GGD-Anexo2-Diagnostico-GD - 2016 PDF

INFORME
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

SUPERSALUD 2016
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA – SECRETARIA GENERAL
Bogotá, D.C., Junio de 2016
COFL02 Página 1 de 39
Contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................4
1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS .......5
1.1 ALCANCE ................................................................................................................ 5
1.2 OBJETIVO ............................................................................................................... 5
1.3 METODOLOGÍA ...................................................................................................... 5
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA. ......................7
2.1 PLANEACIÓN: ......................................................................................................... 8
2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN ........................................................................ 9
2.3 TRANSFERENCIA ................................................................................................. 15
2.4 DISPOSICIÓN FINAL ............................................................................................ 16
2.5 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO .............................................. 18
3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................18
3.1 PLANEACIÓN ........................................................................................................ 19
3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 23
3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL:............................................................... 23
3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 24
3.5 TRANSFERENCIA ................................................................................................ 25
3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 25
3.7 PRESERVACIÓN ................................................................................................... 26
3.8 VALORACIÓN ...................................................................................................... 27
3.9 ACCESO A LOS DOCUMENTOS ........................................................................ 27
4. CAMPAÑAS DE INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................................28
4.1 CAMPAÑA SOL: MARATÓN DE ARCHIVOS 1- FOTOGRAFÍAS. ...................... 28
4.2 CAMPAÑA SOL - MARATÓN DE ARCHIVOS 2 VISITAS INSPECTIVAS ........... 29
4.3 MARATÓN DE ARCHIVOS 3: LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS ............ 32
4.4 ACCIÓN DE MEJORA ARCHIVÍSTICA .................................................................. 34
5. COMPARATIVO DEL DIAGNOSTICO CON LO INFORMADO EN EL FURAG Y EL
INFORME DE CONTROL INTERNO .............................................................................................37
6. CONCLUSIONES .......................................................................................................................38
INTRODUCCIÓN
Con relación a la nueva normatividad archivística emitida por el Archivo General de la

Nación, el Ministerio de Cultura y especialmente lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015
donde se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, en la cual se definen
los instrumentos mínimos de Gestión Documental y la estructura que los mismos deben
contener en concordancia con las funciones asignadas en la Resolución No.180 de 2014,
artículo 26, se hace necesario la revisión continua de la administración documental en toda
la entidad de acuerdo con las normas archivísticas vigentes, con el fin de garantizar la
adecuada administración, conservación y preservación del patrimonio documental de la
Entidad de conformidad con la estructura adoptada mediante el Decreto 2462 de 2013.
En este sentido, se determinó realizar el seguimiento al estado actual de la administración

documental en todos los Archivos de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, con
la iniciativa del Grupo de Gestión Documental liderado por la Ingeniera Lina Isabel Centeno
Dávila y con el Apoyo de la Secretaría General.
Por lo anterior, se radicó el NURC 3-2016-003824 del día 26 de febrero de 2016 informando
que entre los días del 7 de marzo al 29 de abril del año en curso, se llevaría a cabo la
recopilación de información con las encuestas y las visitas de verificación en todas las
oficinas / dependencias de la entidad para la recopilación de los datos por parte de tres
funcionarios del Grupo de Gestión Documental:
 Profesional Especializado Luis Jorge Moreno Feo, Ingeniero Industrial

 Profesional Especializado Diana Carolina Sánchez Sepúlveda, Archivista
 Profesional Especializado Vianney Lucía Garzón, Archivista
En quienes estuvo la responsabilidad sobre la captura y análisis de toda la información.
1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
1.1 ALCANCE
Determinar el estado actual de la Gestión Documental en la Entidad en cuanto al

cumplimiento normativo y procedimental.
1.2 OBJETIVO
Establecer el estado actual de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de

Salud, frente a las últimas actualizaciones normativas para definir las estrategias sobre la
planeación en los instrumentos Plan Institucional de Archivos-PINAR y el Programa de
Gestión Documental-PGD.
1.3 METODOLOGÍA
Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos se recolectó información de

varias fuentes como:
* En cada una de las Oficinas o Dependencias de la

1. Diligenciamiento de la encuesta Entidad (se tomaron 36 dependencias, las enunciadas
Diagnóstico en el organigrama y los Grupos de la Secretaria
General con los de la Oficina Asesora Jurídica)
* Maratón de Archivos 1. Toma de Fotografías.
*Maratón de Archivos 2. Capacitación y calificación de
2. Realización de la campaña SOL
puestos de trabajo.
* Maratón de Archivos 3. Laboratorio de archivos.
* Reporte de avance del FURAG
3. Revisión de informes
* Informe de la Oficina de Control Interno
Así mismo, se tomó información con base en la herramienta de recolección de información

para el análisis normativo y metodológico en lo referente a los requerimientos de la Gestión
Documental encontrando como resultado, la encuesta aplicada para el Diagnóstico Integral
de Archivos.
Esta actividad se realizó según el cronograma planteado, dejando como evidencias registros
de asistencia, correos electrónicos, aplicación de encuestas y memorandos respondidos por
las oficinas requeridas. Es importante anotar que el análisis de la información pudo
realizarse, una vez fueron respondidos los requerimientos por las dependencias mediante el
memorando NURC 3-2016-003824.
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN 2016

MESES M ARZO A B R IL
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
DIAS
7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 28 29 30 31 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29
D E S P A C H O D E L S UP E R IT E N D E N T E N A C IO N A L D E S A LUD
O F IC IN A A S E S O R A J UR ID IC A
Grupo de A po yo Jurídico ,
Grupo de Tutelas,
Grupo de Co bro ,
Grupo de Co ncepto s
Grupo de Defensa Judicial.
O F IC IN A A S E S O R A D E P LA N E A C IÓ N
O F IC IN A D E M E T O D O LO G Í A S D E S UP E R V IS IÓ N Y A N A LIS IS D E
R IE S G O S
O F IC IN A A S E S O R A D E C O M UN IC A C IO N E S E S T R A T ÉG IC A S E
IM A G E N IN S T IT UC IO N A L
O F IC IN A D E T E C N O LO G Í A S D E LA IN F O R M A C IÓ N
O F IC IN A D E C O N T R O L IN T E R N O
O F IC IN A D E C O N T R O L IN T E R N O D IS C IP LIN A R IO IN T E R N O
D E S P A C H O D E L S UP E R IT E N D E N T E D E LE G A D O P A R A LA
S UP E R V IS IÓ N D E R IE S G O S
DIRECCIÓN P A RA LA SUP ERVISIÓN DE RIESGOS ECONÓM ICOS
DIRECCIÓN P A RA LA SUP ERVISIÓN DE RIESGOS EN SA LUD
P R O T E C C IÓ N A L US UA R IO
DIRECCIÓN DE A TENCIÓN A L USUSA RIO
DIRECCIÓN DE P A RTICIP A CIÓN CIUDA DA NA
S UP E R V IS IÓ N IN S T IT UC IO N A L
DIRECCIÓN DE INSP ECCIÓN Y VIGILA NCIA P A RA ENTIDA DES
A DM INISTRA DORA S DE P LA NES DE B ENEFIFICIOS
DIRECCIÓN DE INSP ECCIÓN Y VIGILA NCIA P A RA P RESTA DORES DE
SERVICIOS DE SA LUD
DIRECCIÓN DE INSP ECCIÓN Y VIGILA NCIA P A RA ENTIDA DES DEL ORDEN
NA CIONA L
DIRECCIÓN DE INSP ECCIÓN Y VIGILA NCIA P A RA ENTIDA DES DEL ORDEN
TERRITORIA L
D E S P A C H O D E L S UP E R IT E N D E N T E D E LE G A D O P A R A LA S
M E D ID A S E S P E C IA LE S
DIRECCIÓN DE M EDIDA S ESP ECIA LES P A RA ENTIDA DES
A DM INISTRA DORA S DE P LA NES DE B ENEFICIOS
DIRECCIÓN DE M EDIDA S ESP ECIA LES P A RA P RESTA DORES DE
SERVICIOS Y LA S ENTIDA DES DEL ORDEN TERRITORIA L
D E S P A C H O D E L S UP E R IT E N D E N T E D E LE G A D O D E P R O C E S O S
A D M IN IS T R A T IV O S
F UN C IÓ N J UR IS D IC C IO N A L D E C O N C ILIA C IÓ N
G R UP O D E C O N C ILIA C IÓ N
SEC R ET A R Í A GEN ER A L
Grupo de No tificacio nes
Grupo de Talento Humano
Grupo de No mina
S UB D IR E C C IÓ N A D M IN IS T R A T IV A
Grupo de Co ntratació n
Grupo Gestió n Do cumental
Co rrespo ndencia
Grupo de Recurso s Físico s
S UB D IR E C C IÓ N F IN A N C IE R A :
Grupo de Teso rería,
Grupo de Co ntabilidad
Grupo de P resupuesto
Grupo de Cartera.
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA
Con base en el marco normativo archivístico y del análisis a las respuestas registradas en la
encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos.
Algunas preguntas correspondieron a preguntas cerradas, de acuerdo al siguiente ejemplo:
PONDERACIÓN
SI 1
NO 0
Por lo tanto, el análisis de los ítems establecidos en la encuesta presentó unas condiciones
según el resultado de cumplimiento identificado como:
 El porcentaje más alto como positivo
 El porcentaje más bajo como negativo.
A continuación se registra el estado en que se encuentran cada proceso de la Gestión

