Guía práctica para

organizar una jornada de

puertas abiertas
Guía práctica para organizar
una jornada de puertas abiertas

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1. Qué es una jornada de puertas abiertas y para qué sirve. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2. Diseño y planificación de una jornada de puertas abiertas. . . . . . . . . . . . . . . . . .5
3. Desarrollo de una jornada de puertas abiertas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4. Difusión y captación de asistencia a una jornada de puertas abiertas. . . . . . 11
5. Evaluación y seguimiento de una jornada de puertas abiertas . . . . . . . . . . . . 12
Conclusión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Introducción
Las jornadas de puertas abiertas son exce-
lentes oportunidades para poner en valor la
oferta educativa de tu centro. Es necesario,
por tanto, pensar con detalle en el diseño y
planificación, sin obviar en ningún momento
la importancia de la difusión.
Realizar jornadas de puertas abiertas de for-
ma periódica, siempre que sea necesario,
con objeto de captar alumnos pero también
para reforzar el conocimiento que del centro
tienen tus clientes actuales, supone una bue-
na práctica de comunicación y marketing.
Con esta completa guía aprenderás todo
cuanto necesitas saber para realizar jorna-
das de puertas abiertas en tu centro e incre-
mentar las matrículas.
3
1. Qué es una
jornada de puertas
abiertas y para
qué sirve
Lo primero que tienes que saber es en qué
consiste concretamente una jornada de
puertas abiertas. No se trata de abrir las
puertas de tu centro. Una Jornada de Puer-
tas Abiertas es un evento, de carácter expe-
riencial, en el que pretendes que tu público
objetivo, tanto alumnos como familias, viva
tu propuesta educativa.
Así, a lo largo del evento, los asistentes tie-
nen la oportunidad de conocer tu proyecto
educativo, al equipo docente, a los propios
alumnos, las instalaciones, los proyectos en
los participa el centro, etc.
En el marco de la Jornada, habitualmente,
se incluye una sesión informativa en la que
el equipo presenta su propuesta educativa
al público. Y tanto en esta actividad, como
en todas las que se realizan a lo largo de la
Jornada, el personal resuelve las dudas que
puedan surgir, pone en contacto al público
con el resto de docentes del centro, etc.
 Asegúrate de comunicar tu propuesta de valor
El evento puede durar varias horas pero
piensa que los asistentes no podrán recor-
dar todo lo que escuchen. Además, segura-
mente, habrán asistido o asistirán a Jorna-
das de Puertas Abiertas de otros centros.
Teniendo en cuenta estas dos cuestiones,
prioriza las informaciones o mensajes que
quieres que retengan los asistentes. A con-
tinuación te recomendamos algunas cues-
tiones:
• Asegúrate de comunicar tu propuesta de
valor, es decir, qué ofreces a tus clientes
y que te diferencia del resto de centros.
Desde la oferta educativa hasta aquellas
cuestiones más vinculadas al trato huma-
no. Transmite esta idea a lo largo de todo
el evento, cuando hagas la sesión infor-
mativa, durante el recorrido por las ins-
talaciones, cuando presentes al equipo
docente, etc.
• Pon en valor todos aquellos proyectos,
metodología pedagógica, actividades
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complementarias, etc que mejorarán el
aprendizaje y la experiencia formativa de
tus alumnos.
• Es importante que los asistentes conoz-
can tanto al equipo docente, su prepara-
ción, su perfil competencial, etc., como a
los actuales alumnos del centro.
• Por supuesto, no debes descuidar todos
los aspectos relacionados con las insta-
laciones del centro, aulas, laboratorios,
biblioteca, gimnasio, patio, etc. Y no olvi-
des mostrar todos los recursos tecnológi-
cos de los que dispones. ¡Todo debe estar
en perfecto estado de revista!
• Por último, la accesibilidad al centro,
los servicios complementarios como el
comedor, las actividades extraescolares,
etc., o los programas de intercambio o
movilidad también son cuestiones im-
portantes a la hora de valorar el conjunto
de tu propuesta educativa.
2. Diseño y
planificación
una jornada de
puertas abiertas
Vamos a conocer una serie de puntos bási-
cos que tenemos que tener en cuenta a la
hora de diseñar y planificar una jornada de
puertas abiertas.
1. Determina los conceptos esen-
ciales de la Jornada
A la hora de afrontar el diseño de una jor-
nada de puertas abiertas, es importante que
tengas claros una serie de conceptos:
• Prevé el presupuesto del que dispones
para el evento. Ten en cuenta todas las
fases del mismo, desde las actividades
del propio evento hasta la comunicación
que harás o si piensas hacer algún tipo de
material promocional.
• Define cuál es tu propuesta de valor, es
decir, cual es la expresión clara, concisa y
creíble de la experiencia que los alumnos
(y sus familias) recibirán de tu propuesta
educativa. Cuando trabajes este aspecto
recuerda que también debes identificar
aquello que te diferencia de otros cen-
tros.
• Es muy importante que sintetices bien
los mensajes que se enviarán a los asis-
tentes a las jornadas, intentando reforzar
la carga emocional, pues se trata de un
evento experiencial en el que tendrá mu-
cho peso el cómo se sientan las personas
que asistan.
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• Asegúrate de que todas las actividades y
acciones que pondrás en marcha durante
la jornada de puertas abiertas tienen sen-
tido para el público a quien van dirigidas.
• Además de que les interese lo que es-
cuchen, deben entenderlo. En ocasiones
