VERSIÓN: 01

Logo de la empresa PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO FECHA: 18-03-2009

Identificar los cambios significativos que impliquen modificaciones en los procesos del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, analizar su impacto y realizar los ajustes necesarios con el fin de cumplir los
1. OBJETIVO:
requisitos y objetivos propuestos.

2. ALCANCE Aplica a todos los cambios definidos en este documento que se presenten en la organización

3. ENTRADAS Cambios en Legislación LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA: ÁREAS DE APLICACIÓN:

Cambios en tecnologia NTC-OHSAS 18001 Unidad de Riesgos
Cambios en onfraestructura, instalaciones y equipos
Adecuaciones de sitios de trabajo
Cambios en la estructura
Cambios en el personal
Cambios de contratistas de logistica
Cambios en metodos de trabajo
Nuevos procesos
Nuevos proyectos

4. DESCRIPCIÓN DE LA INSTRUCCIÓN

ESPECIFICACIONES DE
DOCUMENTOS
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO PARA CADA REGISTRO
REFERENCIA
ACTIVIDAD

INICIO
 ESPECIFICACIONES DE
DOCUMENTOS
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO PARA CADA REGISTRO
REFERENCIA
ACTIVIDAD

4.1
Asuntos Legales:
2 Cambios en legislación: Director de Asuntos Legales.
Infraestructura y Soporte tecnológico:
Cambios de tecnología: Analista de Informática.
Logística:
Cambios de Infraestructura instalaciones y equipos:
Identificar los cambios ocurridos o Director de Gestión de Obras y Proyectos.
que van a suceder en la Cambios en la legislación Adecuaciones de sitios de trabajo: Director de Gestión
organización Cambios de tecnología de Obras y Proyectos.
Cambios de infraestructura, Cambios en contratistas: Directores de Logística
instalaciones y equipos Central y Regionales
Adecuaciones del sitio de Adquisición de equipos de seguridad: Director de
trabajo Seguridad.
Permanente No aplica No aplica
Cambios en la estructura Gestión Humana:
Cambios en el personal Cambios en estructura, cambios o traslados del
Implementación de nuevos personal a otro cargo, actividad, servicio o ciudad:
procesos Directores de Gestión Humana Central y Regionales
Ejecución de nuevos Desarrollo Organizacional:
proyectos Nuevos Proyectos y procesos: Director de Procesos.
Prevención de Riesgos:
Adquisición de equipos de Higiene: Director de Higiene
Seguridad y Ambiente.
Mercadeo y Ventas:
2 Cambios en contratistas: Directores de Mercadeo.
Ingreso de un sector económico que no maneja la
oficina:DUEN

4.2
Los responsables de las
áreas involucradas informan
Informar a Salud Ocupacional los Cada que se presente un
a Salud Ocupacional los Responsables de las áreas involucradas No aplica No aplica
cambios que se van a presentar cambio
cambios que se van a
presentar

4.3 El área de salud ocupacional

analiza en compañía de las
áreas involucradas los
Analizar riesgos y requisitos de ley si Cada que se presente un Formato gestión del
riesgos que puedan Salud ocupacional, áreas involucradas No aplica
aplica cambio cambio
presentarse por los cambios
y los requisitos de ley si
aplica
 ESPECIFICACIONES DE
DOCUMENTOS
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO PARA CADA REGISTRO
REFERENCIA
ACTIVIDAD

4.4
Basados en los riesgos
identificados el área de
2 Establecer las recomendaciones de Salud Ocupacional establece
Salud Ocupacional las recomendaciones de
Salud Ocupacional para ser Cada que se presente un Formato gestión del
Salud ocupacional, áreas involucradas No aplica
implementadas durante el cambio cambio
cambio. Adicionalmente la
fecha de seguimiento, los
cargos a los que se debe
comunicar, entre otros

4.5 Con base en los riesgos

Analizar el impacto de los cambios
sobre el Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional
4.6
identificados y las
recomendaciones
Cada que se presente un Formato gestión del
establecidas se identifican Salud ocupacional No aplica
cambio cambio
los elementos del sistema
de gestión que se verán
afectados por el cambio.

Cuando el cambio lo
requiera se deben actualizar
Procedimiento para la
o crear documentos del
identificación de peligros,
sistema de gestión en
¿Los cambios evaluación y control de
NO seguridad y salud Cada que se presente un Formato gestión del
modifican o crean Salud Ocupacional riesgos
2 ocupacional (matriz de cambio cambio
documentación del peligros, requisitos legales,
sistema de gestión? Procedimiento requisitos
programas de gestión,
legales y otros
instructivos, procedimientos
entre otros)

4.7 SI

Ajustar o crear procedimientos e Cada que se presente un

instrucciones de trabajo Salud ocupacional
cambio si es necesario
 ESPECIFICACIONES DE
DOCUMENTOS
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO PARA CADA REGISTRO
REFERENCIA
ACTIVIDAD

4.80

Divulgar y entrenar al personal

Salud ocupacional Cada que se presente un

Gerencia de Prevención de Riesgos cambio si es necesario

Documentación de los cambios

Matriz de riesgos actualizada
Matriz de requisitos legales actualizada
SALIDAS CICLO DEL PROCESO
Programas de gestión de S&SO actualizados
Controles operativos ajustados o nuevos
Procedimientos e instrucciones de trabajo para el control de los riesgos ajustados o nuevos
 FORMATO GESTIÓN DEL CAMBIO

FECHA:

DESCRIPCION DEL CAMBIO

ANALISIS DE RIESGOS / REQUITOS LEGALES APLICABLES

Para la identificación y análisis de riesgo se pueden utilizar diferentes alternativas como matriz de peligros, ARO, AST, What if', HAZOP,etc.

RECOMENDACIONES DE SALUD OCUPACIONAL

ANALISIS DEL IMPACTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

PELIGROS Y/O RIESGOS

REQUISITOS LEGALES

PROGRAMAS DE GESTIÓN

CONTROL OPERATIVO

PROCEDIMIENTOS O INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
OTROS

PLANEACIÓN DEL CAMBIO

COMUNICAR FECHA FECHA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
CAMBIO A: EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

DILIGENCIADO POR: