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Manual de Inducción

Especialización Tecnológica En Talento Humano Por Competencias

 Introducción

«La meta es tuya, tu empeño, energía, las ganas y tu dedicación hablarán por ti.»

En aras de dar continuidad al proceso de Actualización de Gestión del Talento Humano

por competencias, surge la necesidad de crear el siguiente manual, con el cual se busca generar

una herramienta valiosa para enrutar de manera adecuada el ingreso del nuevo personal a la

DISTRIBUIDORA LAP, consiguiendo así la integración de estos con la la estructura de la

empresa.

El Manual de inducción es muy importante ya que presenta los lineamientos y políticas

necesarias para realizar un adecuado acompañamiento a los nuevos empleados al momento de

iniciar sus labores en la empresa, esto minimiza las experiencias negativas que suelen tener los

empleados en empresas donde no hay proceso de inducción.

Este instrumento les brindará la información básica a los empleados para realizar sus

labores de forma satisfactoria. Es un elemento del proceso de socialización del trabajador nuevo

que debe realizar la persona encargada de Gestión Humana. Esta socialización es un proceso

continuo que pretende inculcar en todos los empleados las actitudes, estándares, valores y

patrones de conducta establecidos por la DISTRIBUIDORA LAP.

Tabla de Contenido

1. Objetivos del manual de funciones ......................................................................................... 6

Objetivo General ......................................................................................................................... 6

Objetivos específicos .................................................................................................................. 6

2. Alcance ................................................................................................................................... 6

3. Políticas ................................................................................................................................... 6

4. Niveles de responsabilidad a la hora de implementar el manual ............................................ 7

5. Roles y responsabilidades ....................................................................................................... 8

6. Niveles de responsabilidad para la actualización permanente del manual. ............................ 8

7. Propósito ................................................................................................................................. 8

8. Inducción general a la empresa ............................................................................................... 9

Estrategia del negocio ................................................................................................................. 9

Visión ........................................................................................................................................ 10

Misión ....................................................................................................................................... 10

Valores ...................................................................................................................................... 10

Indicadores ................................................................................................................................ 11

Competencias organizacionales ................................................................................................ 11

Estructura organizacional.......................................................................................................... 11

Beneficios socioeconómicos ..................................................................................................... 13

Normas generales ...................................................................................................................... 13

9. Inducción al puesto ............................................................................................................... 14

Estándares de recibimiento al nuevo funcionario ..................................................................... 14

Misión, objetivos y estructura orgánica del área. ..................................................................... 15

Misión ................................................................................................................................... 15

Objetivos del Director Comercial ......................................................................................... 15

Estructura Orgánica del área: ................................................................................................ 15

Resultados esperados del cargo de Director Comercial ........................................................ 16

Forma de trabajo. ...................................................................................................................... 17

Expectativas en cuanto: área personal, área laboral y área social. ............................................ 17

Ubicación física. ....................................................................................................................... 18

Descripción y asignación de equipos y herramientas para desarrollar su trabajo. .................... 18

Cierre......................................................................................................................................... 18

Documentos de evaluación. ...................................................................................................... 18

Lineamientos de seguimiento. .................................................................................................. 18

Despedida .................................................................................................................................. 18

Documentos de referencia......................................................................................................... 19
 1. Objetivos del manual de funciones

Objetivo General

Elaborar el manual de inducción de la Distribuidora LAP, el cual permita establecer políticas y

procesos que optimicen el procedimiento de inducción para el personal que llegue nuevo a la

compañía.

Objetivos específicos

 Diseñar los pasos, reglas u objetivos con el fin de organizar y levantar un manual

de inducción eficiente y útil para el personal de vinculación de la compañía.

 Establecer las diferentes herramientas de recolección de la información pertinente

para desarrollar dicho programa de inducción.

 Proveer a la compañía de un recurso administrativo que estandarice el

procedimiento de inducción.

2. Alcance

El presente manual será utilizado por el personal de Gestión Humana, y se considera una

herramienta eficaz para el desarrollo adecuado del programa de Inducción y reinducción

corporativa e inducción y entrenamiento del puesto de trabajo, y será aplicable a todo el personal

que ingrese nuevo a la DISTRIBUIDORA LAP o cambie de puesto de trabajo al interior de la

compañía indiferente al nivel de la compañía.