tendemos a utilizar lenguaje de carácter
técnico para reforzar nuestra preparación
y competencia. En este caso, no debes
hacerlo. Utiliza un vocabulario sencillo,
próximo a los asistentes y que no les ge-
nere dudas.
2. Cuándo se hacen las jornadas de
puertas abiertas
Establecer la fecha o fechas de celebración
de las Jornadas de Puertas Abiertas es una
cuestión importante pues queremos que
asista el mayor número posible de personas
y además deseamos que sea en el momento
idóneo del proceso de elección de centro. A
continuación, te damos algunas respuestas.
• ¿Cuándo realizar las Jornadas de Puer-
tas Abiertas? En los periodos próximos
al momento de preinscripción. Habitual-
mente, en los meses de Enero a Marzo,
para la educación obligatoria. Un poco
más adelante para la postobligatoria.
• ¿Debemos hacer más de una Jornada de
Puertas Abiertas? Tantas como sean ne-
cesarias para conseguir tus objetivos de
captación de nuevo alumnado.
• ¿En horario lectivo? Siempre es mejor
que los asistentes puedan observar la
actividad diaria del centro, pero no des-
estimes realizar una Jornada de Puertas
Abiertas en fin de semana para que las
personas que no tengan disponibilidad
entre semana puedan conocerte.
• ¿Es mejor ser el primero o el último cen-
tro de la zona que haga sus Jornadas de
Puertas Abiertas? Lo importante es que
sean impactantes. Y en todo caso, si de-
cides ser el primero debes mantener el
contacto desde ese momento hasta la
preinscripción.
• ¿Cuándo has de comenzar a preparar
una jornada de puertas abiertas? Como
es lógico, nunca se debe dejar para úl-
tima hora como si fuese un engorro del
que hay que salir del paso. Piensa que
es una de las acciones de marketing más
efectivas para captar alumnado, así que
empieza a trabajar unos meses antes.
• ¿Cuándo hay que comenzar a anunciar
la jornada? Es otra pregunta importante,
puesto que se debe establecer un calen-
dario de movilización y lanzamiento de
impactos para llegar a nuestro público
objetivo con tiempo suficiente para que
se organice y pueda asistir al evento.
Cuánto antes empieces, mejor.
3. ¿A quién van dirigidas las jorna-
das?
Como dijimos anteriormente, debes tener
claro a quién van dirigidas las jornadas de
puertas abiertas. Esta cuestión es impor-
tante por dos cuestiones:
1. Definición del contenido del evento. No
es lo mismo que te dirijas a familias que
están buscando centro de infantil o a
alumnado que quiere cursar un ciclo for-
mativo. Las actividades, la información o
sus dudas son muy diferentes.
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2. Promoción y comunicación del evento.
En función del público al que te dirijas,
deberás plantearte qué canales son más
adecuados para comunicar. Siguiendo
con el ejemplo, en el caso de infantil, una
de las acciones de comunicación será di-
rigirte a las guarderías pues allí es donde
están las familias que buscan oferta edu-
cativa de P3, en cambio en el caso de
ciclos, una buena opción es la campaña
de publicidad en redes sociales.
Además del cliente potencial (sean fami-
lias o el propio alumnado), también puedes
aprovechar las Jornadas de Puertas Abier-
tas para reforzar la imagen del centro a co-
lectivos como:
• Alumnos y familias que ya reciben los
servicios de la institución. Puede resultar
una buena oportunidad para consolidar
su sentido de pertenencia.
• Antiguos alumnos. Son un colectivo im-
portante a tener en cuenta pues no solo
son embajadores de nuestra marca sino
que pueden ser una fuente de nuevo
alumnado.
• Responsables de otros centros educa-
tivos, como guarderías o colegios que
pueden derivar a sus alumnos a tu cen-
tro una vez finalizada la formación que
ellos ofrecen. Así como otros agentes
del sector educativo a los que les puede
resultar interesante conocer de primera
mano cuál es tu propuesta educativa.
• Patrocinadores o mecenas que colaboran
con el centro y que pueden valorar positi-
vamente estar presentes en el evento.
• Por último, no olvides a los medios de co-
municación de proximidad, pues son vita-
les en la promoción de tu oferta formativa.
4.Qué hacer durante la jornada
Frente al proceso de diseño de la jornada de
puertas abiertas, debes tener en cuenta dos
factores básicos:
• Todo el diseño global debe responder al
conjunto de objetivos que te has plantea-
do y definiste previamente.
• Es importante que dediques tiempo al
proceso creativo de diseño de la jornada
de puertas abiertas. Cuenta con tu equipo.
Seguro que conjuntamente se os ocurren
buenas ideas para transmitir, mediante di-
ferentes actividades, vuestra propuesta
de valor a los asistentes.
Ayúdate de un cuadrante para ir anotando
la planificación de cada actividad, cuál es el
objetivo comunicativo de cada una de ellas,
si necesitas materiales o personal para reali-
zarlas, dónde sucederán y en qué orden. No
descuides ningún aspecto.
5. Equilibrio entre creatividad y
eficacia
En algunas ocasiones, los centros se dejan
llevar por el afán de llamar la atención a los
asistentes y descuidan cuál es el objetivo
de las Jornadas de Puertas Abiertas. No
caigas en el error. En el proceso de diseño
de las diferentes actividades que realices en
el evento, siempre debes plantearte el com-
ponente “Wow!” y la eficacia de la misma
respecto a tus objetivos.
Piensa en el recurso mnemotécnico “AIDA”
y no te equivocarás. En el diseño de una ac-
tividad, testea si genera: Atención (“¿qué es
esto?”), Interés (“me interesa saber más”),
Deseo (“Querría esta formación para mis
hijos”), Acción (“Solicito una entrevista per-
sonal para conocer más sobre el centro”).

