SGVA - INSTRUCTIVO PROCESOS DE SELECCIÓN

COORDINACION NACIONAL SERVICIO A LA EMPRESA Y SERVICIO AL CLIENTE

DIRECCIÓN DE EMPLEO Y TRABAJO – DIRECCIÓN GENERAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTÁ
GC-F -005 V. 01

2019
SGVA - Manual de fiscalización V 1.0

Contenido
SGVA - INSTRUCTIVO PROCESOS DE SELECCIÓN ........................................................................ 1
Consideraciones ..................................................................................................................... 3
Creación de procesos de selección......................................................................................... 4
¿Cuáles son las condiciones que identifican a un aprendiz como disponible? ...................... 8
Aplicación del aprendiz a procesos de selección.................................................................. 10
Aplicación de aprendices desde el módulo empresa ....................................................... 10
Aplicación de aprendices desde el módulo aprendiz ....................................................... 12
Aprendices aplicados ............................................................................................................ 14
Módulo empresa. ............................................................................................................. 14
Módulo de aprendiz ......................................................................................................... 16
Cierre de aplicaciones........................................................................................................... 19
Cierre del proceso empresa.............................................................................................. 19
Registro observación del aprendiz ................................................................................... 20
Cierre de la solicitud ............................................................................................................. 22

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Consideraciones

1. Cualquier empresa con acceso al SGVA podrá crear procesos de selección.

2. Los procesos de selección van dirigidos a aprendices SENA.
3. Una empresa no puede tener dos solicitudes abiertas con la misma especialidad en el
mismo departamento y la misma ciudad.
4. Un aprendiz no puede participar dos veces en la misma solicitud
5. Los aprendices no se pueden postular a un proceso de selección si se encuentra
relacionado en otro que no haya terminado.
6. Si tiene alguna observación del contenido de esta instructivo o desea que un tema
sea tenido en cuenta para este o correcciones del contenido actual, por favor hacerle
llegar sus observaciones al administrador del sistema.

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Creación de procesos de selección

Los procesos de selección son oportunidades de contrato de aprendizaje que las empresas
publican en el SGVA para aprendices SENA.

Para crear un proceso de selección es necesario que la empresa acceda a la opción Solicitar
aprendices.

En esta funcionalidad la empresa encontrará en la parte superior la opción de Crear nueva

solicitud. En la parte intermedia de la pantalla el empresario encontrará las solicitudes de
aprendices que se encuentran en estado requeridas. Y por último en la tabla inferior se
relacionan las solicitudes de contrato de aprendizaje que ya han sido terminadas.

Al pulsar el botón de Crear nueva solicitud aparecerá el formulario de creación de solicitudes

de aprendices.

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Para la creación de una nueva solicitud es necesario diligenciar todos los campos del
formulario de la siguiente forma:

- Departamento: es el departamento en el cual se llevará a cabo la búsqueda de

aprendices y el contrato de aprendizaje.
- Ciudad: es la ciudad en la cual se llevará a cabo la búsqueda de aprendices y el
contrato de aprendizaje.
- Dirección: la ubicación donde se llevará a cabo el proceso de selección.
- Persona de contacto: con quien los aprendices podrán contactarse para iniciar el
proceso de entrevista.
- C.C.: Cédula de ciudadanía de la persona de contacto. Este dato solo es usado para
llevar el registro de la solicitud en CRM.
- Correo electrónico: este es el de la persona de contacto por medio del cual el
aprendiz podrá contactarse.
- Teléfono: este es el de la persona de contacto por medio del cual el aprendiz podrá
contactarse.
- Extensión (opcional): en caso en que el teléfono tenga una extensión.

Al presionar el botón Buscar especialidad el SGVA mostrará una ventana emergente con las
especialidades que tiene aprendices disponibles en el departamento y ciudad seleccionada.

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Al seleccionar una especialidad de la lista el SGVA mostrará la descripción de la especialidad y

la cantidad de aprendices disponibles de la misma en el departamento y ciudad seleccionada.

La empresa podrá filtrar las especialidades por Departamento o ciudad, tipo de certificación
y/o palabra clave. Al usar cualquiera de los tipos de filtro se debe pulsar el botón Filtrar y el
SGVA mostrará solo las especialidades que cumplan con las condiciones de búsqueda.

Cuando se haya encontrado la especialidad requerida se debe pulsar el botón Seleccionar

especialidad.

