PC169

Empresa Organizativa Endesa Colombia
Código de identificación PC169

Procedimiento
Versión 4
Gerencia Comercial
Carácter
Colombia
Ámbito Codensa S.A ESP
Macro Proceso Facturación
Proceso Planificación y Zonificación
Fecha de aprobación 16 de Diciembre de 2013
Zonificación de Cuentas a Facturar
Ver gestión de revisión y aprobación en la siguiente página

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Versión 4 Zonificación de Cuentas a Facturar
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GESTIÓN DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

GESTIÓN NOMBRE CARGO
Álvaro Humberto Ladino Jefe Operación Facturación
Darío Guerrero Mendoza Jefe Nuevas Conexiones Cundinamarca
Jefe Facturación Negocios

Ivan Medina Pinzón
Revisión Complementarios
Carlos Alberto Garzón Soto Jefe Análisis Facturación
Mauricio Gutiérrez Cedeño Jefe Explotación y Recaudo
Iván Mauricio Morales Chaves Jefe Facturación
Aprobación Paulo César Parra Benavides Subgerente Operaciones Comerciales

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................4
2. ALCANCE .............................................................................................................................................4
3. DEFINICIONES ...................................................................................................................................4
4. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................................5
5. CONTENIDO ........................................................................................................................................6
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO .......................................................................................................................6
5.2 ACTIVIDADES / RESPONSABLES ...................................................................................................8
6. CONTROL DE REGISTROS .............................................................................................................15
7. MATRIZ DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................16
8. CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................................17
ANEXO 1. ZONAS DE INFLUENCIA FACTURACIÓN ......................................................................................18
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1. OBJETIVO

Llevar a cabo las actividades necesarias para la asignación y modificación de las rutas de lectura,
facturación y reparto asociadas a cada cuenta, la programación de las actuaciones operativas para
la Empresa Colaboradora en los procesos de lectura y reparto, y la elaboración del calendario de
facturación.
2. ALCANCE
Cargos / Procesos: Aplica para el Jefe, Profesional, Tecnólogo y Técnico del área Operación
Facturación; el Tecnólogo y Técnico del área Nuevas Conexiones Cundinamarca; el Jefe del área
Facturación Negocios Complementarios y Análisis Facturación; y el Profesional del área
Explotación y Recaudo. Aplica para el Proceso Planificación y Zonificación del Macro Proceso
Facturación para cuentas localizadas en Bogotá, Sabana y Cundinamarca.
Actividades: Inicia con la elaboración del calendario de facturación, la programación de la

Empresa Colaboradora, para las operaciones en terreno de lectura y reparto, la recepción de la
información referente a las cuentas nuevas, anomalías de zonificación (localización de cuentas),
control de rutas y finaliza con la verificación de los soportes para las modificaciones en el Sistema
de Información Comercial (Épica) y la socialización de los cambios realizados.
3. DEFINICIONES
Estas definiciones se encuentran en el glosario unificado de términos que se encuentra en la
intranet de la organización y puede ser consultado en la ruta: http://sp-
corporativo.codensa.com.co/sitios/Sistema_Normativo/glosario/default.aspx
 Anomalía de zonificación
 Boletín de nomenclatura
 Calendario de facturación
 Ciclo
 Cliente
 Cliente referencia
 Consecutivo de lectura
 Correos electrónicos internos
 Documentos externos
 Empresa
 Grupo de lectura
 Mapas
 Medidor de energía
 Medidor referencia
 Ruta de lectura
 Ruta de reparto
 Ruta Integrada
 Sistema de Información Comercial (Épica)
 Terminal Portátil de Lectura - TPL
 Zona
 Zonificación
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4. CONDICIONES GENERALES

El marco legal que afecta el presente documento está dado por:
 Contrato de Condiciones Uniformes

