FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

ESTUDIO DE CASO DISTRIBUYAMOS S.A

MODULO:

DISTRIBUCION EN PLANTAS

INTEGRANTES:

ALEX MANUEL BUITRAGO MORALES …………….. COD 1721982528

JUAN CAMILO LEIVA ………………….…………COD 1721981986

EDWIN ANDRES AREVALO………..………COD 1711980789

JUAN CARLOS OCHOA…………………COD 1331980589

ANGELO JAIR GUTIERREZ REINA……COD 1721982544

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

INGENIERIA INDUSTRIAL
FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BASICAS
BOGOTA DC, COLOMBIA
2019
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1. TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................... 2
2 INTRODUCCIÒN........................................................................................................................... 3
3. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 4
3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................................... 4
4. JUSTIFICACIÒN ........................................................................................................................... 5
5. METODOLOGÌA .......................................................................................................................... 6
5.1 ETAPA 1 ................................................................................................................................... 6
5.2 ETAPA 2 ................................................................................................................................... 6
5.3 ETAPA 3 ................................................................................................................................... 8
5.4 ETAPA 4 ................................................................................................................................... 8
6 DESCRIPCIÒN DEL PROBLEMA ..................................................................................................... 9
6.1 ÀNALISIS .................................................................................................................................. 9
7 DIAGNÒSTICO CASO DISTRIBUYAMOS S.A ................................................................................... 9
8 BIBLIOGRAFÌA ........................................................................................................................... 16
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2 INTRODUCCION

El caso que se presenta a continuación de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A. en el área de logística,

nos muestra la evidencia de las varias falencias en toda la cadena se suministros (supply
management) la falta de seguimiento a los oportuno y veraz a los procesos, el desconocimiento de
los procedimientos y el no conocimiento y experiencia en la toma de decisiones por ende les ha
generado innumerables situaciones problemáticas para poder hallar soluciones optimas y
adaptables al sistema, se requiere hacer una análisis posterior al resultado del diagnóstico que nos
permita identificar cuáles son las razones por la cuales se está presentando fallas de la cadena de
suministro (supply management) .

Hoy en día las compañías buscan implementar estrategias para lograr mantenerse en
competitividad en los mercados actuales es por esto que se han puesto en la tarea de mejorar
continuamente los procesos productivos y tecnológicos optimizando los recursos de a su
capacidad económica lo que los lleva a reducir sus costos de operación aumentando la
productividad, la calidad y eficiencia en cada uno de los eslabones de la cadena de suministros
(Supply Chain Management) la adaptación de esta estrategias le permite adaptabilidad a los
cambios que se puedan presentar en el mercado que puedan satisfacer la necesidad de sus
clientes.
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3. OBJETIVO GENERAL

En el módulo Distribución de planta para hacer uso de las metodologías procedimientos con el fin
de proponer un diagnóstico de la situación y culminar de manera exitosa el proyecto colaborativo,
el caso presenta una serie de circunstancias que nos llevar a desarrollar estrategias de
mejoramiento. Se debe determinar las características de la distribución junto con la manera en
que el producto final llega a su destino final (Cliente- Consumidor) estable e identificar el
programa DOFA en cada canal y así seleccionar una propuesta de redistribución de la planta para
este caso de estudio logrando así mejorar la eficiencia y la productividad mediante la aplicación de
técnicas de distribución de planta

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar las falencias en la planificación y distribución de funciones.

 Identificar las respectivas cargas de trabajo de cada colaborador.
 Caracterización del proceso e involucrados.
 Analizar la efectividad de los sistemas de información y la tecnología empleada en los
procesos operativos y administrativos.
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4. JUSTIFICACION

En el campo de la logística se presentan diversas problemáticas, los casos que dimensionan y

demandan situaciones sobre problemáticas de inventarios de manera objetiva son los que brindan
la posibilidad de soluciones más asertivas y factibles, para el caso de DISTRIBUYAMOS S.A,
establece un conglomerado significativo de factores que no armonizan con los componentes de
mejora continua, organización, calidad y transversalidad con otros departamentos, el documento
insta a tomar como referente las metodologías que se pueden emplear no sin antes identificar
objetivamente que o quien causa esta incidencia negativa, las herramientas y la capacidad de
análisis nos permitirán determinar qué solución óptima se pueda implementar y así garantizar el
funcionamiento de la compañía.