Documental.
2.1 PLANEACIÓN
GRÁFICO 1. CONOCIMIENTO PROGRAMA VS POLITICA GESTIÓN

DOCUMENTAL
Programa de Política
Gestión Gestión
Documental Documental
47% 53%
De las 36 dependencias encuestadas, el 47% informa que conoce el Programa de Gestión

Documental (PGD), y el 53% manifiesta conocer la Política de Gestión Documental, lo que
se demuestra una participación media en las diferentes dependencias, y mediano interés de
los responsables, en aplicar las directrices de la administración frente a la Política y del
Programa de Gestión Documental.
El listado de las dependencias que manifiestan no conocer los dos aspectos antes
enunciados, son:
Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental

Despacho del Superintendencia Delegada para la Despacho del Superintendencia Delegada para la Supervisión
1 1
Supervisión Institucional Institucional
Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades
2 2
Servicios de Salud Administradoras de Planes de Beneficios
Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Orden
3 3
Orden Territorial Territorial
Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales
4 4
(Despacho y las dos Direcciones) (Despacho y las dos Direcciones)
Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental
Despacho del Superintendencia Delegada para la Despacho del Superintendencia Delegada para la Supervisión
1 1
Supervisión Institucional Institucional
Despacho Superintendencia Delegada de Procesos Despacho Superintendencia Delegada de Procesos
5 5
Administrativos Administrativos
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y
6 6 Secretaria General - Grupo de Notificaciones
Conciliación - Grupo De Conciliación
7 Secretaria General - Grupo de Notificaciones 7 Oficina de Control Disciplinario Interno (no informa)
8 Secretaria General - Grupo de Talento Humano
9 Subdirección Administrativa - Grupo De Contratación
10 Subdirección Administrativa - Grupo de Recursos Físicos
Como se observa en el cuadro anterior, la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional, la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales, la
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos y los Grupos de Talento Humano,
Notificaciones, Recursos Físicos y Contratación, son las dependencias que manifiestan
desconocer la Política y el Programa de Gestión Documental.
 Se recomienda respetuosamente,
Incluir en nuestros planes de gestión y estratégicos, acciones para fortalecer el conocimiento

de la Política y el Programa de Gestión Documental en las áreas que manifestaron no
conocerlo.
2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN
Este proceso archivístico se evidencia en la gráfica 2 con la ponderación de los interrogantes

que a continuación se enuncian:
1. ¿La documentación que se encuentra en el Archivo de Gestión está organizada de

acuerdo al procedimiento organización de archivos?
2. ¿Conoce las 3 versiones de TRD de la Superintendencia?
3. ¿Aplica la TRD?
4. ¿Diligencia el formato de Inventario Documental GDFT011?
5. ¿El inventario documental de todo su archivo de gestión está actualizado?
6. ¿La documentación que administra es proporcional a los estantes asignados?
7. ¿En los estantes para archivo de documentos de gestión se almacenan otros
elementos?
8. ¿El jefe de la dependencia participó en la elaboración de la última versión TRD de la
dependencia?
9. ¿La documentación producida originalmente en medio físico (papel), se digitaliza o
escanea para su utilización en sistemas electrónicos?, ¿El documento escaneado
queda como imagen?.
10. ¿El documento escaneado queda como imagen?
11. ¿La documentación que se publica en la página web puede ser impresa, editada,
ensamblada, copiada, permite la extracción de páginas, realizar comentarios, rellenar
campos de formularios, entre otros?
12. ¿La apertura de carpetas en los Archivos de Gestión obedece estrictamente a la
aplicación de la tabla de retención documental -TRD?
13. ¿Los archivos de la dependencia /oficina cuentan con inventarios documentales?
GRAFICA 2. ESTADO DE LA PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN
¿La documentación que se encuentra en el

Archivo de Gestión esta organizada de acuerdo al
procedimento organización de archivos ?
¿Los archivos de la dependencia /oficina cuentan 12% ¿Conoce las 3 versiones de TRD de la
con inventarios documentales?
8% Superientendencia ?
10%
8% 8%
¿La apertura de carpetas en los Archivos de 8%
Gestión obedece estrictamente a la aplicación de ¿Aplica la TRD ?
la tabla de retención documental -TRD? 6% 9%
6%
¿La documentación que se publica en la página
4%
web puede ser impresa, editada, ensamblada,
copiada, permite la extracción de páginas, realizar 2% ¿Diligencia el formato de Inventario Documental
comentarios, rellenar campos de formularios, 7% 9% GDFT011?
entre otros? 0%
¿El documento escaneado queda como imagen?

7% 7% ¿El inventario documental de todo su archivo de
gestión está actualizado?
¿La documentación producida originalmente en 8% 4%

medio físico (papel), se digitaliza o escanea para ¿La documentación que administra es
su utilización en sistemas electrónicos? El proporcional a los estantes asignados?
documento escaneado¿El queda
6%
jefe como imagen?
de la dependencia participó en la
¿En los estantes para archivo de documentos de
elaboración de la última versión TRD de la
gestión se almacenan otros elementos ?
dependencia? 11%
De la anterior gráfica, concluimos que:
 El 69% de las dependencias manifiestan que están organizando los archivos de

acuerdo con el procedimiento adoptado por la administración.
 Frente a si las dependencias conocen las versiones de TRD publicadas en la página

web en el micrositio de Gestión Documental, el 69% informa que sí conoce los
instrumentos archivísticos; para el caso de la aplicación de las directrices que se han
establecido en las TRD, el 78% confirma que si lo hace y las aplica.
 Con relación a las preguntas sobre inventarios documentales, el 69% de las

dependencias afirman que sus archivos cuentan con inventarios documentales, el
72% los tienen registrados en el formato de inventario único GDFT011, y sólo el 56%
de las dependencias pueden disponer de estos de manera actualizada. Sin embargo,
es importante recordar que en el año 2015, el Grupo de Gestión Documental adelantó
en las oficinas productoras, el proceso de levantamiento de inventarios en estado
natural, gestión que fue finalizada y entregada a cada una de las dependencias
mediante memorando, con el siguiente modelo de texto:
Es menester que los responsables de cada una de las Dependencias adelanten la
gestión que sea necesaria con el fin de mantener los inventarios actualizados
conforme a los procedimientos establecidos para garantizar la disponibilidad y acceso
oportuna a la información.
 El 36% de las dependencias manifiestan que la documentación que administra es