 Ley 142 de 1994
 Ley Sarbanes Oxley
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5. CONTENIDO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Operación Facturación /
Operación Facturación Explotación y Recaudo
Nuevas Conexiones Cundinamarca
INICIO
GC45G0-
01-08-
Jefe / Profesional Profesional 01 Tecnólogo
1. Elaborar calendario de 2. Cargar calendario de 3. Planear operaciones

facturación facturación de lectura y reparto
Tecnólogo / Técnico
4. Verificar la
programación
PC176
“Lectura de Medidores
en Bogotá, Sabana y
Cundinamarca”
Tecnólogo
5. Validar el cumplimiento
de la programación
Tecnólogo
6. Verificar zonificación en
campo
Tecnólogo
7. Analizar y validar
zonificación
Figura 1. Diagrama de Flujo Zonificación de Cuentas a Facturar

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Operación Facturación /
Facturación Negocios
Nuevas Conexiones Operación Facturación Análisis Facturación
Complementarios
Cundinamarca
Profesional
¿Se requiere 8. Revisar solicitud de

crear nodos? SI
creación de nodos
NO
¿Existen ¿Aprueban la
solicitudes de NO creación
modificación? de nodos?
SI
Tecnólogo
NO
SI 9. Recibir solicitudes y
validar soportes
¿Es necesario
Profesional
modificar la SI
agenda?
10. Validar calendario de
facturación
NO
GC45G0- GC45G0-
FIN 01-08- 01-08-
Tecnólogo Jefe 02 Jefe 03
11. Analizar y controlar 12. Validar encargos de

impacto de las cobranza, alumbrado 13. Validar el movimiento
modificaciones en el público y servicios de los servicios eléctricos
calendario de facturación financieros
FIN
Figura 2. Diagrama de Flujo Zonificación de Cuentas a Facturar

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5.2 ACTIVIDADES / RESPONSABLES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Elaborar anualmente el calendario de facturación a partir del
cual se soportan las operaciones de lectura de medidores,
análisis de lecturas, consumos criticados, liquidación,
impresión, cierre, reparto de facturas, la gestión de la cartera
y los nuevos suministros para los clientes del mercado
Codensa S.A ESP.
Para la definición del calendario de facturación, tener en

cuenta que los ciclos a facturar deben tener un rango deseable
de lectura entre veintisiete (27) y treinta y tres (33) días
calendario.
NOTA: El calendario de facturación es aprobado por el Jefe del

1. Elaborar
área Facturación quien a su vez lo envía a los Jefes del área Jefe / Profesional
calendario de
Explotación y Recaudo, Nuevas Conexiones Cundinamarca, y a Operación
facturación
las demás partes interesadas. Facturación
El calendario es de carácter confidencial, su divulgación es

restringida hasta que se realice su aprobación; define las
fechas para la emisión de los libros de lectura, fecha anterior
de lectura y ejecución de las actividades en terreno, así como
las fechas de primer y segundo vencimiento de la factura las
cuales se establecen de acuerdo con las disposiciones de
legales vigentes.
Es importante precisar que el calendario puede ser modificado

durante los periodos de facturación por la dinámica del
proceso.
Cargar el calendario de facturación en el Sistema de
Información Comercial (Épica). Esta actividad se realiza Profesional
2. Cargar calendario
mediante aplicación en línea a través de archivos planos. Explotación y
de facturación
Recaudo
Control SOX: GC45G0-01-08-01
Planear las actividades de lectura y reparto mediante la
creación de la programación del personal de la Empresa Tecnólogo
Colaboradora, para las cuentas de Bogotá, Sabana y Operación
Cundinamarca, como actividad previa al inicio del proceso de Facturación
3. Planear toma de lectura y reparto.
operaciones de o
lectura y reparto Realizar la actividad de acuerdo con la regional, el ciclo, la
zona, el grupo de lectura, operación, cantidad de recurso Tecnólogo
humano disponible informado previamente por la Empresa Nuevas Conexiones
Colaboradora para asegurar la rotación mensual de estas Cundinamarca
personas en el desarrollo de las actividades en terreno.
Enviar vía correo electrónico la programación a la Empresa Tecnólogo /
Colaboradora para que se encargue de la validación Técnico
correspondiente. Operación
4. Verificar la
Facturación
programación
De encontrar inconsistencias o requerir alguna modificación
debidamente justificable, informarla para validar y realizar la o
actualización de la programación operativa.
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Tecnólogo /
Las modificaciones a la programación operativa pueden ser Técnico
producto de situaciones como: Nuevas Conexiones
Cundinamarca
 Sectores de alto riesgo para la integridad personal
 Topografía
 Tareas programadas con el objetivo de mejorar o crear
una nueva ruta que optimice las operaciones
NOTA: Paso seguido se cargan de las Terminales Portátiles de

