor
System otomasi kantor tentu memerlukan
peralatan dalam menjalankan
tugasnya,beikut ini adalah beberapa
peralatan system otomasi kantor:
Telepon, Fax, Komputer, Scanner, Internet,
Web blog, Email, Mesin pengarsipan
otomatis/ Elektronic Filling System,
Chatting, Handphone
Aplikasi Otomasi kantor
1. Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi pengolah
kata Word Processing adalah penggunaan
peralatan elektronik yang otomatis dapat
melakukan beberapa tugas sekaligus yang
diperlukan untuk membuat dokumen baik di
ketik dan kemudian mencetak dokumene
tersebut.
Word Processing memberikan pemecahan
masalah dengan memberikan kemampuan
kepada manajer untuk membuat komunikasi
tertulis yang lebih efektif untuk diberikan
kepada orang lain. Dengan kata lain word
processing adalah penggunaan alat
elektronik yang secara otomatis dapat
melakukan banyak tugas yang diperlukan
untuk menyiapkan dokumen yang ditik,
dicetak maupun dikirim menggunakan
email.
Jenis aplikasi pengolah kata yang sering
digunakan pada keseharian pembuatan
dokumen kantor adalah Ms. Word. Namun
aplikasi ini merupakan aplikasi yang
berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata
yang dapat digunakan secara gratis
adalah Libre.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik atau yang sring dikenal
dengan E-mail adalah pengiriman file hasil
ketikan menggunakan jaringan komputer
yang memungkinkan para pemakai
mengirim, menyimpan dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer
dan alat penyimpanan.
Terdapat 2 jenis email yang sering
digunakan secara umum, dan kedua jenis
email tersebut dapat digunakan secara gratis,
email tersebut
berekstensi @gmail dikeluarkan oleh
Google, dan @ymail yang dikeluarkan
oleh Yahoo.
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi
pesan dikirim dengan mengucapkannya
dalamtelephone. Telepon juga digunaka
untuk mengambil pesan yang telah
dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan
pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan
telepone untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda.Voice
mail memerlukan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio dalam
bentuk digital, kemudian mengubahnya
kembali menjadi bentuk audio ketika
dipanggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender elektronik menggunakan jaringan
komputer untuk menyimpan dan memangil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
Kalender elektronik bersifat khusus diantara
aplikasi perkantoran karena ia hanya
menyusun terjadinya komunikasi bukan
sebagai media komunikasi. Cara kerja
kalender elektronik mirip seperti organizer.
Manajer atau sekretaris dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan
dan menelaah kalender itu dengan
menggunakan keyboard.
5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)
Konfrensi audio adalah penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat
komunikasi audio diantara orang-orang yang
tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi
merupakan bentuk pertama dan masih
digunakan. Konfrensi audio tidak
memerlukan komputer, hanya melibatkan
fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon
dan handphone. Keuntungan konfrensi audio
adalah sebagai berikut:
 Biaya peralatan yang diperlukan
untuk konfrensi audio tergolong
standar
 Orang-orang merasa nyaman
berbicara di telepon
 Konfrensi audio dapat disiapkan
dalam waktu singkat
6. Konferensi Video
Konfrensut video adalah penggunaan
peralatan televisi untuk menghubungkan
para peserta konferensi yang tersebar secara
geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seiring
perkembangan waktu konfrensi video dapat
dilakukan oleh komputer dengan biaya yang
murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk
konfrensi Video menggunakan komputer
dengan koneksi internet adalah .
7. Faxsimile
Fax merupakan singkatan dari Facsimile
transmision, merupakan penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinan pada
ujung lainnya. Saluran komunikasinya
sangat sering berbentuk saluran telepon
biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen
kepada anggota tim lain dengan mudah,
tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.
Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan
oleh fax. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur
telepon suara dapat berfungsi sebagai
channel-nya dan pengoperasian peralatan
fax tidak sulit.
8. Slide Presentase
Slide presentase adalah penggunaan
komputer untuk tujuan memberikan
tampilan materi yang dapat berupa gambar,
kata, suara, maupun audio visual yang
ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi
yang sering digunakan untuk menampilkan
slide presentase
adalah Ms. PowerPoint. Slide presentase ini
sangat efektif sekali untuk
menunjang pegawai dalam melakukan
presentase.