El caso presenta en su contenido una serie de circunstancias que invitan a desarrollar estrategias
de mejoramiento continuo en busca de que la empresa, la estantería, las faltantes, perdidas,
tercerización, desorden en el stock y la mala comunicación asertiva dentro de la compañía se
puedan integrar logrando una articulación y sea reflejado en unos excelentes resultados.
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5. METODOLOGIA

El éxito de cualquier proyecto radica en diseñar una estrategia eficaz que permita alcanzar los
objetivos de la compañía; por lo que en este estudio se realizó a partir de conocer el entorno
operativo de acuerdo al caso DISTRIBUYAMOS S.A. para poder aplicar la metodología aquí
propuesta y teniendo en cuenta los diferentes métodos y técnicas propias de cada una de las
etapas que intervienen en el caso de estudio e incluyendo los procedimientos, recolección,
procedimiento y análisis de la información, la investigación se llevó a cabo en las siguientes etapas:

5.1 ETAPA 1

Para esta primera etapa se realizará el análisis de toda la información existente en la sección de
inventarios de la empresa relacionada según caso DISTRIBUYAMOS S.A.

5.2 ETAPA 2

El área de estudio comprende una serie de datos con la cual se detecta cual es la causa raíz del
problema que se presenta en dicha empresa donde resalta la causa de muchos tiempos muertos
producidos por la mala planeación logística de la empresa pues según nuestros datos en todos
presenta falencias este dato es primordial para el desarrollo del diseño propuesto.

 Procesos inadecuados y gestión de la información en el área logística

 Problemas en la gestión de aprovisionamiento
 Disposición física del almacén
 Disponibilidad y fiabilidad de la información debido a la introducción manual de datos.
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DIAGRAMA DISTRIBUCION DE LA EMPRESA

PRESIDENCIA

VICEPRECIDENTE VICEPRESIDENTE
COMERCIAL ADMINISTRATIVO

GERENTE REGIONAL DIRECTOR NACIONAL

SAN BERNARDO DE LOGISTICA

DIRECTOR
LOGISTICA
AGENCIA SAN
BERNARDO

TOMAS FISICAS
DE ANALISIS DE COORDINADOR DE COORDINADOR
INVENATRIOS INVENTARIOS TRASNPORTE DE ALMACEN

ANALISTA DE
AUXILIAR DE COORDINADOR DE RESERVA Y AUXILIARES DE
INVENTARIOS RECIBO ARCHIVO BODEGA DIURNOS
MESA DE
CONTROL
AUXILIAR DE
AUXILIAR DE SERVICIO AL
RECIBO CLIENTE
ESCOLTAS

AUXILIAR DE
FACTURACION
AUXILIARES DE
BODEGA NOCTURNO

DIGITACION DE
NOTAS CREDITOS
DE CLIENTES

AUXILIAR DE BODEGA
DESPACHADORES

Imagen 1. Fuente, elaboración propia

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5.3 ETAPA 3

El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado continuamente de

instalaciones dedicadas al almacenaje a convertirse en centros enfocados al servicio y al soporte
de la organización. Un almacén y un centro de distribución (CDI) eficaz tienen un impacto
fundamental en el éxito global de la cadena logística. Para ello este centro debe estar ubicado en
el sitio optimo, estar diseñado de acuerdo a la naturaleza y operaciones para realizar el producto,
utilizar el equipamiento necesario para estar soportado por la organización y un sistema eficaz de
información, los objetivos del diseño y layout de los almacenes es facilitar la rapidez en la gestión
de los pedidos, la precisión en la gestión de los mismos hace que sean más eficientes, todos ellos
trabajan en pro de conseguir potenciar las ventajas competitivas contempladas en el plan
estratégico de la organización, también influye de muchas importancia mejoramiento de servicio
al cliente.