Una vez seleccionada la especialidad el SGVA habilitará los campos restantes del formulario
de creación de la solicitud de aprendices:

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- Perfil del aspirante: en este campo debe registrar las habilidades y/o destrezas extras
a la formación que opcionalmente requiere la empresa en el aprendiz a seleccionar.
- Funciones a desarrollar: en este campo por favor diligencie las tareas que
desarrollará el aprendiz seleccionado en la empresa.
- Cantidad de aprendices: este campo reflejará la cantidad de aprendices que la
empresa desea contratar con la solicitud a crear
- Fecha de cierre: es la fecha en la cual la empresa cerrará el proceso de selección.

Al diligenciar todo el formulario la empresa debe pulsar el botón Crear solicitud de

aprendices.

En la parte superior de la funcionalidad encontramos la opciones Volver a solicitudes, Cargar

última solicitud y Ver tutorial.

La opción Ver tutorial le muestra al empresario como crear una nueva solicitud de
aprendices.

Con la opción Cargar última solicitud el SGVA cargará todos los datos de la creación de la
última solicitud de aprendices con excepción de la especialidad la cual está sujeta a la
disponibilidad de aprendices.

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¿Cuáles son las condiciones que identifican a un aprendiz como disponible?

La información de los aprendices se conforma de varios aspectos:

- Información del aprendiz.

- Información académica.
- Información de procesos de selección.
- Información contractual.

Un aprendiz debe tener información de identificación, básica y de contacto. Esto es la

información del aprendiz. Ejemplo, entre otros datos:

Tipo de Número de Nombre Departamento Ciudad

documento documento

C.C. 1.100.100.100 Juan Diaz Norte de Cúcuta

Santander

Cada aprendiz tiene una o más datos académicos. Esto se ve en cada formación académica
que haya sido registrada en el SGVA. Ejemplo:

Tipo de Número de ID académico Entidad de Especialidad Regional

doc. documento formación

C.C. 1100100100 001 SENA Técnico en Norte de

Sistemas Santander

C.C. 1100100100 002 SENA Tecnólogo en Bogotá

ADSI

Como se puede observar en el ejemplo la información académica pertenece al aprendiz pero

cada una se identifica con un número diferente (001 y 002).

En el caso de la información de procesos de selección se tiene en cuenta la información

académica. Un proceso de selección se crea con una especialidad, un departamento y una
ciudad. Para que un aprendiz aplique a dicho proceso debe cumplir con estos parámetros. En

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ese orden de ideas la postulación a un proceso de selección la hace la información académica

más no la información del aprendiz.

Un caso similar ocurre con la información contractual. El contrato está relacionado con la
información académica del aprendiz.

Basándonos en todo lo anteriormente expuesto, el SGVA determina si un académico-

aprendiz está disponible bajo las siguientes condiciones:

- Que la información académica no tenga contratos registrado (a excepción de los

contratos terminado con estado TERMINADO POR PRACTICA O ACUERDO o
COMPENSADO TERMINADO POR PRÁCTICA O ACUERDO).
- Que la información académica no esté relacionada en aplicaciones abiertas.
- Si la información académica está relacionada en aplicaciones cerradas, la
observación del aprendiz debe estar registrada en cada una de ellas.
- El estado de la información del aprendiz debe ser Disponible.

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Aplicación del aprendiz a procesos de selección

La aplicación de aprendices a los procesos de selección se puede hacer desde el módulo de

empresa o desde el módulo del aprendiz.

Aplicación de aprendices desde el módulo empresa

Para que la empresa aplique aprendices a sus solicitudes debe dirigirse a la opción Buscar
aprendices.

Esta funcionalidad reflejará las solicitudes de aprendices con estado Requerido. Si la empresa
no tiene solicitudes con dicho estado no podrá postular aprendices.

Cada solicitud tiene dos botones Ver detalle y Ver aprendices.

Ver detalle muestra una ventana emergente con la información básica de la solicitud.

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Ver aprendices muestra todos los aprendices que están disponibles para la solicitud.

Como primera opción el SGVA listará todos los aprendices que están disponibles en el
departamento de la solicitud. La empresa podrá usar los filtros que se encuentran en la parte
superior de la tabla. Puede filtrar solo los aprendices de una ciudad o buscar un aprendiz en
específico por su número de documento de identidad.

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Es necesario aclarar que para poder citar al aprendiz este debe cumplir con las tres
condiciones de la solicitud:

- Especialidad
- Departamento de la solicitud debe ser igual al departamento de la formación
académica
- Ciudad de la solicitud debe ser igual a la ciudad de los dato de ubicación del aprendiz
(información del aprendiz).