Aplicabilidad del manual.

3. Políticas

 El área de Gestión Humana será la responsable de informar periódicamente todo

lo relacionado con la organización: Misión, Visión, Valores, estructura

 organizacional, beneficios socioeconómicos, reglamento interno de trabajo y

normas de conducta interna.

 Toda persona que ingrese nueva a la empresa, sin excepción debe recibir la

inducción de la DISTRIBUIDOR LAP, así como socialización de funciones y

responsabilidades de cargo.

 Toda persona nueva deberá participar de todos los cambios en cuanto a nuevas

políticas y reestructuraciones, que deberán informarse también a los empleados

antiguos.

 Se debe revisar periódicamente el proceso de inducción y reinducción en cabeza

del área de gestión humana y los jefes de las áreas a donde hayan ingresado

nuevos colaboradores, con el fin de establecer los ajustes necesarios que

garanticen la permanencia y utilidad del programa.

 El proceso de inducción y reinducción debe estar sujeto a cualquier cambio que se

produzca en la organización con el fin de mantenerlos actualizados a todos los

empleados de la empresa; según lineamientos de la gerencia de la misma.

4. Niveles de responsabilidad a la hora de implementar el manual

El área de gestión humana debe realizar todo el proceso de inducción e informar al

responsable del área cuando y como debe realizar la inducción de puesto y la socialización de las

funciones y responsabilidades del cargo.

El jefe de área debe realizar la inducción de puesto y la socialización de las funciones y

responsabilidades del cargo y a su vez presentarlo a sus compañeros de trabajo.

 Los compañeros de trabajo deben dar la bienvenida al nuevo compañero y realizar el

acompañamiento pertinente en las labores colectivas

5. Roles y responsabilidades

Los responsables de la aplicación de este plan son:

 Coordinador de Talento Humano: Es el encargado de diseñar, planear y ejecutar las

diferentes actividades del plan de acción.

 Directores Administrativos: Son quienes aprueban las propuestas hechas por el

departamento de gestión del talento humano y además apoyan su realización.

 Asistente de Formación y Desarrollo: Es quien apoya la gestión de las actividades.

6. Niveles de responsabilidad para la actualización permanente del manual.

Es responsabilidad del área de gestión de talento humano propender por la actualización del

manual de inducción de la empresa, lo anterior en apoyo con los diferentes jefes de área, según

direccionamiento de la gerencia general.

Cuando dado el caso se presenten cambios en la estructura organizacional o sea parte del proceso

de mejoramiento continuo después de realizar la respectiva evaluación del proceso, se deberá

socializar el mismo a todos los niveles de la compañía.

7. Propósito

El propósito fundamental de un programa de inducción, es lograr que el empleado nuevo

identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones internas y externas en

permanente evolución, en las que un buen desempeño de parte suya, incidirá directamente sobre

el logro de los objetivos corporativos. Para que un programa de inducción y entrenamiento sea

efectivo, debe permitir encausar el potencial de la nueva persona en la misma dirección de los
objetivos de la empresa. Es fundamental que se le dé a este proceso un enfoque integral e

interdisciplinario y que se desarrolle en un ambiente de excelente comunicación y participación,

para que se puedan alcanzar los objetivos planteados.

8. Inducción general a la empresa

Estrategia del negocio

LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de

productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado. Se proyectó

una oportunidad de negocio al advertir que todos los tenderos, tenían que desplazarse hasta la

central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y dinero. Es

así que comenzó a satisfacer las necesidades de sus clientes, los tenderos La distribuidora

empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la ciudad de fácil acceso

para todos. En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido

y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades intermedias con un Centro de

Distribución (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros

trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal directa de 18 personas, que se

encargan de las áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera

indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega. La Dirección General de LAP está

ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional conformada de esta manera: Gerencia,

Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General trabajan

en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera

indirecta. Es así como a nivel nacional se cuenta con una planta de personal directa de 168

colaboradores y una nómina indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos

300 empleados en promedio

 Visión

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y

eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes

altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas

Misión

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con

altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución,

orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un

excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y

capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados,

nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos

distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas

para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea

Valores

Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos

servicios a nuestros clientes:

Nos importan

 La salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo

nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y

servicios.

 Nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su bienestar

general.
  Las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas que

cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible

comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

 La calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige

 La transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de interés.

Indicadores

Crecimiento, Rentabilidad, participación en el mercado, rotación de inventarios, recuperación de

cartera.

Competencias organizacionales

 Servicio al cliente

 Confianza

 Transparencia

 Calidad en los productos.

 Crecimiento Personal.

Estructura organizacional

1. Razón Social: Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS

2. NIT: 800.436.543 – 9

3. Dirección Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345

4. PBX: 8 34 90 00

5. LAP@lapsas.com.co

6. Página Web: www.lapsas.com.co

7. Representante Legal: Santiago Preciado González

8. Documento identidad Representante Legal: 80.000.000 de Bogotá

9. Sector: Consumo Masivo

10. Entidades que la regulan: Superintendencia de Industria y Comercio

11. Afiliada a: Fenalco.

12. Normatividad que aplica: Código Sustantivo del Trabajo y tiene intención de certificarse en

buenas prácticas de manipulación de alimentos.

13. Tecnología: Software propio para el control de inventarios que alimenta los módulos de

contabilidad y tesorería.

14. Mejores prácticas y reconocimientos: Recibió premio a la formalización del negocio

otorgado por Fenalco en el año 2010.

15. Organigrama:
16. Formas de vinculación laboral: Directos e indirectos

Beneficios socioeconómicos

 Prima por antigüedad.

 Prima de profesionales y técnicos.

 Auxilio familiar.

 Compensación de transporte.

 Bono de vestuario.

 Bono de alimentación.

Normas generales

 Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa.

 Horario general de trabajo. Horas de comida, horario de descanso. Sanciones

correspondientes. Uso de tarjeta o reloj de entradas y salidas.

 Políticas en cuanto a tiempo extra, manejo de compensaciones e incrementos de salario.

 Explicarle al empleado a quién debe dirigirse, si necesita un permiso o tiene un problema

de salud. Explicarle cuál es la sanción correspondiente en caso de faltas no justificadas.

Vacaciones y días feriados. Cuál es el periodo vacacional y cómo se pide. Especificarle

los días que no se trabaja y, si existen, en qué días se trabaja únicamente hasta mediodía.

 En dónde están los extinguidores, la escalera de emergencia, etcétera. Áreas deservicio al

personal. Enseñarle el baño; si existen, mostrarle el comedor, la sala de descanso, la sala

de capacitación, los casilleros, etcétera. Reglamento interior de trabajo.

 El Departamento de Gestión Humana debe informar todo lo relacionado con la empresa;

misión, visión, historia, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos y normas de

 conducta interna y todo aquello que tenga relación con el departamento, sucursal o

agencia al cual será adscrita

9. Inducción al puesto

Estándares de recibimiento al nuevo funcionario

Modelo de carta de bienvenida:

(Ciudad y fecha)

Estimado / a señor / a (nombre del nuevo trabajador / a):

Es un honor dirigirme a usted en nombre de nuestra empresa DISTRIBUIDORA LAP,

con el propósito de darle la más cordial bienvenida al equipo que tenemos para trabajar. Hemos

estado juntos por mucho tiempo, proporcionando un clima íntegro y de confianza, en el que

contamos se sentirá muy a gusto.

Según con el perfil que tenemos de usted, podemos dar cuenta del nivel de capacitación

con el que cuenta, que le permitirá desenvolverse sin problema en nuestras instalaciones.

Asimismo, es de nuestro conocimiento que usted dará aportes altamente beneficiosos para la

compañía, los cuales nos permitirán alcanzar nuestras metas.

Deseamos sinceramente que se sienta cómodo en el puesto que va a desarrollar, así como

en la empresa. Sus compañeros, como ya le mencionamos, son personas de suma confianza y

muy capacitados en resolución de problemas.

Si tuviese alguna inquietud en referencia a nuestro estilo de trabajo, por favor acérquese

directamente a mí, con gusto lo ayudaré.

Sin más por el momento, le reiteramos el orgullo de la empresa de contar con usted;

nuestro staff estará encantado de brindarle su apoyo de ser requerido.