5.4 ETAPA 4

Para esta etapa se concluye la elaboración de este documento y de igual forma se sugiere las
medidas correctivas que se deberán implementar para mitigar o eliminar las falencias que
presenta la operación logística de la compañía de acuerdo al caso DISTRIBUYAMOS S.A.
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6 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

¿Qué sistema de distribución debemos implementar determinado y analizando las necesidades

generales de cada una de las áreas en relación con las demás y que se debe hacer con la
distribución general para que se logre una adecuada sincronización en todos los procesos de la
cadena de suministro?

6.1 ANALISIS

Realizando una breve descripción de la empresa se iniciaría con un análisis del macro entorno, del
mercado al y sus principales competidores. Además, se debe realizar un análisis de la demanda y
del portafolio de los productos que ofrece. Después de realiza un estudio y análisis técnico de
todos los factores involucrados en el desarrollo del proceso productivo como equipos, talento
humano y proveedores. A continuación, se realiza un análisis del tipo de distribución actual, área
disponible y los detalles de infraestructura como el techo, señalización, ventanas, pisos, paredes,
puertas y los pasillos. Con base en este análisis el siguiente paso es realizar una evaluación de la
situación actual identificando las deficiencias del diseño que nos generar problemas y que
justifican el desarrollo de este proyecto. Se analiza el total de cruces que pueden generar
contaminación en el producto o equipos, de hace un balance identificando los principales cuellos
de botella y se debe analizar la eficiencia en espacios libres.

7 DIAGNOSTICO CASO DISTRIBUYAMOS S.A

Diagnostico general

La compañía Distribuyamos, tiene un enorme peso en sus espaldas al ser la compañía distribuidora
número 1 en el país, Basándose en cuatro portafolios de productos, hogar, ferretería, electrónica y
consumo masivo y cuenta con un inventario compuesto por cerca de 11.000 sku’s con sede
principal en la capital.

Distribuyamos cuenta con la modalidad de desarrollo de competencias para profesionales jóvenes

que deseen realizar carrera al interior de la organización. En honor a este sistema deciden
contratar a pablo un joven ingeniero, este no cuenta con la experiencia meritoria para una
compañía la cual tienen una necesidad imperiosa en el tema de la administración de inventarios.
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Observamos que la compañía carece de capacitaciones tanto para el personal antiguo y nuevo,
con esto se está generando una problemática en el interior de la compañía ya que el personal sin
experiencia se le otorga unas responsabilidades a las que no está acostumbrado generando
descuidos y problemas graves.

La compañía cuenta con una figura poco ortodoxa para el tipo de remuneración que ofrece, un
salario básico promedio, pero con importantes contraprestaciones extralegales por cumplimiento
de indicadores mensuales. Poco ortodoxa también es la manera de dar capacitación a el nuevo
personal ya que los temas se imparten en medio de la ejecución de las actividades diarias por
parte de instructores poco pedagógicos para el buen entendimiento, tampoco se da toda la
importancia a la capacitación y no se dedica tiempo para resolver las dudas que puedan tener el
nuevo personal.

Se evidencia la falta de sistemas de recolección de información en logística que les facilitara la

organización a los empleados y la capacidad para el almacenamiento y tener un centro de acopio
para crossdockin. se tenían proyectos de implementación de tecnología para el control de esta
operación, pero solo se quedó en etapa de estudios. El área de almacenamiento se convirtió en el
punto de desarrollo y al cual se debía dedicar todos los esfuerzos, pero sin descuidar los demás
puntos de la operación logística. Como bien se sabe en un proyecto de esta magnitud se debe
implementar un nuevo layout para un nuevo programa operativo tanto de recursos como de
equipos móviles e infraestructura, esto no fue prioridad para el gerente de la compañía.

Desde antes de esto los inventarios no tenían los resultados esperados y no coincide lo físico vs los
libros, los informes de auditoría cada vez son más alarmantes y el alcance de metas en los
indicadores afectaba entre otras cosas a la liquidación de bonos de nómina.