proporcional a la estantería que tiene asignada, entre otros factores porque según el
50% utilizan la estantería para almacenar otros elementos diferentes a los archivos,
al no contar con otros espacios que funcionen como almacén para lo demás que
deben administrar.
 El 94% de los jefes de la Superintendencia Nacional de Salud participaron en la

elaboración de la última versión de Tablas de Retención Documental (TRD) versión 4,
mediante la participación en la socialización de la metodología del proyecto, respuesta
a la entrevista de producción documental, revisión de información obtenida, validación
de la propuesta de su TRD, preguntas y respuestas a los requerimientos realizados.
 De la documentación que se produce en medio físico (papel), el 64% de las

dependencias los digitaliza o escanea para su utilización en sistemas electrónicos; el
58 % de la información digitalizada se escanea como imagen, lo que significa que el
43% de la información digitalizada permite un navegación y búsqueda en su
contenido, y de la información publicada en la página web solo el 61% permite ser
impresa, editada, ensamblada o copiada, ajustándose a algunos de los criterios que
planeta la política de Datos Abiertos.
 El 50% de las dependencias están aplicando las Tablas de Retención Documental

(TRD) como instrumento de apertura e identificación de las unidades documentales
de archivo que se entregan para el almacenamiento de la documentación.
 El 78% de las dependencias manifiestan que recibido apoyo en la organización del

Archivo de Gestión y las dependencias Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, Superintendencia Delegada
para la Supervisión de Riesgos, la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis
de Riesgo, la Secretaria General el despacho y Grupo Administración Recursos
Físicos y la Oficina Asesora Jurídica el despacho y el Grupo de Segunda Instancia,
no se le ha prestado apoyo porte del Grupo de Gestión Documental.
Solo el 36% de las dependencias informan que la cantidad de estantes asignados es
proporcional a la documentación que administra, y las dependencias que a
continuación se nombran, manifiestan que no es proporcional:
1. Oficina Asesora Jurídica,

2. Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional,
3. Oficina de Control Disciplinario Interno,
4. Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y sus Direcciones (2),
5. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y sus Direcciones (4),
6. Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales y sus Direcciones (2),
7. Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos,
8. Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación,
9. Secretaria General – Grupo Notificaciones.
En la entidad existen 87 entrepaños utilizados con elementos diferentes a documentos

de archivo como papelería, publicidad entre otros de acuerdo a lo manifestado por las
dependencias, lo que equivale a 87 metros lineales discriminados así según la
encuesta:
Dependencias Entrepaños
1. Despacho Superintendente 12
2. Oficina Asesora Jurídica 2
3. Oficina Asesora de Planeación 4
4. Oficina de Tecnologías de la Información 8
5. Oficina de Control Interno 3
6. Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos 4
7. Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario 12
6 y 12 - piezas lúdicas
8. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional
Archivo de Gestión
9. Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales 3
10. Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos 1
11. Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación - Grupo
21
Conciliaciones
12. Secretaria General 1
13. Secretaria General - Grupo de Notificaciones 2
14. Secretaria General - Grupo de Talento Humano 6
Dependencias Entrepaños
15. Secretaria General - Grupo Administración Recursos Físicos 2
TOTAL (1 entrepaño = 1 metro lineal) 87
Respecto a cómo se ordena los expedientes internamente, se utiliza el orden

cronológico en el 97% de las dependencias y el 3% restante corresponde al Grupo de
Correspondencia, lo hace numéricamente por consecutivo.
Frente a las unidades documentales, se tiene que el Archivo de Gestión cuenta

actualmente con un aproximado de 8.674 cajas en su mayoría en referencia de cajas
X-200 y una producción mensual promedio de 2.742 carpetas, para un total anual de
22.499 carpetas aproximadamente.
Así mismo, como información útil para el estudio documental de la información que
puede ser potencialmente transferida al archivo central como se ilustra en la gráfica 3,
tenemos que 16 dependencias administran archivos entre los años 2013 a 2016, las
demás en menores proporciones, administrando información entre los años 1985 al
2016.
GRÁFICA 3. ¿LA DOCUMENTACIÓN QUE CUSTIODIA CORRESPONDE A QUÉ

PERÍODOS?
7
4
3 4
1 1 1 2
1
1 1
1
Como se observa en la gráfica, el 42% de las dependencias tienen documentos de
años anteriores al 2012 extendiéndose hasta el año 1985 y 58% el restante de las
dependencias tienen documentos posteriores al año 2013.
2.3 TRANSFERENCIA
GRAFICA 4. ESTADO TRANSFERENCIAS
22% 15% ¿Conoce el cronograma de

transferencias documentales primarias?
Las transferencias documentales

primarias, se entrega al Archivo Central
11% en unidades de almacenamiento
29% (carpetas, cajas)
¿Al realizar una transferencia, la
Dependencia realiza el cotejo
documental de los archivos contra el
inventario?
23%
¿Todos los años realiza entrega
documental al Archivo Central en
transferencia primaria?
En la gráfica se puede observar que de las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, 17

de ellas conoce el cronograma de transferencias documentales primarias. El 89% de las
oficinas manifiestan estar aplicando en un los lineamientos para transferir los documentos,
de acuerdo a la Guía de Transferencias Documentales del Sistema de Gestión de la Calidad.
El incremento en las transferencias documentales, se observa de un año para otro en

algunas dependencias que tenían herencias documentales por intervenir y que con el apoyo
técnico del personal de archivo del Grupo de Gestión Documental, se ha logrado
descongestionar espacios de archivo.
Por lo anterior, la organización de los Archivos de Gestión ha mejorado en el año 2016,
encontrando que de las 36 dependencias y oficinas, 25 de ellas tienen la documentación
custodiada y organizada, y tan solo 9, están en proceso de organización.
Como resultado de la culturización archivística, cada vez son más los funcionarios que están
organizando sus documentos desde el momento que se producen aplicando los parámetros
normados y procedimentados.
2.4 DISPOSICIÓN FINAL
GRAFICA 5. DISPOSICION DOCUMENTOS
¿En el Archivo de Gestión se

ha realizado eliminación
documental?
24%
¿La documentación que se
encuentra almacenada en
otro soporte diferente al ¿Ha desarrollado
papel esta registrada en la procesos de
TRD ? reprografía o
53% migración de
información a medios
tecnológicos?
23%
De las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, tan solo el 17% que corresponde a las
siguientes seis (6) dependencias, han realizado eliminación documental:
1) Despacho del Superintendente Nacional De Salud

2) Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes de
Beneficios
3) Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Orden Nacional
4) Despacho del Superintendente Delegado de Procesos Administrativos
5) Grupo de Notificaciones
6) Subdirección Financiera
No obstante, es importante aclarar que las eliminaciones deben realizarse conforme al

procedimiento establecido, dejando constancia de la selección para eliminación documental
en el inventario, previamente aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo.
Asimismo, se han desarrollado procesos de reprografía o migración de información a medios

tecnológicos. De acuerdo a lo informado en la encuesta, 6 oficinas de las 36 de la Entidad
llevan a cabo esta actividad:
1) Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva,

2) Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional
3) Secretaría General
4) Grupo de Talento Humano
5) Grupo de Contratación
6) Subdirección Financiera
De lo reportado por las 36 dependencias, 14 informan que la documentación almacenada en

otros soportes diferentes al papel, está registrada en la Tabla de Retención Documental, no
obstante, para la versión de Tabla de Retención versión 4 elaborada y aprobada por el CIDA,
fue un aspecto fundamental tenido en cuenta desde la etapa de las entrevistas de producción
documental.
2.5 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO
G RÁFICA 6 . A CCESO A LA D O C U M E N TA C I Ó N DE A R C H I VO
¿La dependencia /oficina ha enfrentado

situaciones de pérdida o extravío de documentos 6%
de archivo?
¿Cuándo se hacen prestamos documentales se

diligencia el formato de testigo y el formato de
47%
control?
¿El responsable del Archivo de Gestión ha recibido 72%

capacitación para el manejo de los documentos?
¿Cuenta con un procedimiento para el acceso a los 19%

documentos de archivo?
0% 20% 40% 60% 80%
De acuerdo con la gráfica, se observa que el 72% de los responsables del Archivo de Gestión
han recibido capacitación en el manejo de los documentos, pero llamamos la atención en el
sentido que no se están aplicando los controles establecidos para el préstamo de los
documentos; esto puede generar a futuro, pérdida de archivos teniendo en cuenta que ya
existen antecedentes de pérdidas documentales en 2 oficinas de la Entidad, sobre las cuales
cursan las respectivas investigaciones.
Se recuerda que la aplicación del control del préstamos mediante la utilización del formato
Testigo código GDFT06, minimizando con ellos los riesgos de pérdida sobre la memoria
documental.
3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación se evalúan al cumplimiento de los procesos archivísticos de acuerdo de las

fases de archivo y el ciclo vital de los documentos frente a lo establecido en la Ley 594 del
2000, Decreto 1080 del 2015, el Programa de Gestión Documental y el FURAG.
3.1 PLANEACIÓN
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
 La entidad tiene actualizado el Programa de Gestión Documental, publicado en la

página web como instrumento de la gestión pública y socializado a nivel institucional.
 Las fuentes de financiación para el desarrollo de labores para la presente vigencia,

corresponden a inversión y funcionamiento.
 Se realizó la contratación en el año 2013 del servicio de almacenamiento, guarda,

custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de los documentos
del Archivo Central y del Archivo de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud,
incluyendo la conformación de los expedientes físicos, digitalización de los
documentos y la microfilmación de los archivos históricos con la Compañía
Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. E.S.P.;
por un valor aproximado de $2.678.559.294,oo., con vigencia al mes de diciembre del
año 2015.
 A partir del mes de octubre del año 2015, cambia el modelo de administración
mediante el arriendo de una bodega especializada con la firma Informática
Documental S.A.S para custodiar y administrar directamente por la Superintendencia
Nacional De Salud, el Fondo Documental de la entidad particularmente el Archivo
Central.
 La entidad cuenta con procedimientos orientados a la aplicación de la normativa

archivística, los cuales se están actualizando periódicamente y aplicando en las
dependencias de la entidad.
 Se ha contado con el respaldo de la Secretaría General y de algunos directivos, para

la sostenibilidad y continuidad del mejoramiento continuo sobre la administración
documental en la entidad. Hacemos la invitación a los demás para que se mejoren los
aspectos previamente mencionados lo cual redundará en la gestión institucional frente
a los criterios de evaluación en transparencia y acceso a la información.
 Teniendo en cuenta que uno de los requisitos para la entrega de las Tablas de
Retención versión 4 al Archivo General de la Nación era el Normograma de la Entidad
y coyunturalmente el Grupo de Gestión Documental se encontraba en la elaboración
del Diagnóstico Integral de Archivos, fue necesario revisar el Marco Legal que rige a
la Entidad desde el Normograma publicado en la Ruta Página Web: Superintendencia
/ Sistema Integrado de Gestión / Subsistema de Gestión de Calidad / Normograma.
En dicho ejercicio de verificación del mes de junio del 2016, encontramos:
- Que no existe un repositorio de normas externas e internas actualizado

permanentemente.
- El Normograma tiene faltantes de 35 normas internas, entre las cuales

podemos citar: la Resolución 321 del 2016, Resolución 658 de 2015, Resolución
957 de 2014.
- El Normograma tiene faltantes de normas externas, entre las cuales están:

Decreto 780 de 2016, Decreto 1068 de 2015, Resolución 2715 de 2014 del
Ministerio de Salud y de Protección Social y del Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo.
 El Equipo de trabajo del Grupo de Documental está conformado de acuerdo a la

siguiente tabla:
Código -
No. Nombre Servidor Cargo Profesión Vinculación
Grado
Profesional
Lina Isabel Centeno
1 Especializado - 2028-21 Ingeniería de Sistemas Provisional
Davila
Coordinador Grupo
Profesional Carrera
2 Luis Jorge Moreno Feo 2028-22 Ingeniería Industrial
Especializado Administrativa
Vianney Lucia Garzon Profesional Ciencias de la Información y la
3 2028-20 Provisional
Carreño Especializado Documentación
Profesional en Ciencia de la
Diana Carolina Sanchez Profesional Información y la
Sepulveda Especializado Documentación, Bibliotecología
y Archivística
Profesional Administración Pública
5 Bladimir Gomez Ortiz 2044-11 Provisional
Universitario Territorial
Sergio Emilio Sarmiento Profesional Carrera
6 2044-08 Administración Publico
Bautista Universitario Administrativa
Jesus Antonio Romero Carrera
7 Analista de Sistemas 3003-18 Ingeniería de Sistemas
Ortega Administrativa
Código -
No. Nombre Servidor Cargo Profesión Vinculación
Grado
Técnico en Contabilización en
Dayra Ingrid Franco Técnico Carrera
8 3124-13 Operaciones Comerciales y
Linares Administrativo Administrativa
Financieras
Carrera
9 Eduardo Baquero Lemus Secretario Ejecutivo 4210-20 Básica Secundaria
Administrativa
10 Edgar Romero Tautiva Operario Calificado 4169-13 Básica Secundaria Provisional
Karen Margith Riasco Auxiliar Técnica Profesional

Castro Administrativo Administrativa
Maria Susana Martinez Auxiliar Tecnología en Gestión
Abril Administrativo Documental
Edgardo Avelino Perilla Auxiliar
13 4044-11 Básica Secundaria Provisional
Neira Administrativo
Así mismo, para la vigencia del año 2016 en desarrollo del Proyecto de Inversión, se
contrataron 35 personas entre auxiliares, técnicos, tecnólogos y profesional en
archivística para las actividades de conformación de expedientes en el archivo de
gestión y la organización del remanente del fondo documental acumulado.
Vale la pena aclarar, que mediante la Resolución 200 del 2009 de la Superintendencia
Nacional de Salud y los Acuerdos 038 de 2002 y el Acuerdo 042 de 2002, los archivos
de gestión son responsabilidad del Jefe de cada una de las Dependencias, situación
por la que la Entidad en su Planta de Personal tiene a nivel asistencial, asignados 69
cargos con labores específicas relacionadas con la organización de archivos, así:
Denominación Código- Número Funciones asociadas a Gestión Documental

del Empleo Grado cargos
Secretario 4210-24 1 2. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de
Ejecutivo inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas
legales y reglamentarias vigentes.
3. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los

documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de
sus funciones.
Secretario 4210-20 7 2. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de


sus funciones.
Denominación Código- Número Funciones asociadas a Gestión Documental
del Empleo Grado cargos
Secretario 4210-18 7 2. Contribuir en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de

3. Cooperar con el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los

sus funciones.
Secretario 4210-16 2 2. Coadyuvar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de

Secretario 4210-15 18 2. Administrar el Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la

Ejecutivo dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y
reglamentarias vigentes
Secretario 4178-13 6 2. Recibir, clasificar, distribuir, contralar y responder por los documentos que la
dependencia produzca o reciba, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe
inmediato.
3. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de a la dependencia de

acuerdo con los documentos establecidos
Secretario 4178-12 3 3. Mantener actualizado el registro y controlar de los documentos y archivos de a la

dependencia de acuerdo con los documentos establecidos.
Auxiliar 4044-23 1 3. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de

Administrativo inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas

sus funciones
Auxiliar 4044-13 20 3. Apoyar en la actualización del archivo y la correspondencia de la dependencia, dando