Cuenta con tu equipo para diseñar la jornada

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6. ¿Con qué elementos cuentas
para la jornada?
Llegados a este punto, tal vez te estés pre-
guntando cómo puedes organizar una Jor-
nada de Puertas Abiertas atractiva, sor-
prendente y eficaz sin tener que recurrir a
la contratación de servicios externos. De
hecho, algunos centros lo hacen y cuentan
incluso con recursos lúdicos o actores que
dinamizan actividades. Pero en cualquier
caso, debes saber que cuentan con muchí-
simos recursos propios que poner en juego
en el evento:
• Las propias instalaciones e infraestructu-
ras del centro.
• Tal vez en tu centro haya servicio de co-
medor.
• La oferta formativa en idiomas.
• El buen nivel del profesorado que imparte
tu oferta educativa.
• Los padres y madres que ya son parte de
tu centro y pueden ser grandes embaja-
dores de tu marca.
• El colectivo de alumnos y ex alumnos.
• Los resultados académicos de tu centro.
• Las prácticas y salidas laborales que ofre-
ce tu oferta formativa.
• Las posibilidades de hacer prácticas en
empresas durante o terminada la etapa
formativa.
• Las actividades
ofreces.
extraescolares de que
Puedes comprobar que hay mucho material
con el que trabajar para diseñar una jorna-
da de puertas abiertas atractiva y de éxito.
Ahora bien, ¿cómo puedes ponerlo en valor?
Ahí van unas ideas:
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• Crea una jornada de puertas abiertas que se
asemeje a una actividad diaria. O bien pue-
des realizar algunas de las acciones habi-
tuales con los padres, alumnos y asistentes.
• También puedes crear un relato conduc-
tor que introduzca al público y le trans-
porte a lo largo del día, ofreciendo una
idea clara de tu oferta educativa.
• Siempre es atractiva la participación. La
mejor manera de poner en valor la cali-
dad de tu oferta es que ellos la vivan en
primera persona.
7. ¿Quién se encarga del diseño y
planificación?
En el momento de planificar y diseñar una
jornada de puertas abiertas, debes contar
con toda la comunidad educativa:
• El equipo directivo y el resto del claustro.
Son una parte vital en el diseño del evento
pero también y especialmente, el día de rea-
lización. En realidad, son una de las mejores
fuerzas de ventas de las que dispones.
• Cuenta con el PAS, que te será de gran
ayuda durante todo el proceso de planifi-
cación, gestión así como el día de la rea-
lización del evento.
• Las familias y los propios alumnos de-
ben estar implicados en la vida diaria de
la escuela, por lo que serán aliados exce-
lentes en este proceso.
• Los antiguos alumnos. Contar con ellos
como testigos, durante la Jornada de
Puertas Abiertas, de la experiencia for-
mativa que aporta el centro puede ser
una de las claves del éxito de esta acción.
• También puedes contar con todo tipo
de colaboradores externos, expertos en
marketing educativo, diseñadores, etc.
3. Desarrollo
una jornada de
puertas abiertas

