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CONCORDE II
Julio 2013
Ver 1.0
Índice
1 Introducción ............................................................................................................... 3
1.1 PROPÓSITO DE LA LICITACIÓN ................................................................................................................... 3
1.2 DESCRIPCIÓN DEL CLIENTE........................................................................................................................ 3
1.3 SOLUCIÓN ACTUAL ................................................................................................................................ 3
1.4 OBJETIVOS GENERALES ........................................................................................................................... 4
Con presencia en los principales puertos de América Latina, el Grupo Ultramar a través de 34
empresas y diversas alianzas estratégicas, presta un servicio integral a toda la cadena
logística.
Con más de 55 años de experiencia, el Grupo Ultramar cuenta con profundos conocimientos
en los negocios navieros, portuarios, agenciamientos y transportes marítimos, entregándoles
un servicio de máxima calidad.
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HFM además mejoró considerablemente la gestión al permitir actualizaciones en los
directorios de forma directa, disminuyendo el riesgo de errores manuales y entregando un
mayor tiempo al análisis.
Otras mejoras se harán para facilitar el uso y calidad de la solución de conslidación, las que
se traducirán en beneficios para las áreas de Contabilidad, Control de Gestión y
administradores del proceso de consolidación.
Las principales razones por las cuales se debe realizar este proyecto son las siguientes:
Integración de Datos
o Reducir los errores en la carga actual, lo que perjudica los tiempos de cierre.
o La carga no respeta a los períodos cerrados haciendo que la información
pueda dejar de ser fidedigna.
Potenciar el uso de la solución
o Solo existe un cierre mensual, lo que dificulta mantener el control.
o Obtener la mayor cantidad de notas para los estados financieros auditados en
forma automática.
o Servir como herramienta de control de gestión a nivel consolidado y en el
proceso de consolidación de presupuestos.
o Elaborar reportes que complementen el detalle de las eliminaciones de
consolidación que actualmente no se muestra de forma correcta.
Se necesita adoptar norma IFRS
o La solución actualconsolida en norma Chilean GAAP, y se debe migrar a IFRS.
o El plan de cuentas actual está basado en principios contables chilenos,
debiendo ahora migrar a IFRS.
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Servir a la gestión a nivel consolidado.
Mejorar tiempos de cierres y lograr la adaptación del plan de cuentas a las normas
IFRS, además de obtener un mayor nivel de detalle en la conectividad con SAP.
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2 Alcance de las Bases
2.1 Condiciones de participación
Podrán participar en esta Licitación y presentar Ofertas, toda persona jurídica que haya
recibido estas Bases de Licitación previa entrega del Acuerdo de Confidencialidad (NDA)
firmado.
Al momento de presentación de la oferta, el proponente habrá analizado la factibilidad
técnica del proyecto, a fin de haber realizado todas las indicaciones pertinentes no
contempladas en las Bases de Licitación que pudieran entorpecer, dificultar o impedir la
ejecución del proyecto.
Los costos y gastos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el proponente,
serán de su cargo, no dándose origen a reembolso ni indemnización alguna en caso de
rechazarse o no adjudicarse la oferta.
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2.3 Proceso y Plazos asociados
La planificación y fechas consideradas para los hitos más relevantes del proceso, se indican
en el siguiente cronograma:
ACTIVIDAD FECHA
Fecha estimada de
06/08/2013
adjudicación
Se requiere que todas las entregas se realicen de forma electrónica. Del conjunto de
propuestas recibidas se realizará una preselección de ofertas, la cual se comunicará por vía
escrita a los oferentes.
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2.4.1 Antecedentes del proveedor
Presentación del Proponente: Razón Social y RUT, dirección, teléfono/fax, página Web,
propiedad de la empresa, escrituras de constitución legal, país de origen, antigüedad en
el mercado, número de empleados, número de profesionales y estructura
organizacional, certificaciones de la empresa, cantidad de productos y servicios
comercializados.
Gerente General del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de E-
mail, número de teléfono y fax.
Representante Legal del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de
E-mail, número de teléfono y fax.
Contacto Comercial del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de
E-mail, número de teléfono y fax.
Contacto Técnico del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de E-
mail, número de teléfono y fax.
Además deberá presentar una breve descripción de:
o Proyectos similares realizados en Chile o en el Extranjero.
o Principales clientes de los productos ofertados.
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Clientes a nivel mundial con la Solución propuesta.
Clientes a nivel Regional con la Solución propuesta.
Tiempo de Vigencia de la Solución propuesta.
Los proponentes deben indicar proyectos de éxito llevados a cabo con la tecnología
propuesta en los dos últimos años, tanto en Chile como en el Extranjero; referencias y
contactos, en que se indique nombre, cargo, empresa, teléfono y correo electrónico. De la
misma forma deberán indicar claramente la fecha de liberación de la tecnología propuesta,
para el caso de tecnologías con plazos de liberación menores a 2 años.
Este punto será válido tanto para el PROPONENTE como para sus aliados y Partners.
