IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO PARA UNA BUENA

GESTIÓN EMPRESARIAL

Por: Jeniffer Zuleta Cardona

INTRODUCCION

Es de suma importancia que los directivos de las empresas como el personal

encargado dominen a cabalidad todo lo relacionado con los conceptos técnicos y los
lenguajes archivísticos, implementados en la Ley 594 del 2000.

De donde establece claramente una definición muy clara sobre la Gestión Documental1;

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo

y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Entre otras tantas definiciones importantes, reglas y principios generales que regulan
esta función archivística del Estado, y su ámbito de aplicación.

Los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y cultural;

pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país, pasada su vigencia y muy
importantes a la hora de toma decisiones basándose en sus antecedentes en su historia.

“…los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,

económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio
de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano”.

Colombia, históricamente siempre ha padecido por así decirlo; de la corrupción en

todos los niveles. Ya que somos uno de los países productores y exportadores de droga,
existe el lavado de activos, la guerrilla, los paramilitares, la corrupción en la política; y no
terminaríamos de mencionar tantas flaquezas humanas. Que son quizás el promotor de
la pobreza, las guerras, la desigualdad y muertes en el territorio colombiano.

No es raro que existan empresas públicas o privadas que no quieren seguir las reglas
y principios del gobierno estatal. Porque lo más probable es que su patrimonio, su

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http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/ley_594_2000.pdf
actividad como tal no sea legal. Debería existir una conciencia de emprendimiento en
aras del mejoramiento de vida de los habitantes del territorio colombiano.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y

manejo de los documentos. El profesional en documentación de la información
archivística; debe tener plena conciencia de la gran importancia de los archivos, que se
debe ser multiplicador y promotor de la buena costumbre de organizar los archivos. Solo
si somos persistentes y se da el ejemplo; podemos soñar con que algún día Colombia,
contará con un orden como parte de las políticas del Estado Colombiano. Que el trabajo
del Archivo General de la Nación vale la pena implementarlo y mejorarlo cada día más.

Por muy antiguos que sean ciertos documentos; ya no existe la labor de desecharlos.
Sino que se deben proteger y guardar. Aplicándoseles las técnicas adecuadas para tal
fin. En busca de dar respaldo a cualquier gestión y perpetuando nuestra historia.

Las instituciones y empresas2 deben tomar conciencia de la importancia de la

conservación, clasificación y ordenación de los archivos, deben dar estricto cumplimiento
a la norma, que es de mucha importancia la conservación de la documentación que se
genera día a día en sus actividades, como también tener un acceso fácil al manejo y
consulta de los documentos recibidos y generados, preservando así su memoria
institucional y brindando un adecuado servicio de información a los usuarios internos y
externos.

Es por eso que los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa
y cultural; pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país.

Podría decirse que la importancia de la conservación del archivo para una buena
gestión empresarial; se planifican en una serie de principios fundamentales que se
acogen perfectamente a lo establecido por ley. Estos lineamientos o principios serian en
su orden:

 Principio de institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos generados son

un respaldo en la gestión administrativa, económica, política y cultural sino también en
el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras,
contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.

 Principio de responsabilidad: Los servidores públicos son los responsables de la

organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Que debe ser cumplidas
tanto como por las entidades públicas y privadas con funciones públicas para su mayor
eficiencia en la gestión.

 Principio de dirección y coordinación de la función archivística: El gobierno ha

designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y coordinar la
actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por este. Esta entidad
ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado

2
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proteger la riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica
la Constitución Política del país.

 Principio de administración y acceso: Deben proporcionarse las condiciones y

aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la organización y administración de
los archivos, proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite
con las excepciones de ley.

 Principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los

lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la
producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública,
permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna
para quien requiera consulta e información.

 Principio de modernización: Es por ello que la modernización es parte de la

organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con su función y
se aprovechara mejor este recurso. Son los documentos donde se ha registrado
información, sea cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las
actividades o gestiones de un país entero

 Principio de interpretación: Para la adecuada interpretación y aplicación de esta

ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la capacitación y
acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas con funciones públicas
en la modernización y organización de sus archivos.

El sistema nacional de archivos está constituido por órganos asesores, coordinadores

y ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de la Nación, los archivos
de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa,
territorial y por servicios.

Esto con el fin de que los programas de organización de archivos se desarrollen no

solo bajo los principios y políticas y normas ya establecidas, sino para que esta operación
sea debidamente coordinada y descentralizada.

El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y seguimiento se
logre conocer y controlar la información y sus soportes en todas las entidades, pues bien
sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la corrupción, el no poseer pruebas por
falta de organización y control de los archivos que ha impedido que la ley se aplique a
muchas personas.

CONCLUSIONES:

 Crear conciencia acerca de su importancia que no solamente le compete al

gobierno nacional o a las empresas ya sean públicas o privadas, nos compete a
 nosotros también como ciudadanos responsables y debemos contribuir para que
este sueño se cumpla.

 La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de
los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según
organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos
organismos están obligados a organizar sus archivos.

 Todos y cada uno de los profesionales en administración archivística debemos

saber cuál es la situación de los archivos en la empresa para la cual laboramos,
si aún no se ha propuesto un programa de gestión documental, es nuestra
responsabilidad, con el firme propósito de ser propiciar un ambiente de orden.

 Es muy importante para la vida laboral la sensibilización y capacitación del

personal de la empresa, pues la administración de la información requiere de la
importancia y las prácticas documentales adecuadas para poder brindar un
soporte bien estructurado para la empresa.

 Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la

administración documental de la institución.

BIBLIOGRAFIA

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=290
http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/MEDIDAS-DE-CONSERVACION-Y-
MANEJO/1754301.html
http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/ley_594_2000.pdf
http://es.slideshare.net/NILENSE/la-importancia-de-la-gestion-documental-en-el-
desempeo-profesional