Si estás pensando cómo desarrollar todas

las ideas de diseño y planificación que he-
mos aportado a lo largo de esta guía, aquí
te ofrecemos algunas soluciones atractivas
para que tu jornada de puertas abiertas ten-
ga éxito:

• Puedes organizar un debate con familias

y ex alumnos. Una forma perfecta de que
los propios interesados sean informados
por consumidores de tu oferta educativa.

• ¿Qué te parece hacer un flashmoob de

bienvenida? La primera imagen y el im-
pacto inicial es importante, por lo que
puede ser atractivo para el público asis-
tente.

• ¿Tal vez un taller de cocina? Es una forma

creativa de presentar el servicio de co-
medor a las familias de los alumnos más
pequeños.

• Otra actividad que puede ser verdadera-

mente exitosa es el clásico Photocall. Lo
habrás visto en la televisión más de una
vez. ¿Qué te parece hacer el tuyo pro- Una forma muy
pio? Es una forma divertida y sencilla de
transmitir la importancia que das a los llamativa y divertida
asistentes.
de poner en valor la
• El testimonio siempre es un punto cla-
ve de convencimiento para clientes po- calidad de tu formación
tenciales. Las empresas en las que han
hecho prácticas tus alumnos o que han
es con la inversión
colaborado de alguna forma con el cen-
tro, pueden jugar un papel importante en
de roles
este sentido.

9
• Inversión de roles en el aula. Una forma
muy llamativa y divertida de poner en va-
lor la calidad de tu formación puede ser
dejando que sean los alumnos los pro-
fesores y las familias los receptores del
aprendizaje.
• Un método clásico que siempre funciona
es el vídeo de ex alumnos. Ellos darán un
discurso emotivo de sus años educativos
que llegará al público con mucha fuerza.
• Puedes organizar un evento de speed
dating, que resulta atrayente y tiene mu-
cho ritmo.
• También podrías realizar un Showcase.
• Osente
bien ofrecer una visita virtual que pre-
lo que sería un día de clase en tu
centro educativo.
• Ytenounolvides hacer llegar a cada asisten-
resumen de su visita o una foto-
grafía, ya sea por whatsapp, mail u otro
medio. Servirá de recordatorio.
Si has decidido dar una charla, o quieres sa-
ber cómo actuar cuando te dirijas al públi-
co, ten en cuenta estos consejos:
• Evita la improvisación. Elabora y plani-
fica el discurso para que tenga sentido,
cohesión e incorpore los mensajes clave
que quieres transmitir. Puedes acompa-
ñar el discurso de algún soporte (pre-
sentación, vídeo, …) que refuerce aquello
que están presentando.
10
• Debes mostrar un buen dominio del
contenido, pero no utilices vocabulario
muy técnico, que quizás no comprendan
correctamente los asistentes.
• No dudes ni titubees. Es
mostrar seguridad en todo
necesario
momento
y convencimiento. Y en el caso que no
dispongas de la información, asume el
compromiso de hacer la consulta y res-
ponder rápidamente.
• Recuerda que no es bueno tratar de evi-
tar preguntas referentes a temas impor-
tantes en el proceso de elección de cen-
tro, como el precio.
• Trata de que la charla no dure más de
30 minutos, podría perder el interés del
público. Si en la charla intervienen más
de una persona, delimita los contenidos
y duración de cada intervención. Si no,
podrías caer en el error de repetir conte-
nidos o bien de que algunas informacio-
nes quedarán si comentar.
• Fomenta la participación de los asisten-
tes. Que se sientan cómodos preguntan-
do todas las dudas que les surjan y ofre-
ce siempre la posibilidad de realizar una
entrevista personalizada para profundi-
zar en aquellas cuestiones que deseen.
• Puedes poner en juego diferentes ele-
mentos que avalen tu propuesta edu-
cativa. Desde resultados académicos o
de estudios de satisfacción de familias
y alumnos hasta la incorporación, en la
charla, del testimonio real de alumnos o
familias del centro.
4. Difusión y
captación de
asistencia a jornada
de puertas abiertas