Administrativo cumplimiento a los procedimientos y normas establecidos
Auxiliar 4044-12 4 3. Apoyar en la actualización del archivo y la correspondencia de la dependencia, dando

Administrativo cumplimiento a los procedimientos y normas establecidos
Por lo anterior, es menester que cada uno de los Jefes de las Dependencias optimicen
el Talento Humano de planta y contratista asignado para las labores de organización
de sus archivos, conformando expedientes con la información producida o recibida
cumplimiento de sus funciones.
 En relación con el funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

y la Gestión Documental, las decisiones que han requerido ser elevadas ante dicha
instancia han recibido apoyo.
3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
 La producción de comunicaciones, corresponde a documentación generada a través

de sistemas ofimáticos e impresa en soporte papel.
 La gestión de comunicaciones oficiales se controla centralizadamente por el Grupo de

Correspondencia y la administración del aplicativo SUPERCOR.
 Está implementada una estrategia liderada por el Grupo de Recursos Físicos para la
reducción del consumo de papel en las oficinas mediante un número de control de
código de usuario- al momento de imprimir, que permite llevar indicadores e identificar
y hacer seguimiento a las dependencias, usuarios con mayor número de impresiones
en soporte papel.
3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL
 En términos generales, la administración de comunicaciones oficiales cumple con los

procedimientos relacionados con recepción, radicación y distribución de
correspondencia definido en el Acuerdo No. 060 del Archivo General de la Nación.
 A nivel de disposición de la ventanilla única de radicación cuenta un punto principal
de recepción de correspondencia, a cargo del Grupo de Correspondencia de la
Subdirección Administrativa de la Secretaría General que cumple con sus funciones
principales desde el primer piso de la Sede Central de la Superintendencia y sus
respectivos puntos en las demás sedes de las regionales.
 No obstante, se recomienda analizar algunas actividades del procedimiento de

Correspondencia como el de escaneo de comunicaciones, la radicación de correos
electrónicos y el envío/ recibido de comunicaciones físicas con el objetivo de mejorar
la confiabilidad de la información que queda registrada en el aplicativo Supercor por
cuanto lo que allí quede registrado es considerado como oficial para los distintos
trámites y procedimientos de la Entidad.
3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
 Avance en la organización documental en los Archivos de Gestión con el apoyo de

contratación directa de personal de archivo por parte de la entidad para la gestión de
los archivos en estado crítico.
En la organización de los archivos de gestión, se están utilizando las Tablas de

Retención Documental –TRD versión 3 y las anteriores versiones según el periodo de
la documentación. En este punto es importante señalar que todas las dependencias
participaron en la actualización y elaboración de la versión 4 de TRD.
 La Superintendencia envió en junio de 2016 la Tabla de Retención Documental-TRD

versión 4 para el proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación.
 En algunos Archivos de Gestión se almacena todavía documentos AZ y carpetas,

afectando seguridad y conservación de la información allí contenida.
 Durante el año 2015, se asignaron archivadores a las dependencias con alta

producción de documentos y a aquellas que manifestaron la necesidad, sin embargo
no son suficientes los estantes ante el volumen documental recibido.
 Existe aplicación del Formato Único de Inventario Documental – FUID, establecido en
el Acuerdo 042 de 2002 del AGN, pero se hace necesario recordar su obligatoria
aplicación en los archivos de gestión.
 El Archivo Central está administrado directamente por el Grupo de Gestión

Documental en Bodega Especializada arrendada para tal fin.
3.5 TRANSFERENCIA
 Que desde el año 2013 a la fecha, se está realizando transferencias primarias de

todas las dependencias de la Supersalud a las bodegas externas contratadas para el
manejo del Archivo Central y otros, cifras que se encuentran controladas en una base
de datos que administra el Grupo de Gestión Documental.
 Teniendo en cuenta que en las TRD están establecidos periodos de 1 y 2 años los
tiempos de retención para los archivos de gestión, se hace necesario que las
Dependencias revisen y depuren sus archivadores haciendo las respectivas
transferencias al Archivo Central de aquellos documentos que hayan cumplido su
tiempo de retención, especialmente aquellas evidenciadas en las visitas de
seguimiento que administran documentación cerrada de años 2013 y 2014.
3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
 Se aplican los instrumentos de valoración documental primaria para la disposición final

de los documentos según las TRD en sus distintas versiones.
 Se han realizado eliminaciones documentales en el archivo de gestión sobre

documentos de apoyo y copias resultantes de intervenciones realizadas por el Grupo
de Gestión Documental a través de entidad contratista Colvatel. Ahora bien, aunque
se tienen propuestas de eliminación en el Archivo Central que suman un aproximado
de 1000 ML, la propuesta será presentada de manera escalonada dando prioridad a
la documentación identificada como de apoyo para evacuar espacios y ser más
eficiente en la utilización de los recursos.
 La Entidad ha desarrollado procesos de reprografía en aproximadamente 375.000

folios microfilmados.
 Digitalización se adelantada desde el año 2012 a la documentación que ingresa

físicamente desde el registro en el aplicativo de gestión de correspondencia.
 La documentación que se encuentra almacenada en otro soporte diferente al papel,

fue identificada en las entrevistas de producción documental para la actualización y
elaboración de la TRD versión 4, mediante el campo llamado EL (electrónica),
fortaleza del instrumento archivístico construido de acuerdo a la Auditoria Externa del
2015 realizada por la firma Bureau Veritas.
 Se hace necesaria procedimental y normalizar técnicamente los procesos de

migración, refreshing y emulación de la información en los medios tecnológicos.
3.7 PRESERVACIÓN
 El Grupo de Gestión Documental está elaborando el Sistema Integrado de

Conservación – SIC-, como parte integral del Programa de Gestión Documental.
 La entidad se encuentra actualizando los riesgos en las áreas de Archivos de Gestión

y en el depósito Archivo Central.
 La entidad dentro del Subsistema de Gestión Ambiental, se encuentra levantando el

plan de prevención y atención de desastres, donde se incluyen los depósitos de
archivo.
 Se observa que existen documentos en soportes diferentes al papel administrados en
los Archivos de Gestión y el Archivo Central, en los cuales se debe mejorar las
condiciones básicas para la preservación de documentos, desde el mobiliario y
unidades de almacenamiento.
 Se deben propiciar brigadas de organización de Archivos de Gestión con personal de

las dependencias apoyados por el Grupo de Gestión Documental como plan de
mejoramiento.
3.8 VALORACIÓN
 Se actualizaron las Tablas de Retención Documental a versión 4 y fueron enviadas

para el proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación.
 Las Tablas de Valoración Documental están en proceso de convalidación por parte

del Archivo General de la Nación.
3.9 ACCESO A LOS DOCUMENTOS
 Para el acceso a los documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, se

han establecido en algunas oficinas instrumentos para el control del préstamo pero
deben aplicarse los instrumentos técnicamente aprobados por el Sistema Integrado
de Gestión como lo es el Formato de Testigo GDFT06.
 Se recomienda realizar seguimiento continuo a las devoluciones documentales de los

archivos que estén en calidad de préstamo, para dar cumplimiento a las directrices
que desde las normativas archivísticas, civiles penales y disciplinarias se han
impartido para prevenir la pérdida de documentos públicos.
4. CAMPAÑAS DE INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
4.1 CAMPAÑA SOL (SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA): MARATÓN DE ARCHIVOS