Con el fin de realizar un proceso controlado y otorgar iguales oportunidades a todos los
proveedores, las reglas antes descritas deberán ser cumplidas sin excepción.
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seguro y contratos que deban emitirse, serán de cargo de los Licitantes, Proponentes,
Adjudicatario o Contratista y sin tener Ultramar responsabilidad en ello.
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Durante el transcurso del período de evaluación y/o negociación, ULTRAMAR podrá solicitar
visitas a las casas matrices de los PROPONENTES que estime necesario así como también a
instalaciones de los productos en clientes. Estas visitas deberán ser organizadas por el
respectivo PROPONENTE. Los costos de traslado y estadía del equipo de evaluación serán de
cargo de ULTRAMAR.
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2.6.5 Adjudicación y notificación
La adjudicación de la Licitación se definirá unilateralmente, a solo arbitrio y sin expresión de
causa por ULTRAMAR. Asimismo, ULTRAMAR se reservará el derecho de adjudicar parcial o
totalmente, o declarar desierta la licitación por razones internas sin expresión de causa o
justificación alguna.
La adjudicación de la licitación será comunicada al PROPONENTE favorecido y a todos los
demás participantes mediante carta al domicilio identificado en los Antecedentes Generales
del PROPONENTE. En la misma forma se comunicará el hecho de haberse declarado desierta
la licitación.
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3 Descripción de Requerimientos
3.1 Requerimientos Funcionales
3.1.1 IFRS
Estándar de consolidación IFRS de acuerdo a documento “Estados Financieros Dos
Volcanes” validado en el Comité de IFRS por E&Y. Este documento contiene
información detallada de los nuevos reportes requeridos por las normas IFRS.
Que estados financieros en moneda funcional distinta a la moneda del grupo se
puedan calcular y visualizar de acuerdo al tipo de cambio definido por IFRS (Estado
de Resultado con TC Promedio mensual y Balance con TC de cierre).
Preparación de notas de EEFF bajo norma IFRS
Consolidación de Estados Financieros (Estado de Resultado, Balance y Estado de
flujo de efectivo)
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3.1.3 Moneda
Si una empresa cambia de moneda el sistema debe tener la inteligencia para
detectar que desde cierto periodo en adelante se utilizará una monedadistinta.
Poder visualizar las eliminaciones en distintas monedas.
3.1.4 Formularios
Que formularios muestren empresas en orden alfabético o por jerarquía.
Que formularios vinculados (detalle de apertura de cuentas IC por rut) incluyan solo
empresas activas.
Generar alarmas para evitar imputación errónea en formularios vinculados o carga
automática de códigos inactivos.
Reportes puedan apuntar a datos ICP (Inter Company) en formularios vinculados.
3.1.5 Presupuesto
Consolidar Presupuesto.
Cargar presupuesto desde SAP
3.1.6 Sistema
Solución debe soportar los idiomas Inglés, Español y dejar campo abierto para en un
futuro poder agregar portugués u otros idiomas.
Que los usuarios no puedan escoger la etiqueta para los asientos, sino que estos se
creen con un correlativo automático desde el sistema: Para evitar desorden (por
ejemplo código de empresa con un correlativo numérico al lado y se receten por
mes).
Que al seleccionar en un asiento el código de una empresa se muestre la descripción
de esta. Que no se muestren (ocultar) dimensiones que no se utilizan.
Semáforo de cierre mensual disponible para cada perfil de usuario, indicando la
última fecha de modificación, así sabemos si hubo o no modificaciones después del
cierre mensual.
Datos exportados desde los reportes de la solución se muestren en Excel como
valores y no como texto.
Evitar diferencias IC a causa de sociedades que cambian de moneda de entidad.
El modelo tendrá información histórica desde el año 1986, sin embargo se deberá
poblar con información transaccional desde el año 2012.
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3.2 Requerimientos de Administración del Proceso
3.2.1 Cierre Mensual
Permitir hacer cierres por empresas o grupos y que estas sólo puedan modificarse
con la autorización del grupo padre. Lo anterior significa que la carga de datos debe
respetar las empresas que ya hayan realizado el cierre, y por lo tanto una vez
informado el cierre no se puedan hacer modificaciones sin autorización de los
padres.
Contar con una aplicación visual que indique en que etapa del proceso se encuentra
el traspaso de datos desde sistemas con controladores que garanticen la calidad de
los datos.
3.2.2 Sistema
No permitir ingresar datos en empresas desactivadas
Si el periodo se encuentra cerrado en la solución de consolidación, una nueva
actualización en la contabilidadno deberá modificar automáticamente la
información ya existente a menos que así lo desee el administrador de la
consolidación.
Tener un informe visual que muestre para cada envío de datos al usuario, historial
de envío de cargas por mes, día, hora etc. Con status de carga (que muestre si está
pendiente, en proceso o si ya fue cargado en la solución de consolidación), lo que
permita saber en que estado se encuentra el cierre.
Nuestro modelo actual, para efectos de reportería en USD nos exige realizar un
proceso llamado conversión monetaria, que simplemente divide la moneda de la
entidad en cuestión por su tipo de cambio. Este proceso requiere ir empresa por
empresa presionando un botón y queremos que se haga de forma automática o con
un sólo click.