No solo el área logística tenía fallas evidentes, las áreas de auditoria y contraloría después de
evaluar y levantar evidencias concernientes a una auditoría realizada por su parte, solo entrego
esta después de tres semanas debido a que solo una persona es la encargada de dar el visto bueno
para la publicación de informes.

El responsable de realizar el empalme entre el nuevo administrador de inventarios y los

proveedores no lo vio necesario y omitió este paso. Este tímido administrador solo recibe un área
desordenada y con procesos a medio andar, difícil acceso a mercancía y personal dedicado a
seguir un afán diario y no un plan estratégico ni procesos estandarizados. El jefe de
almacenamiento deja de reportar un faltante de alto costo reposando su idea en que sea un
desorden operativo y lo pospone para más adelante. El administrador de inventarios se limita de
consultar información relacionada a la operación temiendo ser catalogado como ignorante en el
tema y decide andar al mismo ritmo de los demás y haciendo a un lado las virtudes de ser
proactivo y propositivo para la mejora de sus procesos.
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El director nacional de logística tiene poca comunicación con las demás dependencias no da
instrucciones ni tampoco retroalimentación y menos realiza seguimiento a las actividades, se
desconoce realmente la estructura jerárquica y la unidad de la dirección.

No se aprecia la preparación estratégica ni algún director o responsable del proyecto para la

inauguración del nuevo espacio, aspectos como la adquisición de sistemas contra incendio
superiores a las necesidades de la bodega, la desconexión del sistema de alarmas durante el
evento, la no contratación de personal para el apoyo del evento, y el layout no estratégico con un
almacenamiento semiótico. Para días postreros se continúan apreciando secuelas del evento,
publicidad, material del evento, y averías no reportadas por los pasillos, esto generando un
ambiente de desorden donde el orden debe imperar.

La verificación de y seguimiento al proceso de cargue de camiones paso a un segundo plano, ya no

se hace la correspondiente revisión de las mercancías salientes no hay mesa de control en esta
área como tampoco en el ingreso de mercancía con averías y el personal es poco para la
operación.

Se respira un ambiente de egoísmo, desconfianza y zozobra entre los cargos administrativos, cada
uno busca dar respuesta o encontrar culpables por su cuenta, realizan despidos masivos sin ser
objetivos ni consecuentes, utilizan técnicas rudimentarias y sin argumentos para buscar un
culpable. La determinación de la vicepresidenta de la compañía de cambiar gradualmente al 100%
del personal operativo rompe con la promesa de desarrollo de competencias para profesionales
jóvenes que deseen realizar carrera al interior de la organización propuesta como política
empresarial.

Lo que podemos concluir que el problema más recurrente en la compañía se inicia desde la parte
administrativa ya que se enfocan solo en los resultados de éxito, sin tener en cuenta que al
trabajador no se le está incentivando y esto genera que los procesos no estén óptimos porque el
trabajador no ve reflejado su esfuerzo a lo cual se limita a realizar solo sus labores con un entorno
que no es armonioso para su desempeño y esto genera que cada uno trabaja por su parte en vez
de buscar un bien común y el objetivo principal de la compañía.

Otra falencia evidente es la contratación de personal sin experiencia ni estudios, pero con
recomendaciones de altos directivos sin realizar las pruebas y generando una desigualdad con los
jóvenes profesionales que, si estudiaron y se esforzaron por sus estudios, ya que se contrata a
dedo y no por sus capacidades, este problema no es solo de esta compañía se presenta en muchas
otras.

La expresión o frase “las empresas están creadas para generar riqueza y valor inicialmente de los
socios y luego de las personas que por su experiencia y conocimiento son contratadas para el
cumplimiento de los objetivos”, esta desenfocada del contexto real de lo que es una empresa.
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“Una empresa es una organización con fines comerciales y económicos,

dedicada a producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades del
mercado, a cambio de un beneficio económico.”

Metodología propuesta para la compañía Distribuyamos.

Diagrama de Ishikawa o espina de pescado.

Imagen 2. Fuente, Elaboración propia

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8 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
PROBLEMA
Capacitación y/o inducción no
es el mejor para el personal
ocupacionalmente expuesto
porque se realiza en la jornada
laboral.
Roles no fundamentados.
No se define sistema de
inventarios
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SUGERENCIA DE MEJORA
 En compañía de la alta gerencia empoderar a cada individuo de la
organización para iniciar capacitación, entrenamiento, inducción y re
inducción al personal que se encarga de movilizar y almacenar
productos. Con el fin de que cumplan con un perfil idóneo para el cargo
que desempeñan. Establecer los perfiles, funciones y responsabilidades
de cada cargo.
 Estudios de seguridad para determinar el grado de confiabilidad de los
transportadores asegurando el libre desempeño de su actividad.
 Estructuración de los perfiles de cargo
 Asignando un líder idóneo y capacitado esto, con el fin de mantener una
mejora continua en cada proceso y que estos no se vean afectados.
 Un sistema de control de inventarios y logística nueva y así mismo
establecer los procesos y sub procesos de la empresa,
 Dentro de los sistemas y procesos de clase mundial se tiene alineado un
círculo de prioridades que resulta de gran importancia para gestión
oportuna y eficaz en una empresa. Por muy pequeño que parezca
debemos tener claro lo importante de lo urgente.
 Socialización del control manual del trabajo para la correcta ejecución
y/o mantenimiento de los softwares responsables de la operación.
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 Activar el llamado a la evaluación al personal para cada actividad

específica en consideración con la experiencia y formación académica
para que lleve a cabalidad los PDT previamente estructurados en
Planeación errónea y/o función de la operación que demanda.
inexistente.
 Elaborar políticas de sana convivencia entre los trabajadores y
proveedores que se encargan en el manejo de los recursos o alimentar
el inventarió haciendo un uso adecuado de monitoreo y evolución de
producto conforme,

 Empoderar al personal desde las buenas prácticas de formación y

No existe cadena de mando ni evolución en donde pueda, medir el desempeño oportuno de cada
funciona la comunicación. persona de esta manera podrán experimentar si la pedagogía hace
mejores comunicadores. .

9 PROS Y CONTRAS DE LAS ALTERNATIVAS

Se procede a realizar un análisis de los pros y contras potenciales, relacionados con las alternativas
propuestas:

SUGERENCIA DE MEJORA PROS CONTRAS

 En compañía de la alta gerencia  Ayuda a mejorar las  Costos asociados en la

empoderar a cada individuo de la competencias y habilidades del capacitación.
organización para iniciar personal.  Tiempos que se dedicaran a
capacitación, entrenamiento,  Mejora el desempeño en el los procesos de capacitación y
inducción y re inducción al desarrollo de las actividades. afectaran la ejecución de las
personal que se encarga de  Entendimiento, asignación y actividades.
movilizar y almacenar productos. compromiso con las  Dificultades en la adaptación
Con el fin de que cumplan con un responsabilidades de cada del personal (Cultura
perfil idóneo para el cargo que personal. organizacional)
desempeñan. Establecer los  Mejora en la cultura
perfiles, funciones y organizacional.
responsabilidades de cada cargo.

 Tener personal adecuado a las  Costos asociados con el

 Estudios de seguridad para necesidades de la análisis que se debe realizar a
determinar el grado de organización. los nuevos trabajadores.
confiabilidad de los  Posibilidad de sesgo o la
transportadores asegurando el contratación de inadecuada de
libre desempeño de su actividad. empresas que no realicen el
proceso satisfactoriamente.
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 Establecer cadena de  Tener personal inadecuado

