1.

OBJETIVO
Establecer disposiciones para conocer, incluir y actualizar la normatividad,
requisitos legales y requisitos de otra índole aplicable a la empresa.
Dará cumplimiento a estos requisitos, como se describe en el registro de Matiz de
requisitos legales.

2. ALCANCE

El procedimiento debe aplicarse para la actualización de toda la normatividad

aplicable a nuestra organización.

3. DEFINICIONES

Ley: Es una norma jurídica dictada por el legislador. Es decir, un precepto

establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en
consonancia con la justicia, y para el bien de los gobernados. Su incumplimiento
trae aparejada una sanción.

Decreto: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder

ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo
que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. Esta regla general tiene sus
excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de
urgente necesidad, y algunas otras específicamente tasadas

Resolución: Una resolución es una moción escrita adoptada por una Asamblea.
La sustancia de la resolución puede ser nada que normalmente pueda ser
propuesto como una moción. Para largas o importantes mociones, aunque es a
menudo mejor tenerlas escritas para que esa discusión sea más fácil o que así
pueda ser distribuida por fuera del cuerpo, luego de su adopción. Esto es
especialmente útil en el caso del tablero de directores o una corporación, la cual
usualmente necesita dar su consentimiento al estado real para la compra o venta
de la corporación. Tal resolución, cuando es certificada por la secretaría de
corporación, da asesoramiento al otro lado de la transacción que la venta fue
correctamente autorizada

Norma Técnica: Es el documento establecido por consenso y aprobado por un

organismo reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas,
directrices y características para las actividades o sus resultados, encaminadas al
logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. Las normas técnicas se
deben basar en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la
experiencia y sus objetivos deben ser los beneficios óptimos para la comunidad.

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Norma Técnica Colombiana: Norma técnica aprobada o adoptada como tal, por
el organismo nacional de normalización.

4. PROCEDIMIENTO

La frecuencia de revisión de requisitos legales establecidos en la matriz será cada

seis meses y se incluirán en tiempo real en la matriz, los nuevos requisitos legales.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Ingresar a la página web, luego se
buscan las normas y se hacen la
consulta del requisito legal a Gerente y/o
Buscar
1 verificar. coordinador de
información
NOTA: La información podrá llegar a HSEQ
través de otra fuente no definida y
tiempo distinto al definido
Después de conocido el nuevo
Interpretación y requisito, obtenerlo y definirlo dentro Gerente y/o
2 análisis de los requisitos legales en coordinador de
seguridad y salud en el trabajo y HSEQ
otros, aplicables a la organización
Listar Requisitos legales y otros
Incluir el aplicables dentro de la matriz,
requisito en la diligenciando la información Gerente y/o
3 Matriz de necesaria (Para ello, se identifica los coordinador de
Requisitos artículos, parágrafos, numerales, HSEQ
legales y de otra entre otros, que aplican a los
índole. procesos de la empresa.
Se establece como dar cumplimiento
Establecimiento al nuevo requisito identificado e Gerente y/o
4 plan de trabajo incluido en la matriz, estableciendo coordinador de
para dar el respectivo plan de trabajo HSEQ
cumplimiento
Una vez implementada las acciones,
se verifica si están fueron eficaces, Gerente y/o
5 Eficacia del en caso contrario, se replantea coordinador de
proceso nuevas acciones para dar HSEQ
cumplimiento (Paso 4)

Comunicación Comunicación de requisitos legales Gerente y/o

6 de nuevos y otros a los diferentes niveles de la coordinador de
requisitos organización HSEQ
legales

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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Verificación Según lo establecido en este
periódica de procedimiento se hará la verificación
Gerente y/o
cumplimiento de y los resultados se registraran en el
7 coordinador de
requisitos formato de Identificación de
HSEQ
legales y de otra requisitos legales y de otra índole
índole con una periodicidad semestral.
Verificación semestral del
Monitoreo del cumplimiento de cada requisito legal Gerente y/o
8 cumplimiento o de otra índole identificado a través coordinador de
legal y de otra de auditoria interna. HSEQ
índole
Con base en la verificación de
Actualización de cumplimiento de requisitos legales y
Gerente y/o
la matriz de de otra índole o la identificación de
9 coordinador de
requisitos nuevos requisitos, se efectúa la
HSEQ
actualización de la matriz. Por tanto
se remite al (Paso 1).

4.1 ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

La actualización de la matriz de requerimiento legal se realizara con la

periodicidad con la cual se emitan leyes, decretos, resoluciones o cualquier otro
tipo de normativa que tenga que ver a afecte a la empresa la prestación de sus
servicios se hará por medio del registro en la bitácora de modificación y
actualización y para lo cual se dejara constancia en un acta del procedimiento con
la firma de los responsables.

4.2 REQUISITOS DE OTRA INDOLE

Los requisitos de otra índole, están relacionados fundamentalmente con los

requerimientos de los clientes y las decisiones que por voluntad propia, tome la
compañía en este sentido:

 Anexos de los contratos en cuanto a seguridad industrial, calidad, salud

ocupacional, ambiental y responsabilidad social.

Estos se encuentran relacionados en la matriz de requisitos legales de otra índole,

los cuales son revisados en auditorías internas y externas.

5. RESPONSABLE

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El coordinador H.S.EQ y/o Gerente general son los responsables de la
actualización y evaluación de la matriz de requisitos legales.

6. DOC REFERENCIA
 Página Web Ministerio de Protección Social. www.minprotección.gov.co
 Ministerio de transporte. www.mintransporte.gov.co
 Dirección nacional en prevención y atención de desastres. www.dnp.gov.co
 Fondo de riesgos profesionales. www.fondoriesgosprofesionales.gov.co
 Urna de cristal. www.urnadecristal.gov.co
 www.laborando.jimdo.com/
 www.senado.gov.co

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