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3.3 Requerimientos de Integración de Datos
Actualización automática entre SAP o Ultragestión y BPC para casos en que existan
nuevos cebes, cecos, sociedades o cuentas.
Que el traspaso de datos desde SAP y desde el sistema contable antiguo
(Ultragestión, que en 3 años más desaparece) a BPC funcione a la perfección (un
traspaso de datos de sistema bien desarrollado) y con la menor intervención
humana posible.
Utilizar plan de cuentas homologado al plan de cuentas SAP
Facilitar incorporación en BPC de empresas que ingresan a SAP (ya sea porque son
nuevas o porque están pasando desde el sistema contable antiguo a SAP).
Permitir que empresas que no consoliden pero se encuentran en nuestros sistemas
se carguen en BPC para efectos de gestión.
Contar con una aplicación o interfaz que permita el correcto traspaso de los costos
de acuerdo a la estructura del grupo.
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3.5 Requerimientos de Reporting
3.5.1 Reportes Legales y de Gestión
Reconstruir en la nueva solución los reportes actualmente existentes en actual
solución HFM (CONCORDE I).
Programar indicadores de gestión (Reporte de variación de más del 10% por
empresa, validadores por reporte, alerta de venta negativa).
Reportes de Control mensual (Actual/Budget).
Reportes que comparen (Actual/Budget).
Dash Board (Web análisis Studio), Semáforo y variaciones mayores a 10% por
empresa.
Reporte de KPI: Días de cierre y Diferencias IC.
Alarmas de variaciones de ratios de liquidez y endeudamiento, que informen
automáticamente a la empresa individual y al consolidador.
Reportes Legales y de Gestión de M3, M5 y EBITDA por empresa.
Reportes de EEFF detallados (Balance y EERR).
Que el reporte que muestra las diferencias intercompañía, sólo muestre a empresas
que consolidan.
Reporte de Estados Financieros consolidados debe indicar periodo y fecha, hora de
emisión.
Portal de web con reportes principales.
Reporte de Consolidación debería permitir comparar distintos períodos, en formato
Balance Clasificado.
Reporte de consolidación que compare periodos: Programación de un reporte que
cumpla esto.
Transacciones (en ingresos y costos) en BPCdeberían permitir su reporte individual y
consolidado, por compras y ventas, para esto se requiere una carga con el detalle
transaccional.
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4 Anexo I: Reportes IFRS
4.1 Documento IFRS Estados Financieros Dos Volcanes
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5 Anexo II: Plan de Cuentas
5.1 Tipo de Traspaso
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6 Anexo III: Integración Actual SAP - HFM
Integración SAP-HFM
Algunos Conceptos
• PI (Process Integration) Herramienta de SAP que permite integrar SAP con Sistemas
Legados, tanto de SAP al Legado como del Legado a SAP (en este caso HFM).
Saldo
• Se envía a HFM el Saldo por cuenta contable a la fecha que se está generando la
información. Esto incluye cuentas de activo, pasivos e ingresos no operacionales. No
incluye cuentas que se traspasan por otros métodos descritos más adelante.
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Saldo por RUT
• Se envía a HFM el Saldo a la fecha que se está generando el reporte, totalizado por
Código de Deudor o Acreedor y por cuenta contable. Para CXC, CXP e Inversiones en
Empresas Relacionadas.
• Tanto las cuentas contables como los códigos de empresas relacionadas son
homologadas en PI.
• Problemática
Subreparto CO
• Para cuentas de Costos y Gastos se envía a HFM el saldo por clase de costo
secundaria, una vez generado proceso de Subreparto en Controlling.
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Detalle de Ingresos y Costos
• Se debe enviar para las cuentas de ingresos y costos el detalle de cada transacción
imputada con el fin de que esta sea analizada con la información que envían otras
sociedades, y así realizar eliminación de ingresos intercompany.
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7 Anexo IV: Solución Actual HFM
7.1 Análisis y Diseño de Proyecto Concorde I
Anexo IV - Análisis y
Diseño Concorde I.pdf
Presentación Grupo
Ultramar.pdf
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7.4 Arquitectura Actual Plataforma Hyperion
U-HFMST U-HFMBD
Windows Services (Open Ldap; Print Server; ODI) Database for HFM
Dell PowerEdge 1950 Dell PowerEdge 1950
Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition with SP2 Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition with SP2
6 GB of memory 16 GB of memory
1 Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core) 2 Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core)
2 SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1 2 SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1
U-HFMWEB U-ESSBASE
HFM (Foundations;BI;IIS;WebLogic;Planning;HFM Database for Planning
Services) Dell PowerEdge 2950
Dell PowerEdge 1950 Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition x64 with SP2
Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition with SP2 8 GB of memory
8 GB of memory 2 Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core)
2 Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core) 4 SAS Physical Disk to 136 GB on Raid 5
2 SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1
ESSBASE (VERSION 11.1.1.3)
Usuarios HFM/
Planning 26