Lectura (TPL) con base en la asignación realizada y de acuerdo
con el procedimiento “Lectura de Medidores en Bogotá,
Sabana y Cundinamarca” (PC176).
Validar el cumplimiento de la programación realizada
comparando contra la programación suministrada por la
Empresa Colaboradora y la información contenida en los
formatos correspondientes al proceso operativo.
Para Bogotá:
Tecnólogo
 “Verificador de Ruta Óptima de Lectura” (RG00-PC169) Operación
 “Verificador Ruta Óptima de Reparto” (RG08-PC169) Facturación
5. Validar el
cumplimiento de la Para Sabana y Cundinamarca: o
programación
 “Verificador Ruta Óptima Facturación en Sitio” (RG07- Tecnólogo
PC169) Nuevas Conexiones
 “Verificador Ruta Óptima de Reparto Nuevas Conexiones Cundinamarca
Cundinamarca (RG09-PC169)
En caso de encontrar algún tipo de desviación, enviar a la

Empresa Colaboradora un correo electrónico evidenciando las
diferencias y con el soporte para realizar las modificaciones
necesarias.
Realizar seguimiento al proceso de zonificación mediante
verificaciones en terreno con una frecuencia mínima semanal.
Adicionalmente, analizar y realizar seguimiento a las

actividades propias de zonificación:
Tecnólogo
 Planeación de la zonificación de la operación facturación Operación
basados en el crecimiento vegetativo o expansión de la Facturación
6. Verificar franja comercial con respecto al área de influencia de la
zonificación en compañía. o
campo
 Revisión de las rutas operativas óptimas teniendo en Tecnólogo
cuenta los siguientes criterios: Nuevas Conexiones
Cundinamarca
 Cantidad de cuentas
 Desplazamientos óptimos
 Tiempos de operación
 Eliminación de re procesos
 Ubicación de cuentas
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Direcciones: Validar información comercial del predio con
respecto a su última nomenclatura en cascos urbanos o
veredales.
Cambio de rutas: Validar y asociar a la manzana la sucursal,

zona, ciclo, grupo (ruta de operación), Departamento,
Municipio, Localidad, UPZ, Barrio/Vereda (ruta geográfica).
Adicionalmente, tener en cuenta la asignación del quinto (5)
dígito de manzana veredal (V) ó urbana (U) y centros
poblados (C) para los cobros de Alumbrado Público. Asociar
datos de manzana real al cliente a modificar para actualizar la
ruta de operación y ruta geográfica. Lo anterior basado en la
información real de terreno. Crear manzanas de acuerdo con
el crecimiento vegetativo.
Asignación de consecutivos: Validar y asignar el consecutivo

asignado a las cuentas con el fin de llevar una secuencia
lógica en el proceso de la toma de lectura, impresión y
reparto de la factura. Esta actividad se realiza por la
aplicación del Sistema de Información Comercial (Épica)
denominada “Administra Correlativos Automáticamente” o por
cargue masivo para las cuentas de Bogotá, Sabana y
Cundinamarca.
Tecnólogo
Operación
Actualización de rutas por tiempos: Elaborar el mapa con la
Facturación
secuencia lógica en el momento de la ejecución de la ruta en
7. Analizar y validar terreno, para ser leído siguiendo este recorrido, para la
o
zonificación gestión de actualización de rutas por tiempos por mejora o
ingreso de cuentas nuevas en el grupo. Actualizarlo en el
Tecnólogo
Sistema de Información Comercial (Épica) y en el archivo de
Nuevas Conexiones
mapas de Codensa S.A ESP. Registrar:
Cundinamarca
Para Bogotá:
 “Verificador de Ruta Óptima de Lectura” (RG00- PC169)