1- FOTOGRAFÍAS
Esta campaña surgió como mecanismo para fomentar espacios mediante actividades que
nos permitan reconocer, mejorar los puestos de trabajo y hacerlos más seguros, buscando
con esto, disminuir los incidentes y accidentes laborales, así como los riesgos de pérdida de
archivos o utilización indebida de la información contenida en los mismos, todo lo anterior en
razón al diagnóstico y gestión del cambio que estamos trabajando para lograr metas
institucionales de certificación en Sistemas de Seguridad de la Información, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental. Para llevarla a cabo, se construyó cronograma que
abarca los meses de marzo a diciembre, con gestores de los Subsistemas y Líderes de la
campaña SOL (funcionarios de Secretaria General-Despacho, Grupo de Talento Humano y
Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnología de la Información y Oficina Asesora
de Planeación.
CAMPAÑA SUBSISTEMAS 1-6 7-13 14-20 21-27 28-3 4-10 11-17 18-24 25-1 2-8 9-15 16-22 23-29 30-5 6-12 13-19 20-26 27-3 4-10 11-17 18-24 25-31 1-7 8-14 15-21 22-28 29-4 5-11 12-18 19-25 26-2 3-9 10-16 17-23 24-30 31-6 7-13 14-20 21-27 28-4 5-11 12-18 19-25 26-1
Lanzamiento - Políticas SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1 1
Auditoría Interna (SGC-SST-SGA) SGC-SST-SGA 1 1
Preauditoría (SST-SGA) SST-SGA 1
Certificación (SST-SGA) SST-SGA 1
Auditoría Interna (SSI) SSI 1
Preauditoría (SSI) SSI 1
Certificación (SSI) SSI 1
Auditoría de Seguimiento (SGC) SGC 1
Aspectos e impactos SGA 1
SOL - Seguridad, orden y limpieza (5S) - Guía contraseñas seguras - Errores y aciertos en
SGC-SGA-SST-SSI-SGD
los puesto de trabajo 1 1 1 1
Simulacro Ambiental - Plan de Emergencias - Continuidad de Negocios SGA-SST-SSI-SGD 1
Ahorro de recursos SGA 1
Manejo de residuos (ecoladrillos - residuos electrónicos - Final ciclo de vida GD) SGA-SSI-SGD 1
Entorno saludable (Tarjeta cuentame - Áreas circulación seguras) SGA-SST-SGD 1
Concurso reta-genios de Subsistemas SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1
Herramientas para mejoramiento SGC-SGA-SST-SSI 1
Medir nuestro trabajo proporciona una cultura de excelencia SGC-SGA-SST-SSI 1
Ruta de excelencia SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1
Si algo no está de acuerdo a lo planeado ¡Arreglalo¡ SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1
El buen trato - Prev. de conductas de acoso laboral SST 1
Tu seguridad es lo primero - Bioseguridad SST-SGD 1
Prevenir el consumo de sustancias Psicoactivas y tábaco SST 1 1
Principios básicos de seguridad de la info e ingeniería social SSI 1
Top 10 - Kit concienzación SSI 1
ABC de las TRD SGD 1
Socialización del PGD SGD 1
Archivos de gestión & Importacia inventarios (lúdicas) SGD 1
No de papaya. No asuma riesgos SGC-SST-SSI 1
Nuestros usuarios nuestra razón de ser SGC 1
TOTAL x SEMANA 0 0 0 0 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 1 2 0 0 0 0 1 1 0 0 0
TOTAL x MES 2 5 6 5 4 5 3 3 1 1
Para la actividad específica de apertura sobre motivación y toma de fotografías a los puestos
de trabajo, se adelantó de manera integrada el Grupo de Talento Humano, el Grupo de
Gestión Documental y representantes de ARL POSITIVA quienes con una obra lúdica, el
día martes 2 de mayo, interpretaron el papel de esposos inspectores promoviendo seguridad,
orden y limpieza en los puestos de trabajo, resaltando los puntos positivos y/o negativos
sobre el uso de los recursos, seguridad de la información, documentos que reposan en los
puestos de trabajo, entre otros; la obra fue rotada por todas las dependencias del piso 2, 6
y 7 del Edificio World Business Center. Durante su desarrollo, los funcionarios tomaron las
fotografías a los puestos de trabajo de las dependencias visitadas.
4.2 CAMPAÑA SOL - MARATÓN DE ARCHIVOS 2 VISITAS INSPECTIVAS
La maratón No. 2 fue liderada por la Profesional Diana Carolina Sánchez Sepúlveda con
apoyo de la Coordinadora de Gestión Documental, la Ingeniera Lina Isabel Centeno Dávila.
En dicha actividad, participaron todos los funcionarios de Gestión Documental, los
contratistas de conformación de expedientes del Archivo de Gestión y los tecnólogos del
Archivo Central, con quienes se conformó grupos de trabajo para realizar visitas inspectivas
a todas las dependencias de la Supersalud con la dirección y el acompañamiento de las dos
archivistas Diana Carolina Sánchez Sepúlveda y Vianney Lucía Garzón Carreño.
Durante las visitas a cada una de las dependencias, se informó a los funcionarios los
aspectos a revisar para establecer el diagnóstico e identificar de manera precisa, falencias y
necesidades sobre la Gestión Documental, teniendo en cuenta la siguiente herramienta de
verificación la cual nos permitió además, asignar un puntaje a cada aspecto a evaluar:
MARATON DE ARCHIVO ÀREAS DE TRABAJO

CAMPAÑA SOL
FECHA: DD/MM/AAAA
DEPENDENCIA:
NOMBRE SERVIDOR PÚBLICO:
1. OFICINAS
CALIFICACIÓN
ORD ASPECTO A EVALUAR C U M P LE NO PLAN DE TRABAJO SUGERENCIAS SEGUIMIENTO TOTAL
C U M P LE
P ARCIAL C U M P LE
Las of icinas están libres de elementos

1 almacenados debajo de escritorios y mesas.
Los puestos de trabajo están libres de cajas y
2 carpetas almacenadas debajo de escritorios y
mesas.
El escritorio está libre de archivos
3 acumulados.
La of icina está libre de af iches, papeles o
4 cronogramas pegados en paredes.
Los archivos y carpetas están organizadas,
5 en buen estado e identif icados
Los archivos se encuentran debidamente
6 clasif icados (incluye estantes, detrás de
mesas).
Existen archivos que ya cumplieron su tiempo
7 y estàn listos para hacer transf erencia al
Archivo Central
Existen cajas y carpetas que son documentos
8 de apoyo y asi mismo estàn identif icados
Los documentos estàn inventariados con el

9 FUID
FIRMA SERVIDOR PUBLICO DE GESTION DOCUMENTAL: ______________________________
Cuadro Maratón de Archivos
Del diligenciamiento del anterior formato, el equipo de trabajo compiló la información sobre
la cual se elaboró un análisis a los registros del formato de calificación, mediante caritas
felices y tristes, con el fin de valorar los aspectos que van directamente relacionados con los
procesos de la Gestión Documental para incluirlos en el Diagnóstico Integral de Archivos. El
producto de la jornada fue la base de datos de los elementos consolidados para su fácil
lectura, utilizada como insumo para la siguiente maratón de archivos.
Adicionalmente, el Ingeniero Jesús Antonio Romero Ortega elaboró la siguiente grafica

estadística:
GRÁFICA 7. DIAGNOSTICO ESTADO ARCHIVOS DOCUMENTALES, PUNTAJE POSICIÓN POR

ÁREAS
10 9,5
9,5
9 9 9 9
9
8 8 8
7,5 7,5 7,5
7 7
7
6,5 6,5
6
5 5 5 5,5
5 4,5 5
4
4 3,5 3,5 4 4
3
3
2
1 1,5
1
0
Las oficinas están libres de elementos almacenados debajo de escritorios y mesas.