9. Pencitraan (Imaging)
Beberapa perusahaan memiliki volume
dokumen yang besar sehingga mereka harus
menyimpan dalam file agar informasi dapat
dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan. Untuk mengatasi masalah
mengenai penyimpanan dan pemanggilan
tampilan maka dapat digunakan aplikasi
yang dapat menyimpan dokumen fisik
menjadi dokumen digital (file) dengan
menggunakan Scanner.
Dengan menggunakan scanner maka
dokumen fisik yang dapat memakan tempat
penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti
menjadi dokumen bersifat digital (file).
Mesin scanner dihubungkan dengan
komputer, mesin ini memindai dokumen
yang diletakkan pada mesin tersebut
kemudian memindai men-scan nya lalu
merubah kedalam bentuk digital. Jika
sewaktu-waktu memerlukan dokumen
tersebut, pegawai dapat mencetaknya
menggunakan printer.
10. Aplikasi Pengolah Angka
Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi
yang paling sering digunakan setelah
aplikasi pengolah kata pada otomatisasi
perkantoran. Aplikasi pengolah angka
memudahkan akuntan dalam membuat
perhitungan-perhitungan keuangan dengan
mudah, sehingga meminimalkan kesalahan
dalam pembuatan laporan keuangan.
Aplikasi pengolah angka yang paling
banyak digunakan adalah Ms. Excel yang
merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua
aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar.
Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat
pula menggunakan aplikasi Libre.
Keuntungan dan Kerugian Menggunakan
OAS
Keuntungan
Pada bagian di atas telah diinformasikan
penggunaan OAS akan berdampak pada
sharing berbagai peralatan dan
software. Beberapa manfaat atau
keuntungan yang akan didapat bila
menggunakan OAS antara lain:
 Pengurangan biaya software
 Pengurangan biaya peralatan
(printer, fax, scanner, media
penyimpan)
 Pengurangan penghentian kerja
 Peningkatan kecepatan kerja (hemat
waktu)
 Peningkatan keamanan data sesuai
level security
 Peningkatan akurasi data
 Kemudahan pengontrolan hasil kerja
 Kemudahan akses informasi bagi
pimpinan
 Kemudahan akses bagi klien/pihak
luar tentang informasi tertentu
Kerugian
Disamping ada keuntungan penggunaan
OAS, maka ada juga bebrapa kerugian
penggunaan OAS antara lain:
 Bagi pegawai yang unskill akan
menimbulkan rasa takut kehilangan
pekerjaan dan frustasi yang semakin
tinggi bagi pegawai yang unskill.
 Rasa tidak memiliki akan semakin
tinggi, karena data semakin
transparan terutama pada pimpinan
yang lebih tinggi.
 Hanya pegawai yang skill yang dapat
bekerja pada kantor yang
menggunakan OAS.
 Investasi lebih rendah bila
dibandingkan dengan kantor yang
menggunakan OAS.
Kantor Maya (Virtual Office)
Sistem otomasi kantor adalah teknologi
kantor yang memungkinkan dapat
dibentuknya sebuah kantor maya. Ini
dikarenakan system otomasi kantor dapat
menghubungkan setiap personil kantor
dengan personil lainnya untuk dapat saling
berinteraksi, bertukar informasi walaupun
dalam situasi dan kondisi yang berbeda.
Apabila segala bentuk pekerjaan kantor
dilakukan dikantor nyata, maka dengan
diterapkannya system otomasi kantor dapat
membuat pekerjaan tersebut dapat dilakukan
dimana saja dan kapan saja. Ini lah yang
disebut virtual office.
Sebagai contoh, seorang direktur harus
menghadiri rapat penting perusahaan,
sementara sang direktur sedang berada
diluar negri. Dengan menggunakan
teknologi, kini direktur tersebut dapat
mengikuti kegiatan rapat perusahaan
tersebut melalui video conference dengan
menggunakan handphone atau teknologi
lainnya. Walaupun waktu dan tempat
berbeda, seorang dapat melakukan kegiatan
atau pekerjaan kantornya. Inilah yang
disebut dengan kantor maya.