 “Verificador Ruta Óptima de Reparto” (RG08-PC169)
Para Sabana y Cundinamarca:
 “Verificador Ruta Óptima Facturación en Sitio” (RG07-

PC169)
 “Verificador Ruta Óptima de Reparto Nuevas Conexiones
Creación de Nodos de Ruta de Operación (Sucursal, Zona,

Ciclo y grupos): Analizar la necesidad e impacto de acuerdo
con las necesidades operativas y del recurso humano
existente en la zona según la parametrización del Nodo a
crear en el Sistema de Información Comercial (Épica).
Garantizar el registro en la programación de facturación y

calendario con todas las condiciones asociadas. De ser
empresarial, precisar si es de liquidación tipo individual o
agrupada.
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NOTA: Para la creación de Nodos de Sucursal, zona y ciclo se
requiere la revisión y aprobación del Jefe del área
Facturación.
Cuentas con inconsistencia en la ruta de operación Comercial:

Verificar cada uno de los grupos de lectura del ciclo a facturar
para identificar las cuentas que no están enrutadas, las cuales
tienen una marca o check list que indica que es necesario
asignar el consecutivo de ruta a la cuenta.
NOTA: El Sistema de Información Comercial (Épica) asigna el

último consecutivo más 1 y genera una marca o check list
indicando que la cuenta es nueva en la ruta para facilitar la
orientación del zonificador; de esta manera no se genera
desorden dentro de las rutas óptimas.
Programar y ejecutar visita en terreno: Cuando la información

recibida no es consistente con los mapas o la información
registrada en el Sistema de Información Comercial (Épica),
programar una visita para determinar la ubicación de la
cuenta y a su vez obtener información de de referencia
(Cuenta o medidor) y datos de dirección actual, localización,
lectura para ubicarla correctamente dentro de la ruta.
Elaborar Mapas: Todos los grupos de operación deberán tener

un mapa actualizado en el cual se diagrama la secuencia
lógica del recorrido de la ruta de operación según los
parámetros brindados por zonificación (ubicación de cuentas,
puntos de referencia, caminos veredales y demás
convenciones acordadas). Las novedades para actualización
de mapas vendrán reportadas en los formatos:
Para Bogotá:
 “Verificador de Ruta Óptima de Lectura” (RG00-PC169)

Para Sabana y Cundinamarca

PC169)
 “Verificador Ruta Óptima de Reparto Nuevas Conexiones
Luego de la actualización del 100% o de cualquiera de los

mapas, actualizar el archivo central de los mapas ubicados
por sucursal, zona, ciclo, grupo. Realizar el mismo
requerimiento a la Empresa Colaboradora la cual cuenta con
una mapoteca con las mismas características de la mapoteca
central.
Si requiere crear nodos continúa con la actividad 8.

Si existen solicitudes de modificación continúa con la actividad
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9.
Si es necesario modificar el calendario continúa con la
actividad 10.
Si no se requiere crear nodos, no existen existes solicitudes

de modificación y no es necesario modificar el calendario
finaliza el proceso.
Revisar la solicitud de creación de nodos en el Sistema de
Información Comercial (Épica) y determinar su procedencia.
De ser viable la solicitud aprobarla. De lo contrario rechazarla.
8. Revisar solicitud Profesional
Si se aprueba la creación de nodos continúa con la actividad
de creación de Operación
7.
nodos Facturación
Si no se aprueba la creación de nodos no existen existes
solicitudes de modificación y no es necesario modificar el
calendario finaliza el proceso.
Recibir y analizar las solicitudes para realizar modificaciones
en el Sistema de Información Comercial (Épica).
Las solicitudes pueden provenir de:
 Entidades Gubernamentales: Departamento Planeación

Nacional, Distrital y Municipal; Catastro; y Comités de
Estratificación. La información puede recibirse por vía
electrónica.
 Otras áreas de la Compañía: Control Pérdidas, Nuevas
Conexiones, Subgerencia Mercado Residencial y PYMES
Colombia; Subgerencia Grandes Clientes y Clientes
Institucionales Colombia; y la Gerencia Técnica.
 Resultados de interventoría: Esta información ingresa en
los formatos:
Para Bogotá:
Tecnólogo
9. Recibir solicitudes
 “Verificador de ruta óptima de lectura” (RG00- Operación
y validar soportes
PC169) Facturación