Al cumplir con dichas condiciones la empresa podrá aplicar al aprendiz a la solicitud.

Para citar al aprendiz es necesario pulsar el botón Detalle que se encuentra al lado izquierdo
de la tabla de resultados. Este botón mostrará en una ventana emergente la información del
aprendiz. Si el aprendiz cumple con las tres condiciones la ventana emergente mostrará el
botón Citar aprendiz. En caso contrario la ventana emergente mostrará un mensaje en rojo
indicando del porque la empresa no puede citar al aprendiz.

Aplicación de aprendices desde el módulo aprendiz

Para que el aprendiz pueda aplicar a los procesos de selección disponibles en el SGVA debe
dirigirse a la opción Buscar empresas.

En la parte superior de la funcionalidad el aprendiz podrá encontrar filtro de búsqueda

(departamento, ciudad y/o nombre de la empresa).

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Una vez encontrada la solicitud a la cual dese aplicar, el aprendiz debe pulsar el botón Ver –
Aplicar. El SGVA mostrará más detalles de la solicitud. En la parte inferior el aprendiz podrá
encontrar el botón de Aplicar el cual los aplica a la solicitud.

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Aprendices aplicados

Módulo empresa.
La empresa podrá consultar cuales aprendices se han aplicado a su solicitud. Esto lo puede
hacer por la opción Consultar aplicaciones.

El SGVA muestra en la parte intermedia de la pantalla las aplicaciones activas y en la tabla

inferior las aplicaciones que ya han sido cerradas.

Para el caso de las aplicaciones activas el SGVA otorga opciones de búsqueda (Departamento
y/o Número de documento del aprendiz).

Cada aplicación abierta mostrará la información de identificación del aprendiz, la

especialidad y la ciudad y departamento de la solicitud a la cual aplicó. De igual manera tiene
el botón Ver detalle aprendiz, el cual muestra a más detalle la información del mismo.

Para las aplicaciones terminadas el SGVA listará los aprendices y cada resultado tendrá el
botón Detalle el cual muestra el detalle de como finalizó el proceso de selección.

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Si la empresa quiere ver todos los aprendices aplicados a una solicitud en específico, debe
dirigirse a la opción Solicitar aprendices, pulsar Editar de la solicitud, y si la misma tiene
aprendices aplicados, la ventana emergente mostrará el botón Ver aprendices postulados.

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Módulo de aprendiz
El aprendiz puede consultar en que proceso de selección se encuentra aplicado. Esto los
puede hacer a través de la opción Consultar aplicaciones.

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Con los procesos de selección abiertos el aprendiz podrá consultar el detalle del proceso de
selección al cual ha aplicado o fue aplicado por la empresa.

En el caso de los procesos de selección cerrados, el SGVA listará todos los procesos con el
botón Detalle el cual permite ver como finalizó el proceso de selección.

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Cierre de aplicaciones

El cierre de aplicaciones se compone de dos partes:

- El cierre del proceso por parte de la empresa.

- El registro de la observación por parte del aprendiz.

Cierre del proceso empresa

Para que la empresa pueda cerrar la aplicación debe dirigirse a la opción Consultar
aplicaciones del menú.

Una vez encontrado el aprendiz al cual le desean finalizarla aplicación se debe seleccionar el
botón Ver/editar detalle proceso.

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La empresa debe seleccionar una de las opciones de la lista Detalle y registrar una
observación del cierre de la aplicación. Una vez diligenciado esto se debe pulsar el botón
Guardar cambios. Con estos pasos la aplicación quedará terminada.

Registro observación del aprendiz

Una vez que la empresa haya cerrado la aplicación, el aprendiz debe dirigirse a la opción
Consultar aplicaciones del menú lateral.

En la aplicación abierta el SGVA mostrará el botón Registrar observación. Si la aplicación no

ha sido cerrada por la empresa, este botón no aparecerá.

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Una vez realizado estos pasos el SGVA determinará el estado del aprendiz y si es disponible el
aprendiz podrá aplicar a otra solicitud.

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Cierre de la solicitud

Para cerrar las solicitudes de aprendices la empresa debe dirigirse a la opción Solicitar
aprendices del menú lateral.

En las solicitudes abiertas pulsar el botón Editar de la solicitud que se quiere cerrar

En la parte superior la empresa debe seleccionar de la lista el estado en el cual se cerrará la

solicitud y pulsar el botón Cambiar estado en la parte inferior de la ventana emergente.

Si la solicitud tiene aplicaciones abiertas el SGVA las cerrará automáticamente y habilitará el

registro de la observación a cada aprendiz.

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