 Asignando un líder idóneo y
capacitado esto, con el fin de
mantener una mejora continua en
cada proceso y que estos no se
vean afectados.
 Activar la evaluación del personal
para mirar su efectividad en cada
actividad específica en
consideración con la experiencia y
formación académica para que
lleve a cabalidad los PDT
previamente estructurados en
función de la operación que
demanda.
 Elaborar políticas de sana
convivencia entre los trabajadores
y proveedores que se encargan en
el manejo de los recursos o
alimentar el inventarió haciendo un
uso adecuado de monitoreo y
evolución de producto conforme,
mando y dirigiendo los procesos y al
responsabilidades. personal.
 Realizar las actividades de
forma ordenada y
secuencial.
 Contar con personal con las  Sesgos en la evaluación.
competencias necesarias  Puede presentarse
 Determinar necesidades de inconsistencias en los procesos
competencias del personal en de evaluación de desempeño.
los diferentes niveles
jerárquicos
 Mejoras en el ambiente laboral.  Requiere un gran compromiso
 Puede traer aumentos en el por parte del personal.
desempeño del personal

10 SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

De acuerdo con la información analizada se establecen las siguientes alternativas de solución:

 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS: Se requiere analizar y determinar de

manera inicial que materiales y/o productos se tienen en el almacén. Se debe establecer
condiciones para realizar el inventario; entre ellas: es que se establezcan horarios y controles
de inventario especifico buscando tener disponibilidad de inventario para poder cubrir de
manera adecuada la demanda de los clientes, cumplimiento de fechas de entrega para esto se
deben establecer tiempos para el inventario, responsable del inventario por área, revisar los
alcances de cada área y sus productos. Puede ayudar a tener mayor control del material
usando códigos de barra e instrumentos para seguir la trazabilidad de cada producto, ya sea
por referencia, cliente, lote o fecha de entrega.

 CAPACITACIÓN DEL PÉRSONAL: Se debe establecer por parte de la gerencia, los procesos
vitales para ser capacitados; entonces allí los procesos relacionados con el mantenimiento,
transporte de los materiales en el inventario y el funcionamiento en general de los almacenes
analizando entradas, salidas ubicaciones; además de saber cómo se identifica un producto
dentro de la compañía. Generar políticas y compromiso por parte del personal tanto
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operativo como administrativo de la importancia de sus tareas y especificar las

responsabilidades de cada uno. Identificar si los procesos de capacitación se realizaran
internamente o se subcontrataran y la cantidad de personal a ser capacitado.
 CONTRATACION DE PERSONAL NUEVO: Realizar proceso de selección a nuevo personal
donde desde el primer momento se prepare y capacite en el control de inventarios de planta,
cambiar al equipo administrativo buscado un mejor manejo del stock y aumentar la vigilancia
de calidad y control.

11 CONCLUSIONES

Se establece que los problemas en la empresa del caso de estudio se enfocan básicamente en la
inadecuada gestión de sus actividades, principalmente en la falta de planeación oportuna a sus
procesos; lo que conlleva al desconocimiento del estado actual de su inventario, problemas con el
personal (falta de competencia y honestidad), no hay definición de responsabilidades y alcances
del personal involucrado. Por ello se sugiere la capacitación del personal, para que las actividades
sean ejecutadas por personal competente y que dichas tareas se hagan con base a las necesidades
de los procesos, que cumplan con la razón de ser de la compañía y finalmente que agreguen valor.
Además, es importante establecer un método adecuado de inventario, analizando previamente el
movimiento de los productos y la demanda que tiene la compañía.

Es de vital importancia contar con personal comprometido y que se establezcan políticas de

transparencia y que todos los procesos se realizan con calidad y pertinencia.

BIBLIOGRAFIA

 [1] http://www.interempresas.net/PrimeraPagina/Articulos/38634-La-velocidad-es-
elfactor- determinante-en-la-logistica.html - Distribución de planta – Ingeniería Industrial –
Politécnico Gran colombiano - septiembre de 2019

 [2] https://www.gruponutresa.com/sostenibilidad/gestionar-responsablemente-la-
cadena-de-valor/ - Distribución de planta – Ingeniería Industrial – Politécnico Gran
colombiano - septiembre de 2019
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 [3] https://conceptodefinicion.de/metodologia/ - Distribución de planta – Ingeniería

Industrial – Politécnico Gran colombiano - septiembre de 2019
 [4] https://www.blinklearning.com - Distribución de planta – Ingeniería Industrial –
Politécnico Gran colombiano - septiembre de 2019