Los puestos de trabajo están libres de cajas y carpetas almacenadas debajo de escritorios y mesas.
El escritorio está libre de archivos acumulados.
La oficina está libre de afiches, papeles o cronogramas pegados en paredes.
Los archivos y carpetas están organizadas, en buen estado e identificados
Los archivos se encuentran debidamente clasificados (incluye estantes, detrás de mesas).
Los archivos se encuentran debidamente identificados (incluye estantes, detrás de mesas).
Existen archivos que ya cumplieron su tiempo y estàn listos para hacer transferencia al Archivo Central
Existen cajas y carpetas que son documentos de apoyo y asi mismo estàn identificados
Los documentos estàn inventariados con el FUID
Total Cumple
Grafica sobre la cual se concluyó que:
 Las dependencias con mayor riesgo según los criterios evaluados en el Cuadro
Maratón de Archivos, son: la Delegada de Función Jurisdiccional y de Conciliación, la
Delegada de Procesos Administrativos y la Dirección de IPS de la Delegada de
Supervisión Institucional.
Con base en la tabla y el gráfico anterior, se identificaron las dependencias con necesidad
de apoyo más urgente para evacuación de archivos, el estado general de la documentación,
y asimismo, dicha información permitió seleccionar las dos dependencias con mejor
puntuación para premiarlos como ganadores del reconocimiento gestionado por el Grupo de
Talento Humano, con una sesión de masajes para 20 funcionarios.
4.3 MARATÓN DE ARCHIVOS 3: LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS
Teniendo en cuenta la Campaña General SOL y la actividad anterior sobre la que se

consolidaron las necesidades sobre la observación realizada, la Maratón de Archivos No. 3
Laboratorio de Transferencias, se enfocó a la verificación de cajas y carpetas de las
dependencias con mayor criticidad sobre la urgencia de descongestionar espacios mediante
la modalidad de transferencia o traslado.
En esta, participaron sólo los funcionarios de Gestión Documental que estaban relacionados
con la verificación sobre requisitos para transferencias y algunos de los tecnólogos
contratistas, quienes contaron con la dirección y el acompañamiento de las dos archivistas
Diana Carolina Sanchez Sepulveda y Vianney Lucía Garzón Carreño.
Para las visitas inspectivas y de verificación de cifras y/o del estado actual de la
documentación sobre el cumplimiento de requisitos para transferencia o traslados, se elaboró
una lista de chequeo tomando como referencia, los criterios definidos por el AGN, el
cronograma de transferencias de la Supersalud y las necesidades de transferencia o
traslados manifestadas en la primera maratón.
CAMPAÑA SOL : 2a. MARATÓN DE ARCHIVOS

LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS
Oficina Productora:
Nombre de la persona que atiende la visita de verificación para transferencias:

_____________________________________________________________________________________
¿La documentación ya cumplió los tiempos de retención por TRD (revisar series y subseries)?
Si _________________ No: _________________
Observaciones:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
¿Los documentos se encuentran organizados?
Parcial Completo Observaciones
- Clasificación
- Ordenación
- Perfilación
- Retiro material abrasivo
- Foliación
- Rotulación
- Inventario
No.
¿Cuántas cajas en total están listas para ser transferidas?
Cajas: ________________
Observaciones: _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
¿Realizó la solicitud de transferencias al archivo central?

Si _________________ No: _________________
Mediante memorando: Si _________________ No: ___________
Como resultado se observa en las oficinas y dependencias dos grandes aspectos registrados
en la siguiente gráfica de resultado.
GRAFICA 8. ESTADO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN PARA TRANSFERIR -

CONSOLIDADO Y POR ÁREAS
Cantidad de cajas
para transferir. Cantidad de cajas
Requieren para transferir.
intervención total o Cumplen
parcial, incluidos los requisitos; 516;
inventarios; 494; 51%
49%
4.4 ACCIÓN DE MEJORA ARCHIVÍSTICA
Por lo anterior, se realiza una acción de mejora inmediata conformando grupos de trabajo
con funcionarios pertenecientes a las oficinas y personal del Grupo de Gestión Documental
para contribuir en el descongestionamiento en los Archivos de Gestión realizando el
alistamiento de las transferencias documentales primarias o traslados urgentes por espacio.
Por tanto, se establece un plan piloto para desarrollarse desde el día 16 de mayo al 10 de
junio del año en curso, para controlar el cumplimiento de las metas según el número de cajas
encontradas en las oficinas, como se registra en el siguiente cuadro:
CRONOGRAMA
PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016
MAYO JUNIO
DEPENDENCIAS
SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 1 SEMANA 2
Grupo de Cobro Persuasivo y
Jurisdicción Coactiva
Oficina de Control Interno
Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos
De la aplicación se obtiene el siguiente resultado:
INFORME DE RESULTADO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

NO. UNIDADES
NO. TOTAL DE NO. TOTAL
DEPENDENCIAS DOCUMENTALES
DÍAS DE APOYO DE CAJAS
(CARPETAS)
Grupo de Cobro Persuasivo y
9 246 3.698
Jurisdicción Coactiva
Oficina de Control Interno 3 15 63
Superintendencia Delegada de
17 140 2.145
Procesos Administrativos
TOTAL 401 5.906
Como consecuencia de la actividad, se logró un avance significativo en la organización

documental de las dependencias apoyadas en los 17 días programados como se observa en
la Gráfica 9:
GRÁFICO 9. RESULTADO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO
NO. TOTAL DE CAJAS - 401

NO. TOTAL DE CARPETAS - 5.906
3.698
4.000
3.500
3.000
2.500 2.145
2.000
1.500
1.000
246
500 9 140 63
3 17 15
0
NO. TOTAL DE DÍAS DE APOYO NO. TOTAL DE CAJAS NO. UNIDADES
DOCUMENTALES (CARPETAS)
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
Oficina de Control Interno
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
A la intervención realizada se aplicaron criterios de control de calidad para formalizar la

transferencia documental primaria en algunas dependencias, finalizando el ejercicio con el
envío de los documentos al Archivo Central, logrando de esta manera descongestionar
algunos Archivos de Gestión.
5. COMPARATIVO ENTRE EL DIAGNOSTICO, EL FURAG Y EL INFORME DE
CONTROL INTERNO
La información recopilada mediante la encuesta se comparó con los aspectos críticos del
Informe Control Interno y del Formato FURAG para los Archivos de Gestión:
ASPECTOS COMPARATIVOS A MEJORAR

EN LA GESTION DOCUMENTAL DE LA SUPERSALUD
DIAGNOSTICO FURAG INFORME CONTROL INTERNO
* Hay oficinas que tenen espacios pequeños

* Realizar campaña masivas de capacitación en para el almacenamiento de archivos de
puestos de trabajo sobre organización * Elaborar el PINAR gestión(archivadores) relacionado con la
documental. documentaciónque actualmente está en
trámite administrativo.
* Es importante establecer filtros de control *Se debe gestionar la autenticación de firmas * Suministro de archivadores para las
cuando se hace los traslados de unidades autorizadas (físicas y digitales) oficinas que comparten espacios de
documentales entre oficinas. estantes.
* Se hace nesesario suministrar mobiliario para * Falta establecer la generación de datos

los elementos de papelería. abiertos
* Elaborar el Sistema Integrado de

*Revisar las funciones de personal de platan con
Conservación (incluye: Plan de
relación a la organización de Archivos de
conservación y Plan de preservación a largo
Gestión
plazo)
* Gestionar el apoyo de digitalización de las * Establecer las técnicas de preservación de

unidades documentales para facilitar la consulta documentos digitales o electrónicos
y evitar el deterioro de los documentos (emulación, migración, refreshing)
* Mejorar el sistema de correspondencia y

gestión documental
Es de resaltar, que se evidencia un cambio en el manejo archivístico de la entidad año tras

año sobre las condiciones adecuadas en la administración de los Archivos de Gestión y
Central, teniendo:
 El apoyo constante por parte de la Secretaría General y las Directivas.
 El fortalecimiento del Grupo de Gestión Documental en aspectos como:
- Contratación del recurso humano especializado