PC169)
 “Formato Auditoría de lecturas” (RG03-PC180)
 “Acta diaria de Interventoría en Terreno” (RG00-
PC173)
 “Verificador Ruta Óptima de Reparto Nuevas
Conexiones Cundinamarca (RG09-PC169)
 Reportes de Coordinadores-Supervisión Empresas

Colaboradoras: Información recibida en los formatos:
Para Bogotá:
PC169
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 “Verificador de ruta óptima de lectura” (RG00-
PC169)

PC169)
 “Formato Auditoría de lecturas” (RG03-PC180)
 “Acta diaria de Interventoría en Terreno” (RG00-
PC173)
Conexiones Cundinamarca (RG09-PC169) y en los
diferentes reportes de anomalías:
- 085 (cuenta no ubicada)

- 086 (ciclo y/o grupo errado) a través de los libros de
lectura.
- 087 (cambio de dirección) a través de los libros de
lectura, reportes de reparto y operativos programados
al contratista por la Empresa.
- Reportes de cuentas que, a pesar de estar sobre la
ruta de lectura, no están incorporadas en ella porque
el medidor fue recientemente instalado y aún no ha
sido registrado en el Sistema de Información
Comercial (Épica). En estos casos, el lector registra la
novedad en la Terminal Portátil de Lectura (TPL) o en
el “Verificador de cuentas nuevas” (RG01-PC169) o
“Verificador de Cuentas Nuevas - Conexiones
Cundinamarca” (RG05-PC169) identificando su
dirección actual y el medidor referencia para facilitar el
enrutado de la cuenta.
- Reporte de cuentas nuevas ingresadas en el Sistema
de Información Comercial (Épica), por parte de las
áreas responsables (Control Pérdidas, y/o Nuevas
Conexiones), para las cuales, en el momento de su
registro, se requiere asignar el consecutivo de la ruta
de lectura.
- Reporte de Explotadores VU2263_”datos zonificación
de cuentas nuevas” en cuál se validan las cuentas
nuevas a enrutar diariamente. Si los cambios de
dirección o de ruta de operación son detectados por la
Empresa Colaboradora de lectura y reparto o por los
supervisores de zonificación, reportarlos en el formato
“Verificador cambio de direcciones” (RG02-PC169)
digitado ó a través de la TPL mediante la anomalía 087
ó de los formatos:
Para Bogotá:
 “Verificador de ruta óptima de lectura” (RG00-

PC169)
 “Verificador Ruta Óptima de Reparto” (RG08-
PC169)
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 “Verificador Ruta Óptima Facturación en Sitio”

(RG07-PC169)
Conexiones Cundinamarca (RG09-PC169)
A partir de la información recibida, revisar en la cartografía, en

el Sistema de Información Comercial (Épica) o en terreno, la
ubicación de la cuenta con el fin de realizar la modificación
asociando una manzana, un grupo y un ciclo de facturación.
Tener en cuenta los operativos de enmanzanado y
actualización de nomenclatura según el ANEXO 1. ZONAS DE
INFLUENCIA FACTURACIÓN.
Programar y ejecutar visita a terreno cuando la información

recibida no es coherente con en el Sistema de Información
Comercial (Épica).
Validar el estado del proceso de facturación del ciclo, grupo o

cuenta a modificar asegurando que este liberado para realizar
los cambios requeridos.
En caso de que la operación necesite realizar algún tipo de
10. Validar Profesional
nivelación de ciclos se debe validar las fechas del calendario
calendario de Operación
de facturación para realizar las modificaciones que se
facturación Facturación
requieran
Realizar los siguientes controles en la aplicación del Sistema
de Información Comercial (Épica):
 Realizar diagnóstico del ciclo actual de lectura por