No esperes a tener todo el evento diseñado

torno, en los que tus potenciales clientes
y organizado para empezar a comunicar su
puedan verlos.
celebración. Enseguida que hayas determi-
nado fecha y hora, inicia su difusión y por
tanto, la captación de asistencia. • Activa una campaña de comunicación
online. Además de la web de tu centro,
puedes promocionar la Jornada a través
de las redes sociales, o bien haciendo la-
TIP bores de e-mail marketing. También pue-
Este es uno de los máximos des usar otros sitios como foros y blogs.
terrores que acechan a los
responsables de los centros • También puedes dedicar una parte del
presupuesto a la campaña de publicidad
“¿Y si no viene nadie? Planifica en medios tradicionales como revistas,
un plan de comunicación para periódicos o radios.
que eso no ocurra. Pero si
fuera así, actúa rápidamente, y
convierte las jornadas en visitas
personalizadas para los pocos
asistentes que vengan, haz un
recorrido por las instalaciones y
una entrevista individual.

Puedes llevar a cabo muchas acciones de di-

fusión de tus Jornadas de Puertas Abiertas:

• Informa a los alumnos y familias del cen-

tro, anímales a que inviten a las personas
de su entorno que están buscando centro.

• Publica un banner en tu web anunciando Sé original y

el día y animando a la participación.
atrayente en
• Cuelga una lona en la fachada del centro. tus mensajes
• Cuelga pósters y deja flyers que anuncien
el evento en lugares específicos de tu en- promocionales

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5. El día después.
Evaluación y
seguimiento de una
jornada de puertas
abiertas Conclusión

Aunque finalice el evento, tu trabajo no fina-
liza. De hecho, desde la óptica de captación,
solo ha hecho que empezar. Hay dos líneas
de trabajo que debes seguir:
1. Por un lado, debes hacer un seguimiento
comercial de todos los potenciales clien-
tes que han asistido a las Jornadas de
Puertas Abiertas.
Puedes empezar por agradecer, al día si-
guiente, su asistencia al evento e invitarle
a una entrevista personalizada. Y después
debes diseñar e implementar una secuen-
cia de comunicaciones (por mail o telefó-
nicas) que acerquen al potencial cliente
hasta la matrícula. Desde enviarles una
encuesta de satisfacción hasta invitarles
a otros eventos que organice el centro o
recordarles las fechas o documentación
necesaria para realizar la matrícula. No te
conviertas en un spammer pero mantén
el contacto.
2. En segundo lugar, debes evaluar el éxito
de esta acción de marketing. Analiza el
nivel de asistencia y la tasa de conversión,
es decir, cuántos de los asistentes se han
convertido finalmente en clientes del cen-
tro. También puedes estudiar el nivel de
satisfacción de los asistentes (si realizas
una encuesta) y de tu propio equipo. Ano-
ta oportunidades de mejora e incorpóra-
las en la siguiente campaña de captación.
Debes dejar atrás la idea de que una Jor-
nada de Puertas Abiertas se basa en abrir
las puertas de tu centro y dejar que la gente
entre. En tu proceso de captación de alum-
nado, una Jornada de Puertas Abiertas se
convierte en un evento excepcional para que
el alumnado y sus familias vivan, por un día,
la propuesta educativa del centro, conozcan
todo lo que ofreces y te elijan entre todas las
opciones que existen.
Así, debes dedicar tiempo a pensar y dise-
ñar cómo puedes ofrecer esa presentación
experiencial. Es necesario que planifiques
todos los detalles del evento, impliques a
todo el equipo, a los alumnos, etc y no dejes
detalles al azar. También debes comunicar a
todo el público objetivo cuándo se realizan
las Jornadas de Puertas Abiertas.
El dia D a la hora H, tenlo todo a punto, im-
plícate y convence a los asistentes que tu
centro es la mejor opción. Se trata de uno
de esos momentos de la verdad en los que
no hay segundas oportunidades.
Las Jornadas de Puertas Abiertas son una
magnífica herramienta de marketing para
mostrar el centro a las personas que quieren
conocerlo. Si pones ganas y creatividad, lo
conseguirás con éxito.

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