Keuntungan Kantor Maya dan Kerugian
Kantor Maya ( Saliman 2007)
Keuntungan Kantor Maya
Ada beberapa keunutung yang diperoleh
ketikan menggunakan kantor maya, sebagai
berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas,
perusahaan tidak harus memiliki
kantor besar karena sebagian
pegawai bekerj di tempat lain,
sehingga mengurangi biaya sewa dan
perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan kantor
bagi tiap pegawai dengan
telecommuter dapat berbagai
peralatan seperti hanya para peserta
dalam suatu LAN saling berbagi
sumber daya
3. Jaringan komunikas formal, karena
telecommuter harus terus
terinformasi dan mendapat perintah
spesifik. Ini akan menghasilkan
komunikasi yang lebih baik daripada
jika semua pegawai bekerja di lokasi
tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja,
apabila terjadi gangguan alam seperti
banjir, angina ribut, dan sejenisnya.
5. Kontribusi sosial, kantor maya
memungkinkan perusahaan
memperkerjakan pegawai yang
tadinya tidak memiliki peluang untuk
bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan
orang tua dengan anak-anak kecil
dapat bekerja dirumah.
Kerugian Kantor Maya
Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk
menerapkan kantor maya, harus menyadari
bahwa ada beberapa kekurangan
penggunaan kantor maya:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai
tidak kontak langsung dengan
rekannya setiap hari, mereka
kehilangan perasaan menjadi bagian
penting dari suatu organisasi
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena
pekerjaan pegawai dilakukan
terlepas dari operasi perusahaan
terlepas dari operasi perusahaan,
pegawai mudah menganggap bahwa
mereka dapat dibuang sewaktu-
waktu. Mereka dapat berkesimpulan
bahwa tiap orang dengan komputer
dan modem dapat melakukan
pekerjaan itu dan bahwa mereka
mungkin menjadi korban pemecatan
elektronik
3. Semangat kerja yang rendah,
sejumlah faktor dapat menyebabkan
rendahnya semangat kerja pegawai.
Faktor pertama adalah tidak adanya
umpan balik positif yang berasal dari
interaksi langung dengan atasan dan
rekan kerja. Faktor lain adalah
kenyataan bahwa gaji telecommuter
cendrung lebih rendah daripada yang
dibayarkan pada pegawai di tempat
kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada
ketegangan di rumah telecommuter
ida dapat melarikan diri untuk
beberapa jam. Ketegangan dapat
meningkat karena pasangan
menganggap pekerjaan hanyalah
 cara untuk menghindari tanggung
jawa rumah tangga.
Dari kerugian tersebut, uniknya hanya
kerugian bagi pegawai. Dalam hal ini
tentunya perusahaan tidak menyadari
dampak negative tersebut kecuali
perusahaan melakukan pengawasan secara
cermat terhadap pegawainya. Untuk itu
perlu adanya upaya khusus untuk
memastikan bahwa pegawai tidak
menderita.
Strategi Kantor Maya yang Disarankan
Linda T. Risse dalam Synergy Planning
Incorporated, mengatakan bahwa ada
beberapa kebijakan yang harus dilakukan
diikuti perusahaan ketika telah
menggunakan atau telah memili kantor
maya, yaitu:
1. Sediakan sumber daya komputer,
apabila pegawai tidak dapat
menyediakan sendiri perangkat keras
dan perangkat lunak, perusahaan
harus menyediakan.
2. Sediakan akses ke sumber daya
informasi, apabila riset merupakan
dari tanggung jawab telecommuter,
perusahaan harus menyediakan
sumber daya informasi yang
diperlukan seperti database
komersial dari internet.
3. Sediakan perlengkapan non-kompter,
walaupun kantor maya didasarkan
atas data elektronik, kepada pegawai
harus diberikan perlengkapan non-
komputer yang mereka perlukan
untuk bekerja seperti: kalkulator,
stapler, amplop surat, daftar telepon,
manual prosedur, dan sebagainya.
4. Atur untuk meneruskan panggilan
telepon, seseorang di situs kantor
fixef harus memiliki tanggung jawab
untuk forwading panggilan telepon
ke telekomunikasi-muter. Juga,
perusahaan harus menggunakan
sistem telecommuters pesan suara
dapat accsess dari rumah mereka.
5. 5.Gunakan konferensi telepon,
konferensi telepon memungkinkan
dua orang atau lebih berpartisipasi
dalam pembicaraan telepon pada saat
yang sama. Atasan harus
menjadwalkan konferensi
telecommuter berkesempatan terlibat
dalam interaksi langsung dua arah
6. Jadwalkan pertemuan rutin
perusahaan harus menjadwalkan
pertemuan yang perlu dihadiri semua
orang. Pertemuan tersebut
dimaksudkan untuk memperkuat rasa
kebersamaan di antara pegawai dan
harus dijadwalkan sesering mungkin
agar tujuan tersebut tercapai
7. Lakukan rutinitas kerja,
telecommuter harus berkomitmen
untuk bekerja sekian jam sehari,
idealnya disuatu ruangan yang jauh
dari gangguan. Teman dan saudara
harus memahami bahwa
telecommuter itu sedang bekerja
walau ia di rumah.