zonificación.
 Analizar movimiento del calendario con cantidades de
clientes involucrados.
 Analizar impacto sobre los centros de recaudo.
 Enviar comunicación a los clientes si el movimiento del
11. Analizar y
calendario supera cinco (5) días.
controlar impacto Tecnólogo
 Analizar impacto a nivel de la Empresa Colaboradora de
de las Operación
lectura y reparto.
modificaciones Facturación
 Enviar correo informativo de los movimientos a realizar
en el calendario
en el calendario a las áreas Explotación y Recaudo
de facturación
Atención Presencial, Atención No Presencial, Relación
Cliente, Gestión Cartera, a la Gerencia de
Comunicación, Análisis Facturación, Facturación
Negocios Complementarios, Subgerencia Grandes
Clientes y Clientes Institucionales Nuevas Conexiones, a
la Empresa Colaboradora de Impresión, de Lectura y
Reparto y Control Perdidas.
 Validar que todos los clientes cuyo calendario sea
modificada, salgan a leer y facturen.
12. Validar encargos Validar que los Encargos de Cobranza: Crédito Fácil y Jefe
de cobranza, Alumbrado Público facturen cumpliendo con las validaciones Facturación
alumbrado del Sistema de Información Comercial (Épica). Negocios
público y Complementarios
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servicios Garantizar que solo se facture una cuota de alumbrado
financieros público por factura generada.
Validar grupos a leer.

13. Validar el Validar la correcta aplicación de la facturación de los servicios
Jefe
movimiento de eléctricos cuando aumenta o disminuye el periodo facturado.
Análisis
los servicios
Facturación
eléctricos Control SOX: GC45G0-01-08-02 y GC45G0-01-08-03
6. CONTROL DE REGISTROS
Responsable
Criterio de Protección Tiempo de Disposición
Código Nombre Almacenamiento de archivo
Recuperación del Registro Retención Final
de registro
Verificador
RG00- de ruta
Archivo AZ
PC169 óptima de
lectura
Verificador Por periodo de Archivadores
RG01- Área Archivo
de Cuentas Archivo AZ facturación, por del Área 1 año
PC169 Facturación Central
Nuevas ciclo Facturación
Verificador
RG02-
cambio de Archivo AZ
PC169
direcciones
Archivadores
del Área
Verificador Área Nuevas
de Cuentas Nuevas Conexiones
Por periodo de
RG05- Nuevas Conexiones Cundinamarc Archivo
Archivo AZ facturación, por 1 año
PC169 Conexiones Cundinamarca a Central
ciclo
Cundinamar / /
ca Facturación Archivadores
del Área
Facturación
Hoja de
Por periodo de Archivadores
RG06- ruta Área
Archivo AZ facturación, por del área Indefinido N.A
PC169 descripción Facturación
ciclo y grupo Facturación
del grupo
Verificador
Ruta Por periodo de Archivadores
RG07- Área Archivo
Óptima Archivo AZ facturación, por del área 1 año
PC169 Facturación central
Facturación ciclo y grupo Facturación
en Sitio
Verificador
Por zona
RG08- Ruta Área Archivo
Fólder o Cajas Por ciclo Archivo 2 meses
PC169 Óptima de Facturación central
Por periodo
Reparto
Verificador
ruta óptima
de reparto Por zona
RG09- Área Archivo
Nuevas Fólder o Cajas Por ciclo Archivo 2 meses
PC169 Facturación central
Conexiones Por periodo
Cundinamar
ca
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Responsable
Criterio de Protección Tiempo de Disposición
Código Nombre Almacenamiento de archivo

Recuperación del Registro Retención Final
de registro
Documento
Carpeta “soporte
s externos y
correos” en los PC con clave
N.A. correos
computadores de usuario
electrónicos Área Por período de
personales 2 meses Backup
internos Facturación facturación
Cambio de
N.A. dirección en PC Back up
TPL
7. MATRIZ DE CONTROL INTERNO