- Administración directa del Archivo Central
- Suministro de elementos
- Implementación de proceso de reprografía
Como se registra a continuación ,
Objeto Año Valor
Prestar servicios de apoyo a la gestión al Grupo de Gestión Documental en las actividades de organización,
ordenación, clasificación, selección natural, foliación, digitación, embalaje y transferencias de la documentación
en las áreas que sean asignadas especialmente en lo relacionado con la conformación de expedientes en
2016 $ 158.400.000,00
archivo de gestión dentro de la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes
establecidas por el Archivo General de la Nación y la Entidad. (9 técnicos) Contratos 006 al 011, 013 al 015 de
2016
Prestar sus servicios como auxiliar operativo de las actividades de archivo como: Recibir y verificar, foliar, rotular
e identificar cajas o carpetas, embalar, trasladar, consultar y recuperar, reinsertar en el archivo de gestión de la 2016 $ 70.438.500,00
Superintendencia Nacional de Salud.” (5 auxiliares); Contratos 002 al 005, 012 de 2016
“Prestar servicios apoyo técnico y operativo en las actividades de gestión documental en el fondo acumulado de
la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo 2016 $ 228.800.000,00
General de la Nación y la Entidad. (13 técnicos); Contratos 024 al 035, 039 de 2016
“Prestar servicios de apoyo a la gestión al Grupo de Gestión Documental en la planeación de los procesos de
organización y análisis sobre el fondo para la clasificación de los archivos cuando se requiera, así como en las
actividades de control de calidad de la organización de archivos y fondos documentales acumulados de la 2016 $ 146.300.000,00
Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo
General de la Nación y la entidad. (7 tecnólogos); Contratos 017 al 023 de 2016
Prestación de servicios profesionales para apoyar el Proceso de Administración de Gestión Documental y las
actividades de organización de archivos y los fondos documentales acumulados de la Superintendencia
Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo General de la Nación y 2016 $ 55.000.000,00
la Entidad; así como el apoyo a la supervisión del grupo de técnicos y tecnólogos a cargo de las actividades de
organización del Fondo Documental Acumulado. (1 profesional); Cto 041 de 2016
Arrendamiento de la Bodega No. 44 ubicada en la T ransversal 93 No. 51-98, Parque Empresarial Puerta del Sol
de la ciudad de Bogotá, para el almacenamiento y custodia de los documentos de archivo del Fondo
Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, que incluye el transporte de la documentación y demás 2015 $ 386.580.133,00
servicios conexos, de conformidad con el Anexo 1. “Especificaciones T écnicas Mínimas” del presente
documento y la propuesta presentada por el Arrendador. Cto 218 de 2015
TOTAL $ 1.045.518.633
6. CONCLUSIONES
En desarrollo del Programa de Gestión Documental 2015-2018 y de los resultados del

presente Diagnostico, se concluye lo siguiente:
 La necesidad de implementar un Sistema de Gestión Documental que facilite la
aplicación del modelo del ciclo de vida de los documentos así como su uso,
disponibilidad, conservación, preservación, la disposición final de la información,
autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo vital
de los documentos.
 Se requiere que los demás sistemas de la Entidad sean interoperables con el sistema
de Gestión Documental Supercor o el que lo reemplace, con el fin de garantizar la
aplicación del ciclo de vida y por ende, la integridad, disponibilidad y acceso a la
información.
 Proyectar en el Plan Institucional de Archivos-PINAR, el archivo de la entidad como

un acervo centralizado incluyendo los Archivos de Gestión, dotando de los recursos
necesarios tanto físicos, tecnológicos y de Talento Humano al Grupo de Gestión
Documental.
 Re-socializar los procesos, procedimientos, guías, manuales y formatos, etc. Que

componen el proceso de Gestión Documental, con los funcionarios de la Supersalud.
 Incentivar la participación de los funcionarios en las jornadas de capacitación que

periódicamente realiza el Grupo sobre los aspectos de aplicación de Tablas de
Retención y los demás de la Gestión Documental o, solicitar capacitación en los
aspectos especiales que el área considere necesarios.
 Utilizar adecuadamente los espacios asignados para el almacenamiento de los

Archivos de Gestión (estantes) acorde a los parámetros dados por el Grupo de
Gestión Documental.
 Realizar las transferencias documentales primarias, una vez se cumplan los tiempos
de retención definidos en las Tablas de Retención Documental-TRD y los
procedimientos aprobados para el Proceso de la Administración de la Gestión
Documental del Sistema Integrado de Gestión.

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INFORME

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

Bogotá, D.C., Junio de 2016

Con relación a la nueva normatividad archivística emitida por el Archivo General de la

En este sentido, se determinó realizar el seguimiento al estado actual de la administración

 Profesional Especializado Luis Jorge Moreno Feo, Ingeniero Industrial

En quienes estuvo la responsabilidad sobre la captura y análisis de toda la información.

Determinar el estado actual de la Gestión Documental en la Entidad en cuanto al

Establecer el estado actual de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de

Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos se recolectó información de

* En cada una de las Oficinas o Dependencias de la

Así mismo, se tomó información con base en la herramienta de recolección de información

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN 2016

Grupo de Defensa Judicial.

DIRECCIÓN P A RA LA SUP ERVISIÓN DE RIESGOS EN SA LUD

DIRECCIÓN DE A TENCIÓN A L USUSA RIO

DIRECCIÓN DE P A RTICIP A CIÓN CIUDA DA NA

Grupo de No tificacio nes

Grupo de Talento Humano

Grupo Gestió n Do cumental

Grupo de Recurso s Físico s

Grupo de Teso rería,

Algunas preguntas correspondieron a preguntas cerradas, de acuerdo al siguiente ejemplo:

 El porcentaje más alto como positivo

 El porcentaje más bajo como negativo.

A continuación se registra el estado en que se encuentran cada proceso de la Gestión

GRÁFICO 1. CONOCIMIENTO PROGRAMA VS POLITICA GESTIÓN

De las 36 dependencias encuestadas, el 47% informa que conoce el Programa de Gestión

Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental

Como se observa en el cuadro anterior, la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Incluir en nuestros planes de gestión y estratégicos, acciones para fortalecer el conocimiento

2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN

Este proceso archivístico se evidencia en la gráfica 2 con la ponderación de los interrogantes

1. ¿La documentación que se encuentra en el Archivo de Gestión está organizada de

GRAFICA 2. ESTADO DE LA PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN

¿La documentación que se encuentra en el

¿El documento escaneado queda como imagen?

¿La documentación producida originalmente en 8% 4%

 El 69% de las dependencias manifiestan que están organizando los archivos de

 Frente a si las dependencias conocen las versiones de TRD publicadas en la página

 Con relación a las preguntas sobre inventarios documentales, el 69% de las

 El 36% de las dependencias manifiestan que la documentación que administra es

 El 94% de los jefes de la Superintendencia Nacional de Salud participaron en la

 De la documentación que se produce en medio físico (papel), el 64% de las

 El 50% de las dependencias están aplicando las Tablas de Retención Documental

 El 78% de las dependencias manifiestan que recibido apoyo en la organización del

1. Oficina Asesora Jurídica,

En la entidad existen 87 entrepaños utilizados con elementos diferentes a documentos

Respecto a cómo se ordena los expedientes internamente, se utiliza el orden

Frente a las unidades documentales, se tiene que el Archivo de Gestión cuenta

GRÁFICA 3. ¿LA DOCUMENTACIÓN QUE CUSTIODIA CORRESPONDE A QUÉ

GRAFICA 4. ESTADO TRANSFERENCIAS

22% 15% ¿Conoce el cronograma de

Las transferencias documentales

En la gráfica se puede observar que de las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, 17

El incremento en las transferencias documentales, se observa de un año para otro en

2.4 DISPOSICIÓN FINAL

GRAFICA 5. DISPOSICION DOCUMENTOS

¿En el Archivo de Gestión se

1) Despacho del Superintendente Nacional De Salud

No obstante, es importante aclarar que las eliminaciones deben realizarse conforme al