8. Strategi terakhir harus diterapkan
oleh pegawai, yang lain adalah
tanggun jawab perusahaan. Karena
itu agar berhasil kantor maya
menuntut kerja sama baik dari
perusahaan maupun pegawai.
Sistem Otomasi Kantor Pada Masa Kini
Virtual office memang sebuah inovasi yang
masih memiliki popularitas akan tetapi pada
saat ini, kantor telah mengalami satu
kemajuan lagi. Kini terdapat jenis kantor
yang mulai dikenal, yaitu yang disebut
dengan nama Kantor Pintar (Smart Office).
Konsep smart office pada dasarnya sama
dengan virtual office, yaitu memanfaatkan
teknologi seoptimal mungkin untuk
mempermudah pekerjaan kantor. Seluruh
kegiatan kantor baik didalam maupun diluar
kantor dapat diintegrasikan melalui sebuah
system teknologi.
Menurut burton, dkk dalam (2000) fitur dari
smart office ini berupa small-zone areas dan
smart wired telecommunication. Small-zone
areas adalah memberi batasan areas yang
digunakan seperlunya saja. Sementar smart
wired telecommunication adalah
pengintegrasian segala bentuk komunikasi,
baik itu melaui bahasa lisan maupun tulisan,
atau pun bahasa sensor atau pemograman.
Penutup
Kemajuan teknologi akan membawa
pengaruh terhadap kinerja kantor. Ini dapat
dilihat perkembangan kantor dari masa
kemasa dimana kantor selalu mengalami
kemajuan. Dimulai dari menggunakan
tenaga manusia hingga menggunakan
teknologi kantor.
Salah satu teknologi yang memberi
pengaruh terhadap kemajuan kantor adalah
system otomasi kantor. Berawal dari konsep
yang sederhana kini system teknologi kantor
mengalami kemajuan yang cukup pesat bagi
kantor. Dari system automasi tersebut kini
kantor telah mengalami perubahan. Baik itu
dari segi bentuk maupun kriteria. Seperti
adanya kantor maya, kantor egronomis,
kantor elektronik, hingga yang terbaru
adalah smart office.
Apapun bentuk kantornya, pada intinya
adalah untuk membantuk para personil
kantor tersebut dalam melakukan
pekerjaannya. Semua pekerjaan kantor dapat
dengan mudah dilaksanakan karena adanya
otomatisasi pada kantor tersebut.
Dengan adanya system otomasi kantor ini,
kini kantor dapat mencapai tujuannya
dengan efektif dan efisien. Baik itu dari segi
keuangan, waktu, tenaga dan pikiran serta
hal lainnya.
Walaupun begitu secanggih apapun
teknologi kantor akan tetap memiliki
kekurangan. Untuk itulah manusia sanga
memiliki perant penting dalam hal tesebut.
Sebagai mahkluk yang berakal budi,
manusia dapat menyeimbangkan keberadaan
teknologi tersebut dari segala
kekurangannya.
Daftar Pustaka
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomati
sasi_kantor
http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/penger
tian-otomatisasi-perkantoran/
http://kbbi.web.id/otomatisasi
Kementrian Pendidikan dan
Kebudayaan.2013. Otomastisasi
Perkantoran.Bandung
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara.
(2003, Januari 23). Pedoman Umum
Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di
Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen
Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.
Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah
Teknologi Perkantoran.
Raymond McLeod, Jr. dan George Schell.
2004. Sistem Informasi
Manajemen (terjemahan) Jakarta: PT
Indeks
Saliman.(2007).”Virtual office realitas dari
Office automation”.7(2), 134-137.
Sukooo, Gadri M. 2005. Manajemen
Administrai Perkantoran Modern.
Jakarta:Erlangga.
Waluto, D. E. (2000). Teknologi
Perkantoran Modern: Wacana tentang
Kantor Maya. Pengembangan Alat dan Lab
Jurusan Administrasi Niaga. Semarang:
Politeknik Negeri Semarang.