Macro proceso SOX: GC45G0
Proceso SOX: Facturación clientes masivos
Fecha de Aprobación: 01/10/2013
Código
Código
Objetivo Objetivo de Descripción
Actividad de Actividad de Control
de Control del Riesgo
Control
Control
El Tecnólogo comercial del Grupo Explotación verifica
en la "Planilla de control por ciclo mes", que el número
GC45G0-01-08- de Servicios Eléctricos Procesados en la Valorización
01 sea igual a los generados en la contingente, dejando
registro en el formato "Control Proceso Lectura
Facturación".
Para facturación tradicional y en sitio, el Jefe del
Departamento de Análisis o el Profesional encargado
realiza una auditoria de consumos seleccionando una
muestra aleatoria del dos por ciento (2%) del total de
Generar
las cuentas analizadas bajo los dos esquemas de
lecturas
facturación, con un mínimo de 2 cuentas aleatorias en
erróneas o no GC45G0-01-08-
Las tablas cada caso si el valor fuera menos de 2, para verificar
autorizadas 02
centrales del que los consumos analizados sean consecuentes con el
que puedan
sistema son histórico de consumos registrados en la cuenta y que
provocar la
GC45G0- actualizadas en general las anomalías aplicadas se utilicen de
sobreestimaci
01 de manera acuerdo con los criterios de análisis previamente
ón o la
exacta y de definidos, dejando evidencia en el registro (RG01-
subestimación
forma PC179)”.
del monto de
autorizada Una vez finalizado el Proceso de Análisis y Crítica de
los ingresos y
Consumos el Jefe del Departamento de Análisis o el
de las cuentas
Profesional encargado emite la autorización de
por cobrar
liquidación del ciclo correspondiente mediante correo
electrónico al Grupo de Explotación del Sistema
Comercial, detallando el resultado del total de las
GC45G0-01-08-
cuentas analizadas y modificadas y los estados de las
03
cuentas dentro del proceso de facturación;
adicionalmente para facturación en sitio una vez
generada la preliquidación de valores a facturar se
deberá autorizar el envío de información para facturar
al AOF Server mediante correo electrónico al Grupo de
Explotación del Sistema Comercial.
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8. CONTROL DE CAMBIOS

Los cambios que se realicen al presente documento se consignan en la siguiente tabla:
Versión Fecha Descripción de la modificación Aprobado por

Actualización incorporación de la Operaciones Integradas
en Cundinamarca.
11 de Cambio a nuevo formato y código según nueva Subgerente

1 noviembre de metodología de elaboración documental. Operaciones
2010 Comerciales
Se realiza cambio de codificación del documento, código
antiguo del Procedimiento PC-05000, nuevo código para
el Procedimiento PC169.
Incorporación formatos RG03, 04 Y 05 para las
20 de diciembre Subgerente
2 Operaciones Integradas en Cundinamarca. Modificaciones
de 2011 Operaciones
al Nombre del Departamento en el documento.
Comerciales
3 de abril de Cambio por consistencia. Actualización del formato
2 N.A.
2012 RG02“Verificador cambio de direcciones”.
Cambio por consistencia. Actualización de los formatos
16 de mayo de
2 RG03 “Verificador Ruta Óptima de Lectura” y RG04 N.A.
2012
“Verificador Ruta Óptima de Reparto”
Cambio por consistencia. Actualización de los formatos
6 de julio de RG03-PC169 “Verificador Ruta Óptima de Lectura” y
2 N.A.
2012 RG05-PC169 “Verificador de Cuentas Nuevas Operaciones
Integradas”.
Se elimina el RG04-PC169 “Verificador de ruta óptima de
17 de julio de
2 reparto operaciones integradas”, pues se remplaza con el N.A.
2012
RG07-PC183.
Cambios por novedades en el proceso, cambios por Subgerente
20 de diciembre
3 consistencia de acuerdo con el procedimiento de “Control Operaciones
de 2012
de Documentos”- (PC001). Comerciales
Actualización de las actividades de acuerdo con las
novedades del proceso, circuito de aprobación y nombre
de las áreas conforme a la nueva estructura de la
Compañía.
Eliminación del registro “Verificador Ruta Óptima de
Lectura” (RG03-PC169). Subgerente
16 de diciembre
4 Actualización del formato “Verificador de Cuentas Nuevas Operaciones
de 2013
- Conexiones Cundinamarca” (RG05-PC169). Comerciales
Creación de los formatos “Verificador Ruta Óptima
Facturación en Sitio” (RG07-PC169), “Verificador Ruta
Óptima de Reparto” (RG08-PC169) y “Verificador ruta
óptima de reparto Nuevas Conexiones Cundinamarca”
(RG09-PC169).
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ANEXO 1. ZONAS DE INFLUENCIA FACTURACIÓN