Saludos cordiales,
Santiago Preciado

Gerente General

Misión, objetivos y estructura orgánica del área.

Misión

Lograr las cuotas de venta previstas en términos de cifra de ventas y volumen de negocio;

incluyendo aquí los objetivos de mantenimiento, incremento y renovación de la cartera de

clientes

Objetivos del Director Comercial

 Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el manual de funciones.

 Planifica las estrategias de su equipo.

 Valorar y controlar su labor para asegurarse de que alcancen los objetivos previstos.

 Entender las consecuencias económicas de la empresa.

 Debe tener capacidad para dirigir y motivar a su equipo. Dirigir “es hacer que la gente

 haga cosas”; motivar es conseguir “que lo quieran hacer”.

 Transmite seguridad

Estructura Orgánica del área:

Resultados esperados del cargo de Director Comercial

 Desempeñar con agrado, seriedad y respeto tu trabajo.

 Recuerda que mantener un buen trato con tus compañeros es fundamental, así como

apoyar en todo momento a las acciones y actividades que se realizan. Con tu

participación directa y constante aseguras tu fuente de trabajo, tu desarrollo personal,

laboral y económico.

 Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa.

 Asistir a la inducción, así como a todos los cursos impartidos por la empresa. Recuerda

que esto ayudará a desarrollar tus habilidades y capacidades.

 Forma de trabajo.

 Contrato bajo modalidad a término indefinido una vez cumpla con los 2 meses de prueba

establecidos por ley.

 Salario: Será el asignado por la compañía el cual está comprendido entre 3 Y 4 SMLV.

 Capacitación: Recibirá capacitación permanente sobre el cargo desempeñado por usted,

así como de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Permisos: Estos deberán ser solicitados con 2 días de antelación diligenciando el formato

establecido para tal fin y será el empleador quien determine si estos son o no

remunerados.

 EPP y Dotación

 Actividades recreativas.

 Beneficios económicos extra legales.

Expectativas en cuanto: área personal, área laboral y área social.

 Puntualidad y cumplimiento de horario.

 Excelente desempeño y cumplimiento de indicadores.

 Excelente presentación personal.

 Confidencialidad.

 Compañerismo y excelente relación interpersonal.

 Cortesía

 Lealtad
 Ubicación física.

La oficina asignada para el Director Comercial se encuentra ubicada en el primer nivel, más

exactamente en el área de Ventas.

Descripción y asignación de equipos y herramientas para desarrollar su trabajo.

Para desempeñar dicho cargo, le serán asignadas las herramientas y equipo de oficina necesarios

para el cabal cumplimiento de sus funciones. Lo anterior le será entregado mediante un “Acta de

entrega de Dotación, equipo de oficina y computo” y su respectivo manual de operaciones.

Cierre.

Documentos de evaluación.

Una vez finalizada esta inducción, usted deberá realizar:

 Evaluación de inducción Distribuidora LAP

 Encuesta de satisfacción de Inducción y facilitador.

Lineamientos de seguimiento.

Será necesario hacer un seguimiento frecuente a dicho manual de inducción con el fin de poder

realizar un oportuno proceso de retroalimentación de algún concepto u operación del cual el

empelado no tenga total claridad, así como la reinducción en caso de que la evaluación de

inducción sea reprobada por el nuevo empleado.

Despedida

Para la Distribuidora LAP es un honor contar con sus competencias y habilidades, le damos

nuevamente una calurosa bienvenida y esperamos que este manual haya sido de gran importancia

para su proceso de incorporación y adaptación a su nuevo puesto y ambiente de trabajo,

esperamos contar con toda su disposición y grandiosas cualidades, de la misma manera en que
esperamos ser un aliado en el cumplimiento de sus expectativas y metas personales y

profesionales.

¡BIENVENID@!

Documentos de referencia.

https://www.consejosgratis.net/excelentes-cartas-de-bienvenida-a-un-nuevo-trabajador/

http://www.elempleo.com/sitios-empresariales/colombia

http://www.gestiopolis.com/el-proceso-de-induccion-de-personal/

file:///C:/Users/user/Downloads/manual_de_indicadores.pdf