FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

TRABAJO COLABORATIVO Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

TRABAJO COLABORATIVO

SUBGRUPO 20

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

INTEGRANTES:

TRIVIÑO MENDOZA YESID FEDERICO

MENDEZ LARA DIEGO FELIPE
TAPIERO SANCHEZ YERLY FABIAN
HERRERA TANGARIFE LUIS FELIPE
MEDINA CORNELIO ANDRES FELIPE
DICELIS MANCIPE JUAN FELIPE

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BASICAS
2019
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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO GENERAL_________________________________________ 3
OBJETIVOS ESPECIFICOS_____________________________________3
JUSTIFICACION______________________________________________4
METODOLOGIA______________________________________________5
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION______________________________ 6
CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS __________________7
RECOMENDACIÓN___________________________________________ 8
CONCLUSIONES_____________________________________________ 9
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OBJETIVO GENERAL

Dar solución del abastecimiento de materias primas para la elaboración de la

demanda de productos solicitados por los compradores, evitando cualquier tipo
de inconvenientes en retrasos de la entrega de insumos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

● Analizar de forma detallada la mejor alternativa para solucionar el

problema de abastecimiento de la materia prima para la elaboración de los
diferentes productos de la industria del papel.
● Estudiar el proceso de abastecimiento de compra de los proveedores de
la Encuadernadora S.A.
● Aplicar un modelo de inventarios acorde a las necesidades de producción
y al fin con la demanda de la Encuadernadora S.A.
● Establecer un programa de seguimiento a todas las necesidades que
involucren la producción.
● Elaborar presupuesto para la función de compras y para el proceso
involucrado en toda la línea productiva.
● Evaluar opciones de diferentes proveedores para la función de compra de
la empresa.
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JUSTIFICACION

El sistema de la cadena de abastecimiento en las diferentes líneas de producción

ha sido mal interpretado al punto de generar colapsos y logísticas inversas para
eso ha diseñado y aplicado un verdadero sistema de gestión de la cadena
involucrando la función de compras y la importancia de estas al momento de
diseñar y planear cualquier etapa de producción. Es por ello que se busca mejorar
las decisiones de compra y almacenamiento de la materia prima con la cual se
elaboran los productos que la Encuadernadora S.A. comercializa.
Para esto la empresa debe contar con una estrategia sobresaliente de compras
y aprovisionamiento la cual está basada en los requerimientos de los diferentes
tipos de mercados. Uno de los principales factores que presenta cualquier tipo de
empresa incluida encuadernadora S.A en el sector económico es la aparición
diaria de nuevos competidores lo que hace que tanto proveedores como
comerciante diariamente estén creando nuevas estrategias en temas logísticos
tales como el abastecimiento para así poderse mantener firme ante la
competencia y sobresalir en el mercado. Estas estrategias dependen de la visión
a futuro que tenga la alta gerencia, los recursos y las expectativas de rentabilidad
que tenga la compañía como resultado de su operación.
La tendencia en estrategias logísticas para el área de compras y
aprovisionamiento está orientada en mantener y desarrollar relaciones a largo
plazo con proveedores que ofrezcan insumos de calidad la tendencia más
predominante es la de reducir el número de proveedores así con los pocos que
se tengan se les podrá delegar labores como control de calidad, transporté,
almacenamiento y consecución de nuevos insumos.
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METODOLOGIA

Se desea conocer que planes de contingencia de acuerdo a la situación

presentada de la posible falta de insumos con la situación presentada del único
proveedor de materia prima para la empresa ENCUADERNADORA S.A. de
acuerdo a esta situación se deben implementar planes de contingencia, así
mismo se analizar las diferentes propuestas que sean eficientes para la empresa.
Para esto se tuvieron en cuenta las siguientes decisiones en las reuniones
realizadas:
1. Contar con otras propuestas de diferentes proveedores y no solamente de
Papelitos S.A, lo cual actúa como contingencia en caso de cualquier
inconveniente de materia prima para la elaboración de productos.
2. Realizar un aprovechamiento eficiente de la materia prima con la que se cuenta
actualmente en el inventario, evitando al máximo el desperdicio con base en la
problemática que se presenta actualmente para la compañía.
3. Innovar con la siembra de caña de azúcar para contar con insumos propios y
generar un producto de excelente calidad generando adicionalmente ventajas
con la competencia.
4. Negociar con proveedores extranjeros para minimizar los costos de materia
prima y que generaran una mayor ganancia.
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DIAGNOSTICO DE LA SITUACION
Todo comienza cuando los empresarios cañeros representados en aso caña se
declaran en paro lo cual afecta directamente al principal fabricante de papel en
el país disminuyendo así su producción y ocasionando muchos incumplimientos
por fuerzas mayores a las entregas a sus clientes los cuales dependen en gran
medida de esta importante materia prima para la fabricación de nuevos
productos.
El diagnóstico de la situación que gira en la empresa es poder mantener la misma
calidad, puntualidad, credibilidad y rentabilidad que se ha ofrecido siempre con
la trayectoria de la empresa en el mercado.
Lo cual es una amenaza inminente a la empresa con sus competidores por el
posicionamiento que tiene la misma, claro la situación amerita soluciones por
cumplimiento a clientes por suplir necesidad en sus áreas internas con el
personal, por no poder tener una buena rentabilidad si se decide obtener la
materia prima de un proveedor que sea más costoso o disminuir la calidad,
adquiriendo productos terminados de otro país.
El problema es bastante complejo porque la empresa siempre tiene que brindar
una alternativa y seguir con su producción independiente mente de las
dificultades externas, ya que todos estos problemas se tienen que prever y
general alternativas de solución donde las partes no se vea afectadas en su
rentabilidad.
Se debe resaltar que sus principales materias primas son el Cartón y el Papel,
los cuales representan un 10% y 80% respectivamente sobre el costo final de sus
productos y sus mayores ventas se presentan en los meses de agosto a enero.
Dado a que la actividad económica de la empresa no comprende la producción
del papel ni el cartón se evidencia una inherente relación de abastecimiento y
aprovisionamiento que se logra con las relaciones comerciales con sus
proveedores y que su poder de negociación con estos puede derivar sus costos
de forma positiva o negativa según sea el caso, es por ello que se identifica a su
mayor proveedor a la empresa Papelitos S.A. la cual se dedica a la elaboración
y comercialización de Papeles y Cartulinas y tiene gran posicionamiento en el
país por su producción limpia de papel fabricado a partir de la fibra de caña de
azúcar, el cual transforma el bagazo de caña y es altamente dependiente de la
producción de la industria azucarera.
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El problema principal de Encuadernadora SA radica en la incertidumbre generada

por la noticia de paro de los trabajadores de los campos productores de la caña
de azúcar y que afecta la producción de su principal proveedor Papelitos SA.

CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

De acuerdo a la problemática presentada de la empresa Encuadernadora S.A.

se planten tres alternativas de solución, partiendo que la necesidad de contar con
la materia prima necesaria para satisfacer los pedidos en la mejor temporada
para garantizar su margen de utilidad y posición en el mercado, por lo tanto, se
proponen tres alternativas:
● Primera alternativa: Comprar el papel en el exterior.
Se propone comprar el papel en otro país porque se cuenta con solo un
proveedor de papel, este proveedor es el más grande del país y los demás
posibles proveedores no pueden satisfacer la demanda requerida.
Beneficios:
⮚ Con la compra del papel en el exterior se podría consolidad un proveedor
alternativo frente a estas dificultades que representan tener un solo
proveedor nacional de materia prima.
⮚ Se podrá abastecer el papel necesario para la demanda estimada según
la temporada del año, realizando la producción normal del producto,
satisfaciendo la demanda de los clientes y manteniendo el estatus de la
marca.
Riesgos:
⮚ El tiempo de llegada de la materia prima se incrementa porque se deben
tener en cuenta los tiempos de importación, nacionalización y transporte
de la mercancía, puede generar atraso en la producción de los productos.
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⮚ Puede generar disminución de calidad de los productos, incumplimiento

de pedidos afectando la imagen de la marca y la posibilidad de pérdida en
el mercado.

● Segunda alternativa: Producir el producto terminado en otro país.

Se propone contactar otras fábricas ubicadas en otros países como en Perú,
donde se consiguen buenos precios “la última vez que estuvimos en este país
nos dimos cuenta que ellos eran un 3% más barato que nosotros “por lo que
se podría realizar el producto en dicho país.
Beneficios:
⮚ Se tendrá el producto en temporada.
⮚ Se podrá realizar el cumplimiento de la entrega de pedidos realizados
fortaleciendo la marca de la empresa.
⮚ Se mantendrá el margen de utilidad y los costos de producción.
Riesgos:
⮚ Se entregará información confidencial de las especificaciones del producto
a un posible competidor, por lo que podría ser copiada la calidad de los
productos que a futuro generen una disminución de ventas para la
Encuadernadora S.A. y pude tender a desaparecer.
⮚ Se puede llegar a tener una baja calidad del producto al ser entregado por
un tercero.
⮚ Los empleados directos e indirectos tendrían poco o perderían su trabajo
al no generar el proceso en la empresa directamente.
⮚ Se debe pagar el costo en planta por el personal fijo porque así se
produzca el papel en Perú se debe pagar nómina y prestaciones sociales
a los empleados de la Encuadernadora S.A.

● Tercera alternativa: Hacer las compras equivalentes necesarias.

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Es la alternativa con más incertidumbre, ya que se necesitaría optimizar

procesos, disminuir desperdicios y buscar en el mercado nacional la equivalencia
para poder suplir con la demanda de pedidos.
Se basa en generar un plan de acción colectiva con el objetivo de utilizar lo que
la planta tiene disponible actualmente para solventar una parte del pedido
mientras se soluciona el tema del paro o se negocia materia prima o elaborar el
producto en el exterior.
Mantener la planta operando y nivelar los sobrecostos ocasionados por despidos
al tener personal contratado sin actividades para realizar.
Beneficios:
⮚ Aprovechar con eficiencia los recursos o aprovisionamiento de materia
prima con la que se cuenta actualmente.
⮚ Optimizar e implementar la reutilización de materias primas para lograr al
máximo el rendimiento.
⮚ Avisar a las demás plantas en Colombia de la situación para que sean
aumentados los niveles de producción para poder realizar el
abastecimiento de manera local.
⮚ Aprovechar al máximo la poca materia prima con la que el proveedor
informo que puede suplir, lo cual ayudaría con una parte de la demanda
de papel de la empresa.

Riesgos:
⮚ Un alto sobrecosto por la reventa de materia prima, pero se ganaría tiempo
en comparación con las opciones del exterior.
⮚ Se cuenta con demasiada incertidumbre, lo que indica que es una
alternativa de preparación al problema ya existente.
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RECOMENDACIÓN

El actual problema por el cual está atravesando la empresa

ENCUADERNADORA S.A debe erradicarse a futuro, por lo cual se recomienda
a la empresa tener más de un proveedor, para complementar la primera
alternativa de solución brindada anteriormente porque no solo se deben buscar
proveedores nacionales sino también en el exterior. Al tener más de un proveedor
se garantiza que se contará con la existencia necesaria de materia prima para
las diferentes temporadas manteniendo el cumplimiento de los acuerdos con los
clientes.
De igual manera es indispensable contar con proveedores que fabriquen el papel
no basados en el bagazo de caña sino de otros materiales de igual calidad y/o
menor costo.
● Tener más de un proveedor:
Analizando la problemática de la empresa ENCUADERNADORA S.A que
siempre necesita tener su materia prima principal como lo es el papel para la
elaboración de sus productos, se deberá contar más de un proveedor para
asegurar el inventario necesario para atender las temporadas altas en el caso de
un paro como el que se presentó con el actual y único proveedor.
Al tener varios proveedores se garantizará la provisión de la materia prima
faltante para cumplir con la demanda de productos de los clientes.
Se debe buscar proveedores que no solamente trabajen con la materia prima del
bagazo de caña para que en un caso de escases de este material no se vea
afectada la producción.
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CONCLUSIONES

● El trabajo realizado es de gran importancia por lo que permite con su

desarrollo poder compartir y analizar los diferentes puntos de vista al
momento de realizar la gestión de compras y aprovisionamiento de
acuerdo a la situación presentada.

● Una de las lecciones aprendidas con el caso de la ENCUADERNADORA

S.A en función de compras y aprovisionamiento, es la de evaluar los
factores internos y externos que afectan o impactan de una u otra manera
en la venta de un bien o un servicio.

● En lo investigado se pudo aprender que las compras en una empresa se

realizan por medio del análisis a los posibles proveedores, verificando los
factores como: calidad en los productos, costos, tiempos de producción;
esto con el fin de determinar si es posible realizar un contrato de servicios
de acuerdo con la mejor opción analizada.

● La empresa ENCUADERNADORA S.A no había realizado estudios

previos donde determinaran cuándo su único proveedor PAPELITOS S.A
no pudiera cumplir con la materia prima demandada para dar continuidad
con su proceso normal de producción, lo anterior origino que se vieran
obligados a tomar alternativas urgentes e inmediatas sacrificando las
utilidades del negocio.

● Se analiza el impacto del resultado frente a una crisis, y como es necesario

tener alternativas para poder reaccionar ante un eventual problema, para
no tener que hacer una selección de lo que sea más económico, es mejor
tener los estudios y factores necesarios para poder cumplir con cabalidad
cualquier requerimiento de los clientes y que la empresa no sea afectada
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