Código
Regional Linderos Zonas
Regional
Sur 1000 De la calle 13 hacia la zona sur de Bogotá 0, 1, 2, y 3
Norte 3000 De la calle 13 hacia la zona norte de Bogotá 4, 5, 6, y 7
Sabana 5000 Municipios de Sabana 6, 7 ,8 y 9
Subgerencia Grandes Bogotá,
Clientes y Clientes 2000 Zona de influencia Sabana,
Institucionales Cundinamarca
Zona de influencia Cundinamarca, diferente
Nuevas Conexiones
4000 a Bogotá y a los 21 Municipios de Sabana, 0a9
Cundinamarca
ubicados en la zona 6.7, 8 y 9.

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Zonificación de Cuentas a Facturar

Ver gestión de revisión y aprobación en la siguiente página

GESTIÓN DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

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Álvaro Humberto Ladino Jefe Operación Facturación

Darío Guerrero Mendoza Jefe Nuevas Conexiones Cundinamarca

Jefe Facturación Negocios

Carlos Alberto Garzón Soto Jefe Análisis Facturación

Mauricio Gutiérrez Cedeño Jefe Explotación y Recaudo

Iván Mauricio Morales Chaves Jefe Facturación

Aprobación Paulo César Parra Benavides Subgerente Operaciones Comerciales

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Actividades: Inicia con la elaboración del calendario de facturación, la programación de la

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 Contrato de Condiciones Uniformes

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1. Elaborar calendario de 2. Cargar calendario de 3. Planear operaciones

Figura 1. Diagrama de Flujo Zonificación de Cuentas a Facturar

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¿Se requiere 8. Revisar solicitud de

11. Analizar y controlar 12. Validar encargos de

Figura 2. Diagrama de Flujo Zonificación de Cuentas a Facturar

5.2 ACTIVIDADES / RESPONSABLES

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Para la definición del calendario de facturación, tener en

NOTA: El calendario de facturación es aprobado por el Jefe del

El calendario es de carácter confidencial, su divulgación es

Es importante precisar que el calendario puede ser modificado

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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NOTA: Paso seguido se cargan de las Terminales Portátiles de

En caso de encontrar algún tipo de desviación, enviar a la

Adicionalmente, analizar y realizar seguimiento a las

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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Cambio de rutas: Validar y asociar a la manzana la sucursal,

Asignación de consecutivos: Validar y asignar el consecutivo

 “Verificador de Ruta Óptima de Lectura” (RG00- PC169)

Para Sabana y Cundinamarca:

 “Verificador Ruta Óptima Facturación en Sitio” (RG07-

Creación de Nodos de Ruta de Operación (Sucursal, Zona,

Garantizar el registro en la programación de facturación y

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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Cuentas con inconsistencia en la ruta de operación Comercial:

NOTA: El Sistema de Información Comercial (Épica) asigna el

Programar y ejecutar visita en terreno: Cuando la información

Elaborar Mapas: Todos los grupos de operación deberán tener

 “Verificador de Ruta Óptima de Lectura” (RG00-PC169)

Para Sabana y Cundinamarca

 “Verificador Ruta Óptima Facturación en Sitio” (RG07-

Luego de la actualización del 100% o de cualquiera de los

Si requiere crear nodos continúa con la actividad 8.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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Si no se requiere crear nodos, no existen existes solicitudes

Las solicitudes pueden provenir de:

 Entidades Gubernamentales: Departamento Planeación

Para Sabana y Cundinamarca:

 “Verificador Ruta Óptima Facturación en Sitio” (RG07-

 Reportes de Coordinadores-